Rapport forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser følges innkjøpsbestemmelser? Orkdal kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser følges innkjøpsbestemmelser? Orkdal kommune År 2003

Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG... 3 1.2 REVISORS ANBEFALINGER...4 2 INNLEDNING... 5 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...5 2.2 HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON...5 2.3 HØRING...6 3 PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER... 6 3.1 PROBLEMSTILLING 1...6 3.2 VURDERINGSKRITERIER...8 3.3 PROBLEMSTILLING 2...8 3.4 VURDERINGSKRITERIER...9 4 METODE OG GJENNOMFØRING... 9 4.1 METODE...9 4.2 GJENNOMFØRING...9 4.3 AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET...9 5 REVISORS FUNN, VURDERINGER OG KONKLUSJON... 10 5.1 PROBLEMSTILLING 1: HAR KOMMUNEN ANSKAFFELSESRUTINER SOM SIKRER AT (DE) GRUNNLEGGENDE PRINSIPPER I ANSKAFFELSESLOV M.V. FØLGES?... 10 5.2 PROBLEMSTILLING 2: BENYTTER INNKJØPERNE I KOMMUNEN FYLKESAVTALEN FOR DE AKTUELLE VARER OG TJENESTER?... 14 5.3 GENERELLE VURDERINGER OG KOMMENTARER... 17 5.4 HØRING... 17 5.5 REVISORS ANBEFALINGER... 17 VEDLEGG 1: KILDER Orkanger, 24. juni 2003 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 2 av 17

1. SAMMENDRAG Formålet med denne undersøkelsen er å finne ut om Orkdal kommune ved anskaffelser følger fastsatte innkjøpsbestemmelser. Innkjøpsbestemmelser finnes i lov og forskrift, lokale bestemmelser og inngåtte innkjøpsavtaler. Ny lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter ble iverksatt 1.7.2001. Hensikten med regelverket var å fremme konkurranse om kommunale oppdrag, unngå at kommunene favoriserer lokalt næringsliv ved større anskaffelser og samtidig bidra til effektive innkjøp og kostnadsbesparelser. Konsekvensene av den nye loven er strengere krav til innkjøpsfunksjonen. Brudd på loven medfører til dels strenge reaksjoner i form av bøter til kommunene og kan medføre krav om erstatning fra aktører som lider økonomiske tap som følge av bruddet. Loven er fra 01.01.2003 fulgt opp med opprettelse av en nasjonal klagenemd for offentlige anskaffelser. Loven og dens betydning for offentlige innkjøp, stiller både kommunale innkjøpere og revisorer overfor nye utfordringer. Revisjonen har sett på seksjonene for kommunalteknikk og eiendom på bakgrunn av følgende problemstilling: Har kommunen anskaffelsesrutiner som sikrer at (de) grunnleggende prinsipper i anskaffelseslov m.v. følges? Det fastslås i denne rapporten at seksjonene har vært sent ute med å tilpasse seg den nye loven og forskriftens krav. På den annen side viser undersøkelsen at det har vært en reell konkurranse ved anbud og at det er likebehandling av leverandører. Revisjonens kartlegging av praksis er ikke grunnlag for en vurdering om seksjonene tidligere har behandlet anbud på en korrekt måte. Seksjonene med kommunalteknikk i spissen har begynt å tilpasse sine rutiner og dokumenter til anskaffelsesregelverket for å sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Når det gjelder grensen for direkte kjøp på kr. 50.000,- fastsatt i Kommunestyresak 036/02, har seksjonene ulik praksis for hvordan de forholder seg til denne bestemmelsen. Etter revisjonens vurdering vil intensjonene og formålet med kravet om konkurranse i lov og forskrift ikke oppnås dersom praksis blir direkte kjøp av varer uten at det innhentes tilbud fra flere tilbydere. Det er et grunnleggende krav at en anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse. Det er etter revisjonens oppfatning viktig at seksjonene sluttfører arbeidet med å utarbeide rutiner for anskaffelser. Dette er imidlertid ikke bare disse seksjonenes ansvar, men et ansvar som påligger kommunen som helhet. Vi henviser i denne sammenheng til arbeid som er gjort på dette området i andre kommuner. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa) har siden oppstarten 1. januar 2003 fått flere klagesaker på statlige og kommunale innkjøp enn domstolen har behandlet de siste ti årene. Kofa er klageinstans for brudd på lov om offentlige anskaffelser. Dette viser at leverandører og markedet er sine rettigheter bevisst og benytter seg av klageretten. Bedrifter som ønsker å konkurrere om leveranser til offentlige etater og virksomheter har også et ansvar for å sette seg inn i regelverket. Seksjonene/kommunen vil ha en mulighet til å profilere innkjøpene i egen organisasjon via kommunens hjemmeside. En annen side ved anskaffelser er hvordan kommunen faktisk overholder inngått innkjøpsavtaler. Revisjonen har i denne sammenheng valgt å se på overholdelse av fylkesavtalen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 3 av 17

