INNHOLDSFORTEGNELSE: DEL I: TILBUDSINNBYDELSE... 4 1 Om oppdragsgiver, rammeavtalen og konkurransen... 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsen - Rammeavtalen... 4 1.3 Varighet av rammeavtalene... 4 1.4 Transportbehov - Deloppdrag... 4 1.5 Antall mulige rammeavtaler... 5 1.6 Anskaffelsesprosedyre... 5 1.7 Kunngjøring... 5 1.8 Tilgang til konkurransegrunnlaget... 5 1.9 Tilbudskonferanse... 6 1.10 Tilleggsopplysninger... 6 1.11 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 1.12 Taushetsplikt... 7 1.13 Tidsplan... 7 2 Kvalifikasjonskrav Krav til leverandører som vil delta... 7 2.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 2.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling... 8 2.2.1 Skatt og mva... 8 2.2.2 Lovlig etablert foretak... 8 2.2.3 HMS-egenerklæring... 8 2.2.4 Krav til opplysninger om organisering... 8 2.3 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling... 9 2.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 3 Krav til tilbudet... 10 3.1 Tilbudets utforming og levering... 10 3.2 Tilbudsfrist... 10 3.3 Innleveringssted... 10 3.4 Vedståelsesfrist... 10 3.5 Forbehold... 10 3.6 Alternative tilbud... 11 3.7 Endring og tilbakekall av tilbud... 11 3.8 Tilbudets organisering og innhold... 11 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 11 4.1 Registrering av tilbud... 11 4.2 Tilbudsåpning... 11 5 Avgjørelse av konkurransen... 12 5.1 Avlysning og totalforkastelse... 12 5.2 Evaluering og tildelingskriterier... 12 5.3 Innstilling på tildeling av rammeavtale... 12 DEL II: KRAVSPESIFIKASJON... 13 6 Leverandørens ytelse... 13 6.1 Generelle krav til utførelsen... 13 6.2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak... 13 Side 1
6.3 Kommunikasjon/varsling... 13 6.4 Informasjon om organisatoriske eller driftmessige omlegginger... 13 7 Kvalitet... 13 7.1 Forsinkelser... 13 7.2 Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers kunder... 14 7.3 Klagehåndtering... 14 8 Leverandørens administrasjon... 14 8.1 Bestilling av turer... 14 8.2 Beredskap... 14 8.3 Krav til sjåfør... 14 8.3.1 Kjøringens karakter... 14 8.3.2 Sjåførens fremtreden... 15 8.3.3 Informasjon ved bomtur... 15 8.3.4 Dyr i kjøretøyet... 15 8.3.5 Andre passasjerer... 15 8.3.6 Bistand ved hentested... 15 8.3.7 Uniform og legitimasjon... 15 8.3.8 Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr... 15 8.3.9 Kontroll av sikkerhetsutstyr... 15 8.3.10 Taushetserklæring... 15 9 Krav til materiell... 16 9.1 Krav til kjøretøy... 16 9.2 Miljøkrav... 16 10 Bruk av underleverandører... 16 DEL III: TRANSPORTOMFANG OG PRISER... 17 11 Transportomfang og samordning... 17 11.1 Transportomfang... 17 11.2 Samordning... 17 12 Prismodell... 18 12.1 Prisskjema... 18 12.2 Priskategorier... 18 12.3 Transportkategorier... 18 13 Avrop... 19 13.1 Definisjon... 19 13.2 Gjennomføring... 19 13.3 Oppdragsgivers valg fordeling av avropene... 19 14 Vederlag... 20 14.1 Avregnings- og oppgjørsrutiner... 20 14.1.1 Fakturering... 20 14.1.2 Krav til faktura... 20 14.1.3 Vedlegg til faktura... 20 14.2 Prisregulering... 21 14.2.1 Ordinær regulering... 21 14.2.2 Ekstraordinær regulering... 21 DEL IV: KONTRAKTSBESTEMMELSER... 22 Side 2
15 Ansatte og underleverandørers lønns- og arbeidsforhold... 22 16 Endringer... 22 16.1 Formkrav endringsavtale... 22 16.2 Oppdragsgivers rett til å pålegge endringer... 22 16.3 Leverandørens påberopelse av endring... 23 17 Mislighold... 23 17.1 Hva anses som mislighold?... 23 17.2 Varslingsplikt... 23 17.3 Sanksjoner... 23 17.3.1 Tilbakehold av betaling... 23 17.3.2 Retting... 23 17.3.3 Dagmulkt... 23 17.3.4 Erstatning... 24 17.3.5 Heving... 24 17.4 Reklamasjon... 24 18 Force majeure... 24 18.1 Definisjon... 24 18.2 Varslingsplikt... 24 18.3 Virkning... 25 19 Konkurs, akkord el.... 25 20 Avbestilling og bomturer... 25 21 Erstatningsansvar og forsikring... 25 21.1 Skader på oppdragsgivers personell og eiendeler... 25 21.2 Erstatningsansvar overfor tredjemann... 26 21.3 Forsikring... 26 22 Samarbeid mellom leverandør og oppdragsgiver... 26 22.1 Overdragelse... 26 22.2 Opsjon mulig forlengelse av kontrakten... 26 22.3 Konfidensialitet... 26 22.4 Partene og deres representanter... 27 22.5 Oppdragsgivers kontroll... 27 22.6 Leverandørens opplysningsplikt... 27 DEL IV: VEDLEGG... 28 Vedlegg 1 - Avtaledokument Vedlegg 2 - Prisskjema Vedlegg 3 - HMS-egenerklæring Vedlegg 4 - Taushetserklæring Vedlegg 5 Retningslinjer for skoleskyss i BTV Side 3
