1 av 5 Det medisinske fakultet 01.04.009 2009/302 Møtereferat Instituttledermøte ved DMF Til stede: Stig A. Slørdahl, Helge Klungland, Svanhild Schønberg, Olav Haraldseth, Ursula Sonnewald, Hilde Grimstad, Hans Krokan, Øyvind Ellingsen, Vibeke Videm, FTR-1 Kristin Sandal Berg, Arild Skaug Hansen, Judith Rødsten Forfall: Kopi til: Are Holen, Edvard Moser Seksjonssjefer ved administrasjonen, kontorsjefer ved instituttene Gjelder: Instituttledermøte ved DMF Møtetid: Onsdag 25. mars 2009 kl. 09.00 12.30 Møtested: MTM4, 2 etg. adm.glassrommet Referent Arild Skaug Hansen Sak Tema Ansvarlig 1. Instituttenes tid LBK: Nytt budsjetteringssystem implementert med hjalp av controller. Flere institutter benytter dette og samtlige bør få tilbud om tilsvarende omlegging. Økonomiseksjonen vurderer hvilket enhetlig budsjetteringssystem som skal benyttes. Behov for en prosedyre knyttet til bruk og utlån av bilder og film av donerte organer; alle slike henvendelser skal kanaliseres via instituttleder eller kontorsjef. Kommunikasjonsleder utarbeider forslag til rutiner i samarbeid med instituttleder. Hilde Woll Anne Steenstrup- Duch ISM: Etterlyser høring på forskrifter til Helseforskningsloven. Høringen er sendt instituttene i ephorte samme dag. Arbeider med betenkning for 20% stilling ved instituttet i kombinasjon med hovedstilling for de regionale forskningsetiske komiteer for Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Konsulent Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk + 47 73 59 88 59 Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim http://www.medisin.ntnu.no Olav Kyrres gt 9 + 47 73 59 88 65 Tlf: + 47 73 59 87 57 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 5 medisin og helsefag. Stillingen finansieres av REK. Etterlyser løsning på administrativ ressurs til master i klinisk helsevitenskap, slik det var forutsatt ved opprettelsen. Instituttet må vurdere egenfinansiering og vil i samarbeid med Studieseksjonen vurdere ulike mulige løsninger. Inst.leder følger opp initiativ om inngåelse av intensjonsavtale vedr. etablering av nasjonalt kompetansesenter for psykisk helsearbeid for voksne i kommunene. Involverer også SVT-fakultetet. Hilde Grimstad Tore Romundstad INM: Understreker viktigheten av rask avklaring i spørsmålet rundt NTNUs rolle i FOR-saken fra forrige møte. Fakultetet følger opp ved seksjonssjef ITIN. Etterspør praksis ved andre institutt mht vurderingsprosess for utlyste universitetsstipend. Samtlige institutt skal rangere egne søknader og oversende disse til prodekanus forskning. Informasjon om vurderingsprosessen er sendt kontorsjefer og prosjektansvarlige ved instituttene via e-post 20. mars. Judith Rødsten IKM: Minst to stipendiater er positive til å bidra under Forskningstorget og forutgående planleggingsmøte. Instituttets LP har avdekket flere uoverensstemmelser mht budsjett og fakturering mellom instituttnivå og fakultetsnivå. Flere prosjekter krever opprydding og prosessen er i gang. ISB: Arbeidsgruppe ved instituttet har utarbeidet en rapport som diskuterer muligheter for å styrke klinisk forskning i forbindelse med innflytting i Fase 2. Rapporten legges fram i et senere instituttledermøte. Fagmiljøer ønsker å undersøke fakultetets mulighet til å delfinansiere CT-utstyr til FOR. Dekanus anser dette som utstyr til klinisk virksomhet og derfor ikke aktuelt for fakultetet å delfinansiere. Mye engasjement rundt ledelsesmodeller og organisering ved instituttet. Etterspør videre prosess for faggruppeorganiseringen. I lys av Fakultetsrådets kommentarer vil denne prosessen gå ut til behandling i faggruppene og diskusjonen igangsettes i instituttenes organer allerede nå. Struktur og organisering må være på plass til 1. august. Dekanus sender ut et bakgrunnsnotat som gir utgangspunkt for videre diskusjon på institutt- og faggruppenivå. Saken tas opp til diskusjon i møte 21. april. Øyvind Ellingsen Kari Håland
