Regnskapsavslutningen for 2013

Transkript

1 Verran kommune Økonomisjef Elise Dahl Liavn MALM Deres ref.: Vår ref.: HG Saksnr.: 13/1513 Arkiv: O-4.3 Dato: Regnskapsavslutningen for 2013 Innledning Fristen for avleggelse av årsregnskapet 2013 er like rundt hjørnet. I likhet med tidligere år regner vi med at kommunene vil være ferdige med regnskapene til forskjellige tider. Av hensyn til vår planlegging av revisjonsarbeidet, ber vi dere gi oss beskjed om når regnskapene kan forventes ferdig avlagt og oversendt til oss. Som tidligere år ønsker vi å få tilsendt alle økonomiske oversiktene 3 dager før dere kopierer opp regnskapet. Erfaringsmessig er det nyttig å foreta en foreløpig overordnet kontroll slik at eventuelle oppdaget feil kan bli korrigert før dere setter sluttstrek. For at revisjon av årsregnskapet skal bli mest mulig effektiv, foretar vi det meste av årsoppgjørsrevisjon etter at vi har mottatt regnskapet med noter og tilhørende avstemminger. Vanligvis reviderer vi regnskapene i den rekkefølge vi mottar dem. Tidsfrister og behandling Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsregnskap betyr et komplett regnskap med drifts-, investerings- og balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger, avstemminger og dokumentasjon av regnskapstall og balanse. Revisjon betrakter ikke regnskapet som avlagt, før alle de pliktige dokumentene er utarbeidet. Vi ber dere lage et datert oversendelsesskriv som vedlegges årsregnskapet, når dere sender det til revisjonen. Administrasjonssjefens årsberetning skal avgis uten ugrunnet opphold og senest innen 31. mars. Revisjonsberetningen skal avgis uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april. Revisjonsberetning skal avgis innen 15. april også i de tilfellene årsregnskap ikke foreligger, er ufullstendig eller ikke ferdig revidert. Dette kan innebære en negativ revisjonsberetning, som i ettertid vil bli trukket tilbake når regnskapet kan godkjennes. Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet etter at de har mottatt revisjonsberetningen. Denne uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Uttalelsen skal foreligge før formannskapets behandling av årsregnskapet. Formannskapet foretar innstilling til kommunestyret vedrørende årsregnskapet. Kommunestyret skal behandle årsregnskapet og årsberetningen senest 30. juni.

2 Uttalelse fra ledelsen Før vi kan skrive revisjonsberetningen, sender vi dere en erklæring uttalelse fra ledelsen. Denne erklæringen skal underskrives og sendes oss i henhold til oppgitt svarfrist. Det er viktig at de som underskriver erklæringen gjør seg kjent med innholdet. Revisor kan ikke uttale seg om årsregnskapet før vi har fått denne erklæringen i retur. Årsberetning. Det er viktig at fristen for å avgi årsberetning overholdes ettersom revisjon, iht. forskrift om revisjon 5, skal uttale seg i revisjonsberetningen om hvorvidt opplysninger i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet. Videre fremgår det av forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 at administrasjonen skal redegjøre for vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett. Tilsvarende gjelder ved vesentlige avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Kommunelovens 48 nr 5 omhandler de lovbestemte opplysninger som skal fremgå av årsberetningen. Vi viser også til KRS nr. 6, foreløpig standard fra GKRS - Noter og årsberetning. Årsberetningen, skal iflg kommuneloven 48 pkt 5, inneholde redegjørelse for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges for å sikre høy etisk standard den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og likestillingsloven. F.o.m er det kommet krav om rapportering om internkontrollen i årsberetningen til kommunen, både iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Årsregnskapet. Regnskapsføring av pensjon Vi minner om endringene i forskrift om årsregnskap, regnskapsføring av pensjon 13. Premieavviket som oppstod i 2011 og senere skal amortiseres over 10 år mens tidligere premieavvik fortsatt skal amortiseres over 15 år. Det er fremdeles anledning til å ta inn hele premieavviket i årsregnskapet det påfølgende år. Ett-årig investeringsbudsjett Vi minner om presiseringen fra KRD av 07. april 2010 om at investeringsbudsjettet er ettårig og ikke årsuavhengig. Med unntak av midler som er reservert særskilte formål i henhold til lov, forskrift eller avtale (med giver), regnes alle midler i prinsippet som frie. All tilgang på frie midler i investeringsregnskapet er å anse som felles finansiering av investeringsporteføljen dersom det er nødvendig for å sikre tilstrekkelig samlet finansiell dekning i årets investeringsregnskap. I mange tilfeller foreligger det flere versjoner av årsregnskapet. For at det ikke skal være tvil om hva som er det endelige årsregnskapet, anmoder vi dere om å datere regnskapet og sørge for at det blir underskrevet av rådmann og den regnskapsansvarlige.

