VANYLVEN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Rådhuset- møterom 1, 1.etg. Dato: 05.05.2015 Møtet tok til: 09.00 Møtet slutta: 10.45 August Vonheim leia møte. Faste medlemar som møtte: August Vonheim Lilli-Ann Bakkebø Bjarne Sætrenes Brit Bjørlykke Funksjon Leiar Nestleiar Medlem Medlem (Ikkje i sak 16) Faste medlemar som ikkje møtte: Per Atle Sjåstad Funksjon Medlem Varamedlemar som møtte: Kjartan Longva Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Halldis Moltu Stilling Oppdragsansvarleg revisor finansiell revisjon
Frå administrasjonen / politisk hald møtte: Stilling Andreas Nørve Rådmann. I sak 16 Underskrifter: Vi stadfestar at det som er ført i møteboka er i samsvar med det som vart vedteke på møtet. August Vonheim Lilli-Ann Bakkebø SAKLISTE Saksnr. Sakstittel 10/15 Godkjenning av innkalling og sakliste. Møteprotokollen 11/15 Godkjenning av møteprotokollen frå siste møte 12/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2015 13/15 Meldingar 14/15 Revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon 2014 15/15 Kommunerekneskapen med årsmelding 2014 16/15 Orienteringar ved rådmannen 17/15 Opplæring nye kontrollutval 18/15 Møteplan haust 2015 Sak 17 og 18 vart behandla før sak 16.
SAK 10/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Lilli-Ann Bakkebø. SAK 11/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Vedlegg: Møteprotokollen frå møtet den 06.03.2015. Møteprotokollen frå møtet den 06.03.2015 vert godkjent. SAK 12/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2015 Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: 17.03 Formannskapet: 17.03, 24.03, 14.04 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 13/15 MELDINGAR Vedlegg: 1. Det kongelige kommunal- og moderniseringsdepartement: «Spørsmål om innsyn i deleide selskaper i samband med selskapskontroll» Meldinga vert teken til orientering. SAK 14/15 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2014 Vedlegg: Rapportar frå revisjonen B- dokument (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24, 1 lekk). Saksopplysningar Denne saka er todelt. Det eine er ein del av kontrollutvalet sitt tilsyn med revisjonen og arbeidet som er gjort. Det andre er at ein ved gjennomgang av arbeidet til revisjonen vert gjort merksam på ein del tilhøve som det kan vere noko mangel på og/eller kan gjerast betre.
I Kommunelova 77 nr 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgave er utdjupa i kontrollutvalsforskrifta 6: «Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt på sjåansvar overfor rekneskapsrevisor vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Eg legg då inn kva som er/vil bli gjort i høve til anbefalingane i vegleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11 Krava her er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12 Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengigheit. RF 15 Revisor har levert skriftleg eigenvurdering for 2014. 4. Generelt om revisors uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor er ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer sin uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Kontrollutvalet sin kunnskap om kva revisjonsarbeidet omfattar er gjennom erfaring med revisjonen, orienteringar om forbundsbasert kontroll på revisjonseininga frå Norges kommunerevisorforbund. I tillegg ligg det føre, jf. vedlegg, til denne saka Revisjonsrapport 1/14 Intern kontroll / løpande revisjon / årsavslutning. Dette dokumentet er eit omfattande og detaljert dokument om revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for 2014 rekneskapen. Dokumentet gir kontrollutvalet ei grei oversikt og innsikt i arbeidet revisjonen har gjort. Dokumentet sitt detaljnivå gjer at det er unnateke offentleg innsyn og vil berre vere tilgjengeleg for kontrollutvalet i samband med deira på-sjå ansvar overfor revisjonen. Revisor skriv at kvaliteten på avlagt rekneskap er god, og etablert intern kontroll vedkomande kvalitetssikring fungerer etter føresetnadane. 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Gjeldande lov og forskrifter har vorte lagt til grunn. Avtale er inngått, og gjeld frå 01.01.2015. 7. Revisjonsstrategi. Revisor har utarbeida revisjonsstrategi for 2014. Denne var til behandling/orientering i kontrollutvalssak 26/14. 8. Nummerert brev. RF 4 Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i 2014. 9. Mislegheiter. RF 3, RF 4, KF 8 Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i 2014. 10. Revisjonsmeldinga. RF 5
