RAPPORT FRA PROSJEKTET SYKEFRAVÆRET I BARNEHAGENE Organisering Oppdragsgiver Oppdragstaker Styringsgruppe Prosjektleder Deltakere i prosjektgruppa Referansepersoner/ referansegruppe Hovedutvalget for oppvekst- og kultur OK-sjef Ellen Benestad Styrergruppen Randi Johannessen, styrer Frydenhaug bhg. (frem til august 2014) Lene Simonsen, styrer Tunveien bhg. (fra august 2014 januar 2015) Solveig Kvarum, styrer Vinterbro barnehage Morten Hanssen (NAV Arbeidslivssenter Akershus) Eli Stokkebø, HTV Fagforbundet Anne Mari Hojem Borge, HVO Hanne Nesfeldt, HTV Utdanningsforbundet Sidsel Storhaug, kommuneoverlege Hanne Dølheim, ved behov Medbestemmelsesmøtene i de enkelte barnehager Tidsramme for prosjektperioden Startdato Oppstart 01.04.14 Planlagt sluttdato 01.10.14 Reell sluttdato Januar 2015 Ønsker videreføring av prosjektet Bakgrunn Hvor er planarbeidet/prosjektet forankret? De viktigste grunner for at planarbeidet/prosjektet skal gjennomføres? Sak fra Hovedutvalg for oppvekst- og kultur, 14.02.13. Prosjektet vedr. sykefraværet for muskel- og skjelettsykdommer. HOK`s vedtak av 14.02.13; 1. Be om et samarbeid med NAV for å kartlegge både ergonomiske og fysiske svakheter ved barnehagene, og sette i gang tiltak for å bedre disse. Gjennom samarbeid mellom styrer i barnehagene, de ansatte og NAV, søke og å finne spesiell tilrettelegging for arbeidstakere med hyppige sykemeldinger pga. belastningsskader eller andre slitasjeskader som er yrkesbetinget. Bruke de mulighetene avtaleverket gir Ås kommune som IAbedrift. 2. Se på alt langvarig eller hyppig sykefravær uansett årsak.
Mål Hva vil resultatet av et vellykket prosjekt være etter at planarbeidet/prosjektet er avsluttet? Hva skal prosjektet levere i prosjektperioden? Rammebetingelser og avgrensning Møter i prosjektgruppa Milepælplan for prosjektet At sykefraværet totalt for barnehagene går ned. Utarbeide forslag til nye tiltak for sykemeldte, uansett sykemeldingsårsak, for å få dem raskere tilbake i jobb. - Barnehagenes fysiske arbeidsmiljø for voksne er kartlagt, risikovurdert og kostnadsberegnet. (Dette er en del av vernerunden/hms-rutinen med ledere og verneombud). - Utarbeide forslag til tiltaksliste for å følge opp sykemeldte med hyppige sykemeldinger. Det bør skilles mellom spesifikke helseplager og mer diffuse helseplager. - Vurdere behovet for å utarbeide informasjon rundt sykefravær og oppfølging av dette utover det som i dag finnes. Informasjon skal gis til nyansatte og ansatte som blir sykemeldte. - Vurderer to halvdagsseminarer hvor man konkretiserer tiltak som kom frem på seminaret 14.03.14. - Utarbeide oversikt over hvilke økonomiske muligheter som finnes hos NAV. - Levere en rapport fra prosjektet hvor tiltakslister er beskrevet. Det må arbeides i den enkelte barnehage knyttet til rutiner for medbestemmelse, dialog og holdningsendringer. Medbestemmelsesmøte med OK-sjef og Morten Hanssen; 19.11.13-27.11.13 Frydenhaug barnehage - 17.12.13 Frydenhaug barnehage - 15.01.14 Frydenhaug barnehage - 10.04.14 Frydenhaug barnehage - 14.05.14 Frydenhaug barnehage - 20.08.14 Frydenhaug barnehage - 26.09.14 Tunveien barnehage - 25.11.14 Vinterbro barnehage - 06.01.15 Tunveien barnehage Aktiviteter som har vært gjennomført Tidspunkt 14.03.14 Seminar- i regi av NAV Arbeidslivssenter Akershus med seniorrådgiver Odd Hoika. Tema; Arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og styringsrett. Partssamarbeid samarbeid ledelse tillitsvalgte. Hel dag for alle lederne, verneombud og tillitsvalgte i de enkelte barnehagene. 19.05.14 Samarbeid med fastlegene fastlegedagen. (Deltakerne i prosjektgruppa var ikke tilstede denne dagen, må følges opp
