SUPEROFFICE AS SuperOffice Sales & Marketing Brukerkurs Sist endret: 12.03.12. Semantix AS.
Informasjon om opphavsrett Denne dokumentasjonen er skrevet, redigert og formatert i RoboHelp HTML 9 fra Adobe Systems Incorporated. 2012 SuperOffice AS. Alle rettigheter forbeholdt. SuperOffice AS gir deg rett til å bruke programvaren og ta en sikkerhetskopi. All annen kopiering er forbudt. Det er forbudt å reprodusere, tilpasse eller oversette dokumentasjonen uten å ha innhentet skriftlig tillatelse. Dette gjelder ikke kopiering som er tillatt i henhold til åndsverksloven. SuperOffice, SuperOffice-logoen, SuperOffice CRM, SuperOffice Sales & Marketing og SuperOffice Customer Service er varemerker eller registrerte varemerker for SuperOffice AS. Microsoft, Microsoft Office, Microsoft Internet Information Server, SQL Server og Windows 2000 Server er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Sybase er et registrert varemerke for Sybase, INC. 1992-5. Oracle er et registrert varemerke for Oracle Corporation. Andre produkter og firmanavn som er nevnt, kan være varemerker for de respektive eierne. Idé og opphav: SuperOffice AS. Dokumentasjon: Semantix AS. Konsernselskap: SuperOffice AS www.superoffice.com Datterselskaper: SuperOffice Norge AS www.superoffice.no SuperOffice Sweden AB www.superoffice.se SuperOffice Danmark A/S www.superoffice.dk SuperOffice GmbH www.superoffice.de SuperOffice Benelux B.V. www.superoffice.nl SuperOffice Software Ltd www.superoffice.co.uk SuperOffice Team Brendel Ag www.superoffice.ch
INNHOLD KAPITTEL 1: INNLEDNING... 1 Målsetningen med kurset... 1 Forkunnskaper... 1 Innholdet i kurset... 1 KAPITTEL 2: KOMME I GANG MED SUPEROFFICE SALES & MARKETING... 3 Navigere i SuperOffice Sales & Marketing.. 3 Knapperaden... 4 Sortere oversikter... 6 Konfigurere kolonner... 6 Justere kolonnebredder... 8 Notatfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing... 8 Opprette notat... 8 Notisblokk... 8 Minikortet... 9 Søkemuligheter i SuperOffice Sales & Marketing... 12 Bruke dialogboksen Finn... 12 Hurtigsøk... 16 Historikklisten... 17 Bruke søkeknappen... 18 Fritekstsøk... 18 Preferanser... 19 KAPITTEL 3: KONTAKT... 21 Kontakter... 21 Registrere nye kontakter... 21 Redigere og vedlikeholde kontakter... 25 Kontaktpersoner... 27 Registrere nye kontaktpersoner... 27 Kolonnene på detaljkortet Kontaktpersoner... 29 Redigere og vedlikeholde kontaktpersoner... 30 Relasjoner... 32 Legge til relasjoner... 32 Veksle mellom partene i en relasjon... 34 Prosjekter... 34 Aktiviteter... 34 Salg... 35 Saker... 35 KAPITTEL 4: AKTIVITETER... 37 Legge til oppfølginger... 38 Registrere oppfølginger fra knapperaden... 38 Avtale... 38 Oppgave... 41 Samtale... 42 Angi standardverdier for oppfølginger... 43 Invitere andre medarbeidere til en oppfølging... 43 Knytte deltakere til oppfølginger... 43 Status for invitasjoner... 45 Konflikthåndtering... 45 Registrere repeterende oppfølginger... 47 Arbeide med dokumenter... 49 Opprette nye dokumenter... 49 Skrive e-post... 52 Endre Utført-status for en aktivitet... 52 Filtrere aktiviteter... 53 KAPITTEL 5: DAGBOK... 55 Dagboken... 55 Navigere i Dagbok-bildet... 56 Detaljkortet Aktiviteter... 56 Detaljkortet Salg... 57 Dagsplanen... 58 Ukeplanen... 59 Månedsplanen... 59 Oversikt... 60 Vise en annen dagbok... 62 Håndtere oppfølginger i dagboken... 63 Registrere oppfølginger fra dagboken... 63 Flytte oppfølginger ved å dra og slippe. 64 Kopiere oppfølginger i dagboken... 64 Motta invitasjoner... 65 Vise oppfølginger du er invitert til... 66 Redigere eller slette invitasjoner... 66 KAPITTEL 6.1: E-POST (SUPEROFFICE MAIL LINK)... 67 Sende e-post... 67 Velge mottakere... 69
