Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Borg Havn, Øraveien 27, møterom Tidspunkt: 22.06.2016 kl. 16:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F. Pettersen, telefon 414 711 66, e-post akfp@fredrikstad.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad 14.6 2016 Ingrid I Willoch (s) Leder 1
Kontrollutvalget Fredrikstads møte 22.06.2016 Sakliste PS 16/20 Virksomhetsbesøk - Borg Havn IKS 3 PS 16/21 Godkjenning av protokoll fra møtet 24.5 2016 4 PS 16/22 Rapport - Utført regnskapsrevisjon for 2015 10 PS 16/23 Invitasjon til intern høring NOU 2016: 4 Ny kommunelov 20 PS 16/24 Møteplan 2. halvår 2016 22 PS 16/25 Eventuelt 23 2
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: 75295/2016 Klassering: 106-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 22.06.2016 16/20 Virksomhetsbesøk - Borg Havn IKS Sekretariatets innstilling 1. Informasjon om Borg Havn IKS tas til orientering Fredrikstad, 30.05 2016 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgets har tidligere ønsket å legge til rette for et virksomhetsbesøk til Borg Havn IKS. Borg Havn IKS har gitt sekretariatet positivt tilbakemelding på kontrollutvalgets ønske. Administrasjonen i Borg Havn IKS vil gi utvalget en orientering om havnens drift og oppgaver, samt om hvilke utfordringer havnen står overfor. Ordinært kontrollutvalgsmøte finner sted etter havnens orienteringssekvens. Vurdering Informasjonsmøte vil inneholde følgende: Orientering om virksomhetenes/områdenes organisering, drift og oppgave- /ansvarsfordeling. Tanker/synspunkter på virksomhetenes/områdenes organisering fremtid/utfordringer Felles meningsutveksling Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at informasjon om Borg Havn IKS, tas til orientering 3
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/109 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: 114086/2016 Klassering: 106-191 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 22.06.2016 16/21 Godkjenning av protokoll fra møtet 24.5 2016 Sekretariatets innstilling 1. Protokoll fra møtet 24.5 2016, godkjennes Fredrikstad, 10.6 2016 Vedlegg Protokoll fra møtet 24.5 2016 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet 24.5 2016, kan godkjennes 4
Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 24.05.2016, Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 19:00 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold 2. etg Fra til saksnr.: 16/11 16/18 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder X Terje Moland Pedersen, nestleder X Marit Werner Haabeth X Jan Frode Hanssen forfall Kjell Petter Holen Odd Bergsdøl forfall Annie Rommetveit Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker, revisor Jostein Ek og administrerende direktør Laila Nagelhus Møtende fra administrasjonen: rådmann Ole-Petter Finess, Kemner Pål Henning Klavenes, Avdelingssjef økonomi og regnskap Egil Olsen og regnskapssjef Ann Kristin Stedjeberg FREVAR Ordfører Jon-Ivar Nygård Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. Alle saker behandles for åpne dører.. Ingrid I. Willoch. Terje Moland Pedersen 5
Kontrollutvalget Fredrikstads møte 24.05.2016 Sakliste PS 16/11 Godkjenning av protokoll fra møtet 17.2 2016 PS 16/12 PS 16/13 PS 16/14 PS 16/15 PS 16/16 PS 16/17 PS 16/18 PS 16/19 Orientering om skatteregnskapet for 2015 - Fredrikstad kommune Uttalelse til årsregnskapet for 2015 - FREVAR KF Uttalelse til årsregnskapet for 2015 - Fredrikstad kommune Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler Prosjektplan: Kontraktsoppfølging Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS Referater og meldinger Eventuelt PS 16/11 Godkjenning av protokoll fra møtet 17.2 2016 1. Protokoll fra møtet 17.2 2016 godkjennes Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.05.2016: Som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.05.2016: 1. Protokoll fra møtet 17.2 2016 godkjennes PS 16/12 Orientering om skatteregnskapet for 2015 - Fredrikstad kommune 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.05.2016: Kemner redegjorde for skatteregnskapet 2015 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.05.2016: 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, tas til orientering 6
