Øvelse Lofoten Evalueringsrapport Ann-Kristin Larsen og Liv Arntzen Løchen, NVE 12.01.2015
Innhold Sammendrag... 3 Innledning... 4 Øvingsmål... 4 Organisering og gjennomføring... 5 Samhandling og kommunikasjon... 6 Samarbeid om ressurser... 8 Kommunikasjon og Informasjonsberedskap... 10 Egenberedskap... 12 Manuell utkobling av forbruk... 14 Avslutning... 14 Vedlegg 1: Øvingsdeltakere Øvelse Lofoten 2014... 16 2
Sammendrag Øvelse Lofoten hadde som mål å bidra til videreutvikling av berørte aktørers beredskap/ beredskapsplaner, herunder bidra til å videreutvikle evnen til samvirke og kommunikasjon. Det var også en målsetting å bidra til økt bevissthet om egenberedskap i forbindelse med en ekstraordinær hendelse med langvarig bortfall av strøm og elektronisk kommunikasjon (ekom). Formålet med denne rapporten er å sammenfatte lærdommer og erfaringer fra øvelsen. Rapporten er utformet med både tekst og konkrete eksempler på vellykkede grep og læringspunkter. Evalueringen er ført i pennen av NVE, men er i hovedsak basert på innsendte rapporter fra deltakerne på øvelsen. Øvelsen viste at mye fungerer godt, men at det også er rom for forbedringer på noen områder. Basert på tilbakemeldinger fra de involverte aktørene, var det et klart flertall som mente at målene med øvelsen ble nådd, og at øvelsen opplevdes som realistisk og hendelsene som relevante. Samtidig ble det trukket fram av enkelte at flere sammenfallende hendelser, korte tidsintervaller mellom hver hendelse, samt komprimering i tid var med på å svekke opplevelsen av realisme i noen grad. Flere har trukket fram viktigheten av samhandling og kommunikasjon som en av de viktigste lærdommene fra øvelsen. Noen har gitt uttrykk for at samvirke og kommunikasjon fungerte fint, mens noen har avdekket rom for forbedringer. Eksempler på forbedringspunkter som trekkes fram er å bli bedre på å innhente informasjon, sette sammen og formidle situasjonsbilde, være mer proaktiv, samt ikke vente på tilbud om bistand men rette forespørsel om bistand selv. De fleste aktørene har avdekket rom for forbedringer i virksomhetens beredskap og beredskapsplaner. Blant forhold som trekkes fram er bl.a. behov for å organisere arbeidet i kriseledelsen på en bedre måte, foreta en bedre og tydeligere fordeling av ansvar og roller, utarbeide bedre rutiner for håndtering av hendelser knyttet til skader og dødsfall, m.m. Når det gjelder målsettingen om å teste aktørenes egenberedskap, varierer det litt i hvor stor grad aktørene opplever å ha fått testet dette. Blant forbedringspunktene som ble avdekket på dette området er behovet for å trene på og vedlikeholde kunnskap om bruk av satellittelefon, anskaffe (flere) nødstrømsaggregat, vurdere anskaffelse av transportable aggregater, definere klarere i beredskapsplanene hvilke lokaler som er tenkt benyttet for alternativ drift, møteplasser for informasjon, samlingsplasser for evakuerte, m.m., samt å skaffe bedre oversikt over avtaler som er gjort med eksterne tjenestetilbydere. Flere har gitt uttrykk for at de hadde litt for få informasjonsressurser, spesielt med tanke på å håndtere inngående samtaler. De ser derfor et behov for å knytte til seg flere ressurser, f.eks. ved å inngå avtaler med nabokommuner og naboselskap om gjensidig utlån av ressurser i kriser. For nettselskapenes del er bistand fra kraftforsyningens distriktssjef til mediehåndtering et alternativ. Utover informasjonsressurser har de fleste gitt uttrykk for at de opplevde å ha god tilgang på ressurser der og da, men at de kanskje hadde kommet til å slite hadde krisen blitt langvarig. Med det i tankene var det flere, for eksempel blant nettselskapene, som var føre var og gjorde en jobb med å kartlegge muligheter for bistand. Rent øvelsesteknisk opplevde noen at de burde ha lagt opp sin egen deltakelse annerledes, blant annet ved å involvere flere ansatte i øvelsen, organisere seg annerledes ved å gjøre mer bruk av stedfortredere i møter, herunder stille med stedfortredere i fylkesberedskapsrådet slik at lederne selv kunne styre krisehåndteringen hjemmefra. Alt dette til tross ble øvelsen totalt sett oppfattet som en positiv og lærerik opplevelse. 3
