Klinikkrapportering pr avsluttet januar Innhold INNLEDNING... 2 DRAMMEN SYKEHUS... 3 BÆRUM SYKEHUS... 6 RINGERIKE SYKEHUS... 9 KONGSBERG SYKEHUS... 12 PREHOSPITALE TJENESTER... 14 PSYKISK HELSE OG RUS... 17 MEDISINSK DIAGNOSTIKK... 20 INTERN SERVICE... 23 DEFINISJONER... 25 TILTAKSTABELL... 26
INNLEDNING Innholdet i klinikkrapporteringen for januar er endret fra forrige rapportering. Oppfølgingen av klinikkene tar utgangspunkt i måltavler for de viktigste resultatmålene, samt fokus på årsverksutvikling, omstilling og tiltak. Klinikkenes målekort viser følgende: Avvik mot budsjett: Denne måned og hittil i år Status: Enten rødt eller grønt Diagram for månedlig utvikling med virkelig resultat og budsjett: Blå stolper viser trend/status pr måned Rød linje viser budsjett/mål/plantall + / angir hvilken side av budsjettlinjen som er positiv/negativ: Blå stolper over den røde budsjettlinjen er i dette tilfellet negativt Obligatoriske måleparametre for alle klinikkene er: Driftsresultat, brutto månedsverk og sykefravær. På grunn av etterskuddsvise målinger er sykefravær utelatt denne måneden. Måltavlene for de somatiske klinikkene er gjort helt like. Måltavlene for de andre klinikkene er i større grad skreddersydd. Kommentarer Fokus i rapportering flyttes fra avviksforklaringer (tilbakeblikk), til avvikshåndtering (dvs. hvordan klinikken skal jobbe fremover for å lukke avvik og sikre resultater i tråd med mål). Klinikkene skal kommentere der målene viser rødt, dvs. resultater som ikke er i tråd med mål. Ved rød status må klinikkene beskrive tiltak for å lukke avviket. Grønn status kommenteres etter eget ønske. Årsverksutvikling, omstilling og tiltak Fokus i styrerapporten for klinikkene vil være tiltaksoppfølging. Klinikkene skal kommentere totale omstillingsbehov i, samt hvilke tiltak klinikken må iverksette for å oppnå budsjettbalanse. Oversikt over enkelte indikatorer med tilhørende definisjoner er vedlagt til slutt i rapporten. 2
DRAMMEN SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet januar (månedsverk pr februar) Kommentarer til måltavlen: Drammen sykehus sitt budsjettavvik for januar består av 0,8 MNOK budsjettavvik for inntekter og 4,4 MNOK merforbruk på kostnadssiden. Inntektene forventes å gå i balanse etter kvalitetssikring av pasientadministrative data. Varekostnader har et merforbruk på 1,6 MNOK, fordelt på medikamenter og implantater. Lønnsområdet avviker med 3,1 MNOK, hovedsaklig innen variabel lønn. Øvrige hovedposter har et positivt budsjettavvik. Det vises ellers til etterfølgende avsnitt om tiltaksarbeidet ved Drammen Sykehus. Drammen Sykehus har hatt et kontinuerlig fokus på ventetider gjennom det siste året. Til tross for at det er gjennomført ca 7300 flere dag og polikliniske konsultasjoner i 2012 målt mot 2011, er ventetiden for Drammen Sykehus ikke vesentlig redusert. Fristbruddpasienter har hatt høy prioritet i 2012, og er betydelig redusert. Sykehuset fortsetter arbeidet med å redusere dette til null innen 1.3.2012. Korridorpasienter er en utfordring som følge av høy ø-hjelpsaktivitet. Det jobbes nå med å se på pasientstrømmen for de mest aktuelle fagområdene. 3
Omstilling og tiltaksarbeid Drammen Regnskap 2012-34 840 Realvekst basis budsjett 10 000 Negativ styringsfart, korreksjon engangseffekter, uløst utfordring - 17 487 Omstillingsbehov - 42 327 Radetiketter Årsbeløp Nye Årsbeløp bud Årsverk nye tiltak Årsverk bud Redusert innleie/vikarbyrå 0-8 103-0,7 Avdelingsvis omstilling fast lønn 0-19 824-12,7 Omstilling knyttet til prognoseavvik fordelt på avdeling - 3 800-5,9 Omstilling prosjekter fordelt på avdeling 0-10 600-16,3 Totalt - 3 800-38 527-5,9-29,7 Drammen Sykehus har i løpet av budsjettprosessen for identifisert tiltak for 27,9 MNOK, som skal ha et spesielt fokus. Dette er i hovedsak knyttet til reduksjon av variabel lønn og økt inntektsoppnåelse. Uløst utfordring på budsjetteringstidspunktet, er tenkt løst gjennom prosjekter for bedrede pasientforløp som innbefatter etablering av OBS post fase II og etablering av enhet for sammedagsinnleggelse(sdi enhet). Videre er det igangsatt flere forbedringsprosjekter på sengepostene, og innenfor operativ virksomhet. Disse forventes å gi bedre pasientforløp, økt dagkirurgisk aktivitet, bedre utnyttelse av operasjonskapasitet og bedret arbeidsmiljø. Et av forbedringsprosjektene på sengepostene innbefatter mål om utskrivelse av pasienter som ikke er i ett behandlingsforløp innen kl. 12.00. Det arbeides med å implementere en Leankultur, for å øke endringskompetansen og sikre kontinuerlig forbedring. Øre, nese og hals startet innfasing av behandlingsansvaret i forbindelse