Rutiner for ROH-kommunene Slik kommer du i gang Sist oppdatert 23.09.2016
Innholdsfortegnelse 1. Aktivering av egen brukerkonto... 3 Pålogging utenfor citrix... 3 Pålogging innenfor citrix... 5 2. Visma.net Expence felles for begge pålogginger... 5 3. Tips om utfylling av reiseregningen... 9 Reise... 9 Diett... 9 Kjørebok... 10 Utlegg... 10 Overnatting... 12 Diverse... 12 Visma Attach... 12... Side 2
Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang 1. Aktivering av egen brukerkonto Forutsetningen for å kunne ta i bruk reiseregningsmodulen er at man er registrert med en e- postadresse i lønnssystemet. Alle som mottar lønn lønnsslipp på e-post er registrert med e- postadresse. Etter hvert som enheter/virksomheter blir overført til Expense, vil dere motta en e-post fra do.not.reply@visma.net. E-posten er et signal om at du kan aktivere brukerkonto i Expense. Følg anvisningen i mailen for aktivering av brukerkonto. Pålogging utenfor citrix Man benytter samme link for elektronisk reiseregning som for elektronisk timeregistrering. Den er forskjellig for hver kommune og man må benytte linken i den kommune der man er ansatt og som skal ha reiseregningen til utbetaling. Røros: Os: Holtålen: https://ekstern.vuq.visma.com/ro_enterprise/ https://ekstern.vuq.visma.com/os_enterprise/ https://ekstern.vuq.visma.com/ho_enterprise/ Første gangs pålogging: Dersom man får tildelt brukernavn og passord gjennom aktivering av brukerkonto i Expense så legger man inn disse i boksene under: Dersom man har glemt brukernavn/passord så klikker man på «Glemt Side 3
brukernavn/passord og får opp følgende bilde: Brukernavnet for den enkelte vil være for- og etternavn skrevet på vanlig måte slik det er registrert i lønnssystemet. E-postadresse vil være den e-postadressen som er registrert i lønnssystemet. Det vil være den e-postadressen dere mottar lønnsslippen på. Følgende meny skal komme opp: Velg «Meg selv» og deretter «Reiseregning» Side 4
Pålogging innenfor citrix Velg Visma web Videre gjør man de samme valg som under «Pålogging utenfor citrix»». Det er ikke nødvendig med brukernavn og passord for å få tilgang til Visma.net Expence via Visma web (single sign on). 2. Visma.net Expence felles for begge pålogginger Herfra er fremgangsmåten den samme for begge påloggingsmetodene. Klikk «Start Expense»: Side 5
Du kommer inn i selve reiseregningsmodulen og kan starte registreringen: Du får hjelp til utfyllingen ved å bruke Hurtigguide-funksjon i høyre del av skjermbildet. Denne blir tilgjengelig når du begynner å registrere. Side 6
Side 7
OBS! For de som har stillingsforhold i flere (mer enn en) av kommunene Røros, Os og Holtålen, så er det viktig å merke seg følgende: Når dere har kommet inn i reiseregningsmodulen så må dere velge hvilken kommune dere skal registrere reiseregning for. Hvis dere er ansatt i flere kommuner så vil dere få opp flere valg når dere klikker på denne boksen. Det er viktig at dere her velger den kommunen som skal belastes reiseregninga ellers går dette galt. Side 8
3. Tips om utfylling av reiseregningen Hurtigguiden som ligger ute til høyre er et fint hjelpemiddel til registreringen. Valget Reise bruker du hvis du har vært på tjenestereise med overnatting hvor du skal ha refusjon av utgifter til overnatting eller diettgodtgjørelse. Den benyttes også på tjenestereise uten overnatting hvis man har krav å dagdiett Valget kjørebok bruker du på tjenestereiser hvor du bare skal ha dekning av kilometergodtgjørelse. Du kan føre flere reiser på samme regning. Alle felter med rød stjerne (*) MÅ fylles ut. Reise I feltet «Beskrivelse» skal du registrere beskrivelse av reisen (kortfattet beskrivelse) Konteringen må være riktig o Dersom reisen ikke er foretatt i din ordinære stilling, må du velge riktig ansvar og funksjon Reiser du med diettgodtgjøring velger du «Diett». «Ingen diett» brukes der du reiser på regning, eventuelt på reiser der du ikke har krav på diett. Legg inn reisedato og klokkeslett fra til. Klokkeslett er ikke nødvendig der det ikke kreves diett. Diett Hvis alle måltider er dekket for alle dager, velg o Måltid dekket for frokost/ lunch/ middag i første linje o Hvis det er enkeltmåltider som er dekket og noe som skal utbetales, velg frokost/ lunch og middag dag for dag Det samme gjøres for overnattingstyper (Hotell eller privat) o Hvis det er samme type overnatting, velg kun i første linje, evt nattillegg hvis det er privat overnatting. o Hvis det er ulike overnattingssteder, f.eks hotell en natt og deretter privat, velg nedtrekk dag for dag. Side 9
