Magasin NR 3 2006 Svart økonomi oppdages Kontrollvirksomheten skjerpes og stadig flere saker der svart økonomi er involvert blir avdekket. Det skal ikke lønne seg å jukse, forteller direktør Jan-Egil Kristiansen ved Oslo Likningskontor. Les mer på side 6 Derfor er Inter Revisjon en trofast bruker av Akelius Les mer på side 3 Hvorfor ønsker flere å outsource økonomitjenestene Les mer på side 5 Gode tips og råd i Akelius Les mer på side 7
Leder Langsiktige og lojale kundeforhold Flere av våre kunder har vært med oss helt siden Akelius Skatt ble lansert for over 15 år siden. Mange av kundene fra den gang har utvidet med flere produkter fra Akelius etter hvert som de er sluppet i markedet. Dette forteller oss at våre kunder er fornøyde med våre løsninger, samtidig som de er trofaste ovenfor Akelius som leverandør. Denne tilliten setter vi stor pris på fordi det viser at vår satsning på et konsept med god service, høy faglig kompetanse og ikke minst et produkt som er teknisk up to date har vært riktig. Stadig flere av våre kunders kunder benytter i dag også Akelius, fordi man da får en bedre og mer rasjonell kommunikasjon. I denne utgaven av Akelius Magasin forteller Inter Revisjon nettopp om fordelene ved at flere av deres kunder har anskaffet Akelius Skatt. Men våre programmer benyttes ikke bare av næringslivet. Også i det offentlige anvendes Akelius det kan vi lese om i artikkelen om svart arbeid, hvor det fremkommer at Akelius økonomianalyse er et av flere gode verktøy ved Oslo Likningskontor. Vi ser også at flere velger å outsource økonomi og regnskapstjenestene, samtidig som regnskapsfører og revisors tradisjonelle oppgaver er i ferd med å endre seg i retning av mer rådgivning. Også i denne sammenheng vil våre løsninger få en enda større betydning. For å møte denne utvikling hvor Akelius blir en del av hverdagen for mange ulike brukere, vil vi satse enda mer på tilgjengelighet, support og informasjon til våre kunder. Vårt kundemagasin er ett eksempel på dette. I tillegg til interessante artikler, presenterer vi her også råd og tips - og vi tar gjerne i mot tilbakemeldinger fra våre kunder. Med vennlig hilsen Carl Fredrik Lindeman Markedssjef Velkommen til brukerkurs! Vi ønsker nå å invitere alle våre kunder til en ny sesong med kurs. Grunnkurs For deg som er ny bruker og som ønsker en innføring i bruken av programmet. Kursdeltageren bør ha installert og prøvd seg i programmet før kursstart. Videregående kurs For brukere med erfaring i programmet, som ønsker en fordypning i enkelte moduler og praktiske tips. Kursene kjøres på en dag, og det blir derfor en komprimert dag som krever stor innsats av kursdeltagerne. Påmelding Ring telefon: 22 34 60 00, faks: 22 34 60 30 eller send en mail til kurs@akelius.no. Mer informasjon på www.akelius.no. Avbestilling Ved avbestilling senere enn 10 dager før kursstart er påmeldingen bindene og kursavgift må betales. Akelius tar forbehold om å avlyse kurs dersom det blir for få deltakere. Kursbevis Alle deltakere mottar et kursbevis. I henhold til regler om faglig oppdatering, vurderer vi våre kurs i Akelius Årsavslutning, Akelius Skatt og Akelius Revisjon til å telle som 1 kursdag. Kursdato Program Sted Klokkeslet Nivå 13.11 Skatt Oslo 09.00 16.00 Grunnkurs 16.11 Skatt Oslo 09.00 16.00 Videregående 21.11 Årsavslutning/Skatt Trondheim 09.00 16.00 23.11 Årsavslutning Oslo 09.00 16.00 24.11 Skatt Oslo 09.00 16.00 Grunnkurs 27.11 Revisjon Oslo 09.00 16.00 Videregående 28.11 Årsavslutning/Skatt Oslo 09.00 16.00 30.11 Årsavslutning Oslo 09.00 16.00 05.12Skatt Oslo 09.00 16.00 Grunnkurs 06.12Dokument Oslo 09.00 14.00 07.12Skatt Bergen 09.00 16.00 Videregående 12.12 Årsavslutning/Skatt Oslo 09.00 16.00 13.12Dokument Oslo 09.00 14.00 14.12Skatt Oslo 09.00 16.00 Videregående 2 Akelius
