3
Innholdsfortegnelse RAMMEOMRÅDE: FORMANNSKAPET... 6 Personal- og organisasjonsutvikling... 6 Økonomiavdelingen... 8 Service- og administrasjonsavdelingen... 10 IKT-avdelingen... 13 Kemnerkontoret... 15 RAMMEOMRÅDE: BARN, UNGE OG KULTUR... 17 Porsgrunn bibliotek... 17 Filmsenteret Charlie... 20 Kultur... 22 Brattås barnehage... 25 Frednes barnehage... 27 Hovenga og Radehuset barnehage... 30 Kirketjernet og Vestsiden barnehager... 33 Lundelia barnehage... 35 Lyngveien barnehage... 37 Vallermyrene barnehage... 39 Flåtten barnehage... 41 Skrukkerød barnehage... 44 PP-tjenester... 46 Borge skole... 48 Brattås skole... 51 Brevik oppvekstsenter... 53 Grønli skole... 56 Heistadskolene... 59 Klevstrand skole... 62 Langangen skole... 65 Myrene skole... 68 Stridsklev skole... 71 Tveten skole... 74 Vestsiden skole... 76 Kjølnes ungdomsskole... 79 Stridsklev ungdomsskole... 82 Tveten ungdomsskole... 85 Porsgrunn kommunale kulturskole... 88 Porsgrunn Voksenopplæringssenter... 91 Klokkerholmen m.v.... 94 Saturnveien barne- og ungdomssenter... 96 Barnevern... 98 RAMMEOMRÅDE: HELSE OG OMSORG... 101 Tjenestekontoret... 101 Familiehelsetjenester... 105 Legetjenester og miljørettet helsevern... 107 Psykisk helsetjeneste og rusomsorg... 110 NAV Porsgrunn... 113 Frednes sykehjem... 116 Doktorløkka bosenter... 118 St.Hansåsen sykehjem... 120 Brevik sykehjem... 122 Mule sykehjem... 124 Helse- og aktivitetssentrene... 126 Hjemmetjenesten Vest... 128 Hjemmetjenesten Stridsklev... 130 4
Hjemmetjenesten Eidanger... 132 Hjemmetjenesten Brevik... 134 Hjemmetjenesten Herøya... 136 Miljøarbeidertjenesten... 138 Borgehaven bo- og rehabiliteringssenter... 140 RAMMEOMRÅDE: PLAN OG KOMMUNALTEKNIKK... 144 Byutvikling... 144 Brann og feiervesenet... 147 Eiendomsforvaltningen... 149 Renhold... 153 Kommunalteknikk... 155 5
RAMMEOMRÅDE: FORMANNSKAPET Personal- og organisasjonsutvikling 1. Virksomhetens formål og verdier Visjon: "SAMMEN MED FOLK I UTVIKLING" OVERORDNEDE MÅL - leveranser til Porsgrunn kommune være en avdeling med fokus på utvikling og kvalitet være en avdeling som gir relevant og faglig støtte veilede virksomhetene til å bli mer selvstendige på personal- og organisasjonsutvikling bidra til å heve kompetansen i kommunen - sette fokus på samarbeid på tvers gjennom arbeidet i "Felles arena" OVERORDNEDE MÅL - avdelingens bedriftskultur Vi skal være en avdeling som: preges av lagånd og som samarbeider på tvers av fagområdene har respekt og forståelse for hverandres oppgaver har et inkluderende arbeidsmiljø, hvor vi gleder oss til å gå på jobb hver dag har fokus på kompetanseutvikling 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Personalforvaltning Organisasjonsutvikling HMS 3. Informasjonstall for virksomheten. 2009 2010 2011 Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 31.12-30,8 30,3 27,4 Antall lærlinger pr. 31.12 83 95 75 77 Antall beståtte fagbrev 25 21 44 36 Antall lærerkandidater o.a. 2 3 3 5 Antall avbrudd (midlertidige) 4 5 12 6 Antall kontrakter som har avsluttet uten fagprøve 1 5 5 4 4. Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall 2009 2010 2011 Medarbeidertilfredshet 4,7 4,7-5,7 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,7 5,0-5,5 Tilbud om medarbeidersamtale - 60 % 100 % 100 % Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,5 4,4-5,2 Vurdering av eget HMS-system - 5,0 6,0 6,0 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Resultatene fra Medarbeiderundersøkelsen i viser en framgang fra 2010. I 2010 var avdelingen helt nyopprettet og virksomhetsleder var også ny. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Antall stillingshjemler totalt er 27,4. Av dette er 7,4 hjemler knyttet opp mot tillitsvalgte. 6
