ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget

Transkript

1 ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tid: 17:30 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf eller Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet.

2 Saksnr. PS 3/10 PS 4/10 RS 2/10 Innhold GODKJENNING AV INNKALLING OG MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE NYE NYE RUTINER ETTER ARBEIDSTILSYNETS GJENNOMGANG REFERATSAKER REFERATSAKER EVENTUELT Enebakk, 19. april 2010

3

4 PS 1/10 Godkjenning av innkalling og møteprotokoll fra møte /

5 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2008/394 Arkivkode: 007 Saksbehandler: Kjersti Øiseth Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 2/10 Arbeidsmiljøutvalget /10 Administrasjonsutvalget Nye Nye rutiner etter Arbeidstilsynets gjennomgang Dokumenter som er vedlagt: Rutine for omstilling og overtallighet Rutine for konflikthåndtering Rutine for vold og trusler Rutine for klage fra tjenestemottaker Saksprotokoll for Arbeidsmiljøutvalget Behandling: Følgende endring i Rutine for vold og trusler ble foreslått: I 2. overskrift under pkt. 4 tilføyes ordene og trusler, slik av ordlyden blir som følger. Oppfølging av ansatte som har vært utsatt for vold og trusler Votering: Rådmannens innstilling med tillegg enst. vedtatt. VEDTAK: Vedlagte rutiner vedtas med følgende endring: I 2. overskrift under pkt. 4 tilføyes ordene og trusler, slik av ordlyden blir som følger. Oppfølging av ansatte som har vært utsatt for vold og trusler RÅDMANNENS INNSTILLING: Vedlagte rutiner vedtas

6 SAKSUTREDNING: Sammendrag Arbeidstilsynet påpekte mangler i forhold til at kommunen ikke har tilstrekkelige rutiner på områder som er beskrevet i HMS lovgivningen. Det ble på bakgrunn av tilsynet satt ned en arbeidsgruppe bestående av Rådmannen, HTV fra Fagforbundet og Hovedverneombudet for å utarbeide de rutinene arbeidstilsynet påla arbeidsgiver å utarbeide. Bakgrunn Arbeidstilsynets tilsyn ved Enebakk Ungdomsskole, Stranden skole, Mjær ungdomsskole og Ytre Enebakk skole mars Saksopplysninger Under tilsynet ble det påpekt mangler i forhold til rutinene: omstilling og overtallighet, konflikthåndtering, vold og trusler samt rutine for behandling av klage fra tjenestemottaker. Dette er rutiner som arbeidsgiver skal ha ansvar for å utarbeide på et overordnet nivå i samarbeid med ansattes representanter og verneombud. Enebakk kommune har tidligere utarbeidet rutiner for omstilling. Arbeidstilsynet mener imidlertid at rutinen ikke var tilfredsstillende fordi den kun omhandlet omstilling i forbindelse med nedbemanning og ikke hadde tatt opp i seg det forebyggende aspektet ved de uheldige konsekvensene omstillinger/endringer medfører for arbeidsmiljøet. Dette er nå tatt inn i den omarbeidede rutinen. Rutiner for vold og trusler har ikke vært etablert som egen rutine, men er i noen grad ivaretatt i vedtatte varslingsreglement. Arbeidsgruppen besluttet derfor å lage en egen rutine i tillegg til varslingsrutinen. Rutine for konflikthåndtering og rutine for klager fra tjenestemottaker er begge nye rutiner. Vurderinger og begrunnelse Rådmannen mener at de rutinene som er utarbeidet som følge av pålegg fra arbeidstilsynet tilfredsstiller de krav som er satt i HMS lovgivningen. Det påpekes viktigheten av at de nye rutinene gjøres kjent hos medarbeiderne gjennom personalmøter og informasjon på kommunens intranett. De nye rutinene innarbeides i kommunens elektroniske kvalitetssytem.

