1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 8. juni 2012 TID: Kl. 09.00 STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Namsskogan kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne. Saksdokumenter og saksfremstilling for sak 017/12 og 018/12 ettersendes SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 017/12 Årsberetning 2011 018/12 Årsregnskap 2011 019/12 Oppfølging av kommunestyrevedtak med fokus på saker fra oppvekstetaten 020/12 Redegjørelse kraftfond, oppfølging sak 005/12 i kontrollutvalget 021/12 Referatsaker 022/12 Plan for selskapskontroll 2012-2015 023/12 Rapport etter eierskapskontroll Holmensentret Eiendom AS 024/12 Besøk på kommunal avdeling / institusjon Eventuelt Grong 01.06. 2012 Heider Sæther (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 99 39 36 88 e-post gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS

SAK 017/12 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2011 Kontrollutvalget 08.06. 2012 Gunnhild Berg 017/12 425-1740-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget finner Namsskogan kommunes årsberetning informativ, og den gir et bilde av kommunens aktivitet i 2011 2. Kontrollutvalget tar Namsskogan kommunes årsberetning 2011 til orientering. 3. Kontrollutvalget henstiller om at Namsskogan kommune endrer sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsberetning slik at de formelle frister overholdes. Vedlegg: Namsskogan kommunes årsberetning for 2011 utsendt fra kommunen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 nr. 5 Årsregnskapet og årsberetningen : I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven.

Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Namsskogan kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsmelding for kommunens virksomhet i 2011 Den formelle fristen for avleggelse av årsmelding er 31. mars, hvorav årsmelding for Namsskogan kommune ble mottatt KomSek Trøndelag IKS 24.mai. 2012 med siste korrigeringer Årsmeldingen er på totalt 57 sider. Årsmeldingen er en tilbakemelding til kommunestyret om den kommunale virksomheten for året som har gått. Årsmeldingen er delt inn i to hoveddeler hvor den første inneholder rådmannens kommentarer, kommunale økonomi og målsettinger, utfordringer og tiltak. Den andre delen inneholder enhetenes målsettinger, utfordringer og tiltak. Årsmeldingen gir informasjon om mål, prioriterte tiltak / endringer i eksisterende tiltak, gjennomførte tiltak, måloppnåelse og gjennomføring av handlingsplan. Det hadde vært ønskelig om årsmeldingen hadde inneholdt en kort rapport om finansforvaltningen i henhold til kommunens finansforvaltningsreglement. I likestillingsloven er det krav om redegjørelse i årsmeldingen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak, hindre forskjellsbehandling samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskrimineringsog tilgjengelighetsloven. Det er også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten (kommuneloven 48 nr. 5). Årsmeldingen og årsregnskapet for 2011 er hoveddokumentene kommunestyret får som grunnlag for å vurdere hvordan den kommunale driften blir ivaretatt. De ulike enheter kommenterer sin virksomhet, målsetting, utfordringer og økonomi. Den økonomiske situasjonen er sårbar rammeområdene/etatene har store avvik. Administrasjon og kultur har underforbruk og helse og omsorg og næring/utvikling har overforbruk. Totalt sett gir årsmeldingen bilde av aktiviteten i kommunen i 2011. Kontrollutvalget forutsetter at de formelle frister for avleggelse av årsmelding overholdes i ettertiden for å få en forsvarlig saksbehandling i alle ledd. Endelig trykt versjon av årsregnskapet og årsmeldingen ble mottatt 24.mai. 2012, samt justeringer i årsmeldingen mottatt pr. e-post 15. juni 2011. Den formelle fristen for avleggelse av årsberetningen er 31. mars.

