Innføring i regnearkprogrammet Excel

Innføring i regnearkprogrammet Excel Innholdet i dette notatet er rettet mot kursopplegget i emnet IT-verktøy ved HiTs Avdeling for teknologisk fag, og det tar for seg grunnleggende bruk av regneark med Excel rettet særskilt mot tekniske formål. Innholdsfortegnelse: 1.1. Generelt om Excels grensesnitt... 2 1.1.1. Opprette en ny arbeidsbok (med regneark )... 2 1.1.2. Navnsetting av regnearkene og innsetting av nye ark... 3 1.2. Beregninger med regneark... 3 1.2.1. Generelt om beregninger, formler og funksjoner... 3 1.2.2. Formatere cellene... 4 1.2.3. Legge tekst og tall inn i cellene... 5 1.2.4. Relativ og absolutt adressering... 6 1.2.5. Formelvisning i regnearket... 7 1.2.6. Eksempel på bruk av absolutt og relativ adressering... 7 1.2.7. Navn som referanse til celler... 8 1.2.8. Erstatte standard cellereferanse med egendefinerte navn... 8 1.3. Diagrammer og diagramveiviser... 9 1.3.1. Punktdiagram... 9 1.3.2. Linjediagram... 11 1.3.3. Stolpediagram... 11 1.3.4. Sektordiagram... 12 1.3.5. Konfigurering av diagrammer... 12 1.4. HVIS-funksjoner... 13 1.4.1. Eksempel med enkel HVIS-funksjon... 13 1.4.2. Nøstede HVIS-funksjoner... 14 1.5. Låse og beskytte celler og/eller regnark mot skriving... 14 Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 1

1.1. Generelt om Excels grensesnitt Figur 1 viser Excels grensesnitt. Avhengig av valg under installasjon, samt konfigurering gjort i ettertid, kan dette se litt forskjellig ut i ulike oppsett av Excel. Hovedoppsettet er uansett nokså likt. Standard verktøylinje: Inneholder verktøy/ikoner for mye benyttet funksjonalitet. Formateringslinje: Innholder verktøy rettet mot formateringsfunksjonalitet. Menylinje: Inneholder menyvalg til det meste av funksjonalitet i Excel. Mange av disse menyen kan også nås ved hjelp av hurtigtaster eller via verktøy- og formatteringslinjene. Radnummer/kolonnenummer: I regnearket er hver kolonne fortløpende navngitt A, B, C osv. Hver rad er nummerert 1, 2, 3 osv. På den måten kan hver celle i regnearket navngis (og refereres til) unikt. Se eksempel i Figur 1, der cellenavnet B8 er angitt (altså cellen i kolonne B på rad 8). Formellinje: Her skrives formler inn. Formlene kan også skrives direkte inn i cellen. Dobbeltklikk på en celle for å komme i redigeringsmodus. Ved å klikke på f x, får man hjelp med aktuelle formler. Statuslinje: Gir diverse informasjon underveis når det jobbes. Ved å høyreklikke i dette feltet, får man tilgang til noen hurtigberegningsmetoder (Summer, Gjennomsnitt m.fl.) for eventuelle avmerkede felt. Arkfaner: Et nytt Excel-dokument åpnes med en arbeidsbok (se navn Bok1 i Figur 1. En regnebok kan inneholde mange regneark. Standard åpnes det tre regneark, kalt Ark1, Ark2 og Ark3. Ved å høyreklikke på disse, kan de gis nye navn. Det gis da også mulighet for å sette inn nye ark. Horisontalt og vertikalt rullefelt: Brukes til å forflytte seg innenfor regnearket. Figur 1 viser Excels grensesnitt 1.1.1. Opprette en ny arbeidsbok (med regneark ) Ikonet oppretter en ny regnebok med tre blanke regneark (Ark1, Ark2 og Ark3). Dersom man åpner en eksisterende regnebok, eller en regnebok fra en annen mal enn standardmalen (dersom man f.eks. har laget maler selv), er det greit å benytte menyen Fil -> Ny. Da åpnes høyremenyen vist i Figur 1. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 2

