Plan for sammenslåing av Nedre Buskerud Krets og Asker og Bærum Krets av Norges speiderforbund

Transkript

1 Plan for sammenslåing av Nedre Buskerud Krets og Asker og Bærum Krets av Norges speiderforbund Revidert 20/3-19 1

2 Innledning Bakgrunnen for mulig fusjon mellom Asker og Bærum er den kommende sammenslåing mellom Asker, Røyken og Hurum kommuner fra 1/ Samtidig er det startet en nasjonal debatt i NSF om organisering av kretser og forbund, hvorav flere kretser har slått seg sammen. Det har blitt foretatt en kartlegging av kretsene med status, fordeler og utfordringer ved en fusjon. Ut fra dette ble det vedtatt å lage en plan for mulig ny krets. I dagens Kretser er det mye godt arbeid. Det gjennomføres mange arrangementer både i gruppene og på kretsplan. Økonomien er generelt god. Begge kretsene har derimot lederutfordringer i form av mangel på ledere. Medlemstallet har ikke økt i takt med befolkningsøkningen. Markedsføring og media rundt speidingen kunne hver mye bedre. Mange områder i kretsene er uten speidergrupper og mange grupper sliter med å få driften til å gå rundt. I dette dokumentet er det laget en arbeidsplan for sammenslåing av Nedre Buskerud Krets og Asker og Bærum Krets. 2

3 Innhold Innledning )Mål og visjoner... 4 Mål for sammenslåingen:... 4 Overordnet visjon er NSFS visjon Visjon for Kretsen:... 4 Mål for Kretsen:... 4 Delmål: ) Organisasjonsmodell: ) Kretsting: ) Kretsstyret: ) Ansatte: ) Avdelinger/regioner:... 6 Utfordring Formål... 6 Komiteen innstiller følgende fordeling: ) Kretsapparat: ) Økonomi:... 7 Sammenslåingsmidler: ) Eiendeler:... 8 Økonomi:... 8 Eiendommer: ) Media:... 9 Ekstern medieplan... 9 Intern kommunikasjonsplan ) Samarbeid med andre:... 9 For eksempel:... 9 Hvordan:

4 1)Mål og visjoner Mål for sammenslåingen: Medlemmer skal bli hørt, ha påvirkningskraft og sammen skal vi få en ny krets som alle kan være stolte av. Overordnet visjon er NSFS visjon. NSFs visjon: I 2024 er Norges speiderforbund den mest attraktive organisasjonen for barn og unge som vil ut i naturen og i verden. Hos oss opplever alle å få og ta ansvar gjennom patruljesystemet. Speideren er en relevant bevegelse som når flere. Våre speidere blir utfordret i møte med samfunnet, naturen og seg selv, og våger å flytte egne grenser. Visjon for Kretsen: Vi skal bli en aktiv krets der speiderarbeidet øker, grupper som har utfordringer får hjelp og medlemmene opplever speiderideen. Mål for Kretsen: Det settes kun opp mål for det første året. Videre mål må utarbeides med medlemmene i løp av det første året. I løpet av det første året skal den nye kretsen få styret, kretsapparat og kretskontor som fungerer. Delmål: Gruppene skal oppleve et styre, kretsapparat og kretskontor som er der for dem. Kretsapparatet skal være synlig og bidra til operativ drift i gruppene. Medlemmene skal oppleve å kunne delta på kretsarrangementer der de føler seg hjemme Økonomi og annet organisatorisk skal få en plan som kan danne et godt grunnlag for drift for både gruppe og krets. Kretsen ønsker å gjøre speiding mer attraktiv for offentlige støtteordninger. Bidra til god ledertrening både nasjonalt og lokalt Stiftelsesdato

5 2) Organisasjonsmodell: 3) Kretsting: Kretstinget baseres på forbundets lover. Kretsen har to kretsting, et i mars og et i oktober. I forkant av kretsting holdes det ved ønske eller behov formøte for delegater. Kretstingets første møte tar utgangspunkt i Asker og Bærum sine regler for kretsting. (legges ved). Kretstinget avholdes innen oktober 2019 og vedtar nye regler og ny forretingsorden. 4) Kretsstyret: "I perioden fra de respektive kretsers vedtak til opprettes et overgangsstyre med tre representanter fra sittende styrer i NB og tre fra AB." "Kretsstyre i ny krets velges av felles kretsting høsten 2019 og trer i funksjon fra og sitter til årsmøtet våren 2021." Overgangsstyret: I perioden fra de respektive kretsers vedtak frem til første felles kretsing opprettes ett overgangsstyre med tre representanter fra sittende styrer i NB og tre fra AB. Kretsstyret i ny krets velges av kretsens første kretsting. Gjeldende retningslinjer fra begge kretser ligger til grunn. Styret består av syv personer. Kretsleder, visekretsleder og fem styremedlemmer og to til tre vararepresentanter. Valgte ombud gis møte- og talerett i kretsstyret. Kretsstyret er vedtaksdyktig ved simpelt flertall. 5