7 RUTINE FOR OMSTILLING OG OVERTALLIGHET Førstegangsbehandling: ADU sak 2005/1062 vedtatt FSK vedtatt KST vedtatt Revidert: AMU: ADU: Formål Formålet med denne rutinen er å sikre at ansatte som omfattes av omstilling blir ivaretatt på en slik måte at man minsker risikoen for at man i minst mulig grad påvirkes av endringen, dette gjelder både fysiske og psykiske faktorer. Rutinen er utarbeidet slik at den omfatter omstilling både i forhold til omorganiseringer og overtallighet av personale. Ved alle enheter/avdelinger hvor det planlegges omstillinger skal det i henhold til Arbeidsmiljøloven 3-1, vurderes mulige negative konsekvenser av omstillingen. Arbeidstilsynets krav er at omstillingene vurderes i forhold til konsekvenser for de ansattes Arbeidsmiljø mot behovet for omstilling hos arbeidsgiver. 1. Omstilling Arbeidsgivers målsetning med omstilling er å få en mer effektiv organisasjon tilpasset de rammebetingelsene vi er tildelt. Arbeidsmiljøloven stiller krav om at arbeidsmiljøkonsekvenser av en omstilling skal kartlegges og risikovurderes før omstillingen gjennomføres Arbeidsgiver er definert som leder med personalansvar. I vår kommune er dette enhetsledere og kommunalsjefer. Det er leders plikt å definere mål for gjennomføring av alle former for omstilling Leder har ansvar for å gjennomføre risikoanalyse i forkant av alle omstillingsprosesser både på individnivå og på gruppenivå Leder skal bidra og medvirke til vellykket omfordeling av personell Leder har ansvar for bred medvirkning fra alle parter som blir berørt av omstillingen og sørge for at alle blir hørt Leder skal gjennomføre informasjonsmøter underveis i prosessen for å sikre trygghet for alle involverte parter Leder har ansvar for å beskrive de tiltak som iverksettes samt gjennomføring 2. Gjeldende lovverk Arbeidsmiljøloven: 4-1 nr. 1 om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø 2-1 og 3-1 om arbeidsgivers plikt til å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet 2-3 om arbeidstakernes plikt til å medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. 7-2 og 6-2 om medvirkning fra verneombud og arbeidsmiljøutvalg under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet 3. Prosedyre Når det er fattet et vedtak som medfører behov for omstilling må alle involverte parter tas med i den videre prosessen Det skal etableres en informasjonsstrategi tilpasset det enkelte tilfelle. Poenget med en informasjonsstrategi, er å dempe usikkerhet blant de ansatte ved omstilling Omstilling i Enebakk kommune Kjersti Øiseth

8 Det skal utarbeides en analyse som beskriver konsekvenser for medarbeiderne som følge av omstillingen ref. risiko- og sårbarhetsanalysen i HMS-håndboken i Kvalitetslosen Det skal arbeides for å redusere psykisk slitasje, helseplager og sykefravær over tid i samarbeid med bedriftshelsetjenesten og i samsvar med kommunens rutiner for oppfølging ved sykefravær Det skal utarbeides skriftlig dokumentasjon på de tiltak som iverksettes, tiltakene skal før igangsettelse behandles i Arbeidsmiljøutvalget og Administrasjonsutvalget 4. Overtallighet Sjekkliste: Orientere tillitsvalgte når det skal skje endringer i organisasjonen/avdelingen som vil medføre overtallighet. Samtale med arbeidstaker(e) som kan bli overtallig gjennomføres før vedtak fattes. Kommunalsjef/enhetsleder avholder felles møte med alle ansatte om deres situasjon og hvordan forestående prosess vil bli behandlet. De ansatte skal i tillegg få en mulighet til å ha en egen samtale med sin leder, dersom de har behov for det. Kommunalsjef/enhetsleder og hans/hennes overordnede, samt tillitsvalgt beslutter i fellesskap hvem som er overtallig, jfr. AML og HTA (ansiennitet, kompetanse, virksomhetens behov, menneskelige og sosiale hensyn etc.) Kommunalsjef/enhetsleder gjennomfører samtale med vedkommende som vil bli overtallig og orienterer om hvilke muligheter og rettigheter han/hun har. Vedkommende skal få tilbud om å få ta med seg tillitsvalgt, eventuelt en annen person vedkommende har tillit til. Kommunalsjef/enhetsleder er ansvarlig for at det føres referat fra alle møter. 4.1 Overtalliges rettigheter og plikter Arbeidstaker som har blitt overtallig: 1. Beholder sin faste tilsetting der dette er mulig i henhold til AML Skal kunne tjenestegjøre i midlertidige arbeidsforhold som kort- og langtidsvikariater, prosjektarbeid etc. 3. Beholder nåværende lønn som en personlig ordning jfr. HTA 3.4. Dersom medarbeideren ansettes i høyere lønnet stilling, får vedkommende ny lønn, når arbeidstakeren ansees som kvalifisert for stillingen og nødvendig opplæring er fullført Stillingsstørrelse: Arbeidstakerne skal forsøkes å gis oppdrag som samsvarer med den enkeltes stillingsprosent. Der dette ikke er mulig som følge av at medarbeideren for eksempel er deltidsansatt, forplikter medarbeideren å akspetere økning i arbeidstid som ligger innenfor gjeldende regelverk. Ved betydelig avvik mellom ønsket arbeidstid og det tilbudet som foreligger kan dette tas opp til drøfting, men arbeidet må likevel utføres i påvente av drøftingene. Arbeidstakerens rettigheter: 1. Skal ved behov få nødvendig opplæring for å kunne fungere i en annen passende stilling 2. Skal bli tilbudt annet passende arbeid 3. Har fortinnsrett til ledig stilling, bortsett fra ved høyere lønnsplasserte stillinger. Når en arbeidstaker er definert som overtallig, kan arbeidsgiver på bakgrunn av sin styringsrett si opp vedkommende som nekter å ta tilvist arbeid, fast eller midlertidig. Omstilling i Enebakk kommune Kjersti Øiseth