Innledning Øvelse Lofoten var en regional samvirkeøvelse for sentrale samfunnsaktører i området Lofoten, Vesterålen og Sør-Troms, ispedd noe spill mot NVE og Statnett sentralt. I tillegg ble Statnetts regionsentral i Alta øvd. Øvelsen ble gjennomført torsdag 23. oktober fra kl. 0900 1500. I tillegg var det en forfase dagen før. Øvelsen ble gjennomført som en spilløvelse hvor alle skulle øve ut i fra sine vanlige lokaler. Det var en spillstab lokalisert i Svolvær og en i Oslo. Det overordnede scenarioet var ekstremvær med påfølgende skade på kritisk infrastruktur, primært kraftforsyning og elektronisk kommunikasjon (ekom). Det ville være fare for langvarig bortfall av kraft og ekom. Formålet med øvelsen var å benytte den som et virkemiddel til å styrke beredskapen for å håndtere hendelser knyttet til strømutfall. En rekke hendelser innen kraftforsyningen i området de senere år har vist at strømnettet i regionen er sårbart. Det vil ta tid før nettet er forsterket, noe som gjør at beredskapen for å håndtere utfall og egenberedskapen hos de som blir berørt må være sterk. Planleggingen og gjennomføringen av øvelsen ble ledet av NVE i samarbeid med Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), Post- og teletilsynet (PT), Midtre Hålogaland politidistrikt, Fylkesmannen i Troms, Lofotkraft, Hålogaland kraft og Statnett. Øvingsmål En øvelse består av fire faser, planlegging, gjennomføring, evaluering og oppfølging. Hovedmålet med fasen evaluering, som denne rapporten er en del av, er å få fram hvilke erfaringer øvingsdeltakerne har gjort seg og liste opp punkter for videre oppfølging. Evalueringen tar utgangspunkt i de overordnede målene som ble definert i forkant av øvelsen. Det er også utarbeidet virksomhetsspesifikke øvingsmål. Det forutsettes at hver enkelt virksomhet foretar egenevaluering med utgangspunkt i disse målene. De overordnede øvingsmålene som ble etablert for Øvelse Lofoten var at øvelsen skulle bidra til å teste og avdekke forbedringspotensial i: Berørte aktørers beredskap/beredskapsplaner, herunder evne til samvirke og kommunikasjon Berørte aktørers egenberedskap For å foreta en vurdering av om øvingsmålene ble nådd, er deltakernes innsats evaluert med utgangspunkt i deres evne til å lykkes med følgende: Organisering og gjennomføring av krisehåndteringen Samhandling og kommunikasjon Samarbeid om ressurser Kommunikasjon og informasjonsberedskap Egenberedskap Manuell utkobling av forbruk (MUF) 4
Organisering og gjennomføring Flere av deltakerne oppgir at de hadde forberedt seg godt til øvelsen. De hadde gjennomgått planverket og planlagt en rekke tiltak for å kunne håndtere et slikt scenario som øvelsen la opp til. De fleste oppgir at de hadde tilfredsstillende tilgang på nødvendige beredskapsplaner, krisehåndteringsverktøy og fasiliteter, men at det er noe rom for forbedringer knyttet til dette. Flere har også avdekket forbedringspunkter knyttet til selve gjennomføringen av krisehåndteringen. I de innsendte evalueringsrapportene er det vist til flere grep som ble oppfattet som vellykket, samtidig som de fleste har ført opp noen forbedringspunkter. Eksempler på vellykkede grep definert av deltakerne selv: Ha fokus på beredskap i det daglige og ha ansatte med et særskilt ansvar for beredskap Klargjøre ansvar og roller. Fordele ansvar og roller på flere der en ser at en person vil få for mye å gjøre, for eksempel både være beredskapsleder og mediekontakt Sørge for å ha ansatte/tilgang på personell med detaljert lokalkunnskap, som kjenner til hvem som eventuelt kan få utfordringer i en krise Etablere kommunikasjonssentre i kommunene som bindeledd mellom kommunen og innbyggerne ved brudd på elektronisk kommunikasjon (ekom) Organisere krisehåndteringsapparatet i mindre lokale grupper som tar seg av lokal håndtering av mennesker som er avhengige av hjelp. Gruppene må stå i direkte kontakt med selve kriseledelsen (hovedbasen). Dette har vist seg å fungere godt selv i mindre kommuner. Samband kan bli en utfordring når ekom faller ut. Det er derfor viktig å tenke igjennom dette på forhånd, ha på plass rutiner for manuell krisehåndtering (f.eks. informasjon fra dør til dør) og alternative kommunikasjonsløsninger og øve på bruk av disse Ha på plass gode rutiner for loggføring, for eksempel gjøre bruk av logg-lapper der alle planlagte tiltak noteres og leveres til den som fører logg, benytte seg av to personer til å loggføre fram til situasjonen er avklart, gjennomføre jevnlige statusmøtet med gjennomgang av loggen Involvere mange ressurser fra starten av for heller å permittere folk dersom omfanget av hendelser blir mindre enn forventet. Ved å gjøre det slik, sikrer en at alle sitter på det samme situasjonsbildet fra starten av og kan bistå med kompetanse på eget område Viktig lærdom/forbedringspunkter: Behov for å oppdatere planer og rutiner for krisehåndtering og få på plass nødvendig utstyr o Sette beredskap tidligere o Bedre og tydeligere beskrivelse av ansvar og roller o Bedre organisering og arbeidsfordeling o Strategisk fokus 5