Kommunen er gjennom avtale tilknyttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsordning (fylkesavtalen). Revisjonen har undersøkt om kommunens anskaffelser i 2002 er i samsvar med fylkesavtalen for berørte varer og tjenester. Det ble med utgangspunkt i dette utarbeidet følgende problemstilling: Benytter innkjøperne i kommunen fylkesavtalen for de aktuelle varer og tjenester? Revisjonen har foretatt en spørreundersøkelse blant innkjøpere. Data fra spørreundersøkelsen viser at innkjøperne har kjennskap til fylkesavtalen. Denne er uavhengig av anvisningsmyndighet og hvor hyppig innkjøperne foretar bestillinger. De fleste av innkjøperne henter opplysninger om fylkesavtalen i egen perm. Omleggingen av innkjøpsavtalen fra papirversjon til elektronisk form, viser at innkjøperne må endre sine rutiner for å bla opp i avtalen. Spørreundersøkelsen viser at halvparten av de spurte sier at de fleste bestillinger foretas etter fylkesavtalen. Spørreundersøkelsen viser også at de fleste av innkjøperne foretar bestillinger etter fylkesavtalen, men at andelen av bestillinger kan variere. Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavdeling er tilfreds med Orkdal kommunes uttak av varer etter fylkesavtalen. Kommunens unntaksbestemmelser fra fylkesavtalen bl.a for ekstraordinære situasjoner pga. tidsaspekt, supplering av eksisterende utstyr m.m, kan etter revisors vurdering gi rom for utnyttelse. Data fra spørreundersøkelsen viser at innkjøperne oppgir dette som hovedårsak til at fylkesavtalen ikke benyttes. En innstramming eller konkretisering med en veiledning om når unntakssituasjoner anses å foreligge, kan gi en veiledning til innkjøperne. I motsatt fall kan det være en risiko for at hensikten med rammeavtaler blir redusert 1.2 Revisors anbefalinger 1. Revisor anbefaler at Orkdal kommune og de reviderte enheter sluttfører arbeidet med å tilpasse sine rutiner og dokumenter til anskaffelsesregelverket for å sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Dette vil sikre at tildeling av kontrakter skjer på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Dette arbeidet bør også resultere i en definert støttefunksjon som kan være rådgivende overfor enhetene ved anskaffelser. 2. Enkelte av kommunens unntaksbestemmelser fra å følge inngått fylkesavtale anbefales innstrammet eller konkretisert. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 4 av 17

2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Orkdal kommune foretar anskaffelser og innkjøp for store beløp hvert år. I 2001 ble det kjøpt varer og tjenester for 123 millioner kr. Kommunen er som offentlig oppdragsgiver forpliktet til å følge det regelverket som er gitt gjennom lov og forskrift til lov om offentlige anskaffelser. Ny lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter ble iverksatt 1.7.2001. Hensikten med regelverket var å fremme konkurranse om kommunale oppdrag, unngå at kommunene favoriserer lokalt næringsliv ved større anskaffelser og samtidig bidra til effektive innkjøp og kostnadsbesparelser. Konsekvensene av den nye loven er strengere krav til innkjøpsfunksjonen. Brudd på loven medfører til dels strenge reaksjoner i form av bøter til kommunene, og kan også medføre krav om erstatning fra aktører som lider økonomiske tap som følge av bruddet. Loven er fra 01.01.2003 fulgt opp med opprettelse av en nasjonal klagenemd for offentlige anskaffelser. Loven og dens betydning for offentlige innkjøp, stiller både kommunale innkjøpere og revisorer overfor nye utfordringer. Forskriften gjelder for alle offentlige anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Dette er et område hvor det tidligere har vært ulike regelverk. Reglene er ment å oppfylle Norges forpliktelser i henhold til EØS-avtalen, og bygger på direktiver gitt av EU. Reglene regulerer hvordan en anskaffelsesprosess skal foregå, og setter en del grunnleggende krav til prosessen gjennom lovens 5. I tillegg gir forskriften om offentlige anskaffelser nokså detaljerte regler for prosessens forskjellige faser. Kommunen er gjennom lov om offentlige anskaffelser forpliktet til å følge grunnleggende prinsipper om effektive anskaffelser, forretningsbaserte disposisjoner og likebehandling. Forskriften om offentlig anskaffelser har ikke særskilte bestemmelser om rammeavtaler. En rammeavtale kan defineres som en avtale mellom oppdragsgiver og en eller flere leverandører, som har til formål å fastlegge vilkårene, særlig med hensyn til priser og eventuelt planlagt mengde, for kontrakter som skal tildeles i løpet av en bestemt periode. Rammeavtaler, som innebærer en kjøpeplikt for oppdragsgiver og en tilsvarende plikt for leverandør til å tilby, er gjensidig forpliktende. Foreligger en rammeavtale skal selve avtalen inngås etter prosedyrene i lov og forskrift, mens det enkelte kjøp kan skje direkte i henhold til rammeavtalens betingelser. Formålet med denne undersøkelsen er å finne ut om kommunen ved anskaffelser følger fastsatte innkjøpsbestemmelser. Undersøkelsen har også som formål å undersøke nærmere om kommunen overholder inngåtte innkjøpsavtaler. Revisjonen har i denne sammenheng valgt å se på overholdelse av fylkesavtalen. Kommunen er gjennom avtale tilknyttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsordning (fylkesavtalen). 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 5 av 17

2.3 Høring Formålet med forvaltningsrevisjon er å bidra til:! Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse for kommunen! At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverk! Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen Delrapporter er sendt på høring til leder ved seksjonene kommunalteknikk, eiendom samt økonomiavdelingen. Kommentarer er innarbeidet i rapporten. Foreløpig rapport er sendt på høring til rådmannen 27.05.03. Høringssvar er gitt i brev av 17.06.03. 3 PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER 3.1 Problemstilling 1 Tilnærming til problemstillingen I lov om offentlige anskaffelser blir det stilt krav til oppdragsgiver om å opptre med god forretningsskikk og høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen, samt å sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. Alle anskaffelser skal være basert på konkurranse og oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Videre skal utvelgelse av kvalifiserte leverandører og tildeling av kontrakter, skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Forskriften har flere formål. Å sikre at internasjonale forpliktelser overholdes ved offentlige anskaffelser er sentralt. Det er også viktig at et moderne og fleksibelt regelverk kan være et verktøy for den enkelte oppdragsgiver til å gjøre best mulige anskaffelser. Det er derfor lagt stor vekt på innkjøpsfaglige vurderinger i utarbeidelsen av forskriften. Ved at oppdragsgivere gjennom et nytt regelverk gis mulighet til å opptre som profesjonelle innkjøpere og krevende kunder, vil kravene til næringslivet øke. Dette vil være et viktig bidrag til å gjøre norsk næringsliv mer konkurransedyktig. Forskriften gir prosedyreregler for inngåelse av offentlig kontrakter om kjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Det er et generelt prinsipp at anskaffelsene skal skje ved konkurranse. Konkurranse betyr at oppdragsgiver med få unntak skal foreta en offentlig forhåndskunngjøring av alle sine anskaffelser, og at alle anskaffelser skal skje på grunnlag av konkurranse mellom et tilstrekkelig antall leverandører. Også direkte kjøp skal så langt som mulig skje etter konkurranse, for eksempel ved at oppdragsgiver i forkant har undersøkt tilgjengelighet, pris mv. hos flere leverandører. Forskriften har ulike bestemmelser avhengig av verdien på anskaffelsen (kontraktsverdien). I forskriften er kontraktsverdien omtalt som terskelverdier. Det gjelder ulike grenser for kontraktsverdien (terskelverdier) for ulike typer anskaffelser, noe som igjen har betydning for om en kontrakt anses for å være under eller over terskelverdiene. Over terskelverdiene er hovedregelen at det skal benyttes åpen/begrenset anbudskonkurranse. For anskaffelser under fastsatte terskelverdier er det valgfrihet mellom åpen eller begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling. Ved anskaffelser som ikke overstiger kr. 200.000,- eks. mva. kan anskaffelsen foretas ved direkte kjøp. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 6 av 17