PS 16/13 Uttalelse til årsregnskapet for 2015 - FREVAR KF 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.05.2016: Ann Kristin Stedjeberg redegjorde for de enkelte resultater og nøkkeltall for regnskapsåret 2015 for FREVAR. Vedtaket ble som Innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.05.2016: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet PS 16/14 Uttalelse til årsregnskapet for 2015 - Fredrikstad kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Fredrikstad, 04.05 2016Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.05.2016: Egil Olsen redegjorde for resultat og nøkkeltall for årsregnskapet til Fredrikstad kommune for 2015. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.05.2016: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes bystyret med kopi til formannskapet. PS 16/15 Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler, tas etterretning 7
2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta nye stikkprøvekontroller med rammeleverandører om kommunens ny etablerte og igangsatte kontrolltiltak på området fungerer etter forutsetningene. Kontrollen kan innarbeides i forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kontraktsoppfølging». Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.05.2016: Revisorene Jolanta Betker og Jostein Ek gjennomgikk notatet og redegjorde for funn og avvik i notat. Rådmannen redegjorde for kontrollutvalget om sitt tilsvar og ga tilleggsinformasjon om ytterligere tiltak som etableres. Vedlagt denne protokoll vedlegges rådmannens tilleggsinformasjon til saken. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.05.2016: 1. Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler, tas etterretning 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta nye stikkprøvekontroller med rammeleverandører om kommunens ny etablerte og igangsatte kontrolltiltak på området fungerer etter forutsetningene. Kontrollen kan innarbeides i forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kontraktsoppfølging». PS 16/16 Prosjektplan: Kontraktsoppfølging 1. Prosjektplan «Kontraktsoppfølging», godkjennes 2. I prosjektet innarbeides oppfølging av revisjonsnotat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler, jf. KU-sak 16/15 Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.05.2016: Revisor Ander Svarholt orienterte om prosjektplanen Kontraktsoppfølging. Kontrollutvalget var enige om at prosjektet skal starte opp i slutten av 2016 eller i begynnelsen av 2017. Dette for at administrasjonens igangsatte tiltak for å forbedre internkontrollen skal få virke noe tid før kontrolldelen kan gjennomføres. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.05.2016: 1. Prosjektplan «Kontraktsoppfølging», godkjennes 2. I prosjektet innarbeides oppfølging av revisjonsnotat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler, jf. KU-sak 16/15 8
PS 16/17 Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS 1. Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.05.2016: Laila Nagelhus orienterte utvalget om den fremlagte engasjement brevet. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.05.2016: 1. Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering PS 16/18 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.05.2016: Som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.05.2016: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 16/19 Eventuelt,Kontrollutvalget Fredrikstads behandling 24.05.2016: Rådmann ga utvalget en orientering om: Skatt Øst, vurdering av kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen - ingen rapport er foreløpig levert. Husebukta, status for innhenting av betenkning advokatfirma er engasjert og det forventes fremlagt en vurdering innen kort tid. Neste møte 22. juni avholdes på Borg Havn sine kontorer på Øra. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 24.05.2016: Rådmannens informasjon tas til orientering. 9
