Sauherad kommune Arkiv: FA-A20, TI-&30 Saksmappe: 13/1911-40 Saksbehandler: Joar Sættem Dato: 22.05.2015 Utvikling av Sauherad barne- og ungdomsskole: Konseptvalg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 022/15 Utvalg for oppvekst og omsorg 26.05.2015 038/15 Formannskapet 01.06.2015 Kommunestyret 11.06.2015 012/15 Administrasjonsutvalget 01.06.15 Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret ber om at følgende legges til grunn ved videre arbeid med utvikling av Sauherad barne- og ungdomsskole: Utredningens alternativ 2a legges til grunn Det legges opp til en trinnvis gjennomføring som skissert i saken. Eventuelle endringer i behov (barnetall o.a.) vurderes underveis. Planlegging og tilrettelegging av uteområder må inngå i arbeidet. 2. Rådmannen forbereder konkurranseunderlag for prosjektering og konkurranseutsetting av byggearbeider, og legger dette fram for formannskapets godkjenning. 3. I utviklingsperioden (2015 2018) må kommunen som skoleeier prioritere tiltak som sikrer forsvarlige forhold for elever og ansatte med hensyn til brukerbehov, inneklima, brannsikring. 4. Prosjektet bakes inn i budsjett og økonomiplaner med de tilpasninger i framdrift som disse måtte kreve. side 28
Sammendrag * Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sakk 023/13 følgende: Kommunestyret ber rådmannen legge fram for kommunestyret så snart som mulig eit forslag til plan for planprosess, for bygging av ny skule på Gvarv, og der ein tek med i planprosessen ei vurdering av heile eller delar av eksisterande skulebygg skal behaldas. Planprosessen vedtatt av kommunestyret i sak 060/13 legger inn 5 beslutningspunkter: B0 B1 B2 B3 B4 Bestille oppdrag Konseptvalg Bevilgning Overlevering Avslutning Dette saksframlegget gir underlag og innstilling til kommunestyrets konseptvalg (Beslutningspunkt B1). Fra prosessbeskrivelsen fro arbeidet fram til konseptvalg, B1, gjengis: Hensikt Hensikten med utredningsfasen er å få beskrevet hvilke behov, mål og krav som eksisterer knyttet til fremtidens grunnskole behov i Sauherad, samt å få vurdert ulike alternativer til løsning slik at det foreligger mest mulig informasjon tilgjengelig når det senere skal tas et investeringsvalg. Dette mandatet gir føringer og retningslinjer knyttet til arbeidet i utredningsfasen. Fasen skal inkludere følgende aktiviteter: Kartlegge og analysere behov, målsetninger og krav Definere ulike konsepter for å dekke behovene, minimum to alternativer i tillegg til nullalternativet Sammenligne konseptene Utarbeide grunnlag for konseptvalg og anbefale konsept Drøfte kontraktsstrategi Planlegge / klargjøre for neste fase Utarbeide saksframlegg og forslag til mandat for planleggingsfasen Arbeidet er gjennomført i tråd med beskrivelsen ovenfor, og konseptvalg-utredningen legges nå fram til beslutning. side 29