o Både fokus på her og nå og framover i tid (worst case) o Bedre rutiner for håndtering av hendelser knyttet til dødsfall/skader innen egen virksomhet o Gjennomføre regelmessige statusmøter og gjennomgå loggen o Bedre system for å fange opp hvilke nøkkelpersoner som er tilgjengelige og hvilke som er bortreist o Behov for flere bærbare PCer i beredskapssituasjonen o Behov for bedre internettkapasitet o Behov for nødstrøm flere steder o Behov for egne satelittelefoner, prosedyrer for bruk og oppdaterte telefonnummer til andres satellittelefoner Behov for enda bedre opplæring i beslutnings- og loggføringsverktøyet CIM som mange aktører med beredskapsansvar har gått til anskaffelse av Se på mulighetene for å ta i bruk flere av modulene som er tilgjengelige i CIM for en enda mer effektiv krisehåndtering Samhandling og kommunikasjon God samhandling er avgjørende for å få til en effektiv krisehåndtering. Derfor ble det å videreutvikle evnen til samvirke og kommunikasjon definert som et av de overordnede målene for øvelsen. Det at hver enkelt aktør informerer andre om egne tiltak som er iverksatt/planlagt iverksatt, er viktig for at andre skal få et så godt beslutningsgrunnlag som mulig. Dersom aktørene samhandler godt kan de i fellesskap bli enige om viktige prioriteringer, for eksempel bli enige om hvilke kraftlinjer som skal rettes først, hvor aggregater bør settes inn, hvilke områder som må være inne ved sonevis roterende utkoblinger av strøm, m.m. Øvelsen viste flere gode eksempler på samhandling og kommunikasjon. Så og si samtlige av øvingsdeltakerne har gitt uttrykk for at de hadde kontakt med andre for å dele informasjon, ta avgjørelser, prioritere eller koordinere tiltak. Noe av det som trekkes fram som viktigst er å kommunisere for å skaffe seg god oversikt over situasjonen, for så igjen å kunne ta riktige avgjørelser og videreformidle situasjonsbilde og status horisontalt og vertikalt til sentrale myndigheter. Det er noen få som har gitt uttrykk for at de fint ville ha greid å krisehåndtere på egen hånd, men de aller fleste har gitt uttrykk for at samhandling er avgjørende for å få til en vellykket krisehåndtering. Av de som uttrykker seg positivt om viktigheten av samhandling trekkes det frem viktigheten av å vite hvem som gjør hva, samt å motta hyppige statusrapporter for å få et så godt beslutningsgrunnlag som mulig. Nettselskapenes samhandling med kommunene er viktig for å få ut riktig informasjon til innbyggerne i lokalsamfunnene. I tillegg har samhandling betydning for de prioriteringer som blir gjort med tanke på opprettholdelse av strømforsyning og gjenoppretting. En kommune trakk fram at takket være god dialog med nettselskapet så var kommunen aldri helt uten strøm. Kommunen kunne i dialog med nettselskapet planlegge eventuell flytting av operasjonssentralen, samt evakuering av hjemmeboende 6
til varme bygg. Et annet eksempel på hvor samhandling mellom ulike aktører er viktig, er i forbindelse med evakuering etter skred og kontroll av skadeomfang. De få som oppgir at samhandling ikke var så viktig under øvelsen begrunner det med at de opplevde å ha alle nødvendige ressurser i eget selskap. Samtidig erkjenner de at samhandling er viktig på kommunikasjonssiden for å få et helhetsbilde av situasjonen. Bedre kommunikasjon kan også medføre mindre trykk på organisasjonen ved at man blir mer proaktive istedenfor å havne på etterskudd. Eksempler på vellykkede grep definert av deltakerne selv: Normal kommunikasjon/samhandling nettselskapene imellom og opp mot kraftforsyningens distriktssjefer (KDS) i henhold til prosedyrer for det o Samhandling om gjenoppretting av strømforsyning Samarbeid mellom eiere av distribusjonsnettet og eiere av regionalnettet om gjenoppretting Drøfting av ulike spørsmål knyttet til prioriteringer Fremskaffelse av ressurser og andre koordineringer knyttet til det o Diskusjoner knyttet til gjennomføring av øydrift o Diskusjoner knyttet til planlegging for og iverksettelse av manuell utkobling av forbruk (MUF-tiltak) Samhandling kommunene seg