Legge til dokumenter fra SuperOffice Sales & Marketing som vedlegg... 70 Outlook-signatur... 71 Innboksen... 71 Arkivere meldinger som dokumenter kjent avsender... 72 Arkivere meldinger som dokumenter ukjent avsender... 73 Legge til e-postadressen på en ny kontaktperson... 73 Legge til e-postadressen på en eksisterende kontaktperson... 74 Arkivere vedlegg... 75 Arkivere meldinger som oppgaver... 76 Søke etter avsenderen av en melding... 78 KAPITTEL 6.2: E-POST (INNBOKSEN)... 79 Innboks-bildet... 79 Lagre meldinger som dokumenter... 80 Lagre meldinger som oppgaver... 81 Lagre e-postadresser... 82 Vedlegg... 83 Åpne vedlegg... 83 Lagre vedlegg på disk... 83 Lagre vedlegg i SuperOffice Sales & Marketing... 84 KAPITTEL 7: SALG... 87 Registrere salg... 87 Registrere opplysninger i fanen Salg... 87 Detaljer-fanen... 90 Koblinger-fanen... 91 Detaljkortet Aktiviteter... 92 Interessenter... 93 Salgsguide... 95 Detaljkortet Salgsguide... 95 Vise alle oppfølginger og dokumenter... 96 Eksempel på salgsguide... 97 KAPITTEL 8: PROSJEKT... 103 Prosjekt... 103 Registrere prosjekter... 104 Detaljkortene i Prosjekt-bildet... 108 Prosjektguide... 108 Prosjektdeltakere... 115 Aktiviteter... 116 Salg... 117 Brevfletting på prosjekter... 119 Slå sammen prosjekter... 119 KAPITTEL 9: UTVALG... 121 Utvalg... 121 Registrere statiske utvalg... 122 Legge til medlemmer i statiske utvalg... 123 Legge til medlemmer i utvalg av kontakter... 123 Legge til medlemmer i utvalg av salg, prosjekter, dokumenter eller oppfølginger... 124 Legge til medlemmer manuelt... 125 Dynamiske utvalg... 127 Registrere dynamiske utvalg... 128 Legge til medlemmer i dynamiske utvalg... 129 Utføre oppgaver med utvalg... 130 Utføre brevfletting på utvalg... 130 Sende e-post til flere mottakere samtidig... 136 Lage oppfølginger... 137 Legge til eller fjerne interesser... 139 Kopiere utvalg... 139 Kopiere til utvalg... 139 Endre kontaktdetaljer... 140 Eksportere til fil... 141 Skrive ut kontaktrapporter... 143 Skrive ut etiketter... 143 Kombinasjonsutvalg... 143 Registrere kombinasjonsutvalg... 145 Vise utvalg i minikortet... 147 KAPITTEL 10: RAPPORTER... 149 Rapporter-bildet... 150 Rapportlisten... 150 Miniatyrbilde av rapport... 151 Kriterielisten... 151 Rapportarkivet... 152 Søkekriterier for rapporter... 152 Eksempel på endring av søkekriterier. 152 Legge til favorittrapporter... 154 Kjøre rapporter... 155 Vise rapporter... 155 Skrive ut rapporter... 157 Lagre rapporter som filer... 158
SuperOffice Reporter Studio... 160 TILLEGG: ARBEIDSOPPGAVER... 161 Oppgave 1: Kontakt og person... 161 Oppgave 2: Relasjoner... 161 Oppgave 3: Registrere aktiviteter / Bruke dagboken... 161 Oppgave 4: Registrere salg... 162 Oppgave 5: Prosjekt... 162 Oppgave 6: Utvalg... 162 Oppgave 7: Rapporter... 162
KAPITTEL 1: INNLEDNING SuperOffice Sales & Marketing er et kunde- og oppfølgningssystem med salgs- og markedsføringsfunksjoner. Det kan benyttes av én bruker eller flere brukere i nettverk. Programmet støtter arbeidsflyten ved at ofte brukte funksjoner kun er et klikk unna. Programmet gir deg mange muligheter, er fleksibelt og kan tilpasses måten ulike grupper i bedriften jobber på. SuperOffice Sales & Marketing systematiserer og forenkler dine daglige arbeidsoppgaver. Den blir din nye personlige assistent. I SuperOffice Sales & Marketing kombineres alle de grunnleggende oppgavene du utfører daglig. Viktig og oppdatert informasjon er tilgjengelig for alle i bedriften, uansett om de er på reise, jobber fra hjemmekontor eller jobber ved et avdelingskontor. Målsetningen med kurset Målsetningen med dette kurset er å gi nye brukere av SuperOffice Sales & Marketing best mulig opplæring i grensesnittet og de grunnleggende og mer avanserte funksjonene i programmet. Når du har fullført dette kurset, skal du kunne bruke alle de vanligste funksjonene i SuperOffice Sales & Marketing. Du finner mer informasjon om programmet i Hjelp for SuperOffice Sales & Marketing. Forkunnskaper Det forutsettes at deltakerne har kjennskap til bruk av Windows og generelle PC-ferdigheter. Innholdet i kurset Kursboken er ment å brukes som et arbeidshefte under og etter kurset. I dette kurset skal vi gå gjennom de vanligste funksjonene i SuperOffice Sales & Marketing. Vi skal se på viktige skjermbilder i de ulike delene av programmet og lære hvordan vi bruker funksjonene. Deltakerne vil få anledning til å sitte foran en PC og arbeide med praktiske oppgaver underveis. 1
