Rammeavtale skrivere Bilag 1, kjøpsavtalen Kundens kravspesifikasjon Versjon 1.0 Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 1 av 14
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT... 3 2 INNLEDNING... 3 2.1 BEGREPER... 3 3 BESVARELSE AV KRAV... 3 3.1 MERKING AV KRAV... 3 3.2 LEVERANDØRENS SVAR... 3 3.3 FORMÅL... 4 3.4 LEVERANSEOMFANG... 4 3.5 LEVERANSEOMGIVELSER... 4 4 FUNKSJONELLE OG DOKUMENTASJONSKRAV... 4 4.1 KRAV... 4 4.1.1 Skal krav (SK1-SK66):... 5 4.1.2 Bør krav (BK1-BK2):... 14 Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 2 av 14
1 Generelt Dette Bilag 1 er kravspesifikasjon for Rammeavtale skrivere 2 Innledning Departementenes servicesenter (DSS) er på vegne av seg selv og 13 departementer, ansvarlig for gjennomføring av konkurransen og inngåelse av kontrakt. Avtalen skal gjelde innkjøp av skrivere, hovedsakelig av typen som er plassert i nettverk og har forholdsvis høy kapasitet. Som en opsjon skal i tillegg resten av departementsfellesskapet og Statsministerens kontor ha mulighet til å knytte seg til avtalen på samme vilkår som DSS og de navngitte departementer. 2.1 Begreper I kravspesifikasjonen benyttes et sett med sentrale begreper som beskrevet i tabellen nedenfor. Begrep DSS DSS:IKT Minimumshastighet utskrift Forklaring Departementenes servicesenter - Betegnelse på Kunde. Informasjons- og kommunikasjonsteknologiavdelingen i DSS. Her forutsettes det at det blir skrevet ut med minst 5 % dekningsgrad på A4 ark 80g/m 2 standard ark. Varm maskin Skriver skal være oppvarmet, dvs være satt på, men stå i standby-modus (strømsparemodus). 3 Besvarelse av krav 3.1 Merking av krav SK = Skal Krav BK = Bør Krav Krav er merket [SK/BK- <xx>] 3.2 Leverandørens svar På hvilken måte kravene oppfylles skal angis med et av følgende svar: JA/NEI/DELVIS (ref. Tabell i pkt. 5.1.1). Dersom Leverandøren utelater å svare på et krav, vil DSS tolke dette som NEI. Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 3 av 14
Hvis svaret er JA skal dette beskrives med utfyllende kommentarer. Hvis svaret er NEI skal dette beskrives med utfyllende kommentarer om hvorfor. Hvis svaret er DELVIS skal dette beskrives med utfyllende kommentarer Det er kun data angitt i Leverandørens løsningsbeskrivelse som danner grunnlaget for evalueringen. Leverandøren kan gjerne legge ved bilag og henvise til disse i sine svar. Hvis utfyllende informasjon finnes i et bilag, må eksakt referanse oppgis. Kravene er beskrevet i to tabeller og består av skal krav (SK) og bør krav (BK), men er for øvrig ikke listet i prioritert rekkefølge. 3.3 Formål Formålet med anskaffelsen er å dekke departementsfellesskapets behov innenfor området og sikre leveranser av høykvalitets skrivere til konkurransedyktige vilkår. Avtalen er ment å være dynamisk, slik at nye produkter og ny funksjonalitet skal kunne kjøpes etter hvert som det blir tilgjengelig, og i de tilfeller der Leverandøren kan levere ønskede produkter som ikke direkte er tilbudt i konkurransefasen. Det tas et generelt forbehold om at det kan foretas anskaffelser av utstyr utenom avtalen, i tilfeller der dette finnes formålstjenelig. 3.4 Leveranseomfang Leveransen vil omfatte alle typer skrivere, samt opsjon for service på disse. 3.5 Leveranseomgivelser Varer og tjenester som leveres over avtalen vil hovedsakelig måtte presteres hos departementsfellesskapet i området Oslo. Leverandøren må kunne levere til alle aktuelle adresser innenfor området. 4 Funksjonelle og dokumentasjonskrav 4.1 Krav Krav består av skal krav (SK) og eventuelt bør krav (BK). Dersom leverandøren ikke oppfyller skal kravene, vil tilbudet kunne bli avvist. Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 4 av 14