imellom og opp mot andre aktører: o Deling av situasjonsrapporter i CIM og øvrig informasjonsutveksling o Drøfting av aktuelle tiltak med andre kommuner ved langvarig bortfall av strøm og ekom o Samhandling aktuelle etater/institusjoner seg imellom om spørsmål knyttet til for eksempel stengte veier, åpning av veier, sikkerhet ved skredutsatte veier/bebyggelse, praktiske spørsmål knyttet til evakuering, samhandling mellom nettselskap og kommuner om gjennomføring av utkoblinger, prioriteringer, gjennomføring av øydrift, og lån av aggregater o En av kommunene som hadde god og tett dialog med aktuelt nettselskap oppdaget at nettselskapet hadde mulighet til å kommunisere med alle innbyggerne i kommunen så lenge mobilnettet var operativt. Nettselskapet ble da forespurt om å sende ut SMS til alle innbyggerne med informasjon på vegne av kommunen o Samhandling mellom politi, kommuner og nettselskap om etablering av kriseteam og pårørendesenter i forbindelse med skader og dødsfall o Samhandling om ulike problemstillinger knyttet til ras (rasfare, behov for evakuering) o Kommunenes samhandling med fylkesmannen ved behov for større aggregatressurser for langvarig drift 7
Viktig lærdom/forbedringspunkter: Flere kommuner erkjenner at mangel på strøm og telefoni ville ha blitt en utfordring på sikt. De har derfor behov for å gå i tett dialog med nettselskapet for å drøfte nødvendige tiltak i kommunen Politiet opplevde at kommunene ikke var proaktive nok overfor politiet. Politiet endte opp med å tilby sine tjenester istedenfor å bli forespurt om bistand. Det kan være vanskelig å innse eget behov for hjelp når man står midt oppi en krise. Det kan derfor være lurt å føre opp etablering av kontakt med politiet som et eget punkt i sjekklisten for krisehåndtering Under øvelsen var det flere aktører som ikke tok kontakt med NVE region nord for skredfaglige råd. De tok isteden kontakt med aktører de tidligere har vært vant til å kontakte. NVE har nå overtatt det nasjonale ansvaret for skred og virksomheten er i besittelse av mye fagkunnskap knyttet til skred. NVE region nord har blant annet geologer som er lokalkjent i de områdene som ble utsatt for skred under øvelsen. Det kan derfor være lurt å føre opp kontakt med NVE som et eget punkt på sjekklisten for krisehåndtering ifm skred Mange aktører erkjenner at den daglige kommunikasjonen er veldig sårbar ved et strømutfall med påfølgende bortfall av ekom. Bruk av satellitt-telefon opplevdes som utfordrende for mange. Andre utfordringer som dukket opp var bl.a. at noen satellitt-telefoner som man forsøkte å ringe til ikke var i bruk, virksomheten manglet viktige telefonnummer, telefonene var ikke klargjort for innendørs bruk, m.m. Det er viktig at dette følges opp, samt at det sørges for god opplæring Noen opplevde det som utfordrende å få til god samordning av informasjon. For å få til bedre samordning av informasjon kan det være lurt å sørge for at de informasjonsansvarlige får sitte tett på ledelsen slik at de er i besittelse av riktig informasjon til enhver tid og kan avgjøre om det er behov for å koordinere/ samordne budskapet med andre. Det bidrar også til at viktig informasjon kan legges raskere ut på nett. De informasjonsansvarlige må også holde seg oppdatert på mediebildet og sørge for å dele denne informasjonen med kriseledelsen. For å få til alt dette, må den informasjonsansvarlige ha flere informasjonsressurser å spille på internt Samarbeid om ressurser Flere aktører gir uttrykk for at de opplevde å ha tilstrekkelig med ressurser til å håndtere krisen der og da, men at de potensielt kunne ha fått problemer hadde krisen blitt langvarig. De måtte da ha bedt om ressurser utenfra. For kommunenes del var det blant annet snakk om bistand fra andre kommuner, samt å vurdere bistand fra Heimevernet, Sivilforsvaret og andre støttespillere. For nettselskapenes del var det blant annet snakk om å vurdere bistand fra andre nettselskap og KDS. Enkelte forespørsler om bistand ble også foretatt. Noen opplevde å bli tilbudt ekstra ressurser uten å etterspørre det selv. Noen kommuner ble for eksempel tilbudt hjelp fra politiet, Fylkesmannen og Fylkeslegen. Av og til kan det være vanskelig å 8