Inter Revisjon AS Trofast bruker av Akelius Skatt og Dokument - Vi har vært kunde av Akelius i nærmere 15 år fordi vi har funnet ut at Akelius dekker våre behov best. Selv de årlige evalueringene av våre ulike programmer har ikke endret på dette,sier administrerende direktør Kåre Sekkesæter ved Inter Revisjons hovedkontor i Trondheim. Et langvarig kundeforhold - Når vi først har valgt et program, skifter vi dette kun dersom den årlige evalueringen av våre programmer viser at programmet ikke holder mål. Siden vi startet med Akelius Skatt for nærmere 15 år siden, har Akelius kommet godt ut av disse evalueringene og benyttes i dag fremdeles av flere av våre kontorer. Siden Akelius også er lett å bruke, er det et ønske hos Inter- Revisjon at våre kunder også skal kunne bruke løsningen. Flere av våre kunder har derfor valgt å ta i bruk Akelius Skatt. Dermed får vi en rasjonell kommunikasjon mellom Inter Revisjon og våre kunder, forteller Kåre Sekkesæter hos Inter Revisjon. Kjeden benytter felles IT verktøy og består av 36 frittstående revisjonsselskaper over hele Norge som i fjor kunne feire 20 års jubileum. Leverandøren viktigere Parallelt med Akelius Skatt må Inter Revisjon av sikkerhetsmessige årsaker også kjøre et annet skatte program. Skillet mellom de ulike programmene er i dag veldig liten, påpeker Sekkesæter. Han fremhever at forholdet til leverandøren betyr mer med tanke på oppfølging og service. Inter Revisjon har i mange år også brukt Akelius Dokument, som var enestående på markedet da det ble tatt i bruk. Også her benyttes programmet av flere av våre kunder, fordi vi prøver å overlate en del enkle arbeidsoppgaver til dem. Med juridiske dokumenter som er ferdig utarbeidet, blir dette veldig rasjonelt. Akelius er meget enkelt å bruke. Programmene er selvinstruerende og logikken og oppbyggingen i programmene gjør at det er lett å komme i gang. Inter Revisjon en objektiv og offensiv medspiller - Dermed får vi bedre tid til å være en aktiv revisor for våre kunder komme med gode råd og kunne tilføre bedriften merverdi. Inter Revisjon er en objektiv samtalepartner som ledelsen kan bryne sine synspunkter på. Vi har faglig tyngde og opptrer med integritet. Samtidig som vi legger vekt på nærhet til kundene. Og som tyveåringer flest, er vi offensive. Dette er en uslåelig kombinasjon, avslutter Sekkesæter idet han også fremhever at han er meget godt fornøyd med support og veiledning hos Akelius. Akelius 3
et ekte webbasert økonomisystem XLEDGER.NET TM en banebrytende WEB- løsning som gir deg stor fleksibilitet, ny mobilitet og detaljert oversikt. Fremtidens regnskapsbyrå: à jour regnskap jobb hvor du vil - når du vil automatiserte prosesser frigjør tid alt i èn løsning scanning og arbeidsflyt nye forretningsmuligheter XLEDGER AS Østensjøveien 34, 0667 Oslo Tlf: 40 00 22 11 Fax: 22 72 26 88, post@xledger.no www.xledger.net
Hvorfor velger flere å outsource økonomitjenestene sine? - Siden 2003 har vi i Norge opplevd en årlig oppdragsøkning på 5 % (tall fra Kredittilsynet), forteller adm.direktør i Amesto AS,Gry Wigre. Hun forventer at outsourcing av økonomitjenester vil øke ytterligere,og redegjør her for noen av grunnene til dette. Ved outsourcing av økonomitjenester får man tilgang til kompetanse og de beste "hodene". Økning i krav til kompetanse Regelverket og regnskapslovgivningen er i konstant endring. Dette fører til at økonomimedarbeidere stilles overfor krav til kontinuerlig utvikling og kompetansetilførsel. I bedrifter som ikke har regnskapsavdelingen som kjernevirksomhet, men som heller prioriterer kursing av medarbeidere