Tips og krav til regnskapsbilag og rutiner. Krav til faktura (minstekrav)

Transkript

1 Tips og krav til regnskapsbilag og rutiner Vi har mange lover og forskrifter å forholde oss til i hverdagen. Regnskapsførerregelverk og bokføringsregelverk. Hva skal til for at vi skal kunne produsere et forskriftsmessig regnskap til deg? Henviser til Forskrift om bokføring - Kapittel 5 For det første trenger vi alle bilagene du har til rett tid. De bør være sortert etter dato og kontoutskrift pr mnd med saldo skal ligge ved. For å sikre skatte- og avgiftsfradrag må alle bilag utsendes på hovedutøver, den som står registrert i merverdiavgiftsregisteret. Påse at utsender har påført sitt organisasjonsnummer med tillegg av bokstavene MVA Krav til faktura (minstekrav) - Dato - Fakturanummer, enten automatisk påført eller forhåndstrykt - Selgers o Navn o Adresse o Organisasjonsnummer (med bokstavene MVA hvis registrert) - Kjøpers o Navn o Adresse - Vareslag, mengde, tidspunkt - Vederlag, eventuelt mva spesifisert 1

2 Småkvitteringer - Kontant kr og mer, krever navnet ditt på lappen - Varer i produksjon (kraftfôr, gjødsel) Krever navn på lappen uansett beløp. - Hvis navn mangler: Skriv på lappen hva formålet med kjøpet er dater og signer. - Betaling med bankkort (kort på konto i næring): samme som at navn er påført - Godkjente kontantlapper, se eksempler: 2

3 Bankkort - Bruk helst bankkort som gjelder bankkontoen som føres for næringa - bankaxept *****xxx som viser deler av kontonummeret må framgå på kassalappen - Brukes kort for privat konto, må bankutskrift som viser bevegelsen vedlegges Kontantkjøp og salg kan by på utfordringer, her er det viktig å følge med, så man ikke mister retten til fradrag. - Kontant opp til kr 9.999: Fradragsføring hvis bilaget ellers oppfyller vanlige krav(se krav til faktura ) - Kontant kr eller mer: ikke fradrag for verken kostnad eller mva - Flere beløp på samme år til samme selger for én tjeneste/vare o Tilfeldig kjøp av høy i februar og oktober regnes som to varekjøp o Avtale om å hente et lass med høy hver måned hele året regnes som ett varekjøp. - Noen eksempler o Kjøp harv(kr12.000): kr kontant ved henting og kr over bank: gir fradrag på 6.000kr o Kontorleie, kr kontant pr måned: ikke fradrag for leia(årsbeløp over ) o Lønning, kr 6.000kontant og kr pr bank: Fradrag for bankdelen, kr o Fast månedslønn, kr kontant: ikke fradrag (sees på som én tjeneste) o Tilfeldig høykjøp mars kr og oktober kr 6.000, begge kontant, kr til fradrag Kassaapparat/ kontantsalg - En virksomhet som har kontantsalg av varer/tjenester (bankterminal eller kontanter) fra fast forretningssted, må bruke kassaapparat. - Det er gitt unntak i krav om kassaapparat i noen tilfeller. Dette gjelder såkalt ambulerende eller sporadisk virksomhet når årsomsetning (ekskl. mva) er under 3G (kr pr mars 2014) o Sporadisk salg vil kunne være juletresalg, vedsalg eller stand på lokalt marked. 3

4 o Ambulerende virksomhet vil kunne være jevnlig stands på marked rundt om eller salg av bær på parkeringsplasser. o Hvis slikt salg årlig overstiger 3G, må imidlertid kassaapparat brukes. - Hvis en har unntak fra å bruke kassaapparat, må i stedet daglig omsetning føres i innbundet, forhåndsnummerert kassabok. Noen eksempler: Vedsalg pr måned, der kontantene blir tatt ut til privat hver dag Måned April Dato Bank Kasse Inn Ut Beholdning Inn Ut Overført beholdning eller sum 0 3 Vedsalg Uttak til privat vedsalg Uttak til privat Sum Signatur: Ola Nordmann Vedsalg, der kontantene blir satt inn i banken Måned April Dato Bank Kasse Inn Ut Beholdning Inn Ut Overført beholdning eller sum Vedsalg Vedsalg vedsalg Innskudd bank Sum Signatur: Ola Nordmann 4

5 Veilag/senkingslag - Hvis laget ikke er mva registrert, kan ikke laget fakturere med spesifisert mva til andelseierne. Disse mister dermed mva fradrag fra eventuelt innleid entreprenør. - Dette kan imidlertid løses. Hvis entreprenør fakturerer til veilaget, kan andelseierne oppnå mva refusjon, ved at de tildeles en andel av denne faktura etter en fordelingstabell fra laget. Regnskapsbilag for den enkelte andelseier vil da være fordelingstabellen sammen med en kopi av fakturaen. Bankkonto i næring - Unngå innblanding av private bilag. - Betal ikke fakturaer fra privatkontoen, men overfør til næringskonto ved behov. - Betal alle regninger fra driftskontoen (bankkort). Ved avstemming av kontoen har vi kontroll på at alle bilag er tatt med og ført med rett beløp. - Telefon og strøm over felles måler, der det fordeles mellom næring og privat, må betales over driftskonto. Dette gjelder også forsikringer som skal fordeles. 5