Daglig Drift NorNet as Postboks 510, 2057 Jessheim : 22 67 04 70 Internettsider på www.nor-net.no E-Post: post@nor-net.no 1996-2004 NorNet Rev: Aug 2004
INNLEDNING Denne boken bygger på Komme igang og det forutsettes at denne er for hånden eller er lest. NorTrim s konsept for brukerveiledning Brukerveiledningen er basert på et tredelt prinsipp, bestående av følgende elementer: 1 Brukerhåndbok 2 Ledetekster på feltnivå 3 Hjelpesystem på skjermen Elementene inneholder forskjellige typer informasjon som utfyller hverandre. Brukerhåndbok Vi anbefaler at du tar deg god tid til å lese denne boken. Vi viser deg skjermbilder og menyer med en detaljert beskrivelse av de enkelte valg. Ledetekster på feltnivå På en del felter og knapper vil du kunne få opp informasjon ved å la musepekeren gå til feltet. Hjelpesystem på Internett I mange av bilder og menyer finner du [I-hjelp] som er en forkortelse for Internett-hjelp. Denne tar deg til korrekt hjelpeside på internett. DAGLIG BRUKSMØNSTER: Alle grunndata må være være registrert på forhånd Vi behandler i denne boken flg. emner: Sikkerhetskopiering Kundeinformasjon Krav(Giro)informasjon Uteståenderegister Kontraktsregister Fryse et medlemskap Avslutte et medlemskap Hva gjør du med Avviste trekk Hvordan sende trekkfil Hvordan lese inn konteringsdata Hvordan avkvittere og oppdatere Hvordan registrere innbetalinger manuelt fra medlemmet.
Sikkerhetskopiering 1) Steng alle skjermbilder. Dersom programmet kjører i nettverk, må alle brukere avslutte programmet. 2) Trykk knappen merket Sikkerhetskopi på verktøylinjen. Hvis alle skjermbilder er lukket vil du få et bilde som vist ovenfor. 3) Lag sikkerhetskopi overfører alle data-filer til sikkerhetskopienheten (CD/DVD/Hardisk/ USB-Disk). Det tas ikke sikkerhetskopi av Programfilene. Filen heter NTnnnu.ZIP og er i komprimert format for å bruke minst mulig diskplass. (nnn=referansenummer for programmet u=ukedag for når sikkerhetskopi foretas (0=søndag)). Før trekk er den kopi som foretas i menyen sjekk før trekk. X:\Backup er den mappe som sikkerhetskopi skal legges til. Lese tilbake sikkerhetskopi henter filene fra valgt mappe og for valgt ukedag og legger disse tilbake på det faste platelageret. Du må benytte Tab-tasten for å bevege markøren til knappen. ADVARSEL! Alle datafiler overskrives med data fra sikkerhetskopien! NB!: Programleverandøren tar ikke ansvar for tapte data og evt. følger av dette. Sørg for å ha tilstrekkelig mange kopier slik at tap av data kan unngås! Send til FTP server: Filen sendes kryptert til NorNet s FTP server for oppbevaring.
