Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter

Dokumentasjon fra Skate Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter Versjon 1.0 09.04.15

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.1.1 Oppdraget fra KMD... 3 1.1.2 Formålet med felles målbilder og strategier... 3 2 Visjon... 4 3 Overordnete målbilder... 5 3.1 Målbilder for felleskomponentene og løsningene i seg selv... 5 3.2 Målbilder for bruk, styring og forvaltning... 5 4 Konkretisering av målbilder og strategier... 7 4.1 Tilnærming og metode... 7 4.1.1 Helhetlig tilnærming... 7 4.1.2 Brukerreiser som metode... 9 4.2 Behov... 10 4.2.1 Brukerbehov... 11 4.2.2 Behov for fellesfunksjonalitet... 12 4.2.3 Samlet oversikt over behov for fellesløsninger... 14 4.3 Styring og forvaltning... 15 4.3.1 Dagens situasjon... 15 4.3.2 Hovedprinsipper for styring og forvaltning... 16 4.3.3 Styringsstruktur... 18 4.3.4 Håndtering av nye og endrete behov... 21 4.4 Oversikt over kommende leveranser... 24 2

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Dette dokumentet er utarbeidet som underlag til Skates innspill til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter, jamfør Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) sitt oppdrag til Difi. Dokumentet er også første leveranse til Skate fra prosjektet Målbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor, og skal legge grunnlaget for videre dokumentasjon fra prosjektet. 1.1.1 Oppdraget fra KMD I oppdragsbrevet heter det at formålet med strategiprosessen er å gi regjeringen et grunnlag for å vurdere en overordnet strategi som sikrer en planmessig og samordnet utvikling av de nasjonale felleskomponentene, gjennom et sett mål og korresponderende tiltak for kostnadseffektive tjenester, sikker drift og sikre systemer og sammenhengende styring og utvikling. «Strategien skal sammen med Skates veikartarbeid bidra til en klargjøring av de forventningene forvaltningen kan ha til felleskomponentforvalterne, både hva gjelder samordning, tjenestenivå, involvering, kommunikasjon og styring.» I oppdragsbrevet sier KMD de ønsker innspill på spesielt fire punkter. Det framgår av tabellen under hvor i dokumentet disse punktene er besvart. Punkt det ønskes innspill på 1. Beskrive ønsket rolle (målbilde og visjon) for nasjonale felleskomponenter de neste 5-10 årene 2. Beskrive hvordan felleskomponentene (og felleskomponentforvalterne) skal samordne sine utviklingsaktiviteter og tjenester 3. Beskrive hvordan nye og endrede behov for felles funksjonalitet/løsninger skal håndteres 4. Beskrive felles normer og krav som skal settes til forvalterne av felleskomponentene Hvor dette er besvart Kap 2 Avsnitt 3.1 Avsnitt 4.2 Kap 2 Avsnitt 3.2 Avsnitt 4.3 Som over Spesielt avsnitt 4.3.4 Som over 1.1.2 Formålet med felles målbilder og strategier I mandatet til prosjekt Målbildet og strategier peker man innledningsvis på at felles målbilder og strategier tjener flere formål. 3

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter På politisk og overordnet nivå vil disse tydeliggjøre i hvilken retning og på hvilken måte offentlig sektor skal utvikle seg, og gjennom dette forenkle, effektivisere og bidra til økt tempo i digitaliseringen av tjenester i offentlig sektor. Like viktig er å muliggjøre at tjenestene kan samvirke på en god måte, slik at brukerne opplever at de møter en offentlig sektor som samarbeider, deler nødvendig informasjon og koordinerer seg i mellom. Skate anser disse formålene som hovedpremisser for det videre arbeidet, som også leder fram til og begrunner den helhetlige tilnærmingen som ligger til grunn for alt videre arbeid i regi av Skate og veikartarbeidet. På sektor- og virksomhetsnivå for den enkelte etatsleder vil disse tydeliggjøre hvilke fellesløsninger som vil være tilgjengelig som byggeklosser for bruk av virksomheten i sin videreutvikling av egne løsninger. Dette gjelder samtlige virksomheter i offentlig sektor, i egenskap av deres rolle som tjenesteeiere og ansvarlig for utvikling av digitale tjenester for sine brukere. For de virksomhetene som i tillegg til å være tjenesteeier også er en forvalter av fellesløsninger, vil disse felles målbildene og strategiene tydeliggjøre hvilke krav og forventninger fellesskapet har til faktisk videreutvikling av løsningene, så vel som til virksomhetens prosesser og rutiner i egenskap av denne rollen. Endelig vil disse tydeliggjøre for bevilgende myndigheter hvilke krav og forventninger den enkelte tjenesteeier og forvalter av fellesløsninger opererer under, og følgelig kunne inngå som ett av grunnlagene i sektor- og etatsstyringen og de årlige budsjettprosessene. 2 Visjon Regjeringen har tidligere kommunisert at målene for digitalisering av offentlig sektor er å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor gjennom nye digitale løsninger. Prosjektet foreslår at man for det videre arbeidet formulerer en visjon som knyttes tett opp mot brukerne av offentlige tjenester, og det legges til grunn en sterkere brukerorientering enn det som har vært tilfelle fram til nå. Dette bør løftes fram som et av de viktigste grepene som nå gjøres. Videre mener arbeidsgruppen at det må gjøres helt klart at dagens syv nasjonale felleskomponenter ikke vil dekke behovet for felles komponenter og løsninger framover, og regjeringens strategi på området må omfatte også andre sentrale fellesløsninger. Også dette bør løftes fram. På bakgrunn av dette foreslås en visjonsformulering i retning av: Offentlige virksomheter skal tilby effektive og brukervennlige tjenester for innbyggere, virksomheter og forvaltning. Tjenestene skal benytte forutsigbare og robuste nasjonale felleskomponenter og løsninger. 4

