STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Arbeidsmiljøutvalget Hell, Rådhuset Dato: 13.05.2013 Tidspunkt: 14:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til hanne.elin.ovesen@stjordal.kommune.no eller på SMS til 452 62 440. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; https://www.stjordal.kommune.no/saksdokumenter/sider/default.aspx Stjørdal 07.05.2013 Kjell Fosse / sign leder Anne Mari Grønseth sekretær Side1
Saksliste for Arbeidsmiljøutvalget i møte 13.05.2013 Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side Saker til behandling PS 7/13 Retningslinjer for forebygging og håndtering av konflikter i Stjørdal kommune - godkjenning 2013/3027 5 PS 8/13 Retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler i Stjørdal kommune - godkjenning 2013/3027 10 PS 9/13 Godkjenning av protokoll Faste saker : Nytt fra hovedverneombudet Nytt fra BHT Status sykefravær eventuelt Side2
Sakertilbehandling Side3
Sakertilbehandling Side4
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 443 Arkivsaksnr: 2013/3027-2 Saksbehandler: Kari L. Øfsti Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 7/13 13.05.2013 Administrasjonsutvalget 2/13 16.05.2013 Formannskapet 16.05.2013 Kommunestyret Retningslinjer for forebygging og håndtering av konflikter i Stjørdal kommune - godkjenning Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. Retningslinjene for forebygging og håndtering av konflikter i Stjørdal kommune godkjennes. 2. Retningslinjene evalueres og det foretas eventuell revisjon innen 01.01.2015 3. Retningslinjene legges heretter fram for Administrasjonsutvalget for godkjenning. Vedlegg: Forslag til retningslinjer for forebygging og håndtering av konflikter i Stjørdal kommune. Saksopplysninger: Forebygging og håndtering av konflikter er en viktig og naturlig del av det systematiske HMSarbeidet i virksomhetene. Stjørdal kommunes mål i HMS-arbeidet(vedtatt i K-styre 10/12-1998): Stjørdal kommune har en standard som minimum oppfyller de krav som settes av lover og forskrifter som omhandler systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter HMS-arbeid er et kontinuerlig satsingsområde i Stjørdal kommune, og prioriteres på lik linje med tjenesteproduksjon, service og økonomi. Systematisk egenkontroll og kvalitetssikring av virksomhetene er et viktig bidrag til å oppdage, forebygge og løse problemer, som har sammenheng med HMS (vedtatt av AMU 6.2.98) Side5
Arbeidsmiljøloven (AML) regulerer og plasserer ansvar, plikter og rettigheter i forhold til arbeidsmiljø og HMS-arbeid i norske bedrifter. Arbeidsgiver har i hht AML 2-1 det overordnede ansvaret for å tilrettelegge arbeidet i samsvar med kravene som AML stiller. Samtidig plikter arbeidstaker etter lovens 2-3 å medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. Hovedavtalen regulerer også konflikthåndtering i arbeidslivet. Del B, 1-1.har som formål å skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at et godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de tilsatte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. Vurdering: I en stor og sammensatt organisasjon som Stjørdal kommune vil det fra tid ti annen oppstå uenighet. Det er mange årsaker til uenighet, for eksempel ved at vi har ulike roller, verdier, interesser, oppgaver, gruppetilhørighet, utdanning med mer. Uenighet eller motsetninger er derfor naturlige. Det er nødvendig å skille mellom konflikter og annen uenighet på arbeidsplassen. Konflikter kan oppstå når motsetningene eller uenighetene blir følelsesladet, og det blir vanskelig å skille sak og person. Når og hvis følelsene tar overhånd, kan dette føre til dårlig psykososialt arbeidsmiljø med grobunn for konflikter. Stjørdal kommune ønsker