1. Innledning og om arbeidet med vurdering av prosjektverktøy

Innhold 1. Innledning og om arbeidet med vurdering av prosjektverktøy...3 2. Rammer for arbeidet...4 3. Eksisterende systemer som brukes ved UIT i dag...4 4. Kartlegging av UiTs behov for et prosjektverktøy...5 5. Prosjektverktøy, dagens systemer og tilgjengelighet...5 Prosjektverktøy og muligheter:...5 Dagens systemer og ivaretakelse av behov:...6 Tilgjengelighet:...6 6. Prosjektgruppas anbefalinger...7 7. Økonomidirektørens innstilling til videre arbeid med forbedringer på BOA-området og innføring av prosjektverktøy...8 Nærmere beskrivelser av mål, tiltak og ressursbehov for de ulike fasene:...8 2

1. Innledning og om arbeidet med vurdering av prosjektverktøy Det ble i november 2011 etablert et prosjekt i Avdeling for økonomi (ØA) for vurdering av innføring av prosjektverktøy ved Universitetet i Tromsø (UiT). Bakgrunnen for prosjektet er flere henvendelser om behov for et verktøy for styring og oppfølging av eksternt finansiert aktivitet. Henvendelsene omfatter bl.a.: Budsjettering, spesielt muligheten til å registrere budsjett for hele prosjektperioden (kan omfatte flere regnskapsår) i Agresso. Bedre rapporter og rapporteringsmuligheter enn det som er tilgjengelig i Agresso (økonomisystem) i dag. Et mer tilgjengelig og brukervennlig system for prosjektledere som gir bedre oversikt over enkeltprosjekter, store prosjekter og sammensatte prosjekter. Forbedret økonomistyring på prosjekter. Prosjektet ble etablert med en prosjektgruppe bestående av: Arne O. Smalås, instituttleder ved Institutt for kjemi, Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT-fak) Christian Hansen, assisterende fakultetsdirektør, Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) Christina Olsen Solberg, økonomirådgiver, Det helsevitenskapelige fakultet (Helsefak) Elisabeth Johansen, økonomirådgiver, Administrasjonen Patrik Bye, forskningsrådgiver, Administrasjonen Vidar Nyheim, økonomirådgiver, Administrasjonen (prosjektleder) Beslutningsmyndighet/prosjekteier har vært: økonomidirektør, Administrasjonen Det ble utarbeidet et mandat/prosjektbeskrivelse fra økonomidirektøren til prosjektgruppa for arbeidet, jf. vedlegg 1. I henhold til prosjektbeskrivelsen skulle det svares på følgende spørsmål og utfordringer: Hvilke behov har UiT for et prosjektverktøy, og hvilke behov blir i dag ikke ivaretatt av økonomisystemet eller andre tilsvarende systemer? Hvilke muligheter gir et prosjektverktøy for styring og oppfølging av prosjekter? Tilgjengelighet/brukervennlighet for målgruppen ut over regnskaps- og økonomikonsulenter, for eksempel prosjektledere (ofte vitenskapelige ansatte) og budsjettdisponenter? Muligheter for forbedring av prosesser, rutiner, rapportering og effektivisering for UiTs sentrale økonomiavdeling og fakultetsadministrasjonen som Agresso ikke gir? Mål for innføring av prosjektverktøy vil være: Forbedring av økonomistyringen av prosjekter. Forbedring av rapportering for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA-området). Økt tilgjengelighet til prosjektøkonomien for prosjektledere og budsjettdisponenter. Forenkling, effektivisering og forbedring av prosesser innenfor håndteringen av BOAområdet. Oppdraget til prosjektgruppa ble beskrevet slik: Vurdere om UiT skal anskaffe et prosjektverktøy som et sidesystem som kan integreres mot Agresso, og hvor målet er å forbedre styring og oppfølging av BOA. Gi anbefalinger i innkjøpsprosessen og legge frem innstilling til valg av system på grunnlag av gjennomført anbudsprosess eller andre faglige og innkjøpsfaglige vurderinger. 3