STANDARD-KNAPPER Pluss - Legge inn nytt medlem og kontrakt Endre eksisterende medlemsdata Minus - Slette medlemmet Lukk - Stenge bildet ANDRE-KNAPPER Kontrakten Viser medlemmets kontrakt $ Krav Informasjon om belastninger Betal-historie viser innbetalinger Besøkshist. Viser besøk på senteret Kortnr Bytte eller se på medlemskort Melding kommer i kortleser når medlemmet trekker kort. Sponsorer viser sponsorer og de som blir sponset. Epost-icon: sender epost til valgt medlem. Brev-icon: sender brev til valgt medlem. SMS: sender SMS til valgt medlem. Medlemsbildet (oversikt og søking). Det første skjermbilde som åpnes når programmet starter er medlemsbilde som vist på figuren over. Herfra er det knapper for å Endre, Registrere ny, Slette - medlemsinfo. Du kan også komme til Krav og Historikk-bilde herfra. Likeså kan du komme til betalingshistorikk og besøkshistorikk for medlemmet. Søkemuligheter er på faner på toppen av skjermbilde. Informasjonen i bilde stiller seg inn i henhold til hvilken fane som er valgt. Dersom du trykker på Krav-knappen kommer du til Krav(belastninger)-informasjon for det aktive medlemmet. Betal-historie-knappen bringer deg til tidligere betalinger for medlemmet. Dersom du vil stenge bilde kan det gjøres på mange måter: Trykk på knappen med iconet Dør (nederst til høyre), eller trykk på den lille X i øverste høyre hjørne (Windows95/98), eller hold Alt-tasten nede og trykk F4 (Alt+F4), Velg den måten som du er vant til. Den linjen som er merket blå er den aktive linjen.
X - Angre / Avbryte Stenger bilde uten å lagre. Henter medlem fra medlemsoppføgingsmodul. (Vises kun ved innlegging av nytt medlem) V - OK, Lagre endringer Medlemsbildet (redigering). Dersom du trykker på Ny, Endre, Slette vil redigeringsbilde åpnes. De felter som har grå bakrunn kan ikke redigeres, men blir oppdatert av systemet. Det store hvite feltet på midten i bilde er et fritekstfelt hvor du kan legge inn ekstra informasjon om medlemmet. Fyll inn så mye informasjon som mulig om hver person. Informasjonen brukes senere i statistikker og rapporter. Etter at informasjon er lagt inn trykker du på OK-knappen (grønn V) for lagring, eller den med den røde X en for avbryte uten å lagre evtentuelle endringer som er gjort. Du kommer så tilbake til søkebildet. Sletting av medlem. Rutinen er laget på en måte som ikke sletter medlemmet uten etter en omstendlig prosedyre. For permanent å fjærne et medlem fra medlemstabellen må du først trykke endreknappen og skrive SLETTES i kontaktpersonsfeltet.og lagre med OKknappen og deretter trykke slette-knappen. Fanen Oppsigelse angir dato og grunn for hvorfor medlemmet har sagt opp medlemsskapet. Fanen Regnskap benyttes av dem som vil ha med reskontronr for medlemmet. (Midas regnskap) Fanen Oppfølging er for medlemsoppfølgingsmodulen.
Krav-bildet (redigering). Bildet inneholder informasjon om trekkene for medlemmet. Du ser hva som er tidligere betalt, utestående og evt. Avvikende trekk. Medlemsnummer: Fra 1-8 siffer kan benyttes i medlemsnummer. (Se også utfylling av AvtaleGiro-blanketter) samme som trekkbeløp) Trekkdato: Dato for når trekket skal foretas. Datoen flyttes frem en periode når trekket overføres til trekkregisteret. Fast trekkdag: Dersom du setter inn f.eks. 15 vil alle trekkene i fremtiden settes til den 15. i den mnd. trekket skal foretas. Kontonummer: 11-sifret kontonummer. Nummeret blir sjekket for gyldighet med modulus 11-kontroll. Trekkes ikke etter dato: Fra og med denne dato blir det ikke laget trekk(transaksjon) på medlemmet Dersom feltet er blankt vil det gå trekk hver periode i fremtiden helt til det fylles inn en dato som stanser trekket. La feltet være blankt dersom du har kontrakt med medlemmet som sier at trekk foretas helt til