Avstemming av arbeidsgiveravgift i praksis I denne artikkelen tar vi for oss avstemming av arbeidsgiveravgift i praksis, gjennom at vi forklarer og viser hvor tallene som avstemmingsskjemaene skal fylles ut med hentes ifra. Artikkelen sier i tillegg litt om periodisering og sammenstillingsoppgave til de ansatte. Av Kristin Stamoen, rådgiver/autorisert regnskapsfører, Regnskap Norge Kravene til avstemming av arbeidsgiveravgiften er å finne i God regnskapsføringsskikk (GRFS) punkt 5.7.3 og 5.8.3. Periodisk skal balansekontoen Skyldig arbeidsgiveravgift avstemmes mot grunnlaget for arbeidsgiveravgiften, a-melding tilbakemelding (A07) og betalte beløp. Ved årsoppgjøret skal det foretas en såkalt totalavstemming av arbeidsgiveravgiften, som innebærer at regnskapsposter knyttet til arbeidsgiveravgiften avstemmes mot det som er innberettet. Siste del av artikkelen inneholder mer detaljert informasjon om kravene i GRFS. Hensikten med dette artikkelen er å vise hvordan avstemming av arbeidsgiveravgift kan gjøres i praksis, med utgangspunkt i: A07-skjema fra Altinn utskrift fra regnskap avstemmingsskjema fra KS Komplett (manuell utfylling) I tillegg knytter vi dette opp mot ligningsskjema RF-1022, som er en del av et selskapets ligningsoppgaver som skal sendes inn. I vårt eksempel er det tatt utgangspunkt i tallene fra 31.10.2015, og at virksomheten tilhører generelle næringer og sone 1. Vi vil også komme inn på temaet periodisering av lønn ved årets slutt. A07-skjema fra Altinn Du kan hente ut informasjon fra Altinn om opplysninger som er sendt inn via a-meldinger. Dette er opplysninger som må bestilles. Rapporten som bestilles heter A06, og du finner den under Skjema og Tjenester. Søk opp i søkefeltet etter a06 Den vil da komme opp i søkeresultatet som vist nedenfor, og du kommer videre ved å trykke på skjemanavnet. 1
Ved bestilling oppgir du året og hvilke måneder rapporten skal gjelde for. I vårt eksempel har vi angitt fra periode 2015-01- til 2015-10, som er perioden vi ønsker å avstemme. Du vil motta rapporten i "Min meldingsboks Til min behandling" A07 a-melding avstemming. Rapporten inneholder oppsummering av arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk og inntektsopplysninger per virksomhet. For selskapet i vårt eksempel ser A07-rapporten slik ut (utdrag): I forhold til avstemming er det disse tallstørrelsen vi ønsker å sammenligne med de bokførte opplysningene i regnskapet. Sum beløp i klammen utgjør Kr. 598 102,17, noe som samsvarer med "sum avgiftsgrunnlag lønn og godtgjørelse" ovenfor. Avstemmingsskjema KS Komplett For å sammenstille opplysningen fra A07 med tall fra regnskapet bruker vi avstemmingsskjema fra Regnskap Norges kvalitetssikringssystem KS Komplett. Her får vi kontrollert at kostnadsførte lønnsog oppgavepliktige ytelser stemmer med innrapporterte tall, samt at skyldig arbeidsgiveravgift i balansen stemmer. I tillegg danner avstemmingsskjema grunnlag for utfylling av RF-1022. I nyheten på regnskapnorge.no finner du linker til utskrifter av avstemmingsskjemaene som vi skal gjennomgå, og det anbefales å skrive ut/ha de tilgjengelig når artikkelen leses. 2
Avstemming av avgiftsgrunnlag fra a-meldinger mot oppsummering A07-rapport Nedenfor er vist utdrag fra side 1 i avstemmingsskjema: Tallet beregnes automatisk Vi fyller inn tall fra a-meldingene som er sendt inn. Man må summere alle a-meldinger som er sendt inn innenfor samme betalingstermin. I betalingstermin 1 skal alle a-meldinger som er sendt inn i januar og februar tas med, osv. Husk at" A07 a-melding avstemming" kan bestilles fra Altinn gjennom hele året, og kan benyttes som dokumentasjon på akkumulerte tall pr. termin. Ved bestilling angis fra og til måned man ønsker rapporten for. Grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift fylles inn i riktig sone. I vårt eksempel tilhører virksomheten sone 1. I vårt avstemmingsskjema er det kun hvite feltet som skal fylles ut. De andre blir beregnet automatisk. Gjennom året fyller vi inn tilsvarende opplysninger for de andre terminene: Pr. 31.10.2015 har vi følgende akkumulerte tall; grunnlag for beregning av arbeidsgiveravgift kr. 605 248,- og akkumulert beregnet arbeidsgiveravgift kr. 85 358,-. Tall fra A07, som vi bestilte fra Altinn, legges inn i siste del av tabellen i avstemmingsskjema. 85 339 = 605 251 3
