Portal og arbeidsflyt Kundeforum Tromsø 24. mai 2011 Ørjan Normann Jacobsen 07.06.2011 Senter for statlig økonomistyring Side 1
Innhold Status for portal Brukeradministrasjon Arbeidsflyt og godkjenning Opprettelse av stedfortreder Endringer i arbeidsflyt Utviklingsprosjekter Bedre styringsinformasjon Bedre brukergrensesnitt Elektronisk datafangst Side 2
20. april 2010 Side 3
Status portal Stabil Noen utfordringer ift ikke SAP standard løsninger E-postvarsel fraværssøknad Administrer stedfortrederregel Avbrutt sesjon 1 time inaktivitet NB! Nettleserversjoner Internet Explorer 6.0-8.0 OK (6.0 tom 30.06.2011) Internet Explorer 9.0 IKKE OK Mozilla Firefox 3 OK Mozilla Firefox 4 IKKE OK
Brukeradministrasjon endring november 2010 Opprettelse av portalbruker Basiskunder oppretter e-postadresse i IT0105 og initialer i IT0002. Fullservicekunder melder fra til SSØ om opprettelse av ansatt og bruker. SSØ oppretter bruker i SAP/Portal SSØ gir tilbakemelding til kunden om at ansatt kan logge på portal Ansatt kan logge på portal neste dag SSØ sender ikke ut passord, men portalbruker må be om Glemt passord ved 1. gangs pålogging Endring av e-postadresse i portal Hvis portalbruker endrer e-postadresse, oppdateres IT105 Ny e-postadresse er opprettet i portal natt til neste dag Side 5
Arbeidsflyt - Innkurv Oppgaver Behandling av reise, fravær og overtid Korrigering av reise Avvist fraværssøknad Varslinger Tidevaluering Meldinger Godkjenner har ikke godkjent innen frist Varsler Avslått overtid husk at arbeidstid må korrigeres mht fleksitidssaldo Avviste reiser Side 6
Oppsett av arbeidsflyt Det er IKKE mulig å definere godkjennere for enkelte stillinger eller ansatte, bare for AVDELINGER (organisasjonsenheter) En godkjenner vil IKKE få sine egne oppgaver til godkjenning
Oppsett av arbeidsflyt Hvis en arbeidsflytoppgave IKKE finner en godkjenner knyttet til den aktuelle avdelingen, vil den automatisk lete på neste overordnede nivå til den finner en gyldig godkjenner ( evt. at arbeidsflytoppgaven feiler) Eksempel: Bemanningsplan Ingen gyldig godkjenner her? Arbeidsflytoppgaven går da hit
Oppsett arbeidsflyt Sjekk hvilken godkjenner som mottar reise, fravær og overtid. Bruk transaksjonskode YWF_ANALYSE - Analyse av oppsett arbeidsflyt Oppgi firmakode og ansattnr eller ESSbrukernavn, da listes mottaker(e) av arbeidsflyt for reise, fravær og overtid
Reiser som IKKE er sendt til godkjenning Bruk transaksjonskode S_AHR_61016401 Reiseoversikt for å vise reiser som ikke er sendt til godkjenning Velg variant
Stedfortreder Alle godkjennere skal ha en stedfortreder Ikke hvemsomhelst kan være din stedfortreder En stedfortreder må ha de samme rollene og autorisasjonen som den personen han/hun skal være stedfortreder for. Rollene for godkjenning må meldes SSØ Du kan deaktivere/slette stedfortreder/legge inn ny når du selv ønsker Side 11 Senter for statlig økonomistyringselvbetjening og arbeidsflyt
Definer stedfortreder for oppgaver Skriv inn hele eller del av stedfortreders navn - Klikk på Velg Du får opp et nytt bilde som bekrefter at personen finnes - Velg Overfør - Velg deretter Fortsett i det første bildet Side 12 Senter for statlig økonomistyringselvbetjening og arbeidsflyt
Vis stedfortreder Transaksjonskode YWF_VIS_STEDFORTRED Dobbeltklikk en linje og få mer informasjon Side 13 Senter for statlig økonomistyringselvbetjening og arbeidsflyt
Endringer som kommer Reise Nytt merknadsfelt for godkjenner 1 og 2 Hvis det er korrigeringsbehov for reisedata må du huske å legge inn kommentar da det er krav på utfylling av dette. PDF-slipp produseres ved simulering av reise Godkjenning/korrigering knapper flyttet ut til Innkurv
Behandling hos ansatt E-post om ny melding i innkurv Godkjenningsknapp i innboksen For å lese melding fra godkjenner må memo åpnes
Fraværssøknad Når du oppretter en ny fraværssøknad sjekkes: Søknaden ikke er i konflikt med allerede godkjent fravær Du har tilstrekkelig restkvote Søknaden ikke er i konflikt med annen søknad under behandling Egenmelding ikke er over 8 kalenderdager Fraværstimer beregnes i henhold til din arbeidsplan, inkludert kontroll mot sommer/vintertid Om arbeidstid er registrert i samme tidsrom som søknad Side 16
Arbeidstid/fraværssøknad Feilhåndtering: Konflikt arbeidstid og fravær (ERROR). Skjer når fravær er godkjent av leder og ansatt registrerer tilstedetid innen en halvtime etter godkjenning. Følges opp av SSØ som gir beskjed om kollisjon. Fraværssøknad og annullering av søknad Leder må godkjenne annullering hvis fravær er lagret i IT2001 Side 17
Arbeidstid/fraværssøknad Hvis fravær og tilstede er registrert i samme tidsrom vil den ansatt ikke lengre kunne se tidevalueringen sin. - Hvis fraværet er korrekt og tilstedetid er feil kan den ansatte selv slette arbeidstimene i portalen - Hvis tilstedetid er korrekt og innvilget fravær er feil må den ansatte slette fraværssøknaden i portalen og leder må godkjenne annulleringen Hvis Lønn allerede er kjørt for perioden må fagbruker rette dette opp i kjernesystemet (SAP) Senter for statlig økonomistyring Side 18
Portal og utviklingsprosjekter Kundeforum 2011 07.06.2011 Senter for statlig økonomistyring Side 19
1 - Prosjekt styringsinformasjon Prosjektet tar for seg: rapportområder som er identifisert for standardisering gjennom et forprosjekt enkelte eksisterende rapporter vil bli forbedret som følge av innmeldte endringsønsker
2 - Bedre brukergrensesnitt i portal Prosjektet har planlagt oppstart høsten 2011 Prosjektet skal prioritere endringsønsker knyttet til brukergrensesnitt i portalen Prosjektet vurderer også endringsønsker innmeldt etter oppgraderingen til portal våren 2010 Formålet er bedre brukervennlighet i portalen innenfor SAP standard Side 21
3 - Hva betyr elektronisk datafangst? Utvikle e-datafangst som erstatning for manuelle blanketter brukt til avlønning av ansatte Utrede en e-datafangst til avlønning av eksterne Side 22
3 - Hva er elektronisk datafangst? Utvikle skjema i arbeidsflyt som erstatning for blanketter Utrede elektronisk løsning for eksterne Side 23
Hvordan gjør vi det? Portal Hva kan den ansatte registrere selv? Kjernesystem Finnes det enkle muligheter for registrering? Kan vi få til arbeidsflyt?
Registrering av lønnsdata dagens løsning For det meste papirblanketter og manuelt arbeid Dobbeltregistrering først hos kunde og deretter hos SSØ Mye tid benyttes på korrigering av feil Kunde SSØ Ansatt Saksbehandler Kundebehandler Krav Blankett Manuell registrering Lønnssystem Side 25
Ønsket situasjon Ansatt Elektronisk skjema Systemkontroll Saksbehandler Leder Arbeidsflyt Lønnssystem Data registreres kun èn gang E-skjema kan gå i arbeidsflyt som vil gi raskere prosess Mindre tid brukes på registrering og kontroll Kvaliteten øker Side 26
I portalen Side 27
Ansatts registrering 1. Registrering 2. Overføring Side 28
Historikk til godkjenning Sendes videre i arbeidsflyt til godkjenning. Side 29
Arbeidsflyt Portal Ansatt Saksbehandler Leder SSØ Registrere krav i portal Bilag vedlegges Kontroll av bilag Godkjenning Bistand ved feil i opplasting Lønnssystem Oppdatering Side 30
Arbeidsflyt kjernesystem Saksbehandler Leder SSØ Registrere i skjema i kjernesystem Godkjenning Bistand ved feil i opplasting Lønnssystem Oppdatering Senter for statlig økonomistyring Side 31
Fremdrift Pilotarbeid med 3 skjemaer siden årsskiftet Bjørgvin og Nidaros bd Arbeides med flere skjemaer Skal kartlegge gevinst hos kundene Intern arbeidsflyt Effektivisering hos saksbehandler Evaluering og planlagt implementering senere i år Beskrive løsning for eksterne Flere skjemaer senere puljer?
Portal & arbeidsflyt Spørsmål? Kommentarer? Takk for oppmerksomheten!