Innhold Systemadministrasjon... 2 Datatilgang... 2 Sett tilgang til firma... 2 Sikkerhetsrapportering... 2 Definisjoner Autoeksport... 2 Definisjon overføringer... 3 Regnskap... 3 Bank... 6 Pensjonsselskap... 6 Elektronisk rapportering Fagforening... 6 Flytting personer... 7 Kalender... 7 Kundemelding... 9 Lønnsrutiner... 9 Reberegning automatposter... 9 Konverter brukerid...10 Pensjon...11 Regnskapsrutiner...12 Sikkerhet rapportviser...15 Servicekomponenter...15 Sletting personer...16 Systemvedlikehold...17 Systemrutiner...17 SQL-rutiner...17 Fix data...19 Skatt...19 Oppdateringer...19 Måltall...20 Bestilling...21 Excell <->XML...22 Grunndata...23 Web attestering...23 Integrasjonsmonitor...23 Core Integration oppsett...25 A-melding administrasjon...26 A-melding konvertering...26 myhrm Integration oppsett...26 Eksport / Import av xml-fil...28 Eksport informasjon fra datatabeller...28 Hvilken informasjon kan ekporteres...29 Import informasjon til datatabeller...30 Hvilken informasjon kan ikke importeres...31 Nytt firma...32 Slett firma...32 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 33
Systemadministrasjon Datatilgang Sett tilgang til firma I dette dokument beskrives ulike rutiner og funksjoner som du finner under Systemadministrasjon. Enkelte punkt er beskrevet i detalj i egne dokument. Her vil det ligge en link til det aktuelle dokumentet. Menypunkt Systemadministrasjon Datatilgang. Du må opprette en Rolle og for den rollen må du gi tilgang til det firmaet du har opprettet. Her styres også tilgang til Organisasjon / Tekstkoder / Fraværs- og Lønnsarter samt tilgang til Aktivitetskoder. I mappen Brukertilgang via Rolle må du gi Brukergruppen tilgang til rollen du har definert. Før du kan ta i bruk firmaet må du gå ut av Neptune meny og starte på ny. Tema er nærmere beskrevet i eget dokument som du finner her Datatilgang. Sikkerhetsrapportering Sikkerhetsrapportering er en rapport som gir den komplette oversikten over den faktiske datatilgangen. I motsetning til oversikten over rollene i bildet Datatilgang, vil sikkerhetsrapporteringen kunne gi deg den faktiske tilgangen for alle brukere i systemet, inkludert beregnede for alle dynamiske tilganger. Rapporten gir også en detaljert steg-for-steg beskrivelse av nøyaktig hvorfor en bruker har en gitt tilgang. Dette er spesielt nyttig hvis man oppdager at en bruker har feil tilganger, slik at du kan finne ut om det er en feil brukergruppetilhørighet, en feil i rolledefinisjonen eller noe annet som gjør at brukeren får den tilgangen han/hun har. Sikkerhetsrapporteringen gir deg også mulighet til å snu tilgangsbegrepene for å få oversikten andre veien. For eksempel kan du be om en rapport som viser alle brukere som har tilgang til en gitt ansatt. Se nærmere beskrivelse av sikkerhetsrapportering i dokumentet Datatilgang. Definisjoner Autoeksport Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 33
Her definerer du autoeksport/ import. Du kan definere en manuell import /eksport og etterpå lagre den for å benytte den automatisk. En automatisk import / eksport kjøres via en service og er felles for alle firma. De automatiske funksjonene er noe ulik manuelle funksjoner. Du kan importere Person og ansattopplysninger Tekstkoder Aktivitetskoder Tekstkodekombinasjoner Eksportere Person / ansatt opplysninger Tekstkoder Aktivitetskoder Lønns og trekkarter I tillegg til å definere selve import /eksporten må du under Servicekomponenter sette opp servicen. Se nærmere beskrivelse i eget dokument??? Definisjon overføringer Her defineres grensesnitt mot: Regnskap Bank Pensjonsleverandør Fagforening Se egen dokumentasjon for Overføring. Regnskap Aktuelt regnskapssystem velges for firma. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 33
