Protokoll fra 19.11.09 OSLO- OG AKERSHUSHØGSKOLENES STUDENTSAMSKIPNAD (OAS) sak 65/09 - PROTOKOLL FRA STYREMØTET 19.11.2009 Tilstede. Fredrik Arneberg, Anders Bondehagen, Vegard J. Jæger, Annette Tandberg, Andreas Adolfsen, Tove Bull-Njaa, Gunnar Rein Olsen, Grethe Røsok, Sepp Mantel og Geir Texnes Forfall: Ingen Observatører: Guri Skansen, Trond Bakke og Kari Rosenstrøm Fra administrasjonen møtte John Hvidsten (direktør) og Manka Willms (referent) Møtet startet kl. 17.00 og sluttet kl. 19.40 Sakene er protokollert i den rekkefølge de ble behandlet. GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Godkjent SAK 53/09 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Styret vedtar administrasjonens forslag til protokoll fra møtet 30.09.2009. SAK 54/09 STATUSRAPPORT MED REGNSKAP Boligene: Ferdigbefaring og innflytting gikk som planlagt i Kongsvinger. Avtalt møte med Husbanken for å starte prosessen med å konvertere byggelånet til ordinært startlån i Husbanken. Barnehagene: Tilskuddet for Lille Bislet er nå på det nivået det skal være etter omleggingen. Vi har også fått etterbetalt for 2008. Spisestedene. I forbindelse med Grønne tiltak ønsker spisestedene å øke kaffeprisene, men la studentene få fylle opp sine egne og OAS sine termokrus for samme pris. Dette for å unngå pappkrus. Økonomi: Avvik i forhold til budsjett grunnet forsinket innbetaling av semesteravgift tilsvarer ganske nøyaktig OAS totale avvik i forhold til budsjettet. Bolig og eiendom mangler inntekter angående internasjonale studenter på ca. 1 mill. Velferd mangler ca. 0,5 mill i tilskudd Det er alltid større utbetalinger fra helseordningene i slutten av året og ut januar da mange samler opp til større utbetalinger. Dette gjør at det er vanskelig å si nøyaktig hvor vi ender.
Styret tar statusrapporten til etterretning. SAK 63/09 ENDRING I LØNNSUTVALGETS MANDAT I tillegg til å få inn en fra utdanningsinstitusjonene i lønnsutvalget, kan det være ønskelig å få inn en fra de ansatte. Imidlertid er styret av den oppfatning at kompetanse er det viktigste og at det blir tatt hensyn til det når lønnsutvalgene velges. Styret vedtar lønnsutvalgets forslag til nytt mandat, datert 19.11.09. SAK 55/09 REVISORORIENTERING Styret tar revisors orientering til etterretning. SAK 56/09 STATUS SPISESTEDENE Dette er oppfølging fra en sak på siste møte før sommeren vedrørende spisestedenes dårlige resultat. Styret ble da informert om hvilke grep ledelsen i spisestedene ville ta. Sommeren byr på flere utgifter enn inntekter og denne saken viser resultatet av det arbeidet som er gjort i 3 høstmåneder. Avdelingen har så langt nådd målet som var å holde budsjett for høsten. 3 måneder er kort tid å vise til varige endringer. I denne tiden har ledelsen vært inne i mange saker og hatt et enormt arbeidspress. Det er ikke slik det kan være over lang tid. Brannslukking er ok på kort sikt og ledelsen må fortsette oppfølgingen, spesielt på de store spisestedene. Dette jobbes det med, og det går fremover. Kompetansen må sikres på alle nivåer og de nyansatte vil være viktige i dette arbeidet. Det er bekymringsfullt med stor turnover i avdelingen. Bi så litt har åpningstid fra kl. 09.00-14.00. Mange ønsker å kjøpe kaffe i tiden før og etter åpningstid. Det er problemer med å få ansatt personer i vikariatene i Bi så litt og på Fyrhuset. De som ansettes må være gode på både økonomi, drift og mat. For å spare blir flere nyansatte tilbudt 80% stilling. Det er mye bra jobbing i spisestedene, men mange føler seg usikre på hva som skal skje. De trenger nå ro og tillit fra styret. Endringer er vanskelig og tar tid. Avdelingen må ha gode, langsiktige og overordnede mål. Styret synes det er godt å se at det endelig ble satt i gang tiltak og at det begynner å virke Styret ønsker en ny rapport til møte juni 2010.
