OPPGAVE 1 MÅL FOR NETTVERKSDELTAKELSEN A INDIVIDUELL REFLEKSJON Bruk 2-3 minutter individuelt til å tenke over - Hva er mine forventninger til å delta i KS EffektiviseringsNettverk? - Hva bør være kommunens målsettinger med nettverksdeltakelsen? Mulighet for notater: B SAMTALE RUNDT BORDET - Fortell hverandre om hvilke forventninger dere har jf. Ovenfor - Diskuter: Hva er kommunens målsettinger med nettverksdeltakelsen? - Noter kommunens navn + målsetting (-er) på postit-lapp og heng den på veggen. Kommunens målsetting er: ål Resultat Individuelt + samtale kommunevis Refleksjon, økt bevissthet på formålet med å delta Få en felles målsetting KS og nettverkskommunene blir kjent med hva dere ønsker å oppnå med deltakelsen Noen punkter som viser hva kommunen ønsker å oppnå som kan deles med nettverket og ev. senere bruk i tjenesteanalysen. Den som sist hadde bursdag er gruppeleder. har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart og at tidsrammen overholdes.
OPPGAVE 2 FORANKRING AV DELTAKELSE I NETTVERK Hvem skal informeres/involveres, og hvordan? Ansvar Frist Ledelse (rådmannsnivå og folkevalgte) Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? Medarbeidere Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? Brukere og pårørende Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? Publikum/media Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? ål Resultat Kommunevis gruppe Lage en første oversikt over hvem som skal informeres/involveres. Fordele ansvar En start-plan med oversikt over aktiviteter, tidsangivelse og ansvar Den som sto tidligst opp i dag! har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart, og at tidsrammen overholdes
OPPGAVE 3 HVA ØNSKER VI Å OPPNÅ VED Å GJENNOMFØRE BRUKERUNDERSØKELSE A HVORFOR BØR VI GJENNOMFØRE EN BRUKERUNDERSØKELSE? Bruk 2-3 minutter individuelt til å tenke over hvorfor dere bør gjennomføre brukerundersøkelse for introduksjonsprogram i din kommune. Skriv inn i soldiagrammet nedenfor bruk solstrålene til å skrive inn hvorfor du mener dere bør gjøre undersøkelse/ hva som kan oppnås.
B - HVA ØNSKER VI Å OPPNÅ VED Å GJENNOMFØRE BRUKERUNDERSØKELSE? Snakk sammen om hva dere har skrevet ned. Bli enige om 3 5 punkter som beskriver hensikt og hva dere vil oppnå (målsettinger) med brukerundersøkelsen. Vi ønsker å gjennomføre en brukerundersøkelse i vår kommune fordi/for å 1. 2. 3. 4. 5. Bli enige om en målsetting som dere skal bruke når dere informerer programdeltakere og andre om brukerundersøkelsen. X vil gjennomføre en brukerundersøkelse fordi/for å... I tillegg til at dere noterer på deres egne ark (dokumentasjon for egen kommunen), så skriver dere også svarene på oppgave B på en stor Post-it, og henger opp på veggen, slik at alle kommuner får mulighet til å se, og reflektere over de ulike målsettingene som blir valgt. ål Resultat Individuelt + kommunevis gruppe Økt bevissthet og forberedelse til undersøkelsen Målformulering. «vi ønsker å gjennomføre en brukerundersøkelse fordi» Denne bør stå i informasjonsbrevet og kommuniseres ut og opp. En klar målformulering gjør det enklere å analysere resultatene og jobbe med oppfølging i etterkant. Den med lengst hår er gruppeleder! har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart og at tidsrammen overholdes.