Kort prosessoppsummering Nye Sauherad barne- og ungdomsskole Sak 13/1911 Prosessoppsummering, konseptutredningsfasen Tid: Apr. - Jun. 27.06.2014 26. - 27. august Bearbeiding 04.11.2014 26.11.2014 16.12.2014 13.01.2015 31.01.2015 Prosess Konkurranse, valg av konsulent, Kontraktsavk lainger Invitasjon og utsendelse av møteplan for brukermedvir kning Brukermøte skole. 2 dager, eget program Brukermøte, skolen som nærmiljøanlegg Styringsgruppemøte Bearbeiding, møteinnspill og skriftlige innspill Brukermøte med berørte parter Styringsgruppemøte Styringsgruppemøte Rådmann, kommunalsj ef, konsulent Over-levering av rapport Involvert/ deltak. Rådmann, Prosjekteier, Konsulent Konsulent Driftsenheten, askolehelsetjene ste, PPT, Skolens personale, FAU/SU, Verneombud, Tillitsvalgte, Elevrepr. Idrettsanlegg, div. lag og foreninger En rekke brukere (skriftlige innspill i dok 8,11,12) Involverte, ihht. Innkalling Rådmann, oppdragsled er: Leveranseko ntroll Styringsgruppe Styringsgruppe: kommunalsjef Monika Bø, Fung. Rektor Hans Aaraas, Hovedverneombud Mona Stokker, HTV Torgeir Fles, kommunalsjef Joar Sættem Styringsgruppe fom 01.02.15: Rådm. Hans Erik Utne, Fung. rektor Svein Inge Ståland, Ped. Kons. Hans Aaraas, Hovedverneombu. Mona Stokker, HTV Torgeir Fles, kommunalsjef Joar Sættem Konsulent: Norconsult med leveranse fra Sivilarkitekt Gunnar Dale Tid: 26.02.2015 19.03.2014 08.05.2015 19.05.2015 22.05.2015 26.05.2015 01.06.2015 11.06.2015 Prosess Presentasj. Presentasjo Utsendelse Behandling i for involverte n for Kom.st. UFO UFO Konsulentenes rapporter/arbeid legges ut på våre nettsider Avsluttende møte styringsgrup pa + ny rektor Behandling i formannskap og administrasjonsutvalg Behandling i kommunestyret Involvert/ deltak. Som brukermøter Konseptutredningen har blitt gjennomført av Norconsult og Sivilarkitekt Gunnar Dale. En intern styringsgruppe har fulgt opp prosessen underveis, og involvering har vært ivaretatt som summert opp ovenfor. Avsluttende møte i styringsgruppa var 19.05.2015. Involvering har også omfattet Gvarv Idrettslag som viktig bruker av Samfunnshuset og uteområde. Et avsluttende innspill med idrettslagets ønske om alternativ er vedlagt saken. Konsulentene hadde sin siste presentasjon for brukere/involverte 26.02.2015 og presenterte materialet for kommunestyret i møte 19.03.15. Alle dokumenter fra konsulenten ble lagt ut på kommunens hjemmeside 07.05.15. Som vedlegg til saken er kun et utvalg av disse tatt med, slik at filstørrelsen blir håndterbar. Utredningen er bygd på et Rom- og funksjonsprogram som har vurdert ulike behov og hensyn som må legges til grunn. Det er tatt utgangpunkt i eksisterende bygningsmasse, som i de enkelte alternativene i varierende grad er tatt med inn i en framtidig løsning. Konseptalternativene er bygd opp rundt følgende bygg: A Eksisterende barnetrinn B Fellesbygg et nybygg C Eksisterende bygg for mellom- og ungdomstrinn (variant 1 og 2) D Nybygg for trinn 5 10 E Samfunnshuset (variantene 1, 2, 3 og 4) I tillegg tar vurderingen med alternativene: F Ingen bygg rives G Hele skolen bygges ny. De enkelte alternativ er kostnadsberegnet og vurdert ut fra følgende vurderingspunkt: Opplæringsloven Kunnskapsløftet Pedagogisk kvalitet Funksjonalitet slik det er beskrevet i funksjonsbeskrivelsen i Rom- og funksjonsprogrammet (RFP) Kulturskolen Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler side 30
