Kom Rev frondnhg IKS kommune Rådmannen, Enhet for samfunnsutvikling Liaveien 1 7790 Malm jacob.br.almlid(d,verran.kornrnune.no res ref: Vårref.: Saksnr.: Arkiv: Dato: mv 980-2 0-4-3,7.12 03.06.15 KARTLEGGINGSSKJEMA RUTINER INNKJØP Ansvar 111 (Rådmannen) og Ansvar 501 (Enhet samfunnsutvikling eiendom) Hvorfor kartlegging av rutiner KomRev Trøndelag IKS har satt i verk kartlegging av rutiner og økonomisk internkontroll på de enkelte områdene som vi har delt revisjonsarbeidet inn i. Vi startet i 2014 med å kartlegge lønn og salgsinntekter. Nå i 2015 fortsetter vi med å kartlegger innkjøp/driftsmiddel og likvid (bank/kontantkasser). De siste områdene blir kartlagt i 2016, finans og overføring. Bakgrunnen for at vi ønsker å kartlegge rutinene er å få en dokumentasjon på hvordan internkontrollen er lagt opp og fungerer. Det vil bidra til at vi blir mer målrettet i vårt revisjonsarbeid. Vi er også sikker på at kommunen vil få god nytte av en slik gjennomgang, få bedre oversikt over sin egen internkontroll og hvor det eventuelt er svakheter som kan forbedres. Vi er klar over at rutinekartleggingen vil medføre en del ekstraarbeid for de ansatte, men vi tror at kommunen vil ha egennytte av en slik gjennomgang. Kartleggingsskjemaene Vi har utarbeidet kartleggingsskjema med flere spørsmål. Det er ikke sikkert at alle spørsmålene er aktuelle for din enhet, men vi håper at de aktuelle spørsmålene blir besvart så nøye som mulig. Dersom dere har skriftlige rutiner, retningslinjer og lignende så ønsker vi en kopi av de samtidig med returnering av utfylte kartleggingsskjema. Dersom det er noe som er uklart når vi får de utfylte skjemaene tilbake, vil vi ta kontakt direkte med de som har svart. Retur av utbdte kartleggingsskjema Skjemaene sendes ut elektronisk og det ønskelig å få de elektronisk utfylt tilbake da det vil lette senere ajourføring av rutinene. Har dere spørsmål til skjemaene så ta kontakt med Marit Vuttudal tlf 477 52 716, e-post maritvuttudal(d,krt.no Frist for tilbakesending av utfylte kartleggingsskjema til oss er 20. juni 2015. Vi håper at kartleggingen hjelpa! vil bli til nytte både for dere og oss som revisorer. På forhånd takker vi for Med hilsen K mrev Trøndelag IKS nt t u Hovedrevisor KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post krino www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Stjørdal, Namsos og Sør-Helgeland
----- Kom \Re Vi ------- KomRev Trøndelg IKS Oppdrag: Sak: kommune Rutinekartlegging INNKJØP Oppdragsnr.: År: 2015 Arkiv: Utarbeidet dato/sign.: Gjennomgått dato/sign.: Kommune: Tjenestested/Enhet: Navn på utfyller: Stilling: Dato: 111 Rådmannen, enhet for samfunnsutvikling Spørsmål: Generelt: ORGANISERING Hvordan er innkjøpsfunksjonen organisert (egen innkjøpsavdeling, sentralisert, rammeområder...)? Svar: BESTILLING Hvilke rutiner er etablert for bestilling av varer og tj enester? Hvem har myndighet til å bestille/inngå kontrakt om leveranse obeløpsgrense ostillingsbeskrivelser/fullmakter Er det inngått rammeavtaler/innkjøpsavtaler med leverandører? Er det utarbeidet anskaffelse/ innkjøpsreglement? Overholdelse av lov om offentlig anskaffelse. Revisjon ønsker en oversikt over de som har tilgang og beskrivelse av hvordan tilgangene er regulert (egne passord?) 3. VAREMOTTAK Hvordan er rutinene i forbindelse med varemottak? Mottakskontroller Kvantum/pris/i hht bestilling/leveringssted Oppfølging av avvik Oppbevaring og kontroll av felles innkjøpte utstyr og varer 4. FAKTURAMOTTAK/SCANNING side I