innse at en har behov for hjelp når en står midt inne i en krise. Da er det positivt at noen tilbyr assistanse. Ellers kan det være en fordel å ha kartlegging av ekstra ressurser som et eget punkt i sjekklistene for krisehåndtering. Det kan være greit å vite at ressursene finnes skulle man få behov for de. Av de som har gitt uttrykk for at de gjerne skulle hatt tilgang på flere ressurser, er det særlig på informasjonssiden de helst skulle hatt flere å spille på. Dette gjaldt for eksempel i forbindelse med håndtering av innkommende samtaler. Noen eksempler på samarbeid om ressurser: Kontakt mellom Statnett og Troms kraft om å låne mannskap og reservemast for å erstatte master som var falt i Lofoten Enighet mellom KDS og Hålogaland Kraft om bistand til mediehåndtering og ellers kontakt partene imellom om tilgang på montørressurser skulle det bli et behov for det Ressursforespørsler fra Trollfjord Kraft og Vesterålskraft til Lofotkraft KDS Nordlands kartlegging av behov for ressurser og behov for bistand til fremskaffelse av dette Kontakt med nabokommuner om lån av personell for å lette krisehåndteringen, spesielt på informasjonssiden Viktig lærdom/forbedringspunkter: Flere har oppgitt at de ikke lyktes i være proaktive nok med tanke på kommunikasjon og kontakt med media. Dersom dette skyldes mangel på ressurser, kan det være hensiktsmessig å inngå avtaler med nabokommuner eller naboselskap om gjensidig utlån av informasjonsressurser i kriser. For nettselskapenes del kan det også være aktuelt å be om bistand fra KDS Det kan være vanskelig å se at man har behov for/vil få behov for ekstra ressurser når man er midt oppi krisehåndteringen. Det kan derfor være en fordel å føre opp kontinuerlig vurdering av egen ressurssituasjon i sjekklisten for krisehåndtering, samt føre opp kartlegging av eksterne ressurser som et eget sjekkpunkt: Hva kan man potensielt få behov for? Hvem har ressurser å tilby? Hvor langt tid vil det ta å få ressursene på plass? Noen av nettselskapene kan med fordel være enda mer proaktive i forhold til å etablere kontakt med KDS. KDSene kan bistå med kartlegging av tilgjengelige ressurser Det oppgis som viktig å ha god kjennskap til avtaler som er gjort med eksterne tjenesteleverandører, f.eks. leverandører av transporttjenester, for en mer effektiv krisehåndtering Mange oppgir at de opplevde å ha tilstrekkelig med ressurser til å håndtere hendelsene som ble spilt inn. Samtidig erkjenner de fleste at mangel på ressurser kan bli et problem skulle en krise bli langvarig. Det oppgis derfor som viktig å etablere rulleringsplaner for personell både for langvarige feil og for eventuelle rasjoneringsscenarioer med sonevis roterende utkobling av strøm 9
Under øvelsen fikk et av nettselskapene forespørsel fra to andre selskap om selskapet hadde ressurser å avse (personell og materiell). I og med at selskapet hadde utfordringer selv, hadde det ikke noe å avse. Dette er en situasjon som kan oppstå. Det er derfor viktig å ha en plan for hvilke andre selskaper man kan kontakte, ha på plass samarbeidsavtaler om gjensidig utlån av ressurser i kriser, ha god kjennskap til eksisterende beredskapslagre og tilgjengelige ressurser, inkludert ressurser som er samlet innenfor ordningen til REN Beredskap Kommunikasjon og informasjonsberedskap I krisesituasjoner er det krav fra befolkningen, media og andre aktører om korrekt og konkret informasjon. Dette gjelder informasjon om hva som har skjedd, og ikke minst informasjon om hva som gjøres for å håndtere situasjonen. Utfordringen er da hvordan man skal kunne formidle informasjon i en situasjon hvor både strøm og ekomtjenester har falt bort. Samtlige aktører oppgir at de hadde en egen informasjonsstrategi og at den ble fulgt. Noen oppgir derimot at de kunne vært mer offensive ved å kontakte media selv. Flere oppgir at de også hadde en informasjonsstrategi i tilfelle bortfall av ekom. De færreste oppgir at de tok initiativ til å drøfte og dele strategien med andre. Flere sier at de er godt fornøyde med sin egen informasjonsinnsats og at de mener de var raskt ut med informasjon og presise i sitt budskap. Det ble produsert en god del pressemeldinger og informasjon til nett underveis i øvelsen, noe som viser at informasjonsformidling ble tatt på alvor. Eksempler på vellykkede grep definert av deltakerne selv: Mens ekom var tilgjengelig: Gå raskt ut med informasjon til befolkningen om hva de hadde i vente, o Informasjon via pressemeldinger, egne hjemmesider, Facebook, Twitter, Kriseinfo o Opplyse på kommunens hjemmeside om kriseinfo.no som et alternativt sted for informasjon o Informasjon om hvor det ville bli opprettet fysiske møteplasser for informasjon Informasjon fra nettselskap til kunder, kommuner, arbeidstilsynet, politi Interninformasjon, for eksempel via interne sosiale medier Opprettelse av eget telefonnummer for pårørendekontakt Direkte kontakt med befolkningen via SMS og UMS Utarbeide en timeplan for statusinformasjon som ble formidlet til media Samarbeid aktørene imellom om pressemeldinger (bli enige om innhold) Klargjøring av lokaler i egen virksomhet for mottak av presse og publikum 10