med Hovedstadsprosessen i 2012, dette overføres i sin helhet i. Behandlingsansvaret i forbindelse med Hovedstadsprosessen innenfor øye overtas i mai, forutsatt ferdigstillelse av de bygningsmessige arbeider. Den uløste utfordringen på 10,6 MNOK er nå fordelt på aktuelle avdelinger, hvor prosjektene forventes å ha effekt. Drammen Sykehus sitt årsresultat for 2012 var over prognose, og for høy styringsfart tilsier et økt omstillingskrav på 3,8 MNOK. Dette er fordelt prorata på sykehusets avdelinger etter størrelse på omsetning og årsverk. Mulighetene for ledigholdelse av stillinger ved fratreden eller permisjoner vurderes fortløpende som konsekvens av prognoseavvik for 2012. Det etableres system for ukentlig oppfølging, i forhold til bruk av innleie og variabel lønn. Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging som gjenspeiles i arbeidsplaner, er implementert ved enheter med sesongvariasjon. Videre etableres det ukentlig oppfølging av aktivitetsnivå gjennom bruk av Nimes. 4
Periodiseringen av årsverk, viser forventet virkningspunkt på tiltakene som er beskrevet i avsnittet på forrige side. Drammen sykehus har ikke vært prioritert vedlikeholdsmessig over mange år da man i lengre tid har forventet en politisk avklaring og startsignal for bygging av nytt sykehus. Vedlikeholdsetterslepet er blitt stort og det merkes i den daglige driften at bygningsmassen og infrastrukturen ikke er godt nok vedlikeholdt. Det foreligger dermed en pågående risiko for konsekvenser innenfor driftsavbrudd, pasientbehandling og arbeidsforhold/miljø. Brekkasje på gammelt Medisinsk teknisk utstyr (MTU) er en risiko. Det samme er de gjensidige avhengigheter i forhold til ombygninger. Det er en forutsetning at de bygningsmessige arbeidene som er igangsatt eller planlagt gjennomført i, utføres i henhold til fremdriftsplan. 5
BÆRUM SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet januar Kommentarer til måltavlen: Måltavlen for Klinikk Bærum sykehus viser 5 røde og 1 grønn statuser. Klinikkdirektør ønsker å knytte følgende kommentarer til statusene: 1. Økonomi Driftsresultat Bærum sykehus har et samlet regnskapsmessig underskudd i januar måned på 5,3 MNOK. Samlede inntekter slik det fremkommer av regnskapet er 1,3 MNOK lavere enn budsjett som er en sum av lavere ISF inntekter enn plan og høyere inntekter på utskrivningsklare pasienter. Det er avdekket manglende DRG inntekter (avsetning for DRG 470) i januarregnskapet tilsvarende 0,9 MNOK og en periodiseringsfeil i budsjetterte DRG poeng for fødsler, tilsvarende 0,9 MNOK. Dette bedre resultatet med 1,8 MNOK i januar. Samlede kostnader er 4 MNOK høyere enn budsjett. Lønnskostnadene knyttet til drift er 2 MNOK høyere enn budsjett. I lønnsbudsjettet ligger det som tidligere var definert som uløste utfordringer på 1,2 MNOK i januar. Det er nå definert tiltak for å løse den uløste utfordringen. Tiltakene presenters senere i saken. Resterende 0,8 MNOK knytter seg hovedsakelig til medikamenter. Ovennevnte forhold tilsier et driftsmessig underskudd i januar 3,5 MNOK. Sengeprosjektet er gjennomført med bemanningsreduksjon på 18,6 årsverk fra og med 01. januar. Høyt belegg pga en sterk økning i antall utskrivningsklare pasienter, samt stor pågang av pasienter de siste måneder, har forårsaket økte lønnskostnader. 6
2. Aktivitet DRG poeng Operasjonsforløpsprosjektet inntrer ikke med full effekt før fra ca 01. mars. Denne aktiviteten er i budsjettet forutsatt med virkning fra januar. 3. HR Brutto månedsverk Klinikk Bærum sykehus har utlønnet 52 månedsverk mer enn budsjett i januar, hvorav 22 månedsverk er relatert forsinket effekt av tiltak for å løse tidligere uløst utfordring (se tabell senere i saken), samt den beskrevne situasjonen i pkt 1 av høyt belegg. 4. Kvalitet Gjennomsittelig ventetid avviklede pasienter Mål oppnådd. 5. Kvalitet Fristbrudd for rettighetspasienter Nær måloppnåelse ut fra målsetningen om 0 fristbrudd. Situasjonen med svært lavt antall fristbrudd på Bærum sykehus gjennom hele 2012, opprettholdes. I 2012 var snitt antall fristbrudd 5,5 per måned, tilsvarende 0,9 %. 6. Kvalitet Korridorpasienter Ikke måloppnåelse pga av svært høyt belegg (ref punkt 1). Videre er det avdekket avvikende registrering av pasienter i tekniske senger i DIPS. Ny rutine er under utarbeidelse. Omstilling og tiltaksarbeid Bærum Regnskap 2012-42 588 Realvekst basis budsjett 6 000 Negativ styringsfart, korreksjon engangseffekter, uløst utfordring - 5 769 Omstillingsbehov - 42 357 Det er definert konkrete tiltak på 40,1 MNOK ihht tildelte økonomiske rammer. Radetiketter Årsbeløp Nye Årsbeløp bud Årsverk nye tiltak Årsverk bud Sengeprosjekt 0-12 587-22,3 Operasjonsforløp - økt aktivitet 0-7 300 Reduksjon variable lønnskostnader 0-6 286-9,7 Medisinsk Poliklinikk - Forbedringsprosjekt 0-963 Inntekt for utskrivningsklare pasienter 0-1 000 Reduksjon varekost 0-4 347 Ledigholde stillinger 0-4 641-7,1 Justert aktivitetsnivå ift prognose 12 0-1 900 Justeringer av driftsmessig karakter i 0-1 200 Omstillingsbehov 0 Totalt - 40 224-39,1 For å sikre tilstrekkelig effekt av tiltakene gjennomføres ukentlig oppfølging i ledermøtene, i tillegg til månedlige resultatoppfølgingsmøter med hver enkelt avdeling og seksjoner. Det vises for øvrig til omtale av tiltakene under punkt 1 i kommentarene til måltavlen. 7