Kravet om konkurranse gjelder uavhengig av om kontrakt skal inngås etter åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger, og uavhengig av verdi. Innkjøpsreglene medfører at kommunene får kunngjøringskrav for sine anskaffelser over visse verdier med få unntak. Kunngjøring er et virkemiddel for å gjøre leverandører i markedet oppmerksom på anskaffelsen. På denne måten blir det større konkurranse om å levere ytelsen, og det offentlige vil få en bedre pris eller ytelse. Kunngjøringer meldes inn og lagres i sentrale baser. Kunngjøringsbasene er DOFFIN (nasjonale kunngjøringer) og TED (internasjonale kunngjøringer) som drives av Norsk Lysingsblad. Det er utarbeidet egne blanketter som oppdragsgiver må benytte ved innmelding. Med unntak av direkte kjøp skal anskaffelser over 200.000,- eks. mva. kunngjøres i DOF- FIN basen. Dersom anskaffelsens verdi overstiger 1,6 mill. eks. mva. ved varekjøp og 40,5 mill. ved bygge-og anleggskontrakter, har kommunen plikt til å kunngjøre i TED-basen. Av innkjøpsloven fremgår at en leverandør kan saksøke en oppdragsgiver både før og etter at en kontrakt er inngått. Under en anskaffelsesprosess før kontrakt er inngått kan domstolene sette til side en oppdragsgivers beslutning dersom denne er i strid med lov eller forskrift. Dette innebærer at domstolene kan treffe en midlertidig avgjørelse under hele anskaffelsesprosessen, før kontrakt er inngått. Etter at kontrakt er inngått kan den tilbyder som mener seg forbigått reise erstatningssøksmål for domstolene. Dersom saksøker har blitt påført tap som en klar følge av kvalifisert brudd på regelverket, kan oppdragsgiver bli idømt erstatningsansvar for den positive kontraktsinteressen, dvs. forventet fortjeneste tilsvarende som om vedkommende hadde fått kontrakten. I tillegg til ovennevnte er det etablert et tvisteløsningsorgan fra 01.01.03: Nemnda for offentlige anskaffelser. Klagenemnda er klageinstans for brudd på lov om offentlige anskaffelser. Orkdal kommunestyre har i K-sak 036/02 i møte den 30.05.02 vedtatt at anskaffelsesinstruks for Orkdal kommune utgår, og at forskrift om offentlige anskaffelser skal følges ved alle anskaffelser i Orkdal kommune. Det fremgår også i vedtaket at Beløpsgrense for varekjøp på kr. 50.000,- opprettholdes. Slik revisor ser det betyr dette i praksis at det ved innkjøp over kr. 50.000,- skal være konkurranse, dvs. flere tilbydere. Det er ikke et krav om kunngjøring, men at man skal ha flere leverandører å velge imellom før endelig anskaffelse. Som bakgrunn for saken uttaler administrasjonen at den nye forskriften regulerer de samme forholdene som anskaffelsesinstruksen for Orkdal kommune, men det er kommet inn en del nye bestemmelser som kommunene er bundet av. Det fremgår av vurderingen at dersom Orkdal kommune skal opprettholde egen anskaffelsesinstruks, må en ta en nøye gjennomgang for å få korrigert de bestemmelsene som står i strid med den nye forskriften. Det uttales videre at det beste er derfor å gjøre Forskrift om offentlige anskaffelser til Orkdal kommunes anskaffelsesinstruks. Oppdatert og gjeldende forskrift vil da til enhver tid være tilgjengelig på internett for alle involverte parter, uten noen ekstra administrativ innsats fra kommunen. Forskriftens krav om protokollføring er et utslag av generelle gjennomsiktighets- og rettssikkerhetsprinsipper, og pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. At dette gjøres bidrar til at ulike instanser (nasjonale og internasjonale) kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Protokollen kan unntas offentlighet, men oppdragsgiver bør imidlertid til enhver tid vurdere praktiseringen av meroffentlighet. Kravet til protokollføring omfatter ikke direkte kjøp, men reglene bør anvendes tilsvarende da formålet er det samme. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 7 av 17