2
KAPITTEL 2: KOMME I GANG MED SUPEROFFICE SALES & MARKETING I dette kapittelet skal vi se litt på hvordan du finner frem i SuperOffice Sales & Marketing, og på enkelte nyttige funksjoner som går igjen i hele programmet. Navigere i SuperOffice Sales & Marketing Du flytter deg mellom hoveddelene i SuperOffice Sales & Marketing ved hjelp av navigatoren. Navigatoren finner du helt til venstre i hovedskjermbildet. Den inneholder følgende knapper: Kontakt: Går til Kontakt-bildet, som er ditt vindu mot databasen som inneholder alle dine kontakter. Dagbok: Går til Dagbok-bildet, som er en slags avansert almanakk. Salg: Går til Salg-bildet, som inneholder informasjon om alle salgene. Prosjekt: Går til Prosjekt-bildet, som inneholder informasjon om ulike prosjekter. Utvalg: Går til Utvalg-bildet, der du kan legge kontakter, prosjekter, salg, dokumenter og oppfølginger du arbeider mye med, i egne utvalg. Innboks: Går til innboksen din, der du kan lese og svare på innkommende meldinger og arkivere kommunikasjonen med dine kontakter. Rapporter: Går til Rapporter-bildet. I denne rapportgeneratoren finner du et sett standardrapporter som du kan bruke til å skrive ut rapporter basert på data fra SuperOffice Sales & Marketing. Travel: Starter lokal oppdatering. Knappen vises bare hvis du har tilgang til Travel-funksjonene. Verktøy: Åpner en meny som gir deg tilgang til eksterne applikasjoner og nettsider. Hvilke elementer du får tilgang til, defineres i SuperOffice Administration. Merk: Hvis du klikker på ordet Kontakt, Utvalg, Salg eller Prosjekt, får du opp et tomt felt for søking og historikklisten over kontakter, salg, prosjekter eller utvalg du har hatt fremme tidligere. 3
Knapperaden Knapperaden er raden med knapper som vises helt nederst i hovedskjermbildet. Knappene er relatert til funksjoner som brukes ofte, slik at disse er lett tilgjengelige uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du befinner deg. Du kan selv konfigurere hvilke knapper du vil vise, og i hvilken rekkefølge du viser dem. Selve knapperaden inneholder som standard følgende knapper: Knapp Funksjon Avtale: Klikk her hvis du vil registrere en avtale. Oppgave: Klikk her hvis du vil registrere en oppgave. Samtale: Klikk her hvis du vil registrere en telefonsamtale. Notat: Klikk her hvis du vil legge til en merknad i form av en lapp. E-post: Klikk her hvis du vil skrive en e-postmelding. Skriv: Klikk her hvis du vil opprette et dokument. Helt til høyre på knapperaden finner du tre hovedknapper som er knyttet til globale funksjoner i SuperOffice Sales & Marketing. Knapp Funksjon Finn: Denne knappen åpner dialogboksen Finn, der du kan søke etter kontakter, salg, prosjekter, utvalg, oppfølginger (omfatter samtaler, avtaler og oppgaver) eller dokumenter. Hvilke søkemuligheter som vises, er avhengig av det aktive bildet. Utskrift: Brukes til å skrive ut for eksempel aktiv kontakt, aktivt utvalg, aktivt prosjekt, aktivt salg eller aktiv oppfølging. Ny: Åpner et tomt bilde der du kan registrere for eksempel kontakter, salg, utvalg, prosjekter og oppfølginger, avhengig av hvilket bilde du er i. 4