5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Sykefraværet i var preget av et relativt høyt langtidsfravær. Fraværet var ikke knyttet til arbeidsmiljøet, men definerte sykdommer. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter 42 125 41 237 43 092 1 855 Sum inntekter -6 208-6 013-5 529 484 Forbruk i % Nettoutgift 35 917 35 225 37 563 2 338 93,8% Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Virksomheten vil gå ut med et underforbruk på ca. 2,3 mill. kr. Det er gitt løpende tilbakemelding på dette til kommunalsjef. Det er flere årsaker til dette og underforbruket er knyttet til flere av ansvarsområdene: Stillinger har stått vakant og det har vært mer i sykerefusjon enn budsjettert. Det er budsjettert med for høy lønn inkl. sosiale kostn til tillitsvalgte i. Lærlingebudsjettet har et underforbruk som følge av et lavere inntak på våren enn planlagt, samt at refusjonen er større enn budsjettert. Inntaket er nå i rute Nødvendige justeringer er gjort ift budsjettet for 2013. 7
Økonomiavdelingen 1. Virksomhetens formål og verdier Formål Utvikle og drifte kommunens felles økonomifunksjoner, herunder lønn/fravær, fakturering, regnskap og innfordring av kommunale krav. Utvikle et godt grunnlag for beslutninger for kommunen samlet og virksomhetene, dvs økonomiske forutsetninger og styringsdata. Verdier Alle skal behandles likt, og møtes på en respektfull måte Være en hjelpsom og støttende kollega Holde en høy faglig integritet, og ha en høy etisk standard på vårt arbeid 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Føring av regnskapene for Porsgrunn kommunedet kommunale foretaket KEOPS og dessuten for Porsgrunn Kirkelige Fellesråd og boligstiftelsen. Fakturabehandling fra postmottak til bokføring Ansvar for lønn og refusjonskrav vedr. sykefravær Fakturering og innfordring av kommunale krav Være støtteapparat vedr. budsjettering og rapportering for rådmannen og kommunens virksomheter Legge til rette for gode prosesser og tjenester knyttet til kommunens økonomiforvaltning Ansvar for kommunens finans- og låneforvaltning Økonomiavdelingen har også et hovedansvar for å foreta analyser og utarbeide prognoser for kommunen basert på statistiske data fra SSB. Inn under dette ligger også KOSTRA-rapportering og analyse av KOSTRA-data Administrasjon av kommunens systemer for økonomi og styringsdata 3. Informasjonstall for virksomheten 2009 2010 2011 Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 31.12 16,0 22,0 22,0 24,2 Antall utsendte fakturaer 76 034 75 754 76 124 75 983 Bilag ved innfordring. Antall 21 670 19 733 22 273 13 395 Øvrige regnskapsbilag. Antall i kommuneregnskapet 62 005 61 069 63 381 65 093 Antall lønnsoppgaver 5 336 5 436 5 756 5 636 Samlede oppgavepliktige ytelser (i 1000-kroner) 1 038 251 1 079 223 1 143 579 1 197 875 Antall utlønninger pr måned januar hvert år 3 628 3 804 3 933 3 962 Refusjonsbeløp syke-/fødselspenger (i 1000-kr) 63 207 61 498 61 166 65 186 Antall scannede fakturaer 43 392 46 165 46 726 48 551 Antall EHF-fakturaer 0 0 0 21 4. Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall 2009 2010 2011 Medarbeidertilfredshet 4,8 4,9-5,7 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,4 4,0-5,0 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,4 4,8-5,6 Vurdering av eget HMS-system NA 6,0 6,0 6,0 Tilbud om medarbeidersamtale 100 % 100 % 100 % 100 % Tapsført i forhold til fakturert beløp - - 0,24 % 0,24 % Total restanse i % av utfakturert - - 1,72 % 1,76 % Manuelt registrerte regnskapsbilag. % andel 9,93 % 8,68 % 8,84 % 9,90 % 8
Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Det er forholdsvis små endringer i antall fakturaer, lønnsoppgaver og bilag. For første gang har vi fått inngående efakturaer. Det er et satsingsområde å øke andelen elektroniske fakturaer betydelig. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Personalsituasjonen har i vært stabil. Vi har fått overført en stilling fra personal- og organisasjonsutvikling, samt ansatt prosjektmedarbeider i prosjektet Nytt lønns- og personalsystem. 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Sykefraværet har vært økende i, noe som i hovedsak skyldes langtidssykemeldinger. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter 18 976 20 147 19 845-301 Sum inntekter -4 748-4 223-3 723 500 Forbruk i % Nettoutgift 14 228 15 923 16 122 199 98,8 % Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Mindreforbruket på ca. 200.000 skyldes i all hovedsak merinntekt refusjon sykepenger. 9
