ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget

Transkript

1 ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tid: 14:00 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf eller Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet. Side 1

2 Saksnr. PS 11/12 Innhold GODKJENNING AV INNKALLING OG MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE PS 12/12 SYKEFRAVÆR 2 KV PS 13/12 PS 14/12 ORIENTERINGSSAKER EVENTUELT MANGLENDE INNLEVERING AV EGENKART/VERNERUNDERAPPORT FORSLAG TIL ENDRING AV RUTINER FOR INTERNVARSLING I ENEBAKK KOMMUNE 1. FINNE DATO FOR HALVDAGSKURS FOR VERNEOMBUD OG ENHETSLEDERE I FORBINDELSE MED TILRETTELEGGING FOR GRAVIDE, 2. NÆRVÆRSPROSJEKTET I BARNEHAGENE BLIR NÅ IGANGSATT HVEM HAR ANSVARET FOR DET? 3. HVORDAN FORMULERE BESTILLINGEN TIL SAK - TRUSLER OG VOLD 4. VENTILASJONSANLEGGET PÅ RÅDHUSET Enebakk, 5. september 2012 Sissel Bjerkely leder Side 2

3 Side 3

4 PS 11/12 Godkjenning av innkalling og møteprotokoll fra forrige møte / Side 4

5 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2005/1230 Arkivkode: 461 Saksbehandler: Eva Johansen Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 12/12 Arbeidsmiljøutvalget Sykefravær 2 kv Dokumenter som er vedlagt: Statistikk 2 kv Grafer: Dokumenter som ikke er vedlagt: AMUS INNSTILLING: Arbeidet med reduksjon av sykefraværet i Enebakk kommune fortsetter i samsvar med intensjonen i IA-avtalen SAKSUTREDNING: Sammendrag Sykefraværet i 2 kvartal 2012 er på 8.0 %. Det er lavere enn 2 kvartal 2011 som var på 9,2 % Bakgrunn Arbeidsgiver er pålagt gjennom arbeidsmiljøloven å føre statistikk over de ansattes sykefravær. Etter ønske fra arbeidsmiljøutvalget skal denne legges fram hvert kvartal Saksopplysninger Målet for 2012 er å få ned sykefraværet til 8 %. Vi har en tett oppfølging av den sykmeldte, med dialogmøte etter 7 ukers sykemelding. Samarbeidsmøter med NAV, tillitsvalgte og HVO og 3-partssamarbeid på hver enhet Vurderinger og begrunnelse Vi må sette fokus på der det er høyt fravær og de avdelingene der det er høyt nærvær, og hva kan vi lære der nærværet er høyt, og hvilke tiltak kan vi sette inn der fraværet er høyt. Side 5

6 Fraværsrapport Enebakk Klokken:15:16 Program: pr214fra Versjon: 5 Selskap: 200 Periode: Ansattnr: Alder: - 99 Stillingsprosent: 1,00-999,00 Utbet.sted: Jur. org.nr.: Orgledd Bedriftsnr: Art Tjeneste Prosjekt Ansvar Objekt Kategorier: Stillingstyper: Grupper: Alle Stillinger: Enheter: Sortering-1: Ansvar Sortering-2: Overskrift: Fraværsrapport Enebakk Side: 1 Side 6