Kjørebok Hvis det kjøres ekstra i forhold til omkjøring, legg inn formål for omkjøring Det legges inn en og en passasjer med km, velg + for ny linje. Navn på passasjer/passasjerer må fremgå. Utlegg Velg utleggstype (klikk nedtrekksgardin for flere valg, ligger alfabetisk) Hotellregninger skal alltid splittes o o Splitt på «Frokost hotell» og «Overnatting» ved tjenestereise Beløpene er splittet på bilaget (0 % mva på kost og 8 % mva på overnatting) Parkeringsavgift fra automater og parkeringshus samt bomutgifter trenger ikke dokumenteres. Parkeringsavgift fra flyplasser skal dokumenteres pga beløpets størrelse. Pålagt dokumentasjon (bilag) skal scannes inn, eventuelt så kan man benytte appen Visma Attach (se nærmere beskrivelse under). Når man skanner bilagene må man lagre de på hjemmeområdet og laste det inn i Visma Expense derfra: Side 10
Deretter klikker man «Legg til». Knappen vil ikke være grå når man har hentet inn vedlegg. Det må ligge beløp på utleggsposten for å få hentet inn vedlegg. Det er ikke mulig å hente inn mer enn ett dokument pr. utleggspost. Dersom det er flere bilag som skal inn på samme utleggspost, må disse scannes inn i samme dokument. Program etter invitasjon samt program for fagenhetsturer skal scannes inn. Siden det ikke er utlegg og det ikke foreligger krav om refusjon, må dette løses på en av to måter. Dersom man krever refusjon på grunnlag av andre utlegg kan man scanne invitasjonen/programmet sammen med bilaget man krever refusjon for. Dersom man ikke har utlegg kan man legge inn 1 øre i beløpsfeltet for å få tilgang til å hente inn dokumentet. Dette vil korrigeres ved neste oppdatering av programvaren. Side 11
Overnatting Legg inn navn og adresse på overnatting i feltet under navn/adresse med riktig dato Hvis det er forskjellige overnattingssteder - legg inn flere linjer Definisjoner: Privat overnatting med kokemuligheter: Private hjem, leilighet, hybler, campingvogn, bobil, telt, snøhule, campinghytte, fjellhytter Diverse Dersom kostnadene skal fordeles på flere ansvar og funksjoner så er det mulig å foreta kostnadsfordeling under hver kategori: Diett, kjørebok og utlegg. Kostnadene kan fordeles både prosentvis (må beregnes) og på beløp. Alle reiseregninger som ikke er videresendt kan slettes. Slettefunksjonen ligger under «Sammendrag» Det er også mulig å benytte reiseregningsmodulen ved anmodning om refundert utlegg selv om utlegget ikke er tilknyttet reise. Man går da direkte på valget «Utlegg» og velger egnet utleggstype, for eksempel kontorrekvisita. Vi har laget et utvalg av de utleggstyper som er mest benyttet. Vi kan utvide utvalget etter hvert som vi ser behovet. Vi er derfor interessert i tilbakemelding på hva som savnes av utleggstyper. Utlegget som skal refunderes må dokumenters med bilag (scannes eller fotograferes og legges ved som fil). Visma Attach For de som har smarttelefon og kan laste ned apper så er det mulig å benytte appen Visma Attach for å fotografere og laste inn kvitteringer og invitasjoner. Man slipper da å mellomlagre (jf scanning). For å laste ned denne appen må man ha lagd seg ett passord ved å legge inn signin.visma.net i nettleseren, følge rettledningen å lage passord. Passordet vil bli etterspurt i forbindelse med nedlastingen. Appen gir mulighet for å fotografere de dokumenter som skal legges ved reiseregningen. Bildet lagres og sendes. Deretter kan de hentes inn i Visma Expense: Side 12
Hent opp aktuell kvittering, klikk på vedlegget og klikk deretter «Legg ved». Når man benytter appen kan man legge ved flere bilder på en utleggsart. Deretter klikk «legg til» i hovedbilde. Når man har hentet inn en kvittering fra appen blir den låst og kan ikke lastes inn på nytt. Når man benytter appen må man være nøye med at man får med alle vesentlige opplysninger når man fotograferer kvitteringen. Lykke til Dersom det oppstår problemer kan dere ta kontakta med Bjørg Berg Stenvoll Ulla Bratt Anita Erlien Side 13