3 Årsregnskapet skal avlegges på samme detaljeringsnivå som budsjettet er vedtatt av kommunestyret. Vi minner om de øvrige standardene for god kommunal regnskapsskikk. Avstemminger og intern gjennomgang av regnskapet Totalavstemming Regnskapsmappa inneholder en god del avstemmingsskjema og sjekklister som dere med fordel kan bruke dersom dere ikke har andre tilsvarende avstemminger dere ønsker å bruke. Skjemaet Totalavstemning årsregnskap i regnskapsmappa er dere kjent med fra tidligere, og vi forutsetter at dette blir benyttes for 2013 også. Ved utfyllingen av totalavstemmingsskjemaet må dere starte fremst slik at tallene automatisk blir overført til de andre avstemmingene lengre bak. Vi forventer at utfylt og underskrevet totalavstemningsskjema ligger ved årsregnskapet når det oversendes revisjonen, samt at vi får skjemaet oversendt via e-post. Regulert budsjett Regulert budsjett er en del av årsregnskapet. Det skal stemme med opprinnelig budsjett vedtatt av kommunestyret justert med gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå i løpet av året. Regulert budsjett skal avstemmes. I regnskapsmappa er det tatt inn avstemmingsskjema både for drift- og investeringsbudsjettet. Skjema for investeringsbudsjettet er nytt fom Vi ber dere bruke disse skjemaene og oversende dem til revisjon sammen med årsregnskapet. Bokføringsreglene Vi minner om at bokføringsreglene ble gjort gjeldende for kommunene fra og med Bokføringsreglene omfatter Bokføringsloven (lov nr. 73) Bokføringsforskriften (forskrift nr 1558) God bokføringskikk (uttalelser fra Bokføringsstandardstyret) Dette medfører at alle betydelige balanseposter skal være dokumentert. I vurderingen av hva som er betydelig må det brukes skjønn. Det skal ikke foretas risikovurderinger her, det er beløpets størrelse kontoens saldo som avgjør om det skal foreligge dokumentasjon. Dokumentasjon bør underbygge at posten eksisterer, er fullstendig og riktig verdsatt. Dokumentasjon kan bestå av eksterne bekreftelser eller avstemminger. Eventuelle avvik må være forklart og dokumentert. Det vil være en stor fordel at alle avstemmingene blir samlet i en perm som en del av årsregnskapet. Som et eksempel på ekstern dokumentasjon av skattetrekk og arbeidsgiveravgift ber vi dere legge ved utskrift av skatteregnskapet. Dokumentasjon av balansen er oppbevaringspliktig i 10 år, jf Bokføringsloven 13, 1. ledd nr 3 og 13, 2. ledd. Sjekkliste etter bokføringsloven finner dere i regnskapsmappa. Vi minner også at regnskapet for 2013 må lukkes for at dere skal slippe å produsere alle rapportene. Selvkost I følge regelverket for selvkost skal det ved hver årsavslutning foretas en etterberegning av selvkostområdene. Dette for å sikre seg at regelverket for selvkost, avsetning og bruk av fond osv. blir korrekt, jfr. totalavstemmingsskjemaet i regnskapsmappa. Vi viser ellers til KRS nr. 6 Noter og årsberetning. Det er revisjonens ønske at disse beregningene blir dokumentert og oversendt til oss sammen med årsregnskapet.

