Konkurransegrunnlag for rammeavtale på utførelse av Ekstern skrivetjeneste Universitetssykehuset Nord-Norge HF Avtaleperiode: 2 år (xx.1.2014 xx.xx.2015/2016) med mulighet for prolongering i ytterligere 1 år. Vedlegg: Vedlegg 1: spesifikasjon Vedlegg 2: til utførelse av tjenesten i avtaleperioden Vedlegg 3: Opplysninger om leverandør Vedlegg 4: HMS - erklæring Vedlegg 5: Prisskjema Vedlegg 6: Avtaleformular Vedlegg 7: Alminnelige kontraktsvilkår Vedlegg 8: Etiske kontraktsvilkår - krav til leverandør Vedlegg 9: Egenerklæring for etterlevelse av etiske kontraktsvilkår Vedlegg 10: Prosedyresamling, Felles kontorsenter UNN HF Vedlegg 11: Taushetserklæring Vedlegg 12: Bruk av databehandler Vedlegg 13: Databehandleravtalen November 2013
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELLE OPPLYSNINGER... 3 2. REGLER OG PROSEDYRER FOR KONKURRANSEN... 3 3. UTFORMING AV TILBUD... 6 4. KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5. KRAVSPESIFIKASJONER... 8 6. KRITERIER FOR TILDELING AV KONTRAKT... 8 Side 2 av 9
1 GENERELLE OPPLYSNINGER Universitetssykehuset Nord-Norge HF (helseforetak) er organisert som et av fire helseforetak i Helseregion Nord og har ansvar for spesialisthelsetjenester til befolkningen fra grensen til Hamarøy i sør til Finnmark i nord. Til sammen ca 185 000 innbyggere. Universitetssykehuset Nord-Norge HF består av tre avdelinger plassert i Tromsø, Harstad og Narvik med hovedkontor i Tromsø. 1.1 Innledning Universitetssykehuset Nord-Norge HF inviterer med dette til konkurranse om rammeavtale på Ekstern skrivetjeneste. Tjenesten skal bestå av skriving etter digitalt dikterte lydfiler innen alle somatiske fagområder. Tjenesten kommer i tillegg til hva Universitetssykehuset Nord-Norge HF gjør i egenregi, og behovet vil derfor være av varierende art. Det antas at det i forbindelse med ferieavvikling og høytider vil være økt behov for tjenesten. Anslått samlet ytelsesvolum er estimert til kr 2 500 000 5 000 000 for maksimal avtaleperiode på inntil 3 år (inklusive opsjon). Det presiseres at dette det er et uforpliktende anslag som ikke er bindende for oppdragsgiver på noen måte. 2 REGLER OG PROSEDYRER FOR KONKURRANSEN 2.1 Type konkurranse Inngåelse av rammeavtale på skrivetjenester er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og del II. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som ikke tillater forhandlinger. 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i TED-databasen (http://ted.europa.eu) og Doffin-databasen (www.doffin.no). 2.4 Anmodning om konkurransegrunnlag Siste frist for anmodning om konkurransegrunnlag: 9. desember 2013. 2.5 Tilleggsopplysninger og spørsmål Alle henvendelser angående denne tilbudskonkurransen skal skje skriftlig til: Side 3 av 9
Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innkjøpsavdelingen 9038 TROMSØ Att: Stig A. Johansen Mail: stiga.johansen@unn.no Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget er 9. desember 2013 kl 12.00. 2.6 Tilbudsfrist/Innlevering Tilbudet skal være Universitetssykehuset Nord-Norge i hende senest: 16. desember 2013 kl 12:00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen den fastsatte fristen. Tilbudet skal være undertegnet av autorisert representant med formelle fullmakter hos anbyder, og det skal leveres i to (2) likelydende eksemplarer i perm eller tilsvarende. Forsendelsen merkes tydelig med: Tilbud 35-2013 Må ikke åpnes før tilbudsfrist. Att.: Stig A. Johansen Postadresse: Leveringsadresse: Universitetssykehuset Nord Norge HF Universitetssykehuset Nord Norge HF Innkjøpsavdelingen v/stig A. Johansen Innkjøpsavdelingen, TROMSØ Sykehusvegen, 9019 Tromsø Postboks 100 Langnes Rom C0.327 Stig Johansen (tlf. 77 62 61 49) 9038 TROMSØ 2.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst 2 personer fra oppdragsgiver. 2.8 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.9 Vedståelse av tilbud Tilbudet må vedstås i 4 måneder regnet fra tilbudsfrist/innlevering. 2.10 Språk Tilbudet skal være skrevet på norsk. Norsk er også arbeidsspråk i avtaleperioden. Side 4 av 9