Generelle knapper De generelle knappene går igjen i hele SuperOffice Sales & Marketing. Noen av dem finner du i hovedskjermbildet, og noen finner du i de ulike dialogboksene. Knapp Funksjon Klikk her for å åpne søkevinduet. Klikk her for å velge et telefonnummer du vil ringe til. Klikk på en pilknapp for å åpne og lukke en listeboks. Klikk her for å åpne en meny som inneholder relevante oppgaver i forbindelse med dialogboksen. Konfigurere knapperaden Knappene på knapperaden er satt opp på en måte som skal være enkel i bruk. Du kan imidlertid selv velge hvilke knapper som vises, og rekkefølgen på dem, slik at knapperaden passer best mulig til ditt bruk. Slik konfigurerer du knapperaden: 1. Velg Alle aktiviteter på Vis-menyen, og velg Konfigurer. Dialogboksen Konfigurer vises. 2. I dialogboksen Konfigurer har du følgende muligheter: Hvis du vil vise en knapp på knapperaden, merker du knappen under Aktiviteter og klikker på pil høyre ( ) for å flytte den over til Valgte aktiviteter. Hvis du vil fjerne en knapp fra knapperaden, merker du knappen under Valgte aktiviteter og klikker på pil venstre ( ) for å flytte knappen over til Aktiviteter. Hvis du vil endre posisjonen til en knapp på knapperaden, merker du ønsket knapp under Valgte aktiviteter og klikker på pil opp ( ) eller pil ned ( ). Hvis du vil ha større mellomrom mellom knappene, merker du Mellomrom under Aktiviteter og følger samme fremgangsmåte som når du skal legge til en knapp. Hvis du vil fjerne et mellomrom, gjelder samme fremgangsmåte som når du skal fjerne en knapp. Tips: Hvis du angrer på endringer du har gjort i konfigureringen, kan du klikke på Tilbakestill for å tilbakestille oppsettet til slik det var sist du lagret. 3. Når knapperaden er slik du vil ha den, klikker du på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Konfigurer. Hvis du ikke vil lagre oppsettet, klikker du på Avbryt for å lukke dialogboksen uten å lagre. Tips: Du kan raskt skjule hele knapperaden ved å klikke på Alle aktiviteter-knappen og velge Fjern alle. Velg Vis alle hvis du vil tilbakestille knapperaden til standardoppsettet. 5
Sortere oversikter Det finnes en rekke ulike listeoversikter i SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel oversikt over kontaktpersoner og aktiviteter. Du kan selv velge hvilke kolonner som skal vises i disse listene, hvor brede de skal være, og hvordan de skal sorteres. På de ulike detaljkortene i SuperOffice Sales & Marketing kan du sortere listene etter de ulike kolonnene i stigende eller synkende rekkefølge. Enkel sortering Klikk én gang på en kolonneoverskrift for å sortere listen etter denne kolonnen i stigende rekkefølge. Klikk én gang til for å sortere i synkende rekkefølge. Avansert sortering Du kan sortere på en mer avansert måte ved å følge denne fremgangsmåten: 1. Høyreklikk på en kolonneoverskrift, og velg Konfigurer sortering. Fanen Sortering i dialogboksen Tilpass vises. 2. Velg ønsket kolonneoverskrift i listeboksen til høyre for feltet Sorter etter. 3. Angi om du vil at sorteringen skal være stigende eller synkende, ved å klikke på Stigende eller Synkende til høyre for listeboksen. 4. Hvis du vil angi flere tilleggskriterier for sortering, kan du velge en kolonneoverskrift i listeboksen til høyre for Deretter og velge stigende eller synkende sortering for dette kriteriet. Du kan legge til så mange tilleggskriterier som det er tilgjengelige kolonner. 5. Når du er ferdig med å angi sorteringskriterier, klikker du på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Tilpass. Hvordan får jeg tilbake den opprinnelige sorteringen? Du kan når som helst gå tilbake til standard sorteringsrekkefølge ved å klikke på pilen helt til høyre på kolonneoverskriftsfeltet ( ). Klikker du på pilen enda en gang, kommer du tilbake til den egendefinerte sorteringsrekkefølgen igjen. Konfigurere kolonner Du kan tilpasse listene i SuperOffice Sales & Marketing til å vise akkurat den informasjonen du har behov for. Du kan endre hvilke kolonner som vises, samt rekkefølgen på dem, på følgende steder: detaljkortene Kontaktpersoner, Relasjoner, Prosjekter, Aktiviteter og Salg i Kontakt-bildet detaljkortene Aktiviteter og Salg i Dagbok-bildet detaljkortet Aktiviteter i Salg-bildet detaljkortene Prosjektdeltakere, Aktiviteter og Salg i Prosjekt-bildet detaljkortet Kontakter i Utvalg-bildet 6
