ASi Prosjektregnskap Arne Schei Informasjonsystemer Hamar 01.01.2005 arne@schei.no Http//www.schei.no
Innhold ASi Prosjektregnskap... 1 Innhold... 2 Hovedmeny... 4 Login... 6 Innstillinger... 7 Om ASi Prosjektregnskap... 8 Datasett... 9 Tabell datasett... 9 Skjema datasett... 9 Prosjekt... 11 Tabell Prosjekter... 13 Skjema Prosjekt... 16 Tabell prosjektdeltagere... 22 Skjema prosjektdeltager... 22 Skjema Finansiering... 23 Skjema gruppe... 24 Skjema gruppetype... 25 Tabell gruppetype... 25 Tabell Oppdrag... 26 Skjema Oppdrag... 26 Skjema medarbeider... 28 Skjema oppdragsart... 28 Tabell oppdragsart... 28 Velg Prosjekt... 29 Skjema framdrift... 29 Eksporter data til MS-Project... 30 Budsjett... 31 Tabell Budsjett... 32 Skjema Budsjett... 35 Tabell BudsjettKonto... 37 Tabell Kontoplan... 39 Skjema Kontoplan... 39 Skjema Kostra-konto... 40 Tabell MVA-koder... 40 Skjema MVA-kode... 41 Velg Budsjett... 41 Forventede endringer... 42 Skjema Forventet... 43 Tabell Forventet... 44 Kontrakt... 45 Tabell Kontrakt... 46 Skjema Kontrakt... 49 Skjema Kontraktlinje... 52 Tabell Kontraktspart... 54 Skjema Kontraktspart... 56 Velg kontrakt... 57 Velg Kontraktskonti... 57 Velg Kontraktspart... 57 Faktura... 59 Tabell Faktura... 59 Skjema Faktura... 61 Skjema Faktura linje... 63 Kontonummer finnes ikke... 64 Endringer... 65 Tabell Endringer... 65 Skjema Endring... 67 Tabell Endringstyper... 68 Side 2
Skjema Endringstyper... 68 Velg Endring... 69 Endringer, Forventede endringer og Bestilte endringer - Metoder for håndtering av endringer... 69 Endring... 69 Forventet endring... 71 Bestilt endring... 72 Bestilt og fakturert endring... 73 Varsler... 74 Tabell varsler... 74 Skjema varsel... 75 Skjema Varsel Sak... 76 Tabell varseltyper... 76 Skjema varseltype... 77 Rapporter... 79 Rapporter... 79 Skjema Rapport... 81 Lager flettefile... 82 Saksbehandler... 83 Tabell Saksbehandlere... 83 Skjema Saksbehandler... 83 Tabell Avdeling... 84 Skjema Avdeling... 84 Tabell seksjon... 84 Skjema Seksjon... 85 Indekser registre... 85 Tabell forbindelser... 86 Skjema forbindelse... 86 Tabell Indekstyper... 87 Skjema Indekstype... 87 Tabell Kunder... 88 Skjema Kunde... 88 Tabell Leverandører... 89 Skjema Leverandør... 90 Tabell Postadresser... 91 Skjema Postadresse... 91 Side 3
Hovedmeny Programmets hovedmeny MENYLINJE: File Integritetstest Test av filenes innbyrdes integritet. Programmet arbeider med en komplisert filstruktur der flere registre oppdateres i en transaksjon. Det kan oppstå feil. F.eks. dersom maskinen eller nettverket "kræsjer" det kan også forekomme "bugs" i programmet i enkelte sære kombinasjoner. Før viktige rapporteringer i store prosjekter kan det være lurt det være lurt og kjøre en slik test. Den tar ikke mange minutter. Eventuelle feil logges og kan skrives ut. Ved gjentatte feil rapporteres det til programutvikleren. Datasett Det kan defineres flere datasett. Dette innebærer at en kan fysisk plassere grupper av datafiler forskjellige steder på maskinen/i nettverket. Tabell datasett Saksbehandlere Tabell over saksbehandlere registrert for prosjektregnskapet. Avdelinger Tabell over avdelinger. Knyttes til saksbehandler. Leverandører Tabell over leverandører. Dette er et globalt register, der leverandører som benyttes flere ganger kan registreres. Data kan hentes inn ved registrering av kontrakt. Kontoplan NS3451/3 Kontoplan ihht NS3451/3. Kan hentes inn ved registrering av budsjett. Innstillinger Bilde for registrering av datakataloger og defaultverdier for avgiftskonti. Dette er standardverdier som foreslås, og kan overstyres, ved registrering av et nytt prosjekt. Indekser registre Indeksering av programmets datafiler. Ved store datamengder kan det forekomme behov for å indeksere datafilene på nytt. Edit De vanlige Windows-funksjonene for Clip/Cut/Past. Kan benyttes for å kopiere mellom felt i programmet. Oppdrag Menyvalg for ale tabeller knyttet til et oppdrag/prosjekt. Kunder Tabell over kunder. Dvs. i denne sammenheng regnskapsførerens kunde, dvs Side 4
oppdraggsgiveren. For de øvrige menyvalgene vises til beskrivelse for tilsvarende knapper! KNAPPER: Prosjekt Budsjett Forventet Tabell over prosjekter som det er knyttet prosjektregnskap til. Fra egne faner i dette bildet kan Finansiering, Budsjett, Forventet, Kontraktsparter, Kontrakter, og Fakturert for hele prosjektet studeres i egne tabeller. Budsjett for prosjektet. Fra egne faner i dette bildet kan Forventet, Kontrakter, og Fakturert for hver budsjettkonto studeres i egne tabeller. Tabell over spesifiserte forventede endringer spesifisert på kontonivå. Disse kan om ønskelig knyttes til et endringsskjema. Kontraktspart Tabell over kontraktsparter. Fra egne faner kan en få oversikt over kontrakter og fakturert for hver kontraktspart i prosjektet. Kontrakt Faktura Endring Tabell over kontrakter. Fra egne faner kan en få oversikt over kontraktslinjer og fakturert for hver kontrakt i prosjektet. Tabell over fakturaer. Fra egne faner kan en få oversikt over fakturalinjer og fakturert for hver Kontraktspart eller kontrakt i prosjektet. Tabell over Endringer. Endringene kan knyttes til endringsskjema, utsteder. Videre til en forventet endring eller kontrakt. Fra egne faner kan en få oversikt over kontrakter ev. forventede endringer som er knyttet til endringen. Side 5
Login Innloggingsbilde for prosjektregnskapet. Nye brukere må legges inn av systemansvarlig. Start programmet ved å klikke på snarveien eller ved å velge menyvalget Start + Programmer + ASi Prosjekt + Prosjektregnskap. Programmet kan også settes opp til å startes direkte uten påloggingsbilde. Dette forutsettes at saksbehandlere først er registrert i Tabell saksbehandlere. Klikk med høyre museknapp på snarveien for programmet og velg alternativet Egenskaper. I feltet Målmappe, vises oppstartkommandoen for programmet. F.eks: c:\prosjekt\pregnw\pregnw.exe. Tilføy etter programnavnet et ordmellomrom og parameteren brukernavnet. F.eks: c:\prosjekt\pregnw\pregnw.exe AS. Dersom en har nettverk og tilordner en brukerident via en systemvariabel f.eks ved dos-kommandoen: SET USER=AS. Denne systemvariabelen kan deretter benyttes som parameter i kommandolinjen på denne måten: c:\prosjekt\pregnw\pregnw.exe %USER%. På denne måten kan automatisk pålogging gjøres dynamisk og avhengig av hvem som er logget