4 Avstemming av lønnsregnskap mot kommuneregnskapet, innberetningspliktige ytelser Kommunen må foreta avstemming av alle innberettede ytelser mot kommuneregnskapet. Avstemmingen med eventuelle forklaring på avvik bes oversendt så snart den er foretatt (Avstemmingsskjema finnes i regnskapsmappa). I og med at revisor skal underskrive RF-1022 ber vi om at utfylling av denne og nevnte avstemming blir prioritert. Vi ber også om å få oversendt kvittering for mottatte data når den foreligger fra Skattedirektoratet. Vi minner om innberetningsplikten for økonomisk sosialstønad som ble innført fra og med inntektsåret Stønaden skal innberettes på kode 926 i lønns- og trekkoppgaven. Avdrag på lån I kommunelovens 50 nr. 7 er angitt minste tillatte avdrag kommunen skal belaste regnskapet med. Viser til skriv 25. september 2007 fra KRD vedrørende beregning av minste tillatte avdrag på lån og til totalavstemmingsskjemaet. Vi minner om ny foreløpig standard nr. 3 Lån Opptak, avdrag og refinansiering vedtatt av styret i Foreningen for GKRS Anordningsprinsippet, strykningsbestemmelsene og pensjoner. Bestemmelsene mht anordning og strykninger er ikke endret for Disse er meget sentrale prinsipper ved årsavslutningen av regnskapet.. Når det gjelder variabel lønn, har departementet uttalt at det bør være tilstrekkelig i forhold til anordningsprinsippet hvis det gjøres en 13. lønnskjøring i desember som fanger opp lønnsutgifter for første halvdel av desember. Resterende variable lønnsutgifter for desember kan føres på neste regnskapsår. Samme rutiner må følges fra år til år. Foreningen for GKRS har også uttalt at det i tillegg bør gjøres en anslagspostering i regnskapet dersom man er kjent med at det er påløpt betydelig variabel lønn 2. del av desember. Dette må vi kunne tolke som betydelig mer variabel lønn i forhold til forrige års regnskap. Vi anbefaler at slike forhold i tillegg opplyses i egen note. Vi ønsker å få tilsendt en kopi at grunnlaget for føringen av pensjonskostnadene, aktuaroppgaver fra KLP/SPK el. Revisjonsnotat for 2012 Dersom det er forhold omtalt i revisjonsnotatet til årsregnskap for 2012 (eller i revisjonsberetningen) som ikke er avklart eller korrigert, ber vi om at dere tar en gjennomgang av dette før regnskapet for 2013 blir avsluttet.

5 Oversending til revisor Ved oversending av årsregnskapet til KomRev Trøndelag IKS ber vi om få et komplett regnskap inkludert avstemminger og dokumentasjon av balansepostene (avstemmingspermen). Viser for øvrig til avsnittet tidsfrister og behandling. Vi ber vi om at det brukes datert oversendelsesbrev. Så snart en komplett årsberetning er utarbeidet, ber vi om at den oversendes KomRev Trøndelag IKS da en del av vår bekreftelse vedrører denne. Vi minner om at årsberetningen bør dateres og underskrives av administrasjonssjefen. Skulle det være forhold dere ønsker å diskutere med revisjon før dere avslutter regnskapet, ber vi dere ta kontakt. Til slutt vil KomRev Trøndelag IKS ønske dere alle God Jul og lykke til med årsavslutningen! Med vennlig hilsen Heidi Galguften Oppdragsansvarlig revisor Kopi : Rådmann Kontrollutvalget v/komsek Trøndelag IKS INVEST Regnskap og Lønn