Telemark O-krets 2013 Styremøte nr. 4

Transkript

1 Telemark O-Krets 2013 Styremøte nr Sted: POLs klubbhus, Kjølnes Gård Tid: 21. oktober. 2013, kl. 19:00 Tilstede: Tron Solberg, Teknisk Ole-Johan Waaler, Pre-O Britt Fossøy, Rekruttering Grete S. Borge Hovi, Trening Helge Gisholt, Kart/anlegg Egil Ronæss, Kretsleder Forfall: Jon Arne Grammeltvedt, Kasserer og regnskap Harald Wold. 1. varamedlem Odd Aure, 2. varamedlem SAKSLISTE: 1) Kommentarer til siste møtereferat 2) Status for de enkelte styremedlemmer hva har skjedd siden sist mm. a) Teknisk b) Anlegg / Kart c) Trening d) Rekruttering e) Pre-O f) Økonomi og PR g) Regnskap. 3) Kretsledermøtet (KLM) 18. oktober på Gardermoen (utsendte saksdokumenter) a) Nye konkurranseregler inndeling og organisering. b) Kartregler og aktuelle kartmålestokker for eldre og unge løpere inkl. TOK forslag c) NM-deltakelse kriterier for deltakelse (i Norden). d) NOFs økonomi mangler hovedsponsor. 4) NOFs rekrutteringsturne høst/vinter a) Kretsenes ansvar b) Hvilke parametre bør forandres for å få fart på rekrutteringen. 5) Lagledermøte for Telemark og Vestfold, torsdag 24. oktober, POLs klubbhus a) Terminlisten for 2014 og større løp i 2015 b) KM-fordeling for 2014 ( ) c) MOT.TV videre planer d) Juniorkretslag for TV e) Fremtiden for SAMVETE f) Særmøter for TOK og VeOK av 6

2 6) Turorientering modernisering (bl.a. Tur-O på nett) 7) Frivillig naturvernprosjekt langs Tokkeåi i Tokke og Vinje kommuner. 8) Diverse a) Neste møte b) Hjemmesiden c) "Grenseløse Idrettsdager" i Skien 6. november. d) Årsberetning for 2013 med planer for 2014 e) Stort alkoholinntak av ungdommer på hjemtur fra bl.a. Jukola. f) Tok adresse og telefonliste REFERAT: 1. Kommentarer til referat fra styremøte nr. 1, 2013 Ingen kommentar til siste møtereferat. 2. Status for de enkelte styremedlemmer hva har skjedd siden sist mm. 2.1 Teknisk Terminlisten! Responsen fra klubbene er altfor sen, noe som gjør det vanskelig å få god oversikt tidsnok før felles lagledermøte med Vestfold O-krets. Det er fremdeles flere uavklarte punkter med hensyn på KM arrangert av TOK-klubber KM-natt, fredag 25. oktober, kretsleder overtok medaljer til utdeling KM ultralangdistanse blir inkludert i Per Nordheims Minneløp 2. november med Hedrum OL som arrangør Tur-orientering, sesongen er over før start av elgjakten, men nytt opplegg med "Grønne Turer" i OK Skeidi og POL opplegg. Gå inn på klubbenes hjemmesider Trenger TOK EMIT utstyr for større klubbløp/arrangementer, se skriv fra NOF med mulig sponsing. 2.2 Anlegg / Kart Det er søkt Sparebankstiftelsen om bidrag til å få utarbeidet Nærmiljøkart for best mulig å få møte opplæringsloven om å lære bruk av kart og kompass for å kunne finne frem i ukjent terreng eller under vanskelige værforhold Nærmiljøkart i nærheten av skoler er en av de beste rekrutterings-investeringer, og TOK vil derfor ha som mål å skaffe midler til utarbeidelse av slike kart, som kan brukes kostnadsfritt av skolene Nærmiljøkart Det vil fra 2014 bli endringer i statlige tilskudd Der er anmeldt mange kart i forbindelse med JWOC i Det er også anmeldt nærkart i Gvarv og Notodden. 2.3 Trening Inteam TV Felles lag for Telemark og Vestfold har fungert meget bra. Det har vært samling i forbindelse alle NM. Felles Kretslagsjakker, hvis aktuelt, og bruk av disse må defineres og design må vurderes. Innbydelse til alle klubber om Inteam TV Oppstartsamling i forbindelse med Røssekleivaløpet av 6

