Du svindles, hva gjør du?

Transkript

1 Du svindles, hva gjør du?

2 "Betaler du en urettmessig faktura, fortsetter problemet for andre"

3 Utbredt fakturasvindel 7 av 10 bedrifter er svindlet eller forsøkt svindlet ved å ha mottatt faktura for varer eller tjenester som ikke er bestilt.

4

5 Ikke betal for å bli kvitt et problem Ved å betale denne type fakturaer er du med på å opprettholde inntektsgrunnlaget til useriøse aktører og dermed indirekte bidra til at enda flere næringsdrivende blir utsatt for problemene.

6 Hvordan oppdager man at en faktura er falsk? Avvik ved Kontroll av foretaksnummer og bankkontonummer. Faktura adressen stemmer ikke Feil eller gammel bestillingsnummer. Faktura fra en leverandør uten bestillingsnummer men med feil koststed og leverandør står ikke unntakslisten Kontroller bedriftslogoen, farger, layout og øvrige opplysninger nøye.

7 Hvordan oppdager man at en faktura er falsk? Faktura sendt fra en ansatt som jobber i bedriften, denne type faktura rapporteres til HR/personal via regnskapsleder Vær nøye med fakturaer som er håndskrevet Faktura fra en leverandør registrert som konkurs Commercial invoice fra utlandet (skal ikke betales)

8 Oslo Universitetssykehus HF - Useriøse leverandører PwC Veien videre

9 Vær obs på svindelforsøk Privatpersoner, organisasjoner og ikke minst offentlige mottar fakturaer som faktisk ikke reelle. Det er sommertid og høgsesong for falske fakturaer Hold kontroll over deres leverandørregister Vær veldig nøye ved oppretting av nye leverandører Hold kontroll over deres ansattregister Lag interne sjekklister, bestillingsrutiner, godkjenningsrutiner

10 Nyttig informasjon for å unngå svindel! La bestemte personer/seksjon ha ansvar for all fakturabehandling uten noen bank fullmakter. Informer alle ansatte om hvilke rutiner og regler som gjelder. Informer dem også om at de skal henvende seg til regnskap ved minste mistanke om svindelforsøk. Oppnevn en erstatter ved ferie og sykdom. Denne må selvsagt settes grundig inn i rutiner og systemer. Før opp en liste over betrodde leverandører, deres organisasjonsnummer og kontonummer. Alle fakturaer som ikke stemmer i forhold til denne listen bør kontrolleres nøye.

11 Intern leverandør kontroll 1. Kryssjekk av data fra leverandør register mot ansatt register i Paga. (bank,adresse,telefon) 2. Identifisere fakturaer med store runde beløp. 3. Identifisere fakturaer med fakturadato lik lørdag eller søndag. 4. Identifisere fakturaer med ulogisk fakturanummer rekkefølge i forhold til fakturadato 5. Identifisere leverandører som fremstår og ha OUS som eneste leverandør (tetthet i faktura serie)

12 Kontroll over leverandørregister OrgNr Flere leverandører med feil og mangler i org.nr. Konto leverandører mangler bankkontonummer Navn Feil navn Adresse Flere leverandører med feil og mangler i adressen

13 Kontroll over leverandørregister Lag deres egen interne «svarteliste over leverandører» Gå inn på svartelisten regelmessig. Den oppdateres med navn og informasjon om svindelbedrifter.

14 Om du tross alt har fått en falsk faktura Ta en kopi av fakturaen. Informer Juridisk avd. og innkjøpsavd. via epost. Returner en kopi til avsenderen. Bruk ikke signatur eller noen form for håndskrift. Skriv kun som ren tekst på en PC. Bestrides, saken er politianmeldt.

15 Hvordan håndtere mangelfulle fakturaer

16 Retur av fakturaer til leverandører

17 Ikke la deg skremme av ordet "inkasso" Hvis du kan dokumentere at du har bestridt kravet og at dine innsigelser er berettigede, kan ikke et inkassofirma inndrive kravet. Et bestridt krav der innsigelsen ikke er åpenbar grunnløs kan ikke inndrives ved inkasso, men må gå veien om de ordinære domstoler for å få dom for kravet som deretter eventuelt kan inndrives. Les mer om inkasso på forbrukerportalen (disse reglene gjelder for inkasso i sin alminnelighet.)

18 Rolledefinisjoner Rekvirent Har tilgang til innkjøpssystemet og rettigheter til å opprette en innkjøpsrekvisisjon (Forespørsel, anmodning, bestilling) Godkjenner Kan godkjenne bestillinger innenfor godkjent fullmaktsbeløp. Kan også opprette innkjøpsrekvisisjoner. VAREMOTTAK KONTROLL Attestant Kontrollerer faktura: Konterer og sjekker at mengde og pris stemmer overens med det som er bestilt og levert. Anviser Godkjenner utbetaling av faktura Rettighetene til både å godkjenne rekvisjoner og anvise faktura bygger på samme fullmaktshierarki.

19 Rollekonflikter Skal ha tilgang: Skanning/verifisering Korrigering av KID Spørring i reskontro Skal ha tilgang: Leverandørregister Fullmakter Spørring i reskontro Attestant Kontrollerer faktura: Konterer og sjekker at mengde og pris stemmer overens med det som er bestilt og levert. Skal ikke ha tilgang: Leverandørregister Bokføring av faktura Tilgang til banken Endre betalingssted Remittering Skal ikke ha tilgang: Endring av faktura Bokføring av faktura Tilgang til banken Remittering Anviser Godkjenner utbetaling av faktura

20 Basware system sikkerhet, faktura fra mottak til betaling

21 Utvikling prosentandel inngående elektroniske fakturaer 80 % 70 % 68 % 60 % 59 % 50 % 44 % 40 % 30 % 20 % 10 % 11 % 13 % 15 % 0 %