I prosjektbeskrivelsen er det videre gitt en del føringer for prosjektet. Det er et krav at et prosjektverktøy må være tilnærmet fullintegrert med Agresso og at implementeringskostnadene må minimaliseres. For nærmere beskrivelser vises det til vedlagt prosjektbeskrivelse. Prosjektgruppa vurderte oppdraget som todelt. Første del omfatter en kartlegging av UiTs behov for et verktøy for styring og oppfølging av prosjekter og en vurdering av hvilke behov som kan ivaretas av Agresso eller andre av dagens systemer ved UiT. Vurderingene omfatter også hvilke muligheter et prosjektverktøy gir for styring og oppfølging av prosjekter. Gruppa valgte å gi forslag til tiltak for forbedring av styring og oppfølging av prosjekter. Dette vil være tiltak som må følges opp uavhengig av om det anskaffes et nytt prosjektverktøy eller ikke. Andre del av arbeidet omfatter bistand i en eventuell anskaffelse av et prosjektverktøy. Gruppa har i denne omgang ikke gjort noen vurderinger i forhold til dette, og det er heller ikke gjort noen innkjøpsfaglige vurderinger. For nærmere beskrivelse av arbeidet i prosjektgruppa så vises det til rapport fra prosjektgruppa, jf vedlegg 2. 2. Rammer for arbeidet Utgangspunkt for arbeid med vurdering av innføring av prosjektverktøy er volum og kompleksitet på UITs prosjektportefølje eller bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), i tillegg til regelverk og krav til forvaltning og oppfølging av eksterne prosjekter. UiTs prosjektportefølje omfatter ved utgangen av 2011, ca. 1 500 1 aktive prosjekter. Prosjektene varierer i størrelse og kompleksitet. I 2011 hadde UiT ca. 160 prosjekter med inntekter på 1 mill kr eller mer, herav ca. 20 prosjekter med inntekter på 5 mill eller mer. Videre hadde UiT ca. 600 prosjekter med inntekter under 0,5 mill. Dette viser at UiT har mange relativt små prosjekter. I 2011 hadde UiT samlede inntekter på 2 489 mill, herav 587 mill 2 i BOA-inntekter. Samlede utgifter på BOA-prosjektene var 717 mill, og differansen mellom inntektene og utgiftene skyldes hovedsakelig UiTs egenfinansiering av BOA-prosjektene. På BOA-området består i tillegg av mange ulike finansieringskilder/grupper, som for eksempel Norges Forskningsråd med 182 mill, statlige etater og institusjoner med 223 mill og EU med 25 mill. Av BOA-inntektene på 587 mill utgjorde oppdragsinntektene 23 mill. Det nevnes også at flere finansieringskilder har særskilte krav til budsjettering og rapportering som avviker noe fra UiTs retningslinjer for forvaltning av BOA-området. Prosjektrapporten gir en grundig oversikt over rammer som legger føringer for UiTs forvaltning av BOA-området. Disse er også nærmere redegjort for i vedlagt rapport fra prosjektgruppa. 3. Eksisterende systemer som brukes ved UIT i dag UiT bruker en rekke systemer som er relevante i forhold til styring og oppfølging av enkeltprosjekter og prosjektportefølje. En prosjektportefølje består av mange prosjekter på et institutt, et fakultet eller hele UiT. De mest sentrale systemene er: Agresso Business World økonomisystem Regnskaps- og økonomidata på web økonomirapporter på veven Paga/PagaWeb lønns- og personalsystem Ephorte arkiv- og saksbehandlingssystem Cristin forskningsdokumentasjonssystem 1 Prosjekter (bokstav + tall) i Agresso med status N. 2 Inntekter på kontoklasse 3 på prosjekter (bokstav + tall) i Agresso. 4

UiTs nettsider Eutro I vedlegg 2 pkt. 6 gis det nærmere beskrivelser av de enkelte systemene, herunder også hvordan UiT bruker disse i dag og hvilke muligheter systemene gir. 4. Kartlegging av UiTs behov for et prosjektverktøy I prosjektgruppas kartlegging av UiTs behov for styring og oppfølging av BOA-prosjekter er behovene kategorisert slik: Økonomistyringsbehov Prosjektplanleggingsbehov Andre behov Økonomistyringsbehov knytter seg til kontoplan/økonomimodell, regnskap og budsjett, intern regnskaps- og budsjettoppfølging og økonomirapportering til ekstern finansieringskilde/ oppdragsgiver. Prosjektplanleggingsbehov knytter seg til tidsplanlegging, fremdrift og styring av ressurser. Dette kan for eksempel omfatte behov for inndeling av prosjektet i arbeidspakker, tidsorganisering av arbeidspakker, avhengighetsforhold mellom arbeidspakker og milepæler med varsling. Andre behov omfatter for eksempel tilgang til økonomidata og