9 RUTINE FOR KONFLIKTHÅNDTERING Vedtatt i AMU: Vedtatt i ADU: Ansvar: Org.- og personalsjef Formål Hovedavtalen i KS skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og et godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at et godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de tilsatte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. Denne rutinen skal rettlede arbeidsgiver og arbeidstaker i håndteringen av konflikter mellom enkeltpersoner eller grupper i Enebakk kommune. Konflikter er et lederansvar. Konflikter er ikke noe vi har, konflikter er noe som i gitte situasjoner kan oppstå mellom mennesker. Alle ansatte har ansvar for å bidra til å skape et godt arbeidsmiljø. 1. Arbeidsgiveransvaret Arbeidsgiver er definert som leder med personalansvar. I vår kommune er dette enhetsledere og kommunalsjefer. Det er leders plikt å klargjøre ansvars- og myndighetsområder slik at konflikter kan forebygges. Det er nærmeste leder som har plikt til å handle når det oppstår konflikter mellom ansatte. Lederen eier konflikten innenfor sitt ansvarsområde. Lederen, tillitsvalgte og verneombud må avklare hvordan ansvar og roller i en prosess for å løse en konflikt skal fordeles. Personalkontoret og bedriftshelsetjenesten kan gi råd, men ikke ta ansvaret for å løse konflikten. Når konflikten først er oppstått, er det viktig at lederen setter inn tiltak straks. Tiltakene må velges med skjønn. For tidlig formalisering kan virke ødeleggende. Lederen skal på et tidlig stadium snakke uformelt med partene, uten å blande inn for mange. Hvis lederen selv er part i konflikten og ikke selv er i stand til å løse den, må overordnede bringes inn i saken. Det må vurdere om konflikten er en personalsak eller om det er et arbeidsmiljøproblem ville kreve ulik håndtering. Det må tas hensyn til personvern i alle saker som omhandler enkeltindivider. Alle har krav på respekt fra andre mennesker, respekt for egen integritet og privatlivets fred.