1050 1000 Brutto månedsvserk 950 900 850 800 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Bto Mnd Verk Bud - 873,341 875,578 873,189 872,73 883,819 872,749 900,168 933,606 939,95 888,355 882,734 880,223 Bto Mnd Verk Regn - 2011 966,119 984,971 978,992 974,585 968,459 963,24 990,811 1026,14 1008,36 969,248 956,554 969,257 Bto Mnd Verk Regn - 2012 930,324 898,935 907,103 919,234 910,121 908,353 940,495 985,014 970,387 932,981 940,46 943,606 + effekt tiltak 932 928 889 871 874 862 891 922 921 867 861 859 Det vises til kommentarer til sengeprosjektet under måltavlen. Redusert variabel lønn. Klinikken har et forsterkt fokus på bruk av variabel lønn og innleie og det er innført sjekkliste til hjelp i vurdering av behov for innleie. Det er etablert bemanningsregistrering for alle sengeposter. Ledigholdelse av stillinger. På grunn av årsverksutviklingen i januar ble ikke besatte stillinger kartlagt og avdelingene spilte inn stillinger som skal holdes ledige. Dette skal følges opp utover året. 8
RINGERIKE SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet januar Kommentarer til måltavlen: Økonomisk resultat i januar er positivt med 0,5 MNOK i forhold til budsjett, hvorav inntekter er positivt med 0,2 MNOK og kostnader er positivt med 0,3 MNOK. Antall DRG-poeng er nesten i balanse, med et negativt avvik på 12 DRG mot plan. Brutto månedsverk i februar er 6 lavere enn plan, mens akkumulerte årsverk pr februar er i tråd med plan. Gjennomsnittlig ventetid avviklet for pasienter er på 55 dager, som er bedre enn mål. Klinikken hadde 8 fristbrudd i januar, hvorav 4 ble avviklet i perioden. Andel korridorpasienter er 5,7 %, og antall korridorpasienter økte med 100 fra desember, til 200 i januar. Det har vært meget stor pågang av pasienter i hele januar, og belegget på sengetun har vært vedvarende høyt. 9
Omstilling og tiltaksarbeid RS Regnskap 2012-13 831 Realvekst basis budsjett 4 000 Negativ styringsfart, korreksjon engangseffekter, uløst utfordring - 10 464 Omstillingsbehov - 20 295 Radetiketter Årsbeløp Nye Årsbeløp bud Årsverk nye tiltak Årsverk bud Redusere variabel lønn sengetun 0-3 512-4,5 Redusere variabel lønn øvrige seksjoner unntatt sengetun 0-5 456-4,3 Redusere bruk av honorarer (beregnes ikke årsverk) 0-3 222-0,2 Redsere medikamentkostnader 0-200 Tilskudd til kommunale øhjelp senger i obspost 0-1 988 Effektivisere bemanning etter innføring av talegjenkjenning 0-1 354-3,0 Effektivisering Hallingdal Sjukestugu 0-350 -0,7 Redusere ekstern innleie sengetun (beregnes ikke årsverk) 0-1 011 Redusere ekstern innleie øvrige seksjoner unntatt sengetun 0-3 201 Totalt - 20 295-12,7 Totale omstillingstiltak lagt inn i budsjett for er 20,3 MNOK. Omstillingstiltakene utgjør en budsjettert reduksjon på 12,7 brutto årsverk. Av tiltak som omhandler reduksjon av variabel lønn, honorarer og ekstern innleie (totalt 16,4 MNOK), utgjør reduksjon av honorarer 3,2 MNOK og reduksjon av innleie 4,4 MNOK. Disse kostnadselementene beregnes det ikke årsverk av, og det er årsaken til at det i sum er relativt få årsverk i tiltaksreduksjon i forhold til totalt omstillingsbeløp. Reduksjon av variabel lønn og innleie er i hovedsak knyttet mot bevisst satsing på økt fast bemanning på sengetun og intensivavdelingen for å redusere dyr ekstern innleie og overtid på egne ansatte. Det er planlagt innføring av talegjenkjenning våren, som skal medføre reduksjon av lønnskostnader med 1,3 MNOK, tilsvarende 3 årsverk. Det samarbeides med nærliggende kommuner om opprettelse av 3 kommunale øyeblikkelig-hjelp senger i observasjonsposten, som skal gi en inntekt til klinikken på ca 2 MNOK. De budsjetterte tiltakene er forankret med budsjettansvarlige ledere på nivå 3 og 4, og risikovurdert i samarbeid med tillitsvalgte og hovedverneombud i løpet av budsjettprosessen. Klinikken har som mål å oppnå økonomisk balanse i løpet av året, og de budsjetterte tiltakene skal bidra til det. Resultatet i januar er positivt, og årsverk pr februar er i henhold til plan, men det er for tidlig å si hvorvidt det vil være tilstrekkelig med de budsjetterte omstillingstiltakene for å oppnå et resultat i balanse. Klinikken vil finne nye tiltak dersom det økonomiske resultatet forverres utover året. 10