2.11 Omkostninger Omkostninger som leverandør pådrar seg under utarbeidelse av tilbudsbesvarelsen og eventuell presentasjon vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.12 Taushetsplikt for oppdragsgiver Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.13 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd, vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Leverandør bes derfor om å angi hvilke punkter i/deler av besvarelsen som leverandøren anser som taushetsbelagte i eget dokument. Ved eventuell begjæring om innsyn, vil Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.14 til arbeids- og lønnsvilkår Forskriften om lønns- og arbeidsvilkår stiller krav om at ansatte i virksomheter som utfører tjenester eller bygg- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler. Forskriften pålegger offentlige oppdragsgivere å inkludere en kontraktsklausul i kontrakter ved anskaffelse av tjenester og bygg- og anleggsarbeider som stiller krav om arbeids- og lønnsvilkår i henhold til forskriften. Pålegget gjelder i kontrakter med en kontraktsverdi over NOK 1.000.000 eks. mva. for statlige myndigheter eller NOK 1.600.000 eks. mva. for andre offentlige oppdragsgivere 2.15 til etisk handel Oppdragsgiver stiller krav til etisk handel hos sine leverandører, og gjør oppmerksom på de forpliktelser som er gjeldende. Se vedlegg 8 - "Etiske kontraktsvilkår - krav til leverandør" og vedlegg 9 "Egenerklæring for etterlevelse av etiske kontraktsvilkår". 2.16 Taushetserklæring og databehandleravtale Den valgte leverandør må sørge for at alle ansatte som skal utføre skrivetjeneste for UNN HF fyller ut og signerer vedlagte taushetserklæring (vedlegg 11) før oppstart. I Side 5 av 9
tillegg må den valgte leverandør fylle ut og signere vedlagte databehandleravtale (vedlegg 13). 3. UTFORMING AV TILBUD Avsnittene 3.1-3.4 gjør nærmere rede for hvilke opplysninger tilbudet skal inneholde. Opplysningene skal legges i samme rekkefølge som beskrevet i disse avsnittene. 3.1 Tilbudsbrev Leverandør skal legge ved tilbudsbrev undertegnet av autorisert representant for leverandør og inneholde bekreftelse på at leverandør aksepterer de krav og betingelser som er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. Eventuelle avvik eller forbehold til de krav og betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget skal også fremkomme i tilbudsbrevet med henvisning til hvilke punkt i konkurransegrunnlaget dette gjelder. Ved vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene skal det medføre at tilbudet avvises. 3.2 av kvalifikasjonskrav se kapittel 4 For å få sitt tilbud evaluert må leverandør tilfredsstille kvalifikasjonskravene oppgitt i kapittel 4. I kapittel 4 er det også redegjort for hvilken dokumentasjon leverandør må legge ved tilbudet for å vise at han/hun er kvalifisert (tilfredsstiller kvalifikasjonskravene). 3.3 i tilknytning til kravspesifikasjoner se kapittel 5 I tilknytning til flere av våre kravspesifikasjoner vil det være behov for opplysninger, bekreftelser og/eller dokumentasjon fra leverandør Dette er nærmere redegjort for i kapittel 5 spesifikasjoner. 3. 4 til vurdering av kriterier for tildeling av kontrakt se kapittel 6 UNN vil ved tildeling av kontrakt velge det økonomiske mest fordelaktige tilbudet. I kapittel 6 er det oppgitt hvilke kriterier som skal benyttes ved tildeling av kontrakt (valg av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet). Her er det også oppgitt hvordan kriteriene skal evalueres og hvilke opplysninger leverandør må legge ved tilbudet for at oppdragsgiver skal kunne evaluere de enkelte tilbudene mot hvert enkelt tildelingskriterium. 4. KVALIFIKASJONSKRAV For at innleverte tilbud skal bli evaluert må leverandør tilfresstille oppgitte kvalifikasjonskrav spesifisert i avsnitt 4.1 4.7. Leverandør må i tilbudet legge ved oppgitte dokumentasjon til de enkelte kvalifikasjonskravene. NB! Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres. I 4.1 til 4-7 er kvalifikasjonskravene beskrevet i venstre kolonne mens tilhørende dokumentasjon er beskrevet i høyre kolonne. Side 6 av 9