Arbeidsmiljøloven Arealkrav Plan og bygningsloven Dagslys Folkehelseloven Detaljer om de enkelte vurderingspunkt og hvordan de rangerer alternativene finnes i vedlegget kalt Konseptvurderinger. I vedlegget Konseptalternativer_konseptvurderinger_anbefalinger er utbyggingsalternativene stilt sammen og vurdert. Konsulentens hovedkonklusjoner oppsummert: 0-alternativet F Prosjektkost kr 10.827.591,- Anbefales ikke Minimumsalt. F+B+E4 Prosjektkost kr 97.397.647,- Gjør bare deler av skolen funksjonell, anbefales ikke Konsept 1a A+B+C1+E1 Prosjektkost kr 213.405.137,- Kan anbefales Konsept 1b A+B+C2+E2 Prosjektkost kr 213.462.564,- Kan anbefales Konsept 2a A+B+D+E2 Prosjektkost kr 206.165.911,- Anbefales. Gir de laveste FDV -kostnadene Konsept 2b A+B+D+E3 Prosjektkost kr 228.391.988,- Anbefales. Gir de laveste FDV -kostnadene. Stor idrettshall. Ny skole og idr.h. G+E3 Prosjektkost kr 285.255.209,- Tatt med som illustrasjon, men ikke anbefalt Tabellen nedenfor viser arealer i eksisterende bygg og for ulike kombinasjonsalternativ. Alternativ 2A er mest arealsparsomt. Sauherad barne- og ungdomsskole AREAL 0-alt. Min.-alt. Konsept Konsept Konsept Konsept Ny skole F F+B+E4 1a 1b 2a 2b m/ A+B+C1+ A+B+C2+ A+B+D+ A+B+D+ håndball E1 E2 E2 E3 G+E3 Bygg m2 m2 m2 m2 m2 m2 m2 m2 A Eksisterende Trinn 1-4, U. etg. 271 271 271 271 271 271 271 A Eksisterende Trinn 1-4, 1. etg. 1212 1212 1212 1212 1212 1212 1212 A Eksisterende Trinn 1-4, loftsetg. 151 151 151 151 151 151 151 Eksisterende Trinn 5-7, kjeller 191 191 191 Eksisterende Trinn 5-7, 1. etg. 932 932 932 C Eksisterende Trinn 8-10, kjeller 252 252 252 252 252 C Eksisterende Trinn 8-10, 1. etg. 1881 1881 1881 1881 1881 C Eksisterende Trinn 8-10, 2. etg. 218 218 218 E Eksisterende Samfunnshus, U.etg. komplett 933 933 933 933 933 933 E Eksisterende Samfunnshus, 1. etg. komplett 967 967 E Eksisterende Gymsal 280 E Eksisterende Samfunnshus 1. etg. v/ alt. Volleyballb. 747 747 747 747 747 E Eksisterende Samfunnshus U.etg. v/ alt. håndballbane 666 666 666 E Eksisterende Samfunnshus 1. etg. v/ alt håndballbane 678 678 678 A Nybygg Trinn 1-4, 1/2-klimatisert svalgang 142 142 142 142 142 B Nybygg Fellesbygg, 1. etg. 880 880 880 880 880 880 B Nybygg Fellesbygg, 2. etg. 746 746 746 746 746 746 B Nybygg Fellesbygg, evt. kjeller 250 250 C Nybygg Ny 2. etg. over trinn 5-7 1340 1340 1340 D Nybygg Nybygg trinn 5-10 2400 2400 2400 E Nybygg Underetasje under ny del av volleyballb. 284 284 E Nybygg Volleyballbane 564 564 564 564 564 E Nybygg Håndballbane 1122 1122 1122 E Nybygg Nytt inngangsparti m/ heis 100 100 100 100 100 100 100 G Nybygg Ny skole trinn 1-10 (ekskl. kroppsøving) 5908 5980 sum 7008 9078 9503 9219 8146 8618 8546 Anleggsperiode og midlertidige lokaler Anleggsperioden vil belaste skolemiljøet. Arbeid med nytt mellombygg vil i hovedsak belaste utemiljøet. Kostnad med midlertidige lokaler i anleggsperioden er ikke tatt med i underlaget. Konseptene 2a og 2b (nytt bygg for trinn 5 10) forutsetter midlertidige lokaler i anleggsperioden, mens det for de andre alternativene kan bli noe mindre. For kroppsøvingsfagene vil alternative lokaler måtte brukes i perioder (for eksempel Idunshall). side 31