10 2. Normalprosedyre for konflikthåndtering 2.1 Samtalen Samtalen er første skritt i en prosess for å løse en konflikt. Den bør foregå med partene så tidlig som mulig og så uformelt og direkte som situasjonen tillater. Hold fast når du er ved kjernen av problemet, og styr samtalen. De fleste konflikter kan løses hvis lederen blir i den nøytrale rollen. 2.2 Kontakt overordnede Hvis konflikten fortsetter, er det nødvendig å kontakte overordnede for å gi en orientering og be om råd. Det er likevel den nærmeste leder som eier konflikten. 2.3 Informer Informer partene om retten til å ha med tillitsvalgte i kommende møter Vær konsis Gi klare skriftelige pålegg til partene, kontroller at de følges. Det sentrale bør være her og nå situasjonen og framtidige løsninger, ikke hva som har skjedd og hvem som har skyld i hva. 2.5 Vær leder Lederen må bruke sin autoritet og innflytelse, og gi advarsel til den parten som ikke følger de spilleregler som er avtalt. Innhent objektiv informasjon, gjennomfør en kartlegging for å finne ut hva slags konflikt det dreier seg om. Hvis enhetsleder selv er part, er det viktig at kommunalsjefen tiltrer saken og henter informasjon fra den/de andre partene. Forsøk med samtale, uavhengig tredjeperson eller andre tiltak. Opprett kontakt med (hoved)tillitsvalgt hvis de tidligere ikke har blitt involvert, og ta initiativ til eventuelle drøftinger. Foreta en konsekvensanalyse av omplassering og flytting av en eller flere parter innen avdelingens ansvarsområde (permanent eller for et begrenset tidsrom) Hvis leder/kommunalsjef ikke lykkes i å finne en tilfredsstillende løsning, tas saken opp med rådmann/org.-og personalsjef. Kommunalsjefen har et overordnet ansvar for arbeidsmiljøet i hele sin avdeling. Det er viktig at kommunalsjefene følger opp og gir støtte og korrektiv til sine enhetsledere som har uro på arbeidsplassen. 3 Den ryddige prosessen 3.1 Dokumentasjon En konflikt kan ende som en arbeidsrettssak, derfor er det viktig å kunne dokumentere prosessen. Her må lederen utvise skjønn. Noen ganger er det fornuftig å føre løpende dagbok for å ha nødvendig dokumentasjon

11 Andre ganger er det fornuftig også å utarbeide en skriftlig, forpliktende kontrakt mellom partene for å unngå nye konflikter. En slik avtale kan beskrive i detalj hvordan partene skal forholde seg til hverandre i arbeidssituasjonen. 3.2 Informasjonsplikt Lederen har plikt til å informere sin nærmeste overordnede, og etter vurdering også de tillitsvalgte. 3.3 Støttespillere Ved konflikter kan lederen bruke de støtte- og stabsfunksjoner som har kompetanse på område: Personalkontoret Bedriftshelsetjenesten KS kommunenes sentralforbund Arbeidstilsynet 4 Tiltak Ledelsen må være klar og målrettet i sine tiltak Ledelsen må på et bestemt tidspunkt vurdere effekten av tiltakene Ledelsen må vise skjønn Skriftlig dokumentasjon kan lett skjerpe en konflikt. Hvis årsaken til konflikten er en persons adferd, må det defineres hva som er skille mellom akseptabel og uakseptabel atferd. Hvis dette skille overskrides, med for eksempel en alvorlig handling, eller tidligere konfliktskapende handling fortsetter, må det handles fra ledelsen. 5 Tillitsvalgte Tillitsvalgte har rett og plikt til å prøve å løse konflikter som oppstår. Tillitsvalgtes ansvar går klart fram av hovedavtalen 3-2. De tillitsvalgte og administrasjonen har gjensidig rett og plikt til å ta opp og søke ordnet i minnelighet problemer/klage på arbeidsplassen. Tillitsvalgte skal informere arbeidsgiver om forhold som vil ha betydning for virksomheten. 6 Verneombudene Verneombudene kan ha en rolle i konflikthåndtering, men verneombudene skal primært bidra til å kartlegge og avdekke arbeidsmiljøproblemer, som for eksempel samarbeidskonflikter. Verneombudets rolle innebærer primært å sette arbeidskonflikter på dagsordenen. Verneombudet kan assistere partene når det bidrar til å ivareta både det felles arbeidsmiljøet og de involverte partene så godt som mulig. 7 Rådmannen Rådmannen er den øverste ansvarlig, bl.a. for vårt internkontrollsystem for kvalitetssikring av helse, miljø- og sikkerhet. Vedlegg: Arbeidsdokument for vanskelige personalsaker.