skriftlig oppsigelse foreligger. Først ved oppsigelse setter du inn dato for siste trekk. Trekkbeløp: Beløpet i kroner og øre som skal trekkes neste gang. Beløpsgrense: Beløpet i hele kroner som er det høyeste som kan trekkes i perioden. (normalt Trekkperiode: Trekkene kan foretas Månedlig, Kvartalsvis, Halvårlig og Årlig og for fakturakunder To-årlig.. Periodekoden styrer når neste trekk skal foretas. Ved overføring til trekkregister legges denne koden til grunn for neste trekkdato. Avtalegiro gruppe Senteret sender varslingsbrev: Velg denne dersom du selv vil varsle betaler om at det skal trekkes på kontoen. Varselet må være betaler i hende minst 8 dager før trekk skal foretas. Banken sender varslingsbrev: Velg denne dersom banken skal varsle betaler om at det skal trekkes på kontoen. Ingen varsling: Velg denne dersom du i kontrakten gjør medlemmet oppmerksom på at (Fortsetter på side 7)
(Fortsatt fra side 6) det ikke sendes ut varslinger. Svarkupong (fullmakt) er sendt banken: Settes av systemet etter utskrift av Svarkupong. Svarkupong (fullmakt) er godkjent av BBS: Settes av systemet. Må være haket av for at det skal kunne trekkes på kontoen. (kan overtyres i Forhåndsvalgte verdier fanen AvtaleGiro) For AvtaleGiro hakes denne av automatisk når konteringsdata med godkjente avtaler leses inn. Hakes av hvis sponsor- benyttes dersom denne er sponsor og kun skal betale for andre. Fanen: Pris etter utløp Viser her at kravet reduseres fra og med angitt dato
Utestående-bildet (oversikt og søking). Bildet inneholder informasjon om de trekk som ennå ikke er avkvittert og oppdatert for medlemmene. Medlemsnummer: Hentes fra Krav-bilde Kategori - Betalingsategori: Hentes fra Kravbilde Status - Trekkstatus: Forklaring til koder: Klar = ligger klar for videre behandling. Mottatt = Beløpet er mottatt Vent = Satt i ventestatus Sendt=Sendt til BBS eller sendt faktura Trekkdato: Belastningsdato. Forsnr - forsendelsesnummer: Lages av systemet og brukes for AvtaleGiro. Identifiserer hver sendte fil til BBS / hver fakturakjøring. KID - Kundeidentifikasjon: Unikt nummer som systemet tildeler for hvert trekk. Beløp: Beløpet som skal trekkes på trekkdato. Mottatt: Settes av systemet. Viser når pengene er kommet inn. Viser også hvilket beløp som er mottatt. Dersom det ikke står noe beløp, betyr det at trekket er avvist og datoen viser da bare når dette er skjedd. Gå til endringsbilde for å se feilkode. For at en transaksjon skal oppdateres må mottatt beløp og trekkbeløp være det samme. Hurtigknapper for å sende Faktura eller purring. Knappene gjør om valgt trekk slik at du kan produsere en papirfaktura på et utestående krav. Purring tillegger valgt purrebeløp på fakturaen som sendes ut. Oppdater - knappen benyttes til oppdatering av betalingshistorie og sletting av oppdaterte krav. Funksjonen av denne kan forhåndsinstilles i Menyvalget: Fil, Systemalternativer slik at den passer for ditt bruk. Varer: Viser hvilke varer som er tilknyttet. Vises dersom du har Butikkmodulen.
Behandling av Avviste Trekk AvtaleGiro systemet gir ikke melding om hvorfor et trekk er avvist. Det gjør at vi ikke automatisk kan benytte de rutiner vi var vant til fra AutoGiro Hvordan sende faktura på avviste trekk. Dobbelklikk med venstre musetast på det trekk det gjelder, eller trykk Endringsknappen. Begge deler bringer deg til endringsbilde for trekk. Der velger du enten Purre- eller Faktura-knappen avhengig om du skal legge til purregebyr. Fakturaknappen legger ikke til purregebyr. Purreknappen lager faktura med tillegg av purregebyr. Restbeløp viser innbetalinger hvor det fortsatt står igjen en restsum. Det er mulig å oppdatere det betalte beløpet og la restbeløpet ligge igjen i utestående. Restbeløpet kan evt. krediteres.