prosjektdokumenter, deling av prosjektdokumenter og opplæring i reglementer og retningslinjer. Videre kan det også omfatte behov for avklaring av roller og arbeidsdeling mellom prosjektleder (ofte vitenskapelig ansatt) og administrasjonen. Det er en generell tilbakemelding fra fakultetene/enhetene at dagens verktøy og systemer ikke tilfredsstiller alle behov for god og effektiv styring og oppfølging av prosjekter. Det er dermed et klart behov for bedre verktøy eventuelt bedre utnyttelse av allerede tilgjengelige verktøy. Nedenfor beskrives behovene innenfor de ulike kategoriene nærmere. For nærmere beskrivelser av behov innenfor disse kategoriene, vises det til prosjektrapportens pkt 3. Prosjektgruppa har gjennomført en behovskartlegging ved UIT, og denne er nærmere beskrevet i prosjektrapportens siste fire avsnitt under pkt 1. 5. Prosjektverktøy, dagens systemer og tilgjengelighet Prosjektgruppa har drøftet hvilke muligheter et prosjektverktøy gir for styring og oppfølging av prosjekter, hvilke behov som kan ivaretas innenfor dagens systemer og tilgang til administrative systemer for budsjettdisponenter og prosjektledere. Prosjektverktøy og muligheter: På prosjektnivået vil et godt prosjektverktøy legge til rette for god planlegging og gjennomføring av prosjektet, og gjøre det mulig å holde oversikt over fremdrift og ressursbruk i prosjektet samt avdekke eventuelle avvik. På porteføljenivået 3 vil et godt prosjektverktøy legge til rette for å se mange prosjekter i sammenheng, foreta prioriteringer og fordele ressurser og økonomi mellom prosjekter. Samlet vil dette bidra til bedre styring og oppfølging av prosjektporteføljen og den samlede virksomheten/aktiviteten på instituttet, fakultetet eller UiT. 3 En prosjektportefølje består av mange prosjekter på et institutt, et fakultet eller hele UiT. 5

Prosjektplanlegging vil også omfatte tidsplanlegging og ressursstyring. Her utgjør arbeidsinnsats fra UITs ansatte en viktig ressurs. Styring og planlegging av arbeidsinnsatsen vil kunne innebære behov for timeregistrering, og dette vil være svært krevende. Av enkelte ansatte kan timeregistrering oppfattes til å stå i et visst motsetningsforhold til akademisk frihet, og det er også en viss motstand mot timeregistrering ved UiT. For nærmere beskrivelser av hvilke muligheter et prosjektverktøy kan gi, vises det til vedlagt prosjektrapport, punkt 4a). Dagens systemer og ivaretakelse av behov: I vurderingen av hvorvidt det skal anskaffes et nytt prosjektverktøy eller ikke, har prosjektgruppa sett på hvilke behov som kan ivaretas av eksisterende systemer ved UIT, jf. oversikt over eksisterende systemer i rapportens punkt 2 d). Tilsvarende er det vurdert hvilke behov som ikke kan ivaretas av dagens systemer og hvor viktige/kritiske disse behovene er for god styring og oppfølging av prosjekter. Disse vurderingene er knyttet til UiTs behov innenfor økonomistyring, prosjektplanlegging, og andre behov. Når det gjelder økonomistyring, konkluderer prosjektgruppa slik: Samlet sett kan bedre utnyttelse av Agresso og utarbeiding av maler i Excel ivareta flesteparten av UITs behov. Unntaket vil gjelde for timeregistrering/styring, som ikke kan ivaretas direkte i Agresso slik systemet er i dag. En slik timeregistrering knytter seg til regnskapsføring av intern arbeidskraft på prosjektet, ikke for registrering av timer for utbetaling av lønn til den enkelte ansatte, jf. Paga. Innenfor dagens systemer må timeregistreringen løses ved manuelle prosesser. Det er en egen modul i Agresso (Agresso Prosjekt) som blant annet kan ivareta timeregistrering direkte i systemet, som UiT per i dag ikke har. For å kunne registrere timer direkte i Agresso må den enkelte ansatte knyttet til et prosjekt, herunder vitenskapelige ansatte, ha tilgang til Agresso. Økonomidirektøren støtter prosjektgruppas vurderinger av de utfordringer det vil gi med innføring av timeregistrering for vitenskapelig ansatte, uavhengig av hvilket