Desember 2013, januar 2014, februar 2014 videre). Morten Hanssen holder foredrag på personalmøte i alle de kommunale barnehagene tema; sykefraværsarbeid, inkluderingskultur, samarbeid mellom partene, rettigheter og plikter osv. 19.08.14 Utarbeide liste over økonomiske muligheter som finnes hos NAV. Dette er levert til alle styrerne. 16.09.14 Vurdere nytt halvdagsseminar November 2014 November/desember 2014 Kartlegging av rutiner, prosesser for sykefraværsoppfølging i alle barnehagene i samarbeid mellom partene i barnehagen svar på spørsmål sendes til prosjektgruppa. Personalmøte i alle barnehagene, tillitsvalgtes og verneombudets rolle i IA-arbeidet, arbeidstakers rettigheter og plikter. Gjennomgang av rutiner. 28.11.14 Seminar i regi av prosjektgruppa. Halv dag for alle lederne, verneombud og tillitsvalgte i de enkelte barnehagene. Tema; Hvilken sykefraværsoppfølging praktiseres i de ulike barnehagene erfaringsdeling. Innlegg/presentasjon av Morten Hanssen, Aase Skeie Holten og Fagforbundet/Utdanningsforbundet. Februar 2015 Prosjektrapport leveres og prosjektet avsluttes. Forslag til tiltaksplan fra prosjektgruppa Ansvar - Medbestemmelsesmøter er satt i system, hvor også sykefraværsoppfølging, muligheter for tilrettelegging og barnehagens inkluderingskultur blir satt på dagsorden. Ledere, arbeidsplasstillitsvalgte og verneombud. - Muligheter i forhold til tilrettelegging og inkludering i barnehagen blir løftet frem og satt ord på i personalmøter og medbestemmelses- og drøftingsmøter. Ledere, arbeidsplasstillitsvalgte og verneombud. Dette skjer med jevne mellomrom. - Sykefraværsstatistikker tas ut og analyseres. Ledere, arbeidsplasstillitsvalgte og verneombud - Informasjon knyttet til sykefravær oppdateres i den enkelte barnehage, nye tiltak implementeres. Gis til Ledere nyansatte og sykemeldte. - Arbeidstakere som er sykemeldte skal etter lovverket ha en oppfølgingsplan. Hensikten med denne planen er å finne gode løsninger for å komme tilbake i arbeid og sikre dialog mellom arbeidstaker og leder. Tillitsvalgte skal også være involvert i dette arbeidet. - I oppfølgingsplanen skal leder og arbeidstaker sammen drøfte tiltak for at den sykemeldte skal holde kontakten med barnehagen. I et samarbeid forsøker man å få til at den sykemeldte kan komme tilbake til arbeid så fort som mulig. Tillitsvalgte skal også være involvert i dette arbeidet. Ledere sammen med den sykemeldte Leder sammen med den sykemeldte
- Fastlegene innkalles til dialogmøter, dette for å sikre at fastlegene er kjent med hvilke muligheter for tilrettelegging som finnes i barnehagene. - Det bør arbeides for at miljøet/kulturen i barnehagen blir slik at arbeidstakere kontakter leder i barnehagen først, før eventuelt fastlegen kontaktes. Da kan arbeidstaker og leder sammen finne ut av hvilke muligheter de har for tilrettelegging osv. før eventuelt arbeidstakeren tar kontakt med fastlegen. Leder sammen med den sykemeldte Leder og hele personalgruppa Fra Fagforbundet og Utdanningsforbundet; Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv 2014 2018; Arbeidsplassen er den viktigste arenaen for et inkluderende arbeidsliv. Resultatene av et godt IA-arbeid skapes i den enkelte virksomhet hvor tillitsvalgte, arbeidstakere og arbeidsgiver har satt seg felles mål, og hvor myndighetene bidrar med støttende tiltak for å nå disse målene. Gode resultater krever et sterkt ledelsesengasjement og lederoppfølging og systematisk samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten i den enkelte virksomhet. Tillitsvalgte har en sentral og viktig rolle i dette arbeidet; - som holdningsskaper - som bidrar til å skape positive holdninger til avtalen og oppfølgingen av den i forhold til ledelsen og medarbeiderne. - som fremmer grunnleggende inkluderende holdninger i miljøet. Tillitsvalgte har et stort ansvar i forhold til; - egen rolle og kommunikasjon i forhold til å bidra til et godt og inkluderende arbeidsmiljø. - være «brobygger», belyse ting fra ulike sider og perspektiv både mellom medarbeidere og mellom medarbeider og leder. For å lykkes i arbeidet med sykefraværsoppfølging, er det avgjørende at dette skjer i et partssamarbeid, og gjennom at hele personalgruppa er involvert. Arbeidet med å løfte frem hvilke muligheter som finnes for tilrettelegging og inkludering blir svært viktig. Fokus på barnehagens inkluderingskultur må synliggjøres og løftes frem kontinuerlig. Dette arbeidet må forankres i hele personalgruppa alle medarbeiderne må være involvert i dette arbeidet. Dette arbeidet må også sees i sammenheng med barnehagenes pedagogiske plattform. Denne faglige forankringen, som er politisk vedtatt, er tuftet på verdier og et barne- og læringssyn som har fokus på menneskes ressurser, kunnskap og iboende ferdigheter. Plattformen fremhever viktigheten av demokratiske prosesser og at gode resultater skapes i et