Med utgangspunkt i hovedlinjen i reglene og K-sak 036/02 vil vi i denne forvaltningsrevisjonen undersøke om kommunens anskaffelsesrutiner er tilpasset det nye regelverket. Problemstilling 1 omfatter ikke de områder hvor kommunen har rammeavtaler for varen. Problemstilling nr. 1 er på denne bakgrunn: Har kommunen anskaffelsesrutiner som sikrer at (de) grunnleggende prinsipper i anskaffelseslov m.v. følges? 3.2 Vurderingskriterier Problemstillingen belyses ved hjelp av følgende vurderingskriterier: 1. Krav om kunngjøring av konkurranse 2. Krav om likebehandling av leverandører Kriteriet krav om kunngjøring av konkurranse konkretiseres i 2 delkriterier: 1. Overholdelse av kunngjøringskravet 2. Direkte kjøp skal så langt som mulig skje etter konkurranse. Kriteriet krav om likebehandling av leverandører besvares med følgende 3 delkriterier: 1. Lik informasjon til alle leverandører, 2. Korrekt behandling av anbud, 3. Korrekt avslutning av konkurransen. 3.3 Problemstilling 2 Tilnærming til problemstillingen Denne forvaltningsrevisjonen omfatter også en annen side ved anskaffelser; faktisk innkjøp i henhold til inngåtte avtaler: Fra 1.1.2000 ble Orkdal kommune tilsluttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes (STFK) innkjøpsavtale. Dette innebærer at kommunen kan benytte STFKs sentrale rammeavtaler og rabattavtaler som STFK har fremforhandlet med leverandører. Orkdal kommune er forpliktet til å benytte STFKs sentrale rammeavtaler. STFK er ansvarlig for at anskaffelsesprosedyre og avtaleinngåelse er i tråd med de gjeldende lover og regler. Fylkesavtalen omfatter en rekke leverandører av varer og tjenester. Fylkesavtalen er unntatt offentlighet etter offentlighetslovens 6.2. I Orkdal kommunes tilslutning til fylkesavtalen lå det en forutsetning om en innsparing på 1,75 mill. på kjøp av varer. I budsjettprosessen for 1999 ble rammene til seksjonene redusert med 1,75 mill. på kjøp av varer. I desember 1999 vedtok kommunestyret budsjettet med forutsetninger. STFK skal holde Orkdal kommune oppdatert på hvilke avtaler som er gjeldende til enhver tid. Dette innebærer en årlig avtaleperm med løpende endringer, f.eks prisendringer, nye avtaler etc. I 2002 ble det fra fylkeskommunens side arbeidet med at avtalepermen skulle erstattes med et elektronisk dokument. Dette ble gjennomført i november 2002. Orkdal kommune har i 2002 på sine intranettsider lagt inn oversikt over gjeldende innkjøpsavtaler for kommunen. I tillegg inneholder siden rutiner for hvordan anskaffelser skal foretas. Intranettsiden har blitt vesentlig forbedret i løpet av 2002, og ansatte kan nå klikke seg direkte inn på gjeldende innkjøpsavtaler. Kommunen har egne rutiner for varegruppene kontorrekvisita, datarekvisita, brevpapir og konvolutter. På kommunens intranettside er det synliggjort unntak fra kravet til å følge fylkesavtalen. Dette gjelder noen spesielle produkter fra leverandører kommunen har avtale med. I tillegg Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 8 av 17

er det unntak for spesielt gunstige engangstilbud, skole, barnehage m.fl. er fritatt når det gjelder næringsmidler pga lite volum, ekstraordinære situasjoner pga tidsaspekt, supplering av eksisterende utstyr m.m. Med utgangspunkt i fylkesavtalen vil vi undersøke om kommunens innkjøpere benytter fylkesavtalen. Problemstilling nr 2 er på denne bakgrunn: Benytter innkjøperne i kommunen fylkesavtalen for de aktuelle varer og tjenester? 3.4 Vurderingskriterier Problemstillingen belyses ved hjelp av følgende vurderingskriterium: - rammeavtaler Kriteriet rammeavtaler besvares med 2 delkriterier: 1. Kjennskap til rammeavtalen, 2. Ansattes etterfølgelse av rammeavtalen. 4 METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode For hver problemstilling har vi brukt forskjellige metoder. For å belyse problemstilling 1 har vi innhentet informasjon gjennom intervju av seksjonssjefene Svein Endre Møkkelgård (seksjon for kommunalteknikk) og Ingebrigt Ustad (seksjon for eiendom). Ved begge seksjonene har vi foretatt en enkel statuskartlegging. Ved seksjon for kommunalteknikk har vi belyst problemstillingen gjennom dokumentanalyse. Under revisjonens arbeid med dette prosjektet/denne rapporten har seksjonen arbeidet med å tilpasse seg til regelverket. For å svare på problemstilling 2, har vi gjennomført en spørreundersøkelse blant innkjøpere i kommunen. I denne undersøkelsen har vi har kartlagt kjennskapen til fylkesavtalen og overholdelsen av den. Vi sendte ut 84 spørreskjema, og fikk svar fra 75 personer. Dette gir en svarprosent på 89%, som gir et godt grunnlag for evaluering. Vi har også innhentet informasjon fra økonomiavdelingen om innkjøpsrutiner, og dokumentasjon som angår kommunens innkjøpsordninger. 4.2 Gjennomføring Hovedansvarlig for prosjektet er forvaltningsrevisor Inger Johanne Flønes. 4.3 Avgrensninger av prosjektet Loven med forskrift trådte i kraft 1.7.01. Vi har sett på kommunens tilpasning til regelverket etter ikrafttredelsen. Kommunen har flere rammeavtaler, men vi har valgt å se på fylkesavtalens rammeavtaler, dvs avtaler som kommunen er forpliktet til å følge med enkelte unntak. Særlig seksjon for kommunalteknikk benytter rammeavtaler. Disse inngår ikke i fylkesavtalens innkjøpsordning. Det er inngått rammeavtaler bl. a. for asfaltering, vann/avløpsdeler og rør, ventilasjon, grus/pukk, granitt, betongprodukter m.fl. Bruken av rammeavtaler gjør at seksjonen slipper å spørre om pris på hver leveranse. Dette er ressursbesparende. Revisor har ikke foretatt vurderinger i forhold til disse avtalene og vil heller ikke omtale disse videre i prosjektet. Ved dokumentanalysen har revisor ikke gått inn og vurdert innholdet i tilbudene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 9 av 17