Revisjonsmeldingar ligg føre. Dei er daterte 22.04.2015. 11. Revisor sin møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har følgt sin møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. 12. Revisor sin opplysningsplikt. RF 20. Det er ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. 1. Ut frå dei opplysningane som ligg føre har kontrollutvalet ingen merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret 2014. 2. Kontrollutvalet ber administrasjonen gi tilbakemelding på si oppfølging av tilhøve revisjonen har teke opp. SAK 15/15 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2014 Vedlegg: - Revisjonsmelding 2014. Datert 22.04.2015. - Rekneskap 2014. Utsendt frå kommuneadministrasjonen. - Årsmelding 2014. Utsendt frå kommuneadministrasjonen. Saksopplysning/saksutgreiing: Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding, rekneskap og årsmelding for 2014. Driftsrekneskapen viser kr 188.834.007 til fordeling drift. Det kjem fram at rekneskapen av avslutta med eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 4.267.751. I revisjonsmeldinga går rådmannen sitt ansvar fram: o Å utarbeide rekneskap i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk o Nødvendig intern kontroll for at rekneskapen ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon korkje av misleghald eller annan feil Vidare beskriv revisor i revisjonsmeldinga si eiga rolle og plikter: o Skal uttale seg om årsrekneskapen på grunnlag av den revisjonen som er gjennomført. o Rekneskapen er revidert i samsvar med god kommunal revisjonsskikk i Noreg, i dette International Standards on Auditing, som bl.a. krev at revisor lever opp til etiske krav samt planlegg og gjennomfører revisjonen for å sikre seg at den ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon o Rekneskapen er gitt i samsvar med lov og forskrift og gir i det alt vesentleg ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen pr. 31.12.2014. Resultatet for rekneskapsåret pr. denne dato er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk o For meir informasjon viser eg til punktet Revisors oppgåver og plikter i revisjonsmeldinga Revisor sin uttale om andre tilhøve: o Regulert budsjett i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak og årsrekneskapen er i rimeleg samsvar med regulert budsjett. o Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter
o Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg Økonomisk og annan informasjon Her vert det vist til årsmelding og årsrekneskap for 2014. Vi viser til årsmeldinga. Rådmannen si innleiing side 4 og 5, deretter fylgjer ulike opplysningar med tabellar over økonomi osv, særleg side 6 og 7 der det er oversikt over Økonomi Driftsrekneskapen, Driftsrekneskapen sektorvis, Kommunale lån og rentevilkår og Kommunen sine fond. Årsmeldinga er greitt oppsett og lettlest, så eg finn ikkje grunn for nokon kommentar. Ut frå at det ligg føre ei «rein» revisjonsmelding er det ingen grunn til fleire kommentarar. Samrøystes uttale: 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding for 2014 datert 25. april 2015. 2. Kontrollutvalet meiner at årsrekneskapen for Vanylven kommune for rekneskapsåret 2014 som består av balanse pr. 31.12.2014, driftsrekneskap som viser kr 188.834.007 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 4.267.751, investeringsrekneskap og økonomiske oversikter for rekneskapsåret avslutta pr. 31.12.2014, og ein beskrivelse av vesentlege anvendte rekneskapsprinsipp og andre noteopplysningar, kan godkjennast. SAK 16/15 ORIENTERINGAR VED RÅDMANNEN Vedlegg 1. Advokatuttale frå Steensrup Storedrange av 16.03.2015 2. Kommunelovens 31 og 31a med kommentarer (Bernt og Overå) Saksopplysningar Rådmannen vil orientere munnleg og skriftleg om flg. saker: Kontrollutvalssak 35/14 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Gjennomgang av stillingar osv.: Etter vedtaket skulle rådmann og revisor kome med ny rapport til ca. 01.04.2015. Revisor kan ikkje kome med sitt før rådmannen sin rapport ligg føre. Rådmannen vil gi ei kort orientering og vil seinare kome med den skriftlege dokumentasjonen. Rådmannen skriv: Sak om gjennomgang av stillingar vil vi starte med i 4. mai og vi vil svare innan 1. juli 2015. Kontrollutvalssak 05/15 Meldingar: Pkt. 2 i vedtaket. Kontrollutvalet ber rådmannen orientere om gjeldande rutinar i tilsetjingsprosessar. Rådmannen vil orientere. Rådmannen skriv: Tilsetjingar i kommunen. I hovudsak blir stillingar lyst ut, og det skal gjennomførast
