Harstad kommune PERSONALREGLEMENTER RETNINGSLINJER FOR HÅNDTERING AV KONFLIKTER OG Godkjent av: Arbeidsmiljøutvalget Skrevet av: Siw Schultz Gabrielsen Utgave: Godkjent dato: 2.00 23.09.2009 Gjelder fra: 23.09.2009 Reglement/Instruks/ Vedtekt Først utgitt: 23.09.2009 Sidenr: 1 Revideres: 31.12.2014 Formål Alle har rett til en verdig arbeidssituasjon og et forsvarlig arbeidsmiljø. Arbeidsmiljølovens formål er å sikre et helsefremmende og meningsfylt arbeidsmiljø, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. Loven presiserer videre at ingen skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden ( 4-3, 3.ledd). Mobbing og trakassering skal ikke aksepteres i noen enhet i Harstad kommune. Retningslinjene må suppleres av bevisstgjøring og normsetting på den enkelte arbeidsplass for hva som er ønsket adferd, og hva som er uønsket eller utilbørlig adferd. Retningslinjene gjelder for konflikter mellom arbeidstakere og/ eller leder. Institusjonaliserte konflikter med egne spilleregler omfattes ikke av disse retningslinjene (f.eks. lønnsoppgjør). Motsetninger og ulike interesser er påregnelig i arbeidslivet. Slike motsetninger er naturlige og ofte både nødvendige og konstruktive. Et godt samarbeid kjennetegnes ikke av fravær av motsetninger, men måten disse blir håndtert på. Retningslinjene er generelle og veiledende. Retningslinjene erstatter ikke behovet for skjønnsmessige vurderinger av den aktuelle situasjon i konkrete saker. DEFINISJONER Konflikt: En fastlåst situasjon med motstridende meninger der en eller flere personer føler seg frustrert, blokkert eller irritert av en eller flere andre i forhold til et eller annet mål. Mobbing: Når en eller flere personer systematisk over tid føler seg utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre personer i en situasjon der den som rammes har problemer med å forsvare seg mot disse handlingene. Part: En eller flere personer som er i konflikt med en eller flere andre. Når det er flere personer kan de utgjøre en fast sammensatt gruppe på horisontalt eller vertikalt nivå eller en tilfeldig gruppering i den spesielle situasjonen. Leder: En person som er formelt valgt eller tilsatt som leder og som har arbeidsgiveransvar/personalansvar. Arbeidsavtale: Arbeidsforholdet bygger på arbeidsavtalen som forplikter begge parter til å arbeide for et godt og inkluderende arbeidsmiljø.
Side : 2 Grunnlag Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Faktaundersøkelse om mobbing De mest aktuelle lover og forskrifter er nevnt. Andre lover og forskrifter kan ha tilsvarende bestemmelser. Beskrivelse Saksgang i konflikter (se vedlegg: matrise) ANSATTE 1. Når det oppstår konflikter mellom personer som er ansatte i Harstad kommune, bør de som opplever konflikten ta problemene opp med den eller de det gjelder, og forsøke å finne løsninger som er akseptable for begge/alle parter. I vanskelige situasjoner kan man rådføre seg med en person i støtteapparatet (se side 4) før man tar saken opp, og eventuelt be en person om å være med i en slik samtale. 2. Andre personer eller organer skal involveres når det ikke er mulig å finne løsninger på dette plan, og det etter en eller flere av partenes syn er grunn til å forfølge saken. 3. Arbeidstaker tar forholdet opp med sin leder med tanke på å finne en løsning. Man kan søke bistand fra tillitsvalgte eller verneombud som er ansattes representanter, eller fra Personal og Organisasjons- enheten eller HMS-Tjenesten. De ulike støttespillernes funksjon er beskrevet under. Dersom nærmeste leder er part i saken eller unnlater å gjøre noe i saken, skal saken oversendes overordna leder. Nærmeste leder skal orienteres om dette. LEDERE Leder med personalansvar (nivå under enhetsleder) 1. En leder med arbeidsgiveransvar har plikt til å handle når vedkommende får kjennskap til konflikter som involverer ansatte ved sin enhet. I første omgang må lederen gjøre seg kjent med sakens innhold ved å samtale med partene, enten ved individuelle samtaler eller felles møte. Dette bør skje så raskt som mulig og så uformelt og direkte som situasjonen tillater. 2. I mange saker vil man finne tilfredsstillende løsninger allerede i første samtale. I en del saker er det behov for flere samtaler med enkelte av partene og/eller fellesmøter for å drøfte problemene og mulige tiltak. 3. Leder kan be en nøytral tredjepart om å ha samtaler med partene for å fremme dialog og løsninger. Tredjepart må være en person som begge/alle partene aksepterer og oppfatter som nøytral. Tredjepart kan være ansatt ved Sør-Troms HMS- Tjeneste (som er vår bedriftshelsetjeneste) eller ekstern konsulent.