Regnskapssystem settes for det enkelte firma, men definisjon er generell for installasjonen. Identiteten til regnskapssystemet bør inntil videre følge oppsettet fra tabell nedenfor. Kodenavn: Dette er en henvisning som benyttes ved les av felt i styrefilen tpl_fields.xml. Navn må ikke endres, og innhold er keysensitivt. XML-skjema og XSLT-program benyttes for å lage eksportfil til aktuelt regnskapssystem. Hvis XML-skjema ikke inneholder noe filnavn, vil det ikke bli foretatt validering av dataen som overføres. Eksportfil: Her kan det eksempelvis benyttes koder som @3=løpenummer og @4=firmanummer (se oversikt nedenfor). Hvis filnavnet har etternavnet (extention).xml, skal eksportfilen være av XML-format, ellers er eksportfilen en vanlig tekst-fil. Du kan også referere til en systemvariabel midt i et filnavn, men da må du angi en blank karakter etter systemvariabelen. Eks. X:\Personec\PL\Export\dlrg@3&1B2FIRMR.txt. (#1 er det samme som &1, så filen kan også kalles dlrg@3#1b2firmr.txt) Splitt eksportfil: Eksporten kan splittes i 3 forskjellige filer, én for hovedbok, én for kundereskontro og én for reskontro. Funksjon gjelder bare for regnskap hvor funksjon med reskontro er utviklet. Felt for innlegging av verdier ved overføring Ledetekst på felt i bestillingsbilde XML-tag: Dette er en henvisning som benyttes på dette feltet i XML-skjemaet (her er det forskjell på store og små bokstaver). Normalverdi: Du kan angi hvilken normalverdi feltet skal ha når du starter overføring til regnskap. Hvis du angir &1 som de to første tegnene, vil programmet hente normalverdien fra Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 33
systemvariabelen som er angitt i de neste posisjonene (her: systemvariabel B0AGRVER). Dersom du angir @D og datatypen er 2 Dato, vil dagens dato hentes. Hvis du angir &U, så hentes brukeridentifikasjonen på vedkommende som kjører programmet. Teller: Du kan angi at et felt skal oppføre seg som en teller. Det betyr at du får opprettet en systemvariabel som heter RSTELLnn hvor nn er nummeret på den frivariabel du valgte i Tilgjengelige felt. Denne telleren økes med 1 for hver overføring du kjører. Linjenr: Du kan angi at et felt skal oppføre seg som en linjeteller. Denne telleren økes med 1 for hver transaksjon som leses inn. Lukket betyr at feltet ikke kan endres når du bestiller overføring til regnskap. Tilgjengelige felt inneholder opptil 12 felt som kan defineres for bruk til hvert regnskapssystem (maks. 8 numeriske eller alfanumeriske, og maks. 4 datofelt). Valgte felt har i utgangspunktet samme navn som i Tilgjengelige felt, men etter at du har lagt inn Ledetekst, vil navnet endres til dette. Koder som kan benyttes i eksportfilnavn Kode Beskrivelse @1 Inneværende år (2 siffer) @2 Inneværende måned (2 siffer) @3 Løpenummer på 2 siffer. Dvs. at programmet finner neste ledige filnavn på disken @4 Aditro Lønns firmanummer @5 Aditro Lønns konsernfirmanummer @A @D @T $1 $2.. $9 $A $B $C &1<Systemparameter> + blank #1 kan også benyttes #1=&1 Streng Dagens dato Klokkeslett $1: Byttes ut med innholdet i 1. valgte felt. Numeriske felt blir fylt med nuller slik at de blir like lange som de er definert (dvs. hvis feltet er definert med lengde 4 og innholdet kun er 2, vil det fylles ut med 2 nuller foran i filnavnet). For alfanumeriske felt og datofelt blir aktuelt innhold benyttet (dvs. at evt. blanke foran og bak blir fjernet). $2-$9: Tilsvarende $1 $A=10. felt, $B=11. felt, $C=12. felt Byttes ut med innholdet i angitt systemparameter. OBS! Etter systemparameteren må det ligge et blankt tegn. Dette for å skille hva som er systemparameter og hva som er fast tekst. Eks. Angitt eksportfil X:\Personec\PL\Export\&1B0PFM01 \WintimeHB@4.dat Systemparameter B0PFM01 inneholder Salg Eksportfilen blir da lagt på området X:\Personec\PL\Export\Salg\ Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 33
Bank Her definerer du hvor de ulike bankfilene skal plasseres. Definisjon for bankfiler er firmastyrt ved hjelp av tabellstyring. Pensjonsselskap Her finner du oppsett for det enkelte pensjonsselskap som benyttes ved rapportering av Obligatorisk tilleggspensjon Se detaljert informasjon i Pensjonsrapportering OTP Elektronisk rapportering Fagforening Oppsett for elektronisk rapportering av fagforeningskontingent Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 33