4.1.1 Skal krav (SK1-SK66): SK1 SK2 SK3 SK4 SK5 SK6 Generelt Kunden skal kunne plassere sine bestillinger både via telefon og elektronisk. Leverandøren skal legge til rette for et single point of contact, der Kunden har status som høyt prioritert. Det skal tilbys støtteverktøy for overvåkning og kontroll av skrivere. Herunder hører typiske management verktøy. Leverandøren skal i tilbudet vedlegge informasjon om hvilke type verktøy denne kan levere. Det skal tilbys opplæring for enkel administrasjon og bruk av skrivere, uten ekstra kostnad. Sentralt personell skal tilbys opplæring i avansert administrasjon, inkludert opplæring på administrasjonsverktøy som tilbys, uten ekstra kostnad. Det skal fra leverandøren oversendes kvartalsvise lister over kjøp på avtalen. Det skal fremgå av listen hvilket departement/dss som har foretatt avrop på den enkelte bestilling. Alle tilbudte produkter skal, der dette er anmerket i dette dokument, overholde krav til utskriftskvalitet. Rutiner for dette er fastsatt i eget bilag. Se bilaget testrutine utskriftskvalitet som er vedlagt konkurransedokumentene. Hvis ett av de tilbudte produktene ikke overholder kravene, vil det bli ansett som ikke-oppfyllelse av dette krav. Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 5 av 14
SK7 SK8 SK9 Det skal være mulighet for å tegne leieavtale for maskiner. Leieprisen skal ta utgangspunkt i tilbudt kjøpspris. Kunden skal sikres best price i disse tilfeller og få minst like gode priser som tilbys virksomheter av tilsvarende størrelse. Kunden skal ha rett til å kontrollere at leieprisen gis på ovennevnte vilkår. Leverandøren forplikter seg, ved eventuell kontroll fra Kunde, å utarbeide bekreftelse på forholdet. Bekreftelse skal være utarbeidet av selskapets revisor. Ved leie skal det ikke være noen form for kjøpsplikt etter endt leieperiode. Alle maskiner skal leveres kunde uten ekstra kostnad. I leveringen skal det også inngå basis oppsett av maskinene, slik at disse blir tilkoblet nettverk og blir funksjonelle. Leveringstid for maskiner skal være maksimalt 4 arbeidsdager fra bestilling. Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 6 av 14
SK10 Leverandøren skal kunne skaffe tilveie andre typer skrivere, og skrivere som ikke er direkte tilbudt i konkurransen. Dette gjelder også andre konfigurasjoner på de modellene som er tilbudt, da disse er å anse som eksempelkonfigurasjoner. Etter hvert som nye modeller og ny funksjonalitet kommer til, skal listen over produkter oppdateres. Det forutsettes at eksisterende prismodell videreføres for disse produkter. Videre forutsettes det at samme prismodell skal gjelde for produkter som ikke blir evaluert i konkurransefasen. Dette betyr at også andre skrivere og modeller skal tilbys med likt påslag på innpris som for modeller presentert i konkurransen. Kunden skal ha rett til å kontrollere at prisen gis på ovennevnte vilkår. Leverandøren forplikter seg, ved eventuell kontroll fra Kunde, å utarbeide bekreftelse på forholdet. Bekreftelse skal være utarbeidet av selskapets revisor. SK11 SK12 Maskinene skal ha avansert strømsparings funksjon med mulighet for å sette selektive tidsintervaller. Alle skrivere som har HDD eller andre typer lagringsenheter, skal ha system for sletting/overskriving av dette lagringsområdet. Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 7 av 14