Utvikling brutto årsverk 550 540 530 Brutto månedsvserk 520 510 500 490 480 470 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Bto Mnd Verk Bud - 510,306 512,038 515,725 509,914 517,738 510,397 523,706 535,985 538,678 511,387 508,289 506,879 Bto Mnd Verk Regn - 2011 506,233 513,539 514,656 513,439 512,44 511,196 522,107 537,521 549,688 517,819 507,301 508,739 Bto Mnd Verk Regn - 2012 484,127 478,472 480,912 484,148 473,644 475,075 507,68 531,654 534,31 509,515 519,002 519,825 + effekt tiltak 515 506 516 510 518 510 524 536 539 511 508 507 Tabellen viser forventet årsverksutvikling i inklusiv planlagte tiltak. Faktiske brutto årsverk har gått ned fra 520 årsverk i desember i fjor, til 506 årsverk i februar i år. Årsverk pr februar er i henhold til plan. Fjorårets årsverk i februar var lavere enn i år som følge av at skrivetjenesten fortsatt tilhørte Klinikk for Intern Service (ble overført til Ringerike 1. juli 2012) og at sengetun var lettere bemannet som følge av pasienthotellet (ble omgjort til døgnsenger 15. oktober 2012). Årsverk i 2011 gir sånn sett et bedre sammenligningsgrunnlag enn 2012 når det gjelder utvikling første halvår. 11
KONGSBERG SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet januar Kommentarer til måltavlen: Klinikk Kongsberg sykehus har pr januar et positivt avvik på 0,4 MNOK. Det er samlet et positivt avvik på aktiviteten i januar. Bruttomånedsverk er ihht budsjett. Klinikk Kongsberg sykehus har hatt 5 fristbrudd i januar. Det er kontinuerlig gjennomgang av ventelistene for å sikre at klinikken unngår fristbrudd. Avdelingene har utarbeidet rutiner for dette. Det har vært 9 korridorpasienter i januar. Klinikken har utarbeidet en prosedyre ift hvordan dette skal håndteres. Omstilling og tiltaksarbeid KS Regnskap 2012-20 214 Realvekst basis budsjett 4 000 Negativ styringsfart, korreksjon engangseffekter, uløst utfordring - 35 Omstillingsbehov - 16 249 Klinikk Kongsberg sykehus har et omstillingsbehov i på ca. 16,2 MNOK. Det er utarbeidet tiltak for dette i budsjett som beskrevet i tabellen under. Klinikken hadde et positivt prognoseavvik 12
for 2012 og har et positivt resultat i januar. Klinikken her dermed ikke en ytterligere utfordring pr januar, men fordi det er knyttet risiko til noen av tiltakene jobbes det med ytterligere tiltak. Klinikken har i også effekt av tiltak som er iverksatt i 2012. Årsbeløp Nye Årsbeløp bud Årsverk nye tiltak Årsverk bud Radetiketter Turnus og arbeidsplaner 0-3 670-1,8 Ferie 0-5 444 0,3 Nærvær 0-699 -1,5 Pasientflyt 0-5 436 Samhandling 0-1 000 Totalt - 16 249-3,0 Klinikken har som tiltak å redusere ca.7,2 MNOK i innleie fra vikarbyrå i ift forbruk i 2012. Klinikken skal ha restriktiv bruk av innleie fra vikarbyrå og eventuell innleie skal godkjennes av avdelingssjef. Det er ikke knyttet brutto årsverk til innleie fra vikarbyrå og derfor er reduksjonen på årsverk i tabellen over minimal. Tiltaket på pasientflyt innebærer en økning av inntekter i. Klinikken har evaluert ferieavviklingen for 2012 og har gjort ytterligere forbedringer i planene for ferieavviklingen. Ferieplanleggingen for er allerede godt i gang. 13
Tabellen viser forventet årsverksutvikling inklusiv planlagte tiltak. Klinikk Kongsberg sykehus er i januar og februar på riktig nivå i forhold til brutto månedsverk. PREHOSPITALE TJENESTER Sammendrag etter avsluttet januar Kommentarer til måltavlen: Driftsresultatet for januar viser et underskudd på 1,0 MNOK. Hovedårsaken er overforbruk på lønn til vikarer og overtidsbruk. Sykefraværet var høyt i november og desember. For å opprettholde forsvarlig drift var det nødvendig med økt beredskap mot slutten av desember og i januar. Bakgrunnen for dette var tekniske problemer i AMK sentralen som har medført ekstraordinære tiltak for personell og på teknisk drift. I tillegg har det vært stor aktivitet, særlig i Hallingdal og i Drammen. Økningen i aktiviteten vedvarer og PHT har vurdert at det vil være nødvendig å styrke beredskapen i Hallingdal i helgene i vinterferieavviklingen og i påsken. Klinikken vil jobbe mot et resultat i balanse. Det arbeides med tiltak som er innarbeidet i budsjettet og med ytterligere tiltak for å møte driftsutfordringer knyttet til den økte aktiviteten. Det er utarbeidet et mandat i ambulansetjenesten, der det er nedsatt en prosjektgruppe, som skal analysere overtidsbruken, utarbeide tiltak og implementere disse innen den 1. mai. Antall ambulanseoppdrag viste en økning på 10,1 % i perioden januar til desember 2012 sammenlignet med samme periode i 2011. I januar ligger antall ambulanseoppdrag 7,1 % høyere enn i 2012. Akuttoppdragene øker med 10,6 % i januar sammenlignet med januar 2012. 14