7 Fraværsrapport Enebakk Csv-fil: C:\Users\evajoh\AppData\Local\Temp\6\Fraværsrapport Enebakk.csv Side: 2 Side 7

8 Fraværsrapport Enebakk Ansvar Ant.ans. Dagsverk Dagsverk Dagsverk Dagsverk Dagsverk Mulige dgv. 1-3 dager 4-16 dager dager Over 56 dgr Totalt Ant. Ant. Ant. Pros. Ant. Pros. Ant. Pros. Ant. Pros. Ant. Pros Folkevalgte organer 2,0 130,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Rådmannskontor 2,0 130,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Personal og tjenester 15,0 690,3 0,6 0,1 21,4 3,1 54,0 7,8 17,6 2,5 93,6 13, Miljøvern 1,0 65,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Økonomikontor 8,0 499,0 0,0 0,0 10,0 2,0 4,0 0,8 0,0 0,0 14,0 2, Administrasjon, KOS 5,0 299,0 0,6 0,2 8,0 2,7 0,0 0,0 0,0 0,0 8,6 2, Tverrfaglig samarbei 2,0 130,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Bibliotek 5,0 229,5 2,7 1,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,7 1, Kulturskolen 11,0 384,1 7,4 1,9 0,0 0,0 20,4 5,3 0,0 0,0 27,8 7, Flateby Ungdomsklu 4,0 49,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Kirkebygda Ungdom 2,0 24,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Ytre Enebakk Ungdo 2,0 26,9 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Kulturtjenesten admi 3,0 103,3 0,0 0,0 14,0 13,5 0,0 0,0 0,0 0,0 14,0 13, Ped.-psyk.tjeneste (P 9,0 450,6 3,5 0,8 7,5 1,7 0,0 0,0 0,0 0,0 11,0 2, Grunnskolen, diverse 8,0 237,3 8,3 3,5 10,0 4,2 12,0 5,1 0,0 0,0 30,3 12, Ytre Enebakk skole 60,0 3318,3 24,2 0,7 137,8 4,2 163,6 4,9 0,0 0,0 325,6 9, Kirkebygden skole 26,0 1315,8 3,0 0,2 0,0 0,0 7,0 0,5 0,0 0,0 10,0 0, Hauglia skole 40,0 2090,7 11,2 0,5 21,2 1,0 86,6 4,1 0,0 0,0 119,0 5, Stranden skole 27,0 1276,0 9,7 0,8 27,4 2,1 50,0 3,9 0,0 0,0 87,1 6, Mjær ungdomsskole 28,0 1573,1 10,8 0,7 31,6 2,0 97,7 6,2 0,0 0,0 140,1 8, Enebakk ungdomssk 40,0 2136,1 19,4 0,9 10,6 0,5 20,7 1,0 0,0 0,0 50,7 2, Prosjekthuset 3,0 182,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Voksenopplæring gru 1,0 13,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Voksenopplæring nor 4,0 105,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Ytre Enebakk barneh 29,0 1595,8 14,5 0,9 9,4 0,6 97,2 6,1 0,0 0,0 121,2 7, Kirkebygden barneha 27,0 1314,0 7,7 0,6 80,6 6,1 92,8 7,1 0,0 0,0 181,1 13, Flateby barnehage 25,0 1409,1 4,8 0,3 104,0 7,4 70,8 5,0 0,0 0,0 179,6 12, Helse- og sosialadmi 2,0 97,5 0,0 0,0 3,0 3,1 6,0 6,2 0,0 0,0 9,0 9, Pleie og omsorg felle 4,0 201,5 4,0 2,0 6,2 3,1 6,0 3,0 0,0 0,0 16,2 8, Helsetjenester 7,0 220,1 0,2 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,2 0, Legesenter 7,0 380,3 1,7 0,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,7 0, Helsetjenester barn/u 12,0 637,0 4,6 0,7 11,2 1,8 90,5 14,2 0,0 0,0 106,3 16, Barneverntjenesten 11,0 637,0 6,0 0,9 3,2 0,5 45,8 7,2 0,0 0,0 55,0 8,6 Side: 3 Side 8