1.1.2. Navnsetting av regnearkene og innsetting av nye ark Regnearket Ark1 (og de andre regnearkene) kan omdøpes til det/de navn vi måtte ønske. Ved å høyreklikke på arkfanen, fremkommer menyen vist i Figur 2. Figur 2 viser menyen som fremkommer ved å høyreklikke arkfanen til et av regnearkene, f.eks. Ark1 Blant menyvalgene i Figur 2, er meny for å endre navn på arkfanen. Test dette med å endre navn fra Ark1 til Strømmåling, ved å velge Gi nytt navn fra menyen vist i Figur 2. Valget Sett inn, gir mulighet for å sette inn flere arkfaner enn de tre som er standard. 1.2. Beregninger med regneark For ingeniører, er det ofte aktuelt å benytte regneark i forbindelse med innsamling og analyse av serier med måledata. I det følgende blir måledata fra strømmålinger, med påfølgende beregning av spenning og effekt, brukt som eksempel. 1.2.1. Generelt om beregninger, formler og funksjoner I Excel gjøres beregninger ofte på et sett med utvalgte celler. Tenk dere at følgende tall er lagt inn i celleområdet A1-E5 Stille dere så i celle F1. Formler starter alltid med et likhetstegn. Prøv å legge inn noen vanlig formler som ligger i verktøyikonet som ser slik ut: Ved å klikke dirkete på sigma-symbolet, -symbolet, får dere formelen SUMMER, som summerer et antall celler, f.eks. =SUMMER(A1:E1), som summerer celleinnholdet angitt i parentesen. Ved å klikke på den lille pila rett til høyre for -symbolet, gis det enkel tilgang til andre vanlige funksjoner som Gjennomsnitt, Antall, Maks og min. Disse tar for seg angitt celleområde, og finner h.h.v. gjennomsnittet, antallet verdier i området, høyeste verdi i området og laveste verdi i området. Ved å klikke på f x -symbolet i figuren over, får dere tilgang til alle funksjoner i Excel, samt en formelveiviser som kan hjelpe til med bruken. Prøv dere litt frem. Hjelpemenyen (som også kan hentes frem med F1-tasten), kan også benyttes for å søke etter hjelp om ulike funksjoner). Formler ligger gruppert etter kategorier som Sist brukte, Økonomisk, Statistisk, Matematisk osv., eller man kan velge kategorien Alle, for å få listet alle formler alfabetisk. Man kan i menyvinduet også søke i et tekstområde kalt Søk etter en funksjon. Med litt øvelse, finner man som oftest greit det man leter etter. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 3

1.2.2. Formatere cellene I utgangspunktet opprettes cellene med Excels standardformat som datatype. Ut fra informasjonen som legges i cellene, forsøker Excel da å gjette seg til hva slags datatype cellen inneholder. Prøv å skrive 1,2 (med komma) i en blank celle. Resultatet for celle A1 blir: Prøv så å skrive 1.2 (med punktum) i en annen celle. Resultatet blir for celle A2 da en dato: Årsaken til dette er at Excel (i norsk versjon) er satt opp til å tolke komma som desimaltegn i tall. Kommer det et punktum isteden, gjetter ikke Excel at dette er et tall. Det mest nærliggende for Excel, er da å anta at dette er en dato, og den presenterer derfor tallet med datoformat. Dersom vi ønsker å overstyre Excels tolkning når det gjelder datatype, gjøres dette ved å merke cellene vi ønsker skal være av en viss datatype, for så å høyreklikke over disse. Velg så Formater celler, fra menyen som fremkommer. Fra meny-boksen (se Figur 3 ), ligger alle formatene som kan velges under arkfanen kalt Tall. Figur 3 viser menyen for å formatere celler I menyen ses det at Standard er formatet som i utgangspunktet er valgt for cellene. Dette kan endres til Tall, Valuta, Dato, Klokkeslett, Tekst, eller en rekke andre mulige formater. I vårt eksempel, skal alt som står i kolonne A være tekst. For å sikre at ikke noe av teksten oppfattes som tall, dato eller annet, formaterer vi alle cellene i denne kolonnen som tekst, slik at alt som skrives inn gjengis nøyaktig slik vi skriver det. Vi merker først alle cellene i kolonne A. Dette kan gjøres ved å klikke på bokstaven A, som står i feltet direkte over alle cellene: Cellene i kolonne A blir da merket, slik vist i Figur 4. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 4