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier 3 Overordnete målbilder Skates tidligere arbeid med utfordringer, behov og målbilder for de nasjonale felleskomponentene og løsninger har frambragt åtte overordnete målbilder. Disse overordnete målbildene bør legges til grunn i det videre arbeidet med å konkretisere målbilder, strategier og tiltak. 3.1 Målbilder for felleskomponentene og løsningene i seg selv 1. Nasjonale felleskomponenter og løsninger gjør det enkelt for offentlige virksomheter å bygge brukervennlige tjenester, som bidrar til å effektivisere og forbedre virksomhetene og samfunnet totalt sett. Utvikling og forvaltning av felleskomponentene gjøres utfra en helhetlig tverrsektoriell tilnærming basert på behovene til innbyggere og virksomheter, samt forvaltningens behov for effektivisering. 2. Alle felleskomponenter og løsninger inngår i en helhetlig felles arkitektur. Alle interessenter forholder seg til denne som en felles og omforent arkitektur, både i sitt arbeid med egen digitalisering, og i utvikling og forvaltning av de løsningene de har ansvaret for. Dette innebærer at alle felleskomponentforvalterne deltar i og bidrar inn i det arbeidet som nå pågår for å utarbeide en slik felles arkitektur og beskrivelser. 3. Norske nasjonale felleskomponenter og løsninger ses i sammenheng med europeisk infrastruktur. Dette innebærer at man i alt videre arbeid må orientere seg også mot hva som gjøres i EU og ellers. Videre må man i utviklingen av felles løsninger følge med på og tilpasse seg sentrale utviklingstrekk og trender innenfor IKT, og håndtere disse som nye behov på linje med andre behov som meldes inn. 3.2 Målbilder for bruk, styring og forvaltning 4. Alle offentlige virksomheter benytter felleskomponenter og løsninger i sin tjenesteutvikling, og har trygge og forutsigbare rammer for dette. Dette innebærer at virksomhetene som skal bruke disse, dvs tjenesteeierne, må oppleve at vilkårene for bruk og planene for vedlikehold og videreutvikling er så konkrete og forutsigbare at de kan basere sine egne strategier og planer for tjenesteutvikling og digitalisering på disse. Det innebærer også at det må være klare krav til og retningslinjer for virksomhetenes egne 5

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter vurderinger av mulig bruk av felleskomponenter og løsninger i digitaliseringen av egen virksomhet. 5. Nasjonale felleskomponenter legger til rette for å utløse de muligheter og besparelser som ligger i deling av informasjon mellom de offentlige virksomhetene. Felleskomponentene supplerer andre sentrale tiltak gjennom å legge til rette for tilgang til delte data- og begrepskataloger som ulike typer offentlige løsninger benytter (lokale systemer, grunndataregister, sektorsystemer, fellessystemer osv.). Dette betyr at offentlige virksomheters organisering av informasjonen er systematisk og henge sammen med offentlig sektors arbeidsprosesser, også hvor det er gjenbruk av data og forretningsinformasjon mellom virksomheter. 6. Det må etableres prosesser og retningslinjer som sikrer en helhetlig tverrsektoriell prioritering og styring av utviklingen av felleskomponenter og løsninger. Dette betyr at forvalterne blir styrt på det nasjonale ansvaret som forvaltningen av en felleskomponent eller løsning innebærer. Videre innebærer det at Skates styringssystem for oppfølging av behov og realisering av tiltak som skal dekke disse blir implementert, og at overordnete budsjett- og styringsprosesser forholder seg til denne på en hensiktsmessig måte. Det innebærer også at det må være klare retningslinjer for når sektor- og virksomhetsspesifikke fellesløsninger skal vurderes og evt løftes opp til å bli nasjonale felleskomponenter eller løsninger. 7. Det må etableres finansieringsmodell(er) for felleskomponenter og løsninger som stimulerer tjenesteutviklingen og gir forutsigbarhet for tjenesteeiere og felleskomponentforvaltere. Dette innebærer blant annet at kostnader for bruk som pålegges tjenesteeierne er fordelt på samme måte for alle felleskomponentene, og kostnadens størrelse er forutsigbar. 8. Øvrige elementer i organiseringen av drift, forvaltning og videreutvikling av felleskomponentene må være konkretisert og avklart. Dette innebærer blant annet å tydeliggjøre ansvar, oppgaver og organisering. Dette må gjøres både i forhold til felles oppgaver/ansvar på tvers av sektorer og styringslinjer versus i sektorene og virksomhetene, og i forhold til stategisk styring/planlegging versus operativ drift og forvaltning. 6