intervju før avgjersla blir tatt og tilbod om jobb blir gitt. Vi har i enkelte stillingar, og spesielt når vi har hatt overtallige, gjort omplasseringar utan utlysing dette gjeld stillinga som skulefagleg rådgjevar, i den perioden kommunalsjefen for kultur- og oppvekst hadde permisjon i 2013. I dette tilfelle var Per Steinar Kjørstad overtallig i SSIKT og vi hadde arbeidsgjevaransvaret for han. Vi omplasserte han i funksjonen til kommunalsjefen og det må understrekast at han var kvalifisert til stillinga og gjorde eit godt arbeid. Ved omorganisering av teknisk sektor hausten 2014 gjekk vi frå tre til ein leiar. Vi lyste ut stillinga som leiar for teknisk sektor og kalla inn tre kandidatar til intervju. Dette var Terje Kolstad, Magne Lundehaug og Helge Kleppe. Vi vurderte Terje Kolstad som den beste kandidaten og vi tilsette han. Ved denne omorganiseringa og tilsetjinga måtte vi avslutte Magne Lundehaug si stilling som avdelingsleiar og tildelas andre oppgåver. VI fekk i denne samanheng til ein avtale med Magne Lundehaug, utan stillingsoppseiing, og vi vurderte det då at Magne Lundehaug kunne tre inn i funksjonen som brannsjef når Lasse Rindal skulle gå av med pensjon. Magne Lundehaug var godt kvalifisert for stillinga som brannsjef og med denne overflyttinga hadde vi gjennomført omorganisering av teknisk sektor utan oppseiingar. Den siste saka, som sikkert er uklar i denne samanheng, er saka om rektor ved Myklebust. Her var vurdering at det ikkje var kvalifiserte søkjarar til stillinga og kommunalsjef for kultur- og oppvekst ble bedt om å fungere i stillinga i ein periode. Vi hadde då lyst ut stillinga to gonger og det var naudsynt å starte med planlegging av skuleåret 2014/2015. Vi lyste stillinga ut på nytt den 19. desember 2014. Vi hadde fire søkjarar til intervju og Vivian Skretteberg vart vurdert som best kvalifisert og ho vart tilsett og har no starta i stillinga. Sidan kommunalsjefen fungerte som rektor, var det rådmannen sjølv som gjennomførte intervjuprosessen. Kommunestyresak 69/14 / Kontrollutvalssak 24/14. Forvaltningsrevisjon i grunnskulen. I kontrollutvalet sitt forslag til kommunestyret var tilbakemeldingsfristen sett til 25.08.15. Kommunestyret sette fristen til 01.03.15. Jf. pkt. 3 i saka. Tilbakemelding ligg ikkje føre. Rådmannen må her gjere ei orientering om årsaka til at tilbakemelding ikkje ligg føre. Rådmannen skriv: Kommunalsjefen for kultur og oppvekst har orientert om at merknadane i forvaltningsrevisjonen er arbeida med, i arbeidsmøte med spesialpedagogisk ansvarleg i januar og i mars og utarbeid, og ho vil no utarbeide eit sak for politisk orientering/behandling i løpet av mai. Habilitet Rådmannen har sjølv ønska å gi kontrollutvalet ei orientering om eigen habilitet i høve saker som har vore oppe og kan kome opp i kommunen (slektstilhøve - relasjonar). Det kan her opplysast at sekretariatet har hatt samtalar m.m. med rådmannen om denne utfordringa tidlegare. Det aller viktigaste her at rådmannen får ei tilfredsstillande framtidig løysing. Advokatuttalar i samband med spørsmålsstillinga/utfordringa ligg også føre. Rådmannen skriv: Ad sak om inhabilitet Rådmannen viser til at etter at kontrollutvalet tok dette opp, så undersøkte rådmannen om det var saker i organisasjonen som var til behandling. Økonomileiaren satt då med utrekning av tilskot til Solsikka barnehage og eg bad han om å stope den at vidare