på egne produkter, salg og markedsføring/ledelse, vil dette føre til at interne regnskapsavdelinger ofte utdateres, påpeker Gry Wigre Teknologisk utvikling Wigre mener det er et absolutt krav for et selskap som leverer outsourcingstjenester som kjernevirksomhet at man holder seg oppdatert på nye automatiserte prosesser og internettbaserte løsninger. - For våre kunder innebærer det at de løsningene som tilbys av eksterne leverandører ofte er betraktelig bedre enn de man selv sitter på i bedriftene, sier hun. Adm.direktør i Amesto AS, Gry Wigre tror at outsourcing av økonomitjenester vil øke i tiden fremover. Ansattes krav og behov for utvikling og miljø - Vi ser også at konkurransen om de beste hodene skjerpes. Dette skyldes bla. at ansatte som jobber med økonomi og regnskap søker seg til et miljø der deres fagområde er hovedfokus. Og der hvor kompetanse og utvikling innenfor fagområdet prioriteres. Mange foretrekker derfor å jobbe hos en økonomitjenesteleverandør fremfor i en intern økonomiavdeling der man ofte blir sett på som selskapets nerd. Administrasjon av økonomiavdelingen Ved ousourcing av regnskap skal man forholde seg til en kontrakt med en leverandør. Administrasjonen av egen regnskapsfunksjon endrer dermed fokus fra interne til eksterne forhold. Man får en definert avtale med klare forpliktelser for leverandøren. Omfanget av leveransekravene i en slik kontrakt kan også endres underveis. Det er derfor betydelig enklere å bytte ut en leverandør av økonomitjenester enn å endre på ansettelsesforhold og sammensetning av egne ansatte, fremhever Wigre som også mener at outsourcing er god butikk for en kunde. Kost/nytte - En ekstern leverandør lever av å være mer effektiv og leveranseorientert enn det man selv kan være. Mange bedrifter kan derfor spare penger og ressurser på å outsource deler av, eller hele økonomifunksjonen sin. Mens andre kan få en betydelig mer omfattende og fleksibell tjeneste levert av eksterne leverandører, uten at dette koster mer enn dagens interne løsninger. Nye tider kompetanse på flere nivåer Avslutningsvis påpeker Gry Wigre at det tradisjonelle synet på hva en regnskapsfører kan gjøre er utdatert. Hun viser bl.a til at dagens store leverandører som Amesto, kan levere en bredde av kompetanse som langt overgår tradisjonelle leverandører av økonomitjenester. Dette betyr at bedrifter som er kunder av store outsourcingsleverandører kan få bistand med alle problemstillinger som oppstår innenfor økonomifunksjonen, uten at man av den grunn må knytte seg til fordyrende revisorer, advokater eller fast ansatte. Amesto AS - ved outsoursing av økonomi og regnskapstjenester Tlf.: 22 75 70 60 Akelius 5
Kontrollvirksomheten avdekker stadig flere saker der svart økonomi er involvert. Vi har mange gode eksempler på at vår strategi mot svart økonomi virker særlig ved våre bransjekontroller,forteller direktør Jan-Egil Kristiansen ved Oslo Likningskontor. Svart økonomi oppdages Svart økonomi et betydelig omfang Internasjonalt antar man at svart økonomi utgjør mellom 4 til 10 % av BNP. I Norge vil et forsiktig anslag for den svarte økonomien således utgjøre hele 80 milliarder koner. Mye av dette har vi i Oslo-området, hvor det bare i Oslo nå er nærmere 550.000 registrerte innbyggere. Denne massen har økt med ca 8. 