Kontraktsstrategi Mandatet ba også om en drøfting av kontraktstrategi. Dette er sett noe på, men ikke konkludert fram til en innstilling. Fra FAVEO prosjektledelse har vi fått et under lag som summerer opp ulike anskaffelsesformer og elementer i disse. En av disse er såkalt samspillskontrakt/åpen bok. Vurdering Utredningen gir et godt beslutningsgrunnlag for konseptvalg. En rekke alternativ er illustrert til konseptnivå, og materialet er organisert slik at en kan velge flere kombinasjoner. Det er også mulig å gjennomføre en trinnvis utbygging, som er nærmere vurdert nedenfor. Rådmannen slutter seg til konsulentens vurdering av at «Nullalternativet» ikke kan anbefales». Det er imidlertid bare disse to som faller innenfor økonomiplanens rammer. Det foreslås derfor en trinnvis utvikling med utgangspunkt i alternativ 2a. Dette alternativet har en løsning med nybygde klasseromsarealer for 5. 10. trinn, og gymsalløsning som dekker skolens behov. Dette innebærer en investering på 174,7 mill kr til skoledelen og 31,3 mill kr til samfunnshus/idrettsanlegg. Anbefalte trinn: Tr. Kostnad (kr) 1 63 mill (Bygg B) 2015 2016 2017 2018 2019 Konseptvalg, skole og valg av Prosjektere Bygge Mellombygg side 32
2 18,5 mill (Bygg A) 3 93,2 mill (Bygg D) 4 31,3 mill (E2) 206,0 mill kontraktsform, konkurranse. (bygg B) og koble bygga Prosjektere Prosjektere Konseptvalg Samfunnsh. Oppgradere Småskoletrinn (bygg A) Oppgrad./ nybygg 5. 10. trinn Prosjektere Bygge Samfunns hus/idretts -hall Årstallene kan forskyves avhengig av kommunens investeringsevne og finansieringsplan. Den trinnvise tilnærmingen åpner også for justering underveis hvis eksempelvis barnetallsprognoser indikerer endrede behov. Vurdering av konkurranseform og kontraktsform. Rådmannen velger å ikke gi en egen vurdering av dette nå, men foreslår at en egen vurdering av dette kan gjøres i en sak til formannskapet. Konklusjon Jeg viser til innstilling. Hans Erik Utne Rådmann Dokumentliste fra saken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 I 29.10.2013 Styret i utdanningsforbundet- Sauherad Prosess skoleprosjekt - til medlemmene i Sauherad kommunestyre 3 I 31.10.2013 FAU ved Sauherad barne- og ungdomsskole Utbygginga av Sauherad barne- og ungdomsskole 28 I 27.06.2014 Norconsult AS Gvarv skole - Brukermedvirkningsprosess 6 I 06.08.2014 Norconsult AS Invitasjon til prosess for brukermedvirkning for planlegging av Gvarv skole 5 X 06.08.2014 Interne mottakere Skoleprosjektet - informasjon vedr. møte 26. og 27. aug. 4 I 27.08.2014 Gvarv Idrettslag Møte vedr skoleutbygging - bruk av idrettsanlegget 8 U 27.08.2014 Norconsult AS Brukermedvirkning, kultursektoren - Skoleprosjektet 7 I 02.09.2014 Norconsult AS Sauherad - Gvarv skole - framdriftsplan / avklaringer 9 I 06.10.2014 Norconsult AS Sauherad barne- og ungdomsskole - revidert areal- og funksjonsprogram 29 I 11.10.2014 Norconsult AS Sauherad barne- og ungdomsskole - Oppdatert framdriftsplan 31 I 14.10.2014 Norconsult AS Aktivitetshall, Gvarv skole 30 I 14.10.2014 Norconsult AS Sauherad barne- og ungdomsskole - revidert areal- og funksjonsprogram side 33