på nettverket på den aktuelle arbeidsstasjonen. En kan også stille inn at programmet startes og tester om det foreligger noen varsler for den aktuelle saksbehandleren når arbeidsstasjonen startes, ev. i et program for oppgaveplanlegging. Legg inn en snarvei til programmet i katalogen Oppstart med parametren /v. Obs! Det må foran dette være angitt en parameter for saksbehandler. Kommandolinjen vil da f.eks. kunne se slik ut: c:\prosjekt\pregnw\pregnw.exe %USER% /v. Programmet vil teste om de foreligger noen varsler som er forfalt. Om så ikke er tilfelle avsluttes programmet uten at brukeren vil merke dette. Om et varsel er forfalt, vil programmet varsle om dette ved at det åpnes et varselbilde: Ved å svare Nei, lukkes bildet og programmet avsluttes. Om en svarer Ja, åpnes programmet i funksjonen for varsler med det første prosjektet der varsler som har forfalt er registrert. Brukernavn Passord [OK] Oppgi bruker navn (Ident) Oppgi eventuelt passord Bekreft Side 6
[Avbryt] Avbryt innlogging Hjelp for dette bildet Innstillinger I dette bildet kan en endre innstillinger for programmet som er knyttet til hver enkelt arbeidsstasjon. Dette gjelder bl.a. standardinnstillinger for avgiftsberegning. Etter at en innstilling er endret, gå ut av programmet og start det på nytt. Dataene i dette bildet lagres i konfigurasjonsfila c:\windows\pregnw.ini. Dersom denne fila ikke finnes, vil en få opp dette vinduet ved oppstart av programmet. Cwprintfile Standard Rapport file CWRw File Rapport Posteringsanvisning Sats MVA Konto inngående MVA Konto utgående MVA Sats Inv.avg. Konto inv.avg. "Sti" og navn på runtime programfile for rapportgenerator. File med rapportdefinisjon for rapportgeneator. Denne følger med leveransen for programmet. Programfile for rapportgenerator. Denne må anskaffes separat. At kontakt med programleverandør. support@schei.no. Rapport som skrives ut ved å klikke på rapportknappen i Tabell Faktura. Standard sats for MVA. Foreslås ved opprettelse av nytt prosjekt. Standard konto for inngående MVA. Foreslås ved opprettelse av nytt prosjekt. Standard konto for utgående MVA. Foreslås ved opprettelse av nytt prosjekt. Standard sats for investeringsavgift. Foreslås ved opprettelse av nytt prosjekt. Standard konto for investeringsavgift. Foreslås ved opprettelse av nytt prosjekt. Side 7
[OK] [Avbryt] [Standardinnstillinger Avgift] Bekreft lagre Avbryt Stiller alle innstillinger for avgifter til standard. Hjelp for dette vindu. Om ASi Prosjektregnskap I dette bildet kan du finne data om programmet, versjon og leverandørdata. Dersom du har en evalueringsversjon, kan du koble deg opp mot leverandørens web-side og registrere programmet. Du vil da motta et registreringsnummer, som åpner programmet for full funksjonalitet. Fane - Brukerdata Bruker Adresse Postnr Oppgi brukernavn. Dette navnet vil være navnet som står øverst på alle rapporter. Adresse Postnummer Tabell postadresser Telefon Telefax Reg Nummer [Registrer deg nå] Telefonnummer Telefaksnummer Registreringsnummer (funksjon av brukernavn. Fås av programleverandøren ved registrering) Knapp for å åpne web-side for registrering av programmet Fane - Leverandørdata Internett Email [Ok] [Avbryt] Internettadresse til programleverandør E-mailadresse til programleverandør Lagre og lukk Avbryt Avbryt Side 8
Datasett I ASi-prosjektregnskap kan det registreres et valgfritt antall datasett. Datasettene kan ha grupper av datafiler lagret i egne kataloger, eller de kan ha kataloger felles med andre datasett. F.eks. kan oppdrags- og prosjektoversikter være felles, mens datafilene ligger lagret hver for seg. Kataloger merket med * må fylles ut! Tabell datasett Tabellen viser registrerte datasett i systemet. Det kan registreres et valgfritt antall datasett. Datasettene kan ha grupper av datafiler lagret i egne kataloger, eller de kan ha kataloger felles med andre datasett. F.eks. kan oppdrags- og prosjektoversikter være felles, mens datafilene ligger lagret hver for seg. [Velg] [Ny] [Endre] [Slett] [Lukk] Velg datasett Nytt datasett Endre datasett Slett datasett Lukk dette vinduet Hjelp for dette vinduet Skjema datasett Det kan registreres et valgfritt antall datasett. Datasettene kan ha grupper av datafiler lagret i egne kataloger, eller de kan ha kataloger felles med andre datasett. F.eks. kan oppdrags- og prosjektoversikter være felles, mens datafilene ligger lagret hver for seg. Kataloger merket med * må fylles ut! Side 9
Datasett navn Katalog datafiler * Datasett navn Katalog datafiler Katalog datafiler Katalog fellesfiler * Katalog fellesfiler Katalog fellesfiler Oppdragfiler * Katalog oppdragfiler Katalog oppdragfiler For valgene under, vil konsekvens være at programmet i vinduer hvor dette er relevant, slår direkte opp i de valgte kataloger. Katalog dokumentfiler Katalog dokumentfiler Katalog dokumentfiler Katalog tegningsfiler Katalog tegningsfiler Katalog tegningsfiler Katalog bildefiler Katalog bildefiler Kataloger merket med * må angis! Katalog bildefiler [Avbryt] Avbryt Hjelp Side 10
Prosjekt Oppdrag Prosjekt Prosjekt/oppdrag Et oppdrag som det skal opprettes prosjektregnskap benevnes som et prosjekt. Det kan opprettes ett prosjektregnskap knyttet til ett oppdrag. ASi leverer flere programmer til bygge og anleggsbransjen. Alle disse programmene har opplysninger om oppdraget lagret i en egen tabell (file) for oppdragsopplysninger. Dersom en ønsker å se hvilke oppdrag som er registrert, kan en åpne oppdragstabellen fra menyvalget File + Oppdrag. Ved opprettelse av et nytt prosjekt, vil en samtidig kunne opprette et nytt oppdrag. Dersom en oppgir et oppdragsnummer som allerede er registrert i oppdragstabellen, vil opplysninger som er registrert vises i registreringsbildet for prosjektet. Når en registrerer et prosjekt, vil en måtte ta standpunkt til en del overordnede faktorer for hele prosjektet. KOSTRA En bør ta stilling til om en skal benytte KOSTRA kontoplan i tillegg til kontoplan i hht NS3453. Dersom en velger dette, vil en ikke kunne benytte funksjonen for automatisk avgiftsberegning, da det ikke er egne konti for dette i KOSTRA. Benytter en KOSTRA, kan en angi avgiftstype ved en avgiftskode. Automatisk avgiftsberegning Dersom en ikke benytter KOSTRA, kan en angi at en skal benytte funksjonen for automatisk avgiftsberegning. Det forutsettes da at en angir konti og prosentsats for de aktuelle avgiftstypene. En angir også her om en ved registrering av budsjettposter skal benytte denne funksjonen ved registrering av Budsjett/forventet, kontrakter eller faktura. Automatisk beregning av reserve Programmet har en funksjon for automatisk beregning av reservekontoen. Dersom denne funksjonen er aktivert, vil reservekontoen reguleres automatisk, slik at avviket vil vil være 0 så lenge det er midler på reservekontoen. For å aktivere denne må det være registrert et beløp i tabell for finansiering. Det må også være angitt et kontonummer for reservekontoen. Side 11