Kommentar til feltene: Utdrag fra avstemmingsskjema side 1: Sum alle betalingsterminer/alle innsendte a-meldinger I vårt avstemmingsskjema står det «årlig sammenstilling». Dette er dessverre upresist, da det er oppsummering av opplysninger fra A07-rapporten som skal inn her. Differanse pga avrundingsregler i avstemmingsskjema Nå har vi fått bekreftet av tall sendt inn via a-meldingene stemmer med det som er registrert hos skatteetaten. Avstemming av betalt arbeidsgiveravgift Siste del av side 1 i avstemmingsskjema gjelder avstemming av betalt arbeidsgiveravgift: Her legges beløp betalt i arbeidsgiveravgift, bilagsnr. og dato inn. Det fremgår av tabellen at det er kr. 18 788 i differanse, og dette er korrekt, da forfall først skjer i neste periode. Pr. 31.12. er det 6. termin som skal utgjøre differansen. Utskrift fra regnskap: Avstemming av kostnadsført og skyldig arbeidsgiveravgift mot betalt arbeidsgiveravgift Neste trinn er at vi skal avstemme kostnadsført og skyldig arbeidsgiveravgift i regnskapet mot det som er betalt. Tallene sammenlignes med bokførte opplysninger, her i form av utskrift fra saldobalanse på de kontoer som vedrører lønn og andre oppgavepliktige ytelser pr. 31.10.2015. Side 2 av avstemmingsskjema skal fylles ut med tall hentet fra kontoer fra regnskapet som er med i grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift. 4
Side 2 i avstemmingsskjema består av to avstemmingstabeller, hvor første del er gjengitt nedenfor. Hensikten med denne avstemmingsdelen er å avstemme akkumulert arbeidsgiveravgift (AGA) mot betalt og avsatt arbeidsgiveravgift, jf side 1 i avstemmingsskjema. Sammenligning mot vår saldobalanse Her skal du fylle inn påløpt AGA hittil i år. (Dersom du ikke kan hente frem samlet AGA hittil i år (dvs akkumulerte tall) fra regnskapssystemet, er det et alternativ å fylle inn saldo for påløpt, ikke betalt AGA. I så fall skal det stå kr 0 i linjen under.) Konto 2771-2775 sjekker ut om påløpt AGA for forrige år er betalt. "I fjor" handler her om året før regnskapsåret. Beløp for konto 2775 stemmer med IB i vår saldobalanse = UB konto 2785 = IB konto 2785 = UB konto 5400 = UB konto 5405 Sum kostnadsført AGA overføres til side 1 i avstemmingsskjema. Nedenfor følger tabellen fra side 1. Tall må fylles inn manuelt. Differanse kan skyldes punchefeil, og skal korrigeres før årsslutt. Ut over de små avvikene kan vi bekrefte at kostnadsførte arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser stemmer overens med det som er avsatt og betalt gjennom året. Artikkelen fortsetter på neste side. 5
Avstemming av kostnadsført beløp i regnskapet mot innrapporterte beløp Andre del av avstemmingsskjema fylles ut med tall fra regnskapet på de kontoer som danner grunnlag for beregning av arbeidsgiveravgift. Formålet er å avstemme at kostnadsførte arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser stemmer med det som er innrapportert. På konto 2945 skal de feriepengene som er utbetalt fylles inn, normal IB på konto 2940 fra regnskapet. Er det utbetalt feriepenger for inneværende år skal dette fylles inn i konto 2946 i avstemmingsskjema Sum arbeidsgiveravgiftpliktige ytelser utgjør kr. 605 251,-. Tall hentet fra side 1 i avstemmingsskjema viser det samme, med et avvik på 3 kroner. Avviket kan skyldes avrundingsregler. Hvis vi nå henter inn tabellen fra side 1 i avstemmingsskjema, får vi bekreftet at kostnadsførte arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser stemmer med tall som er innrapportert via a-meldinger, og som vi har kontrollert mot A07 avstemming. 6
Vi har nå foretatt en totalavstemming av arbeidsgiveravgift og fått bekreftet at innsendte opplysninger stemmer med bokført i regnskapet. Nedenfor vises hvordan RF- 1022 skal fylles ut med de samme tallene. 598 102 7
