Informasjonsplan Omstilli i helse og omsorg 2019/20 Illustrasjonsbilder: Faksimile fra kommunens nettside og forsiden til prosesskriv for omstillien.. Versjon 18. oktober 2019
1. Hensikten med informasjonsplanen Formålet med informasjonsplanen er å beskrive aktiviteter for å sikre at berørte får informasjon og at de får delta og medvirke i omstillisprosessen. Det ønskes åpen og aktiv informasjon og kommunikasjon, slik at alle får tilga på relevant, lik og riktig informasjon. 2. Bakgrunn for omstillisprosessen I møte 13.05.2019, sak 34/19 Budsjettoppfølgi: Håndteri av økte utgifter og inntekter vedtok kommunestyret bl.a. følgende: Innenfor tjenesteområde omsorg vedtas følgende tiltak: a. Det iverksettes et mål om 5 prosent reduksjon i utført tid i løpet av 2019 i forhold til prognose innen følgende områder: Kort og latidsopphold i institusjon Hjemmetjenester Heldøgns omsorgsboliger Følgende viktige styrissignaler ble også gitt i selve saksfremlegget: Andre tiltak innen helse og omsorgsetaten Reiser, kurs og konferanser reduseres til minimum. Arbeidet med heltidskultur fortsetter der dette kan gjøres innenfor uendrede økonomiske rammer. Det vil si gjennom å se på mulige endrier i arbeidstidsordnier, vaktbank, permisjonsreglement mv. som kan være med å bidra til høyere gjennomsnittlig stillisprosent. Ved overtallighet vil alle virkemidler vurderes for å unå oppsigelser. Herunder årsplanleggi turnusplaner med sikte på mer heltid, mindre vikarbruk og eventuelt ressurspool. Alle ledige stillier vil bli vurdert opp mot overtallige før en eventuell utlysni. Dersom det likevel er overtallighet må oppsigelser være en mulighet dersom omplasseri eller andre tiltak ikke er mulig. Rådmannen gis myndighet til å starte oppsigelsesprosess ved overtallighet. Andre førier for omstillisarbeidet: Arbeidsmiljøloven Gjeldende avtaleverk Veileder for omstillisprosesser i Karmøy kommune Prosessplan lagt fram for hovedtillitsvalgte i møte 23.09.2019 2
3. Tidsperspektiv for omstillisprosessen 17.09.19 31.12.19 Oppst art AML 3 1 (2) d Beslutni konsekv ens Innvol veri AML 42 (3) Involver e tillitsval gte ansatte Drøfti AML 82 HA B 1 41 Tidsplan Avgrensi Kriterier AMU Berørte ansatte Kartleggi Samtaler Drøfti er Styrisr ett AML kap 15 Evalueri prosess Tidsperspektivet for omstillisprosessen er på litt over tre måneder. 4. Prosesseiere Rådmannen er øverste ansvarlig og ivaretar informasjonen til folkevalgte Kommunalsjef helse og omsorg har ansvar for oppfølgien i egen etat. Helsesjef, omsorgssjef, utvikli og ressurssjef har ansvar for den praktiske gjennomførien i etaten og skal gjøre dette i samarbeid med virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Virksomhetsledere, avdelisledere, tillitsvalgte og verneombud samarbeider om prosessen i den enkelte virksomhet/avdeli. Bistand fra personal, BHT og andre ved behov. 3
5. Informasjonsbehov 5.1. Hvem har informasjonsbehov De som har informasjonsbehov i denne prosessen er alle ansatte i helse og omsorg, virksomhetsledere, avdelisledere, tillitsvalgte, verneombud, tjenestemottakere/pårørende, folkevalgte, media og andre (f. eks. Helse Fonna). 5.2. Hvilken informasjon har de ulike behov for Tillitsvalgte og verneombud Dialog og samhandli med tillitsvalgte og verneombud er viktig for en god prosess og et best mulig resultat. Tett kommunikasjon gjennom hele prosessen og i alle ledd, jf. prosesskriv for omstillien. Ledere Hva som vil skje når Hva kan en forvente av reaksjoner fra ansatte og hvordan møte dette på en konstruktiv og støttende måte Drøfti om andre aktuelle problemstillier som kan dukke opp Ansatte (inkludert ledere/administrasjonen) Hva som vil skje når Hvilke konsekvenser omstillien har for meg og min arbeidsplass Hvordan min og din nye arbeidshverdag blir Hvordan de ansattes rettigheter sikres Hvordan de tillitsvalgte/ansattes medbestemmelse sikres Påvirknismuligheter Folkevalgte At omstillisprosessen pågår, bakgrunn og status Eventuelt behov for vedtak/sak(er) til politisk behandli Tjenestemottakere/pårørende som blir berørt Hvordan tjenestene blir påvirket av omstillien Hvor jeg kan få svar på spørsmål Media/andre Oppdatert, generell informasjon om prosessen. 4