Flytting personer Se detaljert informasjon for Elektronisk rapportering Fagforening her XX Funksjonen for flytting mellom firma, bytte av ansattnummer eller hjemstedsavdeling. Av hensyn til historiske data og rapportering til a-ordning må funksjon med å flytte ansatte fra ett firma til et annet bare benyttes i helt spesielle tilfeller. Kalender I PL-Web kan en benytte egne kalendere for å registrere lønns- og fraværstranser. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 33
Disse opprettes ved å generere kalender. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 33
Kundemelding Her kan du ta ut en rapport som viser lisensiering og en oversikt over antall ansatte, lønnsslipper og lønns- og trekkoppgaver, samt opplysninger om database og versjon av Aditro lønn du kjører. Lønnsrutiner Reberegning automatposter Rutine tar tak i behandlede transaksjoner og danner nye automatposter på samme måte som lønnsberegning. Rutinen danner automatposter og regnskapsbunker for: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 33
Tilbakeføring av tidligere poster Ny kontering i henhold til ny beregning Differansebunke Rutinen starter med å ta kopi av tidligere posteringer for å danne posteringer til regnskap. Dersom en får avbrudd i programmet vil en restart medføre feil i regnskapsbunker. Her må support kontaktes for å få bistand før programmet startes på nytt. Før start av reberegning må det vurderes om dette kan medføre endringer av rapporterte data til a-meldinger. Om jobben kjøres for hele firma eller for enkelte ansatte må en ta samme hensyn. Konverter brukerid Dersom en ny bruker skal ha tilgang til rapporter som er dannet av en tidligere bruker må tilgang til rapporter endres. Rutinen oppdaterer følgende tabeller RapportInfo RapportTilgangHode RapportTilgangLinje RapportTilgangBruker Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 33
Pensjon Konvertering bestandsdata Her finner du rutiner for oppdatering av bestandsdata i forbindelse med oppstart av pensjonsrapportering til Statens pensjonskasse - SPK Kommunal landspensjonskasse KLP Vital Posten - tilpasset krav fra kunde Ved start av rapportering med utgangspunkt fra tidligere rapportering i annet system, må medlemsmassen legges inn ved å importere bestandsdata fra pensjonskasse eller tidligere system. Format på importfil er beskrevet i dokumentasjon for den enkelte pensjonskasse. Ved start av rapportering av innskuddspensjon, OTP, er det ikke behov for slik import. Init pensjonslogg Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 33
Funksjon benyttes for å bygge opp pensjonslogg ved oppstart av pensjonsrapportering, eller mangelfull logging. Init start pensjon Funksjon er kundespesifikk for oppstart av pensjonsrapportering av pensjonskasse 5 Ajh. justeringsfaktor Funksjon er kundespesifikk og benyttes for å justere lønnsgrunnlag for ansatte som er ute i langtidspermisjon men fortsatt skal rapporteres til pensjonsselskapet. Gjelder pensjonskasse 5 Regnskapsrutiner Dann bunke med snudd fortegn Dersom du av en eller annen grunn ønsker å føre tilbake en bunke du har overført til regnskap, kan du her danne en regnskapsbunke med snudd fortegn for tilbakeføring. Velg lønnsperiode og bunke ut ifra de som allerede er overført til regnskap. Marker bunke og start danning av ny bunke. Fjern feil korrigert avgift Rutinen benyttes for å slette avgift dersom en feilaktig har fått dannet avgiftsberegning på grunn av manglende avsetning for feriepenger. Dette gjelder konteringskodene R8DAGFX arbeidsgiveravgift korrigerte feriepenger Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 33