Periodisering Utbetaling av lønn skal følge kontantprinsippet, det vil si at det er dato/periode for utbetaling som styrer hvilken periode det skal bokføres på. Dette kan medføre at det blir avvik mellom periode den er påløpt eller gjelder for, og perioden den skal innrapporteres på i henhold til a-ordningen. Eksempel: Hvordan behandle lønn som er påløpt og gjelder desember, men utbetales i januar året etter? Regnskapsmessig skal denne kostnadsføres i desember og føres mot skyldig lønn i balansen. Men denne skal ikke innrapporteres på a-melding før i januar. I forhold til avstemming av lønn vil dette medføre at det oppstår en differanse mellom det som er kostnadsført og det som har blitt innrapportert på lønn. Det er korrekt at denne differansen oppstår, men det skal fremgå av forklaring årsak til differanse. For ordens skyld anbefales det at periodisert lønn og arbeidsgiveravgift bokføres på egne kontoer i regnskapet. Sammenstillingsoppgave Nytt for 2015 er at det ikke skal sendes inn lønns- og trekkoppgave ved årets slutt, siden rapportering til Skatteetaten skjer fortløpende gjennom året. Arbeidsgiver plikter imidlertid å sende en årlig sammenstilling (årsoppgave) til ansatte som viser summen av innrapporterte inntekter (lønn, ytelser, godtgjørelser), feriepengegrunnlag og forskuddstrekk. Det er ikke lovkrav til hvordan sammenstillingen skal se ut, kun krav til innhold. Frist for å sende ut sammenstillingsoppgaven til inntektsmottaker er 1. februar i året etter inntektsåret. Vi forutsetter at alle lønnssystemer tilbyr en løsning for sammenstillingsoppgaver. De som eventuelt leverer a-meldinger direkte i Altinn, vil finne utkast til sammenstillingsoppgave ved å klikke her. Nærmere om kravene til avstemminger etter GRFS God regnskapsføringsskikk (GRFS) har som formål å gi uttrykk for hvilke forutsetninger regnskapsførervirksomheten skal oppfylle for å påta seg regnskapsføreroppdrag, samt hva som normalt skal legges til grunn som god praksis ved oppdragsutførelsen. Standarden gir retningslinjer vedrørende allmenne forhold som gjelder for alle regnskapsføreroppdrag, samt på oppdragsområdene fakturering, lønn, bokføring og årsoppgjør. Når det gjelder krav til avstemming av arbeidsgiveravgift, sier GRFS følgende: 5.7.3 Periodiske avstemminger. 5.7.3.1 Formål Avstemminger skal sikre at bokførte saldoer er i samsvar med underliggende dokumentasjon, og underbygge at bokførte saldoer fremstår som rimelige og sannsynlige. Avstemminger kan gjennomføres av oppdragsgiver, regnskapsfører eller en tredjepart. 5.7.3.2 Avstemminger ved pliktig regnskapsrapportering Resultat- og balansekontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre 8
regnskapsrapporteringens kvalitet. For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal minimum følgende kontoer i balansen avstemmes: ( ) skyldig ( ) arbeidsgiveravgift ( ) Avvik skal følges opp. Avstemming ( ) innebærer at ( ) arbeidsgiveravgift avstemmes mot grunnlaget for ( ) og arbeidsgiveravgift, a-melding tilbakemelding og betalte beløp ( ). Både i bokføringsforskriften 4-1 og GRFS punkt 5.7.3.2 er det presisert at innsending av a-melding ikke medfører plikt til å ajourføre bokføringen. Tidspunktet for når periodisk avstemming av arbeidsgiveravgiften skal gjennomføres følger dermed tidspunktet for når bokføringen skal være à jour, jf. bokføringsloven 3. Når det gjelder årsavstemminger krever GRFS pkt. 5.8.3 at alle balansekontoer avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningsoppgaver, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap. Regnskapsfører skal gjennomgå saldobalansen og vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. Avvik skal følges opp. Les mer om dokumentasjonskrav i bokføringsloven 11, bokføringsforskriften kapittel 6 og NBS 5 Dokumentasjon av balansen. I forbindelse med årsoppgjøret bør det i tillegg til det som er nevnt over foretas en totalavstemming av lønnsopplysnings- og arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser, skattetrekk og arbeidsgiveravgift mot innrapporterte opplysninger. 9