å være en god arbeidsplass med et sunt arbeidsmiljø med et lavest mulig konfliktnivå. Disse retningslinjene er utarbeidet for å rette fokus mot et aktivt forebyggende arbeid, samt være et hjelpemiddel for å håndtere konflikter i en tidlig fase og på lavest mulige nivå når konfliktene har oppstått. Konflikthåndtering skal i første rekke ha som målsetting å finne løsninger ikke syndebukker og skal så langt det lar seg gjøre, bidra til å skape vinn-vinn-situasjoner for alle parter. Stjørdal kommune har mange samarbeidspartnere i arbeidet med å forebygge og håndtere konflikter. Både tillitsvalgte og vernetjenesten er aktive, og kommunens bedriftshelsetjeneste, Coperiosenteret, bidrar konstruktivt. Det er vanskelig å lage utfyllende rutiner for konfliktløsning, da disse ofte er svært forskjellige, men det er viktig å starte praktiseringen, evaluere og forbedre. Side6
Retningslinjer for forebygging av og håndtering av konflikter i Stjørdal Kommune Opphavet til alle mine konflikter mellom meg og mine medmennesker er at jeg ikke sier det jeg mener og ikke gjør det jeg sier Martin Buber Definisjon: Med konflikt menes det her en mellommenneskelig uoverensstemmelse mellom enkeltpersoner eller grupper på en arbeidsplass, hvor det utvikler seg et sterkt motsetningsforhold. Rutiner ved konflikt: Uenighet på arbeidsplassen snakk sammen om saken, prøv og løs saken selv. OK? N JA Saken Informer nærmeste leder, verneombud eller tillitsvalgt. Nærmeste leder innkaller til møte med de aktuelle parter. Jobbe frem et løsningsforslag, sette i verk tiltak, evaluer. JA OK? N er Få hjelp av nøytral tredjepart (BHT, personal, ekstern veileder). Jobbe frem løsningsforslag, sette i verk tiltak, evaluer. JA OK? N Fortsatt ingen løsning på konflikten leder informerer sin nærmeste leder, evt. personalenheten. Vurdere videre saksgang, evt. om det skal behandles som personalsak. JA løst! Side7
I alle faser av håndteringen av en konflikt, er det svært viktig at tidsaspektet blir vurdert nøye. Dersom ting tar for lang tid i konfliktsaker er det stor sannsynlighet for at konflikten eskalerer og belastningen blir stor på alle parter. Alle parter i en konflikt bærer ansvaret for at tid ikke forverrer saken. Forebygging og håndtering av konflikter er en viktig og naturlig del av det systematiske HMS-arbeidet i virksomhetene. Stjørdal kommunes mål i HMS-arbeidet(vedtatt i K-styre 10/12-1998): Stjørdal kommune har en standard som minimum oppfyller de krav som settes av lover og forskrifter som omhandler systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter HMS-arbeid er et kontinuerlig satsingsområde i Stjørdal kommune, og prioriteres på lik linje med tjenesteproduksjon, service og økonomi. Systematisk egenkontroll og kvalitetssikring av virksomhetene er et viktig bidrag til å oppdage, forebygge og løse problemer, som har sammenheng med HMS (vedtatt av AMU 6.2.98) Arbeidsmiljøloven (AML) regulerer og plasserer ansvar, plikter og rettigheter i forhold til arbeidsmiljø og HMS-arbeid i norske bedrifter. Arbeidsgiver har i hht AML 2-1 det overordnede ansvaret for å tilrettelegge arbeidet i samsvar med kravene som AML stiller. Samtidig plikter arbeidstaker etter lovens 2-3 å medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. Hovedavtalen regulerer også konflikthåndtering i arbeidslivet. Del B, 1-1.har som formål å skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at et godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de tilsatte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. Formål og omfang I en stor og sammensatt organisasjon som Stjørdal kommune vil det fra tid ti annen oppstå uenighet. Det er mange årsaker til uenighet, for eksempel ved at vi har ulike