I skjermbildet nedenfor har vi for eksempel valgt å vise kolonnen Mobilnr. før Direktenr. Slik gjør du det: 1. Gå til detaljkortet du ønsker å endre kolonnevisningen i. 2. Høyreklikk på en kolonneoverskrift, og velg Konfigurer kolonner. Fanen Kolonner i dialogboksen Tilpass vises. 3. Utfør ønskede endringer i kolonnene på følgende måte: Legge til kolonner: Merk kolonnene du vil legge til, i ruten Tilgjengelige kolonner, og klikk på pil høyre ( ) for å flytte dem over i ruten Valgte kolonner. Fjerne kolonner: Merk kolonnene du vil fjerne, i ruten Valgte kolonner, og klikk på pil venstre ( ) for å flytte dem over i ruten Tilgjengelige kolonner. Merk: Kolonner med rød skrift er obligatoriske og kan ikke fjernes. Endre rekkefølge på kolonnene: Merk kolonnen du vil flytte mot venstre eller høyre i visningen, i ruten Valgte kolonner, og klikk på enten pil opp ( ) eller pil ned ( ). 4. Klikk på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Tilpass. Hvordan får jeg tilbake det opprinnelige kolonneoppsettet? Hvis du vil tilbakestille kolonneoppsettet ditt til det opprinnelige oppsettet, kan du gjøre følgende: i. Høyreklikk på en kolonneoverskrift, og velg Konfigurer kolonner. Fanen Kolonner i dialogboksen Tilpass vises. ii. Klikk på Tilbakestill nederst i ruten Valgte kolonner. Det opprinnelige kolonneoppsettet vises. iii. Klikk på Lagre for å lagre oppsettet og lukke dialogboksen Tilpass. 7
Justere kolonnebredder 1. Hold musepekeren over den vertikale streken foran eller bak en kolonneoverskrift. Musepekeren endres til en dobbel vertikal strek med piler. 2. Klikk og hold museknappen nede mens du drar skillestreken i ønsket retning, alt etter om du vil øke eller redusere kolonnebredden. Kolonnene har den angitte bredden neste gang du åpner programmet. Notatfunksjonen i SuperOffice Sales & Marketing Hvis du vil legge inn en viktig merknad i Kontakt-, Utvalg-, Prosjekt-, Salg- eller Dagbokbildet, kan du bruke notatfunksjonen. Uansett hvor i SuperOffice Sales & Marketing du er, kan du opprette et nytt notat ved å klikke på Notat-knappen nederst i vinduet. Notat-knappen fungerer slik at det festes en lapp med binders på det aktuelle kontakt-, salgs-, prosjekt- eller utvalgskortet eller den aktuelle datoen i dagsplanen. Dato og bruker-id settes inn automatisk hver gang notater legges inn eller redigeres, slik at det er lett å se hvilken bruker som la inn teksten, og når det skjedde. Opprette notat Slik oppretter du et nytt notat: 1. Gå til ønsket kontakt, salg, utvalg, prosjekt eller dato i dagsplanen. 2. Klikk på Notat-knappen på knapperaden nederst i vinduet. Det vises da en lapp festet med binders på det aktuelle bildet. 3. Skriv inn ønsket informasjon på lappen. 4. Klikk på bindersen eller trykk på TAB for å lagre notatet. Merk: Hvis du ikke har skrevet noe på lappen, lagres heller ikke dato og bruker-id. Slette notat: 1. Høyreklikk på bindersen for notatet du vil slette. 2. Velg Slett notat på menyen som vises. Notisblokk I SuperOffice Sales & Marketing kan du få opp en nyttig liten notisblokk uansett hvor i programmet du befinner deg. Du kan når som helst aktivere eller deaktivere visning av notisblokken ved å: Trykke på CTRL og klikke på Notat-knappen på knapperaden. Velge Vis notisblokk på Vis-menyen. En hake foran menyvalget betyr at funksjonen er aktivert. Velge Notisblokk på visningslisten i minikortet. 8
Når du har fått opp notisblokken på skjermen, kan du ta tak i den øverste delen av vinduet og dra det dit du ønsker, også utenfor selve SuperOffice Sales & Marketing-bildet, slik at det ikke kommer i veien for noe. Tips: Hvis du vil feste notatet til noe bestemt i SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel en kontakt eller en uke i dagboken, kan du bruke notatfunksjonen i stedet. Slik bruker du notisblokken 1. Plasser markøren i blokken. 2. Skriv inn ønsket tekst. 