Service- og administrasjonsavdelingen 1. Virksomhetens formål og verdier Visjon: "BEST PÅ SERVICE" FORMÅL Avdelingens formål er å yte best mulig service internt i kommunen og eksternt mot brukerne av kommunens tjenester VERDIER Samhold gir oss styrke Engasjement gir oss glede Pågangsmot og utfordringer gjør oss gode 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Servicesenteret/med sentralbord og skrankefunksjon: Søknadshåndtering, tillatelser, Infoland - Bestilling av eiendomsopplysninger, TT kort, parkeringstillatelser, hjelpemidler, oppfølging av nasjonal tjenestekatalog med lokal utgave mm. Trykkeriet trykkerifunksjonen, layout og foto. Interkommunal tolketjeneste: Frammøtetolking, oversettelser, skjerm- og telefontolking. Arkivtjenesten: Daglig elektronisk og papir, dokument- og posthåndtering m journalføring og postliste i Public 360. Brukerstøtte, veiledning innen Public 360, opplæring av nye brukere i Public 360 programvare og rådgivning og vedlikehold av retningslinjer for dokumenthåndtering. Ekspedering av publikumshenvendelser og forespørsel om innsyn i arkiv fra interne og eksterne brukere. Arkivtjenesten har ansvar for å motta, ordne, forvalte og sikre Porsgrunn kommunens eldre/avsluttende arkiv (Arkivdepot for Porsgrunn kommune) og ajourføring av registre og arkivkataloger i ASTA5. Kommunikasjon: Ansvar for ekstern og intern kommunikasjon i kommunen i sammarbeid med IKT-avdelingen. Omdømmebygging ved synliggjøring og profilering av tjenester og virksomheter. Politikk: Sekretariat for politisk ledelse, bystyret, formannskapet og utvalg, rådmann og kommunalsjefene. Godtgjøringer til politikere. Valg. Økonomi: Bestillinger av varer, tilskudd til 17.mai, VAR, fakturering av byggesaksgebyr, legeregninger og innbetaling kommune- og skattekasse. Barnehage: Koordinering av opptak via elektroniske søknader, fakturering og kontantstøtte. Transport: Koordinere transport av elever og barnehagebarn til skole og barnehage. Servicetjenester: Merkantil støtte til ordfører, rådmann, kommunalsjefer, byggesak m.m. Bevillinger: Skjenke- salgs og serveringsbevilling og kontrolltiltak. Leasingbiler: Overordnet administrasjon av drift rundt kommunens leasingbiler. Samfunnssikkerhet og beredskap. Administrativt ansvar for kommuneadvokatene. Administrativt ansvar for næringsavdelingen. 3. Informasjonstall for virksomheten 2009 2010 2011 Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 31.12 31,5 31,5 38,4 38,4 Antall saker til politisk behandling 585 526 544 606 Antall avholdte politiske møter med sekretær 87 97 109 106 Antall bevillinger/skjenke, salg servering 105 111 71 82 Antall saker i sak/arkivsystem 3 315 3 234 3 346 4 615 Antall journalført post/ inn og ut 17 608 17 171 18 881 18 967 Fremfinning saker ansatte og publikum 480 531 541 360 Antall kopier trykket på trykkeriet sort/hvitt 1 128 294 829 083 852 135 740 182 Antall fargekopier 206 171 192 355 111 518 352 902 10
3. Informasjonstall for virksomheten (forts.) 2009 2010 2011 Antall ID-kort 188 201 139 247 Trykkeoppdrag/lag og foreninger 34 30 31 28 Parkeringskort for forflytningshemmede Totalt 740 700 660 715 TT- kort 146 137 112 94 Søknad om å disponere kommunale areal 97 69 63 64 Barnehagesøknader v/ hovedopptak 607 620 578 532 Tilskudd VAR 32 29 29 22 Info- Land 698 644 858 938 Ledsagerbevis 104 102 126 92 Kommune og skattekasse 2 451 2 188 2 071 2 439 Fakturering for andre virksomheter (Kjølnes, byggesak, plan og geodata, kultur og miljørettet helsevern) Registrering Byggesak /meldesaker /adm.vedtak/brev 1 983 1 700 920 1 737 1 842 2 151 1 835 1 043 Tolketimer Skien kommune 5 566 6 042 6 800 6 918 Tolketimer Porsgrunn kommune 2 444 2 350 2 856 3 560 Tolketimer i Bamble - - - 186 Tolketimer andre 1 862 1 432 870 1 344 Skoleskyss kommunale vedtak - - 17 12 Publisering på nettet - - 244 212 Sms med publikum - - - 52 Chat med publikum - - - 752 Avholdte (sikkerhets)øvelser - - - 5 4. Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall 2009 2010 2011 Medarbeidertilfredshet 4,4 4,6 5,0 5,4 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,2 3,7 5,1 5,5 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 3,8 3,9 4,5 4,9 Tilbud om medarbeidersamtale 100 % 100 % 100 % 100 % Brukertilfredshet med Servicesentrert. ROS/RIS 5,7 5,5 5,6 5,7 Brukertilfredshet med Tolketjenesten - - - 5,4 Vurdering av eget HMS-system - 6,0 6,0 6,0 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Ved gjennomgang av informasjonstall avdekkes det små endringer i forhold til forrige driftsår. har vært et produktivt år, preget av høy måloppnåelse og stor prosjektaktivitet. Av interessante funn merkes at antall kopier totalt går nedover. Dette skyldes sannsynligvis innføringen av nettbrett i alle politiske råd og utvalg. Oppdragsmengden i tolketjenesten er økende. Utfordringen for 2013 blir å finne riktig prisnivå for tjenestene, slik at budsjettet går i balanse. Når det gjelder nøkkeltall så har det vært en ytterligere forbedring. Alle mål er nådd med god margin. 11
Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Personalsituasjonen er tilfredsstillende. Det jobbes kontinuerlig med tilpasning av organisasjon til oppgavetilfanget. Det er foretatt ressursforflytning fra trykkeri til Servicesenter grunnet nedgang i behov for trykkeritjeneste. Arkivtjenesten har hatt stor turnover i og det vil bli foretatt nyrekruttering i 2013. 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Vi har ikke nådd målsettingen for nærvær i. Dette skyldes at 2 av våre ansatte har vært 100% sykemeldt i hele perioden. Sykefraværet er på bakgrunn av alvorlige diagnoser, og kan ikke knyttes til arbeidssituasjonen. Ellers har det vært lite sykefravær i virksomheten, og korttidsfraværet er lavt. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter 63 930 59 889 59 982 93 Sum inntekter -18 105-13 607-11 709 1 897 Forbruk i % Nettoutgift 45 826 46 283 48 273 1 990 95,9% Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Virksomheten har hatt et mindre forbruk på 2,0 mill kr. Dette skyldes først og fremst at tolketjenesten på slutten av foretok en grunndig gjennomgang av faktureringsgrunnlagene for tolkeoppdrag. Dette avdekket betydelig feilfakturering i, konsekvensene av dette er at prisene på tolkeoppdrag må reduseres i 2013, dette iverksettes pr. 1. mars. Skoleskyssen er som varslet tidligere ikke konsekvensjustert, og resultatet er et overforbruk på 570.000,- kr. Dette må hensyntas i første tertialrapportering. 12
IKT-avdelingen 1. Virksomhetens formål og verdier Visjon: "ER DU FORNØYD, ER VI NESTEN FORNØYDE" MÅL FOR VIRKSOMHETEN INNEVÆRENDE ÅR IKT-avdelingen skal yte god service til våre brukere IKT-avdelingen skal utarbeide, ivareta og videreutvikle Porsgrunn kommunes IKT-strategi. I samarbeid med virksomhetene sørge for at dagens IKT-systemer utnyttes best mulig VERDIER Vi skal være en avdeling som er og har: årlig avdelingstur stor takhøyde god kontakt og tilstedeværelse av leder uoffisielle treffpunkter også utenom arbeidstid mobbefritt miljø gode verktøy og arbeidsplasser felles samlingsplass i sofaen fornøyd med måten arbeidsplassen er organisert arbeidstakere som gis utfordringer mulighet til fagligutvikling leder har god innsikt i arbeidstakers fag - tiltro via ansvar 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver IKT-avdelingen yter tjenester for å vedlikeholde og drifte Porsgrunn kommunes IT-tekniske infrastruktur. Herunder hører oppgaver som drift av servere, arbeidsstasjoner, skrivere, nettverksutstyr og telefoni. Prosjektarbeid, rådgivning, lisenshåndtering, brukeradministrasjon, innkjøp og drift og utvikling av fag applikasjoner m.m. 3. Informasjonstall for virksomheten. 