12 RUTINE FOR VOLD OG TRUSLER Vedtatt i AMU: Ansvar: Org.- og personalsjef Vedtatt i ADU: Formål Formålet med denne rutinen er å forebygge at ansatte, så langt det er mulig, utsettes for trakassering, vold og trusler samt redusere ettervirkningene hvis ansatte utsettes for vold og trusler jfr aml 4-3 fjerde ledd. Lovverk og hjelpemidler: Arbeidsmiljøloven Lov om yrkesskadeforsikring Straffeloven Opplæringsloven Arbeidstilsynets faktasider om vold og trusler på jobben Arbeidstilsynets veiledning Organisering og tilrettelegging av arbeidet Utdanningsforbundets brosjyre Trygg på jobben om vold og trakassering i skolen Avtale om inkluderende arbeidsliv 1. Definisjoner Vold: All fysisk eller psykisk skade på person, og skadeverk på inventar og bygning Trussel: Et verbalt angrep eller handling som tar sikte på å skremme eller skade en person Trakassering: Plaging og sjikane som fører til ubehag for den som blir utsatt for det. Trakassering kjennestegnes ofte ved gjentatte systematiske handlinger. Det er viktig å være klar over at det er subjektivt hva som oppleves som overgrep eller truende situasjoner. Den ansattes opplevelse av situasjonen skal derfor vektlegges. 2. Arbeidsgiveransvaret Arbeidsgiver er definert som leder med personalansvar. I vår kommune er dette enhetsledere og kommunalsjefer. Det er rådmannen som har det overordnede ansvaret. Kommunalsjef/enhetsleder har delegert ansvar jfr. delegeringsreglementet. De ansatte har plikt til å medvirke ved gjennomføringen av de tiltakene som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø samt å delta i verne- og miljørettet arbeid på arbeidsplassen. 3. Prosedyre 1. Rutinen skal være kjent for alle ved at retningslinjer for hvordan forebygge og håndtere vold og trusler skal hvert år være et tema i personalmøter. 2. Det forebyggende aspektet skal legges til grunn når ledelsen drøfter organisering og drift av kommunen. 3. Når organisering av elevmedvirkning i miljøarbeidet planlegges på skolene, er det viktig at det forebyggende aspektet er med.

13 4. Det skal gjennomføres en kartlegging av risikoen for vold og trusler. Kartleggingen skal skje i forbindelse med den årlige vernerunden ute i enhetene. Kartleggingen må følges opp med en prioritert handlingsplan, slik at det blir gjennomført konkrete endringer for å gjøre arbeidsplassen tryggere. 5. Voldsepisoder og trusler som vurderes som straffbare handlinger, skal som hovedregel meldes til politiet av øverste leder av virksomheten (enhetleder/kommunalsjef/rådmann). En anmeldelse skal alltid signeres av ordfører. Rådmannen skal alltid være orientert om slike hendelser. 6. Dersom en ansatt har fått varig eller midlertidig redusert arbeidsevne som følge av vold eller trusler om vold, har nærmeste leder tilretteleggingsplikt. 4. Slik håndterer du truende situasjoner I en voldssituasjon skal det alltid tas kontakt med andre, uavhengig av om man trenger hjelp til å takle situasjonen, og uavhengig av når dette skjer. Råd: Hold deg så rolig som mulig, lytt og observer Forklar tydelig hva som er mulig og hva som ikke er mulig Bruk et enkelt språk og vær hjelpsom Les verbale og nonverbale utsagn Gå på sak ikke person Unngå bruk av du-setninger, rop, avbrytelser, kommandoer og krav eller bebreidelser Kom ikke med sterke utsagn og vær dominerende Prøv å komme deg raskt ut av en truende situasjon som kan føre til fysisk skade Vær oppmerksom på løse gjenstander som kan bli brukt for å skade Dersom det er fare for andre personer sin trygghet, kan det være nødvendig å evakuere rommet Nærmeste leder kommunalsjef/enhetsleder og verneombud skal ha melding Nærmeste leder skal registrere hendelsen i avvikssystemet Kvalitetslosen. Oppfølging av ansatte som har vært utsatt for vold og trusler: Gjennomfør straks en samtale med nærmeste leder og eventuelt verneombud Følg opp den ansatte i forhold til lege og hjemme. Ikke la den ansatte være alene hjemme etter en slik hendelse Ved sykemelding som følge av en slik hendelse, skal rutine for sykefraværsoppfølging i Enebakk kommune følges For å forebygge senskader: Gjennomfør flere oppfølgingssamtaler i tiden etter hendelsen 5. Dokumentasjon Trusler, voldssituasjoner og nestenulykker skal dokumenteres og rapporteres løpende på avviksskjema i kvalitetssystemet Kvalitetslosen.