roller, verdier, interesser, oppgaver, gruppetilhørighet, utdanning med mer. Uenighet eller motsetninger er derfor naturlige. Det er nødvendig å skille mellom konflikter og annen uenighet på arbeidsplassen. Konflikter kan oppstå når motsetningene eller uenighetene blir følelsesladet, og det blir vanskelig å skille sak og person. Når og hvis følelsene tar overhånd, kan dette føre til dårlig psykososialt arbeidsmiljø med grobunn for konflikter. Stjørdal kommune ønsker å være en god arbeidsplass med et sunt arbeidsmiljø med et lavest mulig konfliktnivå. Disse retningslinjene er utarbeidet for å rette fokus mot et aktivt forebyggende arbeid, samt være et hjelpemiddel for å håndtere konflikter i en tidlig fase og på lavest mulige nivå når konfliktene har oppstått. Konflikthåndtering skal i første rekke ha som målsetting å finne løsninger ikke syndebukker og skal så langt det lar seg gjøre, bidra til å skape vinn-vinn-situasjoner for alle parter. Side8
Hvordan skape et godt psykososialt arbeidsmiljø og forebygge konflikter? Det viktigste systematiske HMS-arbeidet går ut på å forebygge uheldige forhold i arbeidsmiljøet vårt. Det å ta tak i og løse problemer som har fått utvikle seg over tid, er mer ressurskrevende enn forebygging. Gjennom Stjørdal kommunes personalpolitiske retningslinjer er det vedtatt ulike verdier og prinsipper innenfor HMS som også er viktige elementer for å skape og opprettholde et godt arbeidsmiljø: Den enkelte leder har ansvaret for HMS Alle ansatte plikter å bidra til et godt og positivt arbeidsmiljø Det skal jevnlig foretas kartlegging og oppfølging av fysisk og psykisk arbeidsmiljø på hver arbeidsplass Arbeidsgiver skal gå inn for å gjennomføre og støtte tiltak som bidrar til å skape trygghet, trivsel og samhold Å skape et godt arbeidsmiljø på en arbeidsplass er en kontinuerlig jobb. Godt arbeid på dette område til daglig, skaper bedre forutsetning for å løse konflikter når disse oppstår. Forebyggende, systematisk HMS-arbeid skal gjøres for å skape et godt og trygt arbeidsmiljø for alle ansatte, ikke for å tilfredsstille kontrollorganer. Samarbeidspartnere: Tillitsvalgte Verneombud BHT Enhet økonomi og personal Hva skal gjøres? 1. Rutinene skal gjøres kjent for alle ansatte 2. Det skal jevnlig foretas kartlegging og oppfølging av fysisk og psykisk arbeidsmiljø på arbeidsplassen 3. Alle plikter å bidra til et godt og positivt arbeidsmiljø 4. Dersom en ansatt har fått midlertidig eller varig redusert arbeidsevne som følge av en konflikt, har nærmeste leder tilretteleggingsplikt etter reglene for IA Side9
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 443 Arkivsaksnr: 2013/3027-1 Saksbehandler: Kari L. Øfsti Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 8/13 13.05.2013 Administrasjonsutvalget 3/13 16.05.2013 Formannskapet 16.05.2013 Kommunestyret Retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler i Stjørdal kommune - godkjenning Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. Retningslinjene for forebygging og håndtering av vold og trusler i Stjørdal kommune godkjennes. 2. Retningslinjene evalueres og det foretas eventuell revisjon av dem innen 01.01.2015 3. Retningslinjene legges heretter fram for Administrasjonsutvalget for godkjenning Vedlegg: Forslag til retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler i Stjørdal kommune. Saksopplysninger Stjørdal kommunes mål i HMS-arbeidet(vedtatt i K-styre 10/12-1998): Stjørdal kommune har en standard som minimum oppfyller de krav som settes av lover og forskrifter som omhandler systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter Videre heter det at HMS-arbeid er et kontinuerlig satsingsområde i Stjørdal kommune, og prioriteres på lik linje med tjenesteproduksjon, service og økonomi. Systematisk egenkontroll Side10
