Ansattportal Versjon 2013.3
Innhold 1 Huldt & Lillevik Kjørebok... 2 2 Kompetanse og opplasting av dokumenter... 5 3 Registrere per uke, a- og b-uker ved månedsskille... 6 4 Andre endringer... 6 4.1 Varsler til attestansvarlig... 6 4.2 Søk nedtrekksmenyen er oppdatert... 7 4.3 Diverse rettinger... 7 2013 3 Ansattportal.doc Copyright 2013 Aditro Side 1
Hva er nytt i denne versjonen I denne versjonen av introduserer vi integrasjon med Huldt & Lillevik Kjørebok, samt mulighet for brukerne til å laste opp dokumenter direkte til egen kompetanse. Se beskrivelse nedenfor sammen med andre nyheter. I tillegg er mindre feil korrigert. Vi anbefaler at du leser gjennom dette produktnotatet for å få en oversikt over endringene i versjonen. Dersom du har oppdatert Huldt & Lillevik Lønn til versjon 5.13.3, må du også oppdatere Ansattportalen til versjon 2013.3. Hvis du skulle trenge hjelp til installasjonen/oppgraderingen viser vi til Installasjonsveiledningen på våre nettsider. 1 Huldt & Lillevik Kjørebok Vi har nå introdusert Huldt & Lillevik Kjørebok, som er en løsning for dokumentasjon og automatisk registrering av kilometer med tanke på kjøregodtgjørelse. Huldt & Lillevik Kjørebok er tilgjengelig på mobiltelefonplattformene Android og ios, og kan lastes ned fra henholdsvis Google Play og Apples App Store. Huldt & Lillevik Kjørebok krever egen bruksavtale, som kan tegnes for fritt antall brukere pr. bedrift. Huldt & Lillevik Kjørebok er integrert med Huldt & Lillevik ansattportal, slik at transaksjonene kan hentes inn i ansattportalen fra Huldt & Lillevik Kjørebok. Deretter kan transaksjonene sendes videre til attestering og utbetaling i lønn. Denne integrasjonen krever altså at du har både kjørebok og ansattportal. Selve integrasjonen blir satt opp i Huldt & Lillevik Lønn. Oppsett i Lønn: I mappen Oppsett integrasjon i oppgavevalg Kartotek Firmaoppsett har vi tatt inn en ny gruppe Kjørebok. Her registrerer du nøkkelen din bedrift har mottatt ved avtaleinngåelse av Huldt & Lillevik Kjørebok. Det enkleste er å klippe ut denne nøkkelen i e-posten dere har mottatt, og lime den inn i feltet merket Kjørebok hovednøkkel. Du må deretter sette opp koblingen mellom begrepene i Kjørebok og de aktuelle lønnsartene som transaksjonene skal bli overført til. Dette gjør du i oppgavevalg Kartotek Firmaoppsett Ansattportal. Her finner du også et nytt område merket Kjørebok, hvor du på venstre side finner begrepene Huldt & Lillevik Kjørebok benytter. Disse må du koble mot de aktuelle lønnsartene ved å markere et kjørebok-begrep, og deretter velge riktig lønnsart i nedtrekksboksen. 2013 3 Ansattportal.doc Copyright 2013 Aditro Side 2
Det er kun antall eller beløp som kommer fra kjørebok, derfor må du forvisse deg om at det er riktige satser på alle aktuelle lønnsarter som du gjør kobling til. Hvis ikke vil det bli en differanse mellom beløpet som ligger i kjørebok og beløpet som er utbetalt til lønn. NB! Selv om det er mulig å registrere utlegg og diett i Huldt & Lillevik Kjørebok er ikke dette med i integrasjonen mot ansattportalen ennå. Dette vil komme i en senere versjon. Oppsett i Ansattportalen: Når integrasjonen mot Huldt & Lillevik Kjørebok er slått på i Huldt & Lillevik Lønn, må hver enkelt bruker i koble seg opp mot sin kjørebokkonto for å hente ned egne transaksjoner. Dette gjør de ved at hver enkelt bruker angir sitt brukernavn og passord for Huldt & Lillevik Kjørebok i menyvalget Personalinformasjon Min profil, i feltet kalt Kjørebok. Når du har fylt inn brukernavn og passord og trykker Aktivere, blir informasjonen verifisert opp mot Huldt & Lillevik Kjørebok, og det blir lastet ned en krypteringsnøkkel som sikrer trygg oppkobling mot kjørebok. Hvis du tastet feil brukernavn eller passord, får du beskjed om dette og du må prøve på nytt. 2013 3 Ansattportal.doc Copyright 2013 Aditro Side 3