DEL I: TILBUDSINNBYDELSE 1 OM OPPDRAGSGIVER, RAMMEAVTALEN OG KONKURRANSEN 1.1 Oppdragsgiver Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT) er et selskap som har ansvaret for planlegging og koordinering av rutegående kollektivtrafikk og skoleskyss i Buskerud, Telemark og Vestfold. VKT eies av de tre fylkeskommunene. VKT er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har VKT ansvaret for skoleskyss i de tre fylker. For ytterligere informasjon om VKT vises det til oppdragsgivers hjemmesider www.vkt.no 1.2 Anskaffelsen - Rammeavtalen Oppdragsgiver innbyr til åpen anbudskonkurranse om tildeling av rammeavtaler for transport av skoleelever hvor det ikke kan benyttes rutegående materiell, kalt spesialskyss, i Hol kommune. En rammeavtale er i denne sammenheng en avtale inngått mellom VKT og en eller flere transportører som har til formål å fastsette vilkårene for de oppdrag som skal tildeles i løpet av avtaleperioden, særlig med hensyn til pris og kvalitet. Rammeavtalen er ment å dekke oppdragsgivers behov for kjøp av aktuelle transporttjenester i avtaleperioden. Rammeavtalene vil utgjøre grunnlaget for tildeling av transportoppdrag etter hvert som disse defineres, jfr. punkt 13. 1.3 Varighet av rammeavtalene Kontraktsperioden er 01.01.2010 30.06.2011, med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge med 1 år av gangen i ytterligere 2 år, til sammen inntil 30.06.2013. 1.4 Transportbehov - Deloppdrag Det totale transportbehovet er oppdelt i Transportkategorier og Priskategorier. De enkelte kategorier er igjen oppdelt i type kjøretøy og i geografiske områder. Hver aktuell kombinasjon av transportkategori/geografisk område og priskategori/kjøretøytype kalles i konkurransegrunnlaget et deloppdrag. Prisskjema i vedlegg 2 viser alle deloppdrag. Hver firkant hvor det kan oppgis pris på prisskjema, er altså ett deloppdrag. Det er anledning til å gi tilbud på ett eller flere deloppdrag, se nærmere om oppbygging av prismodellen i punkt 12. Hvert deloppdrag vil bli vurdert separat. Det er ikke anledning til å gi tilbud på flere deloppdrag samlet, dvs. at hvert deloppdrag må prises separat slik det fremgår av prisskjema i vedlegg 2. Det er heller ikke anledning til å gi rabatt/prisalternativer som er avhengige av tildeling av andre deloppdrag. Side 4
1.5 Antall mulige rammeavtaler Det vil bli inngått rammeavtale(r) for hvert enkelt deloppdrag, jfr. punkt 12. Oppdragsgiver står fritt til å velge å inngå rammeavtale med en eller flere leverandører, etter vurdering av tilbudene, jfr. nærmere om tildelingskriterier og evaluering av tilbudene i punkt 5.2. Det vil bli valgt minimum 2 leverandører, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Dersom det inngås parallelle rammeavtaler med flere leverandører om alle/enkelte deloppdrag, vil avrop skje i henhold til beskrivelse i punkt 13. 1.6 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Informasjon om regelverket er å finne på hjemmesiden til Fornyings- og administrasjonsdepartementet: www.regjeringen.no/nb/dep/fad/dok/veiledninger_og_brosjyrer.html?id=2125 For denne anskaffelsen gjelder forskriftens Del I og III. Anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. anskaffelsesforskriften 14-1. Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men det er ikke tillatt med forhandlinger. 1.7 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen under tittelen Spesialskyss Buskerud den 18.09.2009. Den blir også kunngjort i Tenders European Daily (TED) databasen. Konkurransen blir dessuten annonsert i lokale aviser. 1.8 Tilgang til konkurransegrunnlaget Forespørsel om å få tilsendt konkurransegrunnlaget som e-post kan sendes til: anbud.buskerud@vkt.no et vil også bli gjort tilgjengelig på VKT s hjemmesider når anbudet kunngjøres. et vil da kunne hentes ned ved å klikke seg inn på www.vkt.no/anbud. Eventuelt kan det sendes skriftlig forespørsel til: Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 5
att.: May-Britt Andersen Postboks 8 Sentrum 3101 Tønsberg et vil da bli oversendt som brev. Oppdragsgiver ber de virksomheter som har til hensikt å levere tilbud om å sende inn opplysning om hvem som er kontaktperson, snarest etter at dette konkurransegrunnlaget er mottatt slik at oppdragsgiver kan informere om eventuelle endringer og svar på relevante spørsmål. 1.9 Tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudskonferanse dersom det spesifikt bes om det fra en av registrerte anbydere. Påmelding med navn på deltagerne skal gjøres skriftlig og oversendes som e-post til anbud.buskerud@vkt.no, eller pr brev til adresse oppgitt i foregående punkt snarest og i henhold til angitt dato fra VKT. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye. 1.10 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan tilbyder skriftlig be om tilleggsopplysninger pr post til adresse oppgitt i punkt 1.8, pr e-post til anbud.buskerud@vkt.no, eller som telefaks til 33 30 01 32. Spørsmål bes innsendt snarest mulig, og må være oppdragsgiver i hende senest 30.10.2009. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger Anbud 2010 Spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for tilbudet, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt alle som etter skriftlig henvendelse har tatt ut konkurransegrunnlaget. Husk å gi melding dersom du laster ned konkurransegrunnlaget fra internett og ønsker å delta i konkurransen, slik at oppdragsgiver kan informere om eventuelle endringer og svar på relevante spørsmål, jfr. punkt 1.8. 1.11 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Slike vil umiddelbart bli sendt alle som er registrert som mulige deltagere i konkurransen (jfr. punkt 1.8) pr e-post eller brev. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbyder å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige registrerte leverandører vil i så fall bli varslet om forlengelsen. Side 6
1.12 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr forvaltningsloven 13. 1.13 Tidsplan Anbudskonkurransen er planlagt gjennomført etter den foreløpige tidsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor. Vi gjør oppmerksom på at endringer kan inntreffe. Milepæl Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen 18.09.2009 Påmelding tilbudskonferanse Oppgis hvis behov Frist for å sende spørsmål til konferansen Oppgis hvis behov Tilbudskonferanse Oppgis hvis behov Frist for innsendelse av spørsmål 22.10.2009 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 30.10.2009 kl. 10.00 Kontraktstildeling Innen 16.11.2009 Kontraktsinngåelse Innen 30.11.2009 Vedståelsesfrist 31.03.2010 2 KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL LEVERANDØRER SOM VIL DELTA 2.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskravene skal sikre at leverandørene har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det kreves at leverandøren vil oppfylle kvalifikasjonskravene. Vurderingen av om kvalifikasjonskravene sannsynligvis vil være oppfylt før oppstartstidspunktet, vil bli foretatt før evalueringen av tildelingskriteriene. Hvis det er aktuelt for å bekrefte at kvalifikasjonskravene/krav i konkurransegrunnlaget blir oppfylt, skal tilbyder utarbeide en fremdriftsplan gjeldende fra kontraktssignering og minimum frem til oppstart av kjøringen. Denne planen skal leveres samtidig med tilbudet. Planen skal beskrive tilbyders aktiviteter. For eksempel kan dette være aktuelt i forbindelse med materiellanskaffelse, rekruttering, opplæring og eventuell bruk av underleverandør. Det er tilbyders ansvar å sannsynliggjøre at kravene er, eller vil bli, oppfylt i tide. Tilbyder kan bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom tilbyder er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om tilbyders evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Tilbyder vil bli avvist dersom dokumentasjonskravene i 2.2.1 og 2.2.3 ikke er oppfylt, evt. etter at oppdragsgiver har satt en tilleggsfrist for ettersending av dokumenter, jf. FOA 21-3. Oppdragsgiver har ikke plikt til å benytte retten til å innhente opplysninger i ettertid. Side 7
2.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling 2.2.1 Skatt og mva Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjon for at det stilte krav er oppfylt Attest 1: Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Attest 2: Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF- 1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Når tilbyders hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for forespørselen. 2.2.2 Lovlig etablert foretak Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyder har et lovlig, etablert foretak. Dokumentasjon for at det stilte krav er oppfylt Attest fra foretaksregisteret eller evt. registrering i faglig register i leverandørens hjemland. 2.2.3 HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal ha et HMS-system. Dokumentasjon for at det stilte krav er oppfylt Signert HMS egenerklæring, jfr. vedlegg 3. 2.2.4 Krav til opplysninger om organisering Tilbyder skal oppgi foretakets eierforhold. Dersom det foretaket som gir inn tilbud er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal tilsvarende opplysninger gis om disse eller morselskapet slik at det dokumenteres at disse selskaper også tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Dersom det foretak som gir inn tilbudet er et samarbeidsforetak, skal kopi av den avtalen som regulerer samarbeidet vedlegges. Det skal fremgå av tilbudet hvilke foretak eller personer som deltar i samarbeidet, og hva samarbeidet innebærer. Tilbyder skal beskrive planlagt organiseringsform for gjennomføring av deloppdraget, både den interne organisering i det enkelte selskap i samarbeidet samt organiseringsform selskapene imellom. Side 8
