LAGLEDERMØTE Bardufosstun Lørdag 5. februar kl. 10:30-13:50 SAKSLISTE INNSTILLINGER

Transkript

1 Møteprotokoll LAGLEDERMØTE 2011 Bardufosstun Lørdag 5. februar kl. 10:30-13:50 SAKSLISTE INNSTILLINGER

2 Til stede: Bardu Bjerkvik BUL-Tromsø Harstad Kvæfjord Mellembygd Målselv Nordreisa Silsand Storsteinnes Sørreisa Øverbygd TrOK Regnskapsfører Norsk Orientering Tonje P. Midttun Bjørn-Hugo Myrvang Kari Lofthus og Harald Strand Vidkunn Eidnes og Hans Eidnes Brynjar Wikeland Axel Theisen Brynjar Jørgensen Jan Løvlund Tim U. Johansen og Håkon Brynjulfsen Gunnar Kvaal (TrOK) og Helmer Hemmingsen Frank Vidar Hansen Grethe Rostad og Bjørnar Rostad Eli B. Helgesen, Anders Andersen, Ingvil B. Helgesen, Gunnar Kvaal og Kristin Svendsen Hans-Martin Vaeng Lene Kinneberg Saksliste: Sak 1 Åpning, opprop, godkjenning, sekretær, møteleder. Sak 2 Årsmelding og regnskap Sak 3 Info Ny styresammensetning MG 2011 MG-komitè Ranking resultater og premiering Eventor Tur-o-prosjekt Sak 4 Honorarer 2011 Sak 5 Premiering for økt medlemsmasse? Sak 6 Redusert administrasjon Sak 7 Sesongplan Sak 8 Godkjenning budsjett 2011 Fagdag med tema turorientering etter lagledermøtet, kl 13:50 16:30.

3 Sak 1: Innkalling godkjent. Sekretær: Kristin Svendsen Møteleder: Anders Andersen Sak 2: Eli gjennomgikk årsberetningen samt regnskapet, ref vedlegg. Kan se ut som kun aktive medlemmer kommer frem i rapporten til NOF over medlemstallet. Den enkelte klubb oppfordres til å sjekke med NOF at medlemsregistreringa gjøres korrekt. Årsberetning og regnskap godkjent. Sak 3: Ny styresammensetning. Roger Pedersen har, av personlige og forståelige grunner, trukket seg fra sine verv i TrOK. Ingvild B. Helgesen rykker opp fra varamedlem til styremedlem. Axel Theisen blir nytt varamedlem. Ingvild påtar seg oppgaven med administrasjonen ifm kretslaget. TrOK mangler noen til å ta hovedansvaret for Hovedløpet. Styret jobber videre med å få på plass denne funksjonen. Deltakelse i hovedløpet er meget viktig ifm rekruttering til o-sporten i Troms. MG Gunnar informerte angående MG 2011, 28/6-1/7. Storsteinnes IL arrangerer 3 løp, mens BUL Tromsø arrangerer 1 løp. Arrangørene håper på ca deltakere. Pr dags dato (5. februar) er det registrert 447 påmeldte. MG-komitè. Det er mottatt innspill fra Kiruna IF om evt samarbeid om MG Arrangør for MG 2013 ikke på plass. Klubbene bes, i løpet av våren 2011, vurdere om de kan påta seg en slik oppgave. Arrangør bør være klar i løpet av våren/tidlig sommer MG-komiteen anbefaler at det kjøpes inn tidtakerkompetanse til et slikt arrangement. Det er viktig at det er gode kart og godt terreng. Det er dette som trekker deltakere. Ranking. Gunnar delte it rankingpremier til rankingvinnerne. Eventor. Eli informerte om Eventor. Eventor skal erstatte klubben online. Planlagt i drift fra Klubbene kan selv legge inn sine arrangementer/løp her. Den enkelte kan melde seg på herfra. Man kan også ta ut resultater her. Link til Eventor legges på den nye nettsiden til TrOK når denne er på plass. Pr dags dato sender arrangører melding til NOF, så legger NOF løpet inn i Eventor. Dette da 2011 er et overgangsår.