Figur 4 viser hvordan alle cellene i kolonne A er merket etter klikk på bokstaven A over cellene Høyreklikk så over det merkede området og velg formatering som Tekst, som forklart ovenfor. De øvrige cellene lar vi ligge som Standard, men husk å bruke komma som desimaltegn. 1.2.3. Legge tekst og tall inn i cellene Klikk i en celle. Skriv deretter tall eller tekst du ønsker å legge inn i cellen. Skriv først inn teksten Resistans, I(ampere), U(volt) og P (watt) i celle A1-A4, så resistansverdien (100) i celle B2 og til slutt strømmålingsverdiene vist i B2-B6, som vist i Figur 5. Figur 5 viser tekst og verdier som legges inn i regnearket Legg inn beregningsformel for U = R I Når vi kjenner R og I, kan spenningen beregnes med bruk av ohms lov (U = R I). Alle formler i Excel-celler, må begynne med et likhetstegn (=). For å beregne spenningen i celle B3, må vi multiplisere innholdet i celle B1 med innholdet i celle B2. Formelen som må legges inn i celle B3, blir derfor =B1*B2. Dette kan skrives direkte inn i celle B3. Istedenfor å skrive inn cellenavne, kan man gjøre følgende for å forenkle prosessen: 1. Skriv = 2. Trykk deretter på celle B1 3. Skriv * 4. Trykk deretter på celle B2 På denne måten slipper man å skrive inn navnet på cellene som skal multipliseres, og unngår dermed fare for innskrivingsfeil. Trykk Tabulator-tast eller Enter-tast for å avslutte. Tab-tast gjør at kursor flyttes til cellen til høyre for den registrerte verdien, mens Enter-tasten flytter kursor til cellen under. Formelen til cellen (B1*B2) kan ses i formellinjen (se Figur 6) eller ved å dobbeltklikke i cellen der formelen ligger (B3). Figur 6 viser resultatet før det er dobbeltklikket i B2, mens Figur 7 viser resultatet etter at det er dobbelklikket i B2. Merk at formellinjen viser formelen i begge disse tilfellene. Legg også merke til hvordan Excel bruker fargekoder i formeluttrykket for å tydeliggjøre hvilke celler det refereres til i formelen, og at cellene det gjelder blir omrammet med samme kantlinjefarge. I dette tilfellet har B1 fått fargen blå og B2 fått fargen grønn. Figur 6 viser resultatet av formelen i markert celle B3 og formelinnholdet (til B3) i formellinjen. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 5