Når ekom var utilgjengelig: Etablere møteplasser hvor befolkningen kunne komme for å få informasjon, sørge for radiokommunikasjon mellom møteplassene, utstyre møteplassene med satellitt-telefon for eksternkommunikasjon slik at befolkningen kunne nå kommunen og nødetatene døgnet rundt Informasjon via radio Ordonnans som backup Viktig lærdom/oppfølgingspunkter: Nettselskapene kan bli enda bedre på å vurdere hvilken informasjon som bør videreformidles til innbyggerne slik at de kan ta sine forholdsregler. Dette gjelder for eksempel informasjon om at strømmen kan bli borte i 12 timer eller mer (viktig å ikke gi for optimistiske anslag) Forebygge unødvendige henvendelser i en presset situasjon ved å gå raskt ut med informasjon til kunder og befolkningen, bl.a. informere om hvordan oppføre seg og forholde seg til langvarig avbrudd, og etter hvert også oppgi forventet tid til oppretting Være mer offensiv overfor media, ta kontakt selv istedenfor å vente på å bli kontaktet. Prøve å beholde regien så lenge som mulig. Vurdere utarbeidelse av skisser til pressemeldinger i forkant av hendelser basert på antatte konsekvenser Bedre fordeling av ansvar internt. Sørge for mer arbeidsro til kriseleder ved at informasjonsansvarlig eller den/de som har fått delegert ansvaret håndterer en større del av henvendelsene utenfra Etablere en informasjonsstab bestående av nok personer til å løse de ulike oppgavene, som for eksempel innhente informasjon fra andre berørte, gjennomgå pressemeldinger som man har mottatt som kopimottaker, loggføre, overvåke media, besvare henvendelser fra media og publikum, håndtere presse som dukker opp på døra, samt være tett på ledelsene for gjensidige oppdateringer, drøfting av budskap og sikre rask og korrekt informasjon ut Samarbeide enda bedre med eksterne om felles budskap ut for å unngå motstridende informasjon. I noen tilfeller under øvelsen ble det tatt kontakt med hverandres kommunikasjonsansvarlige for å drøfte nyanser i utsendte pressemeldinger og forsøke å få et mer likt budskap ut Gjennomgå rutiner for informasjon om omkomne, herunder avklare dette med politiet. Hvem informerer om hva? Vente med å bekrefte navn på omkomne til politiet har gått ut med det eksternt? Holde sentralbordet løpende orientert om det som skjer og hvem telefoner kan settes over til Mer aktiv bruk av radio som informasjonskanal, spesielt ved utfall av ekom De som ikke allerede har gjort det bør vurdere anskaffelse av satellitt-telefon for innhenting/formidling av informasjon og samordning 11
Egenberedskap Evalueringen viser at samtlige deltakere tar egenberedskap på alvor. Deltakerne er bevisste på hva som skal til for å opprettholde driften av egne tjenester i en kritisk sitasjon med samtidig bortfall av kraft og ekom. De er også bevisste på sine egne sårbarheter. Øvelsen har bidratt til å tydeliggjøre enda mer hva som må til for å styrke egenberedskapen hos enkelte av deltakerne. Til tross for at deltakerne hadde iverksatt en rekke tiltak for å styrke egenberedskapen før og under øvelsen, gir de fleste uttrykk for at det er usikkerhet knyttet til hvor lenge man klarer å opprettholde alternativ drift dersom krisen blir langvarig. Særlig utfordrende blir det når både strøm og ekom blir borte over tid samtidig som veger er stengt. Er vegene åpne kan man benytte seg av ordonnans. Spesielt der det er snakk om korte avstander. Er vegene stengt må man klare seg så godt man kan ved å kommunisere via satellitt-telefon, for de som har det på plass, eller VHF-radio. Noen mangler fortsatt nødstrømsaggregat på flere kritiske steder. For deres del var øvelsen med på å tydeliggjøre hvor viktig det er å få dette på plass. De ble nødt til å flytte drift fra et sted til et annet, med de utfordringer det medførte i dårlig vær og med stengte veger. Ellers trekker flere fram at det kan by på problemer å opprettholde viktige tjenester over tid da kapasiteten på nødstrøm