Erfaring med samhandlinghva skal til for å lykkes og hva hemmer prosessen? Anna Swärd Post doktor Senter for Byggenæringen Handelshøyskolen BI 7 mars 2016
Forskningsprosjektet Samarbeid mellom BI og Policy gruppa for bransjekontakt. Prosjekt over 3 år. 13 prosjekter studert og fulgt opp. Bygger på doktorgrad om tillit i samferdselsprosjekter- starten av prosjektene kritisk for bygging av tillitsbaserte relasjoner.
Mål og metode Ønsker å studere hvordan samhandlingen blir gjennomført i de ulike prosjektene Fokus på hva som er fremmer og hemmer god samhandling Studere hvilke effekter samhandlingsprosessen har over tid Observasjoner (18 dager), intervjuer (42), og dokumentstudier 6 prosjekter fulgt fra start til mål 3 totalentrepriser
Hensikten med samhandling: Skape tillit i prosjektene Forsterke samarbeidet Ha fokus på effektivitet Redusere antall konflikter
Hvorfor er starten av prosjektene så viktig? Det er i denne fasen det råder størst usikkerhet om oppgaven, intensjoner, og hvordan man skal jobbe sammen Gir oss en sjanse til å lære om de vi skal jobbe sammen med I denne fasen kan vi redusere usikkerhet og bygge tillit- positiv spiral «Det er viktig å komme riktig ut av hoppet»
Hvilke effekter kan tillit ha? Lettere å fatte beslutninger Sparer tid Større åpenhet Utveksling av informasjon Felles problemløsning Forutsigbarhet Mindre behov for overvåking Effektiv bruk av ressurser Vi er jo klar over at de jobber for sine mål, men vi stoler på at de gjør sitt beste for å finne gode løsninger og de dokumenter veldig bra de endringene som kommer. Det betyr at vi kan bruke mindre tid på å sjekke de (Byggherre) Vi hadde aldri klart å komme frem til disse gode løsningene om vi ikke hadde vært åpne i diskusjonene (Entreprenør)
Samhandlingsprosessen skal som minimum omfatte (Håndbok 066): Oppstartsmøte for at partene kan bli kjent med hverandre og med prosjektet Redegjørelse om prosjektets overordnede hensikt og bakgrunn Gjennomgåelse og felles forståelse av kontraktsarbeidet, eksempelvis arbeidsoperasjoner, kvalitet og utfordringer Utvikling av samhandlingsprosedyrer, med krav og forventninger til partene Utarbeiding av prosedyrer for involvering av alle aktører (inkludert rådgivere, underentreprenører, m. fl.) Gjennomgåelse av entreprenørens rutiner for egen aksept av underentreprenør Gjennomgåelse av organisering, roller, fullmakter og ansvar Gjennomgåelse av prosedyrer for tvisteløsning Gjennomgåelse av kvalitetsplaner og prosedyrer for kvalitetssikring, sikkerhet/helse/arbeidsmiljø (SHA) og ytre miljø (YM) Gjennomgåelse av rutiner og krav til dokumentasjon, rapportering, etc. Gjennomgåelse av hvordan arbeidet tenkes gjennomført Utvikling av god kommunikasjon med åpenhjertige og gjensidige tilbakemeldinger Gjennomgåelse av planlagt fremdrift Analyse og fastsettelse av konkrete utviklingsmuligheter og utviklingsmål.