Prosjektmedarbeidere Her angis hvilke av medarbeiderne som skal ha tilgang til å registrere data i prosjektet. Disse vil ha lese og skrivetilgang til alle deler av prosjektet med unntak av selve prosjektopplysningene. Eksportere framdriftsdata og kontraktsdata til MS-Project Faser og milepæler angitt under fanen Finansiering/framdrift kan sammen med framdriftsdata knyttet til kontrakter eksporteres til MS-Project ved rapporten Eksportfile til MS-Project under rapportfanen Prosjekt. Se Eksporter data til MS-Project Side 12
Tabell Prosjekter Fane - Prosjekt Tabellen i denne fanen gir oversikt over alle prosjekter. Det er kolonner for Sted/Sak, Budsjett, Kontrakt, Forventet, Disponert og Fakturert for hele prosjektet. Røde tall viser overskridelser i forhold til budsjett eller kontrakter. Grønne tall viser "innertier". Prosjekter registreres med Skjema prosjekt. [Velg] [Endre] [Ny] [Slette] [Slå på/av avsluttet] [Integritetstest] Filter Velg prosjekt Endre prosjektpost Nytt prosjekt Slett prosjekt Slå på/av oppdraget som avsluttet. Dersom prosjektet ikke er avsluttet vil det bli merket som avsluttet med dagens dato. Dersom det allerede er merket som avsluttet vil dette bli opphevet. En vil få en advarsel. Dette kan også settes manuelt i Skjema Oppdrag. Test av filenes innbyrdes integritet. Programmet arbeider med en komplisert filstruktur der flere registre oppdateres i en transaksjon. Det kan oppstå feil. F.eks. dersom maskinen eller nettverket "kræsjer" det kan også forekomme "bugs" i programmet i enkelte sære kombinasjoner. Før viktige rapporteringer i store prosjekter kan det være lurt og kjøre en slik test. Den tar ikke mange minutter. Eventuelle feil logges og kan skrives ut. Ved gjentatte feil rapporteres det til programutvikleren. Denne funksjonen kan også startes fra hovedmenyen, File + Integritetstest. Filter. Tabell over prosjekter som det er knyttet prosjektregnskap til. Det må opprettes et globalt oppdrag. Deretter kan dette knyttes til et prosjekt. Dette kan gjøres ved å dra et oppdrag fra Tabell Oppdrag og slippe det i denne tabellen. Det kan settes filter på deler av Side 13
oppdragsnummer eller beskrivelse for å begrense utvalget. Videre kan utvalget begrenses til kun de som ikke er avsluttet ev. kun egne oppdrag. Kun IKKE avsluttet Kun egne saker Vis kun ikke avsluttede oppdrag Vis kun egne oppdrag Angir at prosjektet inngår i rapporten "Tertialrapport" Angir at det er lagt inn en kommentar til prosjektet Angir at det er lagt inn en referanse til et bilde for prosjektet For kolonnene Budsjett og Fakturert er lagt inn en scrollbar nederst. Ved å dra denne til venstre kan en se disse verdier per enhet der som det er lagt inn en verdi i feltet Statistisk mengde og Enhet i Skjema Prosjekt, fane Prosjektregnskap. Fane - Kommentar/bilde Under denne fanen kan en legge inn kommentarer, samt et bilde som knyttet til prosjektet. Bildet og kommentarene benyttes i statusrapport og kan benyttes i andre rapporter etter behov. Bildefile Oppgi en bildefile som ønskes knyttet ti prosjektet. Velg en billedfile fra dialogboks Bildetekst Skal prosjektet medtas i statusrapport Sideskift etter prosjektet i statusrapport Angi en tekst som benyttes som bildetekst i statusrapport Angir om prosjektet skal medtas i statusrapport Angir om det skal foretas linjeskift etter prosjektet i statusrapport Fane - Grupper/Utvalg Tabell over deltagere i grupper og utvalg i prosjektet. Grupper kan defineres fritt. Medlemmer i gruppene kan kopieres inn ved dra/slipp fra Tabell forbindelser, Tabell prosjektdeltagere og kontraktsparter. Fra tabellen kan en også sende E-mail til en gruppedeltager eller hele gruppen. I rapportmenyen kan en skrive ut adresselister for alle eller en valgt gruppe. Tilsvarende kan det skrives ut etiketter. Oppdrag nr. Gruppetype Vises automatisk Velg en gruppetype Tabell over gruppetyper [Ny] [Endre] [Slette] Ny gruppedeltager Endre gruppedeltager Slett gruppedeltager Bla til forrige gruppe Bla til neste gruppe Side 14
Send E-mail til valgt person Send E-mail til hele gruppen Fane - Finansiering/Framdrift Tabell der det kan legges inn finansiering av prosjektet, ev. delfinansieringer. Summen fremkommer i overskriften til budsjettbildet. Dataene registreres i Skjema Finansiering. Tabell over framdriften i prosjektet. Dataene registreres i Skjema framdrift. Dataene i tabellene kan benyttes til å skrive ut en tertialrapport. Disse dataene kan også eksporteres til MS-Project. Se Eksporter data til MS-Project Oppdrag nr. Sum [Ny] [Endre] [Slette] Vises automatisk Sum finansiert Ny finansieringspost Endre finansieringspost Slett finansieringspost Milepæl markeres med utropstegn. Kommentar med blyant. Fane - Budsjett Tabell over alle budsjettposter i prosjektet. Her er kolonner for konto, kontotekst, Opprinnelig budsjett, Godkjent budsjett, Kontrakt, Forventet, Disponert og Fakturert. Som for tabellen over prosjektene viser også her Røde tall overskridelser i forhold til budsjett eller kontrakter. Grønne tall viser "innertier". Disponert er summen av Kontrakter og Forventet. Dersom det notert en kommentar til budsjettposten er linjen avsluttet med et notat-symbol. Budsjettdataene registreres i Skjema Budsjett. Oppdrag nr. [Ny] Oppdragets nummer Ny post Side 15