system som velges. Når det gjelder prosjektplanlegging har prosjektgruppa konkludert med at UiT ikke har ett system som kan ivareta disse behovene samlet. For enkeltprosjekter kan noen behov knyttet til ivaretas av tilgjengelige systemer, for eksempel Excel og Microsoft Outlook (e-postsystem). Disse kan ivareta enkel prosjektplanlegging, oversikt/varsling av frister, oversikt over samarbeidspartnere og finansieringskilder. Videre har UiT lisenser på Microsoft Project. Dette er et omfattende system for prosjektplanlegging, men etter vår kjennskap til systemet, er systemet i liten grad i bruk for styring og oppfølging av prosjekter. Det finnes også andre prosjektverktøy på markedet som kan være aktuelle for dette behovet, bl.a. spesialtilpassede verktøy for EU-prosjekter. For prosjektplanlegging på porteføljenivået vil en løsning beskrevet ovenfor ikke dekke UiTs behov. Det vil ikke være mulig å ta ut rapporter for å se flere prosjekter i sammenheng, prioritere mellom prosjekter, fordele ressurser og økonomi mellom prosjekter. UiT vil dermed ikke oppnå en samlet styring av prosjektporteføljen med hensyn til prosjektplanlegging, herunder styring av tilgjengelige ressurser. Effektiv ressursstyring, herunder styring og oppfølging av arbeidsinnsatsen til de ansatte, vil være krevende å gjennomføre i praksis. Når det gjelder andre behov er disse relatert til styring og oppfølging av prosjekter, og i liten grad knyttet til et prosjektverktøy. Disse omfatter bl.a. avklaring av roller i prosjektet samt arbeidsdeling mellom prosjektleder og administrasjonen. For å ivareta dette kan det bl.a. tilbys kurs og opplæring i reglement, retningslinjer, systemer og verktøy som er relevante for styring og oppfølging av prosjekter. Videre kan det utarbeides nettsider med oversikt over aktuelle verktøy og systemer samt en prosjekthåndbok. Tilgjengelighet: UiT bruker en rekke administrative systemer som er relevante i forhold til styring og oppfølging av enkeltprosjekter og en prosjektportefølje. Det er en problemstilling at mange vitenskapelige ansatte 6

ikke er brukere av disse systemene. Dette medfører utfordringer i forhold til tilgang/tilgjengelighet til prosjektinformasjon, særlig for prosjektledere (ofte vitenskapelige ansatte) og budsjettdisponenter. I behovskartleggingen som ble gjort av prosjektgruppa fremkom følgende behov for tilgang til informasjon knyttet til styring og oppfølging av prosjekter: Nettsider med relevant og oppdatert informasjon knyttet til BOA-området Økonomidata/rapporter (intern oppfølging og ekstern rapportering) Relevante prosjektdokumenter For nærmere beskrivelser av det enkelte punkt, vises det til prosjektrapportens punkt 4c). 6. Prosjektgruppas anbefalinger Det er en klar tilbakemelding fra enhetene at dagens verktøy og systemer ikke tilfredsstiller alle behov for god og effektiv styring og oppfølging av prosjekter, og at det er et forbedringspotensial i styring og oppfølging av prosjekter ved UiT. Prosjektgruppa konkluderer med at UiT har betydelige behov og utfordringer knyttet til økonomistyring (budsjett, rapportering og regnskap) på prosjektnivå og porteføljenivå. For prosjektplanlegging er behovene ikke like klare/åpenbare, og dette skyldes bl.a. at prosjektene er uensartede i størrelse og kompleksitet. Prosjektplanlegging er mest aktuelt for de store/komplekse prosjektene. Andre behov knytter seg til opplæring på BOA-området, nettsider m.m. Prosjektgruppa vurderer det slik at flesteparten av behovene innenfor økonomistyring ivaretas gjennom bedre utnyttelse av dagens økonomisystem (Agresso) og andre systemer, for eksempel maler i Excel. Prosjektgruppa anbefaler derfor ikke innføring av et nytt system for prosjektstyring/økonomistyring. Prosjektgruppa anbefaler videre at UIT prioriterer arbeid med tiltak knyttet til økonomi som kan forbedre styring, oppfølging og rapportering av enkeltprosjekter og prosjektportefølje. Disse tiltakene er nærmere redegjort for i