arbeidsfellesskap. Videre arbeid med pedagogisk plattform forutsetter og sikrer at alle medarbeiderne er involvert i det faglige arbeidet. Dette vil også ha stor betydning for medarbeidernes opplevelse av å være en viktig del av et arbeidsfellesskap og dette vil også ha betydning for sykefraværet i de kommunale barnehagene. For at prosjektgruppas arbeid skal ha effekt, altså for at målet med prosjektet skal nåes om at sykefraværet totalt for barnehagene går ned - er det avgjørende at dette arbeidet i barnehagene fortsetter og videreutvikles kontinuerlig i et samarbeid.
Navs rolle i sykefraværsprosjektet: I perioden november 2013- mars 2014 var IA rådgiver Morten Hanssen på personalmøte i alle de kommunale barnehagene. Tema for møtene var hvilke regler som gjelder ved sykefraværsoppfølgingen. Regler for bruk av egenmelding, arbeidsgiver tilretteleggingsplikt og arbeidstakers medvirkningsplikt knyttet til sykefraværsoppfølgingen ble gjennomgått. Det ble også lagt opp til en diskusjon med de ansatte om hva vi i dag vet om årsakene til sykefravær og hvilke muligheter som ligger i barnehagene til å kunne være på jobb tross plager. Felles kurs ledere, tillitsvalgte og verneombud ved barnehagene i Ås kommune 27-03-2014: Kurs i tilretteleggingsplikt og styringsrett 09.00-09.15 Innledning V/Rådgiver Morten Hanssen 09.15-11.45 Tilretteleggingsplikt og Styringsrett V/Jurist Odd Hoika 11.45-12.15 Lunch 12.15-13.15 Fortsettelse på Tilretteleggingsplikt og Styringsrett 13.15-13.30 Pause 13.30-15.00 Felles diskusjon: Hvordan kan vi samarbeide for å få ned sykefraværet i barnehagene? Hovedinnhold Juridisk fundament/prinsipper for tilretteleggingsplikten og arbeidsgivers styringsrett i forbindelse med sykefraværsoppfølging Arbeidsmiljøloven Arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter i henhold til Folketrygdloven og Dommer / praktisk innsikt / juridiske eksempler knyttet til arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og styringsrett Mål og hensikt Trygge ledere og tillitsvalgte/verneombud i oppfølgingsarbeidet, muligheter / avklaringer Økte kunnskaper om rettigheter og plikter Økte kunnskaper om andre aktører
Tiltaksliste basert på eksisterende sykefraværsoppfølgingsrutiner i kommunens barnehager: Generelle rutiner ift. sykefravær og sykefraværsoppfølging: Den som er syk må ringe til avdelingen før kl. 07.00 samme dag, og i løpet av dagen også ringe styrer, og helst innen kl. 12. Den som er syk ringer til leder først, deretter til barnehagen. Ellers gjennomføres dialogmøter som nedfelt i IA-avtalen/ordinær sykefraværsoppfølging. Alle som mottar en beskjed om at vedkommende er syk, spør om hvor lenge en tror fraværet vil vare?? Ved hyppig bruk av egenmeldinger, så innkaller styrer til samtale. Samtalen tar for seg: Hva kan arbeidsplassen gjøre for å redusere bruk av egenmeldinger? Er det noe arbeidsplassen kan tilrettelegge for? Arbeidstaker kan selv velge om hun/han vil ha med seg en tillitsvalgt eller verneombud. Styrer tar seg av den formelle oppfølgingen etter IA forskriftene, som oppfølgingsplan, oppfølgingsmøter og tilrettelegging. Ved høyt sykefravær utenom sykemeldinger og IA styrer har samtaler med de som har et høyt sykefravær- mer enn 2 enkeltdager pr mnd. Her får de spørsmål som gjør at de må tenke over om de trenger noen spesiell tilrettelegging, hva de selv kan bidra med for og være på jobb. De får også se oversikt over eget fravær det siste året. Styrer tar kontakt i henhold til retningslinjer, men tillitsvalgt har også ansvar for at det tas kontakt på en positiv måte, slik at den syke ikke føler seg «glemt», passe på å invitere til alle sosiale arrangementer osv. Tillitsvalgt kan gjerne delegere oppgaven til den som kjenner den syke best. Den langtidssyke informeres om evt. sosiale arrangementer og inviteres til personalmøter og planleggingsdager. Den langtidssyke oppfordres også til å stikke innom barnehagen i sykemeldingsperioden for å treffe gode kollegaer, barn og foreldre. Barnehagen har fokus på nærvær ikke fravær. Dette kommer bla. til uttrykk på dagstavlen der kun de som er til stede føres opp, ikke de som er syke.