[Endre] [Slette] Endre post Slett post Fane - Forventet Tabell over alle spesifiserte forventede endringer i prosjektet for hver konto. Forventede endringer kan alternativt angis som en sum i Skjema budsjett. Forventede endringer registreres i Skjema Forventet. Oppdrag nr. [Ny] [Slette] Oppdragets nummer Ny post Slett post Fane - Kontraktsparter Tabell over alle kontraktsparter i prosjektet. Tabellen har kolonner for Nummer, Navn og adresse, Telefon og Telefax og E-mailadresse. Nye kontraktsparter registreres i Skjema Kontraktspart. Fane - Kontrakter Tabell over alle kontrakter i prosjektet. Tabellen har kolonner for Kontraktnummer, Tekst, Kontraktspartnummer, Kontraktpart, Kontraktsbeløp og Fakturert. Fakturert med Røde tall viser overskridelser i forhold til kontrakt. Grønne tall viser fakturert likt med kontraktssum. En blå til hake til høyre for tabellen viser at kontrakten er avsluttet. Nye kontrakter registreres i Skjema Kontrakt. Oppdrag nr. [Ny] [Endre] [Slette hele kontrakten] Oppdragets nummer Ny post Endre post Slett hele kontrakten Fane - Faktura Tabell over alle fakturaer i prosjektet. Tabellen har kolonner for Bilagsnummer, Fakturanummer, Kontrakt/Kontraktspartnummer, Tekst/Kontraktpart, Dato og Fakturert. Fakturert med Røde tall viser overskridelser i forhold til kontrakt. Grønne tall viser fakturert likt med kontraktssum. En blå hake til høyre for tabellen viser at dette er en sluttfaktura. Nye fakturaer registreres i Skjema Faktura. Oppdrag nr. [Ny] [Endre] [Slette hele fakturaen] [Lukk] Oppdragets nummer Ny post Endre post Slett hele fakturaen Lukk dette vinduet Hjelp Skjema Prosjekt Fane - Prosjekt Side 16
I bildet knyttes et globalt oppdrag til prosjektregnskapet ved å taste oppdragsnummeret eller hente det fra Tabell Oppdrag ved knappen Oppdrag nr Prosjektleder Oppdragets nummer Prosjektleder. Ved valg av nytt oppdrag, overføres saksbehandler fra prosjekt til dette feltet. Tabell over saksbehandlere. Kontonr Oppdragnr. Sted Sak Adresse Postnummer Kontonummer for oppdraget Oppdragets nummer. Oppdragsnummeret er bygget opp som (åånneee), der "åå; er årstall, "nnn" er oppdragets nummer og "eee" er oppdragets etappe. Oppdragsnummeret kan bygges opp annerledes, men denne oppbygningen gir mulighet for å rapportere ut fra disse kriterier. Programmet foreslår årstall for prosjektet ut fra gjeldende år. Sted for oppdraget. Feltet vil foreslå som et av feltene i headingen på rapporter. Dette kan endres i rapportmenyen Rapporter. Beskrivelse av hva saken gjelder. Feltet vil foreslå som et av feltene i headingen på rapporter. Dette kan endres i rapportmenyen. Prosjektadresse Postnummer Tabell over postadresser Telefon Telefonnummer Side 17
Oppdrag art Kode for oppdragets art Tabell over oppdragsarter Kontaktspers Mottatt dato Ferdig dato Kunde nr. Kundes kontaktsperson Dato for når oppdraget er mottatt Dato for når oppdraget er avsluttet Kunde nummer Tabell over registrerte kunder Prosjektet igangsettes Prosjektet avsluttes Fane - Prosjekt Dato for når prosjektet igangsettes (for overføring til MS-Project) Dato for når prosjektet er beregnet avsluttet (for overføring til MS- Project) For prosjektet oppgis prosentsats for MVA, samt konti for inngående og utgående MVA. Det samme gjelder ev. investeringsavgift. Obs: Dersom det er oppgitt en prosentsats og konto for for inngående eller utgående MVA, vil det være mulig å velge automatisk avgiftsberegning for hver budsjettkonto i bilde Skjema Budsjett. Det samme gjelder investeringsavgift. Betegnelse statistisk mengde Statistisk mengde er et begrep for å benytte data i prosjektregnskapet til en spesifikk mengde. Oppgi f.eks. Bruttoareal, dersom du ønsker å relatere kostnadsdata till bruttoareal. Enhet statistisk mengde Statistisk mengde Indeks type F.eks m2 for bruttoareal. Betegnelse statistisk mengde Indekstype i hht SSB Side 18
Tabell over indekstyper Skal KOSTRA-kontoplan benyttes Faste konti i KOSTRA Ansvar Tjeneste Art Fri Sjekk av om det skal benyttes KOSTRA-kontoplan Om det sjekkes av her vil felt for å registrere faste KOSTRA-konti for prosjektet bli tilgjengelige. Samtidig vil felt for avgiftsberegning bli gjort utilgjengelige. Her kan registreres faste konti som er felles for alle posteringer i prosjektet. Disse vil da foreslås ved registrering av nye budsjettposter. Ansvar i KOSTRA Tjeneste i KOSTRA Art i KOSTRA Fri dimensjon i KOSTRA Prosentsats MVA Konto for inngående MVA Prosentsats for MVA-beregning Konto for inngående MVA Tabell Kontoplan Konto for utgående MVA Konto for utgående MVA Prosentsats Investeringsavgift Tabell Kontoplan Konto for investeringsavg. Konto for utgående inv.avg. Tabell Kontoplan Automatisk avgiftsberegning Programmet tilbyr automatisk avgiftsberegning etter at det er gjort endringer i Budsjett, Forventet, Kontrakt eller Faktura. For budsjettet opprettes egne konti for avgifter og avgiften beregnes automatisk for konti der dette er valgt. For Kontrakter og Fakturaer opprettes egne kontrakts/fakturalinjer for avgifter med beregnet avgift. Denne kan justeres manuelt ved f.eks. øreavrundinger. Budsjett/forventet Kontrakter Faktura Automatisk avgiftsberegning for budsjett. Automatisk avgiftsberegning for kontrakter. Automatisk avgiftsberegning for fakturaer. Fane - Prosjektstatus/Medarbeidere I denne fanen vises prosjektstatus for Budsjett, Kontrakt, Forventet, Disponert, Innestående og Finansiert. Spesifikke data for Budsjett og Fakturert vises pr. statistisk mengde. Under denne fane kan også registreres medarbeidere som har de samme rettigheter som prosjektleder på underliggende nivåer i programmet. Side 19
Budsjett Kontrakt Forventet Disponert Fakturert Innestående Finansiert Dato opprinnelig budsjett Status budsjett Status kontrakter Status forventet Status disponert Status fakturert Status Innestående Status finansiert Prosjektdato for opprinnelig budsjett. Kan også settes fra Skjema Budsjett Sett dato opprinnelig budsjett Dato godkjent budsjett Prosjektdato for godkjent budsjett. Kan også settes fra Skjema Budsjett Sett dato godkjent budsjett Tabell Medarbeidere Tabell over medarbeidere i prosjektet. Ny Endre Slett Ny prosjektmedarbeider Endre prosjektmedarbeider Slett prosjektmedarbeider Fane - Finansiering I denne fanen er det mulighet til å spesifisere finansieringen prosjektet. Det kan også angis om en ønsker å benytte muligheten programmet har for automatisk beregning av reserveposten. Side 20