Prosjektet er basert på informasjon innhentet høsten 2002. Prosjektet omfatter ikke en økonomisk analyse av sparte kostnader ved at innkjøp gjennomføres i samsvar med fylkesavtalen sammenlignet med innkjøp utenfor avtalen. 5 REVISORS FUNN, VURDERINGER OG KONKLUSJON 5.1 Problemstilling 1: Har kommunen anskaffelsesrutiner som sikrer at (de) grunnleggende prinsipper i anskaffelseslov m.v. følges? 5.1.1 Funn - generelt Seksjon for kommunalteknikk gjennomfører anskaffelsesprosessen selv, mens seksjon for eiendom i stor grad benytter konsulenter i stor grad ved utarbeidelse av tilbudsgrunnlag og gjennomføring av tilbudskonkurransen. 5.1.2. Krav om kunngjøring av konkurranse Med unntak av direkte kjøp, skal anskaffelser over kr. 200.000,- eks. mva. kunngjøres i DOFFIN basen. Dersom anskaffelsens verdi overstiger kr. 1,6 million eks. mva. ved varekjøp, og kr. 40,5 mill. ved bygge-og anleggskontrakter, har kommunen plikt til å kunngjøre anskaffelsen i TED-basen. Kunngjøring er et virkemiddel for å gjøre leverandører i markedet oppmerksom på anskaffelsen. På denne måten blir det større konkurranse om å levere ytelsen, og det offentlige vil få en bedre pris eller ytelse. Forskriften inneholder forskjellige bestemmelser om kunngjøring: veiledende kunngjøring som skal inneholde opplysninger om de planlagte anskaffelser det kommende året, kunngjøring av den enkelte anskaffelse, samt kunngjøring av selve kontraktstildelingen. 5.1.2.1 Overholdelse av kunngjøringskravet Revisors funn Forhåndskunngjøring Seksjon for kommunalteknikk har ved starten av året gitt veiledende kunngjøringer i aviser om planlagte anskaffelser, men ikke kunngjort i DOFFINbasen. Seksjon for eiendom har ikke praktisert veiledende kunngjøringer. Selve kunngjøringen Både seksjon for kommunalteknikk og seksjon for eiendom har i det vesentlige benyttet rutinebeskrivelsene for den tidligere gjeldende anskaffelsesinstruksen. Dette har medført at anskaffelser over kr. 200.000 eks. mva. kun har vært kunngjort i Adresseavisen og lokalavisen. Kunngjøring av konkurranse har imidlertid ikke vært foretatt i DOFFINbasen før høsten 2002. Det er gitt uttrykk for bekymring for lokale leverandørers mulighet til å finne fram i kunngjøringsjungelen og stilt spørsmål ved om det er reell konkurranse grunnet manglende kjennskap til databasene blant leverandører. Dette er årsaken til at lokale aviser har vært brukt til kunngjøring i tillegg til DOFFIN basen siste halvår 2002. Ingen av seksjonene hadde ved begynnelsen av revisjonen utarbeidet skriftlige rutiner som er tilpasset regelverket vedtatt 1.7.2001. Seksjon for kommunalteknikk har sensommeren 2002 påbegynt arbeidet med å lage anskaffelsesrutiner tilpasset seksjonen. Seksjonen har innhentet veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser fra Trondheim kommune som ledd i dette arbeidet. Seksjon for eiendom har tatt kontakt med kommunalteknikk for samarbeid i dette arbeidet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 10 av 17

Revisors vurdering Både seksjon for kommunalteknikk og seksjon for eiendom har i det vesentlige benyttet rutinebeskrivelsene for den tidligere gjeldende anskaffelsesinstruksen. Dette har medført at anskaffelser over kr. 200.000,- eks mva. har vært kunngjort i Adresseavisen og lokalavisen. Det fastslås ved denne enkle undersøkelsen at seksjonene har vært sent ute med å tilpasse seg den nye forskriftens krav om kunngjøring av konkurranse m.v. i Doffin. På den annen side er det et faktum at det har vært en reell konkurranse ved anbud. Det er viktig at seksjonene sluttfører arbeidet med å utarbeide rutiner for anskaffelser. Dette er ikke bare disse seksjonenes ansvar, men et ansvar som påligger kommunen som helhet.det fins eksempler på kommuner som har kommet langt i dette arbeidet og det er ressursbesparende for kommunen å få anvendt slike dokumenter og retningslinjer. Som et eksempel viser vi til Trondheim kommune, hvor en veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser er utarbeidet av en gruppe bestående av representanter fra Innkjøpskontoret, Trondheim Bydrift, Utbyggingskontoret, Trondheim eiendom og Kommuneadvokaten. De ansatte i Trondheim kommune har plikt til å følge veilederen og de kommunale retningslinjene som er et supplement til det gjeldende regelverket. Dette skal gjøre anskaffelsesprosessen enklere for alle enhetsledere/innkjøpere. En annen kommune er for eksempel Larvik som har synliggjort sitt arbeide på dette området på KS sine websider om innkjøpsområdet. Dersom en bedrift ønsker å konkurrere om leveranser til offentlige etater og virksomheter, er det en fordel å vite hvilke spilleregler som gjelder, og de har også et ansvar for å sette seg inn i regelverket. Etter revisors vurdering vil seksjonene/kommunen ha en mulighet til å profilere innkjøpene i egen organisasjon. Kommunens hjemmeside er nøkkelen. Fortrinnsvis bør linken til kommunens anskaffelser finnes lett tilgjengelig. På kommunens egen hjemmeside kan leverandørene kunne finne utlysninger, registrere seg som interessert leverandør og få lastet ned underliggende dokumenter. Muligheten bør legges til rette for direkte link mellom kommunens hjemmeside og DOFFIN-basen slik at overføringen kan skje ved et tastetrykk. Ålesund er en kommune som har kommet langt i sin bruk av hjemmeside for kommunens anskaffelser. Dette er et eksempel på leverandørutvikling. 5.1.2.2 Direkte kjøp skal så langt som mulig skje etter konkurranse På bestemte vilkår kan oppdragsgiver anskaffe ytelsen direkte. Direkte kjøp er dermed et unntak fra kravet om kunngjøring av anskaffelsen. Det er imidlertid fortsatt et krav at det så langt som mulig skal benyttes konkurranse. I praksis vil det si at oppdragsgiver skal sammenligne priser så langt det er hensiktsmessig, før endelig valg av leverandør foretas. Det viktigste tilfellet hvor direkte anskaffelse vil være aktuelt, er ved inngåelse av kontrakter med en verdi lavere enn kr. 200.000,- eks. mva. Revisors funn Orkdal kommunestyre har i K-sak 036/02 i møte den 30.05.02 vedtatt at det skal være en beløpsgrense for varekjøp på kr. 50.000,- Slik revisor forstår dette vedtaket betyr det i praksis at det ved direkte kjøp over kr. 50.000,- skal være konkurranse, dvs. flere tilbydere. Det er ikke et krav om kunngjøring men at man skal ha flere leverandører å velge imellom før endelig anskaffelse. Seksjon for kommunalteknikk opplyser at praksis har vært at man ikke har forholdt seg til 50.000,-kr regelen i den forstand at det innhentes tilbud fra flere tilbydere. Ved seksjon for eiendom har en praktisert innhenting av tilbud fra flere både over og under 50.000,- kr grensen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 11 av 17