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier 4 Konkretisering av målbilder og strategier Et videre arbeid med å konkretisere målbilder og strategier bør bygge på Skates pågående veikartarbeid. I dette arbeidet har Skate etablert et felles kunnskapsgrunnlag, som omfatter en samlet oversikt over tjenesteeiernes behov og felleskomponentforvalternes planer for videreutviklingen av eksisterende felleskomponenter. Dette kunnskapsgrunnlaget vil sammen med en oversikt over innbyggernes og virksomhetenes forventninger og behov til digitale tjenester gi et godt grunnlag for et videre arbeid med målbilder for felles funksjonalitet. 4.1 Tilnærming og metode Konkrete målbilder vil bli jobbet fram gjennom den tilnærmingen som ligger til grunn for alt veikartarbeidet, jf avsnitt 4.1.1 Helhetlig tilnærming og et antall brukerreiser, jf avsnitt 4.1.2 Brukerreiser som metode. Behovene er konkretisert i hhv brukerbehov og funksjonelle behov, jf avsnitt 4.2.1. Brukerbehov og 4.2.2. Funksjonelle behov. Alle behov som blir identifisert er registrert og beskrevet i en felles behovskatalog, jf avsnitt 4.2.5 Samlet oversikt over behov for fellesløsninger. 4.1.1 Helhetlig tilnærming De digitale løsningene som tilbys fra offentlig sektor skal baseres på behov hos innbygger og virksomheter. Tjenesteproduksjonen baseres på en helhetlig og sammenhengende samhandling mellom berørte virksomheter, deres fagsystemer og de nasjonale felleskomponentene. Driverne vil være en enklere hverdag for innbygger og virksomheter, og et mål om effektivitet for innbygger, virksomheter og forvaltning. I forvaltningen vil dette kreve økt fokus på å løse oppgaver felles i en helhetlig tilnærming istedenfor hver for seg. Målet må være at man tenker digitalt, utvikler nasjonalt og gjennomfører lokalt i den enkelte virksomhet. Felleskomponentene hver for seg, hvordan de fungerer sammen, og hvordan de kan settes sammen på nye måter, utgjør rammene for Skates veikartarbeid. Med bakgrunn i en helhetlig tilnærming til digitalisering hvor det offentlige tar utgangspunkt i innbygger og virksomheter sitt behov, er det nødvendig med felles målbilder som viser retning og forener alle virksomheter i sitt felles arbeid med digitalisering av offentlig sektor. Det er avgjørende at forvaltningen har en felles forståelse for behovene og forventningene som innbyggere og virksomheteret har til offentlig sektor. Gjennom felles målbilder sikres denne forståelsen, og samtidig vises det hvordan en helhetlig tilnærming til digitalisering gir både gode og effektive løsninger for innbygger, virksomheter og forvaltningen. Brukerne må involveres i dette arbeidet. 7

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter Det er et mål at tjenesteproduksjonen skal være helhetlig, sammenhengende og i sum svare opp behovene til innbygger, virksomheter og forvaltning på en effektiv måte. Figur 1: KS' illustrasjon av Skates veikartarbeid Initiell analyse ut fra en helhetlig tilnærming Hensikten med å digitalisere tjenester er overordnete mål som en enklere hverdag og en mer effektiv forvaltning. Det er derfor viktig med en helhetlig tilnærming i det videre arbeidet, hvor man tar utgangspunkt i innbygger og virksomheter sine behov, på tvers av offentlige virksomheter i statlig og kommunal sektor. Eksempler på slike behov kan være «fulldigitale løsninger», «tilgjengelig», «preutfylt informasjon». På bakgrunn av disse behovene kan man så vurdere hvilke type funksjonalitet som mange eller alle offentlige virksomheter har behov for når de skal utvikle sine digitale tjenester. Dette kan da oppfattes som felles behov hos tjenesteeiere i offentlig sektor. Noen av disse felles behovene kan være aktuelle å dekke ved felleskomponenter eller løsninger. Eksempler på slike felles funksjonelle behov og løsninger kan være «samhandlingsprosesser på tvers av offentlige virksomheter», «kontaktinformasjon for innbyggere og virksomheter», helhetlig oversikt over egne saker». Med god oversikt og kjennskap til disse behovene kan man drøfte og planlegge en mer samordnet og prioritert videreutvikling av de nasjonale felleskomponentene og andre fellesløsninger, så vel som av fagsystemene i den enkelte sektor. 8

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier 4.1.2 Brukerreiser som metode Brukerreisen følger brukeren fra en orienteringsfase til hans/hennes oppgaver er fullført. Brukerreisen viser at brukeren har en rekke kontaktpunkter i sin dialog med offentlige virksomheter, gjerne på tvers av digitale kanaler. En generell brukerreise er illustrert i figuren under. Den grunnleggende ideen er at brukeropplevelsen skal være god gjennom hele tjenesteprosessen, understøttet av felles elektroniske støttefunksjoner i kombinasjon med fagspesifikke funksjoner i virksomhetene. Brukeren skal oppleve at tjenestene er enkle å forstå, selv om man blir betjent på tvers av systemer og sektorer. Tjenestene skal fremstå som enkle å benytte, selv om innholdet og tjenesteområdene er ulike. Brukerens behov skal innfris gjennom hele prosessen, fra veiledning og orientering, til resultat og svar. Nasjonale felleskomponenter (i figuren over omtalt som Felles støttefunksjoner) spiller i dette perspektivet en viktig rolle i å understøtte tjenesteprosessen med felles funksjonalitet og opplysninger, på tvers av sektorer, virksomheter og fagområder. Dette effektiviserer behandlingstiden, gir korrekte og relevante opplysninger underveis, skaper sambruk og gjenbruk av opplysninger innen og mellom virksomheter. Dette gir god brukeropplevelse ved at tjenestene framstår som konsistente, relevante, tidsbesparende og informative, slik at brukeren opplever de elektroniske tjenestene som kvalitativt gode og enkle. Figuren under illustrerer en brukerreise hvor innbygger og/eller virksomheter hvor behov for tjenester fra det offentlige overlapper flere offentlige virksomheter. 9

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter Figuren viser også hvordan virksomhetene gjennom en nasjonal infrastruktur for fellesløsninger benytter felleskomponenter (fellesløsninger og grunndata) i sin tjenesteproduksjon til innbygger og virksomheter. Det bør etableres felleskomponenter eller andre fellesløsninger basert på behov jf en helhetlig tilnærming. Etablerte felleskomponenter er her illustrerert med grønn farge. Gul farge illustrerer behovsområder som er under arbeid (jf foranalysene i regi av Skate), og følgelig er det uavklart om disse bør bli dekket av fellesløsninger. Rød farge illustrerer at det er flere behov som er satt til «avventes», og at det fortsatt er behovsområder som ikke er utredet. Samt at behov for nye fellesløsninger vil endre seg over tid. 4.2 Behov I veikartarbeidet har man basert på overnevnte helhetlige tilnærming identifisert et antall brukerbehov og funksjonelle behov. Disse er illustrert i figuren under og forklart i etterfølgende avsnitt. Oversikten og beskrivelsen av disse behovene er ikke uttømmende, og det vil bli jobbet videre med dette i prosjektet Målbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor. 10