6. Aktuelle informasjonskanaler Møter Ansikt til ansikt vil ha stor betydni for god prosess i omstillien. Omstilli settes opp som fast post på alle ledermøter og personalmøter. Tillitsvalgte kan delta der det er behov. Referat skal skrives (omfa vurderes). Det arraeres egne møter på ulike nivå underveis ved behov. Kommunens nettside Ien andre kanaler kan måle seg med nettets tilgjeelighet. På nettsiden kan ansatte, innbyggere, folkevalgte og media enkelt finne den informasjonen de søker. Gjennom formidli på nett uten påloggi kan vi sørge for at alle som ønsker kan få lik tilga på oppdatert informasjon til enhver tid, fra hvor som helst. Det vurderes som relevant å legge ut nyheter med jevne mellomrom. Ansattweb Selv om kommunens ansattweb krever innloggi vurderes dette som en god kanal til å informere ansatte, ledere og tillitsvalgte fortløpende om siste nytt og samle all underveisinformasjon. Det opprettes en egen «omstillisside» som er godt synlig fra forsiden. GAT Gat kan benyttes til å sende meldier direkte til ansatte, fra leder og fra helse og omsorg administrasjon. Meldier fra leder (som ikke gis muntlig) kan sendes via dette systemet. I tillegg kan administrasjonen sende ut lenke ved viktige oppdaterier på «omstillissiden» på ansattweb. Rundskriv Benyttes ved viktige beskjeder som skal formidles ut likelydende til flere grupper (ansatte/brukere). Notater og saksfremlegg (produsert i ESA) Benyttes ved informasjon til folkevalgte i forbindelse med møter i bl.a. hovedutvalg og formannskap. 5
7. Oppsummeri: informasjonsopplegg Informasjonsopplegget i omstillisprosessen sammenfattes i modellen nedenfor. Denne viser de ulike interessenter, kanaler, type informasjon, ansvarlig for informasjonen (rød skrift) og tidspunkt for når den ulike informasjonen er hensiktsmessig å gi (blå skrift). Virksomhetsledere: Holdes oppdatert om utvikli Kom.sjef. /sektorsjef Kontinuerlig Avdelisledere: Orienteri og støtte i prosessen Kontinuerlig Virk.leder Nettside + facebook: o Bakgrunn, prosess, status. o Egne nyheter og ifb med andre relevante saker (velf.tek. + budsjett) Vurderes underveis. Rådmann/ kom.sjef. Jevnlige møter for tett dialog og samhandli: Bakgrunn. Status. Drøftier ihht lov/ avtaleverk/prosesskriv. Etter oppsatt plan. Kommunalsjef Virksomhetsledere og avdelisledere Media/andre Hovedtillitsvalgte Hovedverneombud Informasjon Folkevalgte AKTUELLE ORGAN: Notat/presentasjon/saksfremlegg: Bakgrunn, status, videre prosess. Når konstituert og i forb med budsjettsak Rådmann/kom.sjef. ORDFØRER: Fast pkt på rådmannens møter med ordfører Ukentlig Rådmann Alle ansatte Tjenestemottakere/ pårørende Informasjon hvis påvirket av endri Når behov Kom.sjef ANSATTE: Fellesmøter: o Bakgrunn og prosess. Tidligst mulig o Status Underveis o Ny organiseri og kriterier. Når klart Leder. Medvirkni: Invitere til innspill gjennom dialog i faste møter og via forbedrissystemet compilo. Jevnlig etter behov Leder. Enhetlig info: Info om omstillien på ansattweb (evt varsli via GAT). Jevnlig etter behov. Kommunalsjef. Møte med den enkelte som kan bli direkte berørt: o Kriterier for omplasseri. o Hvordan påvirkes min situasjon o Mulige løsnier Ved behov. Leder (med bistand fra personal om behov). 6