SAK 018/12 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalget 08.06. 2012 Gunnhild Berg 018/12 425-1740-5.3 Formannskapet Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap 2011. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget henstiller i sin uttalelse til årsregnskapet for 2011 om at Namsskogan kommune bør endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsregnskap slik at de formelle frister overholdes. En bør også sette fokus på den interne kontrollen som revisor omtaler i revisjonsnotatet. Vedlegg 1. Namsskogan kommunes årsregnskap for 2011 utsendt fra kommunen. Mottatt 25.05. 2012 2. Forslag til uttalelse til Namsskogan kommunes årsregnskap for 2011 3. Revisjonsberetning for 2011 fra KomRev Trøndelag IKS datert 31.05. 2012. 4. Revisjonsberetning for 2011 fra KomRev Trøndelag IKS datert 17.04. 2012 5. Brev nr 1-2011 vedrørende avlagt årsregnskap for 2011 for Namsskogan kommune datert 26.03. 2012 6. Brev nr 2-2011 vedrørende mangler ved Namsskogan kommunes årsregnskap for 2011 5. Revisjonsnotat til regnskapet for 2011 (til kontrollutvalget). Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 4. Kommuneloven. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet

Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kapittel 5 - Revisors kvalifikasjoner og kapittel 6 - Krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Namsskogan kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2011 Namsskogan kommunes årsregnskap for 2011 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS 25.05. 2012. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2011 viser kr 73.487.838,- til fordeling drift. Regnskapet er avlagt i balanse Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2010 Til fordeling drift 73.487.838,- 70.628.911,- 73.706.083,- Netto driftsresultat -3.958.937,- -5.207.231,- 240.850,- Bruk av tidligere års avsetninger -5.130.735,- -4.091.454,- -3.003.412,- Årets avsetninger 9.089.672,- 9.298.685,- 4.275.330,- Regnskapsmessig overskudd / mindreforbruk 0,- 1.512.767,- Investeringsregnskapet

Investeringsregnskapet er avsluttet udekket beløp på kr 525.086,-. Kommunen må påse at investeringsregnskapet avsluttes i tråd med regelverket, dvs. udekket beløp skal dekkes opp i det året regnskapet legges frem. I regnskapet er vedtak fra tidligere år lagt til grunn for regnskapsføring av både kostnader og finansiering. Investeringsbudsjettet er ikke regulert med de eldre vedtakene. Namsskogan kommune har ikke forholdt seg til at investeringsbudsjettet for 2011 er et årsbudsjett. Investeringsregnskapet skulle følgelig vært avsluttet med et udekket beløp på 10.920.133,-. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Namsskogan kommune har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Alle obligatoriske noter er tatt med i regnskapet. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning med forbehold for 2011. Revisjonsberetningen er datert 31.05. 2012 og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor og revisor. Denne revisjonsberetningen erstatter revisjonsberetningen som ble utstedt den 17.04. 2012. Kontrollutvalget har mottatt den negative revisjonsberetningen datert den 17.04. 2012. De formelle frister for avleggelse av årsregnskap er 15. februar og revisjonsberetning 15. april. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er, med unntak av virkningen av forholdet omtalt i avsnittet Grunnlag for konklusjon med forbehold i revisjonsberetningen, avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2011 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett med unntak av forholdet beskrevet i avsnittet Grunnlag for konklusjon med forbehold i revisjonsberetningen Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter Revisjonsberetningen datert 31.05. 2012 erstatter tidligere avgitt negativ revisjonsberetning datert 17.04. 2012 som ble avgitt ved utløpet av revisjonsforskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Fullstendig årsregnskap var på dette tidspunkt ikke avgitt av administrasjonssjefen, mens årsmeldingen var mottatt 30.03. 2012. Årsregnskapet ble ikke overlevert revisor innen fristen som er 15. februar. Endelig regnskap ble mottatt 25. mai og endelig årsmelding ble mottatt den 22. mai 2012. Nummererte brev I følge forskrift om revisjon 4 plikter revisor å informere kontrollutvalget om en del nærmere angitte forhold, herunder Feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet. Kontrollutvalget har blitt informert om for seint avlagt årsregnskap i form av nummerert brev, Brev nr 1-2011 datert 17.04. 2012..