Det forutsettes at et eventuelt samarbeid ikke strider mot konkurranselovgivningen. Det stilles krav om at partene er solidarisk ansvarlige. 2.3 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves økonomisk forsvarlig drift. Tilbyder skal vise forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet Dokumentasjon for at det stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets siste tilgjengelige reviderte årsregnskap og årsrapport (for 2007 eller 2008), evt. kopi av Næringsoppgave. Oppdragsgiver vil om nødvendig innhente kredittratingrapport fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. Dersom tilbyder støtter seg på den økonomiske kapasiteten til andre foretak, må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og underleverandør vedlegges tilbudet. Der tilbyder har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med et annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom tilbyder har slik gyldig grunn, skal han før tilbudsinnlevering ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Krav 1: Det kreves god gjennomføringsevne Dokumentasjon bevis for at det stilte krav er oppfylt Oversikt over firmaets totale bemanning og hvilken beredskap som finnes ved sykdom og lignende. Oversikt over bilpark og annet tilgjengelig utstyr som har betydning for utførelsen av denne kontrakten. Dette innebærer en beskrivelse av materiellet som skal benyttes (alder, innredning med mer) samt hvilket vedlikeholdsprogram som benyttes. I tillegg bes opplyst hvor mange passasjerer kjøretøyet har plass til og evt. kapasitet for transport av passasjerer i rullestol. Krav 2: Tilbyder må oppfylle vilkårene for utøvelse av persontransport i yrkestransportforskriften av 26. mars 2003 nr 401 Opplysning om eventuelle tilsvarende oppdrag. Kopi av løyve eller plan for anskaffelse av løyve. Side 9
3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudets utforming og levering Tilbudsbrevet skal være skriftlig og skal inneholde tilbyders navn, organisasjonsnummer, adresse, kontaktperson og telefonnummer og det skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal leveres i lukket og merket konvolutt, og konvolutten skal utenpå merkes med Tilbud på spesialskyss 2010. Se for øvrig krav til utforming og innhold i punkt 3.8. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadresse eller sendes pr post, se punkt 3.3. Det er leverandøren som har risikoen for om forsendelsen er oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp, jfr. punkt 3.2. Med i hende menes at forespørselen fysisk er kommet frem til oppdragsgiver. Det er derfor ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jfr. anskaffelsesforskriften 20-13(1) a). Hverken tilbudet eller øvrige dokumenter omfattet av tilbudet kan sendes som e-post eller telefaks. Dette vil medføre avvisning av tilbudet. 3.2 Tilbudsfrist Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen 30.10.2009 kl.10:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jfr. anskaffelsesforskriften 20-13 (1) a. 3.3 Innleveringssted Alternativ A - Postadresse: Vestviken Kollektivtrafikk AS Postboks 8 Sentrum 3101 Tønsberg Alternativ B - Besøksadresse: Vestviken Kollektivtrafikk AS Jernbanegaten 2, Tønsberg Alternativ C Besøksadresse: Vestviken Kollektivtrafikk AS Bragernes Torg 6. 2. etasje, Drammen 3.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til 31.03.2010. 3.5 Forbehold Det er ikke anledning til å ta forbehold til de krav som fremgår av dette konkurransegrunnlaget inkl. Avtaledokumentet som følger som Vedlegg 1. Side 10
3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere et alternativt tilbud i forhold til det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. 3.7 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med punkt 3.1 og 3.8. 3.8 Tilbudets organisering og innhold Komplett tilbud skal bestå av: 1. Tilbudsbrev undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Det skal oppgis hvem som er tilbyders kontaktperson 2. Skatteattester for skatt og merverdiavgift (punkt 2.2.1). 3. Firmaattest (punkt 2.2.2). 4. HMS egenerklæring (punkt 2.2.3 og vedlegg 3). 5. Dokumentasjon vedr. tilbyders eierforhold og beskrivelse av tilbyders juridiske stilling samt organisering (punkt 2.2.4). 6. Siste reviderte årsregnskap og årsrapport, eventuelt næringsoppgave (punkt 2.3). 7. Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner (punkt 2.4) dvs. opplysninger om: Bemanning. Bilpark og annet tilgjenglig utstyr. Vedlikeholdsprogram. Antall passasjerer og plass til rullestol. Eventuelle tilsvarende oppdrag. Miljøkrav (punkt 9.2). 8. Kopi av eksisterende løyve eller plan for anskaffelse av løyve (punkt 2.4). 9. Pristilbud (punkt 12) som består av komplett utfylt prisskjema(er) (vedlegg2). 10. Eventuell fremdriftsplan (punkt 2.1). Tilbudet skal leveres i ett eksemplar og dokumentene skal ligge i den rekkefølge som er angitt her. Det bør ikke stiftes eller bindes inn, slik at det er enkelt å kopiere. Husk at tilbudet skal leveres i lukket forsendelse som er merket utenpå, jfr punkt 3.1. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen finner sted umiddelbart etter tilbudsfristen og vil ikke være offentlig. Innkomne tilbud vil bli åpnet av minst to representanter fra oppdragsgiver og bli protokollført. Side 11