Konto for reserve Automatisk beregning av reserveposten Oppgi her hvilken konto som skal benyttes i prosjektet for reserver (nødvendig om en vil benytte funksjonen for automatisk beregning av reservebeløpet). Sjekk av her om en vil benytte funksjonen for automatisk beregning av reserveposten. For å benytte denne er det forutsatt at det er angitt en konto for reservebeløpet, samt at det må være angitt et beløp for Finansiert. Beløpet på reservekontoen rekalkuleres når det er gjort endringer i budsjett, kontrakter, forventet og fakturert. Fane - Kommentar I denne fanen er det mulighet til å knytte en fritekstkommentar til prosjektet. Text Kommentar Fane - Bilde Her kan legges inn et aktuelt bilde om prosjektet. Bildet lagres ikke i databasen men vises ved å åpne denne fanen. Det vises også i rapport Tertialrapport. Bildefile Filnavn for billedfile Slå opp og velg en billedfile [OK] [Avbryt] Ok (lagre/slette) Avbryt denne registrering Hjelp Side 21
Tabell prosjektdeltagere Tabellen viser hvilke personer som er registrert som prosjektdeltagere, dvs deltar i en gruppe eller utvalg registrert i Tabell gruppe/utvalg under fanen gruppe/utvalg i Tabell prosjekt. Nye prosjektdeltagere registreres i Skjema prosjektdeltager. Tabellen er lik Tabell forbindelser, men må være knyttet til et prosjekt. Forbindelser kan kopieres fra Tabell forbindelser eller kontraktspart fra Tabell kontraktspart ved dra og slipp. Dersom det er oppgitt en E-mailadresse til prosjektdeltagerens blir knappen tilgjengelig, og kan en starte sitt standard E-mail program med denne adressen klar for å skrive en melding. [Velg] [Ny] [Endre] [Slette] [Lukk] Velg prosjektdeltagerens Ny prosjektdeltagerens Endre prosjektdeltagerens Slett prosjektdeltagerens Lukk dette vinduet Hjelp for dette vinduet Skjema prosjektdeltager Skjema prosjektdeltager er likt Skjema forbindelse, men er knyttet til et prosjekt. Navn Prosjektdeltagerens navn Tabell forbindelse. Slå opp og velg eventuelt en forbindelse. Tabell kontraktspart. Slå opp og velg eventuelt en kontraktspart. Funksjon Prosjektdeltagerens funksjon Send data til Forbindelse. Forbindelsen blir opprettet eller oppdatert. Firma/virksomhet Adresse Postnr. Eventuelt firma/virksomhet Adresse Postnummer Tabell over postnumre Side 22
Telefon Mobiltelefon Telefax Lokal Email Email [OK] [Avbryt] Prosjektdeltagerens telefon Prosjektdeltagerens mobiltelefon Prosjektdeltagerens telefon Prosjektdeltagerens eventuelle lokale email-adresse i lokalt nettverk. Ved å velge send E-mail fra Tabell prosjektdeltagere vil denne adressen være prioritert. Ved tvil ta kontakt med systemansvarlig for det lokale nettverket for å få vite den lokale email-adressen. Prosjektdeltagerens email-adresse Bekreft lagre/slett Avbryt Hjelp for dette vinduet Skjema Finansiering I bildet registreres en finansieringskilde for prosjektet. Konto Beløp [OK] [Avbryt] Selvvalgt kode for linjen. Beløp Bekreft lagre/slett Avbryt Hjelp for dette vinduet Side 23
Skjema gruppe I bildet knyttes en prosjektdeltager til en gruppe. En prosjektdeltager kan knyttes til så mange grupper som nødvendig. Dersom en endrer dataene for en prosjektdeltager, endres disse i alle grupper prosjektdeltageren deltar i. Navn Gruppedeltagerens navn Tabell prosjektdeltager. Slå opp og velg eventuelt en prosjektdeltager. Funksjon Firma/virksomhet Adresse Postnr. Telefon Mobiltelefon Telefax Lokal Email Email [OK] [Avbryt] Gruppedeltagerens eventuelle funksjon i gruppa Eventuelt firma/virksomhet Adresse Postnummer Gruppedeltagerens telefon Gruppedeltagerens mobiltelefon Gruppedeltagerens telefon Gruppedeltagerens eventuelle lokale email-adresse i lokalt nettverk. Ved å velge send E-mail fra Tabell gruppe/utvalg i Tabell prosjekt, vil denne adressen være prioritert. Ved tvil ta kontakt med systemansvarlig for det lokale nettverket for å få vite den lokale emailadressen. Gruppedeltagerens email-adresse Bekreft lagre/slett Avbryt Side 24
Hjelp for dette vinduet Skjema gruppetype I bildet registreres gruppetype Kode Type gruppe [Ok] [Avbryt] Selvvalgt kode for gruppetype Beskrivelse av typen gruppe Bekreft lagre/slett Avbryt Hjelp for dette vinduet Tabell gruppetype Under Tabell prosjekt kan en registrere medlemmer i grupper og utvalg. Deltagerne må knyttes til en gruppe eller et utvalg via en gruppetype. Ny gruppetype registreres i Skjema gruppetype. I tabellen opprettes gruppetypene som knyttes til det aktive prosjektet. [Velg] [Endre] [Ny] [Slette] [Lukk] Velg gruppetype Endre gruppetype Nytt gruppetype Slett gruppetype Lukk dette vinduet Hjelp for dette vinduet Side 25
Tabell Oppdrag Tabell over globale oppdrag. Dvs disse oppdragene kan også benyttes av andre programmet fra ASi. F.eks. POINT-Beskrivelse, ASi-Timeregnskap, ASi-Funksjon, ASi-Kvalitet. Nye oppdrag registreres i Skjema oppdrag. [Velg] [Endre] [Ny] Velg post Endre post Ny post. Nye oppdrag registreres i Skjema oppdrag ved å taste Ny. Når oppdraget er registrert, kan prosjekt i prosjektregnskapet ved å dra et oppdrag fra Tabell Oppdrag og slippe det i Tabell Prosjekter. En vil da få opp Skjema Prosjekt, med aktuelt oppdragsnummer, slik at prosjektet kan registreres. [Slette] [Lukk] Slett post Lukk dette vinduer Hjelp for dette vinduet Filter Kun IKKE avsluttet Kun egne saker Det kan settes filter på deler av oppdragsnummer eller beskrivelse for å begrense utvalget. Videre kan utvalget begrenses til kun de som ikke er avsluttet ev. kun egne oppdrag. Vis kun oppdrag som ikke er avsluttet Vis kun egne oppdrag Skjema Oppdrag Fane - Oppdrag I skjemaet registreres data om oppdraget. Kontonr Oppdragnr. Sted Sak Kontonummer for oppdraget Oppdragets nummer. Oppdragsnummeret er bygget opp som (åånneee), der "åå; er årstall, "nnn" er oppdragets nummer og "eee" er oppdragets etappe. Oppdragsnummeret kan bygges opp annerledes, men denne oppbygningen gir mulighet for å rapportere ut fra disse kriterier. Programmet foreslår årstall for prosjektet ut fra gjeldende år. Sted for oppdraget. Feltet vil foreslå som et av feltene i headingen på rapporter. Dette kan endres i rapportmenyen Rapporter. Beskrivelse av hva saken gjelder. Feltet vil foreslå som et av feltene i headingen på rapporter. Dette kan endres i rapportmenyen. Side 26