behandlinga av denne saka til eg hadde fått avklart korleis vi skulle gjere overføringa til anna kommune. Eg hadde då først gjort avtale med rådmannen i Sande, men når eg fekk orientering om at skulle slutte, tok eg kontakt med rådmannen i Ulstein - han også kunne ta denne saka for oss og eg avtalte dette med han. For å undersøke korleis vi skulle sende saka til Ulstein kommune for behandling, kontakta rådmannen adv. Reidar Andresen. Svaret frå advokaten var at saka kunne behandlas i Vanylven kommune og dette svaret ligg ved. Formannskapet valgte likevel å sende saka til Ulstein for behandling, medan andre saker vil bli behandla i kommunen. Dette fordi sjølvom underordna er inhabil til å ta avgjersle etter avleia inhabilitet, er det ikkje hindring for at underordna forbereder saka til politisk behandling, dersom eg ikkje er involvert i saka og ikkje møter i det politiske utvalet. Lukking av møte i kommunale organ Det viser seg at kommunen sine rutinar, i alle høve møtebøkene, ikkje er gode nok, eller gir godt nok svar på om gjeldande regelverk er følgt. Dette er teke opp med rådmannen, som lovar ein gjennomgang av rutinane på området. Ad lukking av møte I reglement for kommunestyret, er det følgjande bestemmingar: 5 MØTELEIAR - OPNE ELLER STENGDE DØRER - TEIEPLIKT a. Møta vert leia av ordføraren eller varaordføraren når ordføraren har forfall. Har begge forfall, skal det veljast ein setjeordførar. b. Kommunestyremøta vert halde for opne dører. Kommunestyret kan med heimel i 31 nr. 3 i kommunestyrelova vedta å behandle ei sak for stengde dører. Debatt om det skal vere stengde eller opne dører, skal skje for stengde dører om ordførar krev dette, eller kommunestyret vedtek dette. c. Vert det vedteke å handsame ei sak for stengde dører, plikter medlemene, dei kommunale tenestemenn og andre som måtte vere til stades å teie om drøftingane og dei vedtak som vert gjort. d. Teieplikta varer inntil noko anna måtte bli vedteke, eller grunnane for stengde dører har falle vekk. Det ville vere eit ønskje om at du orienterte om dette i formannskapet, slik eg spurde deg om i telefonen, men eg vil uansett ta dette opp på formannskapsmøte på tysdag. Dette slik at rutinane er tydelege for politikarane og at møte ikkje blir lukka før ein har drøfta grunnen samt at heimel kjem fram. Kommunelova 31 lyder slik: 31.Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. 0 Endret ved lover 10 jan 1997 nr. 8 (ikr. 1 mars 1997), 14 jan 2011 nr. 1 (ikr. 1 juli
2011, etter res. 14 jan 2011 nr. 38). Kommuneloven 31 a Lyder slik: 31 a.prosedyreregler mv. 1. Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte. 2. Møtelederen skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 3. Kommunerådet eller fylkesrådet bestemmer selv om deres møter skal være åpne, såfremt 31 ikke er til hinder for åpenhet. 0 Tilføyd ved lov 14 jan 2011 nr. 1 (ikr. 1 juli 2011, etter res. 14 jan 2011 nr. 38). Samrøystes vedtak Rådmannen sine orienteringar vert tekne til vitende. SAK 17/15 OPPLÆRING NYE KONTROLLUTVAL Saksopplysningar: Når nytt kontrollutval trer i kraft utpå hausten kjem spørsmålet om opplæring opp. Vi tek ein diskusjon i kontrollutvalet om korleis ein best og billegast kan få til god opplæring for det nye kontrollutvalet. Stikkord: Fellesopplæring med andre kontrollutval i sekretariatsdistriktet Fellesopplæring med andre kontrollutval i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Individuell opplæring for kvart kontrollutval Sentral opplæring på landsplan Kontrollutvalet meiner det er viktigast å prioritere opplæring i samsvar med kulepkt. 1 og 3. Innhald må ein kome tilbake til. Det bør vere meir praktisk opplagt i høve til opplæringa for inneverande periode. Vararepresentantar bør også inviterast til å delta. SAK 18/15 MØTEPLAN HAUST 2015 Saksopplysningar: Det er nyval til hausten. Etter lovverket skal kontrollutvalet veljast på konstituerande kommunestyremøte etter val av formannskap. Ut frå dette er det greitt å få planlagt møte hausten 2015, både for noverande kontrollutval og for det nye. Vi har fått oppgitt at konstituerande kommunestyremøte vert 06.10, 13.10 eller 20.10. Møte for noverande kontrollutval må difor kome før 06.10, og for det nye etter 20.10. Siste møte for noverande kontrollutval vert den 02.10.2015, kl. 09.00. Første møte for det nye kontrollutvalet vert den 30.10.2015. kl. 09.00.
Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte