Busstjenester på Romerike 2008 versjon 1.1
INNHOLD 1 INNLEDNING... 3 1.1 Fremdriftsplan... 3 1.2 Oppdragets omfang... 4 1.3 Romerike... 5 2 GENERELT... 6 2.1 Definisjoner... 6 2.2 Om Oppdragsgiver... 7 2.3 Kontraktenes varighet... 8 2.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget og kontrakten... 8 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KONKURRANSEREGLER... 9 3.1 Lov og forskrift som grunnlag for konkurransen... 9 3.2 Tilgang til konkurransegrunnlaget... 9 3.3 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 9 3.4 Befaring... 9 3.5 Tilbudet... 10 3.6 Alternative tilbud på ruteområde 5 og 6... 11 3.7 Tilbudsåpning... 11 3.8 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold... 11 3.9 Avvisning... 12 3.10 Behandling av tilbudet... 12 3.11 Deltilbud... 12 4 KONTRAKTSTILDELING OG INNGÅELSE... 13 4.1 Tildelingskriterier... 13 4.2 Kontraktsinngåelse... 14 5 OPPSTARTSFORBEREDELSER... 14 5.1 Fremdriftplan... 14 5.2 Sanntidsinformasjon (SIS), trafikkstyring og elektronisk billettering... 14 5.3 Kvalitetssikring... 14 5.4 Møter... 15 6 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING... 15 6.1 Tilbudsbrev... 16 6.2 Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 1)... 16 6.3 Materiellbeskrivelse (Vedlegg 2)... 17 6.4 Rutebeskrivelsen... 17 6.5 Anleggsbeskrivelse (Vedlegg 4)... 17 6.6 Godtgjørelse (Vedlegg 5)... 17 6.7 Standard formular for bankgaranti (Vedlegg 7)... 17 Side 2 av 17
1 INNLEDNING (Ruter) gjennomfører en konkurranse med forhandling innenfor kollektivtrafikk med buss for prekvalifiserte tilbydere. Invitasjon til prekvalifisering ble kunngjort i Doffin (id 121726), nettadresse www.doffin.no og TED (Tenders Electronic Daily) referanse nummer 93731-2008 (2008/S 69-093731) (id 121920-2008), nettadresse ted.europa.eu. Avgjørelse om hvem som er prekvalifisert er meddelt søkerne 29.05.2008 pr. mail. Det er kun de 6 prekvalifiserte søkerne som kan delta i den videre konkurransen. Bakgrunnen for at konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling er konkurransens omfang og kompleksitet. herunder: en omfattende konkurranse, ca. 300 busser utfordrende miljø/matriellkrav tilbyder anmodes om å utforme spesielle miljøløsninger krav om universell utforming medfører redusert sitteplasskapasitet minimum 6 ulike bussanlegg første konkurranse med nytt design (under utarbeidelse første større konkurranse i ny organisasjon 1.1 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Konkurransegrunnlaget offentliggjøres 10.06.2008 Befaring av 3 bussanlegg i Enebakk, Lillestrøm/Fet og 25.06.2008 Aurskog-Høland Befaring av 3 bussanlegg på Årnes, Nannestad og Eidsvoll 26.06.2008 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 19.08.2008 Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. 22.08.2008 også oppdatering av konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 27.08.2008 kl. 12.00 Lukket tilbudsåpning 27.08.2008 kl. 14.00 Vedståelsesfrist (3 måneder fra tilbudsfristen) 27.11.2008 Oppstart av Oppdraget (dato er endelig) 01.07.2009 Valg av Operatør(er), som det skal inngås kontrakt(er) med, antas å finne sted i oktober 2008, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende jfr. vedståelsesfristen. Informasjon om hvem som er valgt som Operatører vil bli bekjentgjort til alle som har levert tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå kontrakter med evt. har inngått kontrakter med, hvilke tilbydere som deltok i konkurransen, samt i hvilket prisintervall tilbudene lå (uten kobling av pris og tilbyder). Side 3 av 17