6 Ved opprettelsen ligger kretskontoret på Wøyen i Bærum. Ved oppstart søkes en mer profilert lokalisering nærmere kollektivknutepunktene Sandvika eller Asker. Kretskontoret i Drammen benyttes i dag som møtearena for lokale speidergrupper, dette ønskes vidreført. Utstyr, arkiv og annet inventar ivaretas av kretskontoret. 6) Ansatte: Ansatte ivaretas i henhold til arbeidsmiljølov og lov om virksomhetsoverdragelser. Til sammen har de to kretsene råd til ca 100% årsverk. Komiteen foreslår at dette deles på to personer der den ene har noe større fokus på å være sekretær for kretsstyret (referater, økonomi o.l.) mens den andre har mer fokus på det speiderfaglige (arrangementer, støtte grupper og vekst). Detaljert stillingsinstruks utarbeides av overgangsstyret i samarbeid med forbundskontoret før kretsting oktober Komiteen innstiller en 40% prosjektstilling i en periode av fire mnd. Overgangsstyret søker å finne rett arbeidstaker. Midler til stillingen hentes fra kretsenes egenkapital. Stilingen skal brukes til å støtte sammenslåingsprosessen og fremme vekst i speideren. 7) Avdelinger/regioner: Inndeling av Kretsen i områder Utfordring. Det er nesten 5 mil mellom ytterkantene, men samtidig er det nesten like langt fra Asker vest til Bærum Øst som fra Asker vest til Lier. For ledere, rovere og medlemmer i kretsapparatet blir det lengre avstander enn man har i dag. Formål For speidere trenger det nødvendigvis ikke bli lengre om man legger fellesarrangementer nogenlunde i midten. Peffkurs, og andre tilsvarende arrangementer, kan med fordel deles opp i to slik at det avholdes ett i vest og et i øst. Gruppene kan arrangere arrangementer for sin gruppe, for området, for kretsen, åpne nærmiljøarrangementer, fagkurs, o.a. Dette kan kobles opp mot økonomi i form av støtte ut fra type arrangement. Medlemmene i området oppfordres til å delta på andre gruppers arrangementer og kan ha en bedre sambruk av lokaler, hytter og utstyr. Gjennomføring av kretsarrangement fordeles på ett eller flere områder Det er et stort geografisk område den nye kretsen vil dekke. For ledere, rovere og medlemmer i kretsapparatet trenger det tidsmessig ikke å bli så store endringer i reisevei, men om det blir så er de mer flyttbare enn speiderne. For speiderne trenger det nødvendigvis ikke bli lengre om man legger fellesarrangementer nogenlunde i midten. Peffkurs, og andre tilsvarende arrangementer, kan med fordel deles opp i to slik at det avholdes ett i vest og ett i øst. Gruppene vil som i dag arrangere sine lokale arrangementer. 6

7 Ulike modeller for inndeling av områder i ny krets vil vurderes i lys av hva som kan/bør være formålet med områdeinndelingen. Overgangsstyret legger frem forslag til områdeinndeling på felles kretsting høsten 2018 (ev på første kretsting i ny krets våren 2020?). Som grunnlag for forslaget innhentes synspunkt fra gruppene. Komiteen innstiller følgende fordeling: 1: Lier 2: Drammen 3: Røyken og Hurum 4: Asker 5: Vestre Bærum 6: Østre Bærum 7: Sjøspeidere Komiteen ønsker at fordelingen vil bygge opp under og løfte frem tettere lokalt samarbeid. 8) Kretsapparat og arrangementsplan: Komiteen ønsker aktive ombud på sikt om mulig. Viser til punkt 108 i retningslinjer for driften av Asker og Bærumspeiderne. I dag har AB ikke operative ombud. Gruppene ser heller ikke at man skal klare å etablere dette i den nærmeste tiden pga mangel på ledere til ett slikt arbeid. AB ønsker derfor at man benytter områdeinndelingen for å gjennomføre arrangementer den nærmeste fremtiden. Ombudene NB har i dag fortsetter i samarbeid med enkeltgrupper i AB når det gjelder fellesarrangementer. Kretsenes terminlister bør settes opp mot hverandre og det bør tas stilling til hvilke fellesarrangement som bør videreføres på kretsnivå. 9) Økonomi: På grunn av fylkes- og kommunefusjoner vet vi ikke noe om rammebetingelsene for offentlig støtte fra fylkeskommune og Asker kommune fra Det foreslås at følgende premisser legges til grunn for første års budsjettforslag (som endelig vedtas av kretstinget): Penger fra fylket går til kretsledd. Penger fra kommunene ut over det som eventuelt kommunen definerer som kretsledd) går til gruppene Det settes opp en kretskontingent som betales av den enkelte medlem. Kretskontoret skal bistå med den praktiske prosessen med å sende inn søknader på vegne av gruppene til den enkelte kommune. Kretskontoret må også bistå med å søke fond, satsingsmidler o.l. 7