prosjektrapportens punkt 5. Prosjektplanlegging er mest aktuelt for de store/komplekse prosjektene, og prosjektgruppa foreslår derfor ikke innføring av et obligatorisk system for prosjektstyring/planlegging. Dette følger bl.a. av at UiT har mange relativt små prosjekter og at prosjektplanlegging er komplekst/krevende. Prosjektgruppa foreslår tiltak til forbedringer knyttet til prosjektplanlegging på prosjektnivå, jf rapportens pkt 5. Andre behov slik disse fremkom i prosjektgruppas kartlegging er i liten grad knyttet til prosjektverktøy. Prosjektgruppa har også her foreslått tiltak til forbedringer, jf prosjektrapportens punkt 5. Oppsummert anbefaler prosjektgruppa at det ikke innføres nytt prosjektverktøy som første trinn som løsning på UITs utfordringer innenfor BOA-området. De anbefaler flere tiltak til forbedringer, og mener det er helt avgjørende at disse følges opp. De understreker at det vil kreve betydelige ressurser, både i form av arbeidsinnsats og økonomi for å få gjennomføre tiltakene. Spesielt fremhever de tilpasninger i Agresso for å ta i bruk ny funksjonalitet (spesielt flerårige budsjett) og utarbeide nye og forbedre gamle maler i Excel. Det må legges bedre til rette for distribusjon av økonomidata utenfor Agresso. Prosjektgruppas forslag til neste trinn i forbedring av prosjektstyringen, vil være å ta tak i utfordringene knyttet til prosjektplanlegging. Dette omfatter styring av ressurser, tidsplanlegging og fremdrift, noe som vil være en mer omfattende prosess. Det antas også at behov for prosjektplanlegging vil bli mer aktuell/åpenbar når UiT får på plass bedre økonomistyring. For et system for helhetlig prosjektstyring vil det også være viktig å følge med på utvikling av ulike systemer 7

for universitets- og høyskolesektoren, og ikke minst utviklingen i UiTs samarbeid med universitetene i Bergen, Oslo og Trondheim (BOT-samarbeidet). 7. Økonomidirektørens innstilling til videre arbeid med forbedringer på BOA-området og innføring av prosjektverktøy Økonomidirektøren slutter seg til prosjektgruppas arbeid og takker for et godt og grundig gjennomført arbeid og som legger grunnlag for økonomidirektørens innstilling. På samme grunnlag som prosjektgruppa, er det også økonomidirektørens oppfatning at utfordringene innenfor BOAområdet først og fremst ikke løses ved å ta i bruk et prosjektverktøy. De fleste behovene innenfor økonomistyring kan ivaretas gjennom bedre utnyttelse av dagens økonomisystem (Agresso) og andre systemer, for eksempel maler i Excel og utvikling av Excellerator. Økonomidirektøren anbefaler at arbeidet med forbedringer innenfor BOA-området og innføring av prosjektverktøy ses på i ulike faser; 1. Iverksette tiltak med fokus på generelle forbedringer og tilrettelegge for eventuell innføring av nytt verktøy for prosjektstyring. Dette kan langt på vei gjøres ved å utvikle og ta i bruke funksjonalitet i eksisterende systemer, utvikle maler etc Tidsperspektiv: 2012 2014 2. Når fase 1 er gjennomført og arbeidet har gitt tilfredsstillende resultater, kan innføring av nytt verktøy vurderes for å oppnå ytterlige effektivisering. Tidsperspektiv: Tidligst fra siste halvår 2014 Nærmere beskrivelser av mål, tiltak og ressursbehov for de ulike fasene: Fase 1; 2012-2014: Økonomidirektøren foreslår at følgende tiltak prioriteres i arbeidet med forbedret økonomistyring av BOA-området: Utvikling og oppretting av budsjett for hele prosjektperioden i Agresso; flerårige budsjett. Dette kan gjøres ved å ta i bruk funksjonalitet i Agresso Planlegger som ble anskaffet og tatt i bruk ved UIT fra 1.1.2012. Det må utarbeides budsjettprinsipper for flerårige budsjett i tillegg til prinsipper for bruk av konti. Utvikle bedre økonomirapporter, inklusiv rapporter som tar i bruk flerårig budsjettering både for det enkelte prosjekt og prosjektportefølje. Dette kan gjøres ved å øke UITs kompetanse på bruk av browser- og datavarehusmaler i Agresso og ev ved hjelp av verktøyet