3 Informasjon om Inteam TV finnes på Facebook NM Årets NM er nå ferdig avviklet. Siden siste styremøte er følgende NM avviklet: NM-uka i Kongsberg, 12. til 15. september, som gjelder langdistanse, mellomdistanse med kvalifisering og finale og Stafett. NM junior stafett på Grue søndag 22. september. NM natt Ås lørdag 28. september. Prøve-NM sprintstafett i Larvik søndag 29. september. 2.4 Rekruttering Rekrutteringsarbeider i klubbene Lite info tilgjengelig så langt, men rekrutteringsarbeider er kommet i gang i Høydalsmo, Lunde og Rauland MOT.TV 42 ungdommer fra MOT.TV samarbeidet / deltok på 59 o Nord september MOT.TV Cup har nå bare finalen som gjenstående som eget arrangement under Skiensmila søndag 25. oktober. Oppstart på MOT.TV 2014 er i forbindelse med Røssekleivaløpet i desember O-Idol 2013 Her deltok Beate Berg, POL som ble nr. 18 i D16 og Herman Kirste, Skien OK som ble nr. 20 i H Skolesprinten Ingen kjent aktivitet siden siste styremøte. 2.5 Pre-O Ingen Pre-O aktivitet i Telemark. Deltakelse i konkurranser, noen gode resultater for Telemarksløpere. NM Pre-O i Kongsberg felles lokalisering med andre i "NM-uka". Ole-Johan Waaler ble Norsk Mester. 2.6 Økonomi og PR. Sponsing: Lite avklaringer siden siste styremøte. Søknad til Sparebankstiftelsen om sponsing er under forberedelse. 2.7 Regnskap Økonomien følger budsjettet. 3 Kretsledermøtet (KLM) 18. oktober på Gardermoen (utsendte saksdokumenter) 3.1 Nye konkurranseregler inndeling og organisering. Ny inndeling/organisering av konkurransereglene i 3 seksjoner: 1. Generell del med definisjoner av 6

4 2. Arrangørens ansvar 3. Deltakernes ansvar 3.2 Kartregler og aktuelle kartmålestokker for eldre og unge løpere inkl. TOK forslag Kartmålestokker for K-løp og større løp (og helst også for nærløp): 1. Saksbehandlingen ga vanskeligheter med det endelige resultatet. Vi tror det ble vedtatt endringer i kartmålestokk for yngre løpere (14 år og yngre) og for eldre (35 år t.o.m. 55 årsklasse og fra 60 årsklasse og oppover) 3.3 NM-deltakelse kriterier for deltakelse (i Norden). Det ønskes lengre opphold i Norge for å få delta i NM-øvelser. 3.4 NOFs økonomi mangler hovedsponsor. NOF ser ut til å miste sin hovedsponsor DNB. Dett gjør økonomien vesentlig svakere. Avgiftene til NOF anbefales beholdt på samme nivå, som forslag til NOFs Ting. 4 NOFs rekrutteringsturne høst/vinter Første mål for klubbene blir å utarbeide "Klubbens egen handlingsplan for rekruttering". MÅL: Øke antall klubber med målrettet rekruttering Virkemiddel: Besøke 180 klubber Treffe klubbene "en for en" Etablere handlingsplan for rekruttering Skape kontaktpersoner for oppfølging Sikre økt oppmerksomhet om medlemsverving Bidra med kompetansetiltak Kostnader / Kostnadsfordeling: Forbund dekker lønns- og personalkostnad og egne reise og oppholdsutgifter. 4.1 Kretsenes ansvar Kretsstyrene er av NOF pålagt å finne klubber som bør delta på samlingene og finne steder med tilstrekkelige møterom. I tillegg skal kretsene betale for møterom og mat/drikke for deltakerne. Kretsleder har sendt ut til aktuelle klubbene i kretsen informasjonen som er mottatt fra NOF, som grunnlag før telefonkontakt med klubbene. Kretsstyret anbefaler å avvikle møter på 2 steder, Grenland og Bø Bø som alternativ til Aarnes kafeteria leie lokaler på Høgskolen i Bø. Grenland, Skien eller Porsgrunn er foreløpig aktuelle steder. 4.2 Hvilke parametre bør forandres for å få fart på rekrutteringen. Tilgang til nærmiljøkart for opplæring i bruk av kart og kompass for rekrutter (barn og voksne) av 6

