Opplæring anskaffelsesansvarlige Møre og Romsdal fylkeskommune Fylkeshuset, St. Carolus Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

Opplæring anskaffelsesansvarlige Møre og Romsdal fylkeskommune Fylkeshuset, St. Carolus 04.05.15 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol 04.05.2015

Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 2

1 Innledning 2 Krav til anskaffelser og anskaffelsesprosedyrer 3 Nærmere om anskaffelser og anskaffelsesprosedyrer 4 Lovbrudd/kontroll av våre anskaffelser Anskaffelseskonferanse 08.05.2015 3

1. Fylkesrevisjonsrapport i 2014: Roller og ansvarsfordeling Revisjonen meiner fylkeskommunen sitt system på innkjøpsområdet er lite heilskapleg og har ikkje ein klar rolle- og ansvarsfordeling Undersøkinga har avdekt brot på lov og forskrift om offentlege anskaffingar og interne retningslinjer Dette vitnar om at system og rutinar ikkje fungerer godt nok 2. Anbefalinger: a. Etablere ei klarare rolle- og ansvarsfordeling Red. av antall anskaffingsansvarlege, 1/maks 2 pr. avdeling/verksemd b. Opplæringsprogram og sertifisering av anskaffingsansvarlege Årleg obligatorisk kurs for anskaffingsansvarlege c. Ny innkjøpsstrategi d. Bruk av sanksjonar e. Økt bruk av elektroniske verktøy f. Etablere eit system som overvakar samla innkjøp i fylkeskommunen g. Etablere betre avtaleoppfølging 08.05.2015

Juridisk avdeling Innkjøpsseksjonen Gudmund Lode Juridisk sjef Eirik Jenssen Rådgiver Arnt Ove Hol Jesper Wiig Juridisk rådgiver Kristine Svendsen Juridisk rådgiver Innkjøpssjef Torgeir Riksfjord Rådgiver Jorid Nerland Rådgiver Janne Kristiansen Rådgiver Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 5

Sentrale funksjoner for innkjøpsseksjonen Ansvar for å utarbeide prosedyrer og implementere verktøy for å sikre at innkjøpene i fylkeskommunen skjer i samsvar med vedtatt innkjøpsstrategi og anskaffelsesregelverket sine bestemmelser Gjennomføring av større enkeltanskaffelser / rammeavtaler Administrasjon av rammeavtaler Bistand til indre og ytre etater ved konkurransegjennomføring Informasjon/opplæring om anskaffelsesregelverket Rådgiving ved anskaffelser Bistand ved gjennomføring av konkurranser Innkjøpsbehov Konkurranse - grunnlag Kunngjøring Tilbuds- periode Evaluering Tildeling og kontrakt Oppfølging Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 6

Anskaffelser i offentlig sektor Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 8

Grunnleggende krav i regelverket for off. anskaffelser Alle offentlige anskaffelser skal gjøres etter regelverket for offentlige innkjøp En anskaffelse er et kjøp av varer eller tjenester En anskaffelse kan bestå av: Et enkelt kjøp Flere kjøp av samme type som tilhører samme «prosjekt», men med ulike leveringstidspunkt En rammeavtale med gitt varighet: vare-/tjenesteområde er definert Virksomheten(e) som deltar på rammeavtalen kjøper (gjør avrop) ved behov Konkurranse Lovlig anskaffelse Anskaffelseskonferanse 08.05.2015 9

Grunnleggende krav i regelverket for off. anskaffelser Konkurranseutsetting Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket Leverandør skal velges på et objektivt og ikke-diskriminerende grunnlag Offentlige anskaffelser er regulert av følgende: Lov om offentlige anskaffelser (LoA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) Offentlighetsloven Forvaltningsloven Anskaffelseskonferanse 08.05.2015 10

Konkurransekravet Oppdragsgiver plikter å sørge for at alle anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse Gjelder uansett anskaffelsens verdi, dvs. konkurranse fra kr 1,- Anskaffelseskonferanse 08.05.2015 11

Valg av anskaffelsesprosedyrer 1. Regelverkets bestemmelser: Anskaffelsens kjøpesum/verdi (terskelverdi) er avgjørende for valg av anskaffelsesprosedyre 2. I vår organisasjon: Interne anskaffelsesprosedyre (prosess ved offentlig anskaffelse) hvem (anskaffelesesansvarlig) som har myndighet og skal ha ansvaret for konkurransegjennomføringen Anskaffelseskonferanse 08.05.2015 12