8 Komiteen innstiller at det nye kretsstyret tar kontakt med kommunene for å fremme den nye kretsen og øke økonomisk bistand til grupper og krets. Utfordring med dagens kommunale og offentlige tilskuddsordninger er at de varierer fra år til år og tilskuddet er ulikt fra kommune til kommune. Følgende prinsipper legges til grunn 1. Bidraget fra gruppene til kretsen skal være likt pr hode, uansett offentlige tilskuddsordninger 2. Alle krets-arrangementer skal som hovedregel dekkes av kretsen, så langt det er mulig. Komiteen innstiller at det nye kretsstyret tar kontakt med kommunene for å fremme den nye kretsen og øke økonomisk bistand til grupper og kretsledd. Det oppfordres til å diskutere kriterier og metode for søknader som bla fremmer stabilitet og forutsigbarhet for kretskontoret. Sammenslåingsmidler: Asker Det er lyst ut midler for samarbeidsprosjekter på tvers av kommunene som utgjør nye Asker. Viken Det forventes tilsvarende i forbindelse med sammenslåing av fylker. Det er viktig at kretsleddet er aktive i søkearbeidet. Overgangsstyret søker midler. 10) Eiendeler: Kretsenes verdier og forpliktelser overføres ny krets. Det utarbeides oversikt i de respektive kretser over eiendommer, utstyr og økonomi. Oversikten skal revideres. Økonomi: Begge kretser legger frem siste årsregnskap (18). Overgangsstyret legger felles budsjett for Eiendommer: Festeavtale Risdalsbu: Driftes av 3.Drammen. Videreføres ihht tidsfrist i festeavtalen. Driftsavtale Leikvinjar: Videreføres til Driftsavtale Grønland: Løpende avtale med Bærum Kommune, som krever at hytta holdes åpen noen helger for servering i vinterhalvåret. Wøyen Gård: Lager, kretskontor. Ideell leieavtale med Bærum kommune. Fremleie til Radioamatører mot deltagelse i Jota/Joti og teknisk bistand. Teggern: Lager, kretskontor og brukes av lokale speidergrupper. Eiet hus på festet grunn, Drammen Eiendom. 8

9 11) Media: Med ny krets bør media og kommunikasjon være en viktig del av sammenslåingen og i tiden etter. Ekstern medieplan Det lages en medieplan der både nettsider, sosiale medier og bruk av andre mediemuligheter blir inkludert. Andre mediemuligheter kan være synliggjøring på bygg, skilt i naturen, butikksentre, skoler, andre arrangementer, osv. Det må lages profilartikler, merker, banner, etc. Overgangsstyret lager en grovplan på hvem som gjør hva og når. Detaljert medieplan lages av en fagperson. Det utlyses først navnekonkurranse for ny krets. Intern kommunikasjonsplan Overgangsstyret lager en grovplan på hvem som gjør hva og når. Detaljert kommunikasjonsplan lages av en fagperson. 12) Samarbeid med andre: Det er ikke bare speidern som driver organisert friluftsliv. Komiteen ønsker at en ny krets skal velge å samarbeide med lignende organisasjoner isteden for å konkurrere med disse. Det kan åpne for økt inntekt, flere medlemmer, positiv omtale, mm. På sikt vil dette styrke speidingens posisjon. For eksempel: DNT i forhold til hytter, stier og bruk av naturen. Ved å samarbeide om hytter og åpne opp for andre, vil man kunne få tilgang til tippemidler, større bruk og dermed mer inntekt, mm Ved å samarbeide om stier som for eksempel postløyper, informasjonsplakater, mm vil speidern bli mer synlig. Ved å samarbeide bedre med andres arrangementer vil speidern bli en naturlig del av friluftsbildet. Andre organisasjoner er for eksempel Røde kors, idretten, jeger og fiske forbundet, m.f. Kommunen i form av tjenester som for eksempel å tilby aktiviteter for spesielle grupper. Kommunen i forhold til skolen ny vei inn via for eksempel fag. Hvordan: Dersom eksternt samarbeid skal bli godt og varig bør det formaliseres. Komiteen oppfordrer nytt kretsstyre til å ta tak i dette. 9