9 Fraværsrapport Enebakk Ansvar Ant.ans. Dagsverk Dagsverk Dagsverk Dagsverk Dagsverk Mulige dgv. 1-3 dager 4-16 dager dager Over 56 dgr Totalt Ant. Ant. Ant. Pros. Ant. Pros. Ant. Pros. Ant. Pros. Ant. Pros Forvaltning 8,0 345,5 3,8 1,1 14,3 4,1 6,8 2,0 0,0 0,0 24,8 7, Enhet for psykisk hel 12,0 742,8 3,0 0,4 3,5 0,5 6,5 0,9 0,0 0,0 13,0 1, Rehabilitering 12,0 598,0 3,0 0,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0 0, Tiltak funksjonshem 23,0 633,4 0,9 0,1 10,8 1,7 2,3 0,4 0,0 0,0 13,9 2, Sløssåsveien 11,0 309,0 3,8 1,2 11,8 3,8 92,6 30,0 0,0 0,0 108,1 35, Sosialtjenesten 9,0 522,0 7,0 1,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,0 1, Flyktninger 2,0 130,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Kvalifiseringsordnin 2,0 30,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Langtidsavdelingen 38,0 1371,6 12,9 0,9 89,2 6,5 189,9 13,8 0,0 0,0 292,0 21, Skjermet enhet 37,0 1048,6 11,8 1,1 28,3 2,7 70,7 6,7 32,2 3,1 143,0 13, Korttidsavdelingen 16,0 698,6 4,4 0,6 0,8 0,1 14,2 2,0 0,0 0,0 19,4 2, Dagavdelingen 4,0 175,3 0,0 0,0 1,0 0,6 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0, Hjemmesykepleie/hje 29,0 1245,4 9,4 0,8 35,0 2,8 24,6 2,0 0,0 0,0 68,9 5, Gaupeveien 49,0 1444,8 16,0 1,1 15,2 1,1 46,5 3,2 0,0 0,0 77,7 5, Nylendeveien 31,0 1024,5 5,0 0,5 41,1 4,0 177,7 17,3 0,0 0,0 223,7 21, Forpleining 7,0 321,4 2,7 0,8 15,0 4,7 0,0 0,0 0,0 0,0 17,7 5, Teknisk stab 5,0 256,0 0,0 0,0 6,0 2,3 0,0 0,0 0,0 0,0 6,0 2, Drift diverse 4,0 178,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Avløp 6,0 357,5 3,0 0,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0 0, Enebakk kommunesk 1,0 26,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Renovasjon 1,0 32,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Bygningsseksjon 9,0 520,0 3,5 0,7 6,0 1,2 0,0 0,0 0,0 0,0 9,5 1, Kommuneplan 1,0 32,5 0,5 1,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,5 1, Landbruksforvaltnin 4,0 125,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Friluftsforvaltning 1,0 32,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Forvaltning, drift og 11,0 666,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0, Renhold 32,0 1814,8 11,0 0,6 107,9 5,9 192,0 10,6 0,0 0,0 310,8 17,1 Sum utvalg 797, ,9 246,3 0,7 902,8 2,5 1748,8 4,8 49,8 0,1 2947,7 8,0 Side: 4 Side 9

10 kvartal 9,9 13,6 8,7 10,4 8,8 2. kvartal 7,6 11,1 8,7 9,2 8,0 3. kvartal 7,7 7,4 6,8 6,0 4. kvartal 10,3 9,0 8,8 8,4 Enebakk kommunes sykefravær ,0 14,0 13,6 12,0 10,0 8,0 6,0 9,9 7,6 7,7 10,3 11,1 7,4 9,0 8,7 8,7 8,8 6,8 10,4 9,2 6,0 8,4 8,8 8,0 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 4,0 2,0 0, Side 10

11 Side 11

12 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2008/709 Arkivkode: 440 Saksbehandler: Eva Johansen Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 13/12 Arbeidsmiljøutvalget Manglende innlevering av egenkart/vernerunderapport Dokumenter som er vedlagt: Dokumenter som ikke er vedlagt: AMUS INNSTILLING: Rapport av egenkartlegging/vernerunde blir sendt Hovedverneombudet SAKSUTREDNING: Sammendrag Hovedverneombudet har så langt bare mottatt 9 rapporter Bakgrunn For at alle skal føle et ansvar for å bedre sitt arbeidsmiljø ønsker leder av AMU at rapport av egenkartlegging/vernerunde blir sendt Hovedverneombudet Saksopplysninger Hovedverneombudet skal ha en mulighet til å følge opp de tingene som er av betydning for arbeidsmiljøet på den enkelte enhet. Vurderinger og begrunnelse Dette er et lederansvar. HVO har ved flere anledninger purret på verneombudene på enhetene, for at de skal purre på sin leder. Side 12