Kontrollutvalget er informert omkring forholdene i investeringsregnskapet i nummerert brev, Brev nr 2-2011 datert 30.05. 2012. De nummererte brevene følger som vedlegg til kontrollutvalget. Årsregnskapet ble overlevert KomRev Trøndelag IKS 8. mars 2012. I perioden fra 8. Mars mottok revisjonen 4 ytterligere versjoner før revisjonen satt strek for videre korrigeringer den 23. mai 2012. Årsmeldingen for 2011 ble mottatt av revisjonen 30. mars 2012 hvor fristen er 31. mars. I årsmeldingen skal administrasjonssjefen redegjøre for vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og revisor skal vurdere om opplysningene om årsregnskapet i årsberetningen er i samsvar med årsregnskapet. Denne gjennomgangen har vært vanskelig for revisor da en har fått fem forskjellige utgaver av de obligatoriske regnskapsoversiktene. Rådmann ble orientert om hvorfor en gjennomgang av årsmeldingen ikke var gjennomført pr 12. april 2012. Det er administrasjonssjefen som er ansvarlig for utarbeidelse av årsregnskapet og for at det er etablert en betryggende intern kontroll som skal sikre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisjonen har påpekt og utdypet svakheter i den interne kontrollen, og forutsetter at dette blir satt fokus på og er et arbeid som gis tilstrekkelig ressurser og prioritet, bl.a. manglende rutiner som sikrer balanse i budsjettreguleringen, - manglende regulering av årsbudsjett investering, - avslutning av investeringsprosjekter, - oppfølging av driftsprosjekter, - anordningsprinsipp/periodisering, - sosiale utlån, - manglende kvalitetssikring av årsregnskap / årsmelding. Svakheten i den interne kontrollen er omtalt i revisjonsnotatet og i nummerert brev, Brev nr 2-2011 til kontrollutvalget. Revisjonsnotat til regnskapet for 2011: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2011 som er oversendt rådmannen. Rådmannen er gitt frist innen 22.06. 2012 med å gi tilbakemeldinger på notatet. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. Flere av disse forhold er påpekt - og anbefalinger gitt i tidligere års revisjonsnotat også. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2011 er avlagt i balanse. Jf. Kommuneloven 23.2 heter det seg at det er administrasjonssjefens ansvar å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid.. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt).

Under henvisning til ovenstående kan Namsskogan kommunes årsregnskap for 2011 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011. Kontrollutvalget oppfordrer kommunen til å få brakt de ulike forhold i orden, og forholde seg til de anbefalinger som er gitt av revisjonen i revisjonsnotatet. Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2011 for Namsskogan kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert 31.05.2012 og de øvrige dokumenter som er oversendt kontrollutvalget. SAK 019/12 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYREVEDTAK MED FOKUS PÅ SAKER FRA OPPVEKSTETATEN Kontrollutvalget 08.06. 2012 Gunnhild Berg 019/12 425-1740-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering Saksopplysninger Kontrollutvalget skal drive løpende tilsyn med den kommunale forvaltning ( 77 i kommuneloven), og behandler som et ledd i dette revisjonens rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyre og formannskap. Disse rapportene er en formell kontroll av saker av vesentlig økonomisk betydning, og innebærer ikke noe tilsyn med om administrasjonen har fulgt opp de politiske vedtakene. Kommunestyret gjør gjennom året en del vedtak der administrasjonen konkret blir pålagt å utrede spørsmål, sette i verk tiltak eller legge fram en sak innen en viss tidsfrist. Kontrollutvalget har tidligere (2010) fått en redegjørelse fra administrasjonen om hvordan kommunestyrevedtak er fulgt opp. Kontrollutvalget ønsker nå en redegjørelse omkring saker som omhandler oppvekstetaten. Kontrollutvalgets oppgave er ikke å overprøve og vurdere de politiske vedtakene, men se prosessene og oppfølgingen i de enkelte saker. Kontrollutvalget ønsker i denne sammenheng en redegjørelse angående prosessen og oppfølging av disse saker Sak 006/11 Utredning av framtidig skolestruktur plan for gjennomføring av utredning Sak 051/11 Utredning av framtidig skolestruktur plan for gjennomføring av utredning Sak 109/11 Budsjett 2011 Innsparingstiltak (med fokus på oppvekstetaten) Sak 019/12 Felles skoleledelse og felles ungdomstrinn for skolene i Namsskogan kommune Vurdering Med mange arbeidsoppgaver som skal utføres og stadig nye aktuelle saker, kan oppfølgingen av tidligere kommunestyrevedtak i visse tilfeller bli utsatt eller nedprioritert. Administrasjonens rolle som politisk sekretariat skal sikre at de folkevalgtes vedtak blir realisert. Videre