Figur 7 viser formelinnhold når det er dobbeltklikket på celle B3. Legg merke til fargekodene. 1.2.4. Relativ og absolutt adressering. I mange tilfeller skal tilsvarende formel brukes i mange tilstøtende celler. Den eneste forskjellen er ofte at kolonnenavnet skal endres når vi kopierer mot høyre eller venstre, og/eller at radnummeret skal endres (økes eller avta) når det kopieres oppover eller nedover. Før vi fortsetter med strøm-eksempelet, tenker vi oss en situasjon der det er lagt inn to tall i h.h.v. celle A1 og B2, som vist her: Legg så formelen =A1*A1 inn i celle A2, slik: etter Enter-tast: Ved å dra (med venstre musetast inne) i den lille sorte firkanten () nederste i høyre hjørne av cellen man står i, kan man kopiere formatet i cellen mot høyre/venstre eller nedover/oppover. For hver celle man flytter seg mot høyre, øker bokstavnummeret (og tilsvarende reduseres det når man flytter seg mot venstre). For hver celle man flytter seg nedover, øker radnummeret med 1, og reduseres tilsvarende når man flytter seg oppover. Dette er det man kaller relativ adressering. Bruk metoden til å kopiere innholdet i A2 til henholdsvis B2 og A3. Resultatet blir: Med formler: I figuren ses det hvordan kolonneverdiene har økt fra A og B til B og C i celle B2, som er kopiert én kolonne mot høyre. Radverdien er ikke endret, fordi vi ikke har byttet rad. I figuren ses det hvordan radverdien har økt fra 1 til 2 i celle A3, som er kopiert én rad ned (mens kolonnebokstavene ikke er endret, fordi vi har kopiert nedover i samme kolonne). Dersom det ønskes at kolonnenavn eller radnavn ikke skal kopieres relativt, kan vi sette et dollartegn ($) foran kolonnenavn og/eller radnummer, som ønskes beholdt som en absolutt adressering. Den enkleste måten å gjøre dette på (for å slippe å skrive $-tegnet) er å bruke F4-tasten. Merk først den adressen som skal ha kolonne og/eller rad definert med absolutt adressering: Her står vi i celle A2, og har merket A1 i formellinjen: Mens A1 er merket, trykker dere på F4. For hver gang denne trykkes, fremkommer et nytt alternativ: 1) 2) 3) 4) Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 6

For følgende fire alternativ foran, gjelder: 1. Både kolonnen (B) og radnummeret (4) har absolutt adresse 2. Kun radnummer (4) har absolutt adresse 3. Kun kolonnen (B) har absolutt adresse 4. Verken rad eller kolonne har absolutt adresse B1 i formlene ovenfor er ikke merket. Hadde vi merket denne samtidig, hadde tilsvarende adresseringsforslag blitt lagt inn for denne. 1.2.5. Formelvisning i regnearket. Ønsker man visning av formlene i alle cellene i et regneark (istedenfor verdiene, som er normalvisningen), må man inn i menyen Verktøy -> Alternativer og der krysse av i sjekkboksen kalt Formler. Da vises formelinnholdet i alle cellene. 1.2.6. Eksempel på bruk av absolutt og relativ adressering Vi bygger nå videre på eksempelet i kapittel 1.2.3. Bruk teknikken forklart i kapittel 1.2.4 til legge inn følgende adressering i celle B3 i Figur 7 (=$B$1*B2). Resultatet er vist i Figur 8 nedenfor: Figur 8: Her er B1 gitt absolutt adressering ($B$1) i cellen B3. Øverste figur er med formelvisning Trekk så i firkanten nederst til høyre i celle B3, slik at formelen blir kopiert til cellene C3-G3. Resultatet er vist i Figur 9. Figur 9 viser resultater og formler etter at formelen i B3 er kopiert til området C3-G3 Som det ses av Figur 9, er B1 kopiert hele vegen. Dette er hva vi ønsket, fordi vi ville at alle spenningen skulle beregnes ut fra én resistansverdi, den som er plassert i celle B2 (verdi 100). B2 derimot, som hadde relativ angivelse (ingen dollartegn), har økt kolonneverdien relativt for hver kolonne den har blitt kopiert mot høyre (fra B2 til C2, D2, E2, F2 og G2). Dette eksempelet viser hvordan absolutt og relativ adressering må brukes med omhu, i forhold til hva vi ønsker å oppnå. Legg så inn beregning av effekt i celle B4. Effekt er lik spenning multiplisert med strøm (P=U I). Formelen er derfor =B2*B3. Kopier så denne inn i området C4-G4. Her kan begge cellene holdes relative, fordi vi ønsker at kolonneverdiene skal øke hele vegen (fordi vi hele tiden skal finne produktet Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 7

