REFERAT FRA STYREMØTE I EIRSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN MANDAG DEN 29.6.2015 kl. 18.00 i LADEBEKKEN 17 Til stede: Nina Eriksson Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik Snorre Almås Egil Viken Jan Ø. Johnson - Styreleder (referent) (KLP Eiendom Trondheim AS) - Varamedlem (med stemmerett) - Varamedlem Fraværende: Daniel Steinbakk Sak 44/15 Referat fra styremøte 9.4.15 og beboermøte den 29.4.15 Ingen kommentarer. Jan ble ønsket velkommen i styret. Sak 45/15 Sak 46/15 Besøk av Claussen fra Veidekke AS Mottatt epost den 29.6.2015 gjeldende reguleringsplan for området som tilsier en oppgradering av veiadkomsten via Ladebekken. Dette vil bl.a. innebære en utvidelse av fortauet, som i noen grad vil berøre Eierseksjonssameiet Ladeportens eiendom. Claussen fra Veidekke Eiendom AS på vegne av Lilleby Eiendom AS kom på møte og holdt en orientering. Vi vil høre fra de om videre fremdrift i saken. Det vil være aktuelt med inngåelse av avtale for å avstå ca. 142m2 langs Ladebekken mot Ladeporten. Dette arbeidet bør koordineres med arbeider som Rambøll AS har varslet, se sak 50/15 nr. 11. Oppfølgning - Diverse: o Skade på gulv i -1 etter sveising ved reparasjoner av dører. Heimdal Vaktmesterservice er orientert i epost fra Nina datert 7.1.15. Egil følger opp med vaktmester. - Vedlikehold: o Undersøkelse av veranda i forbindelse med lekkasje fra veranda over: Daniel følger opp. Sag er kjøpt inn for testing. Daniel tester på Signy sin balkong. o Strømpe på kjetting på lekestativene: Signy følger opp saken. o Status utvendig malerarbeider: Asbjørn har dialog med at alt søl må fjernes. Asbjørn orienterte forøvrig. Sak 47/15 Oppfølgning etter styremøte den 13.1.15 - Kontroll av brannvarslingsanlegget (Siemens) ble gjennomført den 9.12.14 av Kjell Olav Strømsli. Markerte avvik på avstand mellom varslere i fellesareal. Etter tilbakemelding er det mulig at vi selv kan sjekke avstand med lasermåler. Nina avventer tilbakemelding fra Sverre på Elpro vedr. bekreftelse på at alt er ok. - Installasjon av utelys fra Vintervoll. Nina følger opp: Lysene er kommet og befaring utført. Arbeidet starter i august tas det sikte på. Side 1 av 5
Sak 48/15 Oppfølgning fra styremøte den 23.2.15 - Gebyrer i eierseksjonssameier, særlig med tanke på utleie: Oppfølgning av sak 13/15 og sak 18/15 7). Utleiere skal få tilsendt informasjon på epost. TOBB må orienteres om at alle som leier ut må oppgi epostadresse til TOBB når de mottar beskjed om utleie (må påføres TOBB sitt standardskriv). Nina følger opp. - Mulighetene for el-bil uttak og forskjellige løsninger. Asbjørn følger opp med Elpro. Det undersøkes også om Fjeldseth AS kan komme med et tilbud. Sak 49/15 Oppfølgning fra styremøte den 23.2.15 1) Fornyelse av forsikringspolise. En forholdsvis betydelig økning i forsikringen. Signy snakket med If, og sier at de har gjort en mindre økning, det er TOBB som styrer dette. Signy undersøker videre med TOBB. 2) Ønske om at de gamle litt mindre vogner settes ut. Daniel ordner dette. Sak 50/15 Orienteringssaker 1) Tilbud på overvåkning fra Nokas. Signy deltok på befaring med Helge Fredagsvik fra Nokas den 27.1.15. Tilbud er mottatt, datert 12.2.15. Nokas er engasjert for overvåkning. Nina orienterte. 2) Vindusvask: Signy avtaler vindusvask etter at malerne er ferdig. 3) Utbygging Nyhavna Øvre: Nina orienterte. Informøte den 24.6.15. 