Tilbyderne vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver har rett til å avlyse konkurransen for alle eller enkelte deloppdrag dersom det foreligger saklig grunn, jfr. anskaffelsesforskriften 22-1 (1). Dette gjelder for eksempel dersom det er mangelfull konkurranse. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jfr. anskaffelsesforskriften 22-1 (2). Dette gjelder for eksempel dersom oppdragsgiver vurderer prisene som urimelig høye. 5.2 Evaluering og tildelingskriterier Oppdragsgivers intensjon er å inngå flere parallelle rammeavtaler for hvert deloppdrag med leverandører som har gitt tilbud på deloppdraget, se punkt 1.4 og 12. Tildeling av rammeavtaler skjer på basis av de tilbud som har lavest pris. Dersom det inngås parallelle rammeavtaler, vil avrop skje til den leverandør som i hvert enkelt tilfelle gir lavest kostnad for oppdragsgiver. Tildelingen vil være begrenset av den kapasitet leverandøren har oppgitt i sitt tilbud, se punkt 13. 5.3 Innstilling på tildeling av rammeavtale Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt meddeles skriftlig samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for signering av rammeavtale av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandøren til evt. å klage over beslutningen, jf. anskaffelsesforskriften 22-3. Side 12
DEL II: KRAVSPESIFIKASJON 6 LEVERANDØRENS YTELSE 6.1 Generelle krav til utførelsen Leverandøren skal utføre tjenestene beskrevet i kontrakten på en fagmessig og aktsom måte som sikrer kvalitet, driftssikkerhet og overholdelse av avtalte krav. Leverandøren skal legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta liv, helse, eiendom og miljø. Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. 6.2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak Leverandøren skal holde seg informert om og overholde de til enhver tid gjeldende relevante lover, forskrifter og enkeltvedtak, herunder opprettholdelse av nødvendige løyver. Dette innebærer blant annet følgende: Transportøren skal oppfylle alle relevante bestemmelser i lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova) med tilhørende forskrifter. Transportøren skal oppfylle alle øvrige krav og pålegg fastsatt av offentlige myndigheter i lov, forskrift, enkeltvedtak eller lignende. Transportøren skal i rett tid innhente og opprettholde de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av de avtalte transportoppgavene. 6.3 Kommunikasjon/varsling Henvendelser fra oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Leverandør skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiver om forhold leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for oppdragets gjennomføring. 6.4 Informasjon om organisatoriske eller driftmessige omlegginger Leverandøren skal informere oppdragsgiver skriftlig ved vesentlige endringer i leverandørens organisasjon eller hvis leverandøren planlegger eller gjennomfører driftsmessige omlegginger eller lignende som vil ha innvirkning på gjennomføringen av leveransen i henhold til kontrakten. 7 KVALITET 7.1 Forsinkelser Den kundegruppe som hovedsakelig transporteres, er skoleelever, både funksjonsfriske og funksjonshemmede. Dette er oftest faste transporter som skal skje til faste forutsigbare tider. Kravet til å være presis gjelder derfor både kunde og leverandør. Side 13
Ulemper ved forsinkelse skal gjøres minst mulig for kunden. Leverandør skal ha et system som sikrer at kunden blir informert ved forsinkelser. 7.2 Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers kunder Leverandøren er forpliktet til å delta i møter med oppdragsgiver (driftsmøter), skoler og andre representanter for kundene når oppdragsgiver ber om det. Det kan avholdes jevnlige driftsmøter mellom oppdragsgiver og leverandør. Oppdragsgiver innkaller, og setter opp agenda for slike møter. Referat fra driftsmøter skrives av oppdragsgiver dersom ikke noe annet avtales spesielt. Normalt skal det avholdes to driftsmøter pr år. 7.3 Klagehåndtering Henvendelser/klager fra kunder direkte til sjåføren, og som kan løses på stedet, rettes umiddelbart opp av leverandør. Saker som løses på denne måten trenger ikke å bli videreformidlet til oppdragsgiver, så lenge den ikke får konsekvenser for utførelse av resten av transportoppdraget. Alle øvrige klager plikter leverandøren å besvare. Oppdragsgiver skal orienteres i forbindelse med klagene og tilsendes kopi av alle dokumenter, herunder sms og e-post, ved klagebehandlingen. 