Adresse Postnummer Prosjektadresse Postnummer Tabell postadresser Telefon Oppdrag art Telefonnummer Kode for oppdragets art Tabell oppdragets art Fane - Kunde I denne fanen registreres data om kunden (oppdragsgiveren). Kunde nr Kundens nummer Tabell kunder Kontaktpers Kontaktperson Fane - Prosjekt I denne fanen oppgis kontorets saksbehandler for oppdraget. Saksbeh Ansvarlig saksbehandler. Tast knappen for tabell over registrerte saksbehandlere. Identen som er registrert her er avgjørende for om oppdraget eller prosjektet skal vises i tabellene for oppdrag eller prosjekter om det er merket av for kun egne oppdrag. Tabell saksbehandlere Mottatt dato Ferdig dato [OK] [Avbryt] Oppdraget mottatt Ferdig dato. Oppgi når oppdraget er avsluttet. Obs dersom det er registrert en dato i dette feltet regnes oppdraget som avsluttet. Oppdraget vil da ikke vises i tabellene for oppdrag eller prosjekter om det er merket av for kun IKKE avsluttede oppdrag. Denne datoen kan også settes fra knapp i Tabell prosjekter. Ok (lagre/slette post) Avbryt Hjelp Side 27
Skjema medarbeider Her registreres medarbeidere til prosjektet. Medarbeider må være registrert som saksbehandler. Medarbeideren får rettighet til å registrere, endre og slette data innen et prosjekt. Data om selve prosjektet kan kun prosjektleder forandre. Ident Saksbehandler Ident Tabell saksbehandlere [OK] [Avbryt] Ok Avbryt Hjelp Skjema oppdragsart Registrer oppdragsart. Oppdragsart benyttes til å klassifisere oppdragene for senere å kunne nytte dette ved rapportering. Oppdrag art nr. Oppdrag art [Ok] [Avbryt] Kode for oppdrags art Beskrivelse av oppdragsart Bekreft lagre/slett Avbryt Hjelp for dette vinduet Tabell oppdragsart Tabellen viser registrerte oppdragsarter (typer). Oppdragsartene benyttes til å kategorisere hvert enkelt oppdrag. Her kan en om ønskelig bygge opp en kodestruktur som passer sin egen virksomhet. [Velg] [Endre] [Ny] [Kopi] [Slette] [Lukk] Velg oppdragsart Endre oppdragsart Ny oppdragsart Kopier oppdragsart Slett oppdragsart Lukk dette vindu Hjelp for dette vindu Side 28
Velg Prosjekt Tabell for å velge prosjekt. Tabellen benyttes til oppslagstabell fra Tabell Budsjett, Tabell Forventet, Tabell Kontraktspart, Tabell faktura, Tabell Endringer og Tabell Varsler. Nytt prosjekt registreres fra Tabell prosjekt. Filter Kun ikke Avsluttet Kun egne oppdrag [Velg] [Lukk] Sett eventuelt filter på tekstbegrep som finnes i oppdragsposten. Sjekk av dersom en kun ønsker å vise prosjekter som ikke er avsluttet. Programmet husker denne innstillingen til den blir endret. Sjekk av om en kun ønsker å vise egne oppdrag. Programmet husker denne innstillingen til den blir endret. Velg prosjekt Lukk dette vindu Hjelp for dette vindu Skjema framdrift Dataene i dette bildet kan benyttes til å skrive ut en tertialrapport. Dataene kan også eksporteres til MS-Project. Se Eksporter data til MS-Project Oppdrag nr Fase nr Beskrivelse av fasen Ansvarlig Aktuelt oppdragsnummer Fase i framdriften (egen kode) Beskrivelse av fasen Angi eventuelt hvem som er ansvarlig for fasen Tabell prosjektdeltagere Start Slutt Start Slutt Side 29
Milepæl i prosjektet Ja Nei Kommentar [OK] [Avbryt] Angi om dette er en milepæl i prosjektet Ja Nei Kommentar til denne fasen Bekreft lagre/slett Avbryt Avbryt Eksporter data til MS-Project Faser og milepæler angitt under fanen Finansiering/framdrift kan sammen med framdriftsdata knyttet til kontrakter eksporteres til MS-Project ved rapporten Eksportfile til MS-Project under rapportfanen Prosjekt. Kjør rapporten og angi hvilken file dataene skal lagres i. Obs! Det bør benyttes filtype txt. Fila har format som en tabulator-separert Ascii-file. Etter at eksporten er kjørt startes MS-Project. Opprett en ny fil og angi prosjektdata under menyvalget Prosjekt + Prosjektinformasjon. Lagre prosjektet. Denne fila kan med fordel beholdes og benyttes til flere importer. Om ønskelig kan resultatfila etter at import er gjennomført lagres på et eget navn. Velg menyvalget Fil + Åpne Bla deg frem til den katalogen du lagret eksportfila i. Angi Filtype Tekst (tabulatordelt) (*.txt) Velg den fila som ble eksportert fra ASi-Prosjektregnskap ved å klikke på knappen Åpne. Vinduet Importtilknytning åpnes. Klikk på knappen Ny tilknytning... Gi tilknytningen et navn, f.eks. Asia-prosjektregnskap. Velg Aktiviteter under gruppen Data som skal importeres/eksporteres. Fanen Aktivitetstilknytning blir da tilgjengelig. Velg denne. Velg Legg til på slutten av gjeldende prosjekt fra nedtrekksmeny i feltet Metode for innbygging av importerte. MS-Project vil selv foreslå kobling mellom felt i den angitte importfila og MS-Project. Godta dette og tast Ok. Velg den nyopprettede tilknytningen og klikk på knappen Åpne. Sjekk eventuelle meldinger som måtte komme. Fila kan nå editeres som et vanlig MS-Project prosjekt. Lagre eventuelt på et nytt navn. Obs! Dette er første utgave av denne funksjonen. Jeg er åpen for forslag til forbedringer, og satser på å forbedre funksjonen etter hvert. Side 30
Budsjett Oppdrag Prosjekt Budsjett Budsjett Budsjetttabellen er helt sentral i ASi Beskrivelse. I skjema budsjett oppretter man kontostrukturen for prosjektet. Kontostrukturen er helt fri, men for byggesaker anbefales å opprette denne i hht NS3453. I tillegg til å knytte budsjettpostene til en NS3453-konto, kan hver konto knyttes til en KOSTRA-konto. I dette skjemaet kan en opprette og vedlikeholde: Opprinnelig budsjett Godkjent budsjett Forventet Disponert I en økonomisk oversikt utgjør disse verdiene ca. halvparten av kolonnene. Automatisk avgiftsberegning I bildet kan angis om det skal benyttes automatisk avgiftsberegning for denne kontoen. Dette forutsetter at dette også er angitt i Skjema prosjekt, ved at det er angitt konti for avgifter og avgiftssatser. Dersom en har valgt å benytte KOSTRA-kontoplan, er denne mulighet ikke tilgjengelig. I dette tilfelle benyttes MVA-kode i stedet for å ha avgiftene på egne konti. Forventede endringer Forventede endinger kan håndteres på 2 måter. Enten kan den registreres og vedlikeholdes fra budsjettbildet, eller den kan registreres i Tabell forventet, der den må knyttes til en konto, samt at den eventuelt kan knyttes til en endring eller kontrakt. Dersom en velger å håndtere forventet fra budsjettbildet, kan en legge inn en automatikk som medfører at forventet alltid justerer seg for å ivareta angitt budsjett, kontrakter eller fakturert. Det forutsettes da at Disponert settes lik den høyeste av disse verdier og forventet kalkuleres til en verdi for å oppnå dette. Dersom forventet angis i Tabell forventet, er automatikken ikke tilgjengelig for den valgte kontoen. Side 31