Side : 3 Leder kan kontakte Personal- og organisasjonsenheten eller HMS-Tjenesten ved behov for faglig bistand. 4. Partene har rett til å ta med seg tillitsvalgt eller annen rådgiver/ fullmektig i møter, og skal informeres om det. 5. Verneombudet skal orienteres dersom saken ikke kan løses umiddelbart. 6. Leder har ansvar for at tiltak avtalt under prosessen følges opp av alle involverte parter. Overordnede orienteres dersom konflikten fortsetter. Leder kan be om råd og veiledning eller om at saken behandles på høyere nivå. Dette er aktuelt dersom det vurderes som nødvendig å fatte beslutninger som ligger utenfor lederens myndighetsområde eller håndtering av saken ikke har hatt ønsket effekt. Lederen har likevel ansvar i saken og bør delta i det videre arbeid. 7. Dersom lederen som får kjennskap til en konflikt selv er part i konflikten, skal overordnede orienteres direkte. 8. Skriftlig dokumentasjon underveis i prosessen kan i en del saker være viktig, f.eks om hva partene er enig om underveis, men utøv skjønn. For tidlig formalisering kan skade en ellers ledig og god prosess. Partene kan bli enig om å makulere dokumenter som ikke lengre er relevante for saken. (Dette gjelder uformell håndtering. Formell håndtering skal dokumenteres. Se matrise.) Enhetsledere 1. Innhent informasjon om hva saken gjelder og hvordan saken tidligere er blitt håndtert. Hvis en underordnet leder selv er part i saken er det særlig viktig at en også innhenter informasjon fra den/de andre partene. Hvis man får kjennskap til saken fra andre enn underordnet leder skal denne kontaktes. 2. Samarbeid med avdelingsledelsen for å unngå å svekke deres autoritet. Råd og veiledning til lokal ledelse bør vurderes som tiltak før enhetsledelsen går mer direkte inn i en sak. 3. Enhetsleder og underordnet leder samarbeider og avklarer oppgave-/rollefordeling seg imellom i den enkelte sak. Partene og andre involverte i saken informeres. 4. Forsøk med samtaler med partene, uavhengig av tredjeperson eller andre tiltak hvis mulig. Enhetsledelsen kan søke faglig bistand hos Personalenheten eller HMS-Tjenesten. 5. Orienter Rådmannen (eller Personalsjefen) om saken dersom man selv ikke lykkes i å finne en tilfredsstillende løsning. Orienter Rådmannen direkte dersom man selv er part i saken. Rådmannen 1. Dersom konflikten er fastlåst til tross for at avdelingsnivå og enhetsnivå har fulgt retningslinjene, skal Personalenheten på vegne av Rådmannen kobles inn som siste instans.