8 LEVERANDØRENS ADMINISTRASJON 8.1 Bestilling av turer Kundene kan ikke bestille transport direkte fra leverandør med mindre dette er spesielt avtalt med oppdragsgiver. Leverandør har ansvar for daglig kommunikasjon vedr. de transporter som leverandøren skal utføre samt motta og koordinere nye og gamle transportoppdrag. 8.2 Beredskap Leverandør må ha nødvendig beredskap slik at feil og mangler ved utførelse av transportoppdrag kan rettes opp med minst mulig ulempe for kunden. 8.3 Krav til sjåfør 8.3.1 Kjøringens karakter Kjøringen skal skje innenfor veitrafikklovens bestemmelser. Det skal vises spesiell varsomhet ved kjøring over fortauskanter og humper, gjennom krappe svinger, ved oppbremsing osv. Sjåføren skal med kunder i bilen begrense mobilsamtaler til et minimum. Ved gjentatte klager på en sjåfør kan oppdragsgiver kreve sjåføren utelukket fra oppdragsgivers kjøring. Side 14
8.3.2 Sjåførens fremtreden Sjåføren skal beherske norsk språk. Sjåføren skal yte ekstraservice til elever med spesielle behov. 8.3.3 Informasjon ved bomtur Sjåføren plikter å informere sin sentral (eller tilsvarende) når det foreligger bomtur slik at dette blir tatt hensyn til ved fakturering (jfr. punkt 14.1.1). 8.3.4 Dyr i kjøretøyet Av hensyn til allergikere og astmatikere er det ønskelig at transport av hund og katt i vognene begrenses, unntak er førerhunder. 8.3.5 Andre passasjerer I operativ jobb har sjåføren ikke adgang til å ta med i kjøretøyet andre personer enn de som turen er bestilt for. Unntatt ved opplæring av nye sjåfører. 8.3.6 Bistand ved hentested Dersom kunden ikke har ledsager til transporten, er det sjåførens ansvar å motta, transportere og sette av brukeren på ankomststedet på en sikker måte. Skal kunden møte/treffe en annen person/ ledsager, er det sjåførens plikt å sørge for at dette skjer på en for kunden tilfredsstillende måte. 8.3.7 Uniform og legitimasjon Sjåfør skal ha uniform eller arbeidsantrekk som skal være ordnet, helt og rent. Sjåfør skal kunne legitimere seg og kunne bekrefte at han utfører oppdrag etter avtale med oppdragsgiver. 8.3.8 Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr Leverandører er erstatningsansvarlig for skade på passasjerer og deres utstyr ved av- og påstigning og under transport i bilene, i den utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler, herunder bilansvarsloven. 8.3.9 Kontroll av sikkerhetsutstyr Sjåfør er ansvarlig for at alt sikkerhetsutstyr som bl.a. heis, ramper, remmer, bilbelter, barneseter etc. til enhver tid er i forskriftsmessig stand. 8.3.10 Taushetserklæring Alle mannskaper og andre involverte i spesialskyssordningen har taushetsplikt og skal underskrive taushetserklæring. Brudd på taushetsplikt er straffbart, og kan medføre ansvar for den skade som brudd på taushetsplikten måtte ha påført vedkommende og dennes familie/pårørende. Taushetsplikt gjelder også etter avsluttet ansettelsesforhold. Side 15
9 KRAV TIL MATERIELL 9.1 Krav til kjøretøy Alle kjøretøyer som benyttes skal tilfredsstille alle offentlige bestemmelser som har gyldighet for kjøretøytypen. Oppdragsgiver stiller også følgende krav til kjøretøyene: Det skal være mobiltelefon i alle kjøretøy for kontakt med oppdragsgiver og kunder. Alle kjøretøyer skal ha godkjent barnesete tilgjengelig. Kjøretøyer som benyttes i oppdragene skal være rene og røykfrie. Ingen kjøretøyer skal være eldre enn 10 år i noen del av kontraktsperioden. Det skal være sikkerhetssele på alle passasjerplasser. 9.2 Miljøkrav Oppdragsgiver ønsker at det ved anskaffelse, bruk og vedlikehold av materiell tas miljømessige hensyn. Dette innebærer bl.a. at: Kjøretøy bør i størst mulig grad benytte miljøvennlig drivstoff. Nye dekk bør oppfylle kravene til svanemerking av bildekk. Det settes mål for bruk av drivstoff og forbruket kontrolleres. Det gis opplæring i riktig bruk av aktuelle kjøretøy når det gjelder økonomisk/miljøvennlig kjøring. Det søkes å redusere CO2 utslipp. Det bør benyttes miljøgodkjente vaskehaller. Kjemikalier som benyttes til rengjøring bør tilfredsstille svanemerkekravene. Det unngås tomgangskjøring. Det bør benyttes motorvarmer dersom bilen om natten står parkert på ikke oppvarmet område. 10 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER Leverandøren kan bruke underleverandører. Dette endrer likevel ikke leverandørens kontraktsansvar overfor oppdragsgiver. Leverandør har ansvar for at underleverandørene tilfredsstiller alle krav som er stilt til leverandørene. Før kontrakt med underleverandør inngås, skal leverandøren underrette oppdragsgiver om hvilke underleverandører han har til hensikt å inngå samarbeid med, og hvilke arbeider han vil la utføre ved disse. Oppdragsgiver kan nekte å godkjenne leverandørens valg av underleverandør ved saklig grunn. Side 16