3 av 5 MI Lab: Etterspør praksis og retningslinjer for avlønning av post doktorer. I stedet for å angi hele lønnsspennet i utlysning bør fakultetet avgrense dette til en reell ramme på 6-7 trinn der en individuell vurdering av kvalifikasjoner og prosjektets karakter legges til grunn for lønnsplassering. Avlønning av post doktorer bør også ses i sammenheng med en helhetlig lønnspolitikk for hele fakultetet. Post doktor avlønning spesielt og fakultetets lønnspolitikk generelt forberedes av Personalseksjonen og tas opp som sak i et senere møte. Liv Unhjem 2. FTR -representantens / studentenes tid Ingen saker. 3. Fakultetsledelsens tid Prodekanus forskning orienterte om at det kun er fakultetene i Tromsø og Trondheim som har lyst ut sommerstipend til medisinstudentene og som dermed vil få tildelt 2-3 sommerstipend fra Dnlf. Instituttlederne melder inn to nestledere til å delta i vurdering av innkomne søknader. Seksjonssjef Studieseksjonen delte ut pretrykk av Retningslinjer for eksamen og regler for obligatorisk undervisning. Det er ønskelig med innspill fra instituttlederne innen 15. april, før endelig trykking. Dekanus viste til bestilling via e-post vedrørende kvalitetssikring og gjennomgang av forslag til mandat for fagansvarlige for undervisningselementer i medisinstudiet. Instituttlederne gir tilbakemelding til prodekanus medisinstudiet innen 15. april på faginndeling av undervisningselementene, samt innspill til mandatet. Det gis ikke innspill på personer i denne omgang. Saken tas opp igjen i neste møte. Mandatet revideres i forkant for også å omfatte målsetting om integrering på tvers av instituttene, samt at det klart må skille mellom begrepene faggruppe og fagmiljø. Are Holen 4. Kursuka 2009 Johanne Marie Iversen, Kelly McCammon, Kristin Haugen Gladsø og Signe Ekeland orienterte om planer for Kursuka 2009 og delte ut blomster til LBK som var det instituttet som bidro med flest kurs i 2008. 5. Finansiering av NTNU-stipendiatene Dekanus orienterte om grunnlaget for NTNUs stipendiatsatser etter
4 av 5 avklaring fra Økonomiavdelingen. Lav finansiering kombinert med høye lønnskostnader og driftskostnader reiser et prinsipielt spørsmål om hvordan instituttene skal forholde seg til underfinansierte stipend generelt. I utgangspunktet er det instituttenes ansvar å vurdere økonomien i tildelte stipend. Ideelt sett bør en proaktiv LP-funksjon kunne bidra til å avdekke underfinansiering allerede i søknadsfasen og evt. kunne korrigere for dette. Videre kan fakultetet vurdere om det skal holdes tilbake subsidieringsmidler til underfinansierte stipend, men dette vil i så fall redusere instituttenes budsjetter tilsvarende. Mht universitetsstipendene er det ikke ønskelig eller mulig å bruke ett eller flere stipend til å fullfinansiere de øvrige. Hilde Woll 6. NTNUs utstyrstildeling 2009 Prodekanus forskning orienterte om NTNUs tildeling av AVIT-midler for 2009. DMFs prioriteringer 1-4 er innvilget og uten ekstrabevilgninger er det lite trolig at flere av fakultetets prioriteringer vil innvilges. 7. FRIDA -tall 2008 Prodekanus presenterte instituttenes FRIDA-tall for 2008. På aggregert nivå flater fakultetet ut mht antall publikasjonspoeng sammenlignet med tidligere år og enkelte institutter har en markant nedgang sammenlignet med fjoråret. Unntaket er IKM som har en markant økning. Sampublisering med klinikken og eksterne samarbeidspartnere drar antall publikasjonspoeng ned, men også andel på nivå 2 er for lavt. Kvalitetssikring av FRIDA-registreringer og adresseringsprinsippene må tydeliggjøres på nasjonalt nivå. Det understrekes at det viktigste for DMF er å publisere med høy kvalitet og i best mulige tidsskrift. Instituttene gjennomgår egne registreringstall mht adressering og kategorisering, og foreslår mulige tiltak for 2009. Tilbakemelding fra instituttleder til prodekanus forskning innen 21. april. Instituttlederne 8. Medisinsk nanoteknologi Hans Krokan orienterte om NTNUs satsing på nanoteknologi og masterstudentenes ønske om fordypning i medisinsk nanoteknologi. Forsker i midlertidig stilling ved IKM har vært emneansvarlig ved DMF og DMF etterlyser stillingsressurser for å kunne bidra fast inn i masterprogrammet. Prodekan andre studier tar opp saken med programansvarlig fakultet og vurderer også å bringe saken inn for Styret for om mulig å utløse stillingsressurser knyttet til programmet. Ved utløsning av resultatbevilgning på sikt vil DMF kunne utlyse en stilling som emneansvarlig. Dette vil ha et tidsperspektiv på 3-4 år. I mellomtiden Svanild Schønberg
5 av 5 finner IKM andre i fast stilling som kan overta det formelle emneansvaret. Hans Krokan 9. Resultat av uravstemning ved instituttene Dekanus orienterte om resultat av uravstemningene ved instituttene og innstilling til fakultetsrådets mote 26. mars. Instituttlederne sluttet seg til innstillingen.