5 For å få en reell medlemsøkning må en sikre at Tur-O deltakere blir klubbmedlemmer. Klubbenes medlemskontingent bør derfor deles i 2: 1. Medlem/trim-medlem for enkeltpersoner eller familier: a. Ved kjøp av Tur-O-konvolutt / Tur-O-opplegg på nett inkluderer prisen klubbens medlemskontingent. Tilsvarende NOFs Tur-O avgift som klubbene betaler inn til NOF. b. Medlemmer som hjelper til på arrangementer, men som ikke er aktive O- løpere 2. Tilleggs-kontingent / "Lisens" for aktive O-løpere / O-familier. Etablering av nærmiljøkart nært flest mulig skoler, hvor skolene har fri adgang til "sitt" nærmiljøkart og kompass. Disse kartene skal også kunne benyttes til rekruttopplæring (barn og voksne). Kretsen vurderer sponsing av nærmiljøkart i nærhet av skoler skal innføres. Rekruttopplæring bør foregå gjentatte ganger på dette nærkartområdet med langsomt stigende vanskelighetsgrad, slik at det etableres kartforståelse før deltakelse i vanlige treningsløp og orienteringskonkurranser. Idrettsutøvere fra andre kondisjonsidretter som ønsker å starte som orienteringsløpere 5 Lagledermøte for Telemark og Vestfold, torsdag 24. oktober, POLs klubbhus Britt, Grete og Ole-Johan har forfall til lagledermøtet 5.1 Terminlisten for 2014 og større løp i 2015 Alle løpene i 2014 i Telemark er ikke fullt avklart ennå, avklaring forventes på lagledermøtet. 5.2 KM-fordeling for 2014 ( ) Se utsendt innbydelse fra Telemark og Vestfold O-krets. 5.3 MOT.TV videre planer Er foreløpig ikke kjent ennå, men oppstart for 2014 blir som vanlig i forbindelse med Røssekleivaløpet. 5.4 Juniorkretslag for TV Planer for 2014 er tilstrekkelig klare og innbydelse til kretslaget vil bli sendt til klubbene i nærmeste fremtid. 5.5 Fremtiden for SAMVETE Forslag om nedlegging vil bli behandlet på møtet. 5.6 Særmøter for TOK og VeOK Etter fellesmøte med terminliste og andre felles aktuelle saker blir det særmøte for hver o-krets. Aktuelle saker for klubbene fra dagens styremøte vil bli tatt opp, se møtereferat fra lagledermøtet av 6

6 6 Turorientering modernisering (bl.a. Tur-O på nett) Det vurderes å holde en Tur-O samling for klubbene i fylket med gjennomgang av nye muligheter med blant annet Tur-O på nett med mere. Tenke nytt, - nær Tur-O - få tur-orienteringsdeltakere til å bli klubbmedlemmer, trimmedlemskap. 7 Frivillig naturvernprosjekt langs Tokkeåi i Tokke og Vinje kommuner. Kretsleder kontakter Høydalsmo IL og IL Dyre Vaa for å få deres synspunkter. Kretsleder sender Orienteringskretsens synspunkter til Fylkesadministrasjonen med kopi til NOF. 8 Diverse 8.1 Neste møte Mandag 2. desember 8.2 Hjemmesiden Hjemmesiden fungerer bedre og bedre. TOK styremøtereferatene blir lagt ut der. 8.3 "Grenseløse Idrettsdager" i Skien 6. november. Det vil bli et innendørs opplegg i regi fra NOF. TOK vil være representert for assistanse og vil tilby "Grønne turer" i Porsgrunn som selvorganisert aktivitet etter denne "Grenseløse Idrettsdagen". Data for de "Grønne turer" i Porsgrunn finnes på Porsgrunn O-lags hjemmeside. 8.4 Årsberetning for 2013 med planer for 2014 Årsberetning for 2013 med planer for 2014 blir hovedtema på neste styremøte. Arbeidsgrunnlaget for Årsberetningen er Årsberetningen for 2012 med planer for 2013, i rød tekst, oppdatert tekst være svart. Svart tekst skal vil være teksten for årets Årsberetning 8.5 Stort alkoholinntak av ungdommer på hjemtur fra bl.a. Jukola. Kontroll med løperes alkoholinntak, spesielt yngre enn 18 år, på ferjereiser og tilsvarende ved hjemreiser fra større lagkonkurranser. Foreldre må ta dette opp med sønn/datter før avreise. Det blir lett lagleder som kan få problemer med enkelte som inntar for mye alkoholholdig drikke. 8.6 TOK Adresse og telefonliste Blir sendt ut på nytt med oppdateringer av 6