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier Figur 2: Brukerbehov (over streken) og funksjonelle behov (under streken) 4.2.1 Brukerbehov I veikartarbeidet er det avdekket følgende brukerbehov, som det antas at innbyggere og virksomheter har til digitale tjenester fra offentlig forvaltning. Fulldigitale løsninger Brukeren ønsker å løse oppgaven (søknaden/henvendelsen) «der og da». Dette betyr i mange sammenhenger at de digitale tjenestene samhandler på tvers av kommuner og statlige etater i sanntid. «Bort med papiret» - Alle digitale henvendelser fra det offentlige (kommune og stat) kommuniserer helelektronisk, dvs. at det på sikt ikke sendes ut brev på papir. Tilgjengelighet Oppetid (hver dag hele året; 24/7/365) Universell utforming Elektroniske tjenester må presenteres på det medium som innbygger/ virksomheter benytter tilgang til historiske data/informasjon, egne saker Personvern Elektroniske tjenester har personvern og informasjonssikkerhet i høysetet. Elektroniske tjenester vil øke mulighetene for at innbyggere kan ivareta sine innsynsrettigheter på en bedre måte. Innsyn Elektronisk innsyn i alle sine saker (innbygger og virksomheter). Dette gjelder både pågående og historiske saker inkl. korrespondanse med det offentlige. 11

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter Innbygger og virksomheteret er eiere av sine egen informasjon. Innsyn i hva som skjer f.eks. i mitt nærmiljø - hvor er det nå reguleringsplaner, byggesaker til behandling/vedtak osv. Pre-utfylt informasjon Innbygger og virksomheter skal slippe å registrere opplysninger som det offentlige har fra før. Proaktiv informasjon/tiltak Det offentlige sitter med en mengde informasjon som innbygger og virksomheter bør være informert om for å ivareta aktuelle fremtidige behov, f.eks. barnehagesøknad. Proaktivitet bør sees i sammenheng med «livsfaser» og/eller områder som du selv ønsker å abonnere på, f.eks. byggesaker i ditt nærmiljø. Åpne data Det offentlige tilgjengeliggjør informasjon/data som markedet kan bruke til å utvikle nye digitale løsninger. Dette bidrar til muligheter for innovasjon i markedet. 4.2.2 Behov for fellesfunksjonalitet Neste spørsmål blir hvilke fellesløsninger/områder det er behov for, som følge av brukerbehovene (hos innbygger og virksomheter) som ble identifisert over. Det er i arbeidet med helhetlig tilnærming identifisert en rekke områder hvor det er behov for fellesfunksjonalitet. Disse er omtalt i det følgende. Samhandlingsprosess på tvers av offentlige virksomheter (stat og kommune) I forbindelse med fulldigitale tjenester er det behov for online-tilgang til registre fra stat og kommune. Det er avgjørende at der hvor det er nødvendig med informasjon på tvers av statlige etater og kommuner at det prioriteres å gjøre informasjonen tilgjengelig online slik at innbygger/virksomheter for løst sine oppgaver «der og da». Det er mange tjenester hvor det skal gjennomføres høringsprosesser før en sak kan ferdigbehandles. Elektronisk utveksling i det offentlige i den forbindelse er aktuelt for å følge prosesser og for å ferdigbehandle saker raskest mulig. Informasjonsflyt (grensesnitt) mellom fagsystemer og felleskomponenter/registre) Det er behov for standardiserte grensesnitt mellom fagsystemer (stat og kommune) og de ulike felleskomponentene/registre. I forbindelse med at det offentlige skal være mer proaktiv overfor innbygger/virksomheter ved å gi de elektronisk varsel/beskjed om forhold de bør ta standpunkt til er det avgjørende at fagsystemene i stat og kommune tilrettelegger for en slik funksjonalitet. Hvis informasjonen endres i en statlig etat/kommune skal endret informasjon sendes elektronisk iht. standardiserte grensesnitt til tjenesteeier, bort med månedlige/årlige batch-overføringer og papir. 12

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier Tjenester tilgjengelig for alle inkl. universell utforming og ulike brukermedier. Dette betyr tilgang 24/7/365 til informasjon fra stat og kommune som er aktuelle i forbindelse med elektroniske tjenester. Elektroniske tjenester fra stat og kommune skal være universelt utformet Elektroniske tjenester skal være tilgjengelig i det brukermediet innbyggere og virksomheter har valgt. Dette krever tilpasninger og fleksibilitet i løsninger. Tilgang på historiske data fører til at stat og kommune har like retningslinjer for hvor langt tilbake informasjonen er online-tilgjengelig samt enhetlig funksjonalitet for evt. å etterspørre informasjon som ikke er online-tilgjengelig Kontaktinformasjon innbygger og virksomheter Innbygger og virksomheter skal slippe å registrere informasjon om seg selv flere ganger. Dette betyr at det offentlige bruker samme registre på tvers av stat og kommune. Funksjonalitet som håndterer roller er nødvendig. En person kan være både innbygger og selvstendig. For en bedrift er det behov for ulike roller til å håndtere ulike tjenester. Innbygger og virksomheter skal selv oppdatere sin profil og denne skal de offentlige kontrollere og ta i bruk. Helhetlig oversikt Fra kommunal sektor ønsker innbyggere/virksomheter å se en samlet oversikt over saker, status, og historiske data. De slipper da å ta opp flere sider fra de ulike sektorene som barnehage, renovasjon, plan- og byggesaker, skole, omsorgstjenester etc. Bør også være aktuelt for statlige etater. Innbyggere og virksomheter skal løse sine oppgaver og er ikke opptatt av om tjenestene er statlige eller kommunale. Elektronisk arkiv (Noark5-kjerne) og sikker dokumenthåndtering Elektroniske tjenester krever sikker dokumenthåndtering og godkjent elektronisk arkiv. Det er ulike behov, noen vil klare seg med standard sak/journal/arkivsystemer mens andre tjenester bruker særegne fagsystemer som enten har implementert Noark5-kjerne eller har behov for kun å knytte seg til kjernen. Både stat og kommune har de samme behovene for standardisering og fleksibilitet når det gjelder elektronisk arkiv. Autentisering, autorisering og signering, sikkerhet, logging av info mv Standardiserte løsninger for autentisering, autorisering, signering mv er en forutsetning. En skal være bevisst på at ulikheter i håndtering av dette kan bli oppfattet som forvirrende og lite forståelig for innbygger og virksomheter. Håndtering av personvern, sikkerhet, logging av informasjon er generelt et område som både statlige etater og kommuner bør håndtere på enhetlig måte. Disse funksjonelle behovene bør av forvaltningen legges til som felles prinsipper for hvordan tjenesteeierne skal utvikle digitale tjenester, og hva som kjennetegner disse. Det er på denne måten vi kan oppnå en helhetlig tilnærming effektivt for innbyggere og virksomheter og forvaltningen. Infrastruktur for utveksling Skates veikartarbeid er så langt basert seg på et premiss om at gjeldende IKTpolitikk og praksis videreføres. Dette innebærer at man hovedsakelig har en 13