4 Tur-o-prosjekt: Gunnar har, på vegne av TrOK, søkt om midler ifm FYSAK-millionen. Formålet med FYSAK-millionen er å styrke det forebyggende helsearbeidet gjennom fysisk aktivitet og tilrettelegging for friluftsliv. Midler fra Troms fylkeskommune. Gjelder prosjekt turorientering 2011 i Troms. Prosjektet går ut på felles markedsføring av tur-orienteringen i TrOK. Det er søkt om kr ,- i støtte. Sak 4: Vedtatte honorarer: Redaktør av Meldeposten kr Webredaktør (nettsiden) kr I 2010 har samme person, Jon-Helge Vaeng, ivaretatt begge oppgavene ovenfor. Det er derfor betalt ut kr til sammen (kr pr funksjon). Dette pga at beløpet er skattepliktig hvis over kr 4.000). Regnskapsfører kr Rankingfører kr Regnskapsfører har vært Hans-Martin Vaeng. Rankingfører har vært Bjørnar Rostad. Siri Eidnes og Axel Theisen har i 2010 ikke mottat noen godtgjørelse ifm jobben med kretslaget (treningssamlinger osv). Det ble vedtatt at disse funksjonene skal ha gratis deltakelse og dekning av utgifter vedrørende kretslagssamlingene, samt honoreres med kr pr funksjon (honorar evt gavekort). Kretsleder har ikke mottatt honorar for jobben. Etter ønske fra forsamlingen, ble det vedtatt at leder av TrOK (Eli B. Helgesen) skal honoreres med kr Etter et tilbakeblikk i gamle referater ble det funnet at dette var vedtatt allerede i 2004, men ikke etterfulgt. Sak 5: Eli stilte spørsmål om premiering for økt medlemsmasse kunne være et middel for å inspirere for tiltak for å få dette til. Tilbakemelding fra forsamlingen om at dette ikke ville ha stor betydning. Klubbene får allerede belønning i form av økt tilskudd hvis økning i medlemsmassen. Man bør heller prioritere miljøene i klubbene (godt sosialt miljø osv), og dermed øke rekrutteringen. Forslag om å opprette en miljøskaper-pris. Styret skal se nærmere på forslaget. Sak 6: Styret i TrOK har ikke tatt tak i alt styret burde tatt tak i fra og med høsten 2010 (eks kontroll av kart, kartprint, resultatarkiv). Kretsleder har gått litt tom mht mye arbeid og manglende respons fra klubbene samt lav deltakelse på løp sesongen 2010.

5 TrOK har prioritert barne- og ungdomstilbudet. Forslag fra styret i TrOK om følgende prioriteringer fremover: Kretslaget og hovedløp O-troll leir Tilbakemelding fra forsamlingen om at følgende også bør prioriteres: Koordinering av terminlista Meldeposten Lagledermøter avholdes som pr dags dato Det kom inn forslag om å opprette et terminlisteutvalg som setter opp terminlista. Denne sendes så ut til lagene. Hvis oppsatte datoer/tildelte løp ikke passer, bes klubbene bytte seg imellom innen en deadline/frist. Klubbene bes sende inn forslag til styret TrOK vedrørende medlemmer til terminlisteutvalg. Sak 7: Sesongplanen gjennomgått av Eli, ref vedlegg. KM natt kan arrangeres samme helg som Krampetrekninga og Gullskoløpet ( september). BUL-Tromsø ønsker at en annen klubb påtar seg arrangementet av KM-natt, da det blir for mange løp for denne ene klubben hvis de skal arrangere 3 løp samme helga. Man kan evt benytte kartene til BUL-Tromsø. Sak 8: Budsjett, ref vedlegg, godkjent. Referent Kristin Svendsen Vedlegg: Årsberetning Regnskap Sesongplan 2011 Budsjett 2011