1.2 Oppdragets omfang Oppdraget gjelder drift av Ruters busslinjer på Øvre og Nedre Romerike inkludert Enebakk (Ski), men ikke i Nittedal. Det markedsmessige/geografiske utgangspunktet for ruteområdet fremgår av nedenstående oversikt. Til alle ruteområder, unntatt ruteområde 5, er det knyttet et bussanlegg. For ruteområde 5 må Tilbyder selv tilby bussanlegg. Tabellen nedenfor inneholder foreløpige tall (2007), justeringer av linjer, bussbehov mv. må påregnes. Det er gjort noen mindre endringer ift. prekvalifikasjonsdokumentet bl.a. er nattlinjene inkludert i konkurransegrunnlaget. Tabell I Ruteområde/kommuner* Anslag rutekm/år Rute km i % Anslag antall busser i rute Anslått kapasitet/ busser ved anleggene Antall reiser i mill. i 2007 Reiser i % 1. Eidsvoll/Hurdal (Ullensaker) 1 480 694 11% 40 54 0,555 5% 2. Nes (Ullensaker) 805 879 6% 30 40 0,567 5% 3. Nannestad/ Gjerdrum/ 2 408 956 18% 35 60 1,559 13% Skedsmo (Ullensaker) 4. Aurskog-Høland/Trøgstad 1 631 663 12% 50 40 0,819 7% (Fet) 5. Skedsmo/ Lørenskog/ 5 990 641 43% 110 120 ** 7,338 61% Sørum/ Fet/Rælingen 6. Enebakk//Rælingen (Ski)*** 1 348 379 10% 25 50 1,048 9% Totalt 13 666 211 100 290 364 11,886 100 * Alle ruteområder har forbindelser til/fra Oslo og i varierende grad også forbindelser til/fra andre tettsteder/regionsentre utenom oppgitte kommuner. Enkelte linjer går også utenfor fylkene Oslo og Akershus. ** Anslått behov/kapasitet/busser *** Bussanlegget har kapasitet til minimum 80 plasser ved utbygging ev eksisterende tomt. Oppdraget omfatter i hovedsak busslinjer på Romerike og mellom Oslo og Romerike. Dvs. busslinjer i følgende kommuner: Nannestad, Gjerdrum, Hurdal, Eidsvoll, Ullensaker, Nes, Sørum, Aurskog-Høland, Fet Skedsmo, Lørenskog, Rælingen, Enebakk og Oslo. Enkelte linjer berører også kommunene Ski, Nittedal, Sør-Odal, Rømskog og Trøgstad. Oppdraget omfatter ikke Ruters linjer i Nittedal og mellom Oslo og Nittedal. Oppdraget gjelder drift av Ruters busslinjer på Romerike fordelt på 6 ruteområder. For mer informasjon se Oppdragsbeskrivelsen Vedlegg 1 og Rutebeskrivelsen Vedlegg 3. Linjene har også tidligere vært konkurranseutsatt, men da i 2 forskjellige anbud (SL anbud 12-2001 og 15-2003). Oppdraget omfatter ordinære linjer, natt- og skolelinjer. Dette utelukker ikke at skoleelever blir transportert med ordinære linjer og at ordinære reisende skal kunne reise med skolelinjer. Side 4 av 17
En tildeling av et ruteområde gir ingen enerett til kontraktskjøring for Oppdragsgiver i ruteområdet. For eksempel har Oppdragsgiver allerede kontrakter med 3 operatører som til sammen disponerer ca. 75 minibusser på Romerike. Oppdragsgiver benytter i dag disse minibussene til skolekjøring, spesialtransport, og ulike typer oppdragskjøring. Transporten blir administrert gjennom Oppdragsgivers datterselskap Konsentra. Minibussene vil etter 01.07.2009 også bli benyttet til servicelinjer, anropsstyrte linjer og andre oppdrag hvor Oppdragsgiver finner det hensiktsmessig. 1.3 Romerike Romerike omfatter 13 kommuner med totalt ca. 230.000 innbyggere. For mer informasjon om Akershus fylke og de enkelte kommuner henvises til fylkets hjemmesider: www.akershus.no. Områdene nærmest Oslo er nærmest bymessig hvor kollektivtrafikken har et tilsvarende preg. Lenger utover er områdene mer preget av landbruk med enkelte regionale sentra. Sentralt i området ligger Oslo Lufthavn, Gardermoen. Kollektivtrafikken i området ivaretas i hovedsak av Oppdragsgivers linjer, samt tog. Til Gardermoen er det gitt egne konsesjoner både til buss og tog. Oppdragsgiver har et takstsamarbeid med NSB-tog, Timekspressen, Timebussen, Flybussen og Norway bussekspress på Romerike. Dette innebærer at linjer driftet av disse selskapene etter nærmere avtale tar med reisende i Akershus og mellom Oslo og Akershus. Oppdragsgivers billettsystem benyttes. Side 5 av 17
2 GENERELT 2.1 Definisjoner Det gjøres oppmerksom på at definisjonen av ruteproduksjon er endret/presisert ift. prekvalifiseringsdokumentet hvor definisjonen var Den transport som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. I dette dokumentet menes med: Alternativt tilbud Bussanlegg KGL Et tilbud som er utarbeidet etter oppdragsgivers alternative krav til miljømessig bedre ytelse enn standardtilbudet. Bussgarasje, vaskehall, garderobefasiliteter, oppholdsrom, kontorer mv. samt tilhørende utearealer for oppstilling av busser og privatbiler. Konkurransegrunnlaget dvs. tilbudsinnbydelse, generelle kontraktsvilkår og tilhørende vedlegg Kontraktsinngåelsen: Dato for signering av Avtaledokumentet Oppdrag Oppdragsgiver: Operatører: Den ytelse som leveres av en Operatør i henhold til kontraktens bestemmelser Ruter AS forkortet til Ruter. Ruter vil være kontraktspart for den/de operatører som tildeles kontrakter om oppdrag i Ruters konkurranse om Busstjenester på Romerike 2008 De selskap som inngår kontrakt om utførelse av Oppdrag i Ruters konkurranse om Busstjenester på Romerike 2008 Oppstartsdato 01.07.2009 Ruteområde Rutekm: Ruteproduksjon Inndeling av ruteområder fremgår av Rutebeskrivelsen. Hvert ruteområde er inndelt i pakker. Ved inndelingen av ruteområder er det tatt utgangspunkt i busslinjer som naturlig hører til et og samme bussanlegg. Summen av den avstand som bussene kjører etter rutetabell. Ved assistanse-/dubleringsbuss, regnes produksjon i rute fra den holdeplass kjøringen starter til den holdeplass kjøringen avsluttes. Ved skolebusser regnes fra første elev kommer på bussen til siste elev går av ved skolen og omvendt ved retur. Det samlede antall km som kjøres i rute under kontrakten. Side 6 av 17
Tilbyder Underoperatør: Bilag Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som operatør, dvs. at selskapet er prekvalifisert som deltager i konkurransen om Busstjenester på Romerike 2008. Et selskap som Operatør benytter for å utføre deler av Oppdraget Et dokument/skjema som legges ved et av dokumentene (vedleggene) i konkurransegrunnlaget Operativt personale: Bussførere Pakke Standard tilbud T Hvert ruteområde er oppdelt i flere pakker (for eksempel splittet på rute- og skolekjøring) Et tilbud som vektes i henhold til tabell I i punkt 4.1 (uten alternative miljøkrav) Endelig tilbud fra operatøren, eventuelt justert etter forhandlinger i Ruters konkurranse om Busstjenester på Romerike 2.2 Om Oppdragsgiver er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Oppdragsgiver ansvar for tilskuddsberettiget bussdrift i Oslo og Akershus fylke, samt strekningskonsesjon inn i Østfold og Buskerud fylke. Billettpriser/takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Oppdragsgiver har avtaler med Norges Statsbaner BA, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter (ca 60%), tilskudd fra Oslo kommune (ca 25%) og tilskudd fra Akershus fylkeskommune (ca 14%). Oppdragsgiver har ansvaret for skolebarntransporten etter Undervisningslovens bestemmelser til grunnskoler og videregående skoler i hele Akershus. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: http://www.ruter.no Side 7 av 17
2.3 Kontraktenes varighet Kontraktene gjelder for perioden 01.07.2009 30.06.2016, med mulighet for Oppdragsgiver til forlengelse med 1 år av gangen i ytterligere 3 år, til sammen inntil 10 år. 2.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget og kontrakten Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til oppstart av rutekjøringen. 2. Kontraktsbestemmelser som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør Generelle kontraktsvilkår med bilag Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse Vedlegg 3 Rutebeskrivelse Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelse Vedlegg 5 Godtgjørelse Vedlegg 6 Incitamentsbeskrivelse Vedlegg 7 Standardformular for bankgaranti Selve kontrakten vil bestå av alle ovennevnte dokumenter (konkurransegrunnlaget) og tilbudet (T) med tilbudsbrev, og følgende vedlegg: Vedlegg 1 Operatørs svar på Oppdragsbeskrivelsen, iht. pkt 6.2 Vedlegg 2 Operatørs svar på Materiellbeskrivelsen, iht. pkt 6.3 Vedlegg 3 Operatørs svar på Rutebeskrivelsen, iht. pkt 6.4 Vedlegg 4 Operatørs svar på Anleggsbeskrivelsen, iht. pkt 6.5 Vedlegg 5 Operatørs utfylte tabell for godtgjørelse, iht. pkt 6.6 Vedlegg 7 Bekreftelse av garantistillelse, iht. pkt 6.7 Side 8 av 17