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter komponenttankegang, hvor man deler funksjonalitet og data punkt til punkt. Selv om den enkelte felleskomponentforvalter og tjenesteeiere hver for seg er mer eller mindre tjenesteorienterte innenfor egne arkitekturer, er integrasjoner mellom fellesløsninger og tjenesteierne i dag i stor grad punkt til punkt. En annen måte å se for seg fellesløsninger i offentlig sektor er at disse etableres på den samme infrastrukturen. Estland med sin x-road og er et eksempel på en slik arkitektur for en heldigital offentlig sektor. Det er ikke undersøkt hvilke muligheter vi har i Norge for å bevege oss mot en tilsvarende arkitekturvisjon som x-roads, eller andre infrastruktur-arkitekturer, men dette vil være et tema i det videre arbeidet. 4.2.3 Samlet oversikt over behov for fellesløsninger En viktig del av veikartarbeidet er å ta alle identifiserte behov inn som del av en samlet oversikt over behov. Gjeldende versjon av behovskatalogen er under revisjon, og vil reflektere alle behov for fellesløsninger som er identifisert, gjennom de tre prosessene som nå pågår våren 2015: analysene av behov for felles funksjonalitet, jf foregående avsnitt de tre foranalysene som nå pågår i regi av Skate. Disse gjelder de tre områdene som Skate har priortert aller høyest mht behov for felles løsninger. Hver av disse vil konkretisere behov innenfor sine behovsområder, som er o informasjonsforvaltning og utveksling o digital kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter o fullmakter for innbyggere prosessen for innmelding av nye behov fra Skatevirksomhetene og øvrig forvaltning som nå er under implementering --- Skate vil gjennom prosjekt Målbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor legge grunnlaget for å avklare hvordan behovene skal håndteres framover. Prosjektet vil i juni overlevere forslag til overordnete arkitekturmålbilder og en oversikt over mulige strategier og overordnete tiltak. Disse vil bli fulgt opp av først en skisse og deretter et forslag til overordnet handlingsplan. Se avsnitt 4.4 Oversikt over kommende leveranser for nærmere beskrivelser. 14

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier 4.3 Styring og forvaltning Dersom man vil sikre å nå de målbildene man vedtar, må man også konkretisere og beslutte hvilke styrings- og forvaltningsprinsipper som skal følges for å realisere målbildene. Prosjekt Målbilder og strategier for fellesløsninger for offentlig sektor vil jobbe fram konkrete strategier og forslag til handlingsplan med utgangspunkt i de målbildene som blir definert. Se avsnitt 4.4 Oversikt over kommende leveranser for nærmere beskrivelser av disse. 4.3.1 Dagens situasjon Innbyggere og virksomheter etterspør i økende grad tjenester og løsninger som forutsetter at informasjon utveksles mellom virksomheter i offentlig sektor. Formålet med felleskomponentene er å hente ut stordriftsfordeler og legge til rette for samarbeid og samhandling i utviklingen av offentlige tjenester. Samtidig bidrar sektororganiseringen i offentlig sektor til utfordringer for helhetlig samarbeid, koordinering og samordning mellom sektorer, departementer og underliggende virksomheter. I dag eksisterer det ikke noen felles styring på strategisk og taktisk nivå for felleskomponentene sett under ett. Det skjer ingen systematisk samordning av behov for videreutvikling/utvikling av nye fellesløsninger på departementalt nivå. Koordineringsnivået som ønskes ivaretatt gjennom Skate har ikke tilstrekkelige formelle fullmakter, og rapporterer heller ikke til et overliggende nivå med et samlet, overordnet ansvar og myndighet. Dette innebærer at det er behov for å beskrive hvilke prinsipper som bør inngå i styring og samordning av felleskomponentene på disse nivåene, gjerne i en styringsmodell. Flere ulike styringsstrukturer og organisatoriske løsninger kan ivareta de nødvendige prinsippene i styringsmodellen, likeså hvordan finansieringen av drift og utvikling ivaretas. Organisatoriske og finansielle løsningsvalg må støtte oppunder noen grunnleggende prinsipper for helhetlig og samordnet styring. En vesentlig forutsetning for å øke tempoet og kvaliteten i digitaliseringen av offentlig sektor, er at utviklingen av nødvendige felleskomponenter styres og prioriteres i samsvar med strategiske mål. Det innebærer en felles, systematisk behandling av nye behov, og en tilsvarende samordning og prioritering av større utviklingsoppgaver som går utover hva som kan løses innenfor rammene som er avsatt til løpende drift- og forvaltning. Dette krever en endring fra å passivt følge arbeidet med ulike fellesløsninger, til å aktivt styre retning og leveranser for utviklingsinitiativene i helhet. Gjennomføring av en strategi for videreutvikling av felleskomponentene må derfor forankres i en styringsmodell, som fastlegger felles roller og ansvar i styring og forvaltning av felleskomponentene. En slik modell kan realiseres på ulike måter, og danne grunnlag for ulik tilnærming til organisering og finansiering. Samtidig bør modellen være normdannende slik at helt nødvendige prinsipper for samordning og felles prioritering blir ivaretatt, uavhengig av taktiske og operative valg for utvikling og forvaltning av felleskomponentene. 15