4) Tilbud ny strømavtale. Vi beholder pr. nå den avtalen vi har. 5) Kran under rhododendro ble ødelagt på kvelden den 23.6. Hovedkran til A- blokka måte skrus av, vann ble ledet ned i kum. K. Lund kom og monterte stoppekran. Ny kran er noen dager senere montert. Bør stenges av om vinteren. Åpnes med frist 1.5 og stenges med frist 1.10. Styret har kontroll på hvor vannøkkel oppbevares. 6) Salg av parkeringsrett plass nr. 82. 7) Henvendelse fra Berendsen med utvidet skifte av matter. Signy orienterer. 8) Brosjyre «åpen kanal mottatt fra Canal digital». Nina orienterte. 9) Feil med heis i C-blokka. KONE var her både 22.6 og 23.6 og 29.6 (heisen gikk varm). Kontakt med KONE for oppfølging. 10) Innbrudd mai 2015.06.28. Forholdet ble anmeldt, og reparasjoner utført. 11) Gravearbeider nye Lilleby v/rambøll. Nina orienterte. Må koordineres med Veidekke med fortauutbygging. 12) Brannøvelse utsettes til høsten 2015. 13) Daniel har utført egenkontroll bygning i midten av juni. Jan kjøper inn brannslokningsapparat for plassering i garasjekjeller 0 og -1. 14) Kate og Eldbjørg har vasket inngangsparti. Veldig flott. 15) Nye bevegelsesfølere i p-kjeller -1. Vaktmester ordnet. 16) Helge Blø ønsker å bidra da de ikke hadde anledning til å være med på dugnad. Rensking av sluker i 4. etg. i C-blokka. Asbjørn hører med Blø. 17) Vintervoll har sjekket kurs/jording for ampuller bak A-blokka. De har kontakt med vaktmester for oppfølging. 18) Nina hadde befaring med Aud Røsbjørgen og en til fra Veidekke if. med nye Lilleby den 17. juni 2015. Nina orienterte. Side 2 av 5
19) Ida har bestilt noe billigere internettlinje som avtalt. Den hete 5adsl. Gjelder katodeskapet. 20) Dekk på vanntrallen må repareres. Jan undersøker dette og ordner. Trallen settes i søppelrommet. 21) Rense sluker i 5. etg. Snakket med eier øverst mot Bunnpris. Sluker var tidligere full av sjit. Legges inn som aktivitet med frist 1.6 hvert år med varsling før. 22) Styret ønsker ikke at uadressert reklame skal legges på dørmatter. Nina gir derfor beskjed til Adresseavisen at uadressert reklame ikke ønskes levert på våre to adresser. 23) Endring av husordensregler etter årsmøte. Nina følger opp. Sak 51/15 Sak 52/15 Saker fra beboere 1) Klipping/fjerning av busker: Jan/Signy med hagegruppa tar seg av dette. Det må også klippes busker ifm. med montering av pullerter fra Vintervoll. 2) Forespørsel om å montere stikkontakt i bod, muntlig. Ikke fra egen leilighet: Styret har ikke mottatt noen søknad om dette, men ved en evt. søknad vil det ikke bli gitt tillatelse. Se for øvrig sak 59/15. 3) Henvendelse vedr. feil på heis i C-blokka. Nina svarte beboer. 4) Grus i sandkassen. Nina holder kontakt med vaktmester. 5) Vanninntregning i leilighet etter vann fra veranda over og sprekk i fasade: Sprekk i fasade er reparert og styret er i prosess med utbedring veranda. 6) Henvendelse vedr. oppsigelse Canal digital: Nina besvarte beboer at dette må de ordne selv. 7) Portåpner funnet i søppelrom: Nina tar vare på denne. 8) Henvendelser fra beboer på sms for når styremøter/årsmøter legges ut på hjemmesiden: Nina besvarte beboer. 9) Noen beboere har etterlyst beis: Det er kjøpt inn mer. 10) Noen beboere har ønsket utsettelse på beising av veranda: Utsettelse er gitt både på epost og med påskrift på levert skjema. 11) Ønsker å kjøpe p-bevis. Betalt. Nina la oblat i beboers postkasse. 