Utestående-bildet (redigering). Bildet inneholder informasjon om det ene trekket som markøren stod på i oversiktsbilde. Dette bildet går du stort sett inn i for å endre et trekk til faktura, eller lage en purring. PURRING For å lage en purring (fordi trekket er avvist) trenger du kun å trykke knappen Purre. Status settes til K-Klar, Betalingskategori for trekket settes til Faktura og Purregebyr legges til. FAKTURA Dersom du vil sende en faktura uten purregebyr trykker du fakturaknappen. Ellers som Purreknapp. Legg inn fakturatekstnummer som vil komme på fakturaen ved utskrift. Avkvittere og oppdatere Etter at en betaling er utført, enten ved manuell innbetaling, eller ved at konteringsdata er lest inn fra fil / diskett, er det mulig å avkvittere og oppdatere systemet. Alle godkjente betalinger har fått statuskode A-Avkvittert. Ved å trykke knappen med iconet arkivskuff i Oversikt utestående vil systemet skrive ut en liste over de som oppdateres. Du kan valgfritt ta denne ut på skriver, eller bare trykke Rødt X (kryss), for listen. Du må svare ja på spørsmålet om du virkelig ønsker at postene skal oppdateres. Oppdateringen legger den enkelte post til betalingshistorikk og oppdaterer betalingsakkumulatorer for det enkelte medlem. Posteringen fjernes fra trekkregister.
Kontrakts-knapper: Bytte kontraktstype Åpner bildet for å bytte kontraktstype.. Alle data for den gamle kontrakten slettes Avslutte Kontrakten Åpner bildet for å avsklutte kontrakten før tiden. Fryse / Sperre Kontrakten Åpner bildet for å stoppe kontrakten en periode, evt. sperre kontrakten. Kontraktsbilde (søke) Alle medlemmer kan ha en skriftlig kontrakt. Kontraktsdata legges inn samtidig med at medlemmet registreres eller den kan legges inn på et senere tidspunkt. Du kommer til kontrakten ved å trykke Kontrakten i medlemsbilde. Dersom det ikke er registrert kontrakt tidligere vil du komme rett inn i registreringsbilde Bruk Endre-knappen dersom du vil endre noe av kontraktsdata. Det er begrenset hvilke felter du har lov til å endre uten å bruke Bytte kontraktstype. Dersom du ønsker å se andre kontrakter, kan du bruke søkemulighetene øverst i bildet. De to knappene som er omtalt ovenfor vil bli forklart lenger ut i boken.
Kontrakt: Endre Grunndata Dersom du vil endre kontraktsdata for medlemmet trykker du endringsknappen i kontraktsbilde. Du har flere faner som kan brukes: Grunndata, Tilleggsdata, Provisjon. Det viste bilde viser grunndata. Se neste side for Tilleggsdata. Du kan i dette bilde endre instruktørtilknytning. Du bør bruke Bytte-kontraktstype-knappen dersom du skal endre kontraktstype.
Kontrakt: Endre Tilleggsdata (Bildet viser et sammendrag fra flere faner) De under er flyttet til egne faner eller skjermbilder: Kontraktsum: Den totale kontraktsverdi. Kontraktstatus Kontrakt stoppes til : Sett inn dato for når trekket igjen skal starte. Kontrakt sperret til: Medlemmet blir stoppet av kortlesermodul dersom denne er fyllt inn. Trening skal ikke forekomme før denne dato er passert. Kontrakt sendt inkasso: Dårlig betaler som er sendt til inkasso. Stoppes i kortleser. Provisjon Fanen inneholder informasjon om behandling av provisjon for salg av denne kontrakt. Skyldig innmelding. Dersom deler av innmeldingsbeløpet ikke er betalt blir dette behandlet i denne fanen. Det lages et fakturagrunnlag med åtte dagers kredittid. Trekkfri. Fanen inneholder muligheter for å registrere to trefrie måneder i året. GmlKontrakt viser slik kontrakten var før evt. Kontraktsbytte.