32 I 15.10.2014 Norconsult AS Konseptpresentasjon 4. november på Gvarv skole og brukerprosess for uteområde 10 I 10.11.2014 Norconsult AS Skoleutviklingsmøte 26.11.14 11 I 19.11.2014 Gvarv IL Vedr. skoleutviklingsmøte - innspill 33 I 20.11.2014 Norconsult AS Skoleutviklingsmøte 34 X 28.11.2014 Monika Bø; Hans Aaraas; Mona Stokker; Hilda Sørum; torgeir.f@sauheradskolene.no,; Norconsult,; Gunnar Dale (siv.ark@gunnardale.no) Dokumenter fra Skoleutviklingsmøte 26.11.2014 13 I 28.11.2014 Arkitekt Gunnar Dale Tegninger av skolekonsept pr 26.11.2014 19 U 28.11.2014 Arkitekt Gunnar Dale Byggtegningene 35 I 02.12.2014 Norconsult AS Referat og oppdatert framdriftsplan 37 I 15.12.2014 Norconsult AS Sauherad skole - Areal-, funksjonsprogram med nærhetsmatrise 36 I 15.12.2014 Norconsult AS Vedr. idrettshall + lærerarbeidsplass 14 X 15.12.2014 Dokumenter overlevert fra Norconsult/Arkitekt Gunnar Dale 21 U 16.12.2014 Arkitekt Gunnar Dale; Norconsult AS Klima- og energiplan for Sauherad kommune 2010-2020 - vedtatt plan 15 I 06.01.2015 Norconsult AS Sauherad skole - referat, RFP, og veien videre 20 U 07.01.2015 Arkitekt Gunnar Dale Alder, ventilasjonsanlegg 16 I 11.01.2015 Norconsult AS Dokument til møte 13. januar - Sauherad 17 I 12.01.2015 Arkitekt Gunnar Dale Sauherad skole - konsepter og estimater 38 U 13.01.2015 Monika Bø; Hans Erik Utne; Norconsult,; Notat fra møte 13.01.15 Sivilarkitekt Gunnar Dale 42 I 23.01.2015 Norconsult AS Referat møte 16.12.15, Konseptvudering - RFP, Sauherad 1-10 skole 18 I 23.01.2015 Norconsult AS Sauherad 1-10 skole - RFP, Referat møte 16.12.15, Konseptvudering 22 U 28.01.2015 Norconsult AS Notat 130115 25 I 28.01.2015 Gvarv idrettslag Vedr. planer for skoleutbygging Gvarv 24 I 31.01.2015 Norconsult AS Sauherad skole - sluttrapport 41 I 31.01.2015 Norconsult AS Sauherad skole - sluttrapport 27 I 04.02.2015 Arkitekt Gunnar Dale Sauherad skole - tegninger, beregninger og anbefalinger - Del 2 26 I 04.02.2015 Arkitekt Gunnar Dale Sauherad skole - tegninger, beregninger og anbefalinger - Del 1 Trykte vedlegg: Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID 03.02.2015 Vedr. planer for skoleutbygging Gvarv 118858 21.05.2015 2015 -fremtidens skole sauhead - tidsløp og beslutningsprosesser.pptx 129860 Alternativene er publisert på www.sauherad.kommune.no under nyhetssaker. side 34
Sauherad kommune Gvarv 28.01.2014 Idunsvoll 3 3812 Akkerhaugen Vedr planer for skoleutbygging Gvarv. Idrettslaget hadde styremøte mandag 26.01, og behandlet saken vedr skoleutbyggingen med tilhørende anlegg. Et enstemmig styre vil gå for alt 4, dvs det alt. med en hall plass for håndballbane. Vi i idrettslaget mener det er av stor betydning for barne og ungdomsarbeider i kommunen å få en aktivitetshall av denne størrelsen, der vi kan utvide tilbudet til denne målgruppa. Vi ville tro at det er dette alt. skolen er best tjent med. Idrettslaget har påpekt tidligere hvor viktig det er at også skolen har et godt tilbud til fysiske aktiviteter. Etter skolesammenslåingen er det viktig at hele kommunen tenker barnas beste, og at de får et fullverdig tilbud til fysiske aktiviteter den tiden de er på skolen. Vi tenker og at det er viktig å tenke strategisk nå med ny kommunestruktur. side 35
Det er nok lite sannsynlig at noen tettsted i Sauherad kommer til å bli sentret for den ny stor kommunen. Derfor tror vi det er viktig å fatte vedtak nå som innlemmes i den nye storkommunen. Idrettslaget begynner å få en del egenkapital, i tillegg til at vi har opsjon på området gamlebanen. Hvis vi får et fullverdig tilbud med hall og uteaktiviteter rundt skoleområdet, er vi villige til å bruke mye av de midlene vi har på dette. Idrettslaget vi også stille på dugnader der det er mulig. Mvh Hallgeir Lie Leder GIL Kopi Hilda Sørum side 36