R8DAGFX5 arbeidsgiveravgift korrigerte feriepenger ekstra uke R8KAGUF arbeidsgiveravgift utbetalte feriepenger R8KAGU5 arbeidsgiveravgift utbetalte feriepenger ekstra uke Reberegn avsetning feriepenger Rutine kan benyttes dersom det feilaktig ikke er beregnet avsetning for ekstra uke det året den ansatte fyller 59 år. Ambulerende Dette er en spesialrutine utviklet for en kunde hvor alle prosjekt kalkulatorisk skal belastes full avgift også i sone 1a selv om fribeløpet ikke er brukt opp. Rutine kjøres etter at det er gjort korreksjoner for ambulerende virksomhet. Programmet danner egne regnskapsbunker og transaksjoner med type AM1 (månedlige), AM2 (årlige korreksjoner) til tabellen konteringtrans I kontering benyttes kontoelement fra konteringskodene R8D1AAGA og R8K1AAGA. Konverter skattefil Program ble benyttet til å generere skattefil ut i fra skatteinformasjon. Nå skal skatteinformasjon hentes fra skattedirektoratet og denne funksjon skal ikke lengre benyttes. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 33
Beregning basistillegg Funksjon utviklet spesielt for kunde Dersom Ansattnummer velges beregnes basistillegg for denne ansatte ved start. Dersom rutine starter uten valg av Ansattnummer,beregnes basistillegg for alle ansatte ut i fra gitte kriterier. Rutine benytter følgende informasjon: Systemparameter TietoBasisTillegg med verdi: 0 Basistillegg benyttes ikke 1 Basistillegg benyttes, må startes manuelt fra lønnsrutiner 2 Basistillegg benyttes og kjøres i update-service. Kan også startes manuelt fra lønnsrutiner Forutsetninger Systemparameter TietoBasisTillegg = 1 eller 2 Gjeldende lønninfo REGA har tariffid hvor basistillegg = 1 (eller kan man benytte Ansatt.tariffID på ansattforholdet?) Indikator basislønn, LoennArt.ltRapp6Kode = 1 (Inngår i basistillegg) på fast-transaksjonens L&T-art Fast-transaksjonen har Fra-dato (hvis den mangler til-dato, gjelder beløpet "til evig tid") Rutine plukker ut personer / ansattforhold personer som er ansatt (ansattdato ulik 0 og sluttet dato lik 0 eller etter dagens dato) ansattforhold for samme datointervall faste transaksjoner med Fra dato > 0 og Til dato lik 0 eller senere enn 1 år tilbake. Rutinen benytter sats fra fast trans i beregning og oppdaterer satsfelt angitt satsfelt for basislønn, her sats 2 på ansatt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 33
Sikkerhet rapportviser Her gis den enkelte bruker tilgang til å hente rapporter fra rapportarkivet. Du må opprette tilgang til de enkelte rapporter for Firma Brukere, hvem som skal se rapportene i tillegg til den som har opprettet dem. Rapporter. I tillegg må en velge rapporter en skal ha tilgang til. Når det lages nye rapporter i systemet, må brukerne gis tilgang til å se disse. Servicekomponenter Her defineres de jobber som ønskes kjørt automatisk via definerte servicer. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 33
Se eget dokument for nærmere beskrivelse av integrasjonskomponenter og servicer. Tilgang til menypunkt får du først når styrefiler for integrasjon er satt opp. Sletting personer Her kan du slette enkeltvis ansatte kontrollert. Den ansatte må være sluttet, ingen avlønning i inneværende år og ikke være skyldig lønn eller ha feriepenger til gode. Ved sletting fjernes den ansatte fra alle tabeller så det i ettertid ikke er mulig å hente data for den ansatte. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 33
Systemvedlikehold Se egen dokumentasjon for Systemparametre. Systemrutiner SQL-rutiner Under systemrutiner har du tilgang til å utføre sql-spørringer, oppdatering fra nettet samt danne Excel-XML filer for import av data. Her finner en systemopplysninger om Database (SQL-server / Oracle) / Databaseversjon av Aditro Lønn og angivelse av Fellesområde. Utfør SQL Her kan du kjøre sql-setninger og har mulighet for å Lagre eller Hente tidligere lagrede sql-setninger. Et eksempel er en spørring som sjekker om personnummer er angitt på de ansatte: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 33
Du kan endre sql-setning og lagre endret setning for senere bruk. Dersom du ikke ønsker krysser av for Bruk spread, blir resultatet slik: Resultatet kan lagres til Notepad / Excel eller Word Vis tabell / DB-kontroll Verktøy for å kontrollere databasen. Rutine benyttes i samråd med konsulent eller support. Trace og Feillogg Ved feilsituasjoner blir meldinger logget til feillogger: Sql-logg(Trace) viser alle sql-setninger som kjøres. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 33