Aktiviteten har økt mest i Hallingdal og i Drammen. Antall telefonhenvendelser på AMK øker med 6,9 % fra januar 2012 til januar. Aktivitet pasientreiser foreligger først i februar. Forbruk av brutto månedsverk ligger 29 årsverk over budsjettet i januar og 10,5 årsverk høyere enn budsjett i februar. Klinikken jobber for å nå budsjettet på månedsverk som skissert over. Omstilling og tiltaksarbeid PHT Regnskap 2012-7 206 Realvekst basis budsjett 2 000 Negativ styringsfart, korreksjon engangseffekter, uløst utfordring - 4 420 Omstillingsbehov - 9 626 Radetiketter Årsbeløp Nye Årsbeløp bud Årsverk nye tiltak Årsverk bud Pasientreiser ny rekvisisjonspraksis og rutetidsendringer - 3 900 Sykefraværsoppfølging, kapasitet dagbil, innkjøpsoppfølging - 2 600-4,1 Tettere samarbeid kommuner og klinikker - 3 126-4,0 Totalt - 3 126-6 500-4,0-4,1 Klinikken anslår omstillingsbehovet til 9,6 MNOK. 6,5 MNOK er innarbeidet i budsjettet for og 3,1 MNOK er nye tiltak for å komme i balanse. Klinikken planlegger økt samhandling med kommunene og de andre klinikkene i Vestre Viken, og jobber med å bedre styringsdata som vil legge grunnlag for aktivitetsstyring av ambulanseflåten. Målet er å forbedre ressursutnyttelse og redusere kostnadsnivå. 15
Tabellen viser forventet årsverksutvikling inklusiv planlagte tiltak. Klinikken vil arbeide for å nå budsjettet på årsverksutvikling. 16
PSYKISK HELSE OG RUS Sammendrag etter avsluttet januar Kommentarer til måltavlen: Økonomi: Det vises til kommentarer under omstilling og tiltaksarbeid Aktivitet (polikliniske konsultasjoner): Antall konsultasjoner har økt med 4,3 % fra januar 2012 til januar. Det er fullt fokus på fortsatt vekst for å nå budsjettkravet, med nøye gjennomgang av alle avdelinger og seksjoner. Fristbrudd rettighetspasienter: Det har vært jobbet intenst med å få ned fristbruddtallene, som det siste året har gått betydelig ned. Det jobbes fortsatt for å komme helt ned i null fristbrudd. Brutto månedsverk: Det vises til kommentarer under omstilling og tiltaksarbeid. Omstilling og tiltaksarbeid Det er beregnet et økt omstillingsbehov på 12,2 MNOK (3,5+8,7). Det er et avvik mellom årsprognose 2012 og regnskapsresultat 2012 på 6 MNOK. Det er trukket fra 2,5 MNOK i engangseffekter som relaterer seg til ekstra avsetning på variabel lønn for desember 2012 (tilsvarende ikke forventet i desember ). Videre er det gjort en skjønnsmessig vurdering på ytterligere behov for omstilling 17
på 8,7 MNOK knyttet til høy inngangsfart og risiko knyttet til allerede planlagte tiltak (senere virkningstidspunkt enn opprinnelig planlagt). PHR Regnskap 2012-8 264 Realvekst basis budsjett - 6 000 Negativ styringsfart, korreksjon engangseffekter, uløst utfordring - 19 975 Omstillingsbehov - 34 239 Tiltak for å løse utfordringen er sammenfattet som følger: Radetiketter Årsbeløp Nye Årsbeløp bud Årsverk nye tiltak Årsverk bud Vakanser Kongsberg DPS - 704-1,4 Flytte Ringerikspasienter fra Lier til Blakstad - 12 761-16,1 Innsparing legevakter Kongsberg DPS - 497-0,2 Omstilling Åsterud-Frognerlia ARA - 4 231-7,1 Reduksjon døgnbemanning Drammen DPS - 3 804-4,9 Øke polikliniske inntekter - 2 000 Konvertere overtid til fastlønn - 2 532 Reduksjon variabel lønn - 9 710-15,0 Reduserte refusjoner 5 000 Reduksjon variabel lønn Strandveien boliger - 5 416-5,8 Redusert finansiering fra kommune vedr. Strandveien 5 416 Økt nettoeffekt flytting av Ringerike-pasienter - 3 000-5,0 Totalt - 12 242-21 997-25,8-29,7 De fem første radene i tabellen inneholder tiltak som allerede er innarbeidet i budsjettet. Kommentarer til nye tiltak (7 siste radene): Øke polikliniske inntekter: Det er et sentralt vekstkrav på 6,5 % på antall polikliniske refusjoner. I budsjettet er det ikke innarbeidet tilsvarende vekst i inntektene. Vekst i aktiviteten vil dermed gi mer inntekter enn budsjettert. Konvertere overtid til fastlønn: Enkelte døgnseksjoner ved de psykiatriske avdelingene på Blakstad og Lier har et vesentlig høyere overtidsforbruk enn gjennomsnitt i Vestre Viken. Det arbeides med å få ned dyr overtidsbruk og evt erstatte dette arbeidskraftbehovet med fastlønn. I dette tiltaket er det ikke tatt høyde for endring i brutto årsverk. Reduksjon variabel lønn/reduserte refusjoner: Tiltaket er todelt: a) Vi er inne i en periode med høyt sykefravær hvilket trolig henger sammen med naturlige sesongvariasjoner (influensasesong). Det forventes en nedgang i sykefraværet, hvilket vil generere redusert behov for variable lønnskostnader og færre brutto årsverk. Tiltaket vil også medføre reduserte refusjonsinntekter, og det er derfor ikke tatt høyde for innsparingsgevinst. b) 18
