Møtereferat Instituttledermøte ved DMF

Transkript

1 1 av 5 Det medisinske fakultet 169 Møtereferat Instituttledermøte ved DMF Tilstede: Stig A. Slørdahl (til 10.30), Björn Gustafsson, Jon Magnussen, Lars Jacob Stovner, Magne Børset (fra 9.50), Øyvind Ellingsen, Vibeke Videm, Odd Sverre Westbye, FTR1 Even Holth Rustad Tore Romundstad, Lars Ødegaard, Judith Rødsten, Knut Arne Kissten, Arild Skaug Hansen Grete Myhren, Vegard Sollie, Marita Olaussen Liv Unhjem og Anne Jønland (sak 4) Forfall: Kopi til: Gjelder: Hilde Grimstad, Svanhild Schønberg, Olav Haraldseth, Edvard Moser, Stein Kaasa Kontorsjefer og seksjonssjefer Instituttledermøte ved Det medisinske fakultet (DMF) Møtetid: Tirsdag 27. november 2012, kl Møtested: MTFS, MTM32 Møterom 3 etg. Sak Tema Ansvarlig 1. Instituttenes tid ISM: - Inst. har vært i dialog med HOD om finansiering av HUNT4 og fått positive signaler. - Internhusleieutvalget; inst.leder opplever at fakultetets handlingsrom øker i hht forelsåtte endringer i IFM og etterspør en diskusjon om dette på nyåret. Dekanus avventer endelig styrebehandling av IFM og seksjonssjef Økonomi tar ansvar for at saken tas opp til diskusjon over nyttår når styrevedtak og budsjettkonsekvenser foreligger. - Etterspør utlysning av SO-stillinger for Foreløpig foreligger ikke tildeling fra NTNU, men instituttene bør allerede nå forberede for utlysning av en stilling hver. Dekanus etterspør tildeling i dekanmøtet. - Nytt innbrudd i Øya Helsehus til tross for alarm. NTNU bør være pådriver for bedre sikringsløsninger. Seksjonssjef Areal følger opp overfor NTNU sentralt. INM: - NTNU er innvilget nasjonal forskerskole i Nevrovitenskap. - Inst.samling i forrige uke. Blant annet med undervisning som tema. Det vurderes å opprette egen rolle som undervisningsansvarlig ved instituttet Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks Tlf: 7489 Trondheim Olav Kyrres gt All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 jfr. ISM. - Møtet i regi av St. Olavs om nasjonale kompetansesenter. Det er viktig at fakultetet også deltar i dette arbeidet. Prodekan forskning følger opp. - Hodepinegruppa ved INM er invitert til å bli WHO-senter. - Instituttet ser at ph.d.-produksjonen varierer mye fra år til år og får konsekvenser for budsjettildeling. Etterspør om det burde være gjennomsnitt for siste 3 år som legges til grunn. Økonomiseksjonen ser på konsekvenser av en slik modell og legger fram i neste møte. - Etterlyser løsningen for sikker lagring i hht Helseforskningsloven. Seksjonssjef IT sørger for at dette følges opp. 2 av 5 L. Ødegaard LBK: - Utfordrende at utvekslingsstudenter kommer hjem fra utveksling og må ta igjen uketjeneste (eks. gyn/obst og pediatri) uten at dette er planlagt for. Studieseksjonen har en pågående gjennomgang av problemstillingen og orienterte om at det er tydeliggjort at spesielt gyn/obst SKAL være godkjent før utreise. Likevel er det en del som ønsker "frivillig" uketjeneste ved hjemkomst. Dette ønsker ikke fakultetet å tilby. Mht andre fagområder kan det være elementer i uketjenesten som studentene ønsker å styrke ved hjemkomst og dette må skje på frivillig basis i dialog med fagmiljøene, men kan ikke være forutsetning for godkjenning av utvekslingsopphold. - Instituttet jobber med retningslinjer for bruk av anatomiske preparater utenfor campus og ønsker et felles møte med instituttleder, faggruppen og prodekan medisinstudiet for å avklare praksis. Prodekan medisinstudiet tar også opp dette på nasjonalt nivå for å komme fram til felles praksis. Instituttleder tar initiativ til møte lokalt. - Etterspør en diskusjon rundt håndtering av søknader om emeritusstatus. Instituttleder påpeker at det er stor økning i antall emeriti og forventninger om emeritusstilling. Også viktig at både fagmiljø og administrasjonen forespørres før innvilgelse eller forlengelse av emeritusstatus. Det er behov for en gjennomgang av praksis. Dekanus ønsker en diskusjon rundt praksis og håndtering av ordningen i et senere møte. HR-seksjonen forebereder en sak på dette til møte i januar. H. Grimstad V. Videm ISB: - Inst.leder etterspør om det faktisk er røykeforbud ved sykehuset, spesielt gjelder dette foran inngangen til Akutten, som samtidig er hovedinngang til AHL-senteret. Dette gjelder ved mange av sentrenes inngangsparti. Instituttleder ønsker at dette tas opp prinsipielt med sykehusledelsen. Seksjonssjef Areal tar saken videre i Sameiet. - Instituttet opplever at Innsida 2.0 ikke fungerer som en god informasjonskanal mht f.eks. felles seminarer o.l. Instituttet ber om at dette videreformidles til NTNU sentralt. ISM referer at de bruker fellesmøter til å orientere om tips og råd for bruk av Innsida og at dette har økt bruken og senket brukerterskelen. - Instituttet har utfordringer mht anatomiundervisning men har nå en aktuell stipendiat som er aktuell å rekruttere til undervisning. - Etterspør om det vil bli utlyst småforsk-midler kommende år. Dekanus