Fremtidens skole Sauherad Overordnet oversikt tidsløp og beslutningspunkter 20.5.2015 1 side 37
Realitetsorientering av tidsløpet 12.12.13 30.6.15 30.9.16 1.1.18 1.4.18 1.4.15 30.6.16 1.1.17 31.12.17 Kommunestyret 11.6.2015 Forutsetter at kommunen er ute av Robek registeret 2 side 38
Prosjektet - mandat Bakgrunnen er politisk vedtak om å utrede fremtidens behov når det gjelder grunnskolen i Sauherad. Hensikt Hensikten med utredningsfasen er å få beskrevet hvilke behov, mål og krav som eksisterer knyttet til fremtidens grunnskole behov i Sauherad, samt å få vurdert ulike alternativer til løsning slik at det foreligger mest mulig informasjon tilgjengelig når det senere skal tas et investeringsvalg. Dette mandatet gir føringer og retningslinjer knyttet til arbeidet i utredningsfasen. Fasen skal inkluderer følgende aktiviteter: Kartlegge og analysere behov, målsetninger og krav Definere ulike konsepter for å dekke behovene, minimum to alternativer i tillegg til nullalternativet Sammenligne konseptene Utarbeide grunnlag for konseptvalg og anbefale konsept Drøfte kontraktsstrategi Planlegge / klargjøre for neste fase Utarbeide saksframlegg og forslag til mandat for planleggingsfasen 3 side 39
Beslutningspunkter B0 Bestille oppdrag B1 Konseptvalg B2 Bevilgning B3 Overlevering B4 Avslutning 4 side 40
B1 - Konseptvalg Hensikten med B1 er å velge et av de framlagte konseptene, samt beslutte om planleggingsfasen skal iverksettes for det valgte konseptet. Beslutningsdokumenter: Saksframlegg, forslag til mandat for planleggingsfasen, konseptvalgutredning, ev. kvalitetssikringsrapport Fire mulige utfall: Prosjektet avsluttes eller blir utsatt Prosjektet videreføres som en ny utredning med andre konsepter (går tilbake til B0) Prosjektet videreføres til planleggingsfasen med endrede forutsetninger Prosjektet videreføres til planleggingsfasen 5 side 41
B2 - Bevilgning Hensikt med B2 er å ta stilling til om det planlagte prosjektet skal gjennomføres og bevilge midler til gjennomføringen Beslutningsdokumenter: Saksframlegg, styringsdokument, ev. kvalitetssikringsrapport Tre mulige utfall: Prosjektet avsluttes uten gjennomføring Prosjektet gjennomføres under forutsetning av at noen forhold endres Prosjektet gjennomføres 6 side 42
Organisering Politikere Prosjekteier (Rådmann kommunalsjef) Oppdragsleder (Eiendomssjef) Styringsgruppe Prosjektleder Referansegruppe(r) Delprosjekt 7 side 43 Delprosjekt
Roller Prosjekteier/ Leder av styringsgruppen Overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål og at gevinst realiseres. Skal sikre at prosjektet til enhver tid er i tråd med overordnede strategier og føringer, lover og regler Har vetorett i styringsgruppen Disponerer prosjektets usikkerhetsreserver ( kan fordele noe av reserven til oppdragsleder og prosjektleder) Bruker Ansvarlig for å påse at prosjektet vil kunne tilfredsstille brukernes behov Oppdragsleder Har den «daglige» kontakten med prosjektleder og er ansvarlig for oppfølgningen av prosjektet fra prosjekteiers side. Kvalitetssikre beslutningsunderlag ved faseoverganger Godkjenne mindre endringer iht. fullmakt. 8 side 44