Fryse / Sperre / Inkasso av kontrakt Trykk knappen Fryse / Sperre i kontraktsbildet for å få opp dette bildet. Legg inn de datoer som du ønsker skal gjelde. Dato for kontraktsavslutning settes også i kortleser slik at adgang stoppes fra valgt dato. Du kan sende et forklarende brev direkte til medlemmet. Brevet har en fast tekst og en ekstra tekst som hentes fra tabellen faste tekster. Brevet går rett til skriver når OK-knappen trykkes.
Avslutte kontrakt (før tiden) Trykk knappen Avslutt i kontraktsbildet for å få opp dette bildet. Legg inn de datoer som du ønsker skal gjelde. Dersom du ønsker at trekkdato skal blankes haker du av Blanke Trekkdato. Trekkdato i Krav-tabell blir da blank. Dato for kontraktsavslutning settes også i kortleser slik at adgang stoppes fra valgt dato. Oppsigelsesgrunn:. Her angis grunnen til oppsigelsen. Du kan selv skrive inn datoen og evt annen kode for årsaken til at kontrakten er sagt opp.. (I grunndata-tabellen kan du legge inn dine egne koder for dette) Du kan sende et avslutningsbrev direkte til medlemmet. Brevet har en fast tekst og en tekst som du selv kan sette legge inn i faste tekster (som i frysebrevet). Brevet går rett til skriver når OK-knappen trykkes.
Velge trekkperiode. Du kan sende trekk for en angitt periode. Her kan du velge en tidsperiode ved å trykke en bestemt måned, eller taste inn fra og med dato til og med dato. De trekk som ligger i Krav-register innenfor angitt periode blir da overført til Utestående-registeret og deretter til trekk-filen (DIRDEB.BBS) som sendes til BBS over internet eller ved hjelp av et bankprogram( NORNett, SparNett, K-Link etc ).
Sende trekkfil. Lage trekkfil Trykk knappen Jeg ønsker å lage trekkfil Alle AvtaleGiroer som er innenfor valgt periode kommer med i trekkfilen. Kvitteringslisten går rett til skriveren uten forhåndsvisning. Etter at kvitteringsliste er skrevet ut kan du trykke knappen Ja. Systemet oppdaterer slik at du kan sende neste trekk på disse. Dersom noe har gått feil trykker du Nei og systemet er som det var før du startet. Behandling av Avviste Trekk Det er slik at noen av de trekk vi sender blir avvist av forskjellige grunner. Tips! Avviste trekk kan du endre til Faktura med evt. purregebyr.
Registrere innbetaling manuelt. Trykk knappen Betaling på verktøylinjen. Dobbelklikk ønsket linje ellr trykk knappen for endring for det trekk som skal registreres som betalt. Du får da opp registreringsbilde for innbetalingen... For å registrere betalingen er det nok å sette ett X i anvist rute. Programmet setter X selv og du kan trykke OK eller Avbryte knappen Du kan endre datoer etc. ved behov. Innbetalingen ligger nå med statuskode - A klar for avkvittering og oppdatering i trekkregister. Dersom det innbetalte beløp er mindre enn det som er kravet, vil det postert til restbeløp. Posten oppdateres ikke før restbeløpet er behandlet i utestående bilde.
Trykk knappen Bank på verktøylinjen og du får opp Bank-menyen. Trykk... Jeg ønsker å lese konteringsdata Systemet sjekker selv om konteringsdata er klare for innlesing. Trykk så Jeg vil lese inn konteringsdata og deretter start innlesing... Se konteringsdata bruket til sjekk av fil fra BBS Konteringsdata for Avtalelgiro leses inn før OCR data. Lese inn konteringsdata. Du kan (og bør) abonnere på konteringsdata fra BBS. Det gjør at du mottar fil med de godkjente trekk - og evt. nye og slettete FBO er - som hentes over internett eller gjennom bankprogrammet ditt. De godkjente trekkene oppdaterer utestående-registeret med beløp og mottattdato. Status endres til Mottatt. De som er avvist blir liggende igjen i utestående. Dersom du ønsker kan du ta ut kvitteringslisten for de som er på mottaksfilen. Etter at innlesingen er foretatt kan du trykke knappen merket: i trekkregister søkebilde. Da oppdateres systemet og de avkvitterte poster fjernes fra uteståendetabellen.