ofte er liten med få aggregater. I tillegg kan tilgangen på drivstoff by på problemer etter hvert. Det er et stort behov og et tilbud som ikke samsvarer med etterspørselen. Det vil være behov for prioritering og noen som kan ta ansvar for dette. I tillegg kan manglende muligheter for manuell pumping by på utfordringer. Eksempler på vellykkede grep definert av deltakerne selv: Utarbeide oversikt over hjemmeboende med særskilt behov for hjelp slik at disse kunne få nødvendig oppfølging og eventuelt bli evakuert til et mer egnet sted Sørge for mobile aggregater i hjemmetjenestens biler slik at hjemmetjenesten kunne bruke aggregatene til å lade opp batterier knyttet til medisinsk utstyr hjemme hos folk Anskaffelse av nødstrømsaggregat/plassering av nødstrømsaggregat på rådhus og eldreinstitusjoner Anskaffelse av aggregat til Henningsvær ved hjelp av redningsskøyte da Henningsvær ble strømløs og isolert som følge av ras I dialog med nettselskapet sørge for opprettholdelse av strømleveranse til sykehjem ved hjelp av øydrift og punktvis innkoblet strøm på prioriterte bygg Opprettholdelse av legetjeneste ved å flytte tjenesten til sykehuset, utarbeide oversikt over personell i kommunen med medisinsk kompetanse og sørge for tilgjengelige sykepleierressurser ute der kommunikasjonslinjene var brutt Etablering av møteplasser for informasjon på skoler og lignende hvor publikum kunne komme å få informasjon Etablering av VHF-samband 12
Gå i dialog med bensinstasjoner, flyplasser, etc. for å drøfte mulighetene for å få prioritert med tanke på leveranse av drivstoff Viktig lærdom/oppfølgingspunkter: Flere avdekket utfordringer knyttet til bruk av satellitt-telefoner, for eksempel utfordringer knyttet til kapasitet og bruk (dårlig dekning). Flere avdekket at satellitt-telefonene ikke virket innendørs. Disse må derfor gå til anskaffelse av løsninger for innendørs bruk. Man kan også vurdere anskaffelse av to forskjellige satellitt-telefoner. Det er også viktig å huske på at det tidvis kan være en dårlig ide å oppholde seg utendørs eller på taket under et ekstremvær Flere oppdaget behov for å teste og oppgradere eksisterende aggregater. Enkelte oppdaget at de manglet nødstrømsaggregat på kritiske steder, eller at de hadde for liten kapasitet når det kommer til nødstrømsaggregat. Disse må derfor gå til anskaffelse av flere aggregater og gjerne inngå samarbeidsavtaler med andre om lån av aggregater i kriser Det må defineres i beredskapsplanen hvilke lokaler som planlegges benyttet for alternativ drift, samlingslokaler og informasjonslokaler (skoler og lignende) og sørge for at de er utstyrt med nødstrømsaggregat og sambandsutstyr (satellitt-telefoner, VHF-radioer, m.m.) I tillegg må det legges til retter for påkobling av flere aggregater Mange erkjenner at mangel på drivstoff kan by på problemer. Det er derfor viktig å sørge for lager av drivstoff, kartlegging av hvilke bensinstasjoner som har muligheter for manuell pumping, undersøke mulighetene for å få prioritet (få dette nedfelt i en avtale), kartlegge om det finnes alternative steder med lager av drivstoff, f.eks. flyplasser, m.m. Det er viktig å ha god oversikt over beredskapsmateriell og hvor dette til enhver tid er lagret. I tillegg er det viktig ha kjennskap til avtaler som er gjort med eksterne tjenesteleverandører/ eksterne bidragsytere slik at man raskt kan etablere kontakt med disse i denne type situasjoner, for eksempel noen som kan bistå med båtskyss, noen som kan bistå med transport av tungt utstyr, noen som kan stille med terrengkjøretøy (f.eks. snøscooter) m.m. Det ev viktig å gjennomføre gode ROS-analyser av tjenesteproduksjon og involvere eksterne samarbeidspartnere i prosessen Det er behov for å øve mer. Aktuelle temaer som listes opp er informasjon til befolkningen, alternative måter å informere på, øve på stabsarbeid, øve mer på operasjoner som går utover 36 48 timer, øve på å gjøre seg klar for rasjonering (kvoteberegning), øve på bruk av satellitt-telefon, øve på drift fra alternative lokasjoner, øve i samarbeid med politiet, samt øve på bruk av CIM 13