3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KONKURRANSEREGLER 3.1 Lov og forskrift som grunnlag for konkurransen Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med Forsyningsforskriften av 7. april 2006, med kjøpsformen "konkurranse med forhandling". 3.2 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget ligger på følgende adresse http://www.kollektivanbud.no se Pågående konkurranser. 3.3 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettsiden http://www.kollektivanbud.no se Pågående konkurranser. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Slike forespørsler må være registrert senest 19.08.2008 og besvares skriftlig på nettsidene. Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av KGL er 22.08.2008. I perioden frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. 3.4 Befaring Oppdragsgiver inviterer til befaring av de 3 sørligste bussanleggene den 25.06.2008 kl. 09.00. Befaringen starter på bussanlegget i Kirkebygda i Enebakk, Lillestrømveien 906. Rutebuss 501 går fra Oslo bussterminal, plattform 26 kl. 07.50 med ankomst på bussanlegget kl. 08.45. Fra Enebakk vil det bli satt opp egen buss for befaringen til bussanleggene på Lillestrøm/Fet og Aurskog-Høland. Bussen vil returnere til Enebakk. Den 26.06.2008 er det befaring av 3 de nordlige bussanleggene. Befaringen starter kl. 09.00 på bussanlegget på Runni industriområde, Runniveien 41, i utkanten av Årnes tettsted. Fra Årnes vil det bli satt opp egen buss for befaringen til bussanleggene på Kopperudmoen (Maura i Nannestad) og Eidsvoll. Bussen vil deretter returnere til Årnes. Hver tilbyder kan delta med inntil 3 representanter. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget og sende inn skriftlige spørsmål til Anleggsbeskrivelsen (vedlegg 4) før befaring avholdes slik at spørsmål i størst mulig grad kan besvares på befaringen. Det vil imidlertid også være anledning til å stille spørsmål på selve befaringen. Oppdragsgiver vil skrive referat fra befaringene og legge dem ut på nettstedet http://www.kollektivanbud.no Side 9 av 17
3.5 Tilbudet Tilbudene skal utarbeides på norsk og sendes pr post, eller leveres direkte, i lukket konvolutt, merket Tilbud på busstjenester på Romerike 2008, ruteområde nr.. til Ruter as Dronningensgt. 40 Postboks 1030 Sentrum 0104 OSLO Norge Tilbud skal være Oppdragsgiver i hende senest 27.08.2008 kl. 12:00. Det skal leveres et fullstendig og separat standardtilbud pr ruteområde (deler av tilbudet som er felles for flere ruteområder skal kopieres opp for hvert tilbud og ikke henvises til). For ruteområde 5 og 6 er det anledning til å koble de alternative miljøtilbudene (se punkt 3.6), dvs at et tilbud er avhengig av tildeling av kontrakt på det andre ruteområdet. Andre koblingsmuligheter tillates IKKE. Hvis man velger en slik kobling skal det også gis separate standardtilbud og separate alternative tilbud for ruteområdene 5 og 6. At det åpnes for at tilbyderne gir felles koblet tilbud er nytt i forhold til invitasjonen til prekvalifikasjon. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. Tilbyderen skal innlevere etterspurt beskrivelse og informasjon iht. pkt. 6. Det påhviler tilbyderen å dokumentere sitt tilbud tilstrekkelig. Mangelfullt tilbud kan føre til avvisning. Tilbudet skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbyder skal oppgi en person Oppdragsgiver kan kontakte for avklaring av uklarheter osv i tilbudet og som vil være deltager i eventuelle forhandlinger. Tilbud er bindende for Tilbyder i 3 måneder fra tilbudsfristens utløp (vedståelsesfrist). Tilbudet skal leveres i papirversjon og på CD i pdf-format. Enhver kostnad for tilbyder ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet samt gjennomføring av eventuell forhandlinger skal dekkes av tilbyder. Side 10 av 17
3.6 Alternative tilbud på ruteområde 5 og 6 Det er anledning til å levere alternative tilbud på ruteområde 5 og 6 i forhold til det som ellers er krevet for disse ruteområdene. Alternative tilbud vil ikke bli vurdert dersom det ikke også foreligger Standard tilbud. Det alternative tilbudet skal innebære et tilbud som er utarbeidet etter Oppdragsgivers alternative krav til miljømessig bedre ytelse enn standardtilbudet. Oppdragsgiver ønsker alternative tilbud på ruteområde 5 og 6 med materiell (busser) og en driftsform som er særlig miljøvennlig. Tilbydere bes spesifisere hva de kan tilby i denne sammenheng. For alternativ(t)(e) tilbud stilles det krav om at summen av utslippene fra