Samarbeid mellom styrer, verneombud og tillitsvalgte vedr. sykefravær: Tett samarbeid om det generelle og prinsipielle også knyttet til sykefravær. Dette skjer gjennomgående ved behov, i medbestemmelsesmøter, personalmøter, vernerunder, gjennomgang av HMS-rutiner osv. Verneombud/tillitsvalgt er ved behov med på å skrive individuelle planer. Personalet er informert om sykefraværsprosjektet og har avklart hvilke roller styrer, verneombud og tillitsvalgte skal ha i fremtidig sykefraværsoppfølging. Styrer, tillitsvalgte og verneombud har fortløpende kontakt og foretar drøftinger rundt ansatte som er i fare for å bli sykemeldt eller rundt langtidssyke. Drøftingene medfører tiltak samt fordeling av ansvar og oppgaver mellom tillitsvalgte, styrer og verneombud ift. den langtidssyke. Sykefraværsproblematikken tas opp på medbestemmelsesmøter og på personalmøter. Tillitsvalgte og verneombud tar sammen med styrer opp temaet sykefravær på felles personalmøte i barnehagen. Ansvarsfordeling ved langtidsfravær: Styrer tar kontakt i henhold til retningslinjer, men tillitsvalgt har også ansvar for at det tas kontakt på en positiv måte, slik at den syke ikke føler seg «glemt», passe på å invitere til alle sosiale arrangementer osv. Tillitsvalgt kan gjerne delegere oppgaven til den som kjenner den syke best. Styrer følger IA avtalen samt har fortløpende dialog med den sykemeldte om helsesituasjonen og framtidsutsiktene for å komme tilbake på jobb. Styrer sender også ut nyttig informasjon fra barnehagen til den sykemeldte samt invitasjoner til å delta på møter og arrangementer i regi av barnehagen. Det er leder som holder kontakten med den som er langtidssykemeldt. Leder har også ved flere anledninger reist hjem til den sykemeldte i starten. Leder har hovedansvar for oppfølgingen av de som er sykemeldt og er den som har holdt kontakten. Verneombud ringer også til den sykemeldte for å høre om hvordan helsen er og om mulighetene for å komme raskere tilbake til jobb/evt. behov for tilrettelegging. Ved møte om tilrettelegging skal tillitsvalgt eller verneombud være med. Når den syke vender tilbake etter et lengre sykefravær, har tillitsvalgte og verneombud et ekstra ansvar for at vedkommende blir fulgt opp den første tiden.