3. Trykk på TAB for å gå ut av notisblokken, eller klikk utenfor vinduet med musen. Teksten lagres automatisk, og det blir opprettet en ny side i blokken. Tips: Du kan bla frem og tilbake mellom sidene med pilknappene nederst i notisblokken. Gjeldende sidetall og totalt antall sider vises nederst i notisblokken. Hvis du har notisblokken åpen når du avslutter SuperOffice Sales & Marketing, vil den også vises når du starter programmet igjen, med all teksten lagret. Minikortet Minikortet vises øverst til høyre i SuperOffice Sales & Marketing. Kortet er tilgjengelig i bildene Kontakt, Dagbok, Salg, Prosjekt og Utvalg. Minikortet fungerer som et vindu til relevant informasjon i SuperOffice Sales & Marketing. Du kan velge blant forskjellige visninger ved å klikke på pilen ( ) til høyre for visningsnavnet på minikortet. Øverst i minikortet kan du også angi hurtigstartknapper til visningene du bruker oftest. Minikortet er nyttig til å vise utfyllende informasjon til bildet du er i. Du kan for eksempel vise månedskalenderen samtidig som du viser dagskalenderen i Dagbok-bildet for å få en bedre oversikt, eller du kan vise medlemmene i et utvalg som er tilknyttet prosjektet du ser på i Prosjekt-bildet. Standardinnstillingen er at minikortet viser månedskalenderen helt til du velger en annen visning. SuperOffice Sales & Marketing husker valget av en visning i en fane i et bilde neste gang du viser samme fane. Hvis du imidlertid klikker på det åpne låseikonet ( ), slik at det vises som en lukket hengelås ( ), vises det valgte minikortet i alle visningene. 9
Eksempler: Kontakt-bildet med månedskalender i minikortet Kontakt-bildet med forhåndsvisning av kontaktperson i minikortet Eksperimenter med de ulike visningene, og finn ut hvilke muligheter du har. 10
Hurtigstartknapper på minikortet Du kan raskt få tilgang til ønsket visning av minikortet ved å legge til hurtigstartknapper. 1. Høyreklikk i toppfeltet på minikortet til høyre for visningsnavnet. Det vises en liste over alle visningsalternativene. 2. Klikk på ett av alternativene, for eksempel Dag. Symbolet for dag vises nå øverst på minikortet, og alternativet er merket med en hake i listen. 3. Klikk på symbolet for å åpne den ønskede visningen. Du fjerner hurtigstartknapper fra minikortet ved å høyreklikke i toppfeltet og klikke på alternativet du ønsker å fjerne. Visning Kontakt Dag Måned Neste dag Notisblokk Person Forhåndsvisning Prosjekt Prosjektdeltakere Salg Utvalg Utvalgsmedlemmer Uke Ikon 11
Søkemuligheter i SuperOffice Sales & Marketing I SuperOffice Sales & Marketing finnes det flere forskjellige søkemuligheter: Hvis du klikker på Finn-knappen på knapperaden, åpner du dialogboksen Finn, der du kan søke etter kontakter, kontaktpersoner, prosjekter, utvalg, salg, oppfølginger og dokumenter. Du kan bruke hurtigsøk, historikklisten og søkeknappen ( ) til å søke etter kontakter, salg, prosjekter og utvalg. Du kan bruke fritekstsøk og søke etter tekst som brukerne har lagt inn i SuperOffice Sales & Marketing. Bruke dialogboksen Finn Når du skal søke etter kontakter, prosjekter, utvalg, oppfølginger, salg eller dokumenter i SuperOffice Sales & Marketing, bruker du dialogboksen Finn. 12
1. Klikk på Finn-knappen på knapperaden eller trykk på Ctrl+F. Du kan også åpne dialogboksen Finn ved å klikke på symbolet, som du finner bak mange forskjellige felt rundt omkring i SuperOffice Sales & Marketing. 2. Velg først ønsket fane avhengig av hva du vil søke etter: Kontakt, Prosjekt, Utvalg, Salg, Oppfølging eller Dokument. 3. Dialogboksen Finn inneholder forhåndsdefinerte søkekriterier, eller søkekriteriene du brukte sist gang. Hvis du vil bruke noen av disse, merker du av i avmerkingsboksen foran dem. eller Hvis du vil legge til nye søkekriterier, klikker du på knappen Legg til. Det legges til en ny linje i kriterielisten. 