Revisors vurdering Det er anledning til å lage egne retningslinjer for direkte kjøp slik kommunestyret har gjort i dette tilfellet. Klagenemnda for offentlige saker har i en sak uttalt at det følger av anskaffelseslovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1(1) at det stilles krav til en åpen og reell konkurranse uansett anskaffelsens verdi og uansett valg av prosedyre. Etter revisors vurdering vil intensjonene og formålet med kravet om konkurranse i lov og forskrift ikke oppnås dersom praksis blir direkte kjøp av varer uten at det innhentes tilbud fra flere tilbydere. Revisor vil også på dette området henvise til de rutiner som Trondheim kommune har utarbeidet, samt Larvik kommune, som eksempel på veileder og retningslinjer for anskaffelser under kr. 200.000,- grensen. 5.1.3 Krav om likebehandling av leverandører Når oppdragsgiver har foretatt en total vurdering av sitt behov, foretatt interne avklaringer om samordning/samarbeid med andre, besluttet å foreta anskaffelse, så settes en anskaffelsesprosess i gang: Valg av prosedyre, utarbeidelse av konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon, kunngjøring av konkurranse og innlevering av tilbud, tilbudsåpning/føring av protokoll, evaluering av leverandør(er) og valg av tilbud, informasjon til deltakere i anbudskonkurransen, skrive kontrakt(er), kunngjøring konkurransegrunnlaget etter kontraktsinngåelse (anskaffelser over EØS-terskelverdiene). Kravet om likebehandling forutsetter blant annet at alle leverandører skal få samme informasjon på samme tidspunkt for å forhindre at en eller flere leverandører får et konkurransefortrinn. I en anbudsprosess er ofte tidsfaktoren viktig for hvordan anbudet utformes. Får en leverandør mer tid på å forberede sitt anbud fordi informasjonen er kommet på et tidligere tidspunkt enn hva tilfellet er for de øvrige leverandører, kan det gi et konkurransefortrinn. Det samme gjelder om en konkurrent får mer utfyllende eller annen informasjon som kan påvirke konkurransesituasjonen til dennes fordel. Oppdragsgiver har en plikt til å unngå at enkelte leverandører får konkurransefortrinn på en slik måte. Ved gjennomføring av konkurranse med forhandling, vil nødvendigvis informasjonen ikke tilfalle de enkelte på samme tidspunkt. Formen medfører også at det kan være til dels forskjellige møter som avholdes med de enkelte leverandører. Da er det viktig at oppdragsgiver er spesielt oppmerksom på at alle leverandører får lik informasjon, slik at konkurransen ikke påvirkes av oppdragsgivers opptreden. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa) har siden oppstarten 1. januar 2003 fått flere klagesaker på statlige og kommunale innkjøp enn domstolen har behandletde siste ti årene. Kofa er klageinstans for brudd på lov om offentlige anskaffelser. Nemnda har bare uttalerett. Hensikten med nemnda er at leverandørene skal ha en raskere og rimeligere klagemulighet, slik at tvister kan løses på et lavere konfliktnivå. (Les mer om Kofa på www.kofa.no). Oppdragsgivers informasjonsplikt er omtalt i anskaffelsesforskriftens 3-8. 5.1.3.1 Lik informasjon til alle leverandører Revisors funn Kartleggingen viser at både seksjon for kommunalteknikk og eiendom i praksis har fulgt den gamle anskaffelsesinstruksen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 12 av 17

Revisors vurderinger Kommunens tidligere anskaffelsesinstruks var basert på de samme grunnleggende prinsipp som det nye regelverket. Lik informasjon til alle leverandører er også ivaretatt her, og man har vært bevisst på likebehandling av tilbyderne. En gjennomgang av seksjonenes rutiner viser likevel at det må foretas tilpasninger til det gjeldende anskaffelsesregelverket, da dette området omfatter endring i kunngjøringspraksis, konkurransegrunnlag m.v. 5.1.3.2 Korrekt behandling av anbud Revisors funn Begge de undersøkte seksjonene har lagt kommunens tidligere anskaffelsesreglement til grunn og behandlet anbudene etter disse reglene, inkludert føring av anskaffelsesprotokoll. Det er mest vanlig å tildele varekontrakter etter prinsippet om laveste bud, mens det ved tjenester er det økonomisk mest fordelaktige tilbudet som er avgjørende. Revisors vurdering En tilpasning av rutiner til gjeldende innkjøpsregelverk vil medføre endringer i praksis generelt. Revisors kartlegging av praksis er ikke grunnlag for en vurdering av om seksjonene har behandlet anbud på en korrekt måte. 5.1.3.3 Korrekt avslutning av konkurransen. Revisors funn Begge de undersøkte seksjonene har lagt kommunens tidligere anskaffelsesreglement til grunn, og avsluttet konkurransen etter disse reglene. Begge seksjonene har praksis for å føre anskaffelsesprotokoll. Kommunalteknikk tok senhøsten 2002 i bruk ny protokoll tilpasset det nye regelverket. Ved eiendom har man hatt varierende praksis med at konsulent har ført protokollen. Ved kontraktsinngåelse har man anvendt kontraktsstandarder (NS). Kommunalteknikk har endret praksis ved at man nå har tatt i bruk protokoll for direkte kjøp. Eiendom har ikke praksis for protokoll eller notat ved direkte kjøp. Det er ikke vanlig at det klages over tildelinger. Revisors vurdering En tilpasning av rutiner til gjeldende innkjøpsregelverk vil medføre endringer i praksis vedrørende føringen av anskaffelsesprotokoll, samt rett til begrunnelse og klage m.v. Kommunalteknikk har nå endret sine rutiner mht. protokollføring. Revisors kartlegging av praksis er ikke grunnlag for en vurdering om seksjonene tidligere har avsluttet konkurransen korrekt. Seksjonene må ved bruk av kontraktsstandardene (NS) være oppmerksom på at enkelte bestemmelser ikke gjelder ved offentlige anskaffelser. Krav om protokollføring gjelder for anskaffelser hvor det kreves kunngjøring. Kravet om protokollføring gjelder ikke ved direkte anskaffelser, men kommunalteknikk har nå innført protokollføring også på dette området. Dette vil ivareta hensynene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, og bør innføres som rutine også i andre seksjoner der det er aktuelt med direktekjøp. 5.1.4 Konklusjon problemstilling 1 Det fastslås ved denne enkle undersøkelsen at seksjonene har vært sent ute med å tilpasse seg den nye loven og forskriftens krav. På den annen side viser undersøkelsen at det har vært en reell konkurranse ved anbud, og at det er likebehandling av leverandører. Revisors kartlegging av praksis er ikke grunnlag for en vurdering om seksjonene har behandlet anbud på en korrekt måte. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 13 av 17