2009 2010 2011 Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 31.12 11,0 12,0 12,0 13,0 Ant. innmeldte oppdrag egne og innmeldte 2 647 2 603 2 738 3 459 Ant. løste oppdrag egne og innmeldte 2 622 2 557 2 686 3 371 Ant. bestillinger IKT-utstyr 520 602 462 530 Ant. servere i administrasjonsnettet 70 90 115 140 Ant. servere i elevnettet 20 20 20 40 Ant. Pc-er / tynne klienter i administrasjonsnettet 1 000 1 000 1 000 1 100 Ant. Pc-er i skolenettet 1 900 1 900 1 900 2 300 Antall besøk på våre internettsider 444 296 418 889 441 027 407 814 Antall sidevisninger på våre internettsider 1 571 799 1 557 552 1 593 170 1 465 060 Gjennomsnittstid brukt på nettside pr besøkende (min.) 1,50 2,09 2,09 2,21 4. Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall 2009 2010 2011 Medarbeidertilfredshet 4,9 5,0-5,8 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 5,3 5,4-5,7 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,7 5,0-5,4 Tilbud om medarbeidersamtale 89 % 89 % 0 % 100 % Vurdering av eget HMS-system - 6,0 6,0 6,0 13
Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Det er en markant vekst i antall serverer og PC og dertil hørende helpdesksaker. Året har også vært preget av fler store prosjekter på infrastruktur og fagsystemer. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Bemanningen, sett i sammenheng med sykefravær og den økte veksten av IKT-utstyr, gjør at den tilførselen av den besluttede nye stillingsressursen er viktig for å opprettholde fortsatt stabil drift og riktig servicegrad. 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Sykefraværet knytter seg i all vesentlig grad til hyppige og lengre sykefravær på få personer, og har også i inneværende år vært for høyt i forhold til målsetningen. 5. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter 14 245 14 596 14 327-269 Sum inntekter -2 111-2 075-1 756 320 Forbruk i % Nettoutgift 12 134 12 520 12 571 51 99,6 % Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Økonomistyringen og resultatet er tilfredsstillende. 14
Kemnerkontoret 1. Virksomhetens formål og verdier FORMÅL Ansvar for utførelsen av de gjøremål den kommunale skatteoppkrever er pålagt i lov av 21. november 1952 nr. 2 om betaling og innkreving av skatt (skattebetalingsloven) og i forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt med hjemmel i loven. VERDIER Sammen tar vi ansvar for å nå felles mål. Vi behandler hverandre og våre brukere med respekt. Vi har rom for ulike meninger og personligheter. Vi deler kunnskap og gir hverandre konstruktive tilbakemeldinger. 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Skatteregnskap: Føre, avstemme og avlegge skatteregnskapet med periodiske oppgjør og årsregnskap. Skatteavregning for de personlige/upersonlige skattyterne. Registrere lønns-/trekkoppgaver og årsoppgaver. Skatteinnfordring: Innfordring av utestående krav på forskuddsskatt, restskatt, kildeskatt, skattetrekk og arbeidsgiver-avgift. Skattesøknadsbehandling, gjeldsordning, anmeldelser og uttalelser i bevillingssaker. Arbeidsgiverkontroll: Bokettersyn hos arbeidsgivere i kommunene Skien, Siljan, Bamble, Kragerø og Porsgrunn. Informere og rettlede arbeidsgivere, regnskapsførere og revisorer. Avstemme lønns-/trekkoppgaver og årsoppgaver. 3. Informasjonstall for virksomheten. 2009 2010 2011 Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 31.12 15,0 15,0 15,0 15,0 Skatteregnskapets totalinngang (1000 kr.) 4 550 258 3 690 733 4 252 610 4 331 510 Kommunens andel av skatteinntektene (1000 kr.) 720 330 782 823 711 846 744 722 Utleggstrekk (antall) 799 721 740 680 Utleggsforretninger 259 268 245 269 Konkursbegjæringer 24 17 16 17 Antall bokettersyn hos arbeidsgivere 123 117 156 192 Avdekkede beløp (1000 kr.) 12 941 14 014 8 260 4 458 4. Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall 2009 2010 2011 Medarbeidertilfredshet 4,7 4,9-5,0 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 5,4 5,3-4,7 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 5,0 5,0-4,7 Tilbud om medarbeidersamtale 100 % 100 % - 100 % Vurdering av eget HMS-system - 5,0 5,0 5,0 Andel innbetalt av totalt utliknede skatter og avgifter 99,5 % 99,5 % 99,6 % 99,6 % 15
Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Kemnerkontoret har nådd alle målkrav gitt av overordnet myndighet (Skattekontoret Skatt sør). I forhold til vårt skatteanslag for ble det et overskudd på 7,7 mill. kr. Vi hadde i en lavere vekst i våre skatteinntekter enn landsgjennomsnittet, og mener den høye arbeidsledigheten vi har hatt en stund er medvirkende årsak til forskjellen. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Bemanningssituasjonen er tilfredsstillende sett i forhold til de målkrav som kommer fra overordnet myndighet, men vi ser at vi er blitt sårbare ved lengre fravær eller vakanse. Det må nevnes at Arbeidsgiverkontrollen i Grenland (AiG) i hadde store utfordringer med bemanningen idet tre kontrollører sluttet, og tre gikk ut i fødsels- og fosterhjemspermisjon. Dette medførte seks tilsettinger vår/sommer, og mye tid gikk derfor med til opplæring. 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Det arbeides kontinuerlig med tilrettelegging og oppfølging, og vårt sykefravær har i løpet av hatt en gledelig nedadgående kurve og målkravet ble oppnådd med god margin. 5. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter 9 476 9 808 10 005 197 Sum inntekter -4 730-5 419-4 955 464 Forbruk i % Nettoutgift 4 746 4 389 5 050 661 86,9% Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Vakanser i stillinger og mye sykelønnsrefusjon er hovedårsakene til det positive resultatet. 16
RAMMEOMRÅDE: BARN, UNGE OG KULTUR Porsgrunn bibliotek 1. Virksomhetens formål og verdier FORMÅL Folkebibliotekene skal ha til oppgave å fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet gjennom informasjonsformidling og ved å stille bøker og annet egnet materiale gratis til disposisjon for alle som bor i landet. Det enkelte bibliotek skal i sine tilbud til barn og voksne legge vekt på kvalitet, allsidighet og aktualitet. Virksomheten skal være utadrettet, og tilbudene skal gjøres kjent. Folkebibliotekene er ledd i et nasjonalt biblioteksystem. VERDIER Respekt for hverandre og for brukerne/lånerne Yte god service og sette brukerne i sentrum. Godt arbeidsmiljø - kultur for samarbeid til brukernes beste. 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Porsgrunn bibliotek utfører mange tjenester for sine brukere i tillegg til de oppgavene en regner som bibliotekets kjerneoppgave: utlån av bøker og annet materiale. Andre viktige tjenester er: Veileder om og finner fram litteratur fra egne samlinger og bestiller inn litteratur fra andre bibliotek. Låner inn depoter på innvandrerspråk fra Det Flerspråklige biblioteket i Oslo Yter PC-hjelp, hjelp med utskrifter, faks, kopimaskin Attesterer kopier av vitnemål o.l. Låner ut studierom, leier ut møterom, tilbyr utstillingsplass Arrangerer eksamen for fjernstudenter. Tilbyr klasseundervisning på flere klassetrinn, tar i mot barnehagegrupper, fremmedspråklige grupper og andre som ønsker spesielle opplegg. Låner ut depoter av bøker til skoler. Organiserer og driver 2 lesesirkler. Arrangerer forfatterkvelder, temakvelder, ukentlig bokprat, filosofisk kafé og andre tilstelninger Samarbeider med Kvindernes Læseforening, Kulturavdelingen i kommunen, Porsgrunn kunstforening og Diktets Venner, Litteraturgarasjen, Grenland filmklubb og Grenland kirkeakademi om arrangementer. Samarbeide med Telemark Museum om salg og formidling av lokalhistoriske bilder. Har en oppsøkende tjeneste som tilbyr service til 2 sykehjem. Tar imot praksiselever fra ungdomsskolen. Tilbyr praksisplass for bibliotekstudenter fra Høyskolen i Oslo og fra Universitetet i Tromsø. Tar imot personer som har behov for arbeidsutprøving i samarbeid med HMS-avdelingen og NAV 3. Informasjonstall for virksomheten. 2009 2010 2011 Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 31.12 14,9 12,9 12,9 12,9 Samlet utlån 191 568 190 858 171 345 160 894 Utlån per innbygger Porsgrunn 5,57 5,51 4,90 4,60 Utlån per innbygger landsgjennomsnitt 5,24 5,12 5,10 NA Utlån per årsverk Porsgrunn 12 857 14 795 13 283 12 472 Barns andel av utlånte bøker 43,0 43,3 39,7 39,4 Barns andel av utlån andre media (video/dvd, musikk, lydbøker m.m.) 32,6 36,1 35,7 31,2 Antall arrangement og brukerorienteringer 281 231 275 256 17
