KONKURRANSEGRUNNLAG FOR Anskaffelse av læringsplattform (LMS) Ref: 12/6649 Tilbudsfrist: 29.6.2012 klokken 12.00
Innhold 1 Generell informasjon... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Informasjon om regelverket... 3 1.3 Taushetsbelagte opplysninger... 3 1.4 Forbehold... 3 1.5 Konkurransegrunnlaget... 3 2 Anskaffelsen... 4 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen... 4 2.2 Arkitektur... 4 2.3 Integrasjon... 5 2.4 Anskaffelsens verdi... 5 3 Tilbudet... 5 3.1 Generelt... 5 3.2 Tilbudsfrist... 5 3.3 Innlevering av tilbud... 5 3.4 Vedståelsesfrist... 6 3.5 Tilbudsåpning... 6 3.6 Omkostninger... 6 3.7 Orientering til tilbyder... 6 3.8 Fremdriftsplan... 6 3.9 Kontraktstildeling og kontrakt... 6 3.10 Kontraktens varighet... 7 4 Kvalifikasjonskrav til leverandør... 7 4.2 Skatt er betalt... 7 4.3 Merverdiavgift er betalt... 7 4.4 HMS forhold... 7 4.5 Firmaets økonomiske forhold... 8 4.6 Elektronisk fakturering... 8 4.7 Erfaring fra tilsvarende leveranser... 8 4.8 Teknisk / faglige minstekrav... 8 5 Tildelingskriterier... 9 5.1 Tildelingskriterienes tillagte innbyrdes vektfordeling...10 5.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene...10 5.2.1 Priser og kostnader (30 %)...10 5.2.2 Kvalitet (70 %)...10 2 av 10
1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Drammensregionen IKT ved kommunene Drammen, Røyken, Sande og Svelvik er oppdragsgiver for denne anskaffelsen. Vårt organisasjonsnummer er 990 119 511. Kommunene har til sammen et nedslagsfelt på ca 98 000 innbyggere pr. 01.01.2009. Nærmere informasjon om D-IKT-samarbeidet finnes på vår hjemmeside: www.d-ikt.no 1.2 Informasjon om regelverket Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69, samt forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402. Denne anskaffelsen gjennomføres etter prosedyre for konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del 1 og 3. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven 19. mai 2006 nr. 16 http://www.lovdata.no/cgiwift/ldles?doc=/all/nl-20060519-016.html er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. 1.3 Taushetsbelagte opplysninger Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. Se tilbudsskjemaets pkt 6 (vedlegg 1). Dersom tilbyder anser at tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger ber vi om en kopi av tilbudet i sladdet versjon. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på tilbudsskjemaets pkt. 1.1 (vedlegg 1). 1.4 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget må klart fremgå i tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist 1.5 Konkurransegrunnlaget Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Standard avtalevilkår for Drammen kommune Vedlegg 3: HMS skjema 3 av 10
2 Anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen Drammensregionen IKT (D-IKT), skal, på vegne av Drammen kommune anskaffe en læringsplattform (LMS) til bruk i kommunens grunnskole og Introduksjonssenteret (flyktningtjeneste og norskopplæring), og kan på sikt også tas i bruk i barnehager. Pr. 17/2-12 har Drammen kommune 7461 elever i grunnskolen, fordelt på 20 skoler, og ca. 530 elever på Introduksjonssenteret. Oppdragsgiver ønsker én leverandør av en total løsning. Kontraktsperiode for lisenser og vedlikehold skal være på 2 år med mulighet til å forlenge med ytterligere 1+1 år (2 år med opsjon på 1+1 år). Tilbudet skal også inneholde en opsjon for D-IKTs tre andre eierkommuner, Svelvik, Sande i Vestfold og Røyken, med henholdsvis 838, 1159 og 2804 elever. Ved tilslutning av flere kommuner til D-IKT-samarbeidet i avtaleperioden skal opsjonen også gjelde for disse. Læringsplattformen skal være et pedagogisk hjelpemiddel for pedagogisk ansatte, elever og foresatte i det daglige arbeidet i både skole og hjem. Læringsplattformen skal inneholde forskjellige typer verktøy for