bussflåten er lavere enn standardtilbudet. Eksempler på hva Oppdragsgiver mener med alternativ tilbud er at hele eller deler av bussflåten i ruteområde 5 (kategori A), eller ruteområde 6 (kategori BB), kjøres på: alternativt drivstoff, for eksempel biogass, bioetanol, naturgass mv. benytter hybridløsninger Ved utforming av alternative tilbud skal det angis eksplisitt, og med referanse til aktuelt punkt i konkurransegrunnlaget, innholdet i det alternative tilbudet, med en begrunnelse for hvorfor dette alternativet er miljømessig bedre enn standardtilbudet. Dersom tilbyder leverer flere alternative tilbud, skal disse nummereres fortløpende. Vi gjør oppmerksom på at bussanlegget i ruteområde 6 i utgangspunktet kun er tilrettelagt for busser med konvensjonell drift (ikke alternative miljøløsninger). Alternative tilbud vil bli vurdert etter tildelingskriteriene i tabell II. 3.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig tilbudsåpning. Oppdragsgiver holder lukket tilbudåpning 27.08.2008 kl.14.00. 3.8 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å selv vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Side 11 av 17
Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Oppdragsgiver har imidlertid forut for konkurransen tatt stilling til følgende forbehold: Oppdragsgiver vil ikke tillate at det tas forbehold om bruk av bussanlegg nevnt i Vedlegg 4, oppstartstidspunkt og/eller valutasvingninger. 3.9 Avvisning Et standardtilbud kan avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 3.10 Behandling av tilbudet Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det vil være nødvendig med avklaringsmøter i Oslo, og skal i så fall stille med personer som kjenner og kan avklare innholdet i tilbudet. Oppdragsgiver vil velge ut minimum 3 tilbydere innenfor hvert ruteområde (forutsatt at det er 3 eller flere egnede tilbud) som det skal forhandles med. Utvelgelsen vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene jfr. punkt 4.1. Forhandlingene vil normalt forløpe i flere faser, hvor antall løsningsalternativer reduseres (spisses). Dette gjelder særlig ift. miljø/materiellalternativer og bussanlegg hvor det etter en innledende runde sannsynligvis vil være behov for at Oppdragsgiver konkretiserer hvilke alternativ som skal leveres i revidert tilbud. Oppdragsgiver vil deretter redusere antall tilbud/tilbydere som det forhandles med. Reduksjonen vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene, jf. punkt 4.1. Det kan i sluttfasen også være behov for ytterligere konkretisering/spissing av hvilke alternativ som leveres i en siste runde. Oppdragsgiver kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, som miljøløsninger, forretningsmessige vilkår, pris, tekniske spesifikasjoner og bussanlegg. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens del I, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig uttrykkelig avvist av Oppdragsgiver. 3.11 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi et tilbud på kun deler av et ruteområde, for eksempel kun en pakke eller noen busslinjer (et deltilbud). Side 12 av 17
4 KONTRAKTSTILDELING OG INNGÅELSE 4.1 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet innenfor hvert ruteområde. For ruteområde 5 og 6 velger oppdragsgiver fritt om konkurransen skal avgjøres mellom standardtilbudene (i henhold til tabell I) eller mellom de alternative tilbudene (i henhold til tabell II). Vurderingen vil bli basert på følgende tildelingskriterier: 1. Pris/godtgjørelse Med pris/godtgjørelse menes de priser som fremkommer av tilbudsskjemaet, inkl. priser for endringer og pris for eventuelle forbehold og alternative løsninger. 2. Miljøbelastning fra bussene og driften for øvrig se bl.a. Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen vedr bl.a. opplæring i miljøvennelig drift/kjørestil, renhold og vedlikehold av bussene, Vedlegg 2 Materiellbeskrivelsen vedr. bl.a. utslipp, drivstoffalternativer og støy, samt Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelsen 3. Kvalitet og funksjonalitet på bussene se materiellbeskrivelsen 4. Gjennomføring av Oppdraget, herunder; i. tilbudt opplegg for forberedelse til drift ii. leveringsikkerhet iii. tilbudt opplegg for drift og ruteproduksjon iv. intern kommunikasjon og tilgjengelighet jfr. Oppdragsbeskrivelsen og omtale av trafikkledelse Oppdragsgiver vil vekte de ulike kriteria slik: Tabell I, standardtilbud Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris/godtgjørelse 50-65 % Miljøbelastning fra bussene og driften 15-20 % Kvalitet og funksjonalitet på bussene 10-15 % Gjennomføring av Oppdraget 10-15 % Tabell II, alternative tilbud for ruteområde 5 og/eller 6 Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris/godtgjørelse 35 50 % Miljøbelastning fra bussene og driften 30 35 % Kvalitet og funksjonalitet på bussene 10-15 % Gjennomføring av Oppdraget 10-15 % Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Side 13 av 17
4.2 Kontraktsinngåelse Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt for det aktuelle ruteområdet. Det vil bli gitt en klagefrist på minimum 10 kalenderdager. Kontrakter vil bli inngått etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter. 5 OPPSTARTSFORBEREDELSER 5.1 Fremdriftplan Operatør skal utarbeide en fremdrifts-/milepælsplan gjeldende fra kontraktssignering og minimum frem til 01.01.2010. Planen legges som et bilag til Tilbyders Oppdragsbeskrivelse. Operatør skal utarbeide endelig fremdriftsplan 30 dager etter kontraktsinngåelse. Fremdriftsplanen skal beskrive Operatørs aktiviteter i perioden fra kontraktsinngåelse til 01.01.2010. Planen skal som minimum dekke følgende områder: Materiell bestilling/anskaffelse og klargjøring Rekruttering av personale Trafikkstyringssystem Opplæring av personale Kabling helt frem til Billettsalgsmaskiner og validatorer Installasjon av billetteringsutstyr og Sanntidsinformasjon Underoperatører (hvis aktuelt) Linjene Informasjon Innarbeide Oppdragsgivers rapporteringssystemer og rutiner Operatør skal ha en beredskapsplan (del av fremdriftsplanen) for håndtering av oppstartsproblemer etter driftsstart. 5.2 Sanntidsinformasjon (SIS), trafikkstyring og elektronisk billettering Operatør er ansvarlig for montering av SIS utstyr før oppstart, se Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse. Operatør og Oppdragsgiver har et delt ansvar for montering av elektronisk billetteringsutstyr før oppstart, se Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen kap. 3. 5.3 Kvalitetssikring Operatør skal ha et iverksatt og dokumentert system for kvalitetssikring (Kvalitetssikringssystem) av leveransen senest 30 dager etter Kontraktsinngåelsen. Oppdragsgivers representant og personer med bemyndigelse fra Oppdragsgiver skal, i perioden frem til oppstart, ha rett til å foreta kvalitetsrevisjon og verifikasjon av Operatørs og evt. Underoperatørers kvalitetssikring og fremdrift. Side 14 av 17
5.4 Møter Det skal holdes et oppstartsmøte så raskt som mulig etter kontraktsinngåelse. Det skal i perioden frem til Oppstartsdato, holdes jevnlig statusmøter. Det må påregnes hyppig møteaktivitet de siste 2 månedene før oppstart. Operatør skal på møtene rapportere fremdrift iht fremdrifts-/milepælsplanen. Følgende agenda skal normalt gjennomgås: 1 Referat fra forrige møte 2 Aksjoner i forhold til forrige møte 3 Statusrapportering iht fremdriftsplan 4 Andre forhold angitt i kontrakten 5 Tekniske/leveransemessige forhold 6 Eventuelt 7 Neste møte Møtene skal holdes i Oppdragsgivers lokaler i Oslo. Det skal skrives møtereferat fra møtene, Oppdragsgiver er ansvarlig for utarbeidelse av referatene. Eventuelle kommentarer til møtereferat skal gis skriftlig og så raskt som mulig. Har Oppdragsgiver ikke mottatt tilbakemelding innen 5 arbeidsdager anses møtereferatet som godkjent. 6 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Det skal gis ett separat tilbud for hvert ruteområde. Hvert tilbud skal organiseres etter følgende modell og slik det er beskrevet i punk 6.1: 1. Tilbudsbrev 2. Beskrivelser og eventuelle forbehold knyttet til følgende dokumenter: Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelse Vedlegg 5 Godtgjørelse Vedlegg 7 Bekreftelse på garantistillelse Minimumsinformasjon som skal følge de enkelte delene er beskrevet nedenfor. Side 15 av 17