Tabell Budsjett Oppdrag Nr Aktuelt oppdrags nummer Tabell over prosjekter Finansiert Viser summen av finansierte midler. Fane - Budsjett Tabell over alle budsjettposter i prosjektet. Her er kolonner for konto, kontotekst, Opprinnelig budsjett, Godkjent budsjett, Kontrakt, Forventet, Disponert og Fakturert. Røde tall viser overskridelser i forhold til budsjett eller kontrakter. Grønne tall viser "innertier". Disponert er summen av Kontrakter og Forventet. Dersom det notert en kommentar til budsjettposten er linjen avsluttet med et kommentarsymbol Budsjettdataene registreres i Skjema Budsjett. Dersom det er registrert statistisk mengde i Skjema Prosjekt, kan en benytte termometer-bar nederst på bilde for å se Godkjent budsjett pr enhet og Fakturert pr enhet. På samme måte kan en se Avvik i % av Godkjent budsjett, samt oversikt over konti som har forskjellige avgiftstyper. Prosjektleder Finansiert Bruttoareal Automatisk beregning av reserve! Ansvarlig prosjektleder for prosjektet. Registreres i Skjema prosjekt Sum av finansiering for prosjektet. Registreres i Tabell prosjekt/skjema prosjekt Angis som statistisk enhet og mengde i Skjema prosjekt Angir at det foretas automatisk beregning av reserveposten. Dette Side 32
angis i Skjema prosjekt [Endre] [Ny] [Slette] Sum Endre post Ny post Slett post. Obs! En budsjettpost kan ikke slettes dersom det er registrert en kontraktslinje, forventet endring eller fakturalinje til posten. Det vil bli gitt et varsel om så er tilfelle. Sumbeløp for hver kolonne. Fane - Kommentar Konto Gjeldende konto Her kan registreres en kommentar til budsjettposten. Når det er registrert en kommentar, kommer et kommentarsymbol frem i høyre del av tabellen. [Lagre kommentar] Lagrer ev. endring av kommentar Fane - Forventet Konto Gjeldende konto Tabell over alle spesifiserte forventede endringer i prosjektet for hver konto. Forventede endringer kan alternativt angis som en sum i Skjema budsjett. Forventede endringer registreres i Skjema Forventet. Endringer kan registreres med dra/slipp fra Tabell Endringer. Forventede endringer kan overføres til Tabell kontraktslinjer (Tabell Kontrakter/Skjema kontrakt) ved dra/slipp. [Endre] [Ny] [Slette] Sum Endre post Ny post Slett post Sumbeløp for hver kolonne. Fane - Kontrakter Konto Gjeldende konto Tabell over alle kontrakter for denne budsjettposten. Tabellen har kolonner for Kontraktnummer, Tekst, Kontraktspartnummer, Kontraktpart, Kontraktsbeløp og Fakturert. Fakturert med Røde tall viser overskridelser i forhold til kontrakt. Grønne tall viser fakturert likt med kontraktssum. En blå hake til høyre for tabellen viser at kontrakten er avsluttet. Nye kontrakter registreres i Skjema Kontrakt. [Endre] [Ny] [Slette] Sum Endre post Ny post Slett post Sumbeløp forr hver kolonne. Side 33
Fane - Fakturert Konto Gjeldende konto Tabell over alle fakturaer for denne budsjettposten. Tabellen har kolonner for Bilagsnummer, Fakturanummer, Kontrakt/Kontraktspartnummer, Tekst/Kontraktpart, Dato og Fakturert. Fakturert med Røde tall viser overskridelser i forhold til kontrakt. Grønne tall viser fakturert likt med kontraktssum. En blå hake til høyre for tabellen viser at dette er en sluttfaktura. Nye fakturaer registreres i Skjema Faktura. [Endre faktura] [Ny faktura] [Slette hele fakturaen] Sum [Lukk] Endre faktra Ny faktura Slett hele fakturaen med alle fakturalinjer Sumbeløp for hver kolonne. Lukk dette vinduet Hjelp [<] Forrige prosjekt [>] Neste Prosjekt Side 34
Skjema Budsjett Dette bildet er helt sentralt i programmet. Her registreres budsjettpost som endringer, kontrakter og fakturaer skal knyttes til. Budsjettet kan benytte kontoplan NS3453 eller fritt valgte kontonumre. Oppdrag nr. Oppdragets nummer. Vises automatisk. Fane - Generelt Kontonr Oppgi kontonummer eller velg fra tabell med knapp Tabell over standard kontoplan Konto gruppe KOSTRA Ansvar Tjeneste Gruppe for inndeling av kontoplanen i grupper. F.eks. huskostnad osv. Kommer automatisk. Ved valg av ny budsjettkonto, settes kontogruppen som standard til gruppe knyttet til konto i NS3451. Dersom det er ønske om annen gruppe, velges gruppe fra nedtrekksmeny Gruppe for KOSTRA-konti. Dersom det ikke er sjekket av for at KOSTRA-kontoplan skal benyttes i Skjema prosjekt, vil KOSTRAfeltene ikke være tilgjengelige. Ansvar i KOSTRA Tjeneste i KOSTRA Side 35
Art Fri MVA-kode Art i KOSTRA Fri dimensjon i KOSTRA MVA-kode Tabell over KOSTRA-Konti Budsjett Opprinnelig budsjett Gruppe for budsjettdata Benytt denne som en referanse til et opprinnelig budsjettfremlegg. F.eks. ved politisk behandling (forprosjekt). Sett godkjent budsjett lik opprinnelig budsjett. Dato Dato for opprinnelig budsjett. Send dato for opprinnelig budsjett til prosjekttabellen. Godkjent budsjett Dato Siste godkjente budsjett. F.eks i styringsgruppa. Dato for siste budsjettvedtak. Send dato for godkjent budsjett til prosjekttabellen Kontrakt [Kalkuler Forventet på basis av Budsjett/Kontrakt] Forventet Disponert [Kalkuler Forventet på basis av Disponert] Fakturert Sum av kontrakter postert på denne budsjettkontoen. Klikk på denne knappen for å kalkulere forventet på basis av budsjett eller kontrakt. Dersom det ikke er registrert noen kontrakt, vil forventet settes lik budsjett. Dersom det er registrert kontrakter til denne kontoen, vil forventet settes lik budsjett-kontrakt. Forventet. Kan registreres manuelt, eller kalkuleres som vist over. Dersom forventet er angitt i egen tabell, vil dette feltet ikke være tilgjengelig. Dette er også kommentert om så er tilfelle. Disponert. Disponert er summen av kontrakter + forventet. Benytt denne funksjonen dersom du vil angi disponert beløp manuelt, og vil kalkulere forventet på basis av dette. Funksjonen Skal forventet endres fra kontrakt/fakt vil da slås av. Fakturert viser hvor mye som er fakturert til denne kontoen. Sett godkjent budsjett lik fakturert beløp. [Sett disponert lik Fakturert] Funksjon for å sette disponert beløp lik fakturert, og kalkulere forventet ut fra dette. Skal det regnes inng. MVA-avgift Skal det regnes utg. MVA-avgift Skal det beregnes investeringavgift Skal det regnes inngående MVA-avgift for denne kontoen. Skal det regnes inngående MVA-avgift for denne kontoen. Skal det beregnes investeringsavgift for beløpet på denne kontoen. Side 36