000 årlig og hele 20 % er i kontinuerlig bevegelse. Antall næringsdrivende øker også og er nå oppe i hele 70.000, med en sterk vekst av selskaper på hele 5.000 i 2005. De største virksomhetene ligger også i Oslo-området. Dette er de registrerte tallene. I tillegg har vi de som ikke er registrert så ja, vi snakker om et stort antall som skal kontrolleres, påpeker Jan-Egil Kristiansen. Ute etter de bevisste og store unndragelsene - Men når det er sagt, så er svart økonomi et høyt prioritert område for oss, hvor vi kommer til å sette inn enda mer kontrollressurser i årene som kommer. Vi kan og skal ikke kontrollere alle skattyterne i Oslo likt. Spørsmålet er mer hvor vi skal sette inn kontrollressursene. Vi er først og fremst ute etter de bevisste og store skatteunndragelsene. Vi skal ikke ha som målsetting å ha flest mulig kontroller. Våre kontroller skal være verdiorienterte, dvs. at vi skal kontrollere de som unndrar mest, på en mest mulig effektiv måte med bruk av minst mulig ressurser. Vår utfordring blir at vi ikke bruker verdifulle kontrollressurser på skatteytere som har alt i orden eller som har gjort mindre feil. Og hvor finner vi oftest de alvorlige sakene. Jo, svart økonomi forekommer oftest i mindre foretak med direkte eierstyring hvor det skjer kontantsalg til forbrukere. Eksempler på risikoutsatte bransjer er drosjenæringen, salg av bruktbiler, dagligvarer med frukt/grønt, restaurantnæringen, bygg og anlegg, renhold og tidligere frisørbransjen, leger og tannleger. Omfanget er stort og omfattende. Oppdagelsesrisiko og samarbeid med revisor og regnskapsfører - Hvor er så risikoen størst for å bli oppdaget?. Vi ser for eksempel etter om man har revisor eller autorisert regnskapsfører. Vi er avhengig av kvaliteten på revisor og regnskapsførers arbeid, slik at vi slipper å kontrollere det arbeidet de har gjort. En slik todeling er samfunnsøkonomisk fornuftig. Uansett er det viktig for oss å få til en tilstrekkelig opplevd oppdagelsesrisiko. I dette ligger at når vi først gjennomfører en kontroll, så må vi også avdekke de vesentlige unndragelsene og samtidig reagere med strenge sanksjoner overfor de som blir tatt. Det skal ikke lønne seg å jukse! Det verste som kan skje er at vi foretar kontroll uten at vi klarer å avdekke de vesentlige unndragelsene det vil bare gjøre vondt verre. Derfor må vi ha gode kontrollmetoder og bruke nok tid og ressurser på slike kontroller. Dette har vi gjort med stort hell i Oslo. Med f.eks kontrollene våre i drosjenæringen der vi til nå har avdekket unndratt inntekt på ca. 330 mill. for 280 drosjeeiere. For bruktbilbransjen har vi avdekket svart omsetning på nærmere 400 mill. for 5 bilforhandlere. Svart økonomi nøkkelen til misbruk Ifølge Kristiansen muliggjør svart økonomi også misbruk av trygde- og andre offentlige ytelser. - Hele nøkkelen her er nettopp at man jobber svart, sier han og oppsummerer hvordan Oslo likningskontor jobber med dette problemet. Først og fremst må vi velge de riktige sakene og vi må ha gode kontrollmetoder og elektroniske verktøy. Altinn, SLN og Akelius økonomianalyse er gode eksempler. Vi har som sagt gode erfaringer fra våre bransjekontroller på at vår målrettede innsats mot tyngre saker gir samfunnsøkonomiske gevinster. Ikke bare ved at skatteunndragelser reduseres, men at også trygdeog sosialsvindlere blir tatt og at det skapes like konkurransevilkår for næringslivet. Siden skattekriminalitet som annen vinningskriminalitet påvirkes av motiv og mulighet og risiko for å bli tatt, så blir vår utfordring å gjøre enda mer med den opplevde oppdagelsesrisikoen. Spesielt ovenfor de illojale skattyterne eller riktigere sagt skattesnyterne. 6 Akelius
