SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING

Åpen anbudskonkurranse SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Tilbudsfrist: 18.11.2013 Arendal 4.10.2013 Konkurransegrunnlag 1

Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON... 3 1.1 REFERANSE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 KONTAKTINFORMASJON... 3 1.4 FORMÅL OG OMFANG... 3 2 PROSEDYRE... 4 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.2 REGELVERK... 4 2.3 KONFIDENSIALITET... 4 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE... 4 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN... 4 2.6 FREMDRIFTSPLAN... 4 2.7 BEHANDLING AV TILBUD... 4 2.8 TILDELING AV AVTALE... 5 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD... 5 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 6 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD... 6 3.2 TILBUDSMAL... 6 3.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST... 6 3.4 AVTALEVILKÅR... 7 3.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER... 7 4 VALG AV LEVERANDØR... 8 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER... 8 4.2 MINSTEKRAV... 8 4.3 KVALIFISERINGSKRAV... 8 4.4 TILDELINGSKRITERIER... 11 5 OPPDRAGSGIVERENS SPESIFIKASJON... 12 5.1 FORMÅL MED LEVERANSEN... 12 5.2 KRAVSPESIFIKAJSON AV LEVERANSEN... 13 6 KRAV TIL TILBUDSBESVARELSEN... 14 6.1 INNHOLDSFORTEGNELSE... 14 6.2 VEDLEGGSOVERSIKT... 15 Konkurransegrunnlag 2

1 Generell informasjon 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i DOFFIN databasen. 1.2 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Agder IKT driftssenter IKS, heretter kalt IKT Agder IKS. 1.3 KONTAKTINFORMASJON Kontaktperson, merkantilt: Organisasjon IKT Agder IKS Navn Daniel Sjølander Telefon 37 05 52 29 Stilling Innkjøpsleder Mobil 48 89 31 21 E-mail daniel.sjolander@ikt-agder.no 1.4 FORMÅL OG OMFANG Formålet med anskaffelsen er å få innført et integrert digitalt system for sykefraværsoppfølging. Systemet skal være et lederstøtteverktøy for å sikre oppfølging av sykefravær i henhold til IA-avtale Vi ønsker å inngå avtale om kjøp av programvare og support som er nærmere spesifisert i del 5. Konkurransegrunnlag 3

2 Prosedyre 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Spesifikt forskriftens del II. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser som er gitt i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Det forutsettes at tilbyder har kjennskap til disse bestemmelsene ved innlevering av tilbud. 2.3 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 2 3-5, 3-6. 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, merkantilt punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: uke 41 / 2013 Frist for å levere inn tilbud: kl. 14:00 18.11.2013 Behandling av tilbud: uke 47-49 Eventuelle presentasjoner av tilbud og avklaringsmøter: uke 49 Avtaleinngåelse: uke 50 Oppstart prosjekt: uke 2 / 2014 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.7 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, med etterfølgende endringer Konkurransegrunnlag 4

2.8 TILDELING AV AVTALE Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt. 4.4. Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, avtalevilkår og de antatte tilbud. Det vil ikke være anledning til forhandlinger forut for en eventuell avtaleinngåelse, jfr. forskriftens 21-1. 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jfr. forskriftens 22-1. Konkurransegrunnlag 5

3 Krav til utforming av tilbudet 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.5, og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt 2.8. 3.2 TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del 6. 3.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som to komplette utskrevne og undertegnede eksemplarer, samt en komplett og nummerert/ordnet elektronisk versjon på minnepenn/cd. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan med fordel leveres kun som elektroniske filer på minnepenn/cd sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Tilbud skal ikke innbindes, stiftes eller samles på en måte som vanskeliggjør skanning av tilbud for IKT Agders elektroniske arkiv. En hensiktsmessig innlevering kan være i mappe eller ringperm. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jfr. forskriftens 7-3. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Anbud SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: IKT Agder IKS v/ Daniel Sjølander Postadresse: Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal. Gateadresse: Ragnvald Blakstads v 1, 4838 Arendal. Tilbudet skal være IKT Agder IKS i hende innen 18.11.2013 kl. 14:00. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er IKT Agder IKS i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Konkurransegrunnlag 6

Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jfr. forskriftens 2 20-13. 3.4 AVTALEVILKÅR Avtalevilkår vil basere seg på Statens standardavtale. Spesifikt Den lille kjøpsavtalen (SSA-K lille) og Den lille vedlikeholdsavtalen (SSA-V lille). Dette konkurransegrunnlaget samt leverandørens tilbud med vedlegg vil inngå som en del av avtalen. Dersom tilbyder har forbehold til avtalevilkår, se punkt 3.5. 3.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER IKT Agder IKS tar forbehold for kommunenes og fylkets finansiering av anskaffelsen. Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg. Konkurransegrunnlag 7

4 Valg av leverandør Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, www.skatteetaten.no. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring skal ikke være eldre enn 6 måneder. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMSegenerklæring av nyere dato, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. 4.3.1 Dokumentasjon omkring økonomisk og finansiell stilling: Foretaksregistrering Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal være lovlig registrert firma. Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Konkurransegrunnlag 8