Side : 4 2. Personal- og organisasjonsenheten vil i samarbeid med annet relevant fagpersonell som juridisk rådgiver, HMS-tjenesten og eksterne konsulenter, vurdere saken og om det er behov for ytterligere myke, prosessuelle tiltak (f.eks. megling). 3. Deretter bør administrative tiltak vurderes jfr. Faktaundersøkelse 4. Til sist må Rådmannen vurdere omplassering eller, i saker hvor det er grunnlag for det, vurdere å iverksette oppsigelse som siste mulige utvei. STØTTE FUNKSJONER I konflikter bør den enkelte leder gjøre bruk av de støttefunksjoner som har kompetanse på feltet. Disse vil også tilby tjenester til ansatte. I Harstad kommune er følgende ressurser tilgjengelige: Tillitsvalgte og verneombud Tillitsvalgte skal ivareta medlemmenes interesser og kan ha en aktiv rolle i konfliktsaker. De kan bidra til at konflikter håndteres/ løses i en tidlig fase. Tillitsvalgtes oppgave er å assistere parten(e) og sørge for at konflikten håndteres slik at man finner løsninger som best mulig ivaretar både det felles arbeidsmiljøet og de involverte partene. Tillitsvalgte kan bidra med samtaler og råd til medlemmer som enkeltpersoner og bistå medlemmer i møter med ledelsen eller andre parter i saken. De kan også i noen tilfeller fungere som megler i konflikter, fortrinnsvis når det er konflikt mellom egne medlemmer. Det forutsetter at partene oppfatter tillitsvalgt som nøytral, i saker hvor den tillitsvalgte nyttes i meglerrolle eller assisterer flere enn et enkeltmedlem. Den enkelte arbeidstaker kan selv velge sin fullmektig, uten arbeidsgivers bifall. Det er viktig at tillitsvalgte avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet vil først og fremst ha en sentral rolle i konfliktforebyggende arbeid, men bør også være orientert om konflikter i eget arbeidsmiljø. Dersom arbeidstakere henvender seg til verneombudet i saker vedrørende konflikt/ mobbing, skal vedkommende sørge for at saken blir håndtert. Verneombudet kan ha en aktiv rolle i dette arbeidet, men vil vanligvis først og fremst ha en tilsynsfunksjon. Det er viktig at verneombud avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. Tillitsvalgte som er bedt om hjelp kan ta kontakt med hovedtillitsvalgt for å rådføre seg om hvordan man bør ta saken opp. Tilsvarende kan verneombud rådføre seg med hovedverneombud. HMS- tjenesten kan også rådspørres. Personal- og organisasjonsenheten Personal- og organisasjonsenheten kan ha en todelt funksjon i konflikter/ mobbing. I saker som bringes helt til kommunens toppledelse vil Personal og organisasjonsenheten vanligvis drive saksbehandling på vegne av Rådmannen, og dermed utøve en arbeidsgiverfunksjon. Personal- og organisasjonsenheten kan gi ulike former for bistand i konflikter. Personalog organisasjonsenheten har kompetanse på lov- og avtaleverket. Søk faglige råd om
Side : 5 slike spørsmål så tidlig som mulig. De vil kunne gi råd om den formelle prosess når det er behov for administrative tiltak. Det er likevel lederen som har ansvaret for at saksbehandlingen blir gjennomført. Personal- og organisasjonsenheten har også generell kompetanse på konflikthåndtering, og kan bidra med faglige råd og veiledning. Dersom en arbeidstaker er sykemeldt som følge av konflikt med leder, og det herved er vanskelig å gjennomføre en god nærvær ved fravær - samtale innafor enheten, skal leder ta kontakt med personal- og organisasjonsenheten for bistand. Det er viktig at Personal- og organisasjonsenheten avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. Sør-Troms HMS-Tjeneste Sør-Troms HMS-Tjeneste er Harstad kommunes bedriftshelsetjeneste. HMS-Tjenesten har en fri og uavhengig stilling i saker angående arbeidsmiljø og kan bistå ledelse, verneombud og ansatte i konflikter og konfliktforebyggende arbeid. Ansatte i tjenesten har taushetsplikt, og man kan