at kommunestyret får nødvendig tilbakemelding om oppfølgingen, også tilbakemeldinger hvis nye faktorer gjør det vanskelig å sette vedtaket ut i livet. SAK 020/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 08.06. 2012 Gunnhild Berg 020/12 425-1740-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering 1. KomSek Trøndelag IKS/ Møteinnkalling til representantskapsmøte 14.05.12 KomRev Trøndelag IKS i KomSek og KomRev 2. KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 14.05.12 3. KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 14.05.12 4. KomRev Trøndelag IKS Oversendelse av dokumenter etter avsluttet 31.05.12 årsoppgjørsrevisjon 2011. Vedlagt sak 018/11 5. Unntatt off.het jf., Henvendelse til kontrollutvalget 23.05.12 Offl. 13, FL 13 SAK 021/12 REDEGJØRELSE KRAFTFOND. OPPFØLGING AV SAK 005/12 I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 08.06. 2012 Gunnhild Berg 021/12 425-1740-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg: Kraftfod Namsskogan. Datert 30.05. 2012 Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker en orientering og redegjørelse angående kommunens kraftfond, retningslinjer og vedtekter samt hvordan kommunen anvender egne vedtekter i forhold til kraftfondet.

Revisor har tidligere stilt spørsmål angående anvendelsen av kraftfondet og med bakgrunn i dette ønsker kontrollutvalget en orientering / redegjørelse og oppfølging av sak 005/12 i kontrollutvalget.. Endelig vedtak i sak 005/12 2012 1. Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering 2. Kontrollutvalget ber om en videre oppfølging angående hvordan kommunen anvender egne retningslinjer/vedtekter i forhold til kraftfondet i kontrollutvalgets møte den 20. mars 2012 Redegjørelsen den 20. mars ble utsatt da revisor ikke var til stede i møtet denne dato. Revisor har utarbeidet spørsmål i forhold til kommunens bruk av kraftfond og anvendelsen av egne vedtekter. Disse spørsmål er oversendt rådmann med kopi til ordfører. Spørsmålsstillingen ligger vedlagt denne saken. En orientering vil bli gitt av administrasjonen i møtet. SAK 022/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalget 08.06. 2012 Gunnhild Berg 022/12 425-1740-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Namsskogan kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: 1. Namdal Arbeidssamvirke AS 2. IKT Indre Namdal IKS 2. Eierskapskontroll og eventuelt forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1. Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Namsskogan kommune med følgende prioriteringsliste: 1. Namdal Arbeidssamvirke AS 2. IKT Indre Namdal IKS 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Vedlegg Forslag til Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Namsskogan kommune Saksopplysninger Hjemmelen for selskapskontroll finnes i 77, pkt. 5 i Kommuneloven:

Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm Kommunelovens 80 inneholder formuleringer om innsynsrett ved selskapskontroll. 13, 2.ledd i Forskrift om kontrollutvalg hjemler planprosessen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forskriftens 14 definerer innholdet i selskapskontrollen: ( )kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, ( ) I stadig større grad velger kommunene å bruke ulike selskap for å nå sine mål. Eierstyringen er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskap som er organisert etter lov om aksjeselskap har relativt stor handlefrihet i forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskap har styret/daglig ledelse mer ansvar og frihet enn etatsledere i kommunen. Selskapenes ledelse representerer selskapet og ikke eier(ne), og det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne), feks lokale og sentrale myndigheter, kreditorer og ansatte. Kommunenes selskap forvalter betydelige verdier, og det trengs overordnede eierstrategier og retningslinjer med definerte mål. Kommunestyret må utøve eierskapet ved å kommunisere krav og forventninger gjennom sin(e) representant(er) i eierorganet. For aksjeselskaper er dette generalforsamling og for interkommunale selskap representantskap. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i selskap som har et samfunnsmessig ansvar enn et rent forretningsmessig formål. I slike selskap kan det - i tillegg til en eierskapskontroll også være aktuelt å vurdere måloppnåelsen, ved å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll omfatter ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Dette kommer inn under styrets ansvarsområde. I Namsskogan ble det foretatt en selskapskontroll i valgperioden 2008-2011. Rapporten fremlegges i juni 2012. Vurdering Hvordan kommunen ivaretar eierinteressene kan virke inn på tjenestene innbyggerne mottar fra selskapene, og kontroller bør prioriteres ut fra faktorer som risiko, eierandel, samfunnsmessig ansvar og tjenestetilbud.

I løpet av en valgperiode kan kommunen gå ut av selskap eller inn i nye, eller det kan oppstå situasjoner som gjør en rask selskapskontroll nødvendig. Kontrollutvalget bør da kunne gjøre andre prioriteringer enn planvedtaket inneholder. SAK 023/12 RAPPORT ETTER EIERSKAPSKONTROLL - HOLMENSENTERET EIENDOM AS Kontrollutvalget 08.06. 2012 Gunnhild Berg 023/12 425-1740-5.3 kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar rapporten Eierskapskontroll Holmensenteret Eiendom AS til orientering 2. Kontrollutvalget vil spesielt fremheve viktigheten av -Eierstrategi / Eierskapsmelding -Opplæring / informasjon til folkevalgte angående forvaltning av eierskap -Habilitet / rolleavklaring 3. Kontrollutvalget sender rapporten til kommunestyret og innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten Eierskapskontroll Holmensenteret Eiendom AS til orientering 2. Kommunestyret ber om at revisors konklusjoner i rapporten kapittel 8 følges opp. Vedlegg: Rapport etter eierskapskontroll Holmensenteret Eiendom AS Saksopplysninger Kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll i Namsskogan kommune 2008-2011 den 14.10. 2008 som sak 84/08 med følgende prioriteringer: Holemensenteret Eiendom AS IKS Namdal rehabilitering Høylandet - drift Namas (Namdal Arbeidssamvirke AS) Kontrollutvalget foretok en rullering av plan for selskapskontroll som sak 030/09 den 18.11. 2009 og som sak 031/10 den 24.11. 2010. Rulleringen opprettholdt kommunestyrets prioriteringer og kontrollutvalget fikk den 18.05. 2012 oversendt Rapport Eierskapskontroll Holmensenteret Eiendom AS datert 18.05. 2012 fra KomRev Trøndelag IKS, se vedlegg. Selskapskontroll kan bestå av 2 elementer, eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap. Eierskapskontroll er en lovpålagt del av en selskapskontroll. Ved en eierskapskontroll skal det