4. Velg feltet du vil søke etter informasjon i, i den første listeboksen på linjen. Her kan du for eksempel velge Kontaktperson og Etternavn hvis du skal søke etter kontaktpersoner, eller Prosjekt og Arrangementsdato hvis du skal søke etter prosjekter. Det finnes forskjellige typer felt. Tekstfelt Når feltet du skal søke i, er et tekstfelt (for eksempel et navnefelt), søkes det etter tekst eller tall som du selv angir. Du kan velge blant alternativer som Er lik, Er ikke lik, Begynner med, Inneholder, Inneholder ikke, osv. Velg ett av disse alternativene, og skriv deretter inn søkekriterier i tekstfeltet til høyre. Ja/Nei-felt Hvis feltet du skal søke i, er et Ja/Nei-felt, vises det to alternativknapper. Du kan velge mellom Ja og Nei. Datofelt Hvis feltet du skal søke i, er et datofelt, vises det en listeboks med alternativer som Før, Etter, Er lik, Mellom, Neste måned, osv. Velg ønsket alternativ. Avhengig av hva du har valgt, fylles feltet lengst til høyre på linjen automatisk ut med en dato eller et datoområde, eller du skriver inn ønsket dato. Du kan også velge en dato i kalenderen som vises når du klikker på pilknappen ( ). 13
Tallfelt Hvis feltet du skal søke i, inneholder tallverdier, for eksempel feltet [Beløp] i Salgbildet, vises det en listeboks med alternativer som = (er lik), > (større enn), < (mindre enn), >= (større enn eller lik), < > (er ikke lik) osv. Velg ønsket alternativ, og skriv inn ønsket tallverdi i tekstfeltet til høyre. Listefelt Hvis feltet du skal søke i, er et felt som inneholder lister, for eksempel feltet Bransje i Kontakt-bildet, vises det en listeboks med alternativene Er en av og Er ikke en av. Lengst til høyre på linjen vises koblingen Klikk her for å velge fra listene. Klikk på denne for å åpne en dialogboks med de aktuelle listevalgene. I dialogboksen finner du to ruter. I ruten til venstre finner du verdiene du kan velge mellom, og i ruten til høyre vises verdiene du har valgt. Klikk på OK for å lagre valget, lukke dialogboksen og gå tilbake til kriterielisten i dialogboksen Finn. 5. Velg verdier for søkekriteriene i de neste feltene på linjen. 6. Du kan klikke på Legg til under kriterielisten på nytt for å angi flere søkekriterier. Da legges det til en ny linje i kriterielisten, og du gjentar trinn 4 og 5. Angir du flere søkekriterier, søkes det etter oppføringer som oppfyller alle kriteriene samtidig. 7. Når du har angitt og aktivert de søkekriteriene du ønsker, klikker du på Finn-knappen eller trykker på Enter. 8. Alle resultatene som samsvarer med søkekriteriene du har angitt, vises nederst i dialogboksen Finn. 14
Arbeide med søkeresultater Når du har fulgt fremgangsmåten ovenfor og det vises søkeresultater nederst i dialogboksen Finn, har du flere muligheter: Åpne oppføringen Hvis du vil åpne en av oppføringene, kan du merke den og klikke på OK-knappen. Du kan også dobbeltklikke på den: Hvis du f.eks. dobbeltklikker på en kontaktperson, vises detaljkortet Kontaktperson med den aktuelle kontaktpersonen markert. Dialogboksen Finn lukkes. Vis i hovedvindu Hvis du merker av for dette alternativet og merker et treff i resultatlisten, vises den aktuelle oppføringen i hovedvinduet bak dialogboksen Finn. Informasjonen vises på litt forskjellige måter, avhengig av typen treff: For kontakter, utvalg, prosjekter og salg vises kontakt-, utvalgs-, prosjekt- eller salgskortet for den aktuelle oppføringen. For kontaktpersoner vises kontakten som kontaktpersonen er tilknyttet, og detaljkortet Kontaktpersoner åpnes. For dokumenter og oppfølginger vises kontakten eller prosjektet som dokumentet eller oppfølgingen er tilknyttet, og detaljkortet Aktiviteter åpnes. Noen nyttige tips om dialogboksen Finn Når du åpner dialogboksen Finn, inneholder den standard søkekriterier eller søkekriteriene du anga forrige gang du brukte dialogboksen. Hvis du vil bruke andre søkekriterier enn de som vises, har du følgende muligheter: du kan slette dem du kan deaktivere ett eller flere søkekriterier ved å fjerne avmerkingen. Et deaktivert søkekriterium blir stående på kriterielisten og kan enkelt aktiveres igjen. du kan deaktivere alle søkekriteriene ved å klikke på Deaktiver alle. Hvis du vil