Beregning av verdi (kjøpesum) på anskaffelsen Grunnlag for beregning: det samlede beløp for hele anskaffelsen alle enkeltanskaffelser i samme prosjektet skal summeres hele avtaleperioden skal legges til grunn (for rammeavtaler: maks 4 år) skal inkludere alle opsjoner (mulighet for evt. tilleggskjøp og forlengelse av avtaleperiode for rammeavtaler som spesifisert i anskaffelsen) Sentralt: må ikke deles opp i mindre anskaffelser for å omgå regelverket Anskaffelseskonferanse 08.05.2015 13

Prosedyrekrav - forskrift off. anskaffelser 1,55 mill./ 39 mill. 1,55 mill./ 39 mill. Forskriftens del III Over EØS-terskelverdi Forskriftens del II Over nasjonal terskelverdi Del I (grunnleggende krav) Krav til type prosedyrer Kunngjøring Doffin/TED Tilbudsfrist (45/40 dager) Del I (grunnleggende krav) Krav om type prosedyrer Kunngjøring Doffin Tilbudsfrist (rimelig tid) 0,5 mill. 1 Forskriftens del I «Direkte» anskaffelser Grunnleggende krav, LoA 5 Ingen krav til prosedyre Tilbudsfrist (rimelig tid) Over NOK 100.000,-: HMS egenerklæring Skatt/mva. attest Protokollføring Anskaffelseskonferanse 08.05.2015 14

Offentlighet/rett til innsyn 1. FoA - 3-5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova 2. Offentleglova 3 - Hovedregel Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 15

Unntak for innsyn 1. Offentleglova 23 - Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort 2. FoA - 3-6 Taushetsplikt opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde 3. Forvaltningsloven - 13, 1. ledd, 2) Taushetsplikt tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 16

Om rammeavtaler En rammeavtale er en avtale som : omfatter varer og tjenester innenfor gitte produktgrupper fastlegger priser og/eller andre leveringsvilkår omfatter en eller flere leverandører i et gitt tidsrom Rammeavtaler kan være inngått: for hele fylkeskommunen for en avdeling eller gruppe av virksomheter eller for en enkelt virksomhet/driftsenhet Fylkeskommunale virksomheter er i noen tilfeller forpliktet til å benytte sentralt inngåtte rammeavtaler Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 18

Kjøp (avrop) på rammeavtaler Leveranser innenfor en rammeavtale skjer på grunnlag av avrop (bestilling) fra virksomheten NB! Avrop på rammeavtaler er ikke beløpsbegrenset Møre og Romsdal fylkeskommune sine egne rammeavtaler finnes her: http://mrfylke.no/intranett/stoettefunksjonar/innkjoep/rammeavtalar Bestillingsrutinene som følger av den enkelte rammeavtale, skal følges Som anskaffelsesansvarlig vil det i det daglige være ditt ansvar å påse at din avdeling/virksomhet benytter disse rammeavtalene Anskaffelsesansvarlig skal ha oversikt over hvem i sin avdeling/virksomhet som bestiller/benytter disse avtalene Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 19

Kjøp (avrop) på rammeavtaler Anskaffelsesansvarlig har ansvar for at avdeling / virksomhet benytter seg av de rammeavtalene (egne og sentralt inngåtte) som er inngått Ved kjøp på eksisterende rammeavtaler skal anskaffelsesansvarlig påse: Er min avdeling/virksomhet en del av avtalen? Omfattes produktet eller tjenesten som skal kjøpe av avtalen? Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 20

Behov for rammeavtale Anskaffelsesansvarlig på den enkelte virksomhet/avdeling har ansvar for å melde inn behov for rammeavtaler dersom det gjøres gjentatte kjøp av samme kategori vare/tjenesteområde Anskaffelsesansvarlig på utdanningsavdelinga og hos fylkestannlegen er koordinator for de anskaffelsesansvarlige for tilhørende virksomheter/ytre enheter Behov for rammeavtale meldes til koordinator på fagavdeling Koordinator melder samlet behov til Innkjøpsseksjonen Innkjøpsseksjonen har ansvar for å gjennomføre anskaffelser av sektorovergripende karakter samt rammeavtaler Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 21

Kjøp (avrop) utenfor rammeavtale Vi (MRFk) deler kjøp av varer eller tjenester i 2 hoveddeler: 1. under NOK 100.000 eks. mva. 2. over NOK 100.000 eks. mva. Anskaffelsesansvarlig har ansvar for å gjennomføre alle anskaffelser under NOK 100.000,- eks. mva. Kjøp over NOK 100.000,- eks. mva. skal anskaffelsesansvarlig melde inn til Innkjøpsseksjonen via Innkjøpsseksjonens intranettside Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 22