av de to cellene som ligger rett over cellen vi står i). Resultatet med verdi- og formlevisning er vist i Figur 10. Figur 10 viser resultater og formler etter at formelen i B4 er kopiert til området C4-G4 1.2.7. Navn som referanse til celler Istedenfor celleadresse (A1, B1 osv.), kan man legge inn beskrivende navn. Disse kan så brukes som navn i beregninger/uttrykk, istedenfor cellereferansen. Dette gjør regnearket lettere å lese. Vi skal legge inn et slikt navn i cellen B1, der resistansverdien 100 ligger. Vi stiller oss i celle B1. I navneboksen der det står B1 (se Figur 11). Den gule merkelappen merket Navneboks, fremkommer når man lar kursoren hvile over dette feltet). Figur 11 viser navneboksen der navnet til celle B1 står (fordi denne cellen er markert) Når dere har markert celle B2, plasser så kursoren i navneboksen. Slett navnet B1 og skriv inn navnet Resistansverdi og trykk så på Enter-tasten. I Figur 12 er resultatet vist. Figur 12 viser celle B2, som har fått navnet Resistansverdi 1.2.8. Erstatte standard cellereferanse med egendefinerte navn Navnet Resistans kan nå (etter defineringen vist i kapittel 1.2.7) benyttes som (absolutt) referanse til feltet B1, istedenfor adressenavnet B1. Når navnet Resistansverdi nå er lagt inn, er det mulig automatisk å erstatte alle B1-navn i cellene, med Resistansverdi. Menyen for dette er Sett inn -> Navn -> Bruk. Velg så navnet Resistansverdi, som skal finnes i valgboksen som fremkommer. Trykk OK. Formlene i regnearket endres da til å bli slik: Figur 13 viser formlene i regnearket etter at B1-navnet er erstattet med navnet Resistansverdi Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 8

1.3. Diagrammer og diagramveiviser Ulike diagrammer egner seg for ulike formål. Det ses i det følgende på fire ulike diagramtyper. 1.3.1. Punktdiagram Et av de nyttigste diagrammene for ingeniører, er punktdiagram (XY). Dette er diagrammer der to verdier plottes forholdsmessig i forhold til hverandre, jf. plotting av funksjoner der Y plottes som en funksjon av X, dvs. Y(X). I Figur 14 er resultatet av de tidligere målte og beregnede verdiene for I, U og P gjengitt. Figur 14 viser verdier for I, U og P For verdiene i Figur 14 ønsker vi å plotte U(I). Det vil da være naturlig å velge punktdiagram (XY). Marker hele området (i Excel) som inkluderer I- og U-verdier i Excel-tabellen vist i Figur 14. Klikk så på diagramveiviserikonet: I diagramveiveiseren, kan det velges ulike typer diagrammer. Diagramtype kan også endres i etterkant, dvs. etter at et diagram er laget. Velg Punktdiagram (XY) og velg så varianten kalt Punktdiagram med datapunktene forbundet med utjevnede linjer (se Figur 15). Figur 15 viser diagramveiviserens innledningsbilde, der ulike diagramtyper kan velges I diagramveiviserbildet i Figur 15, er det en knapp kalt Trykk og hold nede for å vise eksempel. Denne gir en forhåndsvisning av valgt diagramtype på valgte data, og er nyttig for å se om diagrammet blir som man har tenkt seg, før man går videre i veiviserprosessen. De neste trinnene i prosessen gir mulighet for bl.a. å velge diagramtittel, samt verdier på X- og Y-aksen. Test ut mulighetene og lag et diagram som vist i Figur 16. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 9