DEL III: TRANSPORTOMFANG OG PRISER 11 TRANSPORTOMFANG OG SAMORDNING 11.1 Transportomfang Skoleskyss er en lovpålagt oppgave som reguleres av opplæringslovens bestemmelser. I tillegg har regionrådet for i Buskerud, Telemark og Vestfold vedtatt veiledende retningslinjer for skoleskyss. Disse utleveres ved henvendelse til VKT eller hentes på www.vkt.no. Skoleskyss omfatter elever både i grunnskolen og videregående skole. De fleste som har rett til skoleskyss, transporteres med rutegående buss. De som ikke kan benytte buss, kan få innvilget transport med drosje. Årsaken kan være at de ikke har tilbud om busstransport på hele eller deler av strekningen eller det kan være medisinske årsaker til at buss ikke kan benyttes. Transporten av skoleelever med drosje kalles spesialskyss og det er denne transporten vi gjennom denne anbudskonkurransen ønsker tilbud på. Antall elever antas å være ca 35. I tillegg til de oppgitte tall vil det også komme midlertidige transporter som følge av skader og sykdom. Det kan variere hvor mange transporter den enkelte elev har pr dag/uke. Ytterligere opplysninger om de transporter som ble utført i mai 2009, kan hentes ved personlig fremmøte hos VKT i Drammen mot signert taushetserklæring. Turenes lengde er ikke fastsatt. Samordningsgraden er varierende. Faktisk uttak av transporttjenester vil ikke være fastlagt ved avtaleinngåelse. Omfanget av transporter i kontraktsperioden kan avvike fra de oppgitte tall i vedlegg 5. Det vil kunne variere på bakgrunn av endringer i transportbehov, bevilgninger og andre rammevilkår. De oppgitte tall må derfor betraktes som anslag og er ikke bindende for oppdragsgiver. Kommunen kan innvilge spesialskyss for elever utover det som er fylkeskommunens/vkt sitt ansvar. Det kan for eksempel være på grunn av farlig skolevei eller til/fra SFO og barnehage. Enkelte kommuner organiserer skyssen av disse elevene på egen hånd. Disse elever er ikke inkludert i tall. Oppdragsgiver står fritt i å tilpasse uttak i de inngåtte rammeavtaler som følge av endringer i transportbehovet. Anskaffelsens årlige verdi anslås til ca. 1 million ekskl. mva. samlet for de tjenestene som rammeavtalene omfatter. Endelig fastleggelse av transportbehovet vil først kunne foreligge etter at rammeavtalene om spesialskyss er inngått. 11.2 Samordning Det er forutsatt at leverandør har ansvar for samordning av transportoppdragene innenfor transportkategori 1/priskategori A, dvs. transport internt i kommuner hvor pris er oppgitt pr elev pr tur, se beskrivelse nedenfor. Samordningsansvaret innebærer at leverandør håndterer all Side 17
administrasjon rundt planlegging og gjennomføring av transportoppdragene innenfor det regelverk og kvalitetskrav som er definert i dette dokument med vedlegg. Turer må ikke legges opp slik at elever får urimelig lang reisetid, jfr. for øvrig Retningslinjer for skoleskyss (vedlegg 6). For øvrige transportkategorier har oppdragsgiver hovedansvar for samordning av transportoppdrag, men leverandør skal samarbeide og bidra aktivt ved planlegging og gjennomføring av transportoppdragene. I forbindelse med skolestart og større endringer skal oppdragsgiver og leverandør i felleskap planlegge transportoppdragene. Uavhengig av transportkategori, forutsetter oppdragsgiver at daglige og midlertidige avvik eller endringer håndteres av leverandør (for eksempel bortfall av skyssbehov på grunn av sykdom). I løpet av kontraktsperioden vil det være behov for tilpasninger i forbindelse med endringer i transportbehovet eller i forbindelse med oppdragsgivers kontinuerlige arbeid med å effektivisere transportløsningene. 12 PRISMODELL 12.1 Prisskjema Tilbyder skal oppgi de priser som tilbys i Prisskjema, se vedlegg 2. Hver firkant på prisskjema hvor det kan oppgis pris, kalles ett deloppdrag. Det kan gis tilbud på så mange deloppdrag som tilbyder ønsker. Det kan benyttes flere prisskjemaer dersom stasjoneringssted varierer. Det vil kun bli inngått rammeavtale og tildelt turer til en leverandør for de deloppdrag hvor leverandøren har oppgitt pris. Priser skal oppgis ekskl. merverdiavgift. De skal være gyldige fra 1.1.2010 og frem til første prisregulering den 1.8.2011, jfr. punkt 14.2. 