OPPGAVE NR 4 PRAKTISK FORBEREDELSE AV BRUKERUNDERSØKELSE På neste side er det laget en plan basert på God Prosess, og Teknisk brukermanual for hvordan gjennomføre undersøkelse i Bedrekommune.no. Bruk skjemaet til å lage en plan for forberedelse av brukerundersøkelsen, ev også medarbeiderundersøkelsen. Noen poster kan dere gjøre ferdig på samling, andre poster handler om å avklare ansvar for hvem som har ansvar for ulike oppgaver. Jo mer dere får gjort på samling jo mindre har dere å gjøre når dere kommer hjem! Fremdrift for brukerundersøkelser Uke 36-uke 40 Informere Gjøre avtaler med intervjuere Uke 40- uke 43 Praktiske forberedelser Uke 42- uke 48 Gjennomføre undersøkelsen! Uke 48- uke 50 Registrere innkomne svar 15. des 2015 Ca 1 feb 2016 Siste frist for registrering av svar på bedrekommune.no Sammenstillingsnotat sendes til kommunene fra KS 10-11 feb Samling 3 «Er det kvalitet på» A AVKLARING AV HVILKE UNDERSØKELSER SOM SKAL GJENNOMFØRES I vår kommune vil vi gjennomføre disse undersøkelsene: Undersøkelse Introduksjonsprogram Medarbeiderundersøkelse Ferdig registrert
B - PLAN FOR FORBEREDELSE OG GJENNOMFØRING AV BRUKER-/MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Tema Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? Ansvar Frist Kommentar Sikre forankring Informasjon Avklare hvilken form undersøkelsen/-e skal ha Struktur i bedrekommune.no Bakgrunnsvariabler og kommentarfelt Informasjon/forankring hos rådmann, folkevalgte, evt andre Hvem skal svare på spørsmål fra deltakere i program Ha oversikt over hvem som skal informeres Gjennomføre informasjonstiltak Brukere Pårørende Medarbeidere Presse/media Publikum Papirskjema Elektronisk Intervju Avklare organisasjonsstruktur Gjøre tilpasninger i oppsett Avklare om disse skal være med Skrus av/på i bedrekommune.no Mulig med ulike valg for ulike undersøkelser Evt gjøre avtaler med intervjuere. Må være ferdig før passord genereres! Må være ferdig før passord genereres!
Tema Hva skal gjøres, og hvordan gjør vi det? Ansvar Frist Kommentar Respondenter Trekke utvalg Skal alle spørres, eller skal det være utvalg? Evt størrelse på utvalg Bruker/beboeroversikter må gjennomgås Trekke utvalg som skal bli invitert til å svare Kun aktuelt for store kommuner Gjennomføre undersøkelsen Arbeide for å få opp svarprosent Registrere antall brukere Opprette engangspassord Sende ut informasjonsbrev Gjennomføre intervjuer evt sende ut spørreskjema Registrering Registrering av innkomne svarskjema 15 des ål Resultat Anvendelse Kommunevis gruppe Få oversikt over arbeidet, felles forståelse for omfang og fremdrift Komme i gang med forberedelse. Utpeke ansvarlige og sikre fremdrift En klar plan med aktiviteter, tidsangivelse og ansvar Planen skal dere bruke som prosjektplan/arbeidsdokument når dere kommer tilbake/hjem fra samling Den som har vært lengst ansatt i kommunen. har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart, og at tidsrammen overholdes
OPPGAVE NR 5 HVORDAN JOBBER VI MED RESULTATENE AV BRUKERUNDERSØKELSEN? Gå tilbake til skjemaet i oppgave 2, om å lage en plan for oppfølging og videre arbeid etter at undersøkelsene er gjennomført. Først og fremst brukerundersøkelsen(e), men oppfølging av medarbeiderundersøkelsen kan også inkluderes. - Hvem skal informeres om resultatene, og hvordan skal informasjon gis? - Hvem skal involveres i tolkning, og hvordan skal dette gjøres? - Hvem skal inviteres til å delta i videre arbeid, og hvordan skal dette arbeidet skje? ål Resultat Kommunevis gruppe Lage en første oversikt over hvem som skal informeres/involveres. Fordele ansvar En start-plan med oversikt over aktiviteter, tidsangivelse og ansvar Den som sist kjøpte seg ny bil. har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart, og at tidsrammen overholdes
OPPGAVE NR 6 INTRODUKSJONSORDNINGEN I VÅR KOMMUNE SITUASJONSBESKRIVELSE (GAP) 3. Uønsket situasjon 4. Drivere 1. Dagens situasjon 5. Barrierer 2. Ønsket situasjon Hva kjennetegner den uønskede situasjonen? Beskriv realistiske, ikke ønskelige ting.. Hvilke saker, muligheter og positive ting sikrer at vi ikke går fra dagens situasjon til uønsket situasjon? Hva kjennetegner dagens situasjon? Baseres på fakta, ikke antakelser, hvis vi ikke vet skriver vi det Hvilke saker, utfordringer og problemer vil hindre oss i å gå fra dagens situasjon til ønsket situasjon? Hva er ønskelig, men også realistisk å oppnå? Samtale kommunevis ål Øke gruppens bevissthet på ambisjonsnivå. Anvendelse Brukes i presentasjon/dialog med de andre kommunene i nettverket. Bidrag inn i tjenesteanalysen. Den som har kortest hår. har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart og at tidsrammen overholdes.