Manuell utkobling av forbruk Noen av nettselskapene kom så langt i øvelsen at de iverksatte manuell utkobling av forbruk (MUF) for å disponere den tilgjengelige strømmen på en best mulig måte. For de fleste selskapenes del ble det mer snakk om å forberede seg på utkobling enn å iverksette det da øvelsen ble avsluttet litt for tidlig for deres del. Av de som iverksatte utkobling, opplyses det om at dette ble gjort i dialog med kommunene. I forbindelse med forberedelsene til mulig utkobling av forbruk, ble planene for dette gjennomgått og vurdert av det enkelte nettselskap. I den forbindelse avdekket noen at prioriteringsrekkefølgen burde endres. I så måte var denne delen av øvelsen nyttig. Ett av selskapene fikk ordre av Statnett om å klargjøre for utkobling av ca. 40 % av lasten. Dette ble klargjort etter en på forhånd definert utkoblingsplan, men ble ikke iverksatt da hele området ble mørklagt slik at det ikke var noe å gå på. Flere av nettselskapene forberedte seg på langvarig bortfall av strøm og sørget for å gå i dialog med kommunene og politiet om dette. Det ble lagt planer for øydrift og omkoblingsplaner ble satt i virke med nødvendig montørkapasitet. I tillegg ble aggregater kjørt ut til sykehus og sykehjem. Noen av selskapene i øvelsen ble ikke like sterkt berørt som de andre og greide å få strømmen tilbake i løpet av øvelsen. Det var derfor ikke aktuelt for deres del å vurdere MUF-tiltak. For Statnetts del viser selskapets analyser at selskapet ville klart å få utbedret egne skader relativt raskt. I tillegg var to av undervannskablene til Lofoten uskadet slik at Statnett kunne få strøm inn i området. Planer for langvarig bortfall ble derfor ikke prioritert. Avslutning Samtlige gir uttrykk for at de har hatt utbytte av øvelsen og at det å øve sammen i seg selv er viktig. Deltakerne trekker fram at det er viktig å samarbeide med eksterne også utenom kriser og reelle hendelser. For eksempel kan det være lurt å ta del i hverandres ROS-analyser, og å gjennomføre regelmessige møter med bred deltakelse hvor beredskap er tema og hvor kommunene kan lære mer om hvilke muligheter de har når det kommer til beredskap mot bortfall av strøm. Dette kan være en del av et regionalt beredskapssamarbeid hvor en av målsettingene kan være å få på plass en felles ROS for hele regionen. Når det kommer til selve øvelsen trekker de fleste fram behov for enda bedre rutiner knyttet til samhandling og kommunikasjon som den viktigste erfaringen fra øvelsen. I dette ligger å ha gode sjekklister for hvem det skal etableres kontakt med, oppdatert kontaktinformasjon (inkludert nummer til satellitt-telefoner), å være enda tidligere ute med å etablere kontakt og ikke sitte på informasjon som er av betydning for de øvrige virksomheters krisehåndtering. For eksempel må nettselskapene bli enda flinkere på å etablere gode kontaktpunkter opp mot kommunenes kriseledelser, og det samme andre veien. Flere erkjenner at det kan komme til å skorte på ressurser (mennesker og materiell) dersom en krise skulle vise seg å bli langvarig. Det er derfor behov for å etablere tettere samarbeid med nabokommuner og naboselskap om ressurser. Dette gjelder spesielt på informasjonssiden. Det er 14
også behov for samarbeid om aggregater. For nettselskapenes del handler det også om å videreutvikle beredskapslagre innen regionen. Flere oppgir å ha avdekket utfordringer knyttet til organisering av krisestaben. Det er derfor viktig å øve enda mer på stabsarbeid, tydeliggjøre ansvar og roller i beredskapsplanen, samt utarbeide sjekklister for hva som trengs av utstyr og hvem som skal gjøre hva i den første kritiske fasen. Det er også viktig å sørge for å ha tilgang på nok ressurser fra starten av. Det er lettere å sende folk hjem etterhvert enn å stadig måtte informere nye folk om status. Ellers oppgis det som viktig å utarbeide rulleringsplaner for personell både for langvarige feil og for eventuelle rasjoneringsscenarioer med sonevis roterende utkobling av strøm. Arbeid med beredskap er en kontinuerlig prosess. Etter at øvelsen er ferdig evaluert, også i henhold til de virksomhetsspesifikke målene, er det viktig å implementere lærdommene fra øvelsen. Dette gjøres ved å oppdatere alle planer og rutiner, investere i nødvendig utstyr, sørge for opplæring og igangsette planleggingen av nye øvelser. 15
Vedlegg 1: Øvingsdeltakere Øvelse Lofoten 2014 Kraft: KDS Nordland KDS Troms Deler av NVE Statnett, hovedkontor Statnetts regionsentral i Alta Lofotkraft Hålogaland Kraft Andøy energi Trollfjord Kraft Vesterålskraft Evenes kraftforsyning Fylkesmenn: Fylkesmannen i Nordland Fylkesmannen i Troms Kommuner: Vågan Vestvågøy Harstad Kvæfjord Skånland Hadsel Sortland Evenes Andre: Midtre Hålogaland politidistrikt 16
17