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/100 Dokumentnr.: 24 Løpenr.: 96179/2016 Klassering: 106-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 22.06.2016 16/22 Rapport - Utført regnskapsrevisjon for 2015 Sekretariatets innstilling 1. Rapport etter utført revisjonsarbeid for 2015 regnskapsrevisjon, tas til orientering Fredrikstad, 10.06 2016 Vedlegg 1. Rapport etter utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Fredrikstad kommune 2015, datert 09.06 2016. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU sak 15/27, den 24.09 2015, Overordnet revisjonsstrategi for Fredrikstad kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 11. Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en rapport om utførte revisjonshandlinger for 2015 for regnskapsrevisjonen. Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Fredrikstad kommune. Hovedvekten i rapporten er lagt på å omtale de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap. 10
Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Fredrikstad kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 15/27 i kontrollutvalget den 24.09 2015. Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I denne rapporten gis det en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene revisjonen har gjort gjennom løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. Vurdering Østfold kommunerevisjon redegjør i sin rapport for revisjonshandlinger og funn i 2015. For detaljering på områdenivå viser vi til vedlagte rapport. Revisor vil i møte gi utvalget en orientering om rapporten. Sekretariatet gjør utvalget oppmerksom på at alle vesentlige forhold som er nevnt i revisjonens oppsummeringsrapport er tatt med i revisjonsberetningen for 2015, og i kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2015. Derfor anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar rapport om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for Fredrikstad kommune 2015, til orientering. 11
Rapport etter utført revisjonsarbeid - Regnskapsrevisjon Fredrikstad kommune 2015 Rolvsøy 9. juni 2016 12
Innholdsfortegnelse 1. Formål...3 2. Oppdragsportefølje...3 3. Rapportering av utført revisjonsarbeid...3 4. Ressursfordeling...7 østfold kommunerevisjon iks 2 13
1. Formål Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Fredrikstad kommune. Hovedvekten i rapporten legges på å omtale de lovpålagte oppgavene som utføres for å bekrefte kommunens årsregnskap. Vi vil også kort oppsummere resultatet av vår revisjon vedrørende øvrige oppdrag som inngår i oppdragsporteføljen. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Fredrikstad kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 15/27 i kontrollutvalget den 24.9.2015, hvor det ble redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I det følgende vil vi gi en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene vi har gjort gjennom vår løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. 2. Oppdragsportefølje Følgende oppdrag inngår i oppdragsporteføljen for Fredrikstad kommune Kommuneregnskapet Foretaksregnskapet til Frevar KF Tilknyttede oppdrag: o Fredrikstad kirkelig fellesråd, inkl. menighetsråd og gravlegater o Legater og fond o Akutt forurensing Østfold interkommunalt samarbeid (IUA) Undersøkelser etter særskilt bestilling fra kontrollutvalget og initiativ fra revisjonen. 3. Rapportering av utført revisjonsarbeid 3.1 Kommuneregnskapet Tabellen nedenfor gir en oppsummering av våre konklusjoner etter utførte revisjonshandlinger for regnskapsåret 2015. Konklusjon om regnskapet for 2015 i følge revisjonsberetningen datert 15.4.2016 De gjennomførte revisjonshandlingene gir tilstrekkelig sikkerhet til å konkludere med at regnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Det er avgitt beretning med forbehold om budsjett og en bemerkning under andre forhold. Områdekonklusjoner 1 : Gjelder samtlige områder: Lønn Det er foretatt analytiske kontrollhandlinger samt kontroll av balanseposter for pensjon, feriepenger, sykepenger, arbeidsgiveravgift og skattetrekk er gjennomgått i forbindelse 1 Regnskapet er av revisjonen inndelt i områder. Dette er gjort for å systematisere arbeidet og kunne foreta en konkret risikovurdering og velge hensiktsmessige revisjonshandlinger for å redusere risiko for vesentlige feil i regnskapet. østfold kommunerevisjon iks 3 14