12.2 Priskategorier Oppdragsgiver ønsker å benytte følgende priskategorier: Priskategori A: Pris pr kilometer Kategorien gjelder pris pr kilometer for biler på inntil henholdsvis 5 seter, 9 seter og 16 seter. Med kilometer menes løpende kilometer (definert som kilometer for tomkjøring fra avtalt stasjoneringssted til hentestedet, kjøring med elever i bilen og tomkjøring fra bestemmelsesstedet tilbake til avtalt stasjoneringssted). Det gis et fast tillegg på kr 85 + mva pr elev pr tur hvor eleven må sitte i rullestolen under transporten. Stasjoneringssted må oppgis i Prisskjema. 12.3 Transportkategorier Tilbyder kan gi pris på en eller flere transportkategorier og/eller en eller flere deloppdrag. Transportkategori 1: Transport internt i kommunen For kjøring innenfor kommunen ønskes det oppgitt pris pr kilometer. Oppdragsgiver har ansvar for samordning av disse transportene. Side 18
Transportkategori 2: Transport internt i region Oppdragsgiver ønsker pristilbud pr kilometer innenfor region Hallingdal. Regionen består av Hol, Ål, Hemsedal, Gol, Nes og Flå. Det er forutsatt at oppdragsgiver har ansvar for samordning av transportoppdragene. Transportkategori 3: - Transport mellom regioner i Buskerud Oppdragsgiver ønsker pristilbud pr kilometer ved transport mellom et sted i Region Hallingdal og et sted utenfor. Det er forutsatt at oppdragsgiver har ansvar for samordning av transportoppdragene. 13 AVROP 13.1 Definisjon Med avrop forstås den enkelte bestilling (transportoppdrag) som inngås på basis av inngått rammeavtale(r). 13.2 Gjennomføring Alle tjenester som skal leveres som følge av inngåtte rammeavtaler, skal bestilles gjennom utstedelse av en bestillingsordre. Slike ordrer kan utstedes fra [dato] til [dato]. Bestillingen skal om mulig gjøres skriftlig pr faks eller e-post. Kundene kan ikke bestille transport direkte fra leverandør med mindre dette er spesielt avtalt med oppdragsgiver. Alle bestillingsordrer er underlagt vilkårene i disse kontraktsbestemmelsene. I tilfelle konflikt mellom bestillingsordren og kontraktsbestemmelsene, skal kontraktsbestemmelsenes vilkår gå foran. 13.3 Oppdragsgivers valg fordeling av avropene Blir det inngått flere rammeavtaler står oppdragsgiver fritt med hensyn til hvilke deloppdrag han ønsker å benytte. Valgt deloppdrag må dekke det geografiske område som gjeldende transportoppdrag omfatter. Dette gjelder både ved faste og midlertidige transporter. Oppdragsgiver vil i hvert enkelt tilfelle velge det deloppdrag og den leverandør som gir lavest kostnad inntil kapasiteten som leverandøren har oppgitt i sitt tilbud, er benyttet. For eksempel kan oppdragsgiver ved tildeling av transport internt i en kommune (transportkategori 1) velge å avrope på en rammeavtale som omfatter transport innenfor gjeldende region (transportkategori 2). Oppdragsgiver kan også velge å benytte en transport som går over en regiongrense eller fylkesgrense til å ta med seg elever som for eksempel skal transporteres internt i kommunen. Det er ikke et krav at oppdragsgivers behov for transport dekkes av en enkelt leverandør. Side 19
14 VEDERLAG 14.1 Avregnings- og oppgjørsrutiner 14.1.1 Fakturering Leverandøren skal innen den 14. i påfølgende måned sende oppdragsgiver faktura på godtgjørelse for utført kjøring med forfall siste virkedag i samme måned. Dersom det kreves godtgjørelse for bomturer skal dette avtales med oppdragsgiver før det faktureres, jfr. punkt 20. Det kan ikke kreves utbetalt forskudd eller a konto til leverandøren. 14.1.2 Krav til faktura Det ønskes særskilt faktura for grunnskoler og videregående skoler og hver av disse to igjen oppdelt på midlertidig/uregelmessig skyss og fast skyss. I tillegg til lovpålagte formalkrav skal fakturaen også inneholde: Perioden som fakturaen gjelder for. Fakturabeløp for perioden. Antall transportoppdrag som fakturabeløpet dekker. 14.1.3 Vedlegg til faktura For hver av de fire fakturaene spesifiseres følgende om ikke annet er avtalt med oppdragsgiver: Dato for turen og klokkeslett for start og slutt på turen. Navn og tildelt ID på passasjer(er). Navn på skole/institusjon. Bostedsadresse. Vogntype som er benyttet. Løyve nummer. Antall kjørte kilometer (dersom det godtgjøres pr kilometer). Antall timer (dersom det godtgjøres pr time). Pris pr enhet (dvs. pr elev, pr km eller pr time). Pris beregnet. Avviksrapportering forsinkelser, bomturer og oppståtte feil og hindringer (jfr. punkt 20). Sum som referer til fakturaen. For turer med en enkelt elev skal disse opplyningene være sortert pr elev, skole og kommune og med summer pr elev. For samkjørte turer skal opplysningene være sortert pr tur, skole og kommune og med sum pr tur. Vedleggene ønskes primært mottatt som en fil som enkelt kan benyttes i Excel eller konverteres til en Excel-fil. Side 20