U (volt) Plotting av U som funksjon av I: U(I) 250 200 150 100 50 0 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 I (ampere) U (volt) Figur 16 viser Excel-plott av U som funksjon av I, dvs. U (I). Dersom vi ønsker å plotte P(I) istedenfor U(I), må vi velge alle I-verdier og alle P-verdier, mens vi da ikke skal ta med U-verdiene som ligger i raden mellom I- og P-verdiene. Områder som ikke ligger inntil hverandre, kan velges mens vi holder Ctrl-tasten nede, mens vi merker ut diess områdene med musa (med venstre museknapp inne). Merk de to områdene vist med grått i Figur 17, mens du holder Ctrl-tasten inne. Figur 17 viser gråmerking for området som skal merkes før diagram skal lages med diagramvegviseren. Når området er merket, velges ikonet for diagramveiviser. Følg så samme prosess som tidligere, og lag et diagram tilsvarende diagrammet vist i Figur 18. P (watt) Plotting av P som funksjon av I: P(I) 700 600 500 400 300 P (watt) 200 100 0 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 I (ampere) Figur 18 viser Excel-plott av P som funksjon av I, dvs. P (I). Dersom man vil plotte begge kurvene (altså både U og I, som funksjon av P) i samme diagram, må man merke alle I-, U- og P-verdiene i tabellen, og så benytte diagramveiviseren. Skalering av verdiene på X- og Y-aksen, får man tilgang til ved å dobbeltklikke på en av verdiene langs den aktuelle aksen. Man får da menyen vist i Figur 19. Der kan man sette kryssningspunktverdi, maks/min-verdi og deleenheter som ønskes langs X- og Y-aksen. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 10

Figur 19 viser menyen for skalering av Y-aksen, som fremkommer ved å dobbeltklikke på en av verdiene langs Y-aksen. Tilsvarende kan gjøres for X-aksen. 1.3.2. Linjediagram Linjediagram egner seg best til å plotte verdier over tid, og/eller verdier med jevne intervaller langs X- aksen (mens punktdiagram bør benyttes når det ikke er jevne intervaller). Figur 20 viser et eksempel på bruk av linjediagram. Fremgangsmåten for å plotte dette med diagramveiviseren, er som for punktdiagrammer. Antall solgte biler 2004 25 20 Solgte biler 15 10 5 Mercedes Peugeot 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Måned Figur 20 viser bruk av linjediagram for sammenligningsplott mellom salg av to ulike bilmerker over en periode på 12 måneder (januar-desember). 1.3.3. Stolpediagram Stolpediagram er en annen diagramtype som ofte kan benyttes som et alternativ til linjediagram. I Figur 21 er det vist et eksempel på plott av samme data som i Figur 20. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 11

Figur 21 viser bruk av stolpediagram for sammeligningsplott mellom salg av to ulike bilmerker over en periode på 12 måneder (januar-desember). 1.3.4. Sektordiagram Sektordiagram er godt egnet når man skal vise hvor stor andel delverdier utgjør av en totalverdi. I Figur 22 vises det hvor stor prosentmessig andel ulike kostnader utgjør i forhold til et totalbudsjett. Budsjett 8 % 6 % 5 % 16 % 16 % 49 % Drift Påkostninger Sosiale tiltak Avsetninger Nedbetaling lån Økning disp. midl. Figur 22 viser forholdsmessig kostnadsfordeling. For å få frem prosentangivelsene, dobbeltklikk inne i sektoren. Da fremkommer et vindu der dere velger arkfanen Dataetikketter, og så krysser av i sjekkboksen som heter Prosentverdi. 1.3.5. Konfigurering av diagrammer Når diagrammene er ferdig laget, kan de også konfigureres. Man har da mulighet for å endre diagramnavn, diagramtype, navn på akser, skalering av akser m.m. Eksperimenter med mulighetene. Klikk på diagrammets ytre ramme, slik at dette blir omkranset (merket) av med små, svarte firkanter rundt. Høyreklikk så like innenfor den ytre rammen. Da fremkommer menyen vist i Figur 23 Figur 23 viser meny for (om-)konfigurering av diagrammer etter at de er laget Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 12