Hva sier man at man ønsker seg av samhandlingen? Færre konflikter Jobbe mot samme mål Jobbe bedre sammen- involvering og engasjement Løse problemer på en smidig måte Kommunisere bedre Ha det hyggelig på jobb Bygge tillit «Det er noe som direktoratet har bestemt»
Erfaringer av samhandling «Vi forsto mer av hva som er viktig for dem og hvorfor de må kontrollere oss hele tiden» «Det var lettere å ta en daglig telefon å diskutere ting etter at vi hadde vært sammen disse ukene» «Jeg har tro på at dette vil ha effekt over tid- neste gang vil vi fokusere mer på konflikthåndtering og konkretisere mer» «Det er tullete å bruke så mye tid på å bli kjent- det hadde vi blitt uansett etter hvert!» «Dessverre ble det en stor skuffelse lenger ut i prosjektet»
Viser seg at samhandlingen ble praktisert svært forskjellig Tid Deltagelse Prosessleder Gjennomføring Forankring Oppfølging over tid Holdninger og forståelse Engasjement/involvering Strukturelle faktorer Prosesser Praksis Relasjonelle faktorer
Holdninger som hemmer prosessen «Byggherre- det ligger i ordet- det er vi som bestemmer» «Entreprenøren kan bruke det til sin fordel senere- si at de ikke har blitt informert om dette i samhandlinga» «Det er som å gå i krigen»
En næring som har generelt lav grad av tillit (Arino, 2008)
De vi skal samhandle med må være der «Det virket som om de bare hadde rasket sammen en gjeng» «UE var ikke med på samhandlingen for de var ikke kontrahert ennå» «Mange av de fra samhandlingsfasen forsvant ut av prosjektet» «Ønsker at samhandlingen strekkes ut i tid så vi har mer konkret å snakke om»
Engasjement «De var veldig stille- det var stort sett vi som måtte prate» Byggherre «Det ble mest informasjon og lite samhandling» Entreprenør «Jeg fikk vite på fredag at jeg skulle på samhandling på mandagen og ante ikke hva dette var og jeg kjente ikke prosjektet heller» Entreprenør Agenda utformes som regel av Byggherren. Entreprenør kan uttale seg.
Ledelse og gjennomføring av prosessen «Det bar preg av at Byggherren informerte. Det ble mer informasjon enn samhandling» Entreprenør Hvem skal være prosessleder. Fordeler og ulemper? Kompetanse, engasjement, forankring
«Vi ble veldig skuffet lenger ut i prosjektet. Vi hadde jo blitt enige om at vi skulle ha tillit og åpenhet. Men det var tydelig at vi hadde ulik oppfattelse av hva det var!» Hvordan kan vi gjøre ting konkret? Hva har vi blitt enige om og hvem er ansvarlig? Realistisk Godt forankret
Viktige samhandlingsmål og kjøreregler for prosjektet: 1. Vi skal ikke ha personskader i vårt prosjekt 2. Prosjektet skal gjennomføres med åpenhet, ærlighet, og gjensidig respekt fra alle parter 3. Vi skal ha tillit til hverandre 4. Vi skal få til et prosjekt som alle kan være stolte av 5. Vi skal være løsningsorienterte 6. Vi snakker med hverandre før vi sender skriftlige krav
Hvorfor lykkes ikke alle med samhandling? Tidligere erfaringer Holdninger Samhandlingsfasen- en ny arena for kontroll Innbyr ikke til deltagelse og engasjement Fokus på full informasjon vedrørende evne, roller, og ansvar Ulik oppfatning av hva tillit er Lite kunnskap om hvordan tillit skapes
Hva var spesielt for de som fikk til god samhandling? Personkjemi og samme innstilling folk som vil Lederforankring Handlinger- signalisering og risiko Gi tilbake- «gift giving» Involvering og kommunikasjon - alle får mulighet til å bidra Sosiale møteplasser og uformelle samlinger Kontrakten brukes som koordineringsmekanisme Ekstern prosessleder
Det starter med oss selv Vi kunne jo ha gjort livet vanskelig for dem når disse godkjenningene ikke var på plass, men samtidig så virket jo dette som redelige folk og vi tenkte at vi kunne iallfall vise at vi ønsket samarbeid så fikk vi se hvordan det gikk Anleggsleder
The leap of faith Tolkninger Vurderinger Forventninger Suspension Lewis and Weigert (1985), Möllering (2006)
Jeg tror: Du bryr deg, du er ærlig, og du er kompetent
Hva må gjøres for å få ut potensialet? Opplæring av prosjektlederne i prosessledelse og konflikthåndtering Engasjement krever at man får muligheten til å bidra Sette krav om deltagelse Være mer tydelig på hva som legges i samhandling og hvordan det bør gjennomføres Gjøre tilgjengelig de gode eksemplene. Gjøre det mulig å trekke samhandlingen ut i tid- bruke nok tid Større krav om konkretisering og oppfølging- bruke byggemøtene og samarbeidsmøtene Jobbe med kultur og holdninger
Takk for meg