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter Dersom en felles strategi for felleskomponentene skal kunne følges opp, må ansvar og roller knyttet til samordning og felles prioritering beskrives på strategisk, taktisk og operativt styringsnivå. Videre må det utgå samlete og entydige strategiske føringer gjennom nivåene i styringsmodellen. Oversikten over mulige strategier for å nå målbildene som skal leveres i juni vil være basert på de prinsipper og vurderinger som er beskrevet i det følgende: Styring og forvaltning bør beskrives i forhold til en felles styrings- og forvaltningmodell, jf 4.3.2 Hovedprinsipper Styrings- og forvaltningmodell Operasjonalisering av styring og forvaltning-modellen vil bli gjort i forhold til en enkel modell, jf avsnitt 4.3.3 Organisering Styringsstruktur En viktig del av styringen og også et av punktene KMD ønsket innspill på er hvordan nye behov kan håndteres. Følgelig er det også beskrevet hvordan de første fasene i felleskomponentenes livssyklus kan håndteres, jf avsnitt 4.3.4 Håndtering av nye og endrete behov 4.3.2 Hovedprinsipper for styring og forvaltning Styring og forvaltning av felleskomponenter, herunder normer og krav til forvalterne av felleskomponentene, bør beskrives i forhold til en felles styrings- og forvaltningmodell. Modellen under samsvarer med beste praksis, og vil bli prosjektets forslag til referansemodell for styring og forvaltning. S T Y R I N G & F O R V A L T N I N G Rammebetingelser Eierskap, styring, finansiering, strategi, felles tversektoriell organisering Leveransemodell Leveransen reguleres av en kontrakt og en tjenesteavtale («Service Level Agreement SLA) Utvikling Difis arkitekturprinsipper Nasjonale og internasjonale standarder og rammeverk Drift COBIT- og ITIL-rammeverkene ISO 20000 sertifisering av driftsleverandør IKT O R G A N I S A S J O N Figur 3: Forslag til styringsmodell for styring og forvaltning av fellesløsninger i offentlig sektor 16

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier En god styrings- og forvaltningsmodell er en forutsetning for å lykkes med felleskomponenter og fellesløsninger innen offentlig sektor. Styrings- og forvaltningmodellen må eies på strategisk nivå og være retningsgivende for styringen og forvaltningen av felleskomponentene. Under er det skissert noen punkter som bør inngå i beskrivelsene av en slik styrings- og forvaltningmodell: Rammebetingelser og regelverk Det må forefinnes et eierskap til felleskomponentene og løsningene styrings- og forvaltningsprinsipper (styrings- og forvaltningsmodell) regelverk som tilrettelegger for bruk av felleskomponenter og -løsninger finansieringsmodell(er) strategi for felleskomponentene og løsningene Leveransemodell Felleskomponenter og løsninger tilbys brukerne (dvs tjenesteeierne) som digitale tjenester. Disse reguleres av to avtaler mellom tjenesteforvalteren (dvs forvalter av felleskomponent eller løsning) og brukeren (tjenesteeieren): (a) En kontrakt som regulerer hvilke tjenester som inngår i leveransen og de kommersielle betingelsene som er knyttet til leveransen (b) En «Service Level Agreement SLA» som beskriver kvaliteten på leveransen Utvikling Utviklingen av felleskomponentene skal følge vedtatte arkitekturprinsipper (Difi) utvalg av nasjonale og internasjonale standarder og rammeverk kvalitetskrav til utviklingsmetoder for å sikre produktkvaliteten, (CMMI) Drift Drift og vedlikehold av felleskomponenter skal forholde seg til rammeverk og sertifiseringer som COBIT, helhetlig styring og forvaltning ITIL, sertifiserer driftspersonell ISO 20000, sertifiserer driftsorganisasjoner Det må gis retningslinjer for i hvilken grad organisasjoner og medarbeidere skal være sertifisert. 17

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter 4.3.3 Styringsstruktur Skissen under viser en enkel ideell styringsstruktur som plasserer ansvar, myndighet, og oppgaver på hvert nivå og regulere samspillet mellom nivåene. Den foreslåtte styringsstrukturen gjelder felleskomponenter og løsninger på nasjonalt nivå. I denne konteksten utgjør departementene og politiske ledelse pr definisjon strategisk nivå, og virksomhetene pr definisjon taktisk nivå. Følgelig hører Skate inn under taktisk nivå. Den enkelte sektor og virksomhet utøver naturligvis både strategisk, taktisk og operasjonelt nivå innenfor egen sektor/virksomhet. Strategisk nivå Departementene (DSO - departmentalt samordningsorgan) definerer overordnet strategisk styring av felleskomponentene, ansvar for å: sikre at det utarbeides målbilder og strategier og sammenstille mål for felleskomponentene etablere styrings- og forvaltningmodell og prinsipper for styring og forvaltning etablere finansieringsmodell(er) og sammenstille felleskomponentenes budsjetter gi mandat til en felles samordning på taktisk forvaltningsnivå Denne modellen forutsetter at det finnes et organ som ivareta samordningen på departementalt nivå (DSO). Dette innebærer at dagens samordningsorgan styrkes og gis et tydelig mandat. 18