Involvering av den langtidssyke i barnehagehverdagen? Det utarbeides ulike tiltak i plan for sykemeldte etter dialog og samtale med den sykemeldte. Dette tilpasses og tilrettelegges ut fra den enkeltes behov og hva som er hensiktsmessig mht. vedkommedes helsesituasjon. Eventuelle tiltak kan f.eks. være at den sykemeldte kommer til lunsj i barnehagen en dag i uken, har jevnlige samtaler md leder, organiserer smågrupper inne med barn, yoga-kveld med personalet på kveldstid spesielt tilpasset den sykemeldtes behov, invitere alle sykemeldte til julebord, personalmøter, andre velferdstiltak osv. Den langtidssykemeldte får tett oppfølging av leder. Den ansatte Inviteres til sosiale arrangementer og på personalmøter og Oppfordres til å holde kontakten med bhg ved å komme innom så ofte som vedkommende orker. Den ansatte for informasjon fra barnehagen gjennom samtaler og mail/sms fra både styrer og verneombud. Den ansatte er også i tett dialog med styrer om evt. tilretteleggingsbehov og mulighetene for å komme tilbake til jobb i en eller annen prosent. Mulige tiltak for å redusere sykefraværet Tett oppfølging av den sykemeldte Premiering av de som faktisk er på jobb. Månedens ansatt Sosiale happenings Trivselskomite Fokus på sykefraværsproblematikken Øke arbeidsmoralen og styrke arbeidsmiljøet Det settes opp fast «møtetid» for verneombudet hvor verneombudet kan bruke tiden til oppdateringer samt at ansatte kan kontakte verneombud i denne tiden. Massasje på arbeidsplassen - i arbeidstiden, besøk på Son spa i arbeidstiden. (Ble organisert i to grupper, slik at en gruppe var i barnehagen). Bowling, yoga, filmkveld, matkveld, familiedag og lignende velferdstiltak arrangeres jevnlig for hele personalet i barnehagen. Fysisk tilrettelegging f.eks. anskaffelse av en spesiell ergonomisk utformet stol/garderobebenk med puter. (Dette har vi kunnet gå til innkjøp av med litt tilretteleggingstilskudd fra NAV.) Ansette ekstra personale som kan gå på topp og dekke opp fravær, f.eks. en pedagog og en assistent. Sykefravær og nærvær tas opp som gjennomgående temaer i hele personalgruppen hvor alle diskuterer hvilke muligheter de har for tilrettelegging, hva som skaper trivsel, den enkeltes ansvar for egen og andres trivsel osv. Tett dialog mellom arbeidsgiver og den langtidssyke kan medføre fleksible løsninger hvor både arbeidsgiver og arbeidstaker gir og tar like mye til beste for helheten. Dialogen kan foregå mellom styrer og arbeidstaker eller med verneombud, styrer og arbeidstaker.
Kake til hele personalet når fraværsstatistikken har gått ned betraktelig Føre opp nærværet, ikke fraværet, på dagstavlen for hele barnehagen Friskvern pot Sosiale aktiviteter, konkurranser, Samtaler med de med høyt fravær Tar opp fravær prosent med alle i medarbeidersamtaler, fører statistikk synlig for alle Sette inn ekstra vikar på topp, Bruker praksiselver aktivt for å øke bemanningen Positive tiltak: Ansvarliggjøring av ansatte ved å konfrontere dem med sitt eget sykefravær. Presentasjon av eksisterende sykefravær med påfølgende idemyldring på gode tiltak for å få redusert fraværet i framtiden. For de som har et lavt sykefravær, blir spørsmålet hva de gjør for å holde seg friske. For så å presentere forslagene til hele gruppen. Tenke helhet og hele tiden, ha fokus på organisering og struktur og hvordan vi gjør ting, for å se om det er hensiktsmessig og endre på noe Ha gjennomgående fokus på arbeidsmiljø og på hvordan vi kommuniserer og får til helhet. Arbeide for et inkluderende, raust og inspirerende arbeidsmiljø Barnehagens pedagogiske plattform og barne- og læringssyn. Barnehagens verdisyn og faglige forankring legger sterk vekt på at alle medarbeiderne er involvert og har ansvar for det faglige arbeidet. Medarbeiderne i barnehagen sier ofte at de opplever å være viktige i det faglige arbeidet som en del av barnehagens arbeidsfellesskap. Flere sier at det er svært positivt å oppleve fordi man gjennom dette også opplever selv å være i endring og utvikling. Pedagogisk dokumentasjon som utgangspunkt for refleksjon. Dette arbeidet gjøres i et fellesskap som inkluderer og involverer hele personalgruppa. Dette tror vi har stor helsefremmende effekt, fordi verdisynet har en forankring i at alle skal være involvert i et arbeidsfellesskap. Samarbeid og fellesskap er svært viktig og at barn og personalet skal oppleve at ting er meningsfullt og at alt henger sammen. (Helhet og sammenheng).
Samtaler rundt inkluderingskultur barnehagen og hvilke muligheter vi har i forhold til dette videre. Tett oppfølging av personer med høyt fravær Andre tiltak tror du har positiv effekt på fraværet i barnehagene: En brukbar grunnbemanning, ikke for store barnegrupper (24-4), (12/14 4) og kjøkkenassistent som tar del i arbeidsfellesskapet og i det faglige arbeidet. Sosiale arrangementer for hele personalgruppen. Fine muligheter for tilrettelegging om gir den ansatte muligheter til f.eks.å prøve seg i en gradert sykemelding. Stabilisere personalgruppen, benytte faste vikarer, sette evt. en fast vikar på topp Tett oppfølging av ansatte med høyt sykefravær. Sette fokus på nærvær og mulighetene for dette fremfor fravær. Endre holdninger