Logging aktiviseres ved å krysse av for Logg SQL-setning til fil Husk å tømme sql-logg (trace) før du slår på logging. Dette for å unngå alt for stor logg. Ved lagring etter å ha trykket Se logg benytt lagreknapp (notepad) for å lagre informasjon, den er enklest å lese ved eventuell feilsøk. Arb.taker register Melding til arbeidstakerregister gjøres nå gjennom a-melding, så funksjoner under denne fanen er ikke lengre aktuelle. Fix data Skatt Benyttes kun i samråd med konsulent eller support. Her kan du skrive ut de enkelte skattetabellene. Oppdateringer Postnummer Her kan du laste ned og Oppdatere norske postnummer, samt Sjekke og Slette ugyldige postnummer. Kommunenummer Her hentes opplysninger fra filer og oppdaterer trekkeiere for kommuner. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 19 av 33
Yrkeskoder Hente gyldige yrkeskoder fra SSB og oppdatere Yrkeskatalog og eller Tekstkode. Yrkeskatalog benyttes i validering ved generering av a-melding. Måltall Denne rapporten plukker ut forskjellige måltall i forhold til antall lønnsslipper, reiser, sykepenger, etc. for et angitt periodeintervall, og presenterer dette i en Excel-rapport. Excel-rapporten inneholder også mulighet for å sette opp en pivotfremstilling av resultatet. Ved valg av Alle kolonner dannes bare excelrapport. Rapporten kan vise (avhengig av hva man velger) Antall papirslipper Antall epostslipper Antall intranett-slipper Totalt antall slipper Antall konteringer Antall utbetalinger Antall sluttoppgjør Innenlandsreiser, antall og beløp Utenlandsreiser, antall og beløp Reiseutlegg, antall og beløp Reiseutlegg u/bilag, antall og beløp Klimareiser, antall og beløp Antall reiser registrert Sykepenger Fritak AGP Foreldrepenger Pleie-/omsorgspenger Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 20 av 33
Bestilling Man må angi fra og til lønnsperiode for utplukk av bl.a. historiske lønnstranser (angående måltall for reiser) og lønnsslipp-data. Fra- og tildato for innsendte I&S-skjema må angis for utplukk av sykepenger, foreldrepenger og pleie-/omsorgspenger. Hvis man har reisearter som ikke skal telles med i utplukket, kan disse angis i feltet Reise-arter som ikke skal telles med, - benytt knappen til høyre for feltet. Angitt verdi i dette feltet lagres i systemparameter MTRART. I tillegg kan man også definere seg 2 utplukk på organisasjon eller kontoelementer. Utplukkene defineres i systemparametrene under Frie parametre. MTELEM1 MTELEM2 Gyldige verdier i systemparametrene er: 0 Organisasjon 1 Kontonummer 2 Dimensjon A Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 21 av 33
3 Dimensjon B 4 Dimensjon C 5 Dimensjon D 6 Prosjektdimensjon 1 7 Prosjektdimensjon 2 8 Prosjektdimensjon 3 9 Prosjektdimensjon 4 10 Prosjektdimensjon 5 11 Prosjektdimensjon 6 Beløp 12 Prosjektdimensjon 6 Timer 13 - Konsern Hvis systemparametrene MTELEM1 og MTELEM2 ikke er definert, vil man få utplukk på Organisasjon i øverste dobbeltliste, og intet utplukk i nederste dobbeltliste. Hvis samme kontoelement er definert i begge systemparametrene, vil utplukk kun gjelde for øverste dobbeltliste. Rapportering skjer til regneark. Excell <->XML Rutine for å konvetere fra.csv-fil til.xml-fil Funksjon kan benyttes for å lese innhold inn i tabeller. I eksemplet nedenfor viser en hvordan en kan lese inn ny kontoplan, tekstkode K. Innhold i csv-fil: Ved å konvertere denne til xml-fil blir denne slik: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 22 av 33
Her er gjengitt starten på filen. Grunndata Funksjon som benyttes av Aditro internt for å danne grunndata for å opprettelse av nye databaser eller import av standardverdier til en tabell. Web attestering Funksjon kan brukes for å attestere transer fra Aditro Lønn Web (PLWeb). Til vanlig skal attestering gjøres av Web-bruker. Integrasjonsmonitor Integrasjonsmonitor viser status for integrasjoner som kjøres Varsling ved feil Import / eksportdata Servicekomponenter med status samt meldinger for de enkelte komponenter. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 23 av 33