Kjøp (avrop) utenfor rammeavtale Kjøp under NOK 100.000,- eks. mva. Anskaffelser under kr 100.000,- skal gjennomføres av anskaffelsesansvarlig i den enkelte avdeling/virksomhet Hva er kjøpets totale verdi? (1) Det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) Kjøpet skal ikke deles opp, da dette er å omgå regelverket (3) Kjøpet skal inkludere alle opsjoner - f. eks. tilleggskjøp, drift- og vedlikehold, delleveranser (4) Ved gjentagende kjøp skal alle enkeltkjøp summeres og inkluderes (5) Hele avtaleperioden skal legges til grunn Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 23

Den anskaffelsesansvarliges ansvar: Avtaleoppfølging 1. Oppfølging av mindre avtaler som er inngått og signert av virksomheten, herunder regelmessige kontraktsmøter. Det skal føres møtereferat 2. Gjennomføre en evaluering av anskaffelsen før ev. prolongering av avtaler med opsjon eller at ny konkurranse blir gjennomført 3. Kontrakter over kr. 500 000,- skal det, uavhengig av om prolongering eller ny konkurranse planlegges, gjøres en evaluering av anskaffelsen. Planlegging og eventuelt gjennomføring av slike evalueringer skjer i samråd med juridisk avdeling, innkjøpsseksjonen Det skal føres møtereferat, skal oversendes leverandør Resultatet av evalueringen vil kunne inngå i evalueringen av leverandøren i senere konkurranser 4. Avdelingene/virksomhetene kan søke bistand til gjennomføring av punktene 1 til 3 hos juridisk avdeling, innkjøpsseksjonen. Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 24

Avviksrapportering I forbindelse med kjøp på våre rammeavtaler og løpende kontrakter skal det meldes avvik fra avtalevilkår ift.: pris leveringsvilkår servicevilkår etc. Alle avvik som registreres av våre brukere i forbindelse med uttak på rammeavtaler og løpende kontrakter skal reporteres av anskaffelsesansvarlig via vårt elektroniske avviksrapporteringssystem Riskmanager Melding om avvik skal gjøres på innkjøp sin intranettside: http://mrfylke.no/intranett/stoettefunksjonar/innkjoep Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 26

Avviksrapportering Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 27

elæring anskaffelsesansvarlige Det er utarbeidet et elæringskurs til hjelp for det med anskaffelsesansvar Kurset er obligatorisk for disse personene og skal gjennomføres en gang pr. år. Dersom kurs ikke er gjennomført og bestått innen en gitt frist vil dette bli rapportert til avdelingsleder med gjenpart til Innkjøpsseksjonen Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 29

Ulovlig direkte anskaffelse 1. Tildeling av kontrakt direkte til leverandør uten kunngjøring 2. Kjøp av rammeavtaleprodukter utenfor eksisterende rammeavtale 3. Manglende dokumentasjon på gjennomført konkurranse (etterprøvbarhet) => Konsekvenser for oppdragsgiver: Gebyr (inntil 15% av kontraktsverdi) Erstatning til leverandør Neg./pos. kontraktsinteresse Svekket omdømme Lovmessige konsekvenser Samfunnsmessige konsekvenser Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 32

KOFA Sanksjoner, eksterne Rådgivende organ som gir uttalelse i saker om brudd på regelverket. Domstolene Kan beslutte at en kontrakt er uten virkning eller avkorte kontraktens varighet. Ilegge Oppdragsgiver gebyr på inntil 15% av anskaffelsens verdi. Tilkjenne erstatning til leverandør(er) - Positiv kontraktsinteresse: - Erstatning for tapt fortjeneste til leverandør som er forbigått ved tildeling av kontrakt. - Negativ kontraktsinteresse: - Erstatning for utgifter leverandør hadde ved å delta i konkurransen Omdømmetap Vårt omdømme hos leverandørene Vårt omdømme hos befolkningen Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 33

Sanksjoner, interne Der det avdekkes ulovlige anskaffelser vil fylkesrådmannen kalle inn den aktuelle avdelingen til gjennomgang av situasjonen, klargjøre regelverket og gjennomføre eventuell egen opplæring der det er behov for dette. Er det handlet i strid med delegert myndighet vil dette, etter en konkret vurdering, kunne få personalmessige konsekvenser. Om fylkeskommunen blir ilagt gebyr av domstolene vil avdelingen/enheten som hovedregel måtte dekke denne kostnaden selv. Gebyr kan være opp til 15% av anskaffelsens verdi. I den grad en avdeling/enhet har måttet kansellere en ulovlig gjennomført anskaffelse og dette har medført en kostnad vil avdelingen/enheten som hovedregel måtte dekke denne kostnaden selv. Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 34

Kontroll Intern kontroll Økonomihåndboka (organisering) Fakturabehandling Avviksrapportering Innkjøp/juridisk avdeling; dataanalyse Ekstern kontroll Fylkesrevisjonen Leverandører Media Politikere/organisasjoner/privatpersoner Juridisk avdeling/innkjøpsseksjonen 08.05.2015 35