Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 september 2008 Innhold: Oppstart og pålogging...2 Skjermbildet...2 Venstremenyen...3 Verktøylinjen...4 Øvre høyre skjermbilde...5 Nedre høyre skjermbilde...6 Ikoner...6 Status på saker, journalposter (JP) og dokumenter...7 Komme i gang i ephorte...7 Finne post som har kommet til deg...7 Finne dine egne saker og journalposter...7 Behandling av restanser...8 Søk etter sak, journalpost eller dokument...9 Oppretting av ny sak...10 Oppretting av journalpost...10 Redigere journalposter (JP)...11 Registrere mottatt e-post...12 Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler Postboks 203 Kjølnes Ring 56, Porsgrunn Telefon 35026200 Jorunn Pedersen 3901 Porsgrunn Telefaks 35575002 35575025 postmottak@hit.no Internett www.hit.no jorunn.pedersen@hit.no
2 Oppstart og pålogging Gå til: https://ephorte2.uninett.no/hit/ 1) Skriv inn brukernavn og passord. Klikk på 2) Du kommer til følgende bilde: 3) Du kan endre rolle ved å trykke på pilen (de fleste har kun en rolle), og trykk OK. Du er nå inne som saksbehandler og kan begynne arbeidet med dine egne saker og journalposter. (Ønsker du å gå til kursbasen gå til: https://ephorte2kurs.uninett.no/hit - her gjelder IKKE Feide-innloggingen, men brukernavn og passord du får oppgitt av systemansvarlig på arkivet). Skjermbildet Skjermbildet i ephorte har flere deler: Venstremenyen, verktøylinjen og øvre og nedre skjermbilde.
3 Venstremenyen I menyen lengst til venstre i skjermbildet finner du bl.a. Fellessøk som er tilgjengelig for alle ephorte-brukere. Dette er forhåndsdefinerte søk der du som saksbehandler finner det du trenger mest. Restanser: Dokumenter du ikke har besvart eller tatt til etterretning/orientering. Forfallsliste: Viser dine journalposter med svarfrist 14 dager framover, og de som har forfalt. Utgående brev ikke ekspedert: Viser dine utgående brev som er under arbeid (R), ferdige eller godkjent av leder (status F), men som ikke er ekspedert (status E). Journalposter under arbeid: Viser dine journalposter som ikke er ferdigstilt (status R) Journalposter med status F: Viser dine notater som er godkjent og/eller ferdigstilt og utgående brev som ikke er ekspedert (status F). Besvarte journalposter: Viser dine besvarte journalposter - datert siste 30 dage. Sendte journalposter: Viser journalposter du har sendt fra deg - datert siste 30 dager. Saker under behandling: Viser saker du er saksansvarlig for og som ikke er avsluttet. Saker ferdige/avsluttet: Viser saker du er saksansvarlig for og som er ferdige/avsluttet. Dokumenter med status U: Viser dine dokumenter som er satt til utgått. Sendt til godkjenning: Viser journalposter som du har sendt til godkjenning men som enda ikke er behandlet. Siste journalposter: Viser de 10 siste journalpostene du har sett på. Post til orientering: Viser journalposter som er sendt deg til orientering - jnr.ført siste 30 dager Siste saker: Viser de 10 siste sakene du har sett på.
4 Verktøylinjen Verktøylinjen er fast for alle skjermbilder i ephorte. Følgende valg er tilgjengelige: Logg på. Husk å logge ut av ephorte når du er ferdig. Ny saksmappe - opprette ny sak der det ikke finnes fra før. Søkefunksjon - søketype angitt i rullegardinsmenyen vil startes. Send lenke til saksmappe eller journalpost via e-post til annen saksbehandler. (Mottaker må være pålogget ephorte for å kunne gå inn på lenken.) Skift vindu skift mellom å se søkeresultatet eller detaljer om en post i søkeresultatet Hjelpefunksjon åpner hjelpefunksjonen
5 Øvre høyre skjermbilde Øvre skjermbilde brukes til å angi søkekriterier og se på resultatene av et søk.
6 Nedre høyre skjermbilde Nedre høyre skjermbilde brukes til å vise og redigere detaljer om en registrering. Legg også merke til den såkalte brødsmulestien i skjermbildene: den hjelper deg til å navigere i systemet. Ikoner (pil ned) betyr alltid at det ligger en meny en kan få frem ved å klikke på pilen. Saksmappe. En sak kan bestå av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter. Alle saker har et unikt saksnummer. Journalpost. Beskrivelse av dokument med eventuelle vedlegg tittel, avsender / mottaker, dokumentdato etc. (metadata). Dokument. En journalpost kan ha et eller flere dokumenter knyttet til seg, i ulike lagringsformater.