Varsling med meldinger om feil Import- /Eksportdata Her ser du status for enkelte integrasjoner som går som service. Du kan begrense søk ved å velge Type og eventuelt Status. I tillegg kan du lese logfil ved å velge Logfil og trykke Vis logfil. Praktisk når en jobb ikke kjører av en eller annen grunn. Du kan slette rader fra monitor ved å markere rader og trykke høyre musetast og velge Slett. Servicekomponenter Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 24 av 33
Here finner du en oversikt over de enkelte komponenter med dato og klokkeslett for neste gang jobben skal starte. Core Integration oppsett Funksjon benyttes for å definere felt for synkronisering av data mellom Aditro Lønn og Employment & Organisation (EO) / Time & Attendence (TA) Koblingen mellom databasene settes opp under systemparametre.. Bindinger mellom de enkelte tabeller og felt gjøres for Ansatt, Ansattforhold og transaksjoner. Kobling mellom basene må fungere før du kan ajourholde bindinger mellom systemene. I grunndatasettet finner du forslag til felt som skal synkroniseres. Dette kan importeres fra XML-filen PersonecLonnData.xml for tabellene Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 25 av 33
importexporthode importexportlinje Under Aditro Core Synkronisering, kan Status service sjekkes og du kan starte og stoppe synkronisering. For øvrig inneholder punktet Logg Integrasjonslogg Eksporter med kontroll og logging av utført synkronisering. A-melding administrasjon Administrasjon av kodeverk i a-ordning. Se egen dokumentasjon. A-melding konvertering Rutine for oppdatering av a-ordningsfelt knyttet mot ansatte og lønnsarter. Se egen dokumentasjon. myhrm Integration oppsett Her finner du oppsett for Felt som synkroniseres med myhrm Status service Samt Meldingslogg for integrasjonen Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 26 av 33
Oppsett av service og koblingen mellom databaser gjøres under Systemvedlikehold for Systemparametre «Aditro myhrm integrasjon» Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 27 av 33
Eksport / Import av xml-fil Eksport / Import av xml-fil Under menypunkt Ajourhold faste registre Firma Eksport /Import /Generering Kan du importere / eksportere data fra/til xml-fil til firma. Funksjon kan benyttes ved opprettelse av nye firma, men kan også benyttes blant annet når en ønsker å ta i bruk en ny kontoplan (nye tekstkoder) og ønsker å benytte en importfunksjon i stedet for å manuelt ajourholde dataene. Eksport informasjon fra datatabeller Start menypunkt Ajourhold faste opplysninger Firma. Velg det firma du ønsker å eksportere data fra, og velg fane Eksport, som vist under. Hvis man ikke har tilgang på fanen, skyldes det at man ikke har tilgang til dette firmaet eller tilgang til menypunktet. Eksportfunksjonen kan benyttes dersom du for eksempel ønsker å ta i bruk egne tekstkoder i et firma, så kan du eksportere disse ut i en fil og i ettertid importere de i det nye firma. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 28 av 33
Eksport / Import av xml-fil Velg Eksport. Du bestemmer om du ønsker å eksportere data for alle / pålogget firma under Utvalg - 0 Eksporter data fra valgt firma og angir navn og plassering på Eksport-fil. Velg de tabellene du vil ha med i eksporten, og start eksporten ved hjelp av knappen Eksporter datasett. Enkelte tabeller henger tett sammen og må sees i en sammenheng. Her i eksemplet gjelder dette LoennArt (lønnsarter) LoennArtTilleggInfoSpec (tilleggsinformasjon a-melding for lønnsarter) RegistrationMask (styreinformasjon registrering web) Dersom du ønsker å redigere informasjonen i filen, må du ta en og en tabell ad gangen. Noen ønsker å redigere informasjon, tekst eller lignende, i regneark etter eksporten. XML-fil kan konverteres til excell ved hjelp av egen rutine, beskrevet ovenfor. Hvilken informasjon kan ekporteres Alle tabeller kan i utgangspunktet eksporteres, men tabeller med kolonner som inneholder objekter, blir ikke eksportert. Dette gjelder blant annet MailInfo, MailInfoAttachments og Reports som alle inneholder store kolonner (text/ varchar(4000)) eller objekter (image/ blob). Enkelte styrefiler lar seg ikke eksportere, men du får dem frem i tilgjengelige. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 29 av 33