OPPGAVE NR 7 KOMMUNEVIS OPPSUMMERING Dagens temaer har vært: - Mål for nettverksdeltakelse - Konseptet «EffektiviseringsNettverkene» - Planlegging av bruker- og medarbeiderundersøkelser - Kommunens statusbeskrivelse - gap-analysen - Bli kjent med andre kommuner/statusbeskrivelser - gallerirunden A INDIVIDUELL REFLEKSJON Bruk 2-3 minutter individuelt til å tenke over - Hva sitter du igjen med etter denne dagen? Noter ned: B SAMTALE RUNDT BORDET - Fortell hverandre om eget utbytte, tanker om dagen jf. ovenfor - Diskuter: Hva er det viktigste dere tar med dere fra i dag? Konkluder med tre punkter: Det viktigste vi tar med oss fra denne dagen er: 1 2 3 Individuelt + samtale kommunevis ål Repetisjon og refleksjon bidrar til læring Resultat Felles oppsummering av dagen bidrar til å bli samkjørt som gruppe
OPPGAVE 8 IDÉJAKT HVORDAN KOMMER VI OSS DIT VI VILL? A DEFINERE KOMMUNENS UTFORDRING 1. Se på gap analysen/flippover fra i går hvor er utfordringene, hvor er styrkene deres, og hva skal til for å å bevege dere i retning av ønsket situasjon? 2. Se gap-analysen i lys av egne/gruppas refleksjoner fra «det store bildet/kunnskapsstatus og hva virker»... 3. uler en utfordring / eller ide som der ønsker innspill og refleksjon rundt. Vær konkret! Kommunens utfordring/ide: B UTPEKE JEGERE - En eller to personer fra kommunen utpekes som jegere - De andre skal sitte på bordet og være eksperter som skal ta i mot jegere fra andre kommuner
C UT PÅ JAKT (2*20 MIN) - Jegerne tar med seg sin utfordring/ide og går sammen på jakt (besøk) til en annen kommune (se oversikt på lerretet) - Jegerne beskriver utfordringen/ideen og hva de ønsker innspill på - Ekspertene lytter og stiller oppklarende spørsmål - Ekspertene drøfter i fellesskap, gir sine umiddelbare refleksjoner /innspill til jegerne - Jegerne noterer refleksjoner, innspill og ideer D OPPSUMMERE OG KONKLUDERE - Etter jakt nr 2 går jegerne tilbake til egen kommune og legger frem «utbyttet» av jakten - Drøft i fellesskap! - Ekspertene (de som ble igjen ved bordet under jakten) presenterer kort sitt utbytte/nye tanker/erfaringer de fikk gjennom sin ekspert-rolle. - Drøft og oppsummer tilslutt de viktigste momentene. Sørg for at dere får notert ned det som skal følges opp fra: Idejakten IMDi s presentasjon + walk&talk Gårdagens gallerirunde Definere problemstilling, utpeke jegere, 2*jaktrunder, oppsummering Produkt Deltakerne får med seg konkrete innspill, til konkrete problemstillinger, om introduksjonsordningen
OPPGAVE 9 PLAN FOR OPPFØLGING Dere har planer for oppfølging både fra oppgave 2 og 4. Dette skjemaet kan brukes til aktiviteter som ikke passer inn i disse Hva skal gjøres? Ansvar Når? Produkt Anvendelse Kommunevis samtale Plan for arbeidet. Brukes videre i nettverksarbeidet. Den med høyest formell stilling. har ansvar for at alle slipper til, at oppgaven blir besvart og at tidsrammen overholdes.