6.1 Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Hvilket ruteområde det gis tilbud på Om det også leveres alternative tilbud (gjelder bare tilbud på ruteområde 5 og 6) Om det også leveres felles alternativt tilbud for ruteområde 5 og 6 (gjelder bare tilbud på ruteområde 5 og 6) En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av de Generelle kontraktsvilkårene. Eventuelle forbehold skal tilfredsstille kravene i punkt 3.8. En bekreftelse at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i vedlegg 5 Godtgjørelse. Eventuelle forbehold skal tilfredsstille kravene i punkt 3.8. En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Vedlegg 6 Incitamentsbeskrivelse. Eventuelle forbehold skal tilfredsstille kravene i punkt 3.8. En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold, jfr. punkt 3.8. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist i tråd med punkt 3.5. Tilbyders kontaktperson, med tlf. og mailadresse Ved alternative tilbud skal tilbyder ved behov for endringer i reguleringsformelen for godtgjørelsen selv foreslå dette jfr. Vedlegg 5 godtgjørelse pkt. 2.2 6.2 Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 1) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Oppdragsbeskrivelsen skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 3.8. Tilbyder skal besvare krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen etter samme inndelig/overskrifter som der angitt, dette innebærer en beskrivelse av: Hvordan driften vil bli ivaretatt med hensyn til transport, administrasjon og evt. bruk av underoperatører Opplegg for den daglige drift, herunder trafikkledelse, avvikshåndtering, kommunikasjonsrutiner internt og med operatører av korresponderende linjer Prosedyrer for å ivareta regularitet samt opplegg for å håndtere alle typer driftsavvik (forsinkelser, innstilte avganger, driftsstans, havari, mv.) Opplæringsplan for de ansatte (skal inngå i Operatørens kvalitetssikringssystem) Rutiner for kundebehandling, herunder informasjonsrutiner En fremdrifts-/milepælsplan frem til 01.01.2010 Operatørens drift og vedlikeholdsrutiner for elektronisk billettering Operatørens rutiner vedrørende renhold og vedlikehold av busser Operatørens rutiner for rapportering Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen skal tydelig fremgå. Side 16 av 17
6.3 Materiellbeskrivelse (Vedlegg 2) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 3.8. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle krav imøtekommes, dette innebærer beskrive/vedlegge: Utfylle busskjema jfr. Bilag 1 Utskiftingsplan for bussmateriellet Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen skal tydelig fremgå. 6.4 Rutebeskrivelsen Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Rutebeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 3.8. Tilbudet skal inneholde oppsatte vognløp i excel-format. 6.5 Anleggsbeskrivelse (Vedlegg 4) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på bruk av bussanlegg iht beskrivelser i Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelse. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 3.8. Når det legges opp til andre bussanlegg i tillegg til de som er nevnt i konkurransegrunnlaget skal dette angis og beskrives (gjelder også eventuelle underoperatørers anlegg). For ruteområde 5 skal bussanlegget samt Oppdragsgivers opsjonsmuligheter på rett til overtakelse (kjøp eller leie) av bussanlegget(ene) beskrives. 6.6 Godtgjørelse (Vedlegg 5) Tilbyder fyller inn priser i alle prisfeltene i tabellen for godtgjørelse for det ruteområdet tilbudet gjelder jfr. Vedlegg 5, Godtgjørelse, pkt. 5. 6.7 Standard formular for bankgaranti (Vedlegg 7) Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra norsk bank eller finansinstitusjon på at de vil stille garanti slik det fremgår av vedlegg 7 Standard formular for (bank)garanti. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 3.8. Side 17 av 17