Skal forventet endres fra kontrakt/fakt Funksjon for å sikre at disponert alltid fanger opp kontraktsbeløp og fakturert beløp. Dersom det inngås en kontrakt større en budsjettert og derav også disponert beløp så langt, vil forventet justeres for å fange opp det nye kontraktsbeløpet. Tilsvarende for fakturert. Bør benyttes! Obs! Dette kan ikke gjøres dersom forventet er spesifisert i Tabell Forventet. Fane - Kommentar Kommentar [OK] [Avbryt] Kommentar til budsjettposten. Når det er skrevet tekst inn her, vil dette vises med et bok-symbol i tabellen for budsjettet. Bekreft lagre/slett post. Avbryt Hjelp Tabell BudsjettKonto Tabell over budsjettkonti. Benyttes som oppslagstabell ved registrering av kontraktslinjer i Skjema kontraktslinje og forventet endring i Skjema Forventet. Obs! En kan også registrere nye, endre og slette budsjettkonti fra denne tabellen. En budsjettkonto kan IKKE slettes om det er registrert en forventet endring eller kontraktslinje til denne. Ved skyveknapp nederst på tabellen, kan en se om og eventuelt hvilke KOSTRA-konti som er knyttet til budsjett kontiene. [Velg] [Ny] Velg budsjettkonto Ny budsjettkonto Side 37
[Endre] [Slette] [Lukk] Endre budsjettkonto Slette budsjettkonto Lukk dette vinduet Hjelp for dette vinduet Side 38
Tabell Kontoplan Tabell over NS 3453 kontoplan. Eventuelt kan det legges in kontorspesifikke kontoer i denne. Det er også mulighet til å koble en KOSTRA-kode til den standard kontoplanen. Dra skyvefeltet under tabellen for å se tilhørende KOSTRA-konto for NS3453-konto. Nye konti registreres i Skjema Kontoplan. Fane-NS3453 Tabell sortert på NS3453-kode. Fane-KOSTRA Tabell sortert på KOSTRA-kode. [Velg] [Endre] [Ny] [Slette] [Lukk] Velg post Endre post Ny post Slett post Lukk dette vindu Hjelp for dette vinduet Skjema Kontoplan I bildet registreres konti i kontoplanen. Kontoplanen bygger vanligvis på NS3453, men kan suppleres med egne kontonumre. Til hver kode kan knyttes en konto fra KOSTRA-kontoplan. Kto.nr. Tekst KOSTRA Ansvar Tjeneste Art Kontonummer Beskrivende tekst Gruppe for KOSTRA-konti Ansvar i KOSTRA Tjeneste i KOSTRA Art i KOSTRA Side 39
Fri MVA-kode Fri dimensjon i KOSTRA MVA-kode Tabell over KOSTRA-Konti [OK] [Avbryt] Bekreft lagre/slett Avbryt Hjelp for dette vinduet Skjema Kostra-konto Ansvar Tjeneste Art Fri Tekst MVA kode [OK] [Avbryt] Ansvar Tjeneste Art Fri Tekst Velg MVA-kode Bekreft lagre/slett Avbryt Hjelp Tabell MVA-koder Tabellen viser registrerte MVA-koder i systemet [Velg] [Ny] [Endre] [Slett] [Lukk] Velg post Ny post Endre post Slett post Lukk dette vinduet Hjelp for dette vinduet Side 40
Skjema MVA-kode I bildet registreres MVA-koder. Obs! MVA-koder benyttes nå kun i sammenheng med Kostrakontoplan. MVA kode Beskrivelse Faktor [OK] [Avbryt] MVA kode Beskrivelse kode Faktor for beregning av avgift. Den faktor et beløp må multipliseres med for å beregne avgiften. Bekreft lagre/slett Avbryt Hjelp for dette vinduet Velg Budsjett Tabell der en kan velge en budsjettpost. F.eks. ved registrering av kontraktslinje-post. Dersom det skal registreres en ny budsjettpost må dette skje fra Tabell budsjett. [Velg] [Lukk] Velg budsjettpost Lukk dette vinduet Hjelp for dette vinduet Side 41
Forventede endringer Forventede er kostnader som en regner med skal påløpe, som ikke er bestilt, men som skal anses som disponert. Forventede endringer kan håndteres på 2 måter i ASi-prosjektregnskap. Automatisk beregning av forventet Her beregnes forventet som funksjon av budsjett/kontrakt og disponert. Dette håndteres fra Skjema budsjett: Disponert settes lik godkjent budsjett. Ved å sjekke av for "Skal forventet endres fra kontrakt/fakt", vil programmet alltid beregne forventet slik at Kontrakter + Forventet = Disponert. Dersom det legges inn kontrakter som fører til at kontraktsbeløpet er større en disponert, vil forventet bli negativ. Dersom budsjettposten "overfaktureres", vil også forventet bli negativ. Manuelt I dette tilfellet håndteres forventede endringer fra Tabell forventet/skjema forventet. Den automatisk funksjonen slås av for den budsjettkontoen, der en oppretter en manuell forventetpost. Side 42
Skjema Forventet Skjema for registrering av forventet endring. Forventet nr Endring Kontrakt Endring nr. Dette nummeret opprettes automatisk. Dersom det er sjekket av for at det er registrert en endring til denne forventede endringen i Skjema Endring, får en tilgang til felt for å registrere endringsnummer Dersom det er sjekket av for kontrakt, er endringen knyttet til en kontrakt. En få da tilgang til et felt for å registrere kontraktsnummer og knapp for å velge kontrakt. Skriv ned ett endringsnummer som er registrert. Tabell over endringer. Kontrakt nr. Dersom det er angitt et kontraktnr, er endringen knyttet til denne kontrakten. Oversikt over endringene knyttet til kontrakten vises og på egen fane i Tabell kontrakt. Tabell over kontrakter. Konto nr. Oppgi kontonummer endringen skal knyttes til. Tabell over konti i prosjektet. Tekst Beløp [OK] [Avbryt] Beskrivende tekst for den forventede endringen. Beløp for denne forventede endringen. Bekreft lagre/slett Avbryt Hjelp for dette vinduet Side 43
Tabell Forventet Tabell over spesifiserte forventede endringer. Dersom en ønsker å spesifisere forventede endringer i detalj kan disse registreres i denne tabellen. Forvente endring for en budsjettpost kan registreres som en sekkepost på en budsjettkonto fra bildet Skjema Budsjett. Obs! alle slike endringer registreres ekskl. avgift. Avgifter beregnes automatisk for alle forventede endringer i Tabell budsjett. Obs! En forventet endring kan dras og slippes ned i tabell over kontraktslinjer i Tabell/Skjema Kontrakt. En får da spørsmål om den forventede endringen skal slettes når det opprettes en kontraktslinje for denne. Endringer kan hentes fra Tabell endringer ved dra/slipp. Filter. Det kan settes filter på innhold i posten for å begrense utvalget av poster. Fane - Forventet på nr. De forventede endringene sortert på nummer. Fane - Forventet på konto De forventede endringene sortert på kontonummer. Fane - Forventet på endring De forventede endringene sortert på endringsnummer. Dersom det er angitt et kontraktsnummer knyttet til en forventet endring, kan det opprettes en kontraktslinje ved å klikke på denne knappen. En får spørsmål om den opprinnelige forventede endringen skal slettes eller beholdes. [Endre] Endre forventet endring Side 44