Årsregnskap Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet. Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Oppdragsgiver kan gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne, også eventuelle medtilbydere/garantister. Samarbeidsavtaler Krav: Dokumentasjon: Samarbeidsavtaler skal være inngått og garantier være stilt før tilbudsfrist. Samarbeidsavtaler og felles levering av tilbud og eventuelle økonomiske garantier i dette forholdet skal dokumenteres i tilbudet, hvor det angis hvem som er hovedtilbyder. 4.3.2 Dokumentasjon omkring tilbyders organisatoriske/tekniske kapasitet: Organisasjon Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til gjennomføring av oppdraget i hele leveranseperioden inkludert eventuelle forlengelser. Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte, antall år virksomheten har drevet virksomhet knyttet til det leveransen omfatter, og annet relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Samarbeidsforhold skal dokumenteres med egnede erklæringer. Tilbyder må bekrefte at han har en serviceorganisasjon som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha et operativt kvalitetssikringssystem og prosjektrammeverk. Tilbyder må beskrive overordnet hvilket kvalitetssikringssystem bedriften bruker i leveransen mot kunde. Det skal dokumenteres at kvalitetssystemet har vært i drift minimum ett år før tilbudsdato, og kan dokumenteres med kopi av overordnet systemdokumentasjon, sertifikater eller annen egnet dokumentasjon. Tilbyder må beskrive eget prosjektrammeverk for planlegging, gjennomføring og oppfølging av prosjekter, og hvordan dette kan benyttes ved gjennomføring (støtte eller ledelse) av prosjekter hos oppdragsgiver. Konkurransegrunnlag 9

Referanser Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha erfaring fra de siste tre år med salg av tilsvarende løsninger som det som omfattes av denne leveransen, og skal videre ha utført dette arbeidet på en tilfredsstillende måte. Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende avtaler/leveranser/oppdrag siste 3 år. De tre mest relevante referansene for denne konkurransen skal dokumenteres med skriftlige referanser. Konkurransegrunnlag 10

4.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: Produkt: Vekt 40 % I vurderingen av dette punktet vil følgende momenter inngå: o Svar på kravspesifikasjon o Kvalitet/funksjonalitet/ytelse Leveranse: Vekt 20 % I vurderingen av dette punktet vil følgende momenter inngå: o Leveringspresisjon og servicegrad; evne til å betjene oppdragsgiver o Supportordninger Pris: Vekt 40 % I vurderingen av dette punktet vil følgende momenter inngå: o Priser på anskaffelse av programvare o Årlig pris på support og vedlikehold Konkurransegrunnlag 11

5 Oppdragsgiverens spesifikasjon 5.1 FORMÅL MED LEVERANSEN Formålet med anskaffelsen er å få et integrert digitalt system for sykefraværsoppfølging. Systemet skal være et lederstøtteverktøy for å sikre oppfølging av sykefravær i henhold til IA-avtale, med hensikt å få den ansatte raskere tilbake til arbeid. For å sikre oppfølging til gitte frister, må fraværet registreres så tidlig som mulig. Hensikten er å få en helhetlig prosess hvor data registreres en gang og automatisk oppdateres i de ulike involverte fagsystemene. Formålet med en bedre oppfølging av sykefravær er: o god oppfølging overfor den som er syk (økt medarbeidertilfredshet har en forventet positiv påvirkning på arbeidstakers ytelser) o mer effektive støttesystemer for oppfølging (bruk av it-systemer/mindre bruk av menneskelige ressurser) o maksimere sannsynligheten for at arbeidstaker kommer i jobb så snart det er mulig (økonomisk gevinst) Konkurransegrunnlag 12

5.2 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN IKT Agder IKS ber om at samtlige spørsmål i kravlisten, vedlegg 1, besvares. Dersom tilbyder har behov for å henvise til ytterligere informasjon enn hva som er naturlig å ta med i kravlistebesvarelsen, kan tilbyder henvise til annet vedlegg i tilbudet (kapittel og sidehenvisning), for eksempel tilbyders løsningsbeskrivelse. Kravlisten kan inneholde krav tilbyder ikke kan tilfredsstille, eller der det må legges ned betydelig arbeid for å kunne tilfredsstille kravet. Det kan også være at tilbyder har funksjonalitet som på annen måte kan tilfredsstille IKT Agder IKS krav og behov. Dersom det å tilfredsstille krav innebærer en betydelig merkostnad for IKT Agder IKS / tilbyder, skal dette tydelig fremkomme i pristilbudet, som opsjon. Alle slike forhold skal angis i kommentarkolonnen til tilbyder i kravlisten. Konkurransegrunnlag 13

6 Krav til tilbudsbesvarelsen 6.1 INNHOLDSFORTEGNELSE Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget: Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, firmaets e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS-egenerklæring (vedlegg) 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske stilling (inkl. vedlegg) Underleverandører Referanser 5. Besvarelse av kravspesifikasjon Ikke besvart / begrunnelse 7. Annet: Konkurransegrunnlag 14

6.2 VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Avtalevilkår Konkurransegrunnlag 15