Resten av tiltaket går ut på å redusere med én vakt pr dag pr avdeling, alternativt holde ledig én stilling, hvilket også gir økonomisk gevinst. Økt nettoeffekt ved flytting av Ringerike-pasienter fra Lier til Blakstad: Når Blakstad overtar Ringerike-pasienter med behov for sykehusbehandling fra Lier, må Blakstad oppbemannes noe samtidig som Lier nedbemanner. Det var opprinnelig budsjettert med noe overlapping, men en reduserer nå denne overlappingen til det minimale, hvilket gir en gevinst i forhold til budsjett. Reduksjon variabel lønn Strandveien boliger: Det har vært en negativ utvikling når det gjelder forbruk av variabel lønn ved denne seksjonen. Det settes i gang tiltak for å få ned dette på normalt nivå. Dette vil ikke ha noe økonomisk effekt, da en reduksjon i kostnader medfører tilsvarende reduksjon i den kommunale finansieringen. Med nye tiltak innarbeidet ser forventet årsverksutvikling ut som følger (stiplet linje): 1950 1900 1850 Brutto månedsvserk 1800 1750 1700 1650 1600 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Bto Mnd Verk Bud - 1762,83726 1759,66498 1753,23536 1754,36925 1765,98206 1739,41171 1799,358 1899,03146 1894,22726 1817,80702 1799,52719 1792,15424 Bto Mnd Verk Regn - 2011 1775,43164 1793,79753 1756,48081 1763,08436 1776,36637 1743,08989 1814,1948 1832,50602 1799,07202 1778,47196 1748,11505 1770,13761 Bto Mnd Verk Regn - 2012 1745,56143 1719,90709 1731,94697 1770,1717 1756,26885 1780,07548 1860,98064 1882,25042 1897,97998 1828,27865 1818,42088 1839,25308 + effekt tiltak 1811 1792 1738 1728 1740 1713 1757 1863 1859 1784 1765 1758 I budsjettet, er de store omstillingstiltakene ved sykehusavdelingene samt ved Avdeling for rus og avhengighet periodisert flatt med effekt fra januar. Siden den faktiske effekten først skjer på høsten, er det antatt et overforbruk av brutto årsverk frem mot sommeren, og et mindre forbruk av årsverk gjennom høsten. 19
MEDISINSK DIAGNOSTIKK Sammendrag etter avsluttet januar Kommentarer til måltavlen: Rød og grønn status er knyttet til resultatavvik hittil i år. ØKONOMI: Klinikkens økonomiske resultat viser et overskudd på 0,2 MNOK i januar. Driftsinntektene er 1,4 MNOK over budsjett, noe som forklares ved ekstraordinært høye polikliniske inntekter ved avd. for mikrobiologi knyttet til influensadiagnostikk. Driftskostnadene er 1,2 MNOK over budsjett, i alt vesentlig forklart av høyere varekostnader enn budsjett på avd. for medisinsk biokjemi. AKTIVITET: Intern aktivitet for medisinsk biokjemi og mikrobiologi har vært totalt 6,5 % høyere enn plan, særlig som følge av økt aktivitet innen medisinsk biokjemi. Dette medfører at varekostnadene blir høyere enn budsjettert. Denne aktiviteten er rammefinansiert, og økt aktivitet medfører derfor en netto økt kostnad både knyttet til varekostnader og personale. Det arbeides med å sikre at prøvetaking innen medisinsk biokjemi blir så rasjonell som mulig, da prøvemengden øker mer enn pasientantall skulle tilsi. Ett av tiltakene er å gjennomgå sammensetningen av ulike standard analysepakker. Poliklinisk, inntektsgivende, aktivitet har totalt vært lavere enn planlagt i januar. Mikrobiologisk avdeling har hatt 29,5 % høyere poliklinisk aktivitet enn planlagt, så avviket stammer i sin helhet fra avdeling for medisinsk biokjemi som har hatt en poliklinisk aktivitet som har vært 6,5 % lavere enn planlagt. Den betydelige økningen ved avd. for mikrobiologi skyldes i influensasesongen og er således forbigående. For medisinsk biokjemi avventes den videre utvikling i aktiviteten. 20
KVALITET: Gjennomsnittlig svartid for histologiske prøver på patologi er 6,1 virkedager, således nesten på måltallet. Avdelingen arbeider kontinuerlig med å redusere svartidene. Sammenliknet med andre avdelinger for patologi i landet har vi relativt korte svartider. Omstilling og tiltaksarbeid KMD Regnskap 2012-7 053 Realvekst basis budsjett 4 300 Negativ styringsfart, korreksjon engangseffekter, uløst utfordring - 5 662 Omstillingsbehov - 8 415 Radetiketter Årsbeløp Nye Årsbeløp bud Årsverk nye tiltak Reduserte varekostnader - 900-1 800 Aktivitetsøkning BILDE - 1 915 Aktivitetsøkning - 100 Reduksjon andre driftskostnader - 2 900 Ledighold av stillinger - 800-1,5 Totalt - 1 700-6 715-1,5 Årsverk bud Endring fra prognose til totalt omstillingsbehov skyldtes