med årsoppgjøret. Gjennomførte revisjonshandlinger har ikke avdekket noen vesentlige feil eller mangler. Innkjøp På innkjøpsområdet er det også foretatt analytiske kontrollhandlinger samt stikkprøvekontroller i forbindelse med attestasjon av kompensasjon for merverdiavgift. I tillegg er det foretatt kontroll av balansekontoer i årsoppgjøret, for eksempel leverandørgjeld. Gjennomførte revisjonshandlinger har ikke avdekket noen vesentlige feil eller mangler. Det er for øvrig foretatt en utvidet kontroll knyttet til kommunens inngåtte rammeavtaler på stikkprøvebasis, som ble behandlet i egen sak 16/15 i Kontrollutvalget 24.5.2016. Driftsmidler Det er foretatt avstemminger av balansekonti for anleggsmidler, herunder kontrollert for at endringer i disse er konsistente med regnskapsføringen i bevilgningsregnskapene (drift og investering). I investeringsregnskapet er det også foretatt stikkprøvekontroller i forbindelse med terminvis attestasjon av kompensasjon for merverdiavgift. I tillegg er det foretatt overordnede kontroller av at årets investeringsregnskap med tilhørende finansiering avsluttes korrekt i tråd med fastsatt/justert budsjett for dette, herunder at nødvendige re-budsjetteringer er foretatt i løpet av året. I denne forbindelse, ble det tatt forbehold i revisjonsberetningen om at investeringsregnskapet avvek med vesentlige beløp fra fastsatt regulert budsjett. Det ble også påpekt manglende budsjettvedtak for anskaffelse av motorvogner til et omfang av 1,8 millioner kroner, samt andre inntekter på cirka 11,9 millioner kroner. Utover de ovenfor nevnte funn, har ikke våre revisjonshandlinger avdekket andre vesentlige feil eller mangler. Finans Finansområdet er grundig gjennomgått i årsoppgjøret, det er foretatt kontroll av aksjer og andeler, garantier, vurderinger, utlån og innlån, renter og avdrag, samt bruk av avsetninger. Det er også foretatt kontroll av balansekonti og tilhørende noteopplysninger. Gjennomførte revisjonshandlinger har ikke avdekket noen vesentlige feil eller mangler, utover det som er nevnt ovenfor under avsnittet «Driftsmidler». Overføringer I årsoppgjøret er det blant annet foretatt avstemminger på balansekontoer. Det er også foretatt avstemmingskontroll av skatteinntekter og rammeoverføringer mot prognosemodell fra KS og kemnerkontorets egen rapportering. østfold kommunerevisjon iks 4 15
Vi har kontrollert tilsagn og inntektsføring av innvilgede tilsagn i forbindelse med årlige attestasjonsoppdrag av prosjektregnskaper fra kommunen (Jfr. listen over «Attestasjoner» nedenfor). De kontrollerte postene er i alle vesentlige henseende håndtert korrekt i regnskapet i forhold til anordning av tilhørende inntektsføring. Inntekten/refusjonskravet blir først ført når inntekten er "kjent", dvs. fremskutt inntektsføring. Gjennomførte revisjonshandlinger har ikke avdekket noen vesentlige feil eller mangler. Salg Området består av mange typer inntekter for eksempel husleie, barnehagebetaling, betaling for hjemmehjelp, kommunale gebyrer etc. Det er foretatt analytiske kontrollhandlinger, og kontroll av balanse ved årsoppgjøret. I tillegg er det foretatt gjennomgang av vesentlige inntektsposter innenfor salgsområdet. Kommunens selvkost-områder er gjennomgått, med stikkprøvekontroller rettet mot utvalgte regnskapsposter i forbindelse med interimsrevisjonen og deltakelse i kalkylegjennomganger med kommunens konsulent, samt totalavstemming av selvkostkalkyler under årsoppgjørsrevisjonen. Under «Andre forhold» i revisjonsberetningen har vi bemerket at en mindre andel av kommunens kostnader henført til selvkostområdene bygge- og delesak, husholdningsrenovasjon, vann, avløp og feiing er internt fordelte kostnader fastsatt etter budsjett. Det korrekte, etter gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost (H-3/14 fra februar 2014), er å benytte faktiske kostnader til denne fordelingen. Beløpsmessig, utgjør slike internt fordelte kostnader til de nevnte selvkostområdene kr 1 730 000 for regnskapsåret 2015. For øvrig, har gjennomførte revisjonshandlinger ikke avdekket noen vesentlige feil eller mangler. Likvid I årsoppgjøret er alle bankkonti avstemt mot ekstern dokumentasjon revisjonen har innhentet og kasseoppgjør pr. 31.12.2015 er gjennomgått. I løpet av høsten 2015 er det også foretatt stikkprøve-kontroller av noen utvalgte kontant- /vekselkasser i kommunen, for kontroll av avstemming og vurdering av anvendte rutiner. Det er ikke avdekket vesentlige feil eller mangler ved våre kontrollhandlinger. Områdeovergripende herunder skatt på næringsavfall 2015 Revisjonen gjennomfører enkelte handlinger i løpet av året og i årsoppgjøret som omfatter kommunens regnskap på et overordnet nivå. Det omfatter blant annet kontroll av rådmannens budsjettforslag, regnskapsavleggelse, økonomiske østfold kommunerevisjon iks 5 16