Eksport / Import av xml-fil Import informasjon til datatabeller I eksemplet nedenfor ønsker du å ta i bruk egne lønnsarter i firma, og velger da: Import. Velg hvilken type import du ønsker: Bare ny data: Hvis forekomst til en tabell finnes fra før i tabellen, vil man hoppe over denne forekomsten. Nye forekomster vil importeres. Oppdater eksisterende + ny: Hvis forekomst til en tabell finnes fra før i tabellen, vil gammel data erstattes av ny for denne forekomsten. Nye forekomster vil importeres. Slett eksisterende data før: Data for angitt firma fjernes fra tabellen før import av ny data til tabellen startes. Dette betyr at man kan få ryddet opp i gamle forekomster samtidig med at nye importeres. Angi Utvalg: 0 Importer data til valgt firma og navn og plassering av Import-fil. Velg de tabellene du vil importere data til. Dersom hovedfirma (konsernfirma) er ulik firma du skal importere data til må du ta stilling til om disse skal oppdateres ved import av felles tabeller. Før man starter importen må man ta stilling til hva man skal gjøre med tabeller som er koblet mot hovedfirma og tabeller som ikke inneholder firmanummer. Gjelder kun hvis man har valgt Oppdater eksisterende + ny Slett eksisterende data før Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 30 av 33
Eksport / Import av xml-fil Nederst i bildet har man et valg Slett også på hovedfirma. Det samme gjelder tabeller uten firmanummer, for eksempel Poststed / Trekkeiere. Hvis Slett også på hovedfirma er slått på, vil man tømme/oppdatere tabellene ved import. Hvis Slett også på hovedfirma er slått av, vil man ikke røre tabeller som er koblet mot hovedfirma eller tabeller uten firmanummer. Start importen ved hjelp av knappen Importer datasett. Hvilken informasjon kan ikke importeres Styretabeller ikke skal importeres. SystemDictionaryTable, SystemDictionaryField FirmaIDStyring Skal disse korrigeres, må man gjøre dette manuelt ved hjelp av script (SystemDictionaryTable og SystemDictionaryField) eller fra System vedlikehold (FirmaIDStyring). Tabeller som har bare løpenummer (identity) som indeks eller kolonner som inneholder objekter, kan ikke importeres. Dette gjelder tabeller som Endringslogg RefusjonTrans VitalRappFaktura MailInfo MailInfoAttachments Reports som alle inneholder store kolonner (text/ varchar(4000)) eller objekter (image/ blob). Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 31 av 33
Eksport / Import av xml-fil Nytt firma Når du har opprettet et nytt firma må du opprette de nødvendige tilganger. Her må du ta hensyn til: Datatilgang Sikkerhet rappportviser Sikkerhet frie lønnsrapporter Når du har opprettet et firma må du opprette: Virksomhetsnummer under ajourhold av tekstkoder, type AUN. Orgenheter under ajourhold av organisasjon. Stillinger under ajourhold av stillinger. Her bør du minst opprette en stilling for hver type arbeid dine ansatte har. Yrkeskoder kan importeres fra nettet under Systemadministrasjon Systemrutiner Oppdateringer Dersom de ansatte skal avlønnes i henhold til regulativ, må du opprette: Regulativ og tilhørende lønnstrinn. Lønnsrammer som du kobler mot regulativ og trinn. Når disse grunndataene er på plass kan du importere eller registrere ansatte i det nye firmaet. Slett firma Forutsetning for at du skal slette et firma er at det ikke finnes ansatte i firmaet. Under menypunkt Ajourhold faste opplysninger Firma Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 32 av 33
Eksport / Import av xml-fil Ved å velge firma kan du slette firma som ikke inneholder noen ansatte. Programmet sjekker at forutsetningene er tilstede for sletting Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 33 av 33