Seksjonene med kommunalteknikk i spissen har begynt å tilpasse sine rutiner og dokumenter til anskaffelsesregelverket for å sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Seksjon for kommunalteknikk gjennomfører anskaffelsesprosessen selv mens seksjon for eiendom i stor grad benytter konsulenter ved utarbeidelse av tilbudsgrunnlag og ved gjennomføringen av tilbudskonkurransen. Bransjen har tidligere forholdt seg til NS 3400 Regler om anbudskonkurranser. Seksjonen erfarer at flere bestemmelser i denne standarden kommer i konflikt med ny lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Konsulentene har vanskelig for å legge bort tidligere praksis, og dette krever deltakelse og kontroll fra kommunen/seksjonen som oppdragsgivere Når det gjelder grensen for direkte kjøp på kr. 50.000,- fastsatt i Kommunestyresak 036/02 har seksjonene ulik praksis for hvordan de forholder seg til denne bestemmelsen. Etter revisors vurdering vil intensjonene og formålet med kravet om konkurranse i lov og forskrift ikke oppnås dersom praksis blir direkte kjøp av varer uten at det innhentes tilbud fra flere tilbydere. Det er et grunnleggende krav at en anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse. Det er etter revisors oppfatning viktig at seksjonene sluttfører arbeidet med å utarbeide rutiner for anskaffelser. Dette er imidlertid ikke bare disse seksjonenes ansvar, men et ansvar som påligger kommunen som helhet. Vi henviser i denne sammenheng til arbeid som er gjort på dette området i andre kommuner. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa) har siden oppstarten 1. januar 2003 fått flere klagesaker på statlige og kommunale innkjøp enn domstolen har behandlet de siste ti årene. Kofa er klageinstans for brudd på lov om offentlige anskaffelser. Dette viser at leverandører og markedet er sine rettigheter bevisst og benytter seg av klageretten. Bedrifter som ønsker å konkurrere om leveranser til offentlige etater og virksomheter har også et ansvar for å sette seg inn i regelverket. Seksjonene/kommunen vil ha en mulighet til å profilere innkjøpene i egen organisasjon via kommunens hjemmeside. 5.2 Problemstilling 2: Benytter innkjøperne i kommunen fylkesavtalen for de aktuelle varer og tjenester? 5.2.1 Kjennskap til fylkesavtalen For å svare på om ansatte har kjennskap til fylkesavtalen, og hvor de henter opplysninger om innkjøpsavtalen fra, benytter vi data fra spørreskjemaundersøkelsen. Vi ser videre på om det er en sammenheng mellom bestillinger, anvisningsmyndighet og kjennskap til fylkesavtalen. 5.2.1.1 Revisors funn Så og si alle hadde kjennskap til fylkesavtalen. Ca. halvparten av de spurte foretar bestillinger ukentlig. 70 % av de spurte har anvisningsmyndighet. 80% henter opplysninger om fylkesavtalen i egen perm. 11% svarte at de benytter seg av kommunens intranett, mens 5 % svarte blankt. Økonomiavdelingen opplyser at fylkesavtalen i 2002 ikke har vært ajour i papirform mht nye leverandører og endringer i avtalen. Fylkeskommunens innkjøpsavdeling har i 2002 arbeidet med en elektronisk utgave av innkjøpsavtalen. Dette har vært årsak til at endringer ikke er utsendt til kommunen før lenge etter at endringene er foretatt, og da i elektronisk form. Det har i 2002 vært vanskelig å holde seg oppdatert på leverandører. Det opplyses at Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 14 av 17