Tips og Råd i Akelius Akelius Regnskap Et av de beste tipsene er å være flink med sikkerhetskopier. Ta flere og la de rotere, eller brenn en CD og arkiver. Sørg for at PC en har nok ledig minne. Unngå å ha alt for mange programmer åpne samtidig. Det anbefales også at man starter maskinen på nytt hver dag. Får man alt for liten eller for stor skrift på rapporter, sjekk skriverinnstillinger under fil menyen. Velg - fil - skriverinnstilling, marker (huk av for) bruk som standard og velg skrifttype: Ariel - normal - 9, Trykk lagre. Rapportene skal nå være i orden. Akelius Dokument Opprettelse av "Case" Akelius Dokument inneholder ulike case. Blant annet stiftelse av aksjeselskap, stiftelse av ansvarlig selskap, kapitalforhøyelse ved kontantinnskudd, aksjeeiercase og samboercase. Case er en samling av dokumenter og blanketter som brukes for å løse en bestemt arbeidsoppgave på en effektiv måte. Et case består av ett mor-dokument og flere datter-dokumenter. Mor-dokumentet inneholder felles spørsmål. Svarene på spørsmålene overføres automatisk til datter-dokumentene når caset genereres ved å trykke på F9 tasten eller opprett tekst funksjonen. Dette gjør arbeidsprosessen effektivt, fordi samme informasjon fylles inn kun én gang. For å fylle svare på de resterende spørsmålene må datter-dokumentene aktiveres ved at du dobbelklikker på disse dokumentene i dokumentoversikten. Svarene genereres fra spørsmålssidene til dokumentene/blanketten ved å trykke på F9 eller opprett tekst funksjonen. Når du arbeider med et case, navigerer du mellom dokumentene og blankettene ved å bruke dokumentoversikten. Transport til PDF/Word-format Vi minner om at det fra mars 2005 ble mulig med et enkelt tastetrykk å eksportere både dokumenter og blanketter til PDFformat. PDF står for Portable Document Format, og er et filformat utviklet av Adobe Systems for å gjøre det mulig å vise et dokument på samme måte som produsenten ønsket, uansett hvilket operativsystem eller hva slags maskinvare brukeren benytter. Dokumenter kan også med et enkelt tastetrykk overføres til Word-format. Fordelen med PDF-format er at dokumentene/blankettene blir skrivebeskyttet, og kan bare redigeres dersom mottakeren har Adobe Writer. Akelius Nyheter i Dokument Følgende nyheter har kommet til i løpet av år 2006 G1236 Begjæring om fravikelse. G9376 Ektepakt registrerte partnere. G1616 Melding om arv etter 1. januar 2006. G1717 Melding om gave etter 1. januar 2006. G0597 Pantedokument - panterett i registrert andel i borettslag. G6172 Søknad om skilsmisse etter partnerskapsloven 3,jf. Ekteskapsloven 21. G6172 Søknad om skilsmisse etter partnerskapsloven 3,jf. Ekteskapsloven 22. G6166 Søknad om separasjon etter partnerskapsloven 3,jf. Ekteskapsloven 20. G1618 Opplysningsskjema til bruk for verdsettelse av boligeiendom eller tomt beregnet for boligformål. G1619 Opplysningsskjema til bruk for verdsettelse av fritidseiendom eller tomt beregnet for fritidsbolig. G5024 Arbeidsoppgave og salærfastsettelse. G3015 Lønns og trekkoppgave 2005. Alle dokumentene under arbeidsforhold er oppdatert som følge av ny arbeidsmiljølov. Akelius 7
B a s e C a m p Er du à jour med de nye internasjonale revisjonsstandardene? Akelius Revisjon hjelper deg med å oppfylle dokumentsjonskravene i RS på en svært effektiv måte. Akelius Revisjon kan tilpasses klientens størrelse, oppdragsrisiko og din egen metodikk. Programmet er fleksibelt og kan også justeres underveis med hensyn til endring i størrelse, risiko eller andre forhold. Akelius Revisjon er delt i følgende arbeidsområder: Basisopplysninger, planlegging, utførelse og rapportering. Oversiktlig trestruktur Fungerer som en rød tråd som guider deg gjennom hele planleggingsfasen. Enkele fleksible tilpasninger Gir deg muligheten til å tilpasse trestrukturen etter risikobehovet. Slutt på mange gule lapper Gir deg mulighet til å gjøre noteringer fortløpende. FOR MER INFORMASJON, RING 22 34 60 00 ELLER SE PÅ WWW.AKELIUS.NO Akelius AS Storgaten 11 Pb 8917 Youngstorget 0028 Oslo Tlf: 22 34 60 00 Faks: 22 34 60 30 E-post: akelius@akelius.no www.akelius.no