økte varekostnader mot slutten av året. Pr januar er således det totale omstillingsbehovet for klinikken 8,4 MNOK. Av dette er 6,7 MNOK dekket inn ved budsjetterte tiltak i. For disse tiltakene var det en prosess i forbindelse med budsjettarbeidet for og man er således omforent om hva dette innebærer i. De nye tiltakene er forankret på avdelingssjefsnivå. Av planlagte reduserte varekostnader på til sammen 1,7 MNOK skal 0,8 MNOK oppnås gjennom reduserte kostnader til kjøp av blodprodukter ved at klinikken starter med egenproduksjon av blodplater på Bærum i tillegg til i Drammen. Utover dette er det lagt inn en ytterligere reduksjon av varekostnader i på 0,9 MNOK. Denne reduksjonen skal oppnås som en følge av reforhandlinger med de største leverandørene til de ulike laboratoriene og ved et målrettet arbeide med å bevisstgjøre interne rekvirenter ift hvilke analyser som er nødvendige å bestille. Aktivitetsøkning i avdeling for bildediagnostikk skal oppnås blant annet ved bedre utnyttelse av CTkapasitetten på Kongsberg og ved oppstart av ny CT2 på Bærum i juni. I tillegg vil man i ha helårsaktivitet knyttet til nukleærmedisinske analyser, hvor det bare var aktivitet halve 2012, samt en generell aktivitetsøkning på Brystdiagnostisk senter. Reduksjon av andre driftskostnader: En eldre leasingavtale for medisinskteknisk utstyr ble avsluttet 31.12.12. Dette gir en budsjettert besparelse på 2,9 MNOK Ledighold av stillinger skal gi en total innsparing i på 0,8 MNOK ift budsjett. Ledigholdet fremkommer ved at man avventer noen måneder med å ansette i ledige stillinger, samt at man ikke går til nyansettelse ved en avdeling hvor man har fått en oppsigelse. Samlet reduksjon er beregnet til 1,5 årsverk. 21
Kvalitetsforbedring av amfetaminanalyser. Det innføres en ny metode for amfetaminanalyser som gir økt sikkerhet og økt kvalitet på analysene. Det er investert i utstyr (pipetteringsrobot) som gir økt automatikk av arbeidsprosessene, slik at arbeidsbelastningen for de ansatte ikke øker. Metoden gir høyere refusjonstakster og lavere reagenskostnader, og har en estimert netto gevinst på 1 MNOK. Aktivitetsøkning i avdeling for patologi fremkommer gjennom at man i har lagt opp til en generell økning av inntektsgivende aktivitet. Estimert inntektsøkning er 0,1 MNOK. Årsverksutvikling: 570,0 Brutto månedsverk 550,0 530,0 510,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Bto Mnd Verk Bud - 540,1 542,3 538,6 545,2 551,1 544,7 555,4 566,1 566,0 554,1 551,9 551,1 Bto Mnd Verk Regn - 2011 526,5 538,7 537,2 531,5 545,3 546,0 556,3 573,9 566,1 548,7 546,8 549,4 Bto Mnd Verk Regn - 2012 539,8 541,5 551,8 547,7 539,0 539,4 547,3 550,3 554,3 542,1 547,8 545,6 + effekt tiltak 541,9 536,0 535,6 544,2 550,1 543,7 554,4 565,1 565,0 553,1 550,9 550,1 Tabellen viser forventet årsverksutvikling inklusiv planlagte tiltak. Klinikken har pr februar et positivt akkumulert avvik knyttet til årsverk. 22
INTERN SERVICE Sammendrag etter avsluttet januar Kommentarer til måltavlen: Intern Service har et regnskapsført underskudd i januar på 1,1 MNOK. Imidlertid er det kostnader til husleie og forsikringer som er belastet to ganger. Dette vil bli tilbakeført i februar. Effekten av dette er ca 0,4 MNOK. Det er også belastet telefonikostnader som på et senere tidspunkt i år skal overføres øvrige klinikker. Effekt av dette er for januar ca 0,5 MNOK. Korrigert for disse endringene har Intern Service et underskudd på ca 0,2 MNOK for januar. De største avvikene knytter seg til energikostnader og vedlikehold bygg, som har et merforbruk på henholdsvis 1,1 MNOK og 0,7 MNOK. Det er overskridelser på bruk av vikarer men høye refusjoner gjør at lønnsområdet er bedre enn budsjettert pr januar. Intern Service forventer å klare budsjettbalanse ved årets slutt, og vil arbeide for også å klare et overskudd i forhold til fastsatt mål. Energiområdet har hatt en liten prisvekst målt mot budsjett, men det er økt forbruk som er hovedårsaken til at energiforbruk (kwh) pr kvadratmeter oppvarmet areal øker med 6,9 kwh. Oversikt over middeltemperaturer i Buskerud og Akershus (aktuelle målestasjoner for Vestre Viken HF), viser at middeltemperaturen var 3,5 grader kaldere i januar i forhold til januar 2012. Intern Service har et gjennomsnittelig merforbruk de to første månedene i år på 9 brutto månedsverk. Det er betydelige høyere refusjoner enn budsjettert for januar. Dette er med på å forklare merforbruket på årsverk. Klinikken vil sikre en reduksjon av merforbruk månedsverk framover ved å redusere forbruket av variabel lønn. Omstilling og tiltaksarbeid Intern Service har budsjetterte tiltak på 9,3 MNOK. Ved en analyse av totalt omstillingsbehov ser vi at klinikken har for høy styringsfart inn i, både på grunn av prognoseavvik og at ikke alle budsjetterte tiltak gir nødvendig effekt. Omstillingsbehovet beløper seg til 2,3 MNOK. 23