3 etterspør i NTNUs dekanmøte. - Instituttleder etterlyser en bevisstgjøring og felles praksis i organisasjonen mht HMS-vurdering/risikovurdering ved nye forskningsprosjekter (inkl studentprosjekter) og utstyrsanskaffelser. I henhold til Helseforskningsportalen skal forskningsansvarlig (instituttleder) vurdere konsekvenser av prosjektet. Det kan vurderes å etablere en oppfølgingsrolle for å vurdere prosjekter i tidlig fase ved instituttene. Fakultetsadm. vurderer om det bør lages en prosedyre som gjør det mulig for instituttleder å reelt vurdere prosjektene. Følges opp av HMSansvarlig. 3 av 5 A. S Hansen IKM: - Instituttet har arrangert flere faglige konferanser, noen med underskudd og andre med overskudd. Etterlyser praksis og evt. garantiordninger for slike konferanser. Det vil være naturlig at instituttet krever en søknad med et budsjett fra arrangør i samarbeid med prosjektøkonom som kan godkjennes eller ikke av instituttleder. Det må være tydelig hvem som er ansvarlig arrangør og dermed bærer risiko. Slike ordninger må evt etableres på inst.nivå. 2 Fakultetsledelsens tid - Dekanus orienterte om at LOSAM er skeptisk til at medarbeidersamtaler brukes til lønnssamtaler og at det bør vurderes en ordning med egne lønnssamtaler. HR-seksjonen følger opp. - Dekanus og seksjonssjef Areal orientert om nye retningslinjer fra NTNU ang alkoholservering i NTNUs arealer. Hovedprinsippet er at alkoholservering er tillatt under forutsetning av at det meldes fra til byggansvarlig og instituttleder og for øvrig i henhold til retningslinjene. Retningslinjene gjelder for hele NTNU, mens det må gjøres egne avklaringer i delte arealer med sykehuset. Det er selvsagt uaktuelt med alkoholservering i nær tilknytning til pasientarealer. Seksjonssjef Areal følger opp i forhold til egne retningslinjer for felles arealer gjennom Sameiet. - Prodekan forskning informerte om behandling av søknader om forskningstermin og understreket instituttleders rolle i å sikre at det foreligger en plan for ivaretakelse av undervisningsforpliktelser under forskningstermin. - Prodekan forskning informerte om at det ikke lenger stilles krav om at doktorgradsavhandlinger skal inneholde liste over tidligere avlagte avhandlinger ved fakultetet, men at det vises til oversikt på fakultetets websider. 3 FTR-representantens-/studentenes tid - Masterstudentene etterlyser mer innføring i grunnleggende laboratoriekunnskap. Det er ønskelig med et valgfritt grunnleggende labkurs for hvert masterprogram. Instituttleder LBK understreker at det vil være svært omfattende å kunne tilby relevante labkurs for hvert masterprogram. Studentene ber om at de instituttlederne som forvalter masterstudier med labaktivitet tar med seg studentenes ønske og diskuterer dette i aktuelle programråd. 4 Praksis og strategisk vurdering ved overføring fra midlertidig til fast