sammenhenger og pliktige regnskapsskjemaer i forhold til gjeldende krav. Våre kontroller har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. Revisjonen har også hatt en tett oppfølging med regnskapsansvarlig og EY i forbindelse med kommunens innrapportering av ligningsdokumentasjon knyttet til den nå skattepliktige håndteringen av næringsavfall både i regi av Frevar KF og i kommunens egenregi. Ligningsdokumentene er tilfredsstillende utarbeidet og det er ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. Disse dokumentene ble revisor-godkjent i Altinn innen fristen for næringsdrivende 31.5.2016. Attestasjonsoppdrag: Revisjonen utfører løpende attestasjonsoppgaver for kommunen. I mange tilfeller er tilskuddet formet som et prosjekt og kommunen skal til tilskuddsgiver fremlegge regnskap som skal dokumentere kostnader og inntekter i prosjektet. Det er i år gjennomført totalt 74 attestasjonsoppdrag for Fredrikstad kommune. Disse oppsummeres nedenfor. Det er levert 28 revisjonsuttalelser etter ISA 800 2 : MVA-komp 6 terminer. 3 uttalelser knyttet til kommunalt arbeid med Nasjonal Velferdsteknologi for 2014, 2015 og innovasjonstilskudd ytt i 2015. 1 uttalelse til PK2640 Helsesøsters tilstedeværelse i videregående skole for 2014. Fredskorpset Ung RE7269 for Kulturskolen. 2 uttalelser for LCP i Hjemmesykepleien og LCP i palliativ behandling for 2015. Overdosestrategi tilskudd for 2015 på kr 375 000. 12 Revisjonsuttalelser til like mange kommunale rusprosjekter med offentlige tilskuddsmidler fra Fylkeskommunen og/eller Helsedirektoratet. 1 uttalelse for NAV-prosjekt for Barnefattigdom i 2015. Tilskudd fra IMDI til frivillig virksomhet i lokalsamfunnet m.m. for 2015. Det er levert 39 revisjonsuttalelser etter ISRS 4400 3 : Overgrepsmottaket 2014. Den kulturelle spaserstokken og den kulturelle skolesekken for 2014 og 2015 dvs. 4 ulike uttalelser. 2 uttalelser for tilskudd til forsterkning av fosterhjem og nærmiljøtiltak etter utplukk fra BufEtat for 2014 og 2015. 2 uttalelser knyttet til PK2098 Arbeidsorganisering «Saman om ein betre kommune» for 2014 og 2015. Ny-revisjon av Interreg. prosjektet Business to Heritage (B2H) for perioden 2012-2014. Interreg. prosjektet «Engasjer Mer!» for 2011-2014. 2 uttalelser for statsrefusjon for mindreårige flyktninger 1. og 2. halvår 2015. 10 uttalelser til ulike spillemiddel-regnskap for kunstgressbaner, klubbhus, ballbinger ved kommunale skoler o.l. Program for basiskompetanse i arbeidslivet for 2014. 3 uttalelser for like mange tilskudd av belønningsmidler til drift, fergeleie og markedsføring av kommunale byferger i 2015. Egen revisjonsuttalelse for opptak av obligasjonslån - jan. 2016. 4 uttalelser for like mange kommunale rus og frisklivsprosjekter. 2 Standard for Særlige hensyn ved revisjon av regnskaper utarbeidet i samsvar med rammeverk med spesielle formål. 3 Standard for Avtalte kontrollhandlinger østfold kommunerevisjon iks 6 17
ILA-prosjektet for 2015. Egen skjematisk uttalelse knyttet til refusjonsordning for ressurskrevende tjenester ytt i 2015. Revisjonsuttalelse for antall psykisk utviklingshemmede registrert av kommunen per 1.1.2016. 4 uttalelser til like mange del-tilskudd til kommunen for nasjonale fattigdomsmidler til barn og unge fra BufDir. I tillegg til de ovenfor nevnte attestasjoner tilkommer 7 stk. attestasjonskrav for diverse refusjonskrav som sendes inn for lønnstilskudd fra NAV Østfold, der eget kravskjema attesteres av ØKR, men det avgis ikke egen separat revisjonsuttalelse. Henvendelser Revisjonen mottar jevnlig henvendelser fra administrasjonen, hovedsakelig ulike faglige spørsmål per e-post. Samtlige slike henvendelser har blitt fortløpende skriftlig besvart. 3.1.1 Frevar KF Revisjon av årsregnskapet for Frevar KF er gjennomført og det er avgitt normalberetning uten forbehold eller presiseringer. I revisjonsberetningen vises det til at det i selvkostkalkylen beregnes alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad) for alle anskaffelser av varige driftsmidler. Som kalkylerente skal det benyttes 5-årig swap-rente med et tillegg på ½ prosentpoeng. Foretaket har i sine beregninger brukt faktisk betalt rente. Vi viser for øvrig til sak PS 16/13 behandlet i Kontrollutvalget 24.5.2016. Det er foretatt detaljert kontroll av samtlige områder og foretakets avstemming ved revisjon av årsregnskapet. I tillegg er det foretatt stikkprøvekontroller av bilag ved gjennomføringen av revisjonen. Det er ikke funnet vesentlig feil eller mangler. 