Radetiketter Årsbeløp Nye Årsbeløp bud Årsverk nye tiltak Årsverk bud Reduksjon variabel lønn - 750-2,6 Omstilling knyttet til prognoseavvik fordelt på avdeling - 2 260-1,5 Revisjon av kontrakter og serviceavtaler - 5 700 Økte salgs- og leieinntekter - 1 660 Reduksjon fast lønn - 1 233-3,4 Totalt - 2 260-9 343-1,5-6,0 Intern Service har utarbeidet en samlet tiltakspakke på 9,3 MNOK for å imøtekomme omstillingskrav og økte kostnader i. Tiltakene går i hovedsak ut på revisjon av leverandøravtaler, kostnadsreduserende tiltak innenfor lønnsområdet (reduserte årsverk) og økte leieinntekter. Analyser viser at det er behov for ytterligere omstilling på grunn av prognoseavvik og at ikke alle budsjetterte tiltak gir nødvendig effekt. I en såpass stor økonomi er det mulig å håndtere dette. Utfordringen håndteres ved å fokusere ytterligere på de rammene som ligger i budsjettet i oppfølgingen av avdelinger og seksjoner. 640,0 620,0 600,0 Brutto månedsverk 580,0 560,0 540,0 520,0 500,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Bto Mnd Verk Bud - 525,9 522,9 523,5 524,3 527,8 524,1 544,0 584,3 582,4 536,8 531,3 527,4 Bto Mnd Verk Regn - 2011 611,3 610,0 614,8 618,2 620,9 603,2 563,8 589,5 572,2 545,6 528,7 539,7 Bto Mnd Verk Regn - 2012 533,7 531,9 538,7 535,5 536,5 533,6 530,4 582,9 565,5 539,2 541,7 541,8 + effekt tiltak 535,8 531,0 528,5 518,3 517,8 519,1 534,0 594,3 582,4 530,8 525,3 536,4 Intern Service vil arbeide med å redusere brutto månedsverk i månedene framover ved å redusere de variable lønnskostnadene for aktuelle avdelinger. Det forventes merforbruk på månedsverk også for mars, men at klinikken klarer å redusere variable lønnskostnader fra april og til over sommeren. Det 24
forventes et merforbruk i august på grunn av ferieavviklingen samt i desember på grunn av julen. Samlet for året forventes det at brutto månedsverk balanserer med målet. DEFINISJONER Økonomi - Driftsresultat HR - Brutto årsverk HR - Sykefravær DRG poeng KVALITET - Ventetid KVALITET - Fristbrudd (ny def.) KVALITET - Korridorpasienter KVALITET - Gj.snitt svartid histologi. DAGER ENERGI - Energiforbruk (kwh) per m2. Oppvarmet areal EIENDOM - Reduksjon av eide arealer (avhendingsplan). M2 EIENDOM - Reduksjon av antall byggelementer fra TG 3 til TG 1 SERVICE - Responstid sentralbord, alle samtaler. ANDEL innen en gitt tid Målet er et resultet i balanse hver måned, dvs. at inntekter = kostnader. Inntekter > kostnader = overskudd. Innteker < kostnader = underskudd All arbeidstid som er utbetalt omgjort til månedsverk. Alle som har mottatt lønn ligger inne i dette tallet. Dvs. faste ansatte, vikarer, engasjement, ansatte som har permisjon med lønn, utvida arbeidstid leger, timelønn/merarbeid, overtid, og innleid arbeidskraft. Den inkluderer ikke personer som har permisjon uten lønn Sykefravær i prosent = sykefraværsdagsverk x 100 / avtalte dagsverk DRG - Diagnoserelaterte grupper er et klassifikasjonssystem som grupperer pasienter i medisinsk meningsfulle og ressursmessig homogene grupper. Det finnes om lag 500 diagnoserelaterte grupper. DRG-poeng: Aktivitetsmål hvor opphold er justert for forskjeller i pasientsammensetning mellom ulike sykehus. Ett DRG-poeng angir ressursforbruket til en "gjennomsnittspasient" Gjennomsnittlig ventetid avviklet for pasienter totalt. Ventetid for avviklede: Tidsrom, målt i antall kalenderdager, fra henvisningen er mottatt i spesialisthelsetjenesten til ventetid-sluttdato er satt Andelen fristbrudd for avviklede: Et fristbrudd oppstår når frist for nødvendig helsehjelp er passert, og ventetid sluttdato ikke er satt Andelen pasienter som kl. 07.00 er plassert i seng på korridor, bad, skyllerom, dagligstue m.m Tiden det tar fra en vevsprøve er mottatt og registrert i prøvemottaket, og til det foreligger et ferdig patologisvar på prøven som er sendt til rekvirerende lege. Vevsprøver sendes til Avdeling for patologi fordi rekvirenten vil ha en diagnose. Det kan dreie seg om både ondartete og godartete sykdommer Samlet energibruk (kwh) dividert på oppvarmet areal (m2) Vestre Viken har som mål å avhende totalt 5288 m2 i løpet av TG = Tilstandsgrad. Tilstandsgrader fra 1-3 benyttes for å angi grader av tilstandsvekkelse, hvor 1 er best og 3 er dårligst. Tilstandsgraden gir et bilde på byggets tekniske tilstand Det er et mål at 85 % av alle samtaler til sentralbordet skal besvares innen en gitt tid 25
TILTAKSTABELL 26