7 Status på saker, journalposter (JP) og dokumenter Ved hjelp av statusbegrepet kan behandlingsprosessen styres. Det opereres med tre nivåer: 1. Saksstatus (angir status for arkivering og saksbehandling av en sak) 2. Journalpoststatus (angir hvor langt en JP er kommet i forhold til registrering og arkivering) 3. Dokumentstatus (angir om dokumentet er under behandling eller er ferdig) 1 Status for saker En sak har status etter hvor den er i behandlingsprosessen: R - Reservert B - Under behandling F- Ferdig A- Avsluttet En sak som er opprettet av saksbehandler får status R. Når en saksbehandler regner en sak for ferdig, kan han/hun sette på status F. Arkivet vil da kvalitetssikre saken og avslutte den. 2 Status for journalposter Journalposten har status etter hvor langt en har kommet med den enkelte posten. R Reservert E Ekspedert F Ferdig G Til godkjenning J - Journalført S Registrert av saksbehandler U - utgått En journalpost som venter på leders godkjennelse har status G inntil lederen har godkjent. Den går da over til å få status F. 3 Status for dokumenter Viser hvor langt saksbehandler har kommet i produksjon av dokumentet. B Under behandling F Ferdig Komme i gang i ephorte Finne post som har kommet til deg Sjekk Mine restanser (under Fellessøk). Her får du opp post som har kommet til deg og som du skal behandle. Sjekk også alltid Post til orientering (under Fellessøk). Her får du x-notater og dokumenter som du har fått kopi av siste 30 dager. Finne dine egne saker og journalposter I fellessøket HiT Mine journalposter under arbeid finner du dokumentene du holder på å arbeide med, og som du ennå ikke har ferdigstilt. I fellessøket HiT Mine saker under behandling finner du de sakene du er ansvarlig for, og som du ennå ikke har ferdigstilt.
8 Behandling av restanser En restanse er et innkommet brev (også e-post) eller et internt N-notat som du skal behandle, det vil si besvare eller avskrive. (Dersom det er brukt et X-notat, vil du ikke få noen restanse. Ta alltid forbehold om at avsender kan ha brukt feil dokumenttype, og sjekk derfor også søket: HiT Post til orientering siste 30 dager om det kan ligge noe der du skal besvare eller ta til etterretning.) I ephorte markeres restansene med et rødt flagg ved siden av posten. For å behandle restansen, klikk på den blå pilen. Du får opp en liste over forskjellige alternativer, der du velger Avskriv, eventuelt Besvar/Avskriv. (Eksemplet under viser avskrivning av et mottatt brev) Velg: Svar med utgående post - dersom det er svar på et inngående brev Svar med notat - dersom det er svar på et mottatt notat her kan du også velge mellom X eller N-notat (Husk: N-notat gir mottaker restanse) Avskriv JP - dersom du ønsker å avskrive med en av følgende koder: IKKE bruk Svar med enkel e-post grunnen er at ephorte ikke er integrert med høgskolens e-postsystem. o o o TE = tatt til etterretning TE = tatt til orientering TLF = besvart per telefon
9 Søk etter sak, journalpost eller dokument ephorte har flere muligheter for søk, avhengig av hvilken informasjon du har og hva du ønsker å finne. Standard søk: Enkelt søkebilde der du kan søke med få og begrensede kriterier. Det enkleste alternativet Avansert søk: Gir mulighet til å søke på flere kriterier Hurtigsøk: Gir mulighet til å søke på saksnummer direkte 1. Finne en sak: Gå til verktøylinjen og velg søkeform (standard, avansert eller hurtigsøk) og klikk på 2. Velg fra rullemenyen saksmapper/mapper 3. Skriv inn kriterier - du kan bl.a. velge mellom o o Saksnummer (men hvis du har dette, er hurtigsøk den enkleste løsningen) Tittel: et eller flere ord som kan befinne seg i sakstittel. Bruk * bak begynnelsen av ordet for å utvide søkemulighetene (for eksempel samarbeid*) o Dato: Hvis du vet hvilken dato saken kan være fra, kan du skrive den inn. Ved å klikke på får du opp en kalender der du kan velge en dato eller en uke (klikk på ukenummer) o Saksansvarlig: Saksansvarligs initialer. Kan søkes opp på Bruk fornavn og *, for eksempel Ole* 4. Klikk på Søk nå Finne en journalpost eller et dokument 1. Gå til verktøylinjen og velg søkeform Velg fra rullemenyen journalposter/dokumentposter 2. Skriv inn kriterier, du kan bl.a. velge mellom o Innhold: et eller flere ord som kan befinne seg i journalpost- eller dokumenttittel o Avsender/mottaker. Skriv inn deler av navnet med * før eller etter, eller let opp navn med o Journaldato: datoen journalpost/dokument har blitt journalført. Ved å klikke på får du opp en kalender der du kan velge en dato, en uke (klikk på ukenummer) eller et spenn (hold Ctrl nede mens du klikker på datoene) o Saksbehandler: Saksbehandlers initialer. Kan søkes opp på 4. Klikk på søk nå Antall treff du maksimalt kan få er innstilt på 100. I feltet færre eller flere treff kan du skrive inn et tall for å få Du kan søke på antall treff ved å velge Søk antall i stedet for Søk nå.