å støtte læringsaktiviteter og administrasjonen av disse. Verktøyene skal være integrert i et felles brukergrensesnitt. I tillegg til å støtte læringsaktiviteter skal læringsplattformen fungere som informasjonskanal mellom tidligere nevnte brukergrupper. Den skal legge til rette for fleksibel kommunikasjon og samarbeid, samt systematisk vurdering av elevarbeid. Læringsplattformen skal ha en integrasjon med vårt skoleadministrasjonsprogram Oppad. Læringsplattformen skal være web-basert med Feide-klarert pålogging for elever og ansatte. Foresatte skal kunne benytte ID-porten for pålogging. Anskaffelsen vil også kunne omfatte nødvendige og nyttige kurs. Oppdragsgiver er usikker på om det er mest hensiktsmessig at også plass til lagring av data skal inngå i leveransen, eller om dette skal håndteres av oppdragsgiver selv i eget hus. Muligheten for tildeling av lagringsplass til forskjellige brukere og områder og kontroll over dette er av betydning for valg. Av disse årsaker er prosedyre for konkurranse med forhandling valgt. Øvrige opplysninger om anskaffelsen finnes i tilbudsskjemaet (vedlegg 1). Konkurransen er kunngjort i DOFFIN i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. 2.2 Arkitektur D-IKT baserer sin IKT-arkitektur på de prinsippene som K10 (IKT-samarbeid mellom de 10 største kommunen i Norge) beslutter skal være gjeldene for kommunene. Dette innebærer i hovedsak å realisere målsetninger i FAKS-rapporten som omhandler felles arkitektur i kommunal sektor. Rapporten med vedlegg kan lastes ned her: http://ksikt-forum.no/artikler/2009/5/felles_arkitektur_kommunal_sektor_%28faks%29 4 av 10
2.3 Integrasjon Drammensregionen IKT har etablert plattform for en tjenesteorientert arkitektur (SOA). Denne plattformen støtter nåværende og fremtidige arbeidsprosesser både internt og eksternt til innbyggerne i våre eierkommuner. Løsningen baserer seg på bruk av programvaren Mule ESB med støtte av Intalio BPMS, Drools BRMS, Italio BAM, Mule Galaxy og Oracle RDMS. 2.4 Anskaffelsens verdi Anskaffelsens kontraktsverdi med kjente opsjoner er estimert til kr. 2 500 000 over en periode på fire år. 3 Tilbudet 3.1 Generelt Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger og vedlegg som tilbudsinnbydelsen stiller krav om. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 3.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 29.6.2012 klokken 12.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 3.3 Innlevering av tilbud Det skal leveres ett (1) skriftlig sett av tilbudet, fullstendig utfylt og signert, samt en kopi på cd eller minnepenn. Tilbyder skal benytte tilbudsskjemaet (vedlegg 1) og følge retningslinjene som der er gitt. Alle opplysninger som har betydning for tildelingen skal fremkomme på tilbudsskjemaet. Dersom denne retningslinjen ikke er fulgt, vil tilbudet kunne bli avvist. Dersom tilbudet inneholder opplysninger som tilbyder anser å være taushetsbelagte, skal tilbud sladdet for slike opplysninger også leveres elektronisk. Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse merket: Tilbud Anskaffelse av læringsplattform (LMS) Ref: 12/6649 til: Virksomhet Drammensregionen IKT Kontaktperson: Ingunn Ryghseter Postadresse: Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Engene 1, 3008 Drammen Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. 5 av 10
Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 3.4 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til og med: 30.12.2012. 3.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 3.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av oppdragsgiver. 3.7 Orientering til tilbyder Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: E-post: Ingunn Ryghseter Ingunn.ryghseter@d-ikt.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende denne konkurransen enn nevnte kontaktperson. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 22.6.2012. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for tilbydernes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på www.doffin.no/ 3.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver ønsker en fremdriftsplan for implementering av LMS-et i Drammen kommune, med 20 skoler og ett Introduksjonssenter. Start for planen skal være ved kontraktsinngåelse. Ved besvarelse av tilbudsskjemaet skal det oppgis pris på å få flyttet data fra dagens skoleportal MLG (Microsoft Learning Gateway) inn i det nye LMS-et. Dataene som ønskes flyttet ligger på elevenes kontoer i MLG, og skal flyttes til elevenes nye kontoer i tilbyders LMS. MLG er bygget på SharePoint 2007. Data her ligger lagret i MS SQL, med én innholdsbase per kommune. Drammensregionen IKT har tilgang på et program i Visual Studio som trekker ut filene og lagrer de til disk basert på brukernavn. Man spesifiserer hvilke(t) område(r) det skal leses fra, og programmet lagrer alle filer i en katalogstruktur på disk. Disse må videre flyttes inn i nytt LMS. 3.9 Avtaleinngåelse og kontrakt Forhandlinger vil tidligst starte opp i uke 33. Tilbyders opprinnelige tilbud skal være bindende, uavhengig av forhandlingsutspill og svar på disse, til vedståelsesfristen har gått ut. 6 av 10
Oppdragsgiver vil inngå avtale med en leverandør forutsatt egnet leverandør og tilbud. Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtaler. Det vil bli benyttet avtale for kjøp og avtale for vedlikehold. Hvilke avtaler som vil bli benyttet vil bli avklart i forhandlingene. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. 3.10 Kontraktens varighet Kontrakten har en varighet på to 2 år fra avtalens virkningstidspunkt. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge kontrakten med 1+1 år. 4 Kvalifikasjonskrav til leverandør 4.2 Skatt er betalt Dokumenteres ved skatteattest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse 4.3 Merverdiavgift er betalt Dokumenteres ved attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF- 1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 4.4 HMS forhold Dokumenteres ved signert HMS egenerklæring. HMS - erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, jf. 3-4, 8-8, 12-3 7 av 10
og forskift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, kgl.res. av 6.februar 2008. Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller forskrift om internkontroll. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. 4.5 Firmaets økonomiske forhold Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for leveransen. Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av oppdragsgiver ved hjelp av en kredittvurdering. Vi bruker firmaet Soliditet som gir kredittvurdering etter svar direkte modell. Oppdragsgiver angir den rating som oppdragsgiver selv mener å samsvare med leveransens totale risiko. Minstekravet for vurdering/rating vil for denne anskaffelsen være A. Tilbydere som ikke oppnår A, fordi tilbyder er nyetablert eller under etablering, må gi nærmere begrunnelse for dette i tilbudet. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. De selskap som grunnet organisasjonsform ikke kredittvurderes av Soliditet, vil bli vurdert av oppdragsgiver ut fra leverandørens økonomiske nøkkeltall. Disse tilbyderne skal legge ved regnskapstall og revisjonsrapport for de tre siste år. 4.6 Elektronisk fakturering Dokumenteres ved akseptskjema Faktura kan foreløpig benyttes i papirformat. Men tilbyder skal kunne levere elektronisk faktura da dette formatet blir innført i det offentlige. E-faktura (faktura, kreditnota og purring) er forsendelse av datafil i standard format til mottaker. For det offentlige er det Elektronisk handelsformat (EHF) som er standarden og det er denne som skal benyttes. 4.7 Erfaring fra tilsvarende leveranser Dokumenteres ved akseptskjema Leverandøren skal kunne vise til at systemet er implementert og i bruk i flere norske kommuner og oppgi minst to. 4.8 Teknisk / faglige minstekrav Tekniske minimumskrav 1. Systemet må være Feideklart / godkjent 2. Systemet må ha integrasjon mot Oppad for overføring av brukeridenter for elever og lærere. 3. Systemet skal kunne operere i FAKS, ref. kap. 2.2 og kunne integreres i D- 8 av 10