Når informasjonen er riktig lukker beskjeden om oppdatering pågår seg, og koblingen er aktiv. Skjermbildet vil da se slik ut: Hvis du senere ønsker å deaktivere oppkoblingen, klikker du på knappen merket Deaktivere, og oppkoblingen nullstilles. Du er nå klar for å hente transaksjoner fra Huldt & Lillevik Kjørebok, og det gjør du ved å gå til menyvalget Timer Registrere. Nederst til høyre er det en ny knapp kalt Import kjørebok, og når du klikker på denne starter overføringen av transaksjoner. Når overføringen er ferdig får du beskjed om antall transaksjoner som er hentet fra kjøreboken. Ved import blir transaksjoner tilbake til dato for forrige import, og frem til dagens dato, lest over. De nye transaksjonene vil du nå se i registreringsbildet og de kan behandles på vanlig måte i ansattportalen. Vær klar over at du må registrere eventuell informasjon om avdeling, prosjekt eller andre kostnadsbærere her, før du sender transaksjonene videre til attestering. 2013 3 Ansattportal.doc Copyright 2013 Aditro Side 4
I Ansattportalen er kun én desimal tilgjengelig i antallsfeltet. 2 Kompetanse og opplasting av dokumenter Du har nå mulighet for å laste opp og koble dokumenter til registrert kompetanse. Dette er mest aktuelt for kursbevis, sertifikater og lignende. For å laste opp et dokument må du ha registrert og lagret en kompetanse først, og deretter markert den kompetansen du vil koble dokumentet til. Når du trykker på knappen Legg til fil får du opp Utforsker på vanlig måte, hvor du finner dokumentet du vil laste opp, og trykker Åpne. Når opplasingen er ferdig skal det stå 1 i kolonnen Dokumenter for valgt kompetanse: Dette vil også gjenspeiles i Huldt & Lillevik Lønn 5.0, hvor antall og tilknytning blir vist under samme type Kompetanse i oppgavevalg Kartotek Personalopplysninger Kompetanse. Nederst i skjermbildet ser du informasjon om opplastede filer, og her kan du også slette dem hvis det skulle bli nødvendig. 2013 3 Ansattportal.doc Copyright 2013 Aditro Side 5
Hvis du vil slette en registrert kompetanse som har dokumenter knyttet til seg, vil du nå få tre valg. Hvis du velger Ja blir både kompetansen og dokumentet slettet fra databasen. Hvis du velger Nei blir linjen med kompetanse slettet, mens dokumentet blir liggende igjen i databasen, slik at det er synlig i Huldt & Lillevik Lønn. Hvis du velger Avbryt skjer ingen ting. Vennligst se dokumentasjonen for Huldt & Lillevik Lønn 5.0 for hvordan du kan laste opp og koble dokumenter der. 3 Registrere per uke, a- og b-uker ved månedsskille Uker med månedsskille er nå delt opp i a- og b-uker, slik at transaksjoner for første del av uken kan sendes til attestering uten at det påvirker neste måned. Når du står i a-uken er kun dager i første måned tilgjengelige for registrering, men du vil kunne se hva som er registrert i b-uken. Og det samme gjelder når du står i b-uken. Da er kun dager i andre måned tilgjengelige for registrering, men du vil kunne se hva som er registrert i a-uken. 4 Andre endringer 4.1 Varsler til attestansvarlig Tidligere ble det sendt et varsel per transaksjon til attestansvarlig, noe som skapte i overkant mange varsler. Dette er nå rettet slik at det kun går ett varsel når brukeren trykker på knappen Send til attestering. 2013 3 Ansattportal.doc Copyright 2013 Aditro Side 6
E-post sender I tillegg er det nå mulig å sette opp hvilken e-postadresse som skal være avsenderadresse ved meldinger og varsler. I Huldt & Lillevik Lønn 5.0, i menyvalg Verktøy Systemoppsett, velger du hvilken e- postadresse som skal være avsenderadresse ved varsler/meldinger når du bruker ansattportalen. Du kan velge mellom Firma eller Ansatt. Firma: Velger du Firma som avsender blir e-postadressen registrert i Kartotek Firmaoppsett Firmaopplysninger brukt som avsenderadresse. Eventuelt svar på sendt e-post vil da komme til denne e-postkassen. Ansatt: Velger du Ansatt som avsender vil den e-postadressen du har satt at skal brukes ved meldinger og varsler bli brukt som avsenderadresse. For hjelp til oppsett av e-postadresser, se dokumentet Ansattportal Praktisk Bruk.pdf. Uavhengig av hva du velger som E-post sender vil navnet på den ansatte stå som avsender. Valget påvirker altså bare hvilken e-postadresse som blir brukt. 4.2 Søk nedtrekksmenyen er oppdatert På tidligere versjon ble visningen i søkebildet feil når antall i utvalget ikke var delelig med 10. Dette er nå rettet slik at visning blir riktig uavhengig av antall. Nå vil bruk av piltaster for å bla mellom sidene fungere slik at 10 og 10 linjer blir vist med riktig utvalg. 4.3 Diverse rettinger Vi har i denne versjonen gjort en del retting av småfeil i forbindelse med støtten for flere nettlesere. 2013 3 Ansattportal.doc Copyright 2013 Aditro Side 7