I menyen Formater diagramområde kan man formatere skrifttype, farger m.m. I menyen Diagramtype kan diagramtype endres til en annen type. I menyen Kildedata kan man endre kildedataene diagrammet baserer seg på. Kildedata kan endres ved å skrive inn celleområdet som skal benyttes som data =Ark1!$A$2:$G$3, betyr f.eks. at dataene skal hentes fra Ark1, celleområde A2-G3 (som her er angitt med absolutte referanser med $-tegn). Alternativt kan man, når menyen er fremme, merke ut det/de området/områdene som skal være kildedata. Cellefeltene fylles da automatisk ut. Hold Ctrl-tasten inne, dersom flere ikketilstøtende områder skal merkes. Trykk så OK-knappen. Et nytt diagram blir da tegnet, basert på de nye angitte kildedataene. I menyen Diagramalternativer kan man formatere aksetitler, akser, legge på delelinjer m.m. 1.4. HVIS-funksjoner HVIS-funksjoner brukes til å teste et logisk uttrykk for å sjekke, for så returnere én verdi dersom resultatet av uttrykket er sant og en annen verdi dersom resultatet er usant. Et logisk uttrykk kan f.eks. være en test på om en verdi er større enn en annen verdi, f.eks. om x>y. Er verdien av x større enn y, returneres sant-verdien, mens er x mindre enn y, returneres usant-verdien. HVIS-funksjoner kan benyttes til å avgjøre hva innholdet i en celle skal være, basert på en test mot en annen celle. Vi skal se på et eksempel. Syntaksen (altså hvordan funksjonen skal stilles opp) for en HVIS-funksjon er slik: = HVIS(logisk_test;sann;usann) 1.4.1. Eksempel med enkel HVIS-funksjon På en prøve er det mulig å oppnå 100 poeng. Uttrykket som skal testes, er om oppnådd poengsum er større eller lik 60 poeng (dvs. >=60). Dersom resultatet er større eller lik 60, skal teksten Godkjent returneres (bruk anførselstegn når det er tekst som returneres, og ikke anførselstegn når det er tall som skal returneres). I annet fall skal verdien Ikke godkjent returneres. Først kommer altså =HVIS (likhetstegnet fordi det er en funksjon). Deretter kommer den logiske testen, så et semikolon, så hva som skal skje dersom sann, så et nytt semikolon og så til slutt hva som skal skje dersom uttrykket er usant. Bruk Hjelp (F1-tasten) og søk på HVIS for mer utførlig beskrivelse av funksjonen. I Figur 24 er det vist funksjonen som må legges inn for å teste på antall poeng. Det som så returneres er henholdsvis Godkjent eller Ikke godkjent. Tallet 70 ligger i celle A5 og HVIS-uttrykket i celle B5. Figur 24 viser verdi (celle A5) og formel (celle B5) satt inn i et Excel-ark. Vanlig visning (altså uten formelvisning) blir som i Figur 25. Antall poeng Vurdering 70 Godkjent Figur 25 viser verdi (celle A5) og resultat av formel celle (B5) uten formelvisning. Prøv å erstatt verdien 70 i Figur 25 med verdi lavere enn 60, og se så hvordan Godkjent da endres til Ikke godkjent, som følge av at uttrykket A5>=60 da blir usant. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 13