13 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2012/335 Arkivkode: 007 Saksbehandler: Eva Johansen Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 14/12 Arbeidsmiljøutvalget Forslag til endring av rutiner for internvarsling i Enebakk kommune Dokumenter som er vedlagt: gammel rutine med endringer, forslag til nye rutiner Dokumenter som ikke er vedlagt: AMUS INNSTILLING: Nye rutiner godkjennes SAKSUTREDNING: Sammendrag Formålet med rutinebeskrivelsen er å gi veiledning for ansatte sok ønsker å varsle om krittikkverdige forhold, samt å fremheve at Enebakk kommune ønsker åpenhet. Bakgrunn I AMU møte ble det nedsatt en arbeidsgruppe som skulle evaluere reglementet, HTV- Sissel Bjerkely, HVO-Hanne Oppegaard og Eva Johansen Saksopplysninger Dette er nå gjort, og forslaget er vedlagt Det gamle reglementet med rettelser, og forslag til nytt reglement Vurderinger og begrunnelse Side 13

14 RUTINE FOR INTERNVARSLING I ENEBAKK KOMMUNE Vedtatt: Kommunestyret Dato: 16. juni 2008 Ansvarlig: Rådmann Nils Schaug 1. FORMÅL Formålet med rutinebeskrivelsen er å gi en veiledning for ansatte som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold, samt å fremheve at Enebakk kommune ønsker åpenhet. 2. OMFANG Rutinen er utarbeidet for internvarsling og gjelder for alle ansatte i Enebakk kommune 3. HVORDAN VARSLE Arbeidstaker melder fra til nærmeste leder, alternativt til tillitsvalgt eller verneombud. Det er utarbeidet eget skjema for varsling. Alternativt kan/helst skal kommunens elektroniske system for avvik/tiltak benyttes. Det er viktig å legge forholdene til rette slik at varsleren føler seg trygg i situasjonen. Utover det vil det det være følgende fremgansmåte som skal følges Varsleren velger selv om varslingen skal skje ved personlig frammøte, via kommunens elektroniske avvik/tiltakssystem (Kvalitetslosen), eller via ordinær post på eget skjema. Brukes kommunens elektroniske system må det utøves stor varsomhet i forbindelse med bruk av sensitive opplysninger. Det oppfordres om å varsle med fullt navn. Varsleren vil bli ivaretatt i henhold til lovverket. *link til kvalitetslosen. 4. DEFINISJONER Med varsling menes her at arbeidstaker sier ifra om kritikkverdige forhold i kommunen. Varsling kan skje til nærmeste leder, verneombud, tillitsvalgt eller andre. Ytringer om forhold som er allment kjent regnes ikke som varsling. Med kritikkverdige forhold menes her straffbare forhold og andre lovbrudd, samt brudd på kommunens etiske retningslinjer og allment aksepterte etiske standarer. *link til peronalhåndboka Eksempler på kritikkverdige forhold: Brudd på lov/forskrift i arbeidsforhold (eks. arbeidsmiljøloven) Brudd på lov/forskrift om offentlig anskaffelser Brudd på grunnleggende saksbehandlingsregler i forvaltningsloven, arkivloven m.v. Straffbare forhold, herunder korrupsjon, bedrageri, underslag og annen økonomisk kriminalitet. Psykososiale forhold (mobbing, trakassering, utstøting fra arbeidslivet) Mangelfull oppfølging av skader, avvik og yrkessykdom Side 14