Herav arrangement for barn 232 188 197 195 Samlet besøk 159 904 142 637 162 093 158 283 Besøk pr. åpningsdag 533 478 538 506 Besøk pr. søndagsåpent bibliotek - - - 202 Utlån pr. åpningsdag - - - 514 Samlet besøk bibliotekets hjemmesider 838 462 906 175 872 492 975 189 Besøk ved arrangement og brukerorienteringer 4 117 3 794 2 632 4 795 4. Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall 2009 2010 2011 Årsbesøk 159 904 142 637 162 093 158 283 Totalt utlån 191 568 190 858 171 435 160 894 Utlån barnelitteratur 75 184 72 259 62 267 57 946 Besøk hjemmeside 838 462 906 175 1 125 073 975 189 Antall arrangement og brukerorienteringer 281 231 275 256 Medarbeidertilfredshet 4,8 4,8-5,0 Tilbud om medarbeidersamtale 93 % 100 % 100 % 100 % Vurdering av eget HMS-system - 6,0 6,0 6,0 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Utlånstalla har gått noe ned. Forklaringene på dette kan være flere. Bevilgningene til mediekjøp har i flere år stått stille. Dette gjør det vanskelig for biblioteket å tilby en aktuell mediesamling og det er lange ventelister på populære titler. Nedgangen i utlånet kan også være en nasjonal trend, og kan skyldes endringer i folks lese- og fritidsvaner mht kjøp av billigbøker og bruk av sosiale medier o.a. Besøkstallet holder seg stabilt med et gjennomsnittlig besøk pr åpningsdag på 506 besøkende. Gjennomsnittlig besøk pr søndagsåpent bibliotek var på hele 202 besøkende. Biblioteket har også vært svært aktiv på arrangementsfronten med hele 256 arrangement og brukerorienteringer. Av dette var 195 arrangement for barn. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Søndagsåpent bibliotek prøveprosjekt vedtak i bystyret 29.03.12 opprettelse av 50 % stilling lønnsutgifter mv dekkes innenfor tjenesteområdet by- og kulturutvikling. Prøveprosjekt varer fra 1.10.12 31.3.13. Det er minimumsbemanning på søndager med kun to på vakt. Dersom søndagsåpent bibliotek skal videreføres om en fast ordning, må det finnes dekning for lønnsutgifter til 50 % stilling innenfor tjenesteområdet by- og kulturutvikling ut 2013 og i 2014. 18
5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Økningen i sykefraværet skyldes langtidsfravær hos to eldre ansatte som har vært i en prosess over mot alderspensjon og uførepensjon. Det arbeides kontinuerlig med tilrettelegging og oppfølging. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter 8 846 9 882 9 265-617 Sum inntekter -761-1 177-541 636 Forbruk i % Nettoutgift 8 085 8 705 8 724 19 99,8 % Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året God økonomistyring har sikret et godt resultat. 19
Filmsenteret Charlie 1. Virksomhetens formål og verdier VISJON: Filmsentret Charlie skal være et moderne kinosenter som til enhver tid skal ha et godt og allsidig filmtilbud, samt ha et godt omdømme i befolkningen i Grenland. 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Sørge for god filmtilgang til Grenlands befolkning Best mulig programmering av filmprogrammet Ha godt filmtilbud til pensjonister skoler barnehager m/m Gode utleiemuligheter for næringsliv firmaer og andre som leier kinosaler for kurs/konferanser o.l Ha et godt kioskutvalg til publikum God økonomistyring Ha fokus på å være en markedsorientert bedrift. Sørge for god lyd og bildefremvisninger av forestillinger 3. Informasjonstall for virksomheten. 2009 2010 2011 Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 31.12 7,1 8,3 7,7 7,7 Antall kinoforestillinger 5 221 5 201 5 238 5 553 Antall filmtitler 159 148 151 169 Samlet kinobesøk 146 288 113 572 122 670 124 119 Gjennomsnittlig kinobesøk pr. person i kommunen 4,27 3,34 3,60 3,50 Gjennomsnittlig kinobesøk pr. dag 406 315 340 344 4. Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall 2009 2010 2011 Medarbeidertilfredshet 4,3 4,4-5,4 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,9 4,3-5,0 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,2 3,8-5,0 Tilbud om medarbeidersamtale 71 % 100 % 80 % 100 % Vurdering av eget HMS-system - 3,0 5,5 4,0 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Filmsentret har et tilfreds publikum og medarbeidere som trives. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Planlagt nedbemanning etter digitaliseringen av filmsenteret ble avsluttet i. Det er redusert med ca. 1.årsverk. Personalsituasjonen skal også ses på i 2013 20
5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Sykefraværet har vært lavt også i. Vi er veldig fornøyd med at sykefraværet holder seg lavt på Filmsentret Charlie. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter 46 888 46 243 41 531-4 713 Sum inntekter -23 879-23 576-18 864 4 713 Forbruk i % Nettoutgift 23 010 22 667 22 667 0 100 % Kommentar til tabellen: Virksomhet 162 Filmsentret Charlie og Virksomhet 164 Kultur, idrett og fritid ble slått sammen til en virksomhet med virkning fra 1.1.2013. I Agresso har dette fått tilbakevirkende kraft til. Regnskapsmessig blir derfor også disse to virksomhetene slått sammen. I kommentaren til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året kommenteres de hver for seg. Det er derfor ikke sammenheng mellom tallene i tabellen og kommentaren. Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Kinobesøket har hatt en økning på 1449 besøk fra 2011 til, en trend som vi håper vil fortsette i 2013. Effektivisering av driften i forbindelse med digitaliseringen nedbemannet med 1 årsverk for å få ned driftskostnadene. Effektiviseringsarbeidet forsetter i 2013. Vi har oppnådd et meget bra kioskresultat for med et nettoresultat på kr. 1,4.mill. Driftsresultatet for kinodriften (unntatt kiosk) viser et lite overskudd i på Kr. 65.000.-Dette er ikke godt nok i forhold til våre mål og bør forbedres i 2013,men er avhengig av det totale kinobesøket. Vi vil ha fokus på nettopp dette i 2013. 21
Kultur 1. Virksomhetens formål og verdier FORMÅL: Kulturvirksomheten skal sørge for et variert og bredt kulturtilbud til hele byens befolkning. Virksomheten skal bidra aktivt i byutviklingen. VERDIER: Bidra til å styrke ytringsfrihet, demokrati og identitet og kjennskap til egen historie. Skape nysgjerrighet, trygghet og interesse for andre; kulturer og personer. 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Kulturhuset Ælvespeilet Meierigården kultursenter/ungdomshus Kulturvern/museer Kultur i byutviklingen Kunst- og kulturformidling Utsmykking Arrangementer og arrangementskoordinering Tilrettelagte kulturaktiviteter inkl Sansesenteret Kultur for eldre Drift av svømmehaller/ idrettsanlegg/ uteanlegg/ skatepark Frivillige lag og organisasjoner Drift av Brevik Kulturhus, Herøyahuset, Teatersalen, Porsgrunn Scene, Mule Varde Lundedalen og Stridsklev Fritidssentre *Kystkultur/kyststi/Mule Varde 3. Informasjonstall for virksomheten. 2009 2010 2011 Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 30,5 31,13 31,10 30,37 Kommunale driftstilskudd lag og for. (i 1000 kr.) 1 132 1 419 1 176 2 223 Antall lag som mottar kommunale driftstilskudd 90 76 76 71 Sansesenteret antall brukstimer 1 800 1 800 1 880 1 387 Besøkstall ved publikumsbading i hallene 34 375 33 800 34 890 33 875 Søknadstimer, sesongleie, faste leietakere 331 348 352 284 Tildelte timer, sesongleie, faste leietaker 259 256 256 245 Antall idretts- og svømmehaller, friidrettsanlegg, fotballbaner 21 21 21 17 Åpningsdager Lundedalen Fritidssenter 126 126 67 83 Snitt besøk pr. åpningskveld Lundedalen Fritidssenter 29 25 29 31 Åpningsdager Stridsklev Fritidssenter 54 65 97 73 Snitt besøk pr. åpningskveld Stridsklev Fritidssenter 28 22 25 59 Kulturnatta -antall solgte buttens - - - 1 254 Kultur natta som arena for nettverksbygging og realisering av prosjekter - antall samarbeidspartnere - - - 33 4. Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall 2009 2010 2011 Medarbeidertilfredshet 4,5 4,7-5,2 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,2 4,3-4,3 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,1 4,1-4,5 Tilbud om medarbeidersamtale 100 % 100 % 100 % 100% Vurdering av eget HMS-system 6,0 6,0 6,0 6,0 22