foretas en evaluering av hvorledes eierinteressen forvaltes og hvordan eierskapet utøves av kommunens oppnevnte eierrepresentant. Selskapet har både kommunale og private aksjonærer, slik at kommunelovens 80 som hjemler kontrollutvalget innsynsrett ikke vil kunne komme til anvendelse. Uten annen innsynshjemmel vil det derfor bl.a. ikke kunne bli gjennomført forvaltningsrevisjon i selskapet. Eierskapskontrollen er en avgrenset kontroll. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten opererer i tråd med formålet. Kontrollen omfatter ikke kvaliteten på tjenestene selskapet leverer eller selskapets måloppnåelse. Disse forhold kan kontrolleres gjennom forvaltningsrevisjon. Revisor har nå ferdigstilt rapporten Eierskapskontroll Holmensenteret Eiendom AS og den ble oversendt KomSek Trøndelag IKS den 18. Mai 2012. Funnene i rapporten vurderes opp mot Aksjeloven Lov om selskapets virksomhet Selskapsavtale Anbefalinger fra KS` Eierforum Kommunens og selskapets egne planer og rutiner Revisor omtaler ikke funn som er funnet i orden, men har hovedfokus på negative funn. Selskapets formål er å bygge, eie og leie ut lokaler i forretningsvirksomhet, tjenesteyting og liknende som dog ikke skal være i konkurranse med virksomhet drevet av Namsskogan Samvirkelag. Holmensenteret Eiendom AS eies av Namsskogan kommune (70 %) og Coop Indre Namdal (30 %). Selskapets aksjekapital er 500.000,- kr. Namsskogan kommune har vedtatt å trekke seg ut av selskapet når det oppnås økonomisk balanse. Rapporten omtaler for øvrig selskapet, - selskapsforhold, - avtalemessige forhold, - forpliktelser vis a vis offentlige instanser, - juridiske forhold, - organisasjonen, - miljø, - fremtidsutsikter, - selskapets økonomiske utvikling. Videre styret, - revisor, - generalforsamling, - eierstyring og konklusjon. Rapporten ble sendt til høring til styret, - daglig leder, - representantskapet / generalforsamlingens medlemmer, - selskapets revisor, - ordfører og rådmann. Høringssvar er gitt av styret og rådmann, og høringssvar er innarbeidet i rapporten. Revisor konkluderer med at: Kommunen bør utarbeide eierskapsmelding i tråd med anbefalinger fra KS Eierforum. Eiermelding bør legges frem hvert år. Kommunen bør gjennomføre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte Ny daglig leder som ikke er ansatt i kommunen vil etter vår oppfatning gjøre det lettere å håndtere spørsmål omkring habilitet. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. Revisor som har utarbeidet rapporten vil delta i møtet.

Vurderinger: Kommunen som største eier har ikke utarbeidet eierskapsstrategi for Holmensenteret Eiendom AS. Målformuleringer, verdidokumenter og etiske retningslinjer presenteres gjennom vedtekter og deltakelse i generalforsamling. For kommunestyret er det en fordel å drøfte eierskapet sammen med øvrige eierinteresser kommunen har i en helhetlig sammenheng. KS`Eierforum har utarbeidet anbefalinger om eierstyring. Angående eierstyring er det også viktig at folkevalgte får opplæring og informasjon om hvordan kommunens eierskap og eierinteresser skal forvaltes, - og hvordan eierskapet utøves av kommunens oppnevnte eierrepresentant. Det er også viktig å være bevisst angående håndtering av habilitetsspørsmål og en rolleavklaring i ulike verv og posisjoner slik at det ikke sår tvil om habilitet i utøvelse av eierskapet. Kontrollutvalget anbefales å støtte revisors konklusjoner i rapporten. SAK 024/12 BESØK PÅ KOMMUNAL AVDELING / INSTITUSJON Kontrollutvalget 08.06. 2012 Gunnhild Berg 024/12 425-1740-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Ønsket besøk på Plan og utviklingsetaten utsettes til høsten 2012. Dato fastsettes i møtet. Vedlegg Besøk ved nærings og utviklingsetaten. E-post sendt rådmann, datert 9. Mai 2012 Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i møte den 20.03. 2012, sak 013/12 å besøke Næring og utviklingsetaten / Plan og utviklingsetaten / i juni 2012. Besøket er et ledd i å bli kjent med ulike avdelinger / institusjoner i kommunen og blir ikke ansett som et tilsynsbesøk. Forespørsel om å få oversendt navn på aktuelle kandidater til deltakelse ved besøket ble sendt rådmann 9. Mai 2012. Svar ikke imøtekommet. Grunnet forskyving og utsettelser av kontrollutvalgsmøter våren 2012 er det nå liten tid til å gjennomføre dette besøket. Det er også liten tid til å sende invitasjon til deltakere på de ulike møtene ved besøket da en ikke har fått tilbakemelding på aktuelle kandidater. Kontrollutvalget bør av nevnte årsaker utsette besøket til høsten 2012. Grong 04.06. 2012 Gunnhild Berg Kontrollsekretær