SK13 SK14 SK15 SK16 Ved feil på en skriver, får bruker feilmelding tilbake hvis de forsøker å skrive til den. Produkter skal oppfylle gjeldende energisparekravene for dokumenthåndteringsprodukter (Imaging Equipment) ihht. ENERGY STAR eller tilsvarende. Deler for drift, reparasjon, erstatning eller oppgradering garanteres å være tilgjengelig i minst 5 år etter at produktet er produsert. Den deklarerte lydeffekt LWAd iht ISO 9296, målt iht ISO7779, skal ikke overskride nivåene gitt av følgende formel: LWAd: 0.035 x SPM + 5.9 (B) der SPM er antall skrevne sider per minutt Videre skal produktet ikke overskride 7.5 (B) LWAd, med unntak av produkter der PPM overstiger 71 sider per minutt. Alle produkter som er ENERGY STAR-kvalifisert (iht gjeldende versjon) anses å oppfylle disse kravene. Alternativ dokumentasjon kan være teknisk spesifikasjon fra fabrikant eller testrapport fra anerkjent virksomhet som viser at kravene er oppfylt, utskrift for aktuelle produkter fra ENERGY STAR databasen1.eventuelt egenerklæring, Det bes om dokumentasjon for samtlige segmenter. Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 8 av 14
SK17 Plastdeler som er tyngre enn 25g skal ikke inneholde flammehemmende stoffer eller blandinger som er tildelt noen av følgende risikosetninger iht. EØS-direktiv 67/548/EØF: R45: kan forårsake kreft. R46: kan forårsake arvelige skader R60 kan skade forplantningsevnen R61: kan skade barnet under graviditeten SK18 SK19 Dokumentasjonskravet er at alle tilbudte produkter er sertifisert iht. det Europeiske Miljømerket, den nordisk Svanen, Blå Engel eller TCO 05 merking aksepteres. Annen relevant dokumentasjon på forholdet vil også bli akseptert. Serviceavtale Leverandøren skal tilby serviceavtale, slik at det kan tegnes en egen serviceavtale for hvert enkelt produkt. Dette bestemmes ved hvert enkelt kjøp og skal være basert på den prisstrukturen som Leverandøren tilbyr i konkurransefasen, slik at Kunden beholder sine gode vilkår også for andre produkter. Leverandøren forplikter seg, ved eventuell kontroll fra Kunde, å utarbeide bekreftelse på forholdet. Bekreftelse skal være utarbeidet av selskapets revisor. Leverandøren forplikter seg, dersom Kunden ved det enkelte kjøp ønsker dette, til å kunne levere minimum 5 års service- og vedlikeholdsavtale på alle maskiner. Det skal være mulig å fritt velge antall år fra 2 til 5. Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 9 av 14
SK20 Serviceavtalen skal dekke alle sider og utgifter ved drift av maskinen, herunder slitedeler, toner (fargepulver), reservedeler, service og annet, slik at det Kunden er nødt til å kjøpe utenom, begrenser seg til forbruksvarer som papir og lignende. Avtalen skal dekke programvareoppdateringer når slike innehar feilrettinger. SK21 SK22 Serviceavtalen er ikke ment å dekke hendelser som hærverk, brann eller annen ødeleggelse av maskinen som skyldes Kunden eller noen han svarer for. Leverandøren skal ikke ta fakturagebyrer, avgifter eller annet i forbindelse med fakturering eller administrasjon. Leverandøren skal som standard yte service hverdager mellom kl 0800-1600. Skrivere SK23 SK24 Stor skriver Skal leveres med nettverkskort som støtter hastighet opp til 1Gbit. Skal overholde krav til utskriftskvalitet, jfr SK6. Farge SK25 Minimumshastighet utskrift (spm) skal være 40 sider i farge. (se punkt 3.1) Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 10 av 14