og kvalitetssikring av virksomhetene er et viktig bidrag til å oppdage, forebygge og løse problemer, som har sammenheng med HMS (vedtatt av AMU 6.2.98) Arbeidsmiljøloven (AML) regulerer og plasserer ansvar, plikter og rettigheter i forhold til arbeidsmiljø og HMS-arbeid i norske bedrifter. Arbeidsgiver har i hht AML 2-1 det overordnede ansvaret for å tilrettelegge arbeidet i samsvar med kravene som AML stiller. Samtidig plikter arbeidstaker etter lovens 2-3 å medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. Hovedavtalen regulerer hvordan utforming av arbeidsmiljøet bør være. Del B, 1.har som formål å skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at et godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de tilsatte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. Vurdering: Trusler og vold er et økende problem i samfunnet, og kan også ramme arbeidstakerne i Stjørdal kommune. Ulike virksomheter har ulik risiko, men det er mulig å bli utsatt for trusler og vold i alle virksomheter. For å møte dette problemet, er det mye som kan gjøres for å forebygge at hendelser skjer, men også for å redusere eventuelle senskader etter at man har blitt utsatt for trussel eller vold. Arbeidsplassens arbeid forut for en hendelse vil være en mental forberedelse til å takle en eventuell situasjon. Den mentale forberedelsen gjør at man står bedre rustet til å håndtere en trussel- og voldssituasjon enn om man ikke har vurdert muligheten for at slikt kan skje. Vold og trusler kan ha ulike former og utslag, men det er uakseptabelt når det forekommer og det blir viktig å ta tak i problemene. Det er derfor det lages rutiner for å håndtere vold og trusler i Stjørdal kommune. Stjørdal kommune ønsker å være en god arbeidsplass med et godt og trygt arbeidsmiljø hvor arbeidstakere, så langt som mulig, ikke blir utsatt for vold og trusler. Disse retningslinjene er utarbeidet for å rette fokus mot et aktivt forebyggende arbeid, samt være et hjelpemiddel for å håndtere vold og trusler når det oppstår. Det som kjennetegner når arbeidstakere er utsatt for vold og trusler, er at det utføres ofte av en tredjepart, dvs brukere av tjenester som kommunen er satt til å forvalte. Retningslinjene gjelder også hvis utøvere av vold og trusler er kollega, leder eller tilfeldige personer. Stjørdal kommune har gode samarbeidsparter i arbeidet med å forebygge og håndtere vold og trusler. Tillitsvalgte og vernetjenester er involvert i arbeidet og dessuten bidrar kommunens bedriftshelsetjeneste, Coperiosenteret, aktivt. Side11
Side12
Retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler i Stjørdal kommune Definisjoner: Vold: Trussel: en person. all fysisk eller psykisk skade på person. Vold er også skadeverk på inventar og bygning et verbalt angrep eller handling som tar sikte på å skremme eller skade Trakassering: plaging og sjikane som fører til ubehag for den som blir utsatt for det. Trakassering kjennetegnes ofte av gjentatte og systematiske handlinger Selv om overgrep kan defineres generelt, er det subjektivt hva som oppleves som overgrep. Det må derfor tas hensyn til hvordan den ansatte opplever situasjonen. Hvem har ansvaret? Rådmannen har det overordnede ansvaret. Etatsjefer og enhetsleder har delegert ansvar. De ansatte har plikt til å medvirke ved gjennomføringen av de tiltakene som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø, og delta i det organiserte HMS-arbeidet på arbeidsplassen Hva skal gjøres 1. Rutinene skal gjøres kjent for alle ansatte 2. Det skal jevnlig gjennomføres kartlegging av risikoen for vold og trusler. Kartleggingen skal følges opp med en prioritert handlingsplan, slik at en får gjennomført konkrete endringer for å gjøre arbeidsplassen trygg. 3. Det skal utarbeides rutiner ihht forhold avdekket i kartleggingen. 4. Voldsepisoder og trusler som vurderes som straffbare handlinger, skal meldes til politiet. Side13