15 5. BESKRIVELSE/FRAMGANGSMÅTE 5.1 INNLEDNING Foruten at all saksbehandling skal skje i samsvar med forvatningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og andre relevante bestemmelser, gjelder følgende prinsipper for kommunens varslingsordning: Det skal være lett og trygt å varsle Den som varsler og det som varsles om skal ivaretas Det skal være trygt å varsle Den det varsles om skal ivaretas Den som varsler skal ivaretas Det skal være åpenhet og ærlighet Det skal i spesielle tilfeller være mulig å varsle anonymt Varsel skal tas på alvor Varsel skal registreres og behandles på en systematisk og betryggende måte Det skal ryddes opp i uønskede forhold som avdekkes Varslingsordningen er ikke en generell klage- eller ombudsordning Hovedregelen er at varsling skjer i linjen 5.2 VARSLING I TJENESTELINJEN I utgangspunktet skal kritikkverdige forhold på arbeidsplassen først tas opp med nærmeste leder. Vernetjenesten kan skal involveres der varsleren finner dette hensiktsmessig. Ligger problemet hos nærmeste leder, eller lederen ikke gjør noe med saken, skal vedkommendes leder varsles. 5.3 VARSLING TIL ANDRE Dersom varsling i linjen, som beskrevet over, ikke antas å være tilstrekkelig, eller man ikke ønsker å ta opp forholdene på egen arbeidsplass, kan varsleren henvende seg til andre instanser i kommunen som personalkontor, vernetjenesten eller tillitsvalgte for assistanse. 5.4 HVORDAN VARSLE Det er viktig å legge forholdene til rette slik at varsleren føler seg trygg i situasjonen. Utover det vil det være følgende framgangsmøte som skal følges: Varsleren velger selv om varslingen skal skje ved personlig frammøte, via kommunens elektroniske avvik/tiltakssystem (Kvalitetslosen), eller via ordinær post på eget skjema. Brukes kommunens elektroniske system må det utøves stor varsomhet i forbindelse med bruk av sensitive opplysninger. Ved skriftlig varsling om forhold på arbeidsplassen skal enten kvalitetssystemets avvik/tiltak eller skjema for varsling om kritikkverdige forhold benyttes. Dersom det er flere ansatte som er kjent med de kritikkverdige forholdene, anbefales at man går sammen om å melde forholdet. Det oppfordres om å varsle med fullt navn. Varsleren vil bli ivaretatt i henhold til lovverket. Det er mulig i spesielle tilfeller å varsle anonymt. Man kan da velge å ikke oppgi navn dit varselet sendes, eller man kan be om anonymitet ved behandling av saken og sikres en fortrolig behandling av egen identitet. Side 15

16 5.3 SAKSGANG VED VARSLING Om varsler ønsker å henvende seg til nærmeste leder, eller benytte linjen videre skal disse punktene følges: 1. Varsler henvender seg til nærmeste leder eller videre i linjen via kvalitetssystemets avvik/tiltak modul eller på eget skjema. Dersom vedkommende ønsker å varsle anonymt, kan dette utføres ved å sende varsel uten opplysning om avsender. Varsleren kan hvis han/hun ønsker det møte opp selv og deretter be om kildebeskyttelse. 2. Den som mottar varselet avgjør den videre behandling av saken. Lovpålagte bestemmelser om saksbehandlingen gjelder, herunder forvaltningsloven. 3. Sakene skal behandles fortløpende uten opphold. Det er viktig at den varselet gjelder gis en mulighet til å uttale seg. I alvorlige saker kan hensynet til bevisforspillelse medføre at forholdet må politianmeldes straks. 4. Den som mottar varselet har ansvar for at saken blir tilstrekkelig opplyst. Dersom man ser at saken skal behandles videre, forelegges den for kommunalsjefen til uttalelse. I saker som eventuelt oversendes politisk nivå,? skal det foreslås hvilke tiltak som ansees nødvendig, for eksempel politianmeldelse. 5. I tilfeller der varselet ikke innehar tilstrekkelig bevis, eller der varslingsmottakers egne undersøkelser ikke kan bekrefte varselet, skal saken slettes. 6. EVALUERING Rutinebeskrivelsen for varsling må med jevne mellomrom være gjenstand for evaluering. Dette er særdeles viktig for å se om praksisen for varsling i tilstrekkelig grad ivaretar lovverket og hvordan disse sakene blir fulgt opp i linjen. Det vil være Arbeidsmiljøutvalget som vil stå for denne evalueringen. VEDLEGG Skjema for varsling. Side 16

17 SKJEMA FOR INTERN VARSLING Jeg ønsker å varsle om følgende kritikkverdige forhold: Forslag til hva som kan gjøres: Varslet av navn/dato:. Intern oppfølging av varsling: Oppfølging av varsel angående: Beskrivelse Dato: Varsel mottatt av: Følgende undersøkelser er gjort: Konklusjonen er som følger: Side 17

18 Tilbakemelding ble gitt til varsler: Nødvendig informasjon ble gitt til den (de) det er varslet om: Følgende tiltak er igangsatt: Videre oppfølging (planlagt,gjennomført): Side 18

19 Eventuelt Side 18