SK26 Hastigheten for første utskrift, skal ved varm maskin være maksimum 10 sekunder SK27 Som et minimum skal skriver støtte utskrift i PostScript, PCL 5 og PCL 6. SK28 SK29 SK30 SK31 SK32 Maskinen skal ha harddisk på minimum 20 GB og tilstrekkelig minne til at den kan skrive ut store dokumenter og bilder. Lagringsenheten skal automatisk kunne overskrives for å beskytte sensitive dokumenter. Det skal kunne settes selektive tidsintervaller for denne type sletting. Skriver skal støtte sikker utskrift.. Skal være utstyrt med kapasitet for minst 1000 A4-ark og må i tillegg kunne bygges ut til minst 1500 A4-ark ved å legge til ekstra arkmagasiner. Skal kunne skrive tosidig. SK33 Skal støtte papirformat opp til A4. SK34 Sort/Hvitt SK35 SK36 Skal ha oppløsning på minst 1200 dpi. Minimumshastighet utskrift (spm) skal være 50 sider i sort hvitt. (se punkt 3.1) Hastigheten før første utskrift, skal ved varm maskin være maksimum 10 sekunder SK37 Som et minimum skal skriver støtte utskrift i PostScript, PCL 5 og PCL 6. Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 11 av 14
SK38 SK39 SK40 SK41 SK42 Maskinen skal ha harddisk på minimum 20 GB og tilstrekkelig minne til at den kan skrive ut store dokumenter og bilder. Lagringsenheten skal automatisk kunne overskrives for å beskytte sensitive dokumenter. Det skal kunne settes selektive tidsintervaller for denne type sletting. Skriver skal støtte sikker utskrift. Skal være utstyrt med kapasitet for minst 1000 A4-ark og må i tillegg kunne bygges ut til minst 1500 A4-ark ved å legge til ekstra arkmagasiner. Skal kunne skrive tosidig. SK43 Skal støtte papirformat opp til A4. SK44 SK45 SK46 Skal ha oppløsning på minst 1200 dpi. Mellomstor skriver Skal leveres med nettverkskort som støtter hastighet opp til 1Gbit. Skal overholde krav til utskriftskvalitet, jfr SK6. Farg SK47 SK48 Minimumshastighet utskrift (spm) skal være 30 sider i farge. (se punkt 3.1) Hastigheten før første utskrift, skal ved varm maskin være maksimum 10 sekunder Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 12 av 14
SK49 Som et minimum skal skriver støtte utskrift i PostScript, PCL 5 og PCL 6.? SK50 SK51 Maskinen skal ha harddisk og tilstrekkelig minne til at den kan skrive ut store dokumenter og bilder. Lagringsenheten skal automatisk kunne overskrives for å beskytte sensitive dokumenter. Det skal kunne settes selektive tidsintervaller for denne type sletting. SK52 Skriver skal støtte sikker utskrift (se punkt 3.1). SK53 SK54 Skal ha minimum papirkapasitet på 1000 A4-ark. Skal kunne skrive tosidig. SK55 Skal støtte papirformat opp til A4. SK56 Sort hvitt SK57 SK58 Skal ha oppløsning på minst 1200 dpi. Minimumshastighet utskrift (spm) skal være 40 sider i sort hvitt. (se punkt 3.1) Hastigheten før første utskrift, skal ved varm maskin være maksimum 10 sekunder SK59 Som et minimum skal skriver støtte utskrift i PostScript, PCL 5 og PCL 6.? SK60 Maskinen skal ha harddisk og tilstrekkelig minne til at den kan skrive ut store dokumenter og bilder. Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 13 av 14
SK61 Lagringsenheten skal automatisk kunne overskrives for å beskytte sensitive dokumenter. Det skal kunne settes selektive tidsintervaller for denne type sletting. SK62 Skriver skal støtte sikker utskrift (se punkt 3.1). SK63 SK64 Skal ha minimum papirkapasitet på 1000 A4-ark. Skal kunne skrive tosidig. SK65 Skal støtte papirformat opp til A4. SK66 4.1.2 Bør krav (BK1-BK2): Skal ha oppløsning på minst 1200 dpi. BK1 BK2 Det bør kunne leveres skrivere på avtalen med funksjoner som gjør at den hopper over dokumenter som ikke kan skrives ut. Funksjonen skal være av en slik art at utskrifter som ligger i utskrifts- kø ikke stopper opp på grunn av et korrupt dokument i utskrifts- køen på skriveren. Det bør kunne tilbys administrasjonsverktøy som gjør DSS i stand til å administrere alle skrivere som kobles i tjenestenettet med ett felles grensesnit, også for eksisterende skrivere Bilag 1 Kravspesifikasjon Side 14 av 14