oversikten over leverandører som fremgår av kommunens intranett i 2002, skal være ajour med fylkesavtalen, men ikke papirversjonen av fylkesavtalen som er fra 2001. 5.2.1.2 Revisors vurdering Spørreundersøkelsen viser at de ansatte kjenner fylkesavtalen. Kjennskapen er uavhengig av anvisningsmyndighet eller hvor hyppig de spurte foretar innkjøp. Omleggingen av innkjøpsavtalen fra papirversjon til elektronisk form, viser at innkjøperne må endre sine rutiner for å bla opp i avtalen. Økonomiavdelingen har i mars 2003 sendt ut melding til alle ansatte om at avtalen ligger på kommunens intranett. Detaljene i fylkesavtalen ligger som link i intranettet. 5.2.2. Ansattes etterfølgelse av rammeavtalen For å svare på om ansatte følger fylkesavtalen benytter vi data fra spørreskjemaundersøkelsen for å kartlegge hvor stor andel av bestillingene som gjøres innenfor gjeldene rammeavtaler. I spørreskjemaundersøkelsen ble det også spurt om mulige årsaker til at rammeavtaler ikke benyttes. 5.2.2.1 Revisors funn 17% av de som foretar innkjøp svarer at alle bestillinger foretas innenfor fylkesavtalen. 57% svarer at de fleste bestillinger (definert til ca 75%) gjøres innenfor gjeldende rammeavtaler i fylkesavtalen. 86% av innkjøperne har bestillinger av ulik andel innenfor rammeavtalen. 11 % av innkjøperne svarte at ingen innkjøp er innenfor fylkesavtalen eller de har unnlatt å svare. Innkjøperne ble også bedt om å angi de tre viktigste årsakene til at rammeavtalen ikke benyttes. Når vi holder de som svarte at alle innkjøp ble gjennomført innenfor gjeldende rammeavtaler utenfor (13 personer svarte dette), fordeler de tre viktigste årsakene til at rammeavtalen ikke benyttes, se som vist figuren under. Ekstraordinære situasjoner pga tidsaspekt, supplering av eksisterende utstyr m.m., er den årsaken som flest krysser av for. Halvparten (50 %) av de som gjennomfører bestillinger utenfor gjeldende rammeavtaler, har oppgitt dette som en av de tre viktigste årsakene til at de går utenom gjeldende avtaler. Den nest hyppigste årsaken som angis er Andre situasjoner 39%. Innkjøperne ble også bedt om å angi hva slike årsaker kan være. Her ble det oftest anført at varene ikke er tilgjengelig gjennom fylkesavtalen. Deretter følger det at det er Enklere å handle lokalt som tredje mest oppgitte årsaken til å gå utenom gjeldene avtaler. 37 prosent rapporterer at dette er en av de tre viktigste årsakene til at de ikke følger rammeavtalen. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 15 av 17

Ekstraordinære situasjoner pga tidsaspekt, supplering av eksisterende utstyr m.m. 50 Andre situasjoner Enklere å handle lokalt 37 39 Spesielt gunstig engangstilbud 29 Fritak pga lite volum 26 Inngått avtaler med andre leverandører Produktet er for dårlig 11 10 Figur: Årsaker til at rammeavtalen ikke benyttes. Prosent (N=62 for alle årsaker) 5.2.2.2 Revisors vurdering Spørreundersøkelsen viser at innkjøperne følger fylkesavtalen. Over halvparten av de spurte sier at de fleste bestillinger foretas etter fylkesavtalen. Spørreundersøkelsen viser også at de fleste innkjøperne utfører bestillinger etter fylkesavtalen, men at andelen bestillinger kan variere. Det kan være flere årsaker til at fylkesavtalen ikke benyttes. Blant annet er den ikke tilpasset alle innkjøpsområdene i kommunen like godt. Kommunens unntaksbestemmelser fra fylkesavtalen bl.a for ekstraordinære situasjoner pga. tidsaspekt, supplering av eksisterende utstyr m.m, kan etter revisors vurdering gi rom for utnyttelse. Data fra spørreundersøkelsen viser at innkjøperne oppgir dette som hovedårsak til at fylkesavtalen ikke benyttes. En innstramming eller konkretisering med en veiledning om når unntakssituasjoner anses å foreligge i slike situasjoner kan gi en veiledning til innkjøperne. I motsatt fall kan det være en risiko for at hensikten med rammeavtaler blir redusert. Fylkeskommunens innkjøpsavdeling er tilfreds med Orkdal kommunes uttak av varer etter fylkesavtalen. 5.2.3 Revisors konklusjon problemstilling 2 Spørreundersøkelsen viser at innkjøperne har kjennskap til fylkesavtalen. Denne kjennskapen er uavhengig av anvisningsmyndighet og hvor hyppig innkjøpere foretar bestillinger. De fleste av innkjøperne henter opplysninger om fylkesavtalen i egen perm. Omleggingen av innkjøpsavtalen fra papirversjon til elektronisk form, viser at innkjøperne må endre sine rutiner for å bla opp i avtalen. Økonomiavdelingen har i mars 2003 sendt ut melding til alle ansatte om at avtalen ligger på kommunens intranett. Detaljene i fylkesavtalen ligger som link i intranettet. Spørreundersøkelsen viser at halvparten av de spurte sier at de fleste bestillinger foretas etter fylkesavtalen. Spørreundersøkelsen viser også at de fleste av innkjøperne foretar bestillinger etter fylkesavtalen, men at andelen bestillinger kan variere. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 16 av 17

Fylkeskommunens innkjøpsavdeling er tilfreds med Orkdal kommunes uttak av varer etter fylkesavtalen. Kommunens unntaksbestemmelser fra fylkesavtalen bl.a for ekstraordinære situasjoner pga. tidsaspekt, supplering av eksisterende utstyr m.m, kan etter revisors vurdering gi rom for utnyttelse. Data fra spørreundersøkelsen viser at innkjøperne oppgir dette som hovedårsak til at fylkesavtalen ikke benyttes. En innstramming eller konkretisering med en veiledning om når unntakssituasjoner anses å foreligge kan gi en veiledning til innkjøperne. I motsatt fall kan det være en risiko for at hensikten med rammeavtaler blir redusert 5.3 Generelle vurderinger og kommentarer Revisjonen takker de involverte for godt samarbeid under arbeidet med rapporten. 5.4 Høring Rådmannens høringssvar foreligger i brev av 17.06.03. Revisor har på bakgrunn av uttalelsen foretatt enkelte endringer i rapporten. Rapportens innhold er i det vesentlige uendret i det revisor viser til rapportens funn og vurderinger. 5.5 Revisors anbefalinger 1. Revisor anbefaler at Orkdal kommune og de reviderte enheter sluttfører arbeidet med å tilpasse sine rutiner og dokumenter til anskaffelsesregelverket for å sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Dette vil sikre at tildeling av kontrakter skjer på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Dette arbeidet bør også resultere i en definert støttefunksjon som kan være rådgivende overfor enhetene ved anskaffelser. 2. Enkelte av kommunens unntaksbestemmelser fra å følge inngått fylkesavtale anbefales innstrammet eller konkretisert. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 17 av 17