Hvilke rutiner er etablert for kontroll ved mottak og registrering av inngående faktura og kreditnota ved fakturamottak og scanning? Fakturanummer, org.nummer og dato Avsender og mottaker Spesifikasjonavfakturabeløpog betalingsforfall (mva/valuta) 5. REGNSKAPSSYSTEM Hvilke rutiner er etablert for riktig registrering av inngående faktura og -kreditnota i regnskapssystemet? Enheten: Attestasjon og anvisning ohvilken sjekk tas ved attestasjon og anvisning? ohva sikrer at det er rett personen som attesterer/anviser? Inneholder faktura spesifikasjon av vare, evt trenges det referanse til øvrig dokumentasjon? Hvordan blir det henvist til evt kontrakter/avtaler? Periodisering/tidspunkt for levering Kontering; Skille drift - investering, merverdiavgifts kode Budsjettoppfølging økonomi/regnskap: Periodisering Betaling/remittering. Avstemming leverandørgjeld/kontoutskrift/hovedbok. Beskriv rutinen for avstemming: Hvem er ansvarlig for avstemmingen, hvor ofte foretas avstemming og hvordan dokumenteres denne ( signeres detfor foretatt kontroll)? 6. ANDRE INTERNE KONTROLLTILTAK Er det etablert andre interne kontrolltiltak i kommunen for å sikre gyldigheten /urmgå misligheter på området? side 2
Oppdragsnr.: Arkiv: Korn Rev \ /,..,giks KomRevTrøndelg IKS Oppdrag: Sak: kommune Rutinekartlegging INNKJØP År: 2015 Utarbeidet dato/sign.: Gjennomgått dato/sign.: Kommune: Tjenestested/Enhet: Navn på utfyller: Stilling: Dato: 501Enhet samfunnsutvikling Eiendom Spørsmål: Generelt: ORGANISERING Hvordan er innkjøpsfunksjonen organisert (egen innkjøpsavdeling, sentralisert, rammeområder...)? Svar: BESTILLING Hvilke rutiner er etablert for bestilling av varer og tjenester? Hvem har myndighet til å bestille/inngå kontrakt om leveranse obeløpsgrense ostillingsbeskrivelser/fullmakter Er det inngått rammeavtaler/innkjøpsavtaler med leverandører? Er det utarbeidet anskaffelse/ innkjøpsreglement? Overholdelse av lov om offentlig anskaffelse. Revisjon ønsker en oversikt over de som har tilgang og beskrivelse av hvordan tilgangene er regulert (egne passord?) 3. VAREMOTTAK Hvordaner rutinene i forbindelse med varemottak? Mottakskontroller Kvantum/pris/i hht bestilling/leveringssted Oppfølging av avvik Oppbevaring og kontroll av felles innkjøpte utstyr og varer 4. FAKTURAMOTTAK/SCANNING side 1
Hvilke rutiner er etablert for kontroll ved mottak og registrering av inngående faktura og kreditnota ved fakturamottak og scanning? Fakturanummer, org.nummer og dato Avsender og mottaker Spesifikasjonavfakturabeløpog betalingsforfall (mva/valuta) 5. REGNSKAPSSYSTEM Hvilke rutiner er etablert for riktig registrering av inngående faktura og -kreditnota i regnskapssystemet? Enheten: Attestasjon og anvisning ohvilken sjekk tas ved attestasjon og anvisning? o Hva sikrer at det er rett personen som attesterer/anviser? Inneholder faktura spesifikasjon av vare, evt trenges det referanse til øvrig dokumentasjon? Hvordan blir det henvist til evt kontrakter/avtaler? Periodisering/tidspunkt for levering Kontering; Skille drift - investering, merverdiavgifts kode Budsjettoppfølging økonomi/regnskap: Periodisering Betaling/remittering. Avstemming leverandørgjeld/kontoutskrift/hovedbok. Beskriv rutinen for avstemming: Hvem er ansvarlig for avstemmingen, hvor ofte foretas avstemming og hvordan dokumenteres denne ( signeres detfor foretatt kontroll)? 6. ANDRE INTERNE KONTROLLTILTAK Er det etablert andre interne kontrolltiltak kommunen for å sikre gyldigheten /unngå misligheter på området? i side 2