Excellerator. Økt tilgjengelighet til økonomidata utenfor Agresso (som i dag), i tillegg til at presentasjonen av økonomidata må forbedres/gjøres mer forståelig slik at grupper som ikke har tilgang til Agresso kan få tak i og lese disse. Andre muligheter enn dagens vevspørring bør utredes. Dette fordi denne er for lite fleksibel og vanskelig tilgjengelig for ØA ift endringer, nye rapporter etc. Her kan kombinasjonen av Excellerator og Intranett være en mulighet som bør ses nærmere på. Utarbeide nye, forbedre eksisterende og muliggjøre kobling av maler som benyttes i BOAarbeidet, f.eks i budsjettering, håndtering av egeninnsats/timeregistrering etc. Ta i bruk tekniske muligheter i Agresso ved å ta i bruk automatposteringer og batch input for å redusere manuelt arbeid. Forbedre regnskapskvalitet og regnskapsrutiner for å øke kvaliteten på prosjektregnskap og med et langsiktig mål om at ethvert prosjektregnskap bør være mest mulig ajour pr tertial. Økonomimodellen bør ses nærmere på i forhold til bruk av konti og relasjoner der dette kan 8

gi forenklinger og forbedringer i regnskapsføring og rapportering. Utarbeide rutiner og legge til rette for bedre oppfølging av BOA-området mot prosjektleder, ledelse og styre på institutt, fakultet og UiT. Utarbeide maler for økonomirapporter for rapportering til finansieringskilde/oppdragsgiver. Dette gjelder spesielt for NFR- og EU-prosjekter. Når det gjelder tiltak knyttet til prosjektplanlegging på prosjektnivå, kan UiT ta i bruk systemer for prosjektplanlegging på prosjektnivå ved behov, for eksempel Microsoft Project (eksisterende system ved UiT i dag, men lite brukt) eller et skreddersydd verktøy for EU-prosjekter. Det bør tilbys opplæring og brukerstøtte i disse systemene. For å tilfredsstille behov ut over dette, kan følgende tiltak iverksettes: Opprette og forbedre nettsider med relevant og oppdatert informasjon om BOA-området samt bedre samordning av dagens nettsider ved UiT. Økt opplæring/kurs innenfor BOA-området vedrørende reglement, retningslinjer, verktøy med mer. Bidra til avklaring av roller og arbeidsdeling mellom prosjektleder og administrasjonen i forhold til behov for administrativ bistand i prosjekter. Tilgang for prosjektledere til prosjektdokumenter utenfor Ephorte Ressursbehov: Igangsetting av foreslåtte tiltak vil kreve ressurser og kompetanse som UIT/ØA ikke har tilgjengelig i dag. Interne ressurser må midlertidig økes hvis en slik gjennomføring skal være mulig, i tillegg til at UIT må kjøpe ekstern systemkompetanse for utvikling av funksjonalitet i Agresso, Excel og ev Excellerator. Interne forbedringer av regnskapsrutiner og regnskapskvalitet vil være et kontinuerlig utviklingsarbeid i avdelingen som vil ta noe tid, men ikke kreve særlig ekstra ressursinnsats. Midlertidige ressurser internt i ØA bør økes med en stilling over en periode, i tillegg til kostnader for kjøp av ekstern bistand og eventuelt nye eller økte lisenskostnader (Excellerator og Agresso Planlegger). Det ble satt av inntil 1,2 mill kr i 2012-budsjettet til prosjektverktøy som pr nå ikke er brukt. Ubrukte midler kan overføres til 2013 hvis eksisterende innstilling med foreslåtte tiltak vedtas av universitetsdirektøren. Det er også spilt inn økt ressursbehov fra ØA til dette arbeidet for fremtidige budsjettår, jf budsjettinnspill 2013. Fase 2; Fra tidligst siste halvår 2014: Når utfordringene innenfor økonomistyring er forbedret, vil det være aktuelt å vurdere innføring av et helhetlig system for prosjektstyring. Det må utarbeides kravspesifikasjoner og det må defineres hvilke behov et slikt system skal dekke. Innen denne tid kan det være andre systemer på markedet enn i dag, og forholdet til Agresso og BOT vil også påvirke et slikt systemvalg. Økonomidirektøren foreslår at det legges frem en statusrapport med forslag til videre fremdrift i arbeidet med BOA-prosjektområdet innen første halvår 2014. Tromsø, 21.05.2012 Eli M. Pedersen økonomidirektør 9