12) Klage fra tre seksjoner på at det er familiebarnehage i sameiet. 13) Henvendelse fra eier av Barnas familiebarnehage, Heidi Sandes: Nina har svart henne på epost, og skal fatte et nytt svar på dette. Nina kontakter TOBB for å høre deres synspunkter på dette. Nina svarer deretter beboer med kopi til sjefen. 14) Henvendelse fra beboer etter kjøp av garasjeplass: Nina besvarte beboer. 15) Henvendelse fra beboer vedr. brev til postmannen i postrommet: Nina besvarte beboer. 16) Henvendelse fra beboer som ønsker å kjøpe p-bevis da leilighet skal selges: Nina besvarte beboer. Henvendelse til HENT vedr. innregulering av varmeanlegget Asbjørn og Nina orienterte. Møte med HENT den 24.6.15. Innhentet tilbud fra Basis bygg. Avventet nå tilbakemelding fra HENT, ny henvendelse ble sendt til HENT den 29.6.15 gjeldende både varmeannlegget og problemet med veranda. Basis Bygg er orientert med at vi nå er i kontakt med HENT, det tas sikte på utbedringer av veranda i august, senest september. Signy hjelper Nina med å organisere reparasjoner med balkonger. Side 3 av 5
Sak 53/15 Sak 54/15 Status endring av vedtekter etter årsmøte Nina orienterte. Marit Østgård på TOBB er engasjert til å ta stilling til innsigelser som kom på årsmøte. Avventer tilbakemelding fra TOBB på dette. Mottatt tilbud for service på sameiets avtrekksvifter Vedtak: Styret velger å inngå avtale med GK Norge AS. Nina og Daniel følger opp. Sak 55/15 Regnskapsrapport pr. april 2015 Gjennomgang og orientering. Sak 56/15 Sak 57/15 Sak 58/15 Sak 59/15 Sak 60/15 Sak 61/15 Status beising av skillevegger/platting på veranda Signy orienterer. Pr. nå er det 62 som har levert. Innregistrering fortløpende. Kommunen kontakter Egil for bistand til å hente ut beis for maling av deres 5 verandaer. Dette gjøres ila. sommeren. En beboer ønsket at det ble engasjert for hennes regning. Signy kontakter beboer og orienterer om at hun kan kontakte evt. Heimdal vaktmesterservice selv. Opplæring/kurs KONE Det er ønskelig at dette arrangeres en tid etter august. I tillegg til Nina møter også Daniel og Egil. Nina organiserer. Gebyrer ved utsending av faktura til KLP Snorre ordner dette. Søknad om fryser i bod Det er ikke lagt opp til elektriske installasjoner i boder. Styret har diskutert dette, og har foretatt en rikikovurdering tilknyttet dette. Vedtak: Det er ikke adgang til å etablere elektriske installasjoner i bod, herunder stikkontakt, selv om disse tilknyttes egen måler. Signaturer av sameiets regningen I tillegg til Styreleder Nina Eriksson, gis Signy M. Eliassen adgang og tilgang til å godkjenne faktura på vege av sameiet. Tillatelsen skal trå i kraft straks. Eventuelt - Partlys hengt opp utenfor leilighet i 1. etg. i A-blokka. Ikke i tråd med hvordan man ønsker at boligsameiet skal fremstå fasademessig. Brev utarbeides dersom lys ikke tas bort. - Glødelampe er hengt opp/skrudd i fasaden. Gir ikke et pent uttrykk, i tillegg er det ikke adgang til å skru slike i fasaden. Det utarbeides brev for oversendelse til beboer. Neste styremøte: 15. september kl. 18.00. Møte hevet kl. 20.55. Side 4 av 5
-------------------------- ----------------------------- -------------------------- Nina Eriksson Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik --------------------------- --------------------------- -------------------------- Egil Viken Snorre Almaas Jan Ø. Johnson Side 5 av 5