Styret tar den økonomiske rapporten fra spisestedene til etterretning og ber om å få seg forelagt en statusrapport til møte juni 2010. SAK 57/09 TILSTANDSRAPPORT STUDENTBOLIGER. VURDERINGER AV VEDLIKEHOLDSFOND USBL har vurdert våre boliger, og beskrevet en tilstandsrapport. De har sett på hva vi har av løpende og langsiktige behov. Det er sammenfall mellom avsetninger og vedlikeholdsbehov. Styret tar orienteringen om tilstandsrapporter, vedlikeholdsplan og vedlikeholdsfondets utvikling til etterretning og ber administrasjonen følge opp planene gjennom de årlige budsjettene og handlingsplanene. SAK 58/09 AKTUELLE BOLIGPROSJEKTER. VURDERINGER OG PRIORITERINGER. Holstsgate eies i dag av URBO. Dette tynger URBOS økonomi som har en gjeldsbelastning på ca. 26 mill. OAS ønsker å bedre studentboligdekningen ved å overta eksisterende bygninger for å sette dem i stand til studentboliger. Ved å kjøpe Holstsgate av URBO kan vi frigjøre kapital og redusere gjeldsbelastningen i URBO. Refinansiering av lånet alternativt eksternt salg vil være best for URBO. URBO er datterselskap til OAS og OAS kan ta andre hensyn. For eksempel vurdere salgssummen lavere enn markedsverdi for å realisere studentboliger. Det er vanskelig å si om vi vil få søkere til 3 roms leiligheter, men leilighetene kan også bygges om til 3 rom med felles bad og kjøkken. Grunnet tidligere innvilget støtte fra departementet til Carl Berner er det mest ryddig å ha det som 1. prioritet og Holstsgate som 2. prioritet. Prosjekt i Bjørvika ligger lenger frem i tid, men styret ønsker at administrasjonen tar kontakt med SiO for om mulig samarbeide om et prosjekt senere. Styret ber administrasjonen sende søknad om tilskudd til nye studentboliger med Carl Berner byggetrinn 2 som første prioritet og gir administrasjonen fullmakt til å utforme den endelige søknaden etter å ha fortatt nødvendige avklaringer. Administrasjonen bes om å ta kontakt med SiO for å avklare om det er aktuelt med et samarbeid for å realisere studentboliger i Bjørvika. SAK 59/09 STUDENTDELTAGELSE I STYRINGSGRUPPE FOR BOLIGPROSJEKTER Utbyggingen i Kongsvinger har gått på skinner og ikke gitt de største utfordringer. Det var positivt å ha en studentrepresentant i styringsgruppen. En utfordring kan bli å finne en egnet student. Dette kan kanskje føre til at prosjekter blir utsatt. Styret ønsket derfor at vedtaket skal endres fra skal ha en studentrepresentant til bør ha en studentrepresentant. Vedtak. Styret tar orienteringen til etterretning og ber om at det etableres styringsgrupper ved igangsetting av nye studentboligprosjekt. Styringsgruppen bør ha en studentrepresentant oppnevnt av styret. SAK 60/09 SAKER FRA VELFERDSRÅDET
Sak 1. Evaluering av prosjektstillingen som velferdssekretær på HiO. Det har vært avholdt møte med HiO, parlamentet, OAS og Sigurd (som har hatt stillingen som velferdssekretær) vedrørende en eventuell videreføring. Det er levert en sluttrapport, men ingen ny søknad. Foreløpig er det en forespørsel fra parlamentet. Prosjektet kan være nyttig for alle våre studenter. Ved en eventuell videreføring eller utvidelse til 100% stilling må finansieringen avklares. Sak 2 Søknad fra argument Viktig at seminaret/kurset følges opp. Det skal gis informasjon til alle studentene. Markedsføringen blir viktig. Det må også gis tilbakemelding når prosjektet er ferdig. Styret tar rapport fra Studentparlamentet ved HiOs velferdssekretær til etterretning og vedtar å støtte arguments skrivekurs med inntil kr. 30.000 på de premisser Velferdsrådet har satt. SAK 61/09 BDO NORAUDIT. GJENNOMGANG AV STUDENTSAMSKIPNADENE Saken ble diskutert nøye på styreseminaret og det ble ingen videre diskusjon. Styret tar orienteringen om BDO sin gjennomgang av studentsamskipnadene til orientering. SAK 62/09 ORIENTERING OM LØNNSUTVALGETS ARBEID 2009 Styret tar orienteringen om Lønnsutvalgets arbeid i 2009 til etterretning. SAK 64709 EVENTUELT - Styret anmodet administrasjonen om å øve trykk på studentparlamentene vedrørende høringen om styresammensetningen og varamannsordningen. - Styret ble orientert om at helse Sør-Øst så langt ikke tar sikte på å innarbeide støtte til OAS i budsjettet for 2010, men vil vurdere saken på nytt når samarbeidsavtalene som er inngått i 2009 skal evalueres. OAS har avventet en slik samarbeidsavtale, men er enige med OUS HF Aker om at vi skal inngå en slik avtale nå med sikte på å motta støtte til driften fra 2011. Styret vedtar administrasjonens forslag til protokoll fra møtet 19.11.2009. Fredrik Arneberg Anders Bondehagen Styreleder nestleder
John Hvidsten Manka Willms Direktør referent