E1 Innkjøp i Bergen kommune Ole Rasmussen Spesialrådgiver innkjøpsseksjonen Bergen kommune Bernt Vemøy Løsningsarkitekt Unit4 AS
Fakta om Bergen - ca 280.000 innbyggere - ca 18.000 ansatte (ca 14.000 årsverk) - kjøper varer og tjenester for ca 6 mrd i året - ca 9.000 leverandører Innkjøpsseksjonen (Byrådsavdeling finans, eiendom og eierskap) 17 årsverk Ansvar for konsernovergripende rammeavtaler Konkurranseservice (DPS, konkurranser for andre avd.) Systemeier for ehandel (UBW-IBX), KGV og KAV (Mercell) og biladministrasjon Innkjøpssamarbeid med 17 Hordalandskommuner og 3 statlige enheter
Oppstart 2005 Ehandel i Bergen kommune besluttet i 2004, stor tro på bedre støtte, prosessforbedringer, effektivisering Oppstart ehandel 2005 Klasseromsundervisning Litt tung start: Brukerundersøkelse 2005 Tiltak «Virker unektelig litt knotete» «Slik jeg forstår det på de som har brukt dette systemet her bruker vi for lang tid for å bestille. Systemet faller ned hver gang.» «Tidkrevende å måtte kontere hver enkel vare ved bestilling. En del tekniske problemer med bestilling av varer som medfører at bestillingen tar for lang tid.» Automatisk konteringsforslag på alle varelinjer Etablering av profesjonell brukerstøtte Umodne leverandører, lite villig til å gjøre endringer forbedringer, men klare kvalitetskrav i kontraktene enkelte måtte endre systemer
Brukerundersøkelse - 2015 Ikke lenger negative kommentarer på bestillingsløsningen, men mange forslag til forbedringer av søkefunksjon, produkter etc.
Hvordan går det nå? 25 leverandører 30 kontrakter på ehandelsplattformen Ca 2.500 UBW-brukere med tilgang Dekker anslagsvis 30% av alle «drifts»-bestillinger fra BK Måkestad (mat) ca.2.000/mnd = 24.000/år Staples (kontor) ca.700/mnd = 8.400/år Norengros (renholdsart) ca.500/mnd= 6.000/år Mediq (med.forbruk) ca.350/mnd= 4.200/år Totalt 60.000 bestillinger eller 240 pr.virkedag Alle leverandører med katalog leverer EHF-faktura
Utvikling i andel E-handelsbestillinger vs. leverandørfaktura
Hvilke grep tok dere? Obligatorisk med E-handelsbestilling - gradvis Systematisk og obligatorisk E-handelskurs for nye brukere I tillegg oppfrisking og «spesialkurs» Vinkling mot «sikre leverandører» Fokus på bruk av handlelister for repeterende bestillinger Standardisering av vareutvalg (gode priser) Systematisk oppfølging av leverandører og katalogkvalitet Fakturamatching (ca. 80%) Alle katalogleverandører leverer EHF faktura Automatisk ordremottak hos leverandør ved hjelp av GLN
Utviklingen i år
Hvem bruker E-handel mest nå? Fokus på god avtaledekning og effektive bestillingsrutiner på enheter med mange og regelmessige bestillinger Skoler og oppvekst-tun (86) Barnehager (66) Sykehjem (20) De fleste bestillinger går på PC, men gradvis overgang til bruk av mobile enheter til godkjenning av bestillinger (og faktura)
Hva har dere oppnådd? Kvalitative gevinster Bedre regnskap Bedre avtaler Økonomiske gevinster (ved 60.000 bestillinger/år) Redusert kostnad/tidsbruk pr.bestilling ca 3 mill./år Redusert kostnad/tidsbruk på fakturagodkjenning ca 2,4 mill./år Økt avtale og produktlojalitet ca 15 mill./år Total gevinst i overkant av 20 mill./år
Rapportering
Rapportering
Rapportering
E-handel fremover Jobbe videre for økt bruk av løsningen - Brukeropplevelse - Forenkling for brukere Jobbe videre for økt avtalelojalitet - Dokumentere gevinster, vise at det nytter - Flere leverandører og bedre avtaler Ta i bruk nye verktøy for bestilling og fakturabehandling - Mobile løsninger - Bedre matching
Integrasjonen med IBX
Hva skal til for å lykkes? Analyse av dagens prosesser, identifisere styrker/svakheter Etablere strategi for bruk av elektronisk verktøy Etablere forpliktende samarbeid mellom innkjøps- og økonomifunksjonen Bestillingssystem med kraftig søkemotor og gode kataloger fra leverandørene ERP/Økonomisystem med effektive og enkle grensesnitt for håndtering av ordre, varemottak, fakturamatching Ressurser, kompetanse, erfaringsinnhenting..
Hva kan vi bruke 20.000.000 kroner til? 30 sykehjemsplasser (ca.700.000/år) 30 lærerstillinger (ca.700.000/år)