Oppsummering av SFFs styringsmodell

Transkript

1 Oppsummering av SFFs styringsmodell Et senter styres som et ordinært institutt med underliggende prosjektportefølje Porteføljen av prosjekter skal styres iht minimumsstandarden ved UiO, (jfr EFP-prosjekt) Viktig å avklare hvordan minimumsstandarden skal implementeres lokalt hvem skal økonomicontroller/prosjektcontroller samarbeide med? Viktig å avklare faglig relevans og økonomisk effekter av porteføljen Forskjellen fra et ordinært institutt: Krav til BOA-styring o Avregningnsprosjekt o Periodevise frikjøp fra vertsinstitutt o Avregning av overhead fra vertsinstitutt o Avregning av egenandel fra vertsinstitutt o Eventuellt viderefordeling av nettobidrag fra prosjektportefølje til vertsinstitutt Senterets basisdimensjonering er en andelsmessig samfinansiering fra UiO gjennom egenandel og senterbevilgning fra NFR

2 Rutiner/sjekkliste for oppstart Oppstart Underliggende kostnadssted må opprettes Avregningsprosjekt må opprettes (null EA og OH%) Eksisterende prosjekter må flyttes til SFF ets kostnadssted Kvalitetssikret totalbudsjett ift ressursbruk og finansiering (budsjetteringsmal)

3 Rutiner/sjekkliste for løpende regnskapsføring og avregninger inntekter (1) Eksterne inntekter: NFR inntektene inntektsføres på avregningsprosjektet på faktureringstidspunktet tilnærmet kontantprinsippet Incentivmidler fra sentralt hold på 2 mill. kroner anses som eksterne inntekter for senteret Eventuelle midler fra fakultetsnivå anses som eksterne inntekter for senteret (til tross for føringer om bruken av midlene) Egenandelen fra vertsinstituttet: Føres iht budsjett som differansen mellom kostnads- dimensjoneringen av senteret og senterets eksterne bevilgning fra NFR Er fast gjennom året såfremt det ikke skjer noe rebudsjettering i senteret En negativ egenandel, dvs kostnadsdimensjonering< NFR-bevilgning, medfører ingen egenandelsføring o Overskudd på senteret dras med til senere periodiserte aktiviteter

4 Rutiner/sjekkliste for løpende regnskapsføring og avregninger inntekter (2) 2014 Budsjetterte kostnader Nytilsettinger Frikjøp Overhead Drift NFR Senter-bevilgning Incentivmidler sentralt/fakultet Egenandel vertsinstituttet Over/underskudd Fast iht avtale Fast ift budsjettert kostnadsnivå Over/underskudd: Midlertidige endringer i kostnadsnivå medfører over/underskudd som er å anse som et periodiseringsavvik som nullstilles i fremtidige perioder Varige endringer i kostnadsnivå må rebudsjetteres og gi endret egenandelsnivå

5 Rutiner/sjekklister for oppstart og løpende regnskapsføring av SFF er Kostnader: Midlertidige nyansatte lønnes direkte på senterets stedkode Inkluderer føringer om ressursbruk fra sentralt og fakultet ift incentivmidler, for eksempel overflytting av stillinger fra fakultetsnivå. Fast vitenskapelige ansatte som skal utgjøre en del av sentervirksomheten; Alterntativ 1: Lønnes direkte på senterets kostnadssted o Manglende synliggjøring av nettobidrag på prosjekteierrapport til vertsinstituttet. Lønnen fremkommer som lønnsreduksjon på vertsinstituttets basisøkonomi, og øker således resultater for vertsinstituttet. Alternativ 2: Frikjøpes fra vertsinstituttut til senter o Ligger fast gjennom året såfremt det ikke skjer endringer som krever rebudsjettering o Skiller ikke på internt og eksternt frikjøp o Synliggjør nettobidraget o Fullmakter ift personalhåndtering og BDM bør delegeres til senterleder o Mulighet for automatposteringer gjennom «gjentagende bilag» -funksjon i Oracle Total overhead på senterets stedkode føres iht til avtalte budsjetterte personellressurser med instituttet(budsjettmalen), og ligger fast gjennom budsjettåret såfremt det ikke skjer endringer som krever rebudsjettering. Ordinære driftskostnader føres direkte på senterets stedkode

6 Rutiner/sjekklister for oppstart og løpende regnskapsføring av SFF er NB! Avregninger av overhead, frikjøp og egenandel fra vertsinstituttet til SFF ets kostnadssted bør skje månedlig for å få løpende oppdateringer av senterregnskapet, og derigjennom sikre godt økonomistyringsgrunnlag!! Avregninger: Periodevise avregninger mellom senterets stedkode og avregningsprosjekt, for å sikre korrekt rapportering til KD ift ubrukte midler. o For at avregningsgrunnlaget skal være korrekt, må senterregnskapet være oppdatert med kostnader knyttet til frikjøp og overhead

7 Eksempel på manuelle føringer Forutsetninger: Frikjøp av fast vitenskaplig ansatte: 1 mill. kroner Overheadkostnad knyttet til SFF et er estimert til å være 1,5 mill kroner på bakgrunn av samlede personellressurser på SFF ets basisvirksomhet Egenandel er estimert til å være 2 mill. kroner - differansen mellom senterets budsjetterte kostnadsdimensjonering og periodisert Senterbevilgning (uavhengig av innbetaling fra NFR) Totalt kostnadspådrag er 10 mill.kroner, hvorav NFR dekker 70% andel, dvs. 7 mill.nok skal avregnes fra kostnadsstedet til avregningsprosjektet

8 Eksempel på periodevis regnskapsføring og avregningsbilag med art Regnskapsmessig føring av frikjøp Tekst Frikjøp av personell fra vertsinstitutt til SFF iht budsjett Refusjon av frikjøp av personell fra vertsinstitutt til SFF iht budsjett Regnskapsmessig føring av overhead Tekst Manuell føring av overheadkostnad på SFF iht budsjett Manuell refusjon av overheadkostnader på SFF iht budsjett Regnskapsmessig føring av egenandel Tekst Manuell føring av Egenandel på SFF iht budsjett Manuell føring av Egenandel på SFF iht budsjett Økonomisk status for SFF ets kostnadssted vil være oppdatert DAGEN ETTER de manuelle føringene på frikjøp, overhead og egenandel. Regnskapsmessig avregning mellom kostnadssted og prosjekt Tekst Manuell avregning av SFF-kostnader mot avregningsprosjekt Manuell avregning av SFF-kostnader mot avregningsprosjekt Debet Kredit Kostnadssted art prosjekt tiltak Debet Kredit Kostnadssted art prosjekt tiltak Debet Kredit Kostnadssted art prosjekt tiltak Debet Kredit Kostnadssted art prosjekt tiltak