ta kontakt for å be om råd, støttesamtaler eller hjelp til å få satt et problem på dagsordenen. En fagperson i HMS- tjenesten kan fungere som nøytral tredjeperson i en konflikt dersom partene ønsker det. Ta kontakt med tjenesten så tidlig som mulig. HMS-Rådgiver er ansatt i Personal og Organisasjonsenheten. HMS-Rådgiver har en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøsaker. Det er viktig at HMS-Tjenesten/ HMS-rådgiver avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. Ansvar/myndighet Enhver leder som observerer eller får melding om mobbing eller konflikt må vurdere sin egen rolle i saken, samt egen kompetanse. Leder har ansvaret for å knytte til seg nødvendig kompetanse, og eventuelt annen leder, personalfunksjon eller konfliktrådgiver for å ivareta den videre håndteringa. Rådmannen overordna ansvar for at de interne rutinene for å avdekke og håndtere mobbing, konflikter og kritikkverdige forhold er i samsvar med lovverket. Overordna ansvar for at ledere, tillitsvalgte og verneombud får opplæring i rutinene og at disse er kjent og lett tilgjengelig blant alle ansatte. Enhetsleder har: Ansvar og formell plikt til å gripe fatt i problemstillingene og sette i verk praktiske tiltak. Ansvar for å melde i fra til Personal- og organisasjonsenheten dersom saka ikke blir løst. Dersom enheten er delt opp i avdelinger eller seksjoner kan arbeidsoppgaver, eller deler av arbeidsoppgaver i forbindelse med konflikthåndtering, delegeres til disse. Dette skal i så fall være skriftlig dokumentert. Verneombud: Skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som vedkommer arbeidsmiljøet. Skal først og fremst ha en rolle i det konfliktforebyggende arbeidet, men skal også være orientert om konflikter. Dersom arbeidstaker henvender seg til VO i konflikter skal vedkommende sørge for at saka blir håndtert i henhold til retningslinjene.
Side : 6 VO kan ha en aktiv rolle i dette arbeidet, men vil vanligvis ha en tilsynsfunksjon. Tillitsvalgt: Skal ivareta arbeidstakernes interesser og ha ei aktiv rolle i konflikter. Skal assistere parten(e) og bidra til at konflikten håndteres slik at en kan finne løsninger som best mulig ivaretar både det felles arbeidsmiljøet og de involverte partene. Ivaretar medlemmenes interesser i henhold til lov og avtaleverk. Kvalitetsmål Disse retningslinjene skal bidra til at konflikter og mobbing: Håndteres i tråd med Arbeidsmiljølovens krav og Harstad kommunes verdigrunnlag. Avdekkes, undersøkes og forsøkes løst på en saklig, forsvarlig og hensynsfull måte. Forebygges ved å skape forutsigbarhet og trygghet for at slike situasjoner håndteres på en god måte for alle parter. Det forventes at alle medarbeidere bidrar til å skape et godt arbeidsmiljø i Harstad kommune. Ved bruk av faktaundersøkelse må den som intervjuer ha nødvendig opplæring og kompetanse for å gjennomføre undersøkelsen. De som intervjues må gis nødvendig informasjon om omfang (hvem skal delta og hvorfor), praktisk gjennomføring (hvor, antall intervju, kontradiksjon, hjelp til dokumentasjon, behandling av konfidensiell informasjon etc.) og fremdrift. Det er viktig at undersøkelsen ikke spenner over for lang tid. Evaluering Senest 2 mnd etter avslutta håndtering/ løsning av konflikter/ mobbing skal nærmeste leder ta initiativ til evaluering? Følgende spørsmål besvares: 1. Er partene fulgt opp? Behov for debrief? 2. Er retningslinjene fulgt? 3. Er utførelsen i samsvar med retningslinjenes kvalitetsmål? Informasjon via medarbeiderundersøkelsen vektlegges spesielt med tanke på forebygging av konflikter, mobbing etc. Forebygging av konflikter etc. skal komme til uttrykk i den enhetsvise internkontroll, herunder: Målsetting for arbeidsmiljø. Kryssreferanser II.1-13 VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD Vedlegg V01 Konfliktmatrise (III.3-28)