1.4.2. Nøstede HVIS-funksjoner Skal det testes med flere enn to mulige resultater av uttrykket, må vi nøste flere HVIS-funksjoner. Som et eksempel, skal vi nå ha ett nivå til, i forhold til tidligere Godkjent eller Ikke godkjent. Nå skal vi ha de tre mulige nivåene Bra, Middels eller Dårlig. Bra er fra 60-100 poeng, Middels fra 30-60 poeng og Dårlig fra 0-30 poeng. Det vi må gjøre da, er å erstatte usann -feltet med en ny HVIS-setning. Dette for å gjøre en ny test, dersom ikke første test er sann. Dette vises nå med et konkrete eksempel. Tankerekken er følgende: 1) Vi tester først (med en HVIS-setning) om poengsummen i celle A5 (jf. Figur 24) er større eller lik 60 (dvs. >=60). Er den det, returneres Bra 2) er den det ikke, tester vi med ny HVIS-funksjon. Vi tester da om den er større eller lik 30. Er den det, returneres Middels 3) er den det ikke, trenger vi ikke teste på nytt, for da vet vi at tallet må være mindre enn 30, og at det da skal returneres Dårlig. Vi kan derfor skrive Dårlig direkte etter det siste semikolonet. Se formelvisningen i Figur 26. Antall poeng Vurdering 70 =HVIS(A5>=60;"Bra";HVIS(A5>=30;"Middels";"Dårlig")) Figur 26 viser verdi (celle A5) og formel (celle B5) satt inn i et Excel-ark. Vanlig visning (altså uten formelvisning) blir som i Figur 27. Antall poeng Vurdering 70 Bra Figur 27 viser verdi (celle A5) og resultat av formel celle (B5) uten formelvisning. Tilsvarende som vist i dette eksempelet, kan man nøste inntil 7 nivåer med HVIS-funksjoner i Excel. Dette er nødvendig, dersom man skal finmaske mer enn ovenfor, f.eks. returnere karakterene A, B, C, D, E og F, istedenfor Bra, Middels og Dårlig. Formelen kunne da f.eks. sett slik ut: =HVIS(A5>=90;"A";HVIS(A5>=75;"B";HVIS(A5>=55;"C";HVIS(A5>=45;"D";HVIS(A5>=35;"E";"F"))))) Dette ville gitt karakteren A for poeng [90-100], karakteren B for [75,90>, karakteren C for [55,75>, karakteren D for [45,55>, karakteren E for [35,45> og ellers en E, underforstått fra [0,35>. 1.5. Låse og beskytte celler og/eller regnark mot skriving Når man har laget et regneark, ønsker man ofte å beskytte visse celler mot skriving. Dette gjøres gjerne for at brukerne ikke i vanvare skal komme til å ødelegge for eksempel innlagte formler. Å beskytte celler, er en to-trinns prosess. 1: Alle celler er i utgangspunktet låst. Vi må derfor låse opp de cellene vi vil brukerne skal kunne modifisere. Grunnen til at de i utgangspunktet kan modifiseres, selv om de er låst, er at regnearket ikke er beskyttet. 2: Neste trinn er derfor å beskytte regnearket. Trinn 1: Prosess for å låse opp celler som skal være ulåst/ubeskyttet: Lås opp cellene ved først å markere de cellene som ønskes låst opp. Skal flere områder som ikke er tilstøtende markeres, holdes Ctrl-tasten inne mens man merker. Velg så Format -> Celler -> Beskyttelse. Fjern merket i sjekkboksen kalt Låst. De markerte cellene er da satt til å være ulåst, mens cellene som ikke var merket, fremdeles er låst. Trinn 2: Prosess for å beskytte regnearket, så låste celler ikke kan skrives i: Velg Verktøy -> Beskyttelse -> Beskytt ark. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 14

Prøv deretter å skrive noe i cellene som er beskytte og noe i cellene som ikke er beskyttet. Ved forsøk på å skrive i dem som er beskyttet, kommer det varsel om at disse cellene er beskyttet og kan ikke endres. Det kan legges inn passord når regnearket beskyttes, men ofte er dette unødvendig. Dette fordi det gjerne ikke er for å hemmeligholde dataene man har beskyttet cellene, men for å sørge for at brukerne ikke ved en feiltagelse modifiserer innholdet i en celle (f.eks. en formel). Ønsker man å gjøre celler/regneark tilgjengelig for modifisering igjen, velger man Verktøy -> Beskyttelse -> Opphev arkbeskyttelse. Olav Dæhli IT-verktøy høsten 2005 15