3.2 Tilknyttede oppdrag Fredrikstad kirkelige fellesråd, inkl. menigheter og gravlegater Legater og fond Akutt forurensing Østfold interkommunalt samarbeid (IUA) Revisjonen er stort sett ferdigstilt. Senere frist enn kommuneoppgjøret. Revisjonen pågår, disse har senere frist enn kommunen. Revisjonen er foreløpig ikke ferdigstilt, da regnskapet blir levert etter at kommuneoppdraget for øvrig er ferdigstilt. 4. Ressursfordeling Følgende personer inngår i revisjonsteamet for oppdragene: Fredrikstad kommune Kommuneansvarlig revisor, Jostein Ek Revisor, Mina Evenrød Revisor, Olga Bronzova Revisor, Kristin Holaker Jansen Revisor, Greta Krabberød Revisor, Tormod Skaar Oppdragsansvarlig revisor, Jolanta Betker Frevar KF Revisor, Mina Evenrød Revisor, Jostein Ek Oppdragsansvarlig revisor, Jolanta Betker østfold kommunerevisjon iks 7 18
Fredrikstad kirkelige fellesråd, inkl. menighetsråd og gravlegater Legater og fond Akutt forurensing Østfold interkommunalt samarbeid (IUA) Revisor, Mina Evenrød Revisor, Olga Bronzova Oppdragsansvarlig revisor, Jolanta Betker Revisor, Jostein Ek Oppdragsansvarlig revisor, Jolanta Betker Revisor, Jostein Ek Oppdragsansvarlig revisor, Jolanta Betker Rolvsøy, 9. juni 2016 Jolanta Betker (sign.) Jostein Ek (sign.) oppdragsansvarlig revisor kommuneansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 8 19
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: 114055/2016 Klassering: 106-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 22.06.2016 16/23 Invitasjon til intern høring NOU 2016: 4 Ny kommunelov Sekretariatets innstilling Saken legges fram uten forslag til vedtak Fredrikstad, 10.6 2016 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kommunal- og regionaldepartementet (KMD) har sendt NOU 2016: 4 Ny kommunelov på høring med frist 6. oktober 2016. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) er blant høringsinstansene, og styret antar at medlemmene (Kontrollutvalget i Fredrikstad er medlem) vil engasjere seg i høringen - enten ved å avgi egne høringsuttalelser og/eller å delta i høringsprosessen internt i sine respektive kommuner og fylkeskommuner. Før styret i FKT avgir sitt høringssvar inviteres medlemmene til en intern høring om forslaget til ny kommunelov. Fristen for denne interne høringen settes til torsdag 15. september. FKT ber om at innspillene, og/eller ev. kopi av medlemmenes egne høringsuttalelser til KMD, sendes fkt@fkt.no - gjerne strukturert etter NOU'en kapittelinndeling. Departementets høringsbrev og NOU 2016: 4 finner du her: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/horing---nou-20164-nykommunelov/id2481627/ 20
Kapitlene som omhandler kontroll- og tilsyn er kap.23-29 (ca. 100 sider.) Vurdering Hvis kontrollutvalget eller noen i kontrollutvalget er interessert i å lese NOU en og evt. skrive forslag til innspill i høringsprosessen, da kan dette sluttføres som et e-post- møte i kontrollutvalget før fristen går ut. Sekretariatene er også bed om å gi innspill. ØKUS vil sende felles innspill sammen med andre sekretariat. Vi oppfordrer kontrollutvalgene til å gi sine egne innspill. 21
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: 95567/2016 Klassering: 106-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 22.06.2016 16/24 Møteplan 2. halvår 2016 Sekretariatets innstilling 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2016: 14. september kl. 16.30 30. november kl. 16.30 Fredrikstad, 23.05 2016 Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2016 er det foreslått en møtefrekvens på fem til seks møter. I løpet av første halvår 2016 er det gjennomført tre møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på tirsdager/onsdager med start kl. 16.30. Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår 2016. Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer: 14. september kl. 16.30 30. november kl. 16.30 22
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 12 Løpenr.: 114032/2016 Klassering: 106-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad 22.06.2016 16/25 Eventuelt Fredrikstad, 10.6 2016 23