KONTROLLRUTINER PÅ AT OVERFØRINGER ER GÅTT KORREKT. PRODUKSJON AV TREKK-FIL: Feilkilder for automatisk trekk: Filen som skrives heter DIRDEB.BBS og inneholder alle trekk til BBS for den perioden du har valgt. Det er samme metode for å sjekke at filen er korrekt skrevet. Det som normalt er viktigst, er å kontrollere at alle trekk er kommet med og at ingen trekk henger igjen slik at de ikke lenger trekkes i fremtiden. NorTrim har flere rutiner for å sjekke dette. Før du utfører trekket: Trykk knappen Utskrifter 1. Velg aktive alle. 2. Velg Prognose trekk 3. Du får en skjermrapport først. 4. Dersom det er trekk, svar Ja på om det skal tas ut rapport. 5. Bruk informasjonen i denne til å sjekke hver enkelt post for å finne ut hvorfor denne ligger etter. 6. Gjør nødvendig endring for å bringe forholdet ajour, enten ved at trekkdato blankes eller ved at trekkdato settes frem slik at denne kommer med på periodens trekk. Når du utfører trekket og det kommer feilliste : Ta ut feillisten og svar evt. Ja på om rutinen skal stoppes. De som kommer ut på feillisten må rettes opp eller slettes i utestående før rutinen kan kjøres igjen. Dersom du ikke svarer Ja på om det skal oppdateres, vil ikke status etc. oppdateres og trekkene vil komme med på neste utkjøring. Etter at trekket er utført og du har svart ja på om det skal oppdateres: 1. Trykk knappen Utskrifter 2. Velg aktive alle. 3. Velg Prognose trekk 4. Velg fra dato og til dato det samme som trekkperioden som er kjørt. 5. Du får en skjermrapport først. Den skal helst være på 0 poster. 6. Dersom det er trekk, svar Ja på om det skal tas ut rapport. 7. Bruk informasjonen i denne til å sjekke hver enkelt post for å finne ut hvorfor denne ikke er oppdatert. 8. Sjekk om den er på kvitteringslisten. Dersom den ikke er det må du sjekke hvorfor det ikke er skjedd. 9. Sjekk i Krav-bildet om Status sier at Fullmakt er sendt og Godkjent. 10.Gjør nødvendig endring for å bringe forholdet ajour, enten ved at trekkdato blankes eller ved at trekkdato settes frem slik at denne kommer med på periodens trekk. 11.Kjør evt. en trekkfil til hvor de trekk som er rettet opp kommer med.
EKSTRA FAKTURA / EKSTRA BELASTNING Trykk: Faktura på menylinjen og deretter Ekstra faktura. Trykk på knappen Ny i oversiktsbilde for å registrere. LEGGE INN NY FAKTURA / EKSTRA BELASTNING Fyll inn medlemsnummer, trekkdato og beløp.innholdet i feltene lar seg overstyre etter behov. OVERFØRE TIL UTESTÅENDE Etter at du er ferdig med alle registreringer sjekker du at beløpene og datoer stemmer. Dersom alt er ok trykker du på knappen: Lukk i oversiktsbilde. (Meny: Tabeller >Grunndata >Instillinger Forhåndsvalgte verdier > Fane Faktura/Purring kan sette dette automatisk.) Da flyttes alle over til Utestående og du kan kjøre ut fakturaene på vanlig måte.