IKTs mellomvareplattform, ref. kap. 2.3. 4. ID porten benyttes for pålogging for foresatte. 5. Systemet skal kunne brukes med full funksjonalitet med minimum nevnte versjoner av følgende nettlesere: Mozilla Firefox 9, Google Chrome 16, Internet Explorer 8, Apple Safari 5 og Opera 11. 6. Systemet må kunne synkronisere med Exchange-server for e-post, oppgaver, kalender og kontakter. 7. Systemet må kunne støtte bruk av SCORM 8. LMS-et skal kunne være implementert i minimum én skole senest to måneder etter kontraktsinngåelse. Faglige minimumskrav 1. Pedagogiske funksjoner a. Systemet skal støtte utdeling og innlevering av oppgaver for elever. b. Systemet må til enhver tid kunne vise lærerne en samlet oversikt over hvilke elever som har levert/ikke levert på en spesifikk oppgave. c. Systemet må kunne gi elevene og lærerne en oversikt over hvilke oppgaver den enkelte elev har levert og hvilke som gjenstår. d. Det skal være mulig å lage selvrettende prøver i systemet. 2. Administrative funksjoner a. Det må være mulig å tidsbegrense elevenes tilgang på de forskjellige mappene og oppgavene b. Det må være mulig å styre tilgangen til områder/mapper/oppgaver ut ifra både gruppe- og individnivå. c. Lærerne skal på bakgrunn av en oppgave gitt til elevene kunne hente ut statistikk og se status på innleveringene (tidspunkt for innlevering, vurdert eller ikke vurdert, evt. karakter). d. Læringsplattformen skal kunne gi en oversikt over enkeltelevers aktivitet i læringsplattformen fra inneværende skoleår. Oversikten skal minimum vise status på oppgaver, karakterer og fravær (elevportefølje). e. Foresatte skal med én pålogging ha tilgang til opplysninger om alle sine barn så lenge de er elever i kommunen. f. Foresatte skal ha tilgang til å se sine barns karakterer, fravær og status på innleverte og ikke innleverte oppgaver. 3. Andre krav a. Systemet skal kunne leveres og være priset med plagiatkontroll. b. All tekst i LMS-et skal være på bokmål. c. Leverandøren skal kunne levere opplæringsmateriell for foresatte. Dette skal inngå i prisoversikten i tilbudsskjemaet (vedlegg 1, kapittel 5.1) 5 Tildelingskriterier Tilbyderens besvarelse i tilbudsskjemaet (vedlegg 1) vil være gjenstand for evalueringen i forhold til tildelingskriteriene. Utstrakt bruk av henvisninger og referanser til vedleggsdokumenter som vanskeliggjør evalueringen kan føre til avvisning. 9 av 10
5.1 Tildelingskriterienes tillagte innbyrdes vektfordeling Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader - Vekt 30 % Kvalitet - Vekt 70 % 5.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene 5.2.1 Priser og kostnader (30 %) - Priser skal fylles ut av tilbyder i tilbudsskjemaet (vedlegg 1). - Vi ønsker samlet pris (inkludert alle kostnader) for anskaffelsen. Tilbyderne må også vise fordelingen av pris på hver av de fire kommunene. - Totalprisen for fire kommuner vil bli lagt til grunn ved sammenligningen av tilbudene. - Den inngitte prisen skal være fast i hele avtaleperioden. 5.2.2 Kvalitet (70 %) - Kvalitet blir vurdert etter følgende fordeling (70 % til sammen): o Pedagogiske funksjoner: 40 % o Service og support: 5 % o Tekniske funksjoner: 10 % o Administrative funksjoner: 10 % o Annet: 5 % Pedagogiske og administrative kriterier vurderes med hensyn til brukervennlighet og funksjonalitet. Hvilke kriterier for kvalitet som ellers vil bli evaluert fremgår av tilbudsskjema punkt 5.2. 10 av 10