14 RUTINE FOR BEHANDLING AV KLAGE FRA TJENESTEMOTTAKER I ENEBAKK KOMMUNE Behandlet i AMU Behandlet i ADU: 1. FORMÅL Formålet med rutinebeskrivelsen er å gi en veiledning for ansatte som mottar klage på en tjeneste kommunen yter. 2. OMFANG Rutinen er utarbeidet for behandling av klager på tjenester og gjelder for alle ansatte i Enebakk kommune. 3. DEFINISJONER Med tjenestemottaker menes her enhver som mottar tjenester fra en eller flere av kommunens avdelinger eller enheter, derunder også foresatte for tjenestemottakere under 18 år og/ eller verge Med klage menes her at tjenestemottaker melder fra om kritikkverdige/ uakseptable forhold ved den tjenesten som mottas. Klage kan rettes til nærmeste tjenesteyter, leder, brukerrepresentanter eller andre. Med kritikkverdige/ uakseptable forhold menes her straffbare forhold og andre lovbrudd, samt brudd på kommunens etiske retningslinjer og allment aksepterte etiske standarder. Eksempler på kritikkverdige/ uakseptable forhold: Brudd på lov/forskrift som regulerer tjenesten. Manglende oppfyllelse av lovfestede rettigheter Brudd på grunnleggende saksbehandlingsregler i forvaltningsloven, arkivloven m.v. Psykososiale forhold (mobbing, trakassering, utstøting) Straffbare forhold, herunder overgrep, bedrageri, underslag og annen økonomisk kriminalitet. 4. INFORMASJONSPLIKT Det er den enkelte enhets-/ avdelingsleders plikt å informere tjenestemottakere om klagerett, klageinstans, innsynsrett og saksgang ved klagebehandling Klager velger selv om klagen skal framsettes ved personlig frammøte, via e- post, eller via ordinær post. Det må oppfordres til å utøve stor varsomhet i forbindelse med bruk av sensitive opplysninger ved bruk av elektroniske systemer.

15 5. FRAMGANGSMÅTE VED KLAGEBEHANDLING 5.1 INNLEDNING Foruten at all saksbehandling skal skje i samsvar med forvatningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og andre relevante bestemmelser, gjelder følgende prinsipper for kommunens klagebehandling: Det skal være lett å klage Det skal være trygt å klage Den som klager skal ivaretas Ved klage på person skal den det klages på ivaretas Det skal være åpenhet og ærlighet Det skal i spesielle tilfeller være mulig å klage anonymt Klager skal tas på alvor Klager skal registreres og behandles på en systematisk og betryggende måte Hovedregelen er at klagebehandling skjer i linjen 5.2 KLAGEBEHANDLING I TJENESTELINJEN 1. Som hovedregel behandles klager av leder. 2. Dersom klagen mottas av andre enn leder sendes den videre til leder som avgjør og eventuelt delegerer behandlingsansvar. 3. Den som behandler klagen har ansvar for at saken blir tilstrekkelig opplyst. 4. Dersom klagen er rettet mot en person er det viktig at den klagen gjelder gis en mulighet til å uttale seg. 5. Klager som faller inn under de områder som er definert i punkt 3 skal, uansett hvordan de er framsatt, besvares skriftlig med opplysninger om videre klagerett/ saksgang og innsynsrett. 6. Dersom det antas at klagen skal behandles videre, for eksempel hos fylkesmannen, forelegges besvarelsen for kommunalsjefen til uttalelse før utsendelse. 7. I alvorlige saker kan hensynet til bevisforspillelse medføre at forholdet må politianmeldes straks.

16 6. EVALUERING Rutinebeskrivelsen for klager må med jevne mellomrom være gjenstand for evaluering. Dette er særdeles viktig for å se om praksisen for klagebehandling i tilstrekkelig grad ivaretar lovverket og hvordan disse sakene blir fulgt opp i linjen.

17 Referatsaker RS 1/10 Referatsaker

18 Eventuelt