4.1 Skatteattester: Leverandør må være ajour med innbetaling av skatter og avgifter. Norske leverandører skal dokumentere dette med attester som ikke er eldre enn 6 måneder. o Skatteattest for skatt o Skatteattest for merverdiavgift Begge attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra Kemner og kommunekasserer 4.2 HMS-egenerklæring: Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæring (skjema for HMSegenerklæring følger som vedlegg 4) 4.3 Organisatorisk og juridisk stilling: Det kreves at leverandøren har et lovlig Registrering i foretaksregister eller etablert foretak. bransjeregister etter nasjonal lovgivning (Firmaattest). 4.4 Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandør må ha tilfredsstillende finansiell og økonomisk stilling, slik at Universitetssykehuset Nord-Norge HF kan føle seg trygg på at denne kan overholde sine kontraktsbetingelser overfor oppdragsgiver. Årsberetning, årsregnskap og revisjonsberetning for siste regnskapsår. Der årsregnskap ikke kan framskaffes kan annen dokumentasjon som er relevant vedrørende leverandørens økonomiske stilling godtas. 4.5 Referanser: Leverandør må vise til relevant erfaring fra tilsvarende leveranser til andre oppdragsgivere. Leverandør skal legge ved liste over sine viktigste leveranser de siste 3 årene for de tjenester som er sammenlignbare med denne, inkludert oppdragsgivernes navn, tidspunkt og kontaktperson (navn og e- post). Side 7 av 9
4.6 Tekniske kvalifikasjoner: Leverandør skal ha et kvalitetssikrings- /styringssystem. Leverandør bes om å redegjøre for sitt kvalitetssikrings-/styringssystem. 4.7 Ytterligere opplysninger: Opplysninger om leverandør. Ferdig utfylt skjema i vedlegg 3 Kunden forbeholder seg retten til å be om ytterligere opplysninger om leverandør dersom det viser seg nødvendig. Fullmakt til å signere Leverandør skal vedlegge bekreftelse på at den som signerer tilbudet har fullmakt til å binde leverandør dersom vedkommende ikke har slik rett ifølge foretaksregister/bransjeregister. 5. KRAVSPESIFIKASJONER til leveransen er beskrevet i vedlegg 1 spesifikasjon. til utførelse av tjenesten i avtaleperioden er beskrevet i vedlegg 2. Vedlegg 6 Avtaleformular og vedlegg 7 Alminnelige kontraktsvilkår er kontraktsdokumenter. Tjenestene som skal leveres må tilfredsstille ev. offentlige krav fra norske myndigheter. 5.1 spesifikasjon vedlegg 1 i) Leverandør skal bekrefte/akseptere hvert enkelt punkt i vedlegg 1, samt fylle inn nødvendige opplysninger slik at oppdragsgiver kan gjøre sin vurdering av tilbudet. 6. KRITERIER FOR TILDELING AV KONTRAKT Tildeling av kontrakt vil skje med basis i det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Følgende tildelingskriterier vil bli lagt til grunn for evaluering av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet: Totale kostnader, vektes 30 % Leveringsdyktighet/kapasitet, vektes 20 % Personellets kompetanse og erfaring, vektes 50 % Disse tre kriteriene er nærmere beskrevet i avsnittene 6.1 6.4. Her er det også oppgitt hvordan tildelingskriteriene skal evalueres og hvilke opplysninger leverandør må legge ved tilbudet for at oppdragsgiver skal kunne evaluere og rangere de enkelte tilbudene. Side 8 av 9
6.1 Totale kostnader (pris): 30 % Prisskjema vedlegg 5 skal fylles ut. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. Prisene er faste i avtaleperioden. Ved eventuell utløsning av opsjon vil prisene være gjenstand for justering (basert på gjeldende konsumprisindekser), dog maksimalt +/- 5 %. 6.2 Leveringsdyktighet/-kapasitet: 20 % o Leveringsevne for tjenesteleveranse i avtaleperioden. Leverandør må beskrive sin leveringskapasitet, samt sine planer/rutiner i forbindelse med ferier og høytider. o Leverandør skal beskrive sine backup-løsninger ved uforutsett fravær av personell. 6.3 Personellets kompetanse og erfaring: 50 % o Vurdering av det utførende personellets CV-er. Hver CV skal vise en oversikt over den enkelte medarbeiders utdanning, kompetanse og relevant erfaring i forhold til de arbeidsoppgavene som skal utføres i avtaleperioden. Side 9 av 9