4 stilling ved instituttene Dekanus innledet med å vise til NTNUs styrevedtak om midlertidighet og rettigheter og understreket instituttleders rolle i å vurdere både rettigheter, strategisk momenter og det etiske arbeidsgiveransvaret. Liv Unhjem og Anne Jønland orienterte om bakgrunn, utfordringer og videre prosess. Saken tas opp i fakultetets HR-forum den 7. des. der tiltak som stillingsmøter med instituttledelse og dekanus samt etablering av HR-team på instituttnivå vil bli diskutert. Instituttlederne kommenterte blant annet at det er viktig å kommunisere tydelig forskjellen på oppsigelig fast stilling og "uoppsigelig" fast stilling. Det ble orientert om lovverk og praksis i forhold til midlertidige stillinger, oppsigelse og fortrinnsrett. Utfordringene i midlertidige stillinger må også ses i sammenheng med ønsket om å etablere karriereplan for unge forskere og rekruttering av eksternfinansierte prosjektstillinger. HRseksjonen understreket at det beste arbeidsverktøyet også i denne sammenheng vil være en strategisk personalplan - som er under implementering. Dekanus utfordret instituttlederne til å gjøre en strategisk vurdering av hvilke midlertidig ansatte som instituttet ønsker å satse på i framtiden i tråd med faglige satsinger og behov. Saken er av stor prinsipiell og kulturell betydning for fakultet og institutter, og må diskuteres videre på senere tidspunkt i forbindelse med implementering av strategisk personalplan. 4 av 5 5 Felles praksis for dekning av disputasmiddag Seksjonssjef Økonomi presenterte bakgrunn for og forslag til ny gjennomgående praksis for finansiering av disputas- og opponentmiddag ved ph.d.-disputas. For disputasmiddag foreslås å dekke inntil for definerte offisielle deltakere enten over kandidatens prosjektmidler eller med støtte fra instituttet. Instituttlederne har noe ulikt syn på hvorvidt disputasmiddagen er et formelt fakultetsforankret arrangement eller et personlig ansvar for den enkelte kandidat. Instituttlederne ønsker at det skal være opp til hvert institutt å praktisere hvorvidt man ønsker å delfinansiere dette, men da med en øvre grense på inntil og knyttet til de offisielle representantene fra fakultet, institutt og komité. I eksterne prosjektsøknader bør det legges inn kostnader til disputasmiddag i budsjettet. Instituttlederne sluttet seg til forslaget for opponentmiddag som dermed legges fram for vedtak av dekanus. Dekanus tar stilling til om det skal fattes vedtak for felles praksis også for disputasmiddagen på bakgrunn av diskusjonen i møtet. 6 Rutiner for vedlikehold og (re)anskaffelse av byggfast utstyr Saken utsatt pga sykdom 7 Orientering om ny dyrevernlov og konsekvenser for DMF Prodekan forskning orienterte om forslag til ny dyrevernlov og konsekvenser for fakultetets forsøksdyrvirksomhet. Fakultetet vil sammen med de tre andre DMF ene utarbeide et høringssvar som er skeptisk til deler av forslaget, blant annet behandlingstiden for søknader og sentralisering av søknadsbehandling. Instituttlederne ga innspill til høringssvaret og sluttet seg til hovedlinjene som prodekanen presenterte. Det endelige utkastet til høringssvar sendes aktuelle instituttlederne fra prodekan forskning. 8 Ph.d.-kandidaters rett til arbeidsplass

5 May Karin Dyrendahl presenterte utfordringer knyttet til ph.d.-kandidaters behov for arbeidsplass og infrastruktur ut over avtaleperioden for stipendiatstilling. Instituttlederne gav innspill til å igangsette et arbeid for å utforme felles retningslinjer ved fakultetet. Prinsipielt bør kandidaten ha krav på arbeidsplass og infrastruktur knyttet til tilsettingsforholdet (og dermed finansieringen). Ut over dette må det gjøres individuell vurdering fra instituttet i det enkelte tilfelle. Studieseksjonen tar dette videre og utformer et forslag til felles praksis som legges fram i senere møte. 5 av 5 9 Avvikling av Kursuka i medisinstudiet Seksjonssjef Studie orienterte om erfaringer fra Kursuka og svært dårlig oppmøte fra studentene. Etter gjennomføring i 2012 viser evalueringen at opp mot 50% av de påmeldte studentene ikke møter. I tillegg er engasjementet fra fakultetets ansatte varierende. I sum brukes det mye ressurser på få deltakere. På denne bakgrunn er Kursukas videre framtid diskutert og en naturlig konsekvens er å legge ned Kursuka. Dette vil kunne medføre en framflytting av høstsemesteret for å få en naturlig avslutning til jul og en uke til eksamenslesing. I tillegg vil det være mulig å krydre undervisningen med spredte kurstilbud i løpet av studieløpet i samråd med studentene. Saken er diskutert i Studentrådet som slutter seg til en slik konklusjon under forutsetning av at det i Stadium 1 innføres introduksjonskurs til klinisk praksis. Instituttledermøtet slutter seg til en nedleggelse av Kursuka i sin nåværende form. Seksjonssjef Studie følger opp videre i samråd med FTR. 10 «Getting ready for Horizon 2020» - NTNUs EU-seminar 10. des. Prodekan forskning orienterte kort om EUs forskningsprogram Horizon 2020 og første utlysningsrunde primo Invitasjon til dekanseminar om EU den 10. desember kl ble utdelt til instituttlederne. Instituttene identifiserer og beskriver svært kort aktuelle sterke forskningsmiljøer med internasjonale nettverk som kan være aktuelle for den nye EU-satsingen, og sender dette til Janne Østvang i løpet 30. nov. Bestillingen og invitasjonen sendes instituttlederne på mail.