slette et søkekriterium, merker du av for kriteriet og klikker på Slett-knappen. Hvis du vil endre et søkekriterium, klikker du på kriteriet og velger et annet kriterium fra listen som vises Du endrer rekkefølgen på søkekriteriene i kriterielisten ved å merke et søkekriterium og klikke på pil opp ( ) eller pil ned ( ) for å flytte det oppover eller nedover på listen. Kriterielistene inneholder et sett med standardkriterier som du kan endre eller fjerne etter behov. Hvis du vil tilbakestille kriterielisten til standardkriteriene, klikker du på Tilbakestill. Hvis du for eksempel vil søke etter alle kontakter, kan du bruke prosenttegnet (%) når du legger til søkekriterier for Kontakt. 15
Når du åpner dialogboksen Finn ved å klikke på symbolet bak et felt, får du bare mulighet til å søke etter oppføringer som er relevante i sammenhengen. Et eksempel: Hvis du klikker på bak feltet Prosjekt i dialogboksen Avtale, får du bare mulighet til å søke etter prosjekter i dialogboksen som vises. Hurtigsøk Hurtigsøk kan brukes på ulike måter: Du kan søke direkte fra navigatoren for å gå til ønsket kontakt, salg, prosjekt eller utvalg. Du kan søke etter kontakter, salg, prosjekter og utvalg fra dialogbokser som inneholder felt for kontakt, salg, prosjekt og utvalg, for eksempel dialogboksen Avtale eller Dokument, for å knytte dem til avtalen eller dokumentet. Slik bruker du hurtigsøk i navigatoren 1. Klikk på ordet Kontakt, Salg, Prosjekt eller Utvalg i navigatoren til venstre i vinduet. Det vises et tomt felt øverst. Under dette vises en liste over kontakter, salg, prosjekter eller utvalg du har hatt fremme tidligere (se Historikklisten). 2. Skriv inn navnet på kontakten, kontaktpersonen, salget, prosjektet eller utvalget du søker etter, på den tomme linjen. For hver bokstav du skriver inn, viser listen nedenfor alt som samsvarer med søkekriteriet. Her er noen eksempler: Du kan søke etter et salg ved å skrive inn navnet på salget eller navnet på en kontakt som er tilknyttet salget, i hurtigsøkfeltet for Salg i navigatoren. Du kan søke etter en kontaktperson i hurtigsøkfeltet for Kontakt i navigatoren. 3. Når du finner ønsket kontakt, kontaktperson, salg, prosjekt eller utvalg, klikker du for å gå til den aktuelle oppføringen. 16
Slik bruker du hurtigsøk i dialogbokser 1. Åpne den aktuelle dialogboksen. 2. Skriv inn navnet på kontakten, kontaktpersonen, salget, prosjektet eller utvalget du søker etter, i det aktuelle feltet. For hver bokstav du skriver inn, viser listen nedenfor alt som samsvarer med søkekriteriet. 3. Klikk på ønsket kontakt, kontaktperson, salg, prosjekt eller utvalg for å tilknytte oppføringen. Tips: Hvis du skriver inn et prosenttegn (%) foran søketeksten, vises alle oppføringer som inneholder søketeksten. Hvis du for eksempel skriver %joh, vises både "Johansen" og "Rørlegger Johansen". Historikklisten Flere steder i SuperOffice Sales & Marketing kan du enkelt få tilgang til de siste elementene du så på, ved hjelp av historikklisten. Den inneholder kontakter, salg, utvalg eller prosjekter du har hatt fremme tidligere. Antall oppføringer som vises i historikklisten, angis under Preferanser. Historikklisten kan brukes på ulike måter: Direkte fra navigatoren for å gå til ønsket kontakt, salg, prosjekt eller utvalg. Fra dialogbokser som inneholder felt for kontakt, salg og prosjekt, for eksempel Avtale og Dokument, for å knytte dem til avtalen eller dokumentet. Slik bruker du historikklisten i navigatoren 1. Klikk på ordet Kontakt, Salg, Prosjekt eller Utvalg i navigatoren til venstre i vinduet. Det vises et tomt felt øverst (dette brukes til hurtigsøk). Under hurtigsøkfeltet vises historikklisten. 2. Klikk på ønsket kontakt, salg, prosjekt eller utvalg for å gå til den aktuelle oppføringen. Tips: Hvis du holder musepekeren over en av oppføringene på historikklisten, vises det en infoboks med utfyllende informasjon om den aktuelle oppføringen. 17