5. Vold og trusler meldes alltid som avvik i avvikssystemet i Stjørdal kommune. 6. Dersom en ansatt har fått midlertidig eller varig redusert arbeidsevne som følge av vold eller trusler om vold, har nærmeste leder tilretteleggingsplikt etter reglene for IA. 7. Ansatte som har vært utsatt for vold eller trusler, skal følges opp på en hensiktsmessig måte. Stjørdal kommunes mål i HMS-arbeidet(vedtatt i K-styre 10/12-1998): Stjørdal kommune har en standard som minimum oppfyller de krav som settes av lover og forskrifter som omhandler systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter Videre heter det at HMS-arbeid er et kontinuerlig satsingsområde i Stjørdal kommune, og prioriteres på lik linje med tjenesteproduksjon, service og økonomi. Systematisk egenkontroll og kvalitetssikring av virksomhetene er et viktig bidrag til å oppdage, forebygge og løse problemer, som har sammenheng med HMS (vedtatt av AMU 6.2.98) Arbeidsmiljøloven (AML) regulerer og plasserer ansvar, plikter og rettigheter i forhold til arbeidsmiljø og HMS-arbeid i norske bedrifter. Arbeidsgiver har i hht AML 2-1 det overordnede ansvaret for å tilrettelegge arbeidet i samsvar med kravene som AML stiller. Samtidig plikter arbeidstaker etter lovens 2-3 å medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. Hovedavtalen regulerer hvordan utforming av arbeidsmiljøet bør være. Del B, 1.har som formål å skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at et godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de tilsatte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. Formål og omfang Trusler og vold er et økende problem i samfunnet, og kan også ramme arbeidstakerne i Stjørdal kommune. Ulike virksomheter har ulik risiko, men det er mulig å bli utsatt for trusler og vold i alle virksomheter. For å møte dette problemet, er det mye som kan gjøres for å forebygge at hendelser skjer, men også for å redusere eventuelle senskader etter at man har blitt utsatt for trussel eller vold. Arbeidsplassens arbeid forut for en hendelse vil være en mental forberedelse til å takle en eventuell situasjon. Den mentale forberedelsen gjør at man står bedre rustet til å håndtere en trussel- og voldssituasjon enn om man ikke har vurdert muligheten for at slikt kan skje. Side14
Vold og trusler kan ha ulike former og utslag, men det er uakseptabelt når det forekommer og det blir viktig å ta tak i problemene. Det er derfor det lages rutiner for å håndtere vold og trusler i Stjørdal kommune. Stjørdal kommune ønsker å være en god arbeidsplass med et godt og trygt arbeidsmiljø hvor arbeidstakere, så langt som mulig, ikke blir utsatt for vold og trusler. Disse retningslinjene er utarbeidet for å rette fokus mot et aktivt forebyggende arbeid, samt være et hjelpemiddel for å håndtere vold og trusler når det oppstår. Det som kjennetegner når arbeidstakere er utsatt for vold og trusler er at det utføres ofte av en tredjepart, dvs brukere av tjenester som kommunen er satt til å forvalte. Retningslinjene gjelder også hvis utøvere av vold og trusler er kollega, leder eller tilfeldige personer. 10 gode råd dersom noen opptrer truende: Opptre rolig Lytt og vær observant Forklar tydelig hva som er mulig og hva som ikke kan la seg gjøre Bruk et enkelt språk og vær konkret Vær hjelpsom Vær ikke dominerende eller underkastende Hold en passende avstand Tenk på vedkommendes selvbilde og opplevelse av kontroll over situasjonen Ta deg god tid og ikke gjør noe overilt Side15
PS9/13Godkjenningavprotokoll Side16