10 Oppretting av ny sak Rutine for oppretting av saker ligger i ephorte på sak 2006/1 ephorte Rutine 6. Du skal selv opprette nye saker dersom det ikke finnes sak fra tidligere. Husk alltid å sjekke om det finnes en sak fra før. For å opprette ny sak, klikk på Du får opp en beskrivelse av saken. Skriv inn en beskrivende tittel, påfør saksbehandler, eventuell tilgangskode og gruppe og klassering Oppretting av journalpost Rutine for oppretting av utgående brev og interne notat ligger i ephorte på sak 2006/1 ephorte Rutine 7 + 8. For å opprette en journalpost kan du stå på saksnivå i nederste skjermbilde, og velge ny journalpost og dokumenttype. Alternativt kan du stå på journalpostnivå og klikke på den blå pilen ved siden av konvolutten og velg dokumenttype: Du har følgende valg: Ny inngående (I) Ny utgående (U) Nytt notat (N) internt notat som skal besvares Nytt notat (X) internt notat som ikke skal besvares Nytt mappedokument dokument som du vil ha liggende på saken, men som ikke er et saksdokument (ikke arkivverdig) Ny utgående e-post kan ikke brukes ved HiT da vårt e-postsystem ikke er integrert med ephorte! Skal du ekspedere med e-post må du ferdigstille dokumentet og bruke Send kopi med e-post. Når du har valgt et alternativ, får du opp et skjermbilde hvor du skal beskrive journalposten. Skriv inn: Innhold: beskrivende tittel på dokumentet du skal skrive Eventuell tilgangskode (dersom journalpostopplysningene eller selve dokumentet skal unntas fra offentlighet) Eventuell tilgangsgruppe(dersom du f.eks. ønsker at flere enn deg skal ha skrivetilgang til saken.) Eksterne og interne mottakere og kopimottakere NB! Interne notater sendes som regel til administrativ enhet, ikke direkte til saksbehandler
11 Trykk på Lagre og nytt dokument Du vil nå få opp noen maler du kan velge mellom. Velg riktig mal og rediger brevet i Word. Når du er ferdig, lagre dokumentet. Du får opp en såkalt innsjekkingsboks, som er viktig for at dokumentet blir lagret i ephorte: I bildet som kommer opp, huker du av for Marker dokument som ferdig dersom du er ferdig med det. Hvis ikke lar du boksen stå tom, og trykker Utfør. Du kan da gå inn og redigere dokumentet igjen. Dersom dokumentet skal godkjennes av leder haker du av i boksen ved Til godkjenning og skriver inn initialene til den lederen som skal godkjenne i boksen som kommer fram. Dokumentet vil da få status G for til godkjenning. Når leder har godkjent får det status F. Leder kan varsle deg med e-post når dokumentet er godkjent. Du vil finne igjen dokumentene i søket Mine journalposter med status F. Notater med status F blir sendt til mottaker direkte i ephorte. Utgående brev må skrives ut og sendes. Husk da å endre status til E når det er ekspedert. Redigere journalposter (JP) Hvis du skal endre noe i en journalpost eller i selve dokumentet, for eksempel legge til vedlegg, endre mottakere eller gjøre endringer/tilføyelser i selve dokumentet, må JPden ha status R (under behandling). Det er viktig å ikke ferdigstille journalposten før du er helt ferdig, men hvis du skulle komme til å gjøre det kan du redigere journalposten tilbake til R og så foreta endringene. Dersom du har opprettet en journalpost som du ønsker å slette, kan du gjøre dette ved å sette den til status U utgått.
12 Registrere mottatt e-post For å kunne lagre e-post som Pdf-fil må du ha installert PdfCreator. Hvis du ikke har PdfCreator som valg av skriver, kan du selv installere den. Gå til: 1.Start + Alle programmer 2. Basis-programmer 3. PdfCreator93 Lagring av journalføring av e-post: 1. Hent frem e-posten du vil lagre. 2. Skriv ut, men velg PdfCreator som navn (på printer). Du kommer da til dette bildet: 3. Vurder om du vil beholde dokumenttittel eller endre/rette på denne 4. Lagre (Save) 5. Velg ønsket lagringsområde på ditt hjemmeområde 6. Lagre 7. Dokumentet vises i Pdf-format: 8. Lukk dokumentet (rødt kryss i høyre hjørne) 9. Opprett ny journalpost i den saken hvor du ønsker å legge e-posten 10. Lagre og nytt dokument 11. Hent fil fra disk og finn frem lagret e-post 12. Tilbake til ephorte Web 13. Markér dokumentet som ferdig 14. Utfør Dersom du ønsker å lagre en e-post, men du ønsker ikke å ha med det som ikke gjelder saken (for eksempel videresendinger, private merknader, beskjeder o.l.), kan du videresende den til deg selv, redigere, og så gå til punkt 1 over.