Tilbudskonkurranse minibuss Vestfold Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse

Transkript

1 Tilbudskonkurranse minibuss Vestfold 2011 Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse

2 Innhold 1 GENERELT LOVER, FORSKRIFTER OG ENKELTVEDTAK KOMMUNIKASJON/VARSLING INFORMASJON OM ORGANISATORISKE ELLER DRIFTMESSIGE OMLEGGINGER PLANLEGGING OG UTFØRELSE AV OPPDRAG OPPDRAGSGIVERS DISPOSISJONSRETT FORSINKELSER MØTER MED OPPDRAGSGIVER OG REPRESENTANTER FOR OPPDRAGSGIVERS KUNDER KLAGEHÅNDTERING BESTILLING AV TURER BEREDSKAP KRAV TIL SJÅFØR TAUSHETSERKLÆRING OPPSTARTSFORBEREDELSER OPPLÆRING AV SJÅFØRER... 9 Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 2 av

3 1 Generelt Oppdraget vil i hovedsak omfatte spesialskyss innen Vestfold fordelt på nærmere angitte deloppdragsområder. Andre egnede transportoppdrag vil også kunne forekomme, som for eksempel ordinær rutekjøring i fast rute eller på bestilling. Oppdragsgiver har også rett til å benytte bilene til transportoppdrag for andre aktører, organisasjoner osv. Skoleskyss er en lovpålagt oppgave som reguleres av opplæringslovens bestemmelser. Skoleskyss omfatter elever både i grunnskolen og videregående skole. De fleste som har rett til skoleskyss, transporteres med rutegående buss. De som ikke kan benytte buss, kan få innvilget transport med drosje/turvogn. Årsaken kan være at de ikke har tilbud om busstransport på hele eller deler av strekningen eller det kan være medisinske årsaker til at buss ikke kan benyttes. Kun i de tilfeller der det er påkrevd er dette en dør til dør transport. Transporten av skoleelever med drosjer, turvogner, minibusser eller lignende kalles spesialskyss og det er dette som vil være den vesentlige delen av dette oppdraget vi nå ønsker tilbud på. Antall elever som totalt transporteres som spesialskyss er pr. januar 2011 ca elever. Vedlegg 3 Rutebeskrivelse viser anslag for hvor mange elever som er innvilget fast spesialskyss (transporteres) i januar 2011 sortert pr kommune. I tillegg til de oppgitte tall i vedlegg 3 vil det også komme midlertidige transporter som følge av skader og sykdom. Det vises her til at oppdragsgiver også vil benytte rammeavtale med transportører for spesialskyss som kunngjøres i egen konkurranse. Det kan variere hvor mange transporter den enkelte elev har pr dag/uke. Oppdraget er delt i 13 deloppdrag, som i hovedsak er begrenset til naturlig avgrensede transportområder. Se vedlegg 3 rutebeskrivelse. Transportøren skal utføre tjenestene beskrevet i kontrakten på en fagmessig og aktsom måte som sikrer kvalitet, driftssikkerhet og overholdelse av avtalte krav. Transportøren skal legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta liv, helse, eiendom og miljø. Transportøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 3 av

4 2 Lover, forskrifter og enkeltvedtak Transportøren skal holde seg informert om og overholde de til enhver tid gjeldende relevante lover, forskrifter og enkeltvedtak, herunder opprettholdelse av nødvendige løyver. Dette innebærer blant annet følgende: Transportøren skal oppfylle alle relevante bestemmelser i lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova) med tilhørende forskrifter. Transportøren skal oppfylle alle øvrige krav og pålegg fastsatt av offentlige myndigheter i lov, forskrift, enkeltvedtak eller lignende. Transportøren skal i rett tid innhente og opprettholde de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av de avtalte transportoppgavene. 3 Kommunikasjon/varsling Henvendelser fra oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Transportør skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiver om forhold transportøren forstår eller bør forstå kan få betydning for oppdragets gjennomføring. 4 Informasjon om organisatoriske eller driftmessige omlegginger Transportøren skal informere oppdragsgiver skriftlig ved vesentlige endringer i transportørens organisasjon eller hvis transportøren planlegger eller gjennomfører driftsmessige omlegginger eller lignende som vil ha innvirkning på gjennomføringen av leveransen i henhold til kontrakten. 5 Planlegging og utførelse av oppdrag Oppdraget går ut på å stille til rådighet det avtalte antall biler med sjåfører innen fastsatte tidsrom til disposisjon for å utføre transportoppdrag for oppdragsgiver. Oppdragsgiver har hovedansvar for planlegging av transportoppdrag. Transportøren har hovedansvar for utførelsen av transportoppdragene. Transportøren har likevel plikt til å samarbeide med oppdragsgiver om å planlegge og lage transportopplegg for bilene, slik at transportoppdragene blir organisert på en effektiv og god måte for både oppdragsgiver og brukere. Transportør skal være proaktiv og minimum Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 4 av

5 2 ganger hvert år foreslå tiltak som kan gi økt samordning, kostnadseffektivisering og/eller andre tiltak som kan forbedre transportoppdragene. Transportøren kan benytte bilene til annet formål i den perioden de ikke er disponert av oppdragsgiver. Et transportoppdrag vil normalt foregå innen det enkelte deloppdragsområdet eller starte/slutte med utgangspunkt i deloppdragsområdet. Oppdragsgiver har rett til å benytte transportør det er tegnet kontrakt med i et deloppdragsområde til transportoppdrag i andre deloppdragsområder dvs. oppdrag utenfor eget deloppdragsområde. I så tilfelle godtgjøres det særskilt etter kommersielle forhold pkt. 2. Dette for å sikre samkjøring, utnytte ledig kapasitet, kostnadseffektivitet osv. Oppdragsgiver står også fritt til å benytte transportører det er inngått rammeavtale med for spesialskyss i egen separat konkurranse eller andre aktuelle transportører. Transportør stiller til rådighet biler med sjåfører etter kontraktens bestemmelser i det nærmere angitte tidsrom. Transportør skal legge forholdene til rette for at det kan lages optimale transportopplegg for oppdragsgiver og brukere. Transportør skal når oppdragsgiver angir ha direkte dialog med brukere og utdanningsinstitusjoner for å avklare daglige detaljer i transportopplegget. Endringer som avtales som påvirker transportopplegget skal meldes oppdragsgiver umiddelbart. 6 Oppdragsgivers disposisjonsrett Transportoppleggene vil som hovedregel bli planlagt for hele skoleåret, men endringer må kunne påregnes løpende. Oppdragsgiver disponerer bilene på skoledager i perioden fra skolestart om høsten (medio august) det ene året til og med skoleslutt om våren det påfølgende året (medio juni) i kontraktsperioden. I skolenes sommerferie (ca. 8 9 uker i perioden medio juni til medio august pr. 2011), lørdager, søndager, bevegelige helligdager og de aktuelle skolenes fridager, disponeres bilene fritt hele driftsdøgnet av transportør. Dersom oppdragsgiver bestiller en bil har transportør krav på fast godtgjørelse i minimum 180 skoledager etter hverandre uansett om oppdragsgiver benytter bilen til transportoppdrag i hele perioden eller i hele den aktuelle tidsperioden i løpet av dagen. Oppdragsgiver disponerer de angitte bilene til transportør innen den fastsatte tidsperiode fra kl og og legger i Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 5 av

6 samarbeid med transportør opp ruter og/eller transportopplegg for den enkelte bil. Oppdraget starter og slutter på det stedet (eller stedene) oppdragsgivere angir i deloppdragsområdet, slik at transportøren må påregne tilkjøring til og fra både ved uttak og innsett morgen og kveld. Mindre endringer i de daglige tidspunktene for disposisjonen av bilen kan avtales dersom transportøren samtykker i dette. Slike endringer skal ikke medføre endringer i antall timer bilen disponeres per dag og medfører heller ingen endring i godtgjørelsen. Tilkjøring/tomkjøring godtgjøres ikke særskilt så lenge det skjer innenfor deloppdragsområdet. Oppdragsgiver vil når bilen disponeres av oppdragsgiver kunnet ha rett til å direkte å instruere transportør sine sjåfører når det gjelder transportopplegget. I tilfeller der bilen disponeres av oppdragsgiver, men ikke benyttes til transportoppdrag for oppdragsgiver kan oppdragsgiver gi transportør midlertidig fritak fra sin disposisjonsrett uten at det medfører redusert fast godtgjørelse. Dersom det etter dette skulle oppstå et transportbehov har oppdragsgiver rett til å disponere bilen igjen umiddelbart. Oppdragsgiver forutsetter at daglige og midlertidige avvik eller endringer håndteres av transportør i samarbeid med oppdragsgiver (for eksempel bortfall av skyssbehov på grunn av sykdom). I løpet av kontraktsperioden vil det være behov for tilpasninger i forbindelse med endringer i transportbehovet eller i forbindelse med oppdragsgivers kontinuerlige arbeid med å effektivisere transportløsningene med hensyn til samkjøring og økonomi. Justeringer vil kunne medføre at tildelte transportoppdrag tilbakekalles og eventuelt overføres en annen transportør. Transportør og oppdragsgiver må begge tilstrebe en mest mulig effektiv bruk av transportmidlene på hele turen. 7 Forsinkelser Den kundegruppe som hovedsakelig transporteres som spesialskyss, er skoleelever, både funksjonsfriske og funksjonshemmede. Dette er oftest faste transporter som skal skje til faste forutsigbare tider. Kravet til å være presis gjelder derfor både kunde og transportør. Ulemper ved forsinkelse skal gjøres minst mulig for kunden. Transportør skal ha et system som sikrer at kunden blir informert ved forsinkelser. Ordningen avtales nærmere med oppdragsgiver. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 6 av

7 8 Møter med oppdragsgiver og representanter for oppdragsgivers kunder Transportøren er forpliktet til å delta i møter med oppdragsgiver (driftsmøter), skoler og andre representanter for kundene når oppdragsgiver ber om det. Det kan avholdes jevnlige driftsmøter mellom oppdragsgiver og transportør, hvor tema blant annet er opplegg av turer og samkjøring. Oppdragsgiver innkaller og setter opp agenda for slike møter. Referat fra driftsmøter skrives av oppdragsgiver dersom ikke noe annet avtales spesielt. 9 Klagehåndtering Henvendelser/klager fra kunder direkte til sjåføren, og som kan løses på stedet, rettes umiddelbart opp av transportør. Saker som løses på denne måten trenger ikke å bli videreformidlet til oppdragsgiver, så lenge den ikke får konsekvenser for utførelse av resten av transportoppdraget. Alle øvrige klager meldes oppdragsgiver, og skal besvares til oppdragsgiver av transportøren innen 1 virkedag fra mottak på forespørsel fra oppdragsgiver. Klager som gjelder forhold som oppdragsgiver har ansvar for, besvares av oppdragsgiver. 10 Bestilling av turer Kundene kan ikke bestille transport direkte fra transportør med mindre dette er spesielt avtalt med oppdragsgiver. Oppdragsgiver har som hovedregel ansvar for daglig kommunikasjon vedr. de transporter som transportøren skal utføre, samt motta og koordinere nye og gamle transportoppdrag. 11 Beredskap Transportør må ha nødvendig beredskap slik at feil og mangler ved utførelse av transportoppdrag kan rettes opp med minst mulig ulempe for kunden. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 7 av

8 12 Krav til sjåfør Kjøreseddel Samtlige sjåfører skal ha gyldig kjøreseddel som beskrives i Lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportlova 7a). Kjøringens karakter Sjåføren skal ta hensyn til at det utføres persontransport og utøver kjørestil deretter. Ved gjentatte berettigede klager på en sjåfør kan oppdragsgiver kreve sjåføren utelukket fra oppdragsgivers kjøring. Sjåførens fremtreden Sjåføren skal beherske norsk språk. Sjåføren skal yte ekstraservice til elever med spesielle behov. Informasjon ved bomtur Sjåføren plikter å informere sin sentral (eller tilsvarende) når det foreligger bomtur. Dyr i kjøretøyet Av hensyn til allergikere og astmatikere er det ønskelig at transport av hund og katt i vognene begrenses, unntak er førerhunder. Andre passasjerer I operativ jobb har sjåføren ikke adgang til å ta med i kjøretøyet andre personer enn de som turen er bestilt for. Unntatt ved opplæring av nye sjåfører. Bistand ved hentested Dersom kunden ikke har ledsager til transporten, er det sjåførens ansvar å motta, transportere og sette av brukeren på ankomststedet på en sikker måte. Skal kunden møte/treffe en annen person/ ledsager, er det sjåførens ansvar å sørge for at dette skjer på en for kunden tilfredsstillende måte. Uniform og legitimasjon Sjåfør skal ha uniform eller arbeidsantrekk som skal være ordnet, helt og rent. Sjåfør skal kunne legitimere seg og kunne bekrefte at han utfører oppdrag etter avtale med oppdragsgiver. Skade på passasjeren og/eller dennes utstyr Transportører er erstatningsansvarlig for skade på passasjerer og deres utstyr ved av- og påstigning og under transport i bilene, i den Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 8 av

9 utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler, herunder bilansvarsloven. Kontroll av sikkerhetsutstyr Sjåfør/transportør er ansvarlig for at alt sikkerhetsutstyr som bl.a. heis, ramper, remmer, bilbelter, barneseter etc. til enhver tid er i forskriftsmessig stand. Førstehjelpskurs Sjåfør skal ha gjennomgått førstehjelpskurs. 13 Taushetserklæring Alle mannskaper og andre involverte i spesialskyssordningen har taushetsplikt og skal underskrive taushetserklæring. Brudd på taushetsplikt er straffbart, og kan medføre ansvar for den skade som brudd på taushetsplikten måtte ha påført vedkommende og dennes familie/pårørende. Taushetsplikt gjelder også etter avsluttet ansettelsesforhold. 14 Oppstartsforberedelser I perioden etter kontraktsinngåelse og frem til oppstart, skal utøver utføre de forberedelser til oppstart som er nødvendig for å utføre oppdraget som avtalt fra oppstartsdato og i henhold til de krav som følger av kontrakten for øvrig. Oppdragsgiver kan om ønskelig be om dokumentasjon og innsyn i transportørens oppstartsforberedelser. 15 Opplæring av sjåfører Opplæring er transportørens hovedansvar. Dersom oppdragsgiver ønsker det skal samtlige av sjåførene stilles vederlagsfritt til disposisjon for opplæring, kurs eller lignende knyttet til oppdraget i minst 4 timer på kveldstid pr. år. Vestviken Kollektivtrafikk AS Side 9 av