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier Taktisk nivå Fora for felles samordning (Skate og Skates arbeidsutvalg) sørger for samordning og prioritering av utviklingsoppgaver for felleskomponentene, med ansvar for å: understøtte det strategiske arbeidet og gi råd til strategisk nivå godkjenne en strategisk/overordnet handlingsplan (jf veikartarbeidet), og (felles) prioriteringer av prosjekter/tiltak forvalte og gjennomføre strategisk veikart, herunder å sammenstille handlingsplaner mv foreslå prioriteringer av utviklingsoppgaver i samsvar med vedtatt styringssystem for Skate, herunder prinsipper for porteføljestyring utarbeide mandat for styringsråd for felleskomponentene og løsningene plassere oppgavene til aktuelle felleskomponent forvaltere bidra til å definere standarder og retningslinjer påse at krav, normer, og standarder følges på operativt nivå Operativt nivå Forvalterne av felleskomponenter og løsninger har ansvar for drift, forvaltning og utvikling av sine komponenter. Herunder: etterleve mandat for styringsråd for felleskomponentene og løsningene etterleve krav, normer og standarder inngå kontrakter og SLA med brukerne ha ansvar for brukerdialog og brukerservice utvikle, vedlikeholde og drifte felleskomponent løsningen(e) utvikle og forvalte herunder formidle kompetanse om felleskomponenten administrere samarbeidspartnere og leverandør kontakt Andre vurderinger Grensesnittet mellom Skate og styringslinjer i virksomhetene I tråd med linjeprinsippet mottar hver enkelt ansvarlig virksomhet rammer og styringssignaler fra overordnet departement. Det gis også i dag styringssignaler og mål for forvaltning av fellesløsningene, men i variabel grad. Det er behov for at virksomhetene blir styrt på det nasjonale ansvaret som ligger i å forvalte en fellesløsning, både med tanke på å skape forutsigbarhet for tjenesteeierne og for at disse virksomhetene skal koordinere seg innbyrdes. I styringen av felleskomponentforvalterne i linjen må det gis det føringer for at de skal forholde seg til den styringsstrukturen som etableres, herunder Skate som hovedarena for å sikre koordinering og forutsigbarhet for tjenesteeierne. 19

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter Leverandørrollen Det blir stilt spørsmål om felleskomponentforvalterrollen skal rendyrkes som en leverandørrolle. I vurderingen vil det bli lagt vekt på at fellestjenestene (dvs felleskomponenter eller løsninger) skal understøtte en digitalisering hvor samhandling står i fokus for å effektivisere forvaltningen og samspill med innbyggere og virksomheter. Samhandling går på tvers av etater og sektorer og utvikles best på en samarbeidsarena. I en vurdering av om leverandørrollen skal rendyrkes, må rollen til enhver tid ses i lys av den samarbeidskultur og styringsstruktur den er en del av, og med sikte på å fremme kvaliteten på tjenesten. Samspill med IKT næringen Det vil være et naturlig samspill mellom forvaltningen av felleskomponenter og IKT-næringen. Følgende momenter bør tas inn i vurderingen: Noen fellestjenester vil være «hyllevare» og forvalteren av en slik tjeneste kan anskaffe og forvalte denne på vegne av fellesskapet. Forvalteren vil kunne outsource hele eller deler av både utvikling og drift av felleskomponenten, men vil selv stå ansvarlig for tjenesten. Tjenesteeiernes behov Tjenesteeiere, andre felleskomponentforvaltere, sluttbrukere og fagsystemleverandører er alle brukere av felleskomponenter som vil ha likeartede behov ovenfor felleskomponentforvalterne. Disse behovene er: Felleskomponentene skal holde en høy kvalitet. Felleskomponentforvalteren skal oppleves som en profesjonell leverandør. Brukeren skal ha en forutsigbar og uniform opplevelse i sin relasjon til felleskomponentforvalterne. Styring og forvaltning modellen som forvalterne har implementert skal være kjent og tilhørende prosesser og hendelser skal være transparente og sporbare. Brukerens krav til kvalitet på fellesløsninger sikres gjennom de ulike standarder, retningslinjer, prinsipper i styring og forvaltning modellen. 20

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier 4.3.4 Håndtering av nye og endrete behov Ett av punktene som KMD eksplisitt ønsket innspill på, var å beskrive hvordan nye og endrede behov for felles funksjonalitet/løsninger skal håndteres. I konkretiseringen av styringsmodeller og prinsipper vil man ha det samme utgangspunktet og tilnærming som har vært lagt til grunn for veikartarbeidet så langt, dvs at det er behovene som skal styre utviklingen og tilhørende planer. Figuren under er hentet fra juni-leveransen 2014, og illustrerer den prinsipielle tilnærmingen som hele tiden ligger til grunn for Skates arbeid på området. Figur 4: Prinsipiell tilnærming Styringssystem for avklaring av behov for fellesløsninger og oppfølgingen av hvordan prioriterte behov blir dekket Det vil bli lagt til grunn at Skate vil få og ha en rolle klarlegging av hvilke behov for fellesløsninger for finnes, og hvordan disse skal håndteres videre. Skate behandler på aprilmøtet et forslag til et konkret styringssystem, som vil ha som formål å sikre: åpenhet og forutsigbarhet om status og planer for videreutvikling av nasjonale felleskomponenter og løsninger felles prioritering av nye behov for felleskomponenter og løsninger o hele forvaltningen, også utenfor Skate-virksomhetene, må kunne foreslå behov for felles komponenter, løsninger og funksjonalitet at alle prioriterte behov for felles løsninger blir fulgt opp og realisert. 21

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter Etablering av et nytt styringssystem vil innebære at Skates arbeid på dette området vil bli lagt opp i henhold til en forhåndsdefinerte prosess, nedfelt i et årshjul. Foreslått hovedprosess starter med å oppdatere status på prioriterte behov og tiltak. Den starter opp to ganger i året, i januar og august. Prosessen avsluttes ved Skates felles prioritering av behov og en tilhørende oppdatering av en felles overordnet handlingsplan, i november- og junimøtet hvert år. Figur 5: Foreslått hovedprosess i Skates styringssystem Prosessen er tilrettelagt for å enkelt kunne lage rutiner og tilpasse saksunderlag mv for et godt samspill med andre prosesser utenfor Skate, herunder: overordnete/strategiske prosesser på politisk nivå og departementsnivå, samt de ordinære styringslinjene og budsjettprosessene i forvaltningen relevante strategi- og styringsprosesser i sektorene og virksomhetene, spesielt for styringen av nasjonale og sektorielle felleskomponenter og løsninger forvaltningen som helhet, dvs prosesser og løsninger for å fange opp behov og sikre involvering og forankring av de beslutninger som gjøres av Skate Denne hovedprosessen innbefatter fem delprosesser. De to viktigste i denne sammenhengen er: Motta, vurdere og anbefale hvordan nye behov skal håndteres Prioritere nye behov og løsninger/funksjonalitet. 22

Dokumentasjon fra Veikartarbeidet Prosjekt Målbilder og strategier Motta og håndtere nye behov Skate har besluttet at det skal legges til rette for at alle offentlige virksomheter løpende skal kunne melde inn behov for fellesløsninger eller funksjonalitet, og at disse skal håndteres inkludert prioriteres på linje med innspill fra Skatevirksomhene selv. I dette ligger blant annet å etablere løsninger på nett med god informasjon om prosesser, statusoversikter mv. Prioritere nye fellesløsninger/fellesfunksjonalitet En tverrsektoriell behandling og prioritering av brukerbehov, som underlag for videre utvikling av felleskomponenter, forutsetter også en omforent prioritering og oppfølging av det utviklingsarbeidet som trengs for å dekke brukerbehovene. Delprosessen i Skates styringssystem Prioritere nye behov og løsninger/funksjonalitet er lagt opp for at dette håndteres i tråd med beste praksis-prinsipper for porteføljestyring, tilpasset den konteksten og de rammer som Skate og denne prioriteringen opererer under. Beste praksis for porteføljestyring innebærer en beskrivelse av roller, ansvar og oppgaver, knyttet til en generisk utviklingssyklus med følgende aktiviviter: Vurdering av nye behov Foranalyse (konseptvalg) Planlegging Gjennomføring Evaluering Gevinstrealisering I styringssystemet skal det fastlegges hvem som gir premisser for vurderingene, hvem som rådgir i beslutningene og hvem som fatter beslutninger for gjennomføring innenfor hele utviklingssyklusen. Disse prinsippene er altså tilpasset den konteksten og de rammer som Skate og denne prioriteringen opererer under, samtidig som det vil bli lagt vekt på å tilrettelegge for noen generiske prinsipper som i henhold til beste prakssi bør danne fundamentet for porteføljestyringen: Forankring og oppslutning på toppledernivå (departement) Prosesser i tråd med øvrige styringsstrukturer i forvaltningen Det foreligger strategiske mål for utviklingen Vurderinger grunngis gjennom kompetent saksforberedende funksjon Porteføljestyringen drives innenfor en sterk endringskultur Del av og samspill med overordnete modeller og strukturer Dette styringssystemet må betraktes som en utdyping av de modellene som er beskrevet over, og vil naturligvis bli tatt inn som konkrete prosesser som hører inn under den overordnet styrings- og forvaltningsmodellen og den styringsstrukturen som til enhver tid gjelder for Skate og Skates virksomhet. 23

Innspill fra Skate til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter 4.4 Oversikt over kommende leveranser I forlengelsen av dette dokumentet vil det i regi av prosjekt Målbilder og strategier for fellesløsninger i offentlig sektor bli utarbeidet et sett dokumenter som vil gå inn i Skates kunnskapsbase og bli en viktig del av kunnskapsgrunnlaget som ligger til grunn for Skates arbeid framover. Dersom det er ønskelig vil disse kunne oversendes som ytterligere innspill til regjeringens strategi for nasjonale felleskomponenter. Leveranse Kort beskrivelse Leveres til Visjon for digitaliseringen ved hjelp av felles løsninger Felles funksjonelle målbilder på tvers i offentlig forvaltning Overordnete arkitekturmålbilder for offentlig sektor Mulige strategier og overordnete tiltak Første skisse til handlingsplan Overordnet handlingsplan Kort beskrivelse av ønsket framtid. Viser retningen på digitaliseringen. Skal være lett forståelig og enkel å kommunisere. Blir en justering av kapittel 2 i dette dokumentet. Beskriver brukernes behov og hvordan felles løsninger brukes i realiseringen av ønsket situasjon, ved noen utvalgte «brukerreiser». Blir en utdyping av avsnitt 4.2.1 4.2.4 i dette dokumentet. Beskriver ønsket tilstand 5 10 år fram i tid, inkl sentrale transisjoner. Med utgangspunkt i brukernes behov beskrives bl a arbeidsprosesser og fellesløsninger, både tjenester og data/registre. Ny dokumentasjon, jf avsnitt 4.2.5-4.2.6. Aktuelle strategier og tiltak vil være identifisert på bakgrunn av en gapanalyse. Blir en ny dokumentasjon, jf avsnitt 4.3.1 4.3.5 i dette dokumentet. Overordnet handlingsplan for realisering av målbildene, med tiltak lagt ut i tid. Alle tiltak realiseres av en forvalter eller en annen tiltakseier. Betingelser, konsekvenser og effekter av tiltakene vil være beskrevet. Blir ny dokumentasjon, ved en sammenstilling av de facto utviklingsplaner hos forvalterne, sentrale tiltak i EU og hos Difi og andre